緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇采購(gòu)檔案管理的重要性范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

（一）采購(gòu)檔案的含義

采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄，真實(shí)、全面反映采購(gòu)全過(guò)程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等載體的各類(lèi)文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中形成的原始文件。

（二）采購(gòu)檔案對(duì)行業(yè)的重要性

煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正是看到這點(diǎn)，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務(wù)，以服務(wù)大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設(shè)為基礎(chǔ)，促進(jìn)采購(gòu)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

采購(gòu)檔案管理工作更是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范采購(gòu)行為的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，是行業(yè)精益采購(gòu)、陽(yáng)光采購(gòu)的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開(kāi)展“三項(xiàng)檢查”（工程投資、物資采購(gòu)和宣傳促銷(xiāo)）以來(lái)，采購(gòu)項(xiàng)目檔案就是個(gè)大專(zhuān)型檢查的重點(diǎn)和必查內(nèi)容，這就要求采購(gòu)項(xiàng)目檔案要具有可追溯性，采購(gòu)過(guò)程是否遵循公開(kāi)、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽(yáng)光操作。

二、采購(gòu)檔案管理工作的不足

從近年來(lái)行業(yè)組織開(kāi)展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購(gòu)工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識(shí)也明顯增強(qiáng)，但在實(shí)踐過(guò)程中采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在一些問(wèn)題。

（一）歸檔責(zé)任主體不明確

目前，煙草行業(yè)收集采購(gòu)檔案的責(zé)任主體比較多，有采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)、下屬單位、招標(biāo)機(jī)構(gòu)等，各主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理存在極大差異。

（二）采購(gòu)過(guò)程痕跡化資料不完整

近年來(lái)，煙草行業(yè)采購(gòu)管理工作嚴(yán)格按照“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”原則扎實(shí)推進(jìn)，大多數(shù)的單位都是通過(guò)委托招標(biāo)開(kāi)展采購(gòu)工作。招標(biāo)機(jī)構(gòu)只參與了招標(biāo)工作的中間環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、決策和合同簽訂后的履約及驗(yàn)收評(píng)價(jià)、結(jié)算等過(guò)程并無(wú)介入；采購(gòu)經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)歷了項(xiàng)目的全過(guò)程，但有些人員對(duì)采購(gòu)檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購(gòu)檔案的意識(shí)薄弱，從而造成采購(gòu)項(xiàng)目檔案過(guò)程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術(shù)的發(fā)展給采購(gòu)檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。采購(gòu)檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的安全性外，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。

正是為了適應(yīng)社會(huì)信息化的要求，從2011年全國(guó)煙草行業(yè)“兩項(xiàng)工作”試點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)召開(kāi)以來(lái)，整個(gè)行業(yè)花費(fèi)了大量的財(cái)力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)，但是整個(gè)行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強(qiáng)煙草行業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的完善對(duì)策

（一）充分認(rèn)識(shí)行業(yè)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理的重要性

目前，煙草企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識(shí)薄弱、重視程度不夠有關(guān)。部分采購(gòu)人認(rèn)為采購(gòu)工作已經(jīng)委托公司，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關(guān)資料，而公司只保存了招標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程的相關(guān)痕跡化資料，項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同后續(xù)的驗(yàn)收、結(jié)算、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等資料未及時(shí)收集或沒(méi)有收集。為有效解決這一問(wèn)題，應(yīng)該明確檔案收集整理主體、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）建立采購(gòu)檔案一項(xiàng)一卷歸檔制度

針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關(guān)管理辦法，出臺(tái)了《宜賓市煙草專(zhuān)賣(mài)局（公司）采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確五種采購(gòu)方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購(gòu)項(xiàng)目一項(xiàng)一卷資料應(yīng)該包括采購(gòu)計(jì)劃批復(fù)、采購(gòu)立項(xiàng)審批、采購(gòu)實(shí)施過(guò)程資料、合同審批、合同、驗(yàn)收入庫(kù)資料、項(xiàng)目結(jié)算等相關(guān)痕跡化資料，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷(xiāo)毀，按相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間邏輯順序進(jìn)行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強(qiáng)采購(gòu)人員意識(shí)培訓(xùn)

在明確歸檔責(zé)任主體后，要加強(qiáng)采購(gòu)歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集歸檔意識(shí)培訓(xùn)。作為采購(gòu)項(xiàng)目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)，明確自己的工作范圍和職責(zé)，掌握檔案管理工作的基本常識(shí)，熟悉五種采購(gòu)方式的歸檔要求。

篇（2）

【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫(yī)療設(shè)備管理工作是一門(mén)科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)科，它涉及到機(jī)械、電子、醫(yī)學(xué)、微機(jī)、光學(xué)、核醫(yī)學(xué)及商貿(mào)、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)學(xué)科，是一門(mén)融技術(shù)性與科學(xué)性于一體的新型邊緣學(xué)科。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了醫(yī)療設(shè)備的升級(jí)換代。近幾年來(lái)，大量高、精、尖設(shè)備投入使用，為醫(yī)院創(chuàng)造了極大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)，也對(duì)保障人民健康和加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。現(xiàn)在，越來(lái)越多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到：現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的重要標(biāo)志之一，是醫(yī)院所擁有設(shè)備的技術(shù)水平和設(shè)備的管理水平。如何保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行，減少故障和停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備的完好率，這是設(shè)備檔案管理工作的重要任務(wù)。

