緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的成效范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

近幾年來，我國的建筑行業在市場竟爭中面臨嚴峻的考驗，管理體制也同樣需要進一步地改革和創新，建筑工程檔案的管理也有了新的發展。我國的檔案管理工作人員應借鑒西方發達國家的先進檔案管理技術，來進一步完善我國仍處于改革轉型期的檔案管理制度，充分利用自己的在國際經濟中強國的地位的優勢，加強對我國檔案管理工作人員的定期培訓，以達到在建筑工程中檔案管理工作的有效運用，實現社會主義現代代建設的發展，使工程檔案管理工作與國際接軌，使工程檔案管理更好地為我國的經濟建設的發展做基礎準備。

第一、做好檔案管理工作，完善檔案管理制度

工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規范。我國檔案管理的有關條列規定，工程建筑單在項目建設期間，需要掌握建筑實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建筑工程中出現的問題無處尋責，并保證規范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，建筑類工程項目建筑時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業人員，做好檔案規整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統化和網絡化的檔案管理體系。

第二、完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理

在工程建筑檔案管理當中，應該按檔案管理規章制度對檔案材料進行編制，這是工程建筑單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建筑單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建筑工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建筑施工進行監督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內容中去，減少建筑工程進行當中的失誤。

第三、利用高科技對建筑工程檔案信息資源多樣化管理

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建筑工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建筑工程單位已經對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

第四、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定或不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

第五、及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建筑物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。

第六、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度

隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。綜上所述，企業的檔案管理部門要注重開發檔案的經濟效益，在服務方法上要由單一的接待查閱轉為同時以二次文獻、三次文獻的形式提供利用，并應積極、主動地向有關部門和決策人員介紹檔案，引導他們充分利用檔案，最大限度地發揮重點工程檔案在建筑工程中的有效運用。

參考文獻

篇（2）

近些年來，城建檔案信息部門已經不再局限于對檔案的管理工作，而是開始尋求對這些信息資源的利用，大家開始研究如何讓城建檔案為城市建設提供服務。

一、管好城建檔案是做好城建房產管理工作的基礎

城建檔案質量的提高是多方面的綜合結果，城建行政部門的工作流程是否有問題、是否規范、是否先進、是否科學都會影響城建檔案質量，做好城建檔案管理工作不僅僅是為了保存好檔案，更多的是為了讓城建工作做得更好，能夠為人民提供服務，所以城建檔案管理工作要貫徹下面幾個內容：

1.領導重視

領導是能對單位工作作出方向選擇的決策層，他們的意愿決定了工作的好壞，所以，首先領導要重視城建檔案工作，將其歸為議事日程；有了領導的重視才能開展后續的工作，也就是說這是一個環境和平臺的確立，也是能夠讓檔案管理工作進行發展和改革找到方向、提供基礎。

2.宣傳工作

城建檔案工作是從屬于城建政府部門的，屬于他的一個分支工作，城建檔案是各部門的檔案匯集地，同樣也是為這些部門提供服務的部門，所以需要和其他部門進行溝通和交流，那么就要取得其他部門的支持，那么，以《檔案法》為依據，以城建檔案典例為向導，來向其他部門通過刊物、宣傳欄、媒體以及開展活動來宣傳城建檔案部門工作的重要性，讓其他部門的工作人員了解城建檔案部門，取得他們的合作，達到共同努力的目的。

3.制度建設

要有良好的工作秩序需要用完善的公職制度來進行約束和規范，這是城建檔案管理工作順利有序進行的基本要求。通過對制度的建立和完善能夠讓城建檔案管理工作從資料的收集、整理、保存再到對這些信息的利用都能夠按照流程進行，錯亂和失誤出現的幾率就會小很多，而且通過相應的獎懲制度能夠提高工作人員的積極性。制度的實施一定要落到實處，落到個人身上，這樣才能發揮其真正作用。

4.業務工作

做好城建檔案的業務工作，是及時準確地提供檔案為各項工作服務的基礎。只有認真地做好城建檔案業務工作，才能提供完整、系統、準確的檔案，為各項工作服務。因此，就必須用科學的理論、規范的方法做好城建檔案工作。首先，城建行政管理機關檔案室要編制城建檔案分類方案，制定文件材料歸檔范圍，保管期限表；其次按規定要求做好文件材料的收集、整理、編號編目工作，確保城建檔案文件材料收集齊全、分類科學、組卷合理、編號正確、保管期限劃分準確、書寫認真、裝訂整齊、目錄編制科學；第三，健全檔案工作臺帳，做到帳物相符。只有這樣，才能夯實檔案工作基礎，才能有效地推進檔案管理工作的現代化進程。

5.管理人才

一個高效的城建檔案管理隊伍需要有優秀的人才資源補給，這也是城建檔案管理工作發展和進步的需要。現代城建檔案管理工作需要借助現代化技術和管理模式，所以一些先進設備和技術就需要優秀的人才來進行掌控，吸納具有這些素質的現代人才成為了提升城建檔案管理工作效率的必然途徑。

二、開發城建檔案信息是做好檔案工作的目的

搞好檔案工作的最終目的是充分發揮檔案信息為三個文明建設服務。檔案只有在服務中才能實現其自身的真正價值。為此，必須抓住服務這個主旋律，積極做好以下幾項工作。

1.更新知識，推進檔案信息管理標準化

檔案信息管理標準化，是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。其內容歸納主要有以下五個方面，是做好檔案信息化服務的前提和基礎。

（1）檔案信息采集標準化。

（2）檔案信息存儲標準化。

（3）檔案信息管理標準化。

（4）檔案信息網絡標準化。

（5）檔案信息管理軟件標準化。

2.轉變觀念，建立檔案信息數據庫，運用現代信息技術管理檔案

現代科技給我們的生活和工作帶來了很多的額便捷，計算機技術的普及也讓我們的生活節奏變得更快，計算機可以說是現代必備的設備，它已經和我們的工作和生活息息相關，離開了計算機我們的工作效率肯定要大打折扣，因此積極的引進先進的計算機能夠為我們的城建檔案管理工作帶來很大的幫助。現代機關辦公設備都開始智能化、自動化，將檔案管理與計算機結合在一起，是時展的必然結果，也是城建檔案工作改革的必經之路。計算機的快捷查閱檢索功能能夠讓檔案的利用率得到提升。過去人工管理的方式工作效率低下不說，還容易出錯，軟件的出現讓這些工作變得非常的簡單，而且準確率高，通過檔案信息庫的建立，能夠讓檔案部門的服務工作做得更好，用更多的精力去完善這方面的內容。建立檔案信息數據庫。一定要做到方法統一，層次清楚，結構合理，體系完整。數據庫的內涵具體可分三個層次：

（1）檔案目錄數據庫，即檔案目錄中心，檔案目錄有全宗級、案卷級和文件級，這是實現檔案信息化最為便捷有效的途經。

（2）檔案全文數據庫。這是檔案數字化的核心，當然不是所有檔案都能數字化，我們要把重要檔案，即永久或長期檔案轉化為數字化，檔案全文數字化，它可以直接提供全文為各項工作服務，實現檔案信息資源共享，同時，也是有效地保護好檔案原件。

（3）檔案編研成果數據庫。這是代替資料原件直接提供利用的有效途經。

3.資源共享，充分利用檔案信息網絡化

篇（3）

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的，共七章四十三條，2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》，從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準，充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點變化

1.擴大適用范圍，把成人高校納入辦法適用對象

21世紀的高等教育事業蓬勃發展，除普通高校外，成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展，而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分，很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍，涵蓋了各級各類的高等學校，有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。

新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”，特別把成人高等學校列出，這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向，有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》，成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法，這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。

2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制

新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制，規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”，“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”，確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責，明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系，領導體制層次清晰、責任明確，操作性強，有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人，強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任，《管理辦法》還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。

3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責

新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍，這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展，使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”，以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，強化學校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”，規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責，保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學生類”檔案管理內容

高等學校的主體是教師和學生，原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學，而忽視了學生和學習。教育以學生為本，學生以學習為本，新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容，具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案，畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束，檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中，把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來，充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性，體現了學校對學生的人性化管理。

5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設

隨著社會信息化的發展，數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行，新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。

新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位，這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南，檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件”。

6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷

新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面，為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。

對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員，“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助”，這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實，體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前，成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距，特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比，成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求，加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。

1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要

在當前科學技術迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下，成人高等教育學校建設開始出現新的局面，使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。