1、基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些醫(yī)院的管理部門(mén)片面強(qiáng)調(diào)對(duì)設(shè)備的論證和采購(gòu)環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進(jìn)，設(shè)備管理的職能部門(mén)對(duì)新設(shè)備僅僅重視安裝和驗(yàn)收和調(diào)試環(huán)節(jié)，忽視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。而醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門(mén)、檔案保管部門(mén)、設(shè)備檔案使用部門(mén)等較多的部門(mén)[3]。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門(mén)的最大潛力和充分發(fā)揮各部門(mén)職能。加之醫(yī)院管理部門(mén)如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題不容忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，各部門(mén)的分工不明確，工作不協(xié)調(diào);操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強(qiáng)，缺乏有效監(jiān)管等諸多問(wèn)題遲遲未能很好解決。

由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混亂，借閱查詢(xún)制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動(dòng)時(shí)移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒(méi)有專(zhuān)人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個(gè)別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料丟失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)催還;更深層次的問(wèn)題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過(guò)職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

2、增強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時(shí)間內(nèi)，從開(kāi)始購(gòu)置到正常運(yùn)行，直至最終報(bào)廢，有一個(gè)循環(huán)周期的使用過(guò)程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價(jià)值，有著促進(jìn)醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢(shì)的作用[4]。

例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費(fèi)、杜絕盲目引進(jìn)和重復(fù)購(gòu)置[5]。在設(shè)備采購(gòu)及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書(shū)”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運(yùn)行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細(xì)的技術(shù)資料，為日常維護(hù)和故障檢修工作帶來(lái)極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。在醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實(shí)的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報(bào)廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費(fèi)。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)采購(gòu)、基本情況、監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)、大型維修、報(bào)廢等情況真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中。

所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護(hù)、維修醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)環(huán)節(jié)和全過(guò)程中。

統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性之后，就應(yīng)該給檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才，成立專(zhuān)職的設(shè)備檔案管理機(jī)構(gòu)，制訂完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，明確醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)人員的分工，加強(qiáng)協(xié)作，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3、規(guī)范操作流程，完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理

3.1 制訂切實(shí)可行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度

成立由相關(guān)管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫(yī)療設(shè)備檔案管理小組”。它隸屬于醫(yī)療設(shè)備管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)整個(gè)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》和《病案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，增進(jìn)依法治檔的意識(shí)。設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專(zhuān)職崗位，應(yīng)聘用檔案管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。設(shè)置兼職崗位，可由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和儀器設(shè)備主要使用者，在一定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實(shí)醫(yī)療設(shè)備的使用記錄，匯總后送交設(shè)備管理部門(mén)，經(jīng)審核后移交到設(shè)備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

歸檔內(nèi)容由兩部分組成:設(shè)備采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過(guò)程形成的資料。①申請(qǐng)及采購(gòu)過(guò)程所產(chǎn)生的文件：采購(gòu)申請(qǐng)和論證、公開(kāi)招投標(biāo)書(shū)或采購(gòu)合同、商務(wù)談判記錄、評(píng)標(biāo)和開(kāi)標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、正式采購(gòu)合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財(cái)務(wù)檔案中)、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗(yàn)收檢測(cè)證明、設(shè)備操作說(shuō)明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊(cè)登記證、銷(xiāo)售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門(mén)出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療設(shè)備配置的許可證。屬于進(jìn)口的設(shè)備，特別是享受?chē)?guó)家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，還需要有機(jī)電設(shè)備的進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書(shū)、發(fā)票憑證、商品檢驗(yàn)報(bào)告、注冊(cè)許可證等。②設(shè)備使用過(guò)程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開(kāi)機(jī)負(fù)荷累積量、消耗品類(lèi)型及數(shù)量統(tǒng)計(jì)、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療診斷的陽(yáng)性檢出率、報(bào)廢申請(qǐng)與審批記錄等等。

3.3 積極創(chuàng)新設(shè)備檔案的整理方法

檔案經(jīng)過(guò)初步簡(jiǎn)單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)地整理，系統(tǒng)地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規(guī)的整理過(guò)程是先按大類(lèi)劃分并登記目錄，然后對(duì)每個(gè)類(lèi)型進(jìn)行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊(cè)。對(duì)每份醫(yī)療設(shè)備文件進(jìn)行編號(hào)，按規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行順序排列，最后編寫(xiě)卷內(nèi)目錄：序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁(yè)碼和備注。

查閱醫(yī)療設(shè)備檔案只需按類(lèi)型瀏覽目錄，查詢(xún)某臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細(xì)表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新[8]。例如，開(kāi)發(fā)功能齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)科學(xué)的檢索系統(tǒng)和針對(duì)不同需求的檢索工具，以適應(yīng)差異化的信息需求;設(shè)計(jì)完善的統(tǒng)計(jì)分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識(shí)，接受新事物，才能適應(yīng)新形勢(shì)的變化需要。