2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質

要實現成人高校檔案的科學化管理，關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識，通過系統學習，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高，在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能夠積極開展檔案利用工作，為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。

3.大力加強電子檔案管理，不斷探索檔案管理現代化的新途徑

隨著人類進入信息時代，檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展，成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點，這對高校檔案機構提出了新要求，必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理，實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用，成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件，從錄取新生開始，將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫，將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索，將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時，成人高校要適應檔案管理發展的趨勢，對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份，減少紙質檔案的使用，努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。

總之，成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一，也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此，作為成人教育檔案工作者，要按照法制化的要求不斷走上正規，不斷加強檔案管理意識，加強檔案的開發和利用，實現檔案的數字化管理，充分發揮成人教育檔案功能，為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。

參考文獻

篇（4）

檔案管理的成本從總體上看分為這樣幾大項：

1、檔案管理的設備購置費。包括：計算機、打印機、復印機、柜架以及庫房管理所必須的各類儀器設備等，這些費用應計入固定資產購置費一項；

2、檔案管理人員的工資開支和正常辦公費用；

3、消耗性材料費用。這里應該嚴格區別科技文件管理的材料消耗和檔案管理的材料消耗。科技文件材料的消耗屬技術管理消耗而非檔案管理消耗；

4、檔案管理人員的各項差費；

5、其它用于檔案管理的開支。

檔案管理的成本是按財務年度計算。當檔案管理設備一個財務年度投入之后，今后財務年度的開支就不會很大了。檔案管理每卷的成本費用是按財務年度遞進的，也就是說，管理年代越久遠的檔案，它的每卷成本就越高。每卷的檔案管理成本費用，每一個財務年度都不同，應該按財務年度計算出本企業檔案管理每卷成本費用。

需要說明的是，企業檔案的案卷每年都有新的歸檔，那么新老檔案的管理費用如何區別計算呢？首先把檔案設備的投入與當年案卷總數之間的關系計算出來，這個數字稱之為，平均案卷成本。

在對企業檔案管理的案卷成本進行分析的過程中，要區別科技文件和企業檔案的消耗。我們的企業檔案部門大多是既從事檔案管理，也從事科技文件材料的管理，企業檔案部門的消耗應該分列出兩項：一項屬于技術管理消耗；另一項是檔案管理消耗。

二、企業檔案管理利潤（效益）的計算

企業檔案利用利潤的計算是建立在企業檔案資產的理論基礎上的，但是這個資產是無形的，因此在計算企業檔案利用利潤的過程中有一些統一起來。

第一，企業檔案利用效益的創造者是企業檔案人員和企業檔案的形成者，但這里面起關鍵作用的是企業檔案人員。 第二，企業檔案在效益或利潤的計算過程中，要不要計入它的形成成本是必須明確的。我們，企業效益和利潤只計管理成本是不計形成成本的。原因是，企業檔案的形成成本已計入生產成本。

第三，現代企業管理我們定量計算企業檔案的利用利潤和效益提供了可供選擇的不同方式，但最為重要的是，要選擇一種最為簡便的方式，不要把問題復雜化。

在貫徹國家檔案局計算方法規定的過程中需要進一步明確：

1、對企業檔案管理利潤的計算采用的是專家評分法（輔之以修正）。企業檔案管理利潤的計算方法是在專家評分法的基礎上，對專家評分的結果作進一步的修正，希望計算結果更接近實際情況。

2、企業檔案管理的效益凡能計算的都應認真按項、按次分別進行。在多環節產生效益的，要分開來計算，盡可能真實地反映出利潤的情況。

3、計算單位要統一起來，總產值、凈產值、利稅、利潤應選擇哪一個指標要根據要求和慣例進行考慮。

關于企業檔案管理效益的計算。或者稱利潤計算的方法是：

q=αs-nE

q：企業檔案利潤（效益）值

α：企業檔案作用系數

s：某項收入總值

E：每案卷成本

n：實際利用案卷數

上式是企業檔案利潤值的標準計算公式，國家檔案局在通用公式的基礎上又例舉了9科技檔案所創效益的計算公式，這9種公式是通用計算公式在不同條件下的演變形式。從數學原理上看它們是一致的。所以我們僅就標準公式的計算意義作一些解釋：