3.4 不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

建立醫(yī)療設(shè)備檔案的工作目的和價(jià)值是廣泛被臨床醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規(guī)范;同時(shí)更要求以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)，給醫(yī)療設(shè)備檔案使用者提供高效的服務(wù)。真正使醫(yī)療設(shè)備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫(yī)院管理決策部門(mén)了解最新動(dòng)態(tài)及新技術(shù)的開(kāi)展等方面，提供有重要價(jià)值的醫(yī)療信息[9]。因此進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，是促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的必然要求。

結(jié) 語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理人員要不斷提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和工作責(zé)任心，以細(xì)致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現(xiàn)今信息時(shí)代要加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計(jì)劃引進(jìn)設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。

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篇（3）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2013）07-242-02

筆者所在的湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院是一家大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，擁有床位3000多張，總資產(chǎn)10多個(gè)億，僅醫(yī)療設(shè)備總值就有近4個(gè)億之多。如此龐大的醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)，如何管好是擺在醫(yī)院管理者面前的問(wèn)題。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)工作，只有做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理才能實(shí)現(xiàn)管好醫(yī)療設(shè)備。筆者通過(guò)層層剖析，抽絲剝繭，分析困境，探討意義，踐行內(nèi)容，最終探尋出加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的途徑和方法。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的困境

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。對(duì)于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)收益的醫(yī)療設(shè)備，歷來(lái)醫(yī)院在購(gòu)置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價(jià)，擇優(yōu)購(gòu)置，盡快到貨驗(yàn)收使用發(fā)揮效能。但醫(yī)療設(shè)備購(gòu)回后，使用情況如何，是否充分發(fā)揮效能，是否創(chuàng)造了最大的經(jīng)濟(jì)效益，這一系列問(wèn)題，往往會(huì)被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在醫(yī)療設(shè)備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過(guò)程的醫(yī)療設(shè)備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)淡薄。醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時(shí)候甚至于設(shè)備有多少臺(tái)，管理員就有多少個(gè)，人員之多可見(jiàn)一斑。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難度在于，每一位醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都肩負(fù)著醫(yī)療設(shè)備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責(zé)，要做到每位非專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理職責(zé)了然于心，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作盡職盡責(zé)本身就有很大的難度。非專(zhuān)業(yè)就必然有非專(zhuān)業(yè)的缺漏和弊病，非專(zhuān)業(yè)也成為醫(yī)療設(shè)備管理意識(shí)淡薄的客觀原因。

3.醫(yī)療設(shè)備資料分散，難于收集。醫(yī)療設(shè)備檔案資料存在于設(shè)備采購(gòu)部門(mén)、醫(yī)學(xué)工程維修部門(mén)、設(shè)備存放的每一個(gè)臨床、醫(yī)技科室以及檔案部門(mén)，它以紙質(zhì)、電子介質(zhì)、圖片資料、影像資料等各種介質(zhì)的形式存在。僅我院上萬(wàn)元的醫(yī)療設(shè)備就有2000件之多，如此多的分散在醫(yī)院每個(gè)角落的醫(yī)療設(shè)備，使得醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

4.醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從始至終僅在檔案部門(mén)配有專(zhuān)職的檔案管理員，其他環(huán)節(jié)均為兼職的檔案管理員。分布在設(shè)備購(gòu)置、維修、使用環(huán)節(jié)的諸多兼職設(shè)備檔案管理員，沒(méi)有太多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理是有心無(wú)力，不知如何做好此項(xiàng)工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

5.醫(yī)療設(shè)備檔案管理周期長(zhǎng)，管理難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)到使用、報(bào)廢、處置等一般需要5～10年，如此長(zhǎng)的生命周期均是醫(yī)療設(shè)備檔案資料生成的過(guò)程。設(shè)備生命周期內(nèi)產(chǎn)生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。

6.醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，是造成醫(yī)療設(shè)備檔案疏于管理，醫(yī)療設(shè)備管理出現(xiàn)疏漏的主要原因。沒(méi)有完善的規(guī)章制度，醫(yī)療設(shè)備檔案管理就無(wú)章可循，達(dá)不到醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求。

7.醫(yī)療設(shè)備檔案借閱使用效能沒(méi)有充分發(fā)揮。大多醫(yī)院僅將醫(yī)療設(shè)備檔案作為技術(shù)性資料收集歸類(lèi)整理，進(jìn)行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計(jì)和上級(jí)主管部門(mén)檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導(dǎo)工作的功能沒(méi)有充分得到發(fā)揮。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案管理按照檔案生成的時(shí)間分為：采購(gòu)階段檔案管理、使用環(huán)節(jié)檔案管理、設(shè)備處置檔案管理。