α值是定量描述企業檔案在一項企業經濟適動中，對該項經濟活動的影響程度。簡稱為企業檔案的。α值顯然有一個區間，即0

（1）算術平均法確定α值

α==

這種確定α值的方法不需要修正，也不需要求加權值，計算和操作起來非常之便。

計算實例：

某企業在一項科研課題研究過程中，使用企業檔案300卷，研究成果創利潤500萬元。求企業檔案利用所創利潤。

解：①選擇專家

三位參加科學研究的地質工程師、一位會計師、一位項目管理負責人。提出αi值如下表：

其中：E每案卷成本為企業檔案部門平時在管理成本分析中得出。本例假定案卷保管年度為5年，每卷案卷成本100元/卷。至于在檔案利用過程中的其它費用不大可以略去，如大可以減去。

（2）加權平均法確定α值

使用加權平均法確定α值，就是對每位專家提出的αi值進行修正，引入Wi值。Wi值引用的意義就是對每位專家在該項活動中的作用給定專家等級。從純數學意義講，Wi值沒有一個絕對的取值范圍，但要考慮兩點：一是在數位專家參與的活動中，一個專家的作用是有限度的；二是Wi值應該大于零。等于零說明這位專家在該項活動中沒有起任何作用，而小于零等于起負作用，這是不可能的，故Wi值應該大于零。Wi值可由管理部門或檔案部門提出。

計算實例：

某企業在一項技術轉讓過程中，復制產品檔案300卷（保管年度相同），獲技術轉讓費500萬元。求企業檔案利用所創利潤。

①選擇專家

三位參與技術轉讓談判的管理人員、一位該產品的設計工程師、一位企業總工程師。提出αi、Wi值如下表：

篇（5）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02

0 引言

隨著技術進步和企業發展的需求，企業工程建設項目規模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環節上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變為前置條件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。

1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準

工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。

早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業檔案工作目標管理辦法》。該法規給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。

2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證

歸檔工作是檔案工作各個環節的首要環節，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：

①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業檔案部門領導掛帥，專業員分系統進行指導監督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監理單位，明確總工負責，各專業員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。

②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。

③制定工程項目檔案編制規范。檔案管理部門應該密切聯系各職能部門，從監理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業內部的工程檔案管理工作提供參考依據。

3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證

工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：

①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業、規模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監理單位、業主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。

②參與過程監控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業工程管理部門對工程項目建設階段性監管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。

③加強對施工單位和監理單位的業務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監理規劃、專業監理細則、各項監理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業主組織的圖紙會審、設計交底等各環節，指導監理人員的檔案管理工作。

4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證

①按照檔案管理的要求，指導監督監理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。

②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。

③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監理單位、工程管理部門、工程質量監督部門的審核，將合格的檔案資料移交業主單位和檔案管理部門。

5 實例分析

篇（6）

一、成人教育學籍檔案的特點

1、學籍檔案本身對外提供的資料應具有真實可靠的特點，成人教育學籍檔案以其特有的原始性，真實性記錄了學生在校期間學習發展全過程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學和學生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過學籍檔案來了解學生的基本學習情況及品德狀況，第一時間客觀的了解學生的相關信息和資料，以此作為基本依據來選拔人才及培養人才。

2、成人教育的學生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結構較復雜，有青年人甚至還有老年人，對于不同領域，不同階段的學生，學校開設了相應的課程，而這些課程種類繁多，致使所學教材不同，教學方式難以統一，學籍檔案的管理也很難統一化。

3、有很多成人教育學校是附屬于普通成人高校的，這些學校比較重視普通高校的學籍檔案，忽略成人教育學生的檔案，再加上地理位置距離本部學校比較遠，所以管理方面比較松散，管理措施相對落后，使成人教育學籍檔案比較混亂且不規范。

4、成人教育的辦學形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學模式，各種方式下的學院入學時間、教育方式以及畢業時間等都不統一，導致學籍檔案的記載較為片面，內在聯系不強。

5、現今存在一些用人單位在選拔及培養人才時過分注重學歷，常常忽略一個人的過去的學習情況及工作水平，使學生的學籍檔案利用率降低，沒有對學籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學籍檔案管理的效率。

二、成人教育學籍檔案管理中主要的問題

1、未認識到學籍檔案的重要性，缺乏管理意識

我國成人教育的起步較晚，由于社會當時正處于教育改革的初級階段并且本身教學模式的復雜性，使得成人教育學籍檔案管理系統一直未完善。成人教育開展的初級階段，由于對成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學籍檔案沒有及時整理、歸檔并移交檔案管理部門，長久下來越積越多，檔案管理人員意識單薄，沒有認真處理，導致很多學生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機會發揮它的潛在價值，檔案管理工作無法順利進行。由此可見，提高對檔案的重視度，加強檔案管理意識對檔案的合理管理是至關重要的。有人認為，在市場經濟條件下檔案作用不大，這種觀點顯然對成人教育學籍檔案的重要性缺乏認識，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。

2、學籍檔案管理的模式阻礙教育改革發展

隨著我國信息化和經濟化時代的飛速前進，傳統的成人教育學籍檔案管理模式及制度已經跟不上新時期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對其教育計劃及專業結構進行全新調整，同時不斷探索、實施新的檔案管理技術，新的檔案管理模式的研發迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學籍檔案的質量，提高學籍檔案的利用價值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時候拆檔、泄密等不合規定的現象發生。

3、用人單位對學籍檔案的重視度不夠，學籍檔案的潛在價值無法開發

很多用人單位在招納選拔人才時，都把目光主要投放在畢業證及學位證上，狹隘的認為得到這兩個證的學生就是相對優秀的學生了，常常忽略學籍檔案的存在價值。其實，這兩個證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學生的學習能力及專業水平，這種“重證”的風氣就無形中為那些假證的經營者提供了平臺，有些學生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業證、學位證來作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現在的造假手段越來越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真偽及了解他的真才實學，可是，用人單位很少能考慮到通過學生的學籍檔案來對其核查，致使學籍檔案的潛在價值沒有得到發揮。

三、成人教育學籍檔案管理的有效措施

1、強化檔案管理意識，提高檔案管理水平

學生的學籍檔案是學生參加工作時的一個基本資料，它能客觀、真實的反應學生的綜合能力及素養，作為用人單位考察的憑證。學生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對所需人才的了解認識及合理使用，同時影響整個學校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應該認真學習《檔案法》及有關政策法規，加大檔案法規的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進高校成人教育的發展。

2、優化并統一成人教育檔案管理制度

任何制度的實行及舉措的實施若想成功，都必須達到系統的統一，只有上下一致、全局統一的執行該制度，此項措施在得以真正的落實。因此，成人教育學籍檔案主管部門應該制一套系統的標準，將各個檔案管理部門的基礎工作、技術水平以及操作程序統一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規格，健全檔案管理所有程序的相關制度，讓管理人員不再無章可循、無據可依，在遵從規定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學籍檔案，實現檔案管理模式的最優化。

3、用現代化手段管理成人教育學籍檔案

成人教育學籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點，隨著信息時代的到來，把信息技術引入學習工作的各個領域是我們適應信息社會的必要手段。高等成人教育學籍檔案管理機構應該積極開發一項先進的檔案管理軟件，該軟件應該具有存儲、傳遞及保密的功能，設置不同的權限，將學生的學籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過軟件隨時管理學生檔案，學生和用人單位可根據需要通過該軟件了解相關信息，利用自動化手段實現成人教育學籍檔案管理的高效率。

四、結束語

知識改變命運的今天，我們要重視人才，保護人才，教育改革在重視普通高校的同時應該提高對成人教育的重視。成人教育學籍檔案管理的科學、合理化是保證接受成人教育學員資料的完整性及有效性的主要措施，學籍檔案管理部門應該采取各種手段提高成人教育高校的檔案事業，使學籍檔案為每位接受成人教育的學生提供走向工作崗位的有力保障，使其與學校的各項事業同步發展。

參考文獻

篇（7）

目前不少高校對成教學生案重視不夠,在檔案管理上明顯滯后。許多高校將成教學生當成創收的重要來源，對學籍檔案管理未能給予足夠重視，在很大程度上制約了學校檔案工作者收集、整理和利用成教學生檔案的積極性和工作的主動性。與普通在校生相比，高校對檔案建設經費投入不足，雖然一些高校投入大筆資金，開發檔案管理系統，檔案管理已經向電子化、信息化發展，但許多高校的成教學生檔案管理模式陳舊、效率低下,仍處于半信息化狀態，對檔案內容的完整性及檔案的去向缺乏及時記錄與整理,顯得比較凌亂，不能適應繼續教育事業改革發展的需要[3]。