1.采購(gòu)階段檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)始，到可行性論證、采購(gòu)直至驗(yàn)收止的一系列活動(dòng)中產(chǎn)生的有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經(jīng)過(guò)審批的購(gòu)置申請(qǐng)、設(shè)備采購(gòu)小組論證得出的可行性論證報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)全過(guò)程的資料（招標(biāo)公告、投標(biāo)保證承諾書(shū)、投標(biāo)書(shū)、投標(biāo)單位簽到表、評(píng)委簽到表、招標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)公告等）、雙方簽訂的購(gòu)銷(xiāo)合同、配置清單、貨物裝箱單、產(chǎn)品進(jìn)口報(bào)關(guān)單、商檢報(bào)告（進(jìn)口設(shè)備）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、說(shuō)明書(shū)、操作指南、培訓(xùn)證明、設(shè)備安裝照片、安裝場(chǎng)地施工圖、水電暖線路圖、醫(yī)療設(shè)備構(gòu)造線路圖、醫(yī)療設(shè)備技術(shù)參數(shù)、防雷檢測(cè)報(bào)告、操作人員資格證書(shū)等等。

2.使用環(huán)節(jié)檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從投入使用開(kāi)始到設(shè)備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養(yǎng)記錄本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、放置地點(diǎn)、保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)報(bào)告、處理結(jié)果、保養(yǎng)費(fèi)用、保養(yǎng)技術(shù)人員簽字等）、維修登記本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、放置地點(diǎn)、報(bào)修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費(fèi)用、維修人工費(fèi)用、維修人員簽字等）、設(shè)備使用情況月報(bào)表（內(nèi)容：設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、日檢查人次、次檢查費(fèi)用、操作人員簽字等）。

3.醫(yī)療設(shè)備處置檔案管理指醫(yī)療設(shè)備處置全過(guò)程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、數(shù)量、價(jià)值、報(bào)廢原因、報(bào)廢日期、報(bào)廢技術(shù)鑒定、財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)、設(shè)備科室意見(jiàn)、分管院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、院長(zhǎng)意見(jiàn)等）、國(guó)有資產(chǎn)處置（報(bào)廢）申請(qǐng)表、國(guó)有資產(chǎn)處置（有償轉(zhuǎn)讓?zhuān)┥暾?qǐng)表、國(guó)有資產(chǎn)處置（無(wú)償轉(zhuǎn)讓?zhuān)┥暾?qǐng)表等

以上醫(yī)療設(shè)備生成檔案資料的三個(gè)階段，內(nèi)容多，范圍廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和系統(tǒng)性。

三、如何提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平

1.健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，做到有章可循。建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法及規(guī)章制度，系統(tǒng)化、制度化的管理醫(yī)療設(shè)備檔案。《檔案法》規(guī)定， 檔案工作原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，醫(yī)院應(yīng)按照設(shè)備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規(guī)范要求， 建立并完善設(shè)備檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等制度。有了健全的、完善的規(guī)章制度，才能規(guī)范我們的行為，才能有理有節(jié)地規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

2.增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，做到物盡其用，讓醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。只有每位檔案管理員認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的真正意義，從而增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理意識(shí)，克服“重購(gòu)輕管”的思想，變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理，形成持續(xù)、長(zhǎng)久、良性的醫(yī)療設(shè)備檔案管理構(gòu)架。

3.加大檔案管理人員培訓(xùn)力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性和特殊性，決定了大量的、非專(zhuān)業(yè)的、兼職的檔案管理員將要參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)性、完整性、時(shí)效性、系統(tǒng)性的工作，對(duì)檔案管理員有著較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，如何使醫(yī)療設(shè)備檔案管理員的專(zhuān)業(yè)水平達(dá)到檔案管理的要求，這就需要通過(guò)邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家開(kāi)展一系列檔案培訓(xùn)課程來(lái)實(shí)現(xiàn)，準(zhǔn)確地說(shuō)，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時(shí)也要發(fā)揮傳幫帶的作用。

4.抓好醫(yī)療設(shè)備檔案資料交接工作。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案交接制度》，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動(dòng)的情況下，應(yīng)及時(shí)就醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行交接。檔案部門(mén)參與，列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄，逐項(xiàng)清點(diǎn)，交接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。

5.充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案資料對(duì)工作的指導(dǎo)和借鑒作用。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵(lì)采購(gòu)部門(mén)、使用科室、維修部門(mén)等相關(guān)部門(mén)借鑒醫(yī)療設(shè)備檔案資料指導(dǎo)工作。落實(shí)借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫(yī)療設(shè)備檔案資料安全。

6.建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核制度。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核辦法》，就專(zhuān)、兼職醫(yī)療設(shè)備檔案管理員完成的檔案管理工作進(jìn)行考核，工作表現(xiàn)突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，違規(guī)則處罰，用制度管人，加快推動(dòng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

四、小結(jié)

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認(rèn)真遵守《檔案法》，嚴(yán)格按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)施檔案管理工作，上億元的國(guó)有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)才能發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大效益。同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也應(yīng)從我做起，從點(diǎn)滴做起，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、使用、維修、報(bào)廢等各環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和借鑒作用，為管好醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮應(yīng)有的效能。

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篇（4）

院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專(zhuān)門(mén)的病案室進(jìn)行管理）。政府招標(biāo)采購(gòu)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。但是，部分醫(yī)院近年來(lái)對(duì)于政府招標(biāo)采購(gòu)資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。