（二）制度不健全，檔案意識淡薄

隨著高等醫學院校成教學生招生規模的不斷擴大，大部分的成教學生就近分布在各地的衛校或培訓機構，學生利用周末上課。由于臨床工作的特殊性，這些學生平時工作都較忙，到課率往往較低，許多學生不能每次都來上課，有時考試都推遲好幾次，各地授課點對成教學生的管理相對較為松懈，沒有嚴格要求。學生不重視檔案資料的填寫，對待考試比較馬虎，認為最終還是能拿到畢業證，思想上缺少必要的重視。再加上許多教學點沒有及時將學生的相關信息及平時學生的考試成績上報至高校的繼續教育學院，造成學生信息及成績歸檔時間不統一，增加了高校管理部門的工作難度，也容易出錯。有些教學點的檔案意識淡薄，學生就要畢業了，許多教學點還沒將學生成績上報。由此可見，高等醫學院校在成教學生的檔案管理方面還存在諸多不規范的地方。對此，相關院校應引起足夠的重視。

二、成教學生檔案規范化管理的基本對策

做好成教學生檔案管理工作,對促進高等繼續教育健康發展起著至關重要的作用。因此，如何做好高校成教學生檔案管理工作,使其科學化、規范化、制度化,是高校繼續教育管理部門所面臨的重要問題。要切實做好成教學生檔案管理工作,提升檔案管理水平，必須要做到以下幾點：

（一）增強檔案管理人員的檔案意識

高校繼續教育學院檔案工作人員思想要重視成教學生的檔案工作,增強工作的責任感,樹立良好職業道德,對學生檔案資料必須及時收集整理、認真檢查核對、歸檔，并把這些工作流程常規化，并通過制定相應的工作制度予以保證。同時要加強對信息技術、計算機技術的學習,提高檔案科學管理技能和管理水平,做好檔案管理工作。

（二）檔案管理制度化

首先，要加強對成教學生檔案的收集、整理、歸檔等工作,必須將此項工作制度化,建立一套具有成教學生檔案管理特色的檔案規章制度。如檔案收集、整理、檢查、核實、歸檔、登記、考核、評估、獎勵制度,明確歸檔范圍、管理職責、查閱條件、交接轉遞手續等,建立科學的檢索方式,方便查找和利用,建立健全檔案管理科學化、規范化、系統化的體制和機制。其次,要建立成教學生檔案管理的約束和激勵機制,把成教學生檔案的管理納入學校檔案管理工作中,以此激勵成教學生檔案管理人員自覺學習科學知識和參加教育培訓的主動性和積極性,更新管理知識,提高業務水平和管理技能。

（三）加強與各教學點的工作聯系

高校繼續教育檔案管理人員要轉變工作作風,改變過去等、靠、要和事后歸檔的傳統觀念,應主動與各地教學點保持密切聯系,及時收集學生從入學到畢業的各類檔案材料,做到認真檢查核實,科學歸檔保存,確保檔案信息真實可靠。

篇（8）

一、基建檔案的作用

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業發展提供了依據和條件。基建工程建設是單位不斷發展的一項基礎工作，按照基建工程建設規律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創造的知識成果，對提高單位發展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體工程檔案管理工作合理化、規范化，發揮著重要的作用。

基建工程項目是指在同一個計劃任務書和總體設計內進行施工，由一個或幾個單項工程組成，經濟上實行統一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎設施或建筑物，工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術含量強、系統成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據和憑證，是單位維權的依據，是工程項目的寶貴財富。所以，需加強基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發揮檔案作用。基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據，如有時單位部門需要工程管線的具置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發揮了方便、準確的服務功能。基建檔案是工程質量的反映，工程檔案管理納入了工程質量管理體系中，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質量好壞控制了工程項目質量，工程人員根據基建檔案規范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量。

二、基建檔案管理存在的問題

面對發展機遇，國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規、標準，在傳統的基建工程檔案管理工作中同時產生了問題和困難。基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案管理，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經濟和工程檔案管理工作的持續發展。領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠，基建檔案工作的學習宣傳力度不強，基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，使檔案資料管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，工程檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，對基建檔案管理的觀念和認識是做好基建檔案工作的前提和保證，目前，隨著經濟和科技的發展，在適應基建工程檔案管理新要求方面存在一定的問題。傳統的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰，相關規章制度不健全，不能采取規范標準的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環節不符合質量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統一，如歸檔的基建檔案質量不一，格式和內容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔。基建工程檔案管理.cn工作程序不規范，沒有履行監督、檢查、指導等職能，基建檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和現代管理方法缺乏研究和思考。

基建檔案管理體制不完善，由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網絡不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。基建檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，基建檔案管理現代化程度不能適應單位和工程建設快速發展的需要，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

三：基建檔案管理的對策

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。基建檔案業務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。？組織各參建單位檔案人員參加檔案業務培訓，掌握檔案整理立卷規范操作方法，使工程人員了解基建工程檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業知識，優化知識結構，拓寬知識面。基建檔案管理應推行計算機管理技術，適應基建工程項目現代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高基建檔案管理效率。基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業、認真踏實的精神，做好基建工程檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平。

【結語】：伴隨著社會主義市場經濟建設的進一步發展，基建工程項目建設也得到了很大發展， 基建工程檔案管理也隨之發展起來了。如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質量 的一項非常重要的工作。加強基建檔案管理需要采取有效措施，提高對基建檔案重要性的認識，做好基建檔案管理工作，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升企業管理水平和基建工程建設水平。

【參考文獻】：

[1] 孫雪楊. 淺談如何加強企業的基建檔案管理工作[J]. 黑龍江史志. 2014（11）

[2] 郭璇. 基建工程項目檔案驗收中的問題及解決措施[J]. 中國高新技術企業. 2014（19）

篇（9）

中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

篇（10）

中圖分類號： G271文獻標識碼：A

一、建筑工程檔案資料的內容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降位移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點

1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結 語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

【參考文獻】

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。

[2]劉家真《電子文件管理理論與實踐》[M]，科學出版社，2003年版。

篇（11）

1 營銷工程檔案管理目前存在的問題

1.1 營銷工程檔案管理人員專業技術知識普遍缺乏，且兼職較多，人員不穩定等，使檔案資料管理工作嚴重脫節，檔案資料結轉順承流向不清，使營銷工程檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。各相關收集單位彼此缺乏溝通和聯系，重視程度及責任心不足，導致適應營銷工程檔案管理新要求方面存在一定的問題。

1.2 營銷工程檔案具有點多面廣、設備分散、型號紛雜不易于收集等特點，再加之施工過程中現場又非常繁忙及趕工期等原因，人們只重視工程進度，忽視工程過程檔案資料的記錄管理，對檔案資料整理一般都是被動應付。造成了營銷工程檔案工作滯后，到最后形成的施工記錄很有可能一塌糊涂，導致檔案資料收集不全、數據不準等問題時有發生，以至于產生事后補做資料的現象，大大降低工程檔案的真實性、準確性和未來的利用價值。

1.3 營銷工程檔案管理軟、硬件設施落后，新型微機信息化管理手段與傳統的營銷工程檔案紙面存檔管理模式面臨著重大的挑戰，沒有專門達標的檔案庫房，檔案安全得不到保障。檔案保管達不到“八防”要求等問題，嚴重影響了檔案管理的工作效率和應該發揮的作用。

2 客戶檔案準確化管理的重要性

2.1 客戶基本信息的作用

客戶的基本信息包括客戶的聯系電話、戶號和戶名等，是供電企業進行客戶確定并和他們建立穩固的供電用電關系的重要根據。如果客戶基本信息中戶名出現錯誤，供電企業和他們所建立的相關供電用電關系就會出現紕漏，倘若產生法律訴訟糾紛，在缺乏相關法律依據的情況下，供電企業的管理工作會顯得非常被動，有可能使得供電企業的利益遭到損失破壞。

2.2 客戶用電信息的作用

客戶用電信息包括用電容量、合同容量、客戶類型、用電類別和用電地址等。用電類別是用來對各種用電客戶進行區分、保證電價正確實行的依據。如果電力企業的工作人員由于失誤而使得非工業用電變為農業用電，原本應該實行的非工業電價只能按照農業電價來實行，那么電費的計算就會出現相關錯誤。