醫(yī)院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設(shè)備檔案，藥品招標(biāo)檔案，辦公設(shè)備招標(biāo)檔案，等等。目前部分醫(yī)院只重視基建檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案。對(duì)于藥品招標(biāo)檔案和辦公設(shè)備檔案未引起重視。實(shí)際上，藥品招標(biāo)采購(gòu)是醫(yī)院招標(biāo)工作的重頭戲。藥品采購(gòu)支出是醫(yī)院支出的大部分。辦公設(shè)備支出雖然金額較少，但也是醫(yī)院執(zhí)行政府集中采購(gòu)工作政策的反映。資料是反映招標(biāo)過(guò)程其公平、透明性的依據(jù)。有關(guān)資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導(dǎo)；它反映著醫(yī)院對(duì)政府招標(biāo)采購(gòu)工作執(zhí)行力度。體現(xiàn)醫(yī)院執(zhí)行政府招標(biāo)采購(gòu)政策的實(shí)際行動(dòng)。

醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案資料管理存在一些問(wèn)題：

醫(yī)院的檔案管理有其特殊性。醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫(yī)院檔案資料多管理人員少，無(wú)法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購(gòu)是藥劑部門(mén)操作。設(shè)備采購(gòu)又分為醫(yī)療設(shè)備和后勤設(shè)備，由不同部門(mén)采購(gòu)，部門(mén)多資料散，收集整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是目前尚未出臺(tái)國(guó)家統(tǒng)一的政府采購(gòu)檔案管理規(guī)范，即使是地方政府部門(mén)政府采購(gòu)檔案管理工作也滯后于政府采購(gòu)活動(dòng)。三是醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)重視采購(gòu)活動(dòng)而不重視檔案管理。四是沒(méi)有健全和執(zhí)行政府采購(gòu)檔案管理制度。致使不及時(shí)填制、登記、編制、收集、分類(lèi)、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理工作。

醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案管理有其重要性。

醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案資料是醫(yī)院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。

先舉個(gè)工作上的簡(jiǎn)單例子：江門(mén)市中心醫(yī)院1997年與某跨國(guó)公司購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)大型設(shè)備，保修期限內(nèi)一個(gè)配件多次維修，造成儀器時(shí)停時(shí)轉(zhuǎn)，不能正常工作。一過(guò)保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費(fèi)130萬(wàn)元。我方多次查閱檔案，根據(jù)維修記錄資料確定是廠家產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，雙方經(jīng)過(guò)多次商談，最后我方以廠家產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題為由只須付65萬(wàn)元零件費(fèi)。一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬(wàn)元。

一個(gè)檔案能為醫(yī)院節(jié)省了65萬(wàn)元，醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料將會(huì)起到更大的作用。

《政府采購(gòu)法》第四十二條對(duì)采購(gòu)檔案的內(nèi)容作了明確規(guī)定“采購(gòu)文件包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他文件、資料。”

采購(gòu)活動(dòng)記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：

（一）采購(gòu)項(xiàng)目類(lèi)別、名稱(chēng)；

（二）采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；

（三）采購(gòu)方式，采用公開(kāi)招標(biāo)以外的采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；

（四）邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；

（五）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；

（六）廢標(biāo)的原因；

（七）采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載。

通過(guò)公開(kāi)、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)體現(xiàn)政府采購(gòu)資金的使用效益提高。并促進(jìn)廉政建設(shè)。招標(biāo)采購(gòu)檔案能系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記載了政府招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程。一方面為醫(yī)院保存提供真實(shí)可靠的原始資料，又可便于有關(guān)部門(mén)及管理組織對(duì)資料的備查，參考，利用。能為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)發(fā)揮作用。

二、采購(gòu)檔案是防范風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任的重要保證。符合規(guī)定的完善的政府采購(gòu)檔案，不僅在規(guī)范政府采購(gòu)工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也將起到關(guān)鍵作用。目前質(zhì)疑和投訴招標(biāo)采購(gòu)案件不斷涌現(xiàn)，政府采購(gòu)檔案無(wú)疑為法律賦予的正當(dāng)?shù)牟少?gòu)權(quán)利予以保護(hù)。

采購(gòu)檔案資料管理工作是要對(duì)采購(gòu)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等。醫(yī)院的政府采購(gòu)檔案是反映采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存采購(gòu)檔案，可以為醫(yī)院的政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)管理措施等項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。

醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理可以強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高政府采購(gòu)的工作質(zhì)量。提高采購(gòu)資源的使用效益，促進(jìn)廉政建設(shè)，達(dá)到“公開(kāi)、公平、公正”的目的。

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案資料管理工作。設(shè)想：

醫(yī)院應(yīng)建立健全政府招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作制度，明確職責(zé)分工。采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在執(zhí)行政府招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中認(rèn)真收集采購(gòu)文件和記錄。負(fù)責(zé)項(xiàng)目的采購(gòu)文件及記錄資料的真實(shí)性、有效性、完整性；檔案部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院有關(guān)部門(mén)需要借閱事務(wù)。醫(yī)院可培訓(xùn)檔案兼職人員，以及采購(gòu)部門(mén)人員兼職管理政府采購(gòu)檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號(hào)，卷內(nèi)材料按政府采購(gòu)工作流程順序排。從具體操作部門(mén)做起，加強(qiáng)內(nèi)部管理，使醫(yī)院政府招標(biāo)采購(gòu)的檔案管理工作規(guī)范、科學(xué)、制度化。促進(jìn)推動(dòng)醫(yī)院的政府招標(biāo)采購(gòu)檔案資料管理。使醫(yī)院檔案管理工作更進(jìn)一步提高。