2.3 客戶電源信息的作用

客戶的用電信息包括供電線路、供電容量、電源數量、電源相數、供電線路的產權分界點、供電電壓的等級等等。如果客戶用電信息中的供電線路出現名稱錯誤，及時不會對電費計算造成影響，由于在實際供電線路中不能統計該供電客戶所使用的電量，供電線路中的實際售電量將會出現誤差，使得供電線路在計算線損率時準確性不夠。同時，由于供電線路名稱問題，供電公司的合同管理人員在沒有核實的情況下就在合同中草率應用錯誤的線路名稱，如此一來合同中的產權分界點和供電線路會出現錯誤，一旦供電用電雙方在合同上簽字，會發生一系列嚴重的問題。

2.4 客戶計量信息的作用

客戶計量信息指的是計量點信息、失壓儀信息、互感器信息、電能表信息等供電企業進行客戶用電正確計量的設備信息。客戶用電的計量要完整遵守公正、公平和公開的原則，所以電力計量設備的相關參數要保證其準確性，計量點的設置和計量方式的選擇應該科學合理，從而促使供電用電雙方能夠互惠互利、公平交易，不然的話會導致計量糾紛的產生。

2.5 供用電合同信息的作用

供用電合同信息能夠對供電用電雙方的義務和權利進行明確，使得雙方的法律責任清晰化，因此合同的條款應該明確化、內容應該準確化。供用電合同作為供電企業收費的根據，是相關客戶按時繳納電費的有力保證。

3 客戶檔案完整化管理的重要性

客戶檔案資料的齊全化和完整化能促進供電企業各種營銷工作的順利實施。如果某個用電客戶具有兩臺250kVA的電力變壓器，而由于電力工作人員的疏忽，在電力檔案上只進行了一臺變壓器的登記，那么就根據檔案上的一臺變壓器來進行電量和電費的計量，使得電量和電費出現少計，導致電力企業的利益造成損失。就算是相關檢查人員經過現場檢查及時發現并糾正了檔案信息，通過電費的補算使得損失挽回，但實際上在此期間，該臺電力變壓器沒有得到有效的監督管理，客戶也沒有得到電力企業全面優質的服務。

4 客戶檔案規范化管理的重要性

客戶檔案指的是供電企業存檔收集的用來促使供電用電雙方的義務和權利明確化的紙質文書，例如用電一方所提交的申請用電資料、供電用電雙方簽訂的合同、供電一方提出的缺陷通知單、審圖意見單等等。客戶檔案在供電用電雙方的業務來往中和供電一方的崗位管理者中產生，在進行供電用電雙方糾紛協調、糾營行為評判中具有重要作用。首先，電力營銷管理工作中客戶檔案的規范化管理是避免供電一方經營風險的前提和基礎。其次，客戶檔案的規范化管理能夠促使供電企業工作人員的個人責任不斷落實。

5 營銷工程檔案管理的對策

5.1 建立營銷工程檔案管理負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系。提前介入、全程跟蹤參與，并采取對工程資料定期或不定期檢查評比等手段，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。提前制定出營銷工程檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等具體分解圖表和獎懲標準、細化崗位責任等工作機制，實施分工明確，責任到人的閉環檔案管理手段，切實提高了營銷工程管理和檔案管理水平。

5.2 加強檔案人員的業務培訓工作，盡量配備專職檔案人員，由于營銷工程對大量新科技、新技術的采用，工程檔案管理工作的特點和內容也有了新的變化，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，加強交流，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法來指導和改進檔案工作，依法治檔，更好地服務于營銷工程檔案管理工作，實現檔案管理從單一型向多樣復合型的科學轉變 。

5.3 嚴格保證工程款按規定比例提取營銷工程檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的營銷工程檔案堅決不予付款，設置符合要求的檔案庫房，采取營銷工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即營銷工程檔案工作納入營銷工程計劃中，納入營銷工程規章制度中，納入崗位責任制中；營銷工程檔案工作與營銷工程立項同步，與營銷工程建設進度同步，與營銷工程工作檢查同步，與營銷工程竣工驗收同步。加快開發適應新型式下營銷工程檔案管理的軟件系統，從工程建設源頭控制營銷工程檔案管理質量。建立完善工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的營銷工程檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，保證營銷工程檔案歸檔工作順利進行，從而保證了營銷工程質量。使營銷工程檔案真正發揮其應有的作用。

參考文獻