篇（5）

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類(lèi)號(hào)：TH71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)

儀器設(shè)備檔案管理的重要性

近幾年來(lái),大多數(shù)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)都把儀器設(shè)備檔案管理作為本單位檔案管理的一個(gè)重要部分,落實(shí)措施,重點(diǎn)加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理,使儀器設(shè)備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好儀器設(shè)備，在儀器設(shè)備檔案具體管理中，要把儀器設(shè)備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設(shè)備檔案管理真正地融入監(jiān)督管理、服務(wù)管理、維修管理的整個(gè)環(huán)節(jié)和全部過(guò)程。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理,有利于掌握儀器設(shè)備運(yùn)行狀況,有利于設(shè)備檔案資料保管的完整性和為儀器設(shè)備的及時(shí)維修提供依據(jù)。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理是現(xiàn)代化質(zhì)檢中心管理的需要。管理好儀器的設(shè)備檔案可發(fā)揮一定的管理效果和社會(huì)效益。

二、儀器設(shè)備資料檔案的作用

1. 有利于發(fā)揮檔案信息在計(jì)劃和采購(gòu)環(huán)節(jié)中的調(diào)控作用

完整的檔案信息既能反映該設(shè)備使用狀況，也是相關(guān)單位制訂和審核設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù)。規(guī)范檔案信息有助于全面系統(tǒng)地反饋該設(shè)備各項(xiàng)性能指標(biāo)、完好率、利用率以及售后服務(wù)水平等情況，這些信息將為今后的設(shè)備采購(gòu)和管理提供指導(dǎo)性意見(jiàn)。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)前，完善的設(shè)備檔案管理制度可將不合格的設(shè)備，或者不講誠(chéng)信的生產(chǎn)廠家拒之門(mén)外。

2、有利于提升人員素質(zhì)

目前，國(guó)內(nèi)公開(kāi)發(fā)行的與儀器設(shè)備相關(guān)的雜志較多，而一般單位因資金和訂購(gòu)重點(diǎn)的關(guān)系，往往僅能訂有限的幾種專(zhuān)業(yè)雜志。而建立儀器設(shè)備檔案必然要訂購(gòu)相應(yīng)的材料，儀器設(shè)備管理人員和工程技術(shù)人員通過(guò)閱讀和學(xué)習(xí)這些資料，可以及時(shí)的了解國(guó)內(nèi)外儀器設(shè)備發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)、先進(jìn)技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)以及最新產(chǎn)品。工程技術(shù)人員可以通過(guò)雜志刊登的一些系列專(zhuān)題講座較系統(tǒng)的掌握各類(lèi)儀器設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工作原理，這是除儀器設(shè)備培訓(xùn)外的唯一的途徑；工程技術(shù)人員還可以通過(guò)專(zhuān)業(yè)雜志的維修事例分析和故障排除經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，來(lái)不斷提高分析、排除故障的能力。同時(shí)還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務(wù)管理

儀器設(shè)備檔案是提高技術(shù)水平和保證工作質(zhì)量的重要工具。現(xiàn)代化發(fā)展必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的儀器設(shè)備，但如何管好用好儀器設(shè)備，提高儀器設(shè)備的有效使用率，減少儀器設(shè)備突發(fā)故障和開(kāi)機(jī)率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設(shè)備科技檔案，特別是通過(guò)儀器設(shè)備的使用記載，查閱設(shè)備的技術(shù)狀況――完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，從而提前報(bào)告和督促有關(guān)維修部門(mén)及時(shí)進(jìn)行儀器設(shè)備維修，可以根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作以縮短停機(jī)時(shí)間，減少修理費(fèi)用，減少儀器設(shè)備對(duì)人身的傷殘。管好用好儀器設(shè)備檔案，能充分發(fā)揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質(zhì)量和技術(shù)水平，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為應(yīng)用于服務(wù)當(dāng)中，為搞好服務(wù)管理給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效憑證。另外，儀器設(shè)備檔案還有利于各方開(kāi)展儀器設(shè)備的使用效益分析，通過(guò)效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，開(kāi)發(fā)儀器設(shè)備的新功能，盡量擴(kuò)大儀器設(shè)備的服務(wù)范圍，提高設(shè)備的利用價(jià)值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內(nèi)容要全面

(1)儀器設(shè)備購(gòu)置階段。

儀器設(shè)備購(gòu)置階段形成的資料有：設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)、購(gòu)置批準(zhǔn)書(shū)、各廠家的報(bào)價(jià)單、設(shè)備購(gòu)置技術(shù)論證結(jié)論材料（選中廠家的原因、生產(chǎn)廠家的資質(zhì)和計(jì)量認(rèn)證材料）、訂購(gòu)合同、發(fā)票單據(jù)等。

（2）設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收階段。

設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收階段形成的文件資料有：（1）設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、裝箱單、出廠檢定證書(shū)、出廠合格證書(shū)、保修單、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、使用說(shuō)明書(shū)、設(shè)備的影（音）資料等所有隨機(jī)文件和隨機(jī)配件；（2）設(shè)備安裝調(diào)試記錄（應(yīng)雙方或三方簽字認(rèn)可）和移交接收記錄。（3）設(shè)備使用階段。

設(shè)備使用階段形成的資料有：a設(shè)備履歷書(shū)（包括設(shè)備的編號(hào)、類(lèi)型、名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、價(jià)格、設(shè)備的技術(shù)狀況、開(kāi)箱驗(yàn)收階段形成的文件資料目錄、驗(yàn)收結(jié)論、操作規(guī)程、開(kāi)始使用日期）；b檢定證書(shū)；c設(shè)備啟用評(píng)估資料；d啟用申請(qǐng)；e使用記錄；f保養(yǎng)、檢修、檢查記錄；g功能開(kāi)發(fā)和技術(shù)改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設(shè)備報(bào)廢處理階段。

設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的資料有：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理資料等。

由于部分儀器設(shè)備從購(gòu)置、驗(yàn)收到使用可以有幾十年的時(shí)間，在這幾十年的時(shí)間里，需要一直不停地追蹤收集整個(gè)設(shè)備的使用、維護(hù)、檢修記錄等材料，所以在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中，我們必須持之以恒地高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地做好設(shè)備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2、收集要及時(shí)

（1）對(duì)于外購(gòu)設(shè)備在投入使用之后，應(yīng)立即將設(shè)備申購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收階段的相關(guān)資料以及設(shè)備的操作規(guī)程、檢定證書(shū)、設(shè)備啟用評(píng)估、啟用申請(qǐng)等相關(guān)資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對(duì)于設(shè)備的周期檢定證書(shū)、使用記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請(qǐng)等過(guò)程資料計(jì)量管理人員應(yīng)及時(shí)交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規(guī)范

設(shè)備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進(jìn)行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設(shè)備儀器文件材料，必須完整、系統(tǒng)、真實(shí)地反映設(shè)備儀器從申購(gòu)到報(bào)廢的全過(guò)程。對(duì)于同一生產(chǎn)廠家的相同型號(hào)的設(shè)備儀器應(yīng)分開(kāi)歸檔，嚴(yán)格落實(shí)“一機(jī)一檔一盒”的要求。

四、總結(jié)

儀器設(shè)備檔案管理是儀器設(shè)備管理中的一個(gè)重要組成部分，設(shè)備檔案是儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發(fā)揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設(shè)備管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

篇（6）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）41-0302-01

一 在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)具有差異性與發(fā)展不平計(jì)算機(jī)的采購(gòu)過(guò)程通常是不一樣的。經(jīng)濟(jì)條件差的一些單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)價(jià)格雖然實(shí)惠，但是性能比較，而且型號(hào)較老，操作起來(lái)很不方便，工作效率低。但是，另一些經(jīng)濟(jì)寬裕的單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)都是新型的高性能計(jì)算機(jī)，工作效率極高。

基于這些情況，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的型號(hào)性能等因素都不完全一樣，所以在使用的期間中的通用性也就達(dá)不到工作要求。因?yàn)檫@些原因，導(dǎo)致大多數(shù)的數(shù)據(jù)通常無(wú)法共享，同時(shí)就會(huì)缺乏一個(gè)全國(guó)性統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。因?yàn)閷?duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，部分單位使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的發(fā)展是很不完善，即使一些檔案管理單位已經(jīng)引進(jìn)了高性能計(jì)算機(jī)。但依舊還是有部分檔案管理單位是沒(méi)有計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。

2.普遍檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)是不深入的大部分基層檔案管理人員在平時(shí)的工作過(guò)程中還是按傳統(tǒng)的模式進(jìn)行檔案管理的，檔案管理人員在工作過(guò)程中沒(méi)有對(duì)工作加以理解及工作的熟練等一些原因，但是在平時(shí)的工作過(guò)程中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，還是得到了較大的進(jìn)步，

以致于大多數(shù)檔案管理人員覺(jué)得傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)非常先進(jìn)，所以在心里覺(jué)得已經(jīng)是檔案管理現(xiàn)代化的運(yùn)用。有一些基層檔案管理人員對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化雖然也不抵觸，但在對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)上會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，他們覺(jué)得檔案管理現(xiàn)代化無(wú)非就是采購(gòu)一些先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，例如計(jì)算機(jī)，光盤(pán)，微縮機(jī)等等一些設(shè)備。

因此在真正的操作的過(guò)程中，有大部分的檔案管理人員就會(huì)由于缺少檔案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)導(dǎo)致不會(huì)使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，所以在日常的檔案管理工作中先進(jìn)的檔案管理設(shè)備就會(huì)被閑置下來(lái)，造成比較大程度上的損失。因此對(duì)于檔案管理單位來(lái)講也是沒(méi)能重視對(duì)于基層檔案管理人員必要的培訓(xùn)工作，

很多基層檔案管理人員即使是認(rèn)識(shí)到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識(shí)，希望能夠使用檔案管理現(xiàn)代化促使工作更加有效率，但最終還是因?yàn)楣ぷ魃辖?jīng)驗(yàn)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的不足而無(wú)法很好地使用這些設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作。

素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是必須要有一支高層次、高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)過(guò)硬的技術(shù)隊(duì)伍。所以這支隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)人才：計(jì)算機(jī)技術(shù)人才以及既掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、又熟悉編目這兩方面工作的通人才都非常缺乏，筆者認(rèn)為，檔案人員不會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不重要，重要的是很多檔案人員不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，既不愿學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。有各種原因：工作忙沒(méi)時(shí)間學(xué)，有的則害怕承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，所以不敢大膽操作，以致于檔案人員素質(zhì)達(dá)不到檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)條件

二 怎樣解決檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題

1.對(duì)基層檔案管理人員作定期相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，主要是為了保障在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)后的檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，正常情況下應(yīng)該對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)知識(shí)培訓(xùn)。經(jīng)過(guò)一系列的培訓(xùn)可以使檔案管理人員名學(xué)，應(yīng)該怎樣操作計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的方法，與此同時(shí)也可以讓基層檔案管理人員。更好的明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，這樣就可以讓檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)得已提升。

2.所以在進(jìn)行的培訓(xùn)過(guò)程中也可以讓基層檔案管理人員做一些實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)所做的實(shí)踐活動(dòng)可以讓檔案管理人員，充分地明確在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中該怎樣進(jìn)行，同時(shí)可以在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)的各種問(wèn)題和情況做初步的了解，這樣也可以確保基層檔案管理人員在日常的工作中。更好的運(yùn)用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備開(kāi)展工作。加強(qiáng)對(duì)部分不接受使用檔案管理現(xiàn)代化的檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)。

3.盡量做到讓每個(gè)檔案管理人員都可以充分了解到，檔案管理現(xiàn)代化是有利于檔案管理工作的重要意義。并且利用定期培訓(xùn)的方法，也有助于基層檔案管理人員快速的明白，在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)該怎樣去提高工作效率，針對(duì)一些在日常工作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題。有必要對(duì)基層檔案管理人員及時(shí)提出，可以解決基層檔案管理人員在工作過(guò)程中將會(huì)遇到的各式各樣問(wèn)題，所以在工作中應(yīng)當(dāng)把這些問(wèn)題加以注意，防止問(wèn)題的發(fā)生。并且對(duì)基層檔案管理人員要做些有關(guān)檔案管理重要性的宣教。

4.是一項(xiàng)社會(huì)技能。在檔案管理現(xiàn)代化工作中，我們不能認(rèn)為計(jì)算機(jī)就是檔案工作的輔助系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)是檔案事業(yè)的重要組成部分。有專(zhuān)家指出：當(dāng)今時(shí)代“對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，用和不用電腦只是興趣愛(ài)好問(wèn)題，但是對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，就是成敗的關(guān)健，對(duì)一個(gè)國(guó)家而言，就關(guān)系到國(guó)家的興衰”，對(duì)于檔案界而言，用計(jì)算機(jī)和不用計(jì)算機(jī)就是影響到文化的問(wèn)題。面對(duì)出現(xiàn)的新問(wèn)題，我們一定要考慮檔案管理的傳統(tǒng)模式。

5.適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化。假如我們不了解形勢(shì)，轉(zhuǎn)變不了觀念，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天不聞不問(wèn)，思維停留在昨天，要想檔案保持不丟不損狀態(tài)，勢(shì)必會(huì)落后于時(shí)代，被戴高樂(lè)稱(chēng)為法國(guó)精神之父”的經(jīng)濟(jì)學(xué)家讓?莫內(nèi)有句至理名言：“現(xiàn)代化要先化人后化物”。就是說(shuō)人的觀念現(xiàn)代化的確比物質(zhì)條件現(xiàn)代化重要，這是發(fā)人深省的。

6.綜合以上情況可以看出，計(jì)算機(jī)在檔案方面的運(yùn)用，雖然檔案管理現(xiàn)代化已得到了初步成功。但仍然有問(wèn)題存在，要利用有效措施加以解決。檔案管理現(xiàn)代化必要性、重要性的認(rèn)識(shí)，在人類(lèi)跨入21世紀(jì)的今天，已經(jīng)邁進(jìn)了快速的信息時(shí)代，成為信息時(shí)代基礎(chǔ)技術(shù)的計(jì)算機(jī)技術(shù)是人們的生活和工作方法。計(jì)算機(jī)的作用已不再是一臺(tái)工具，計(jì)算機(jī)是一種工作方式，一種文化（稱(chēng)為計(jì)算機(jī)文化）。

三、1.促進(jìn)檔案實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的途徑

我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展以及檔案管理現(xiàn)代化的重要依據(jù)是檔案科學(xué)究技術(shù)的發(fā)展，我們一定要加強(qiáng)檔案科研研究，為檔案管理現(xiàn)代化提供最新的技術(shù)幫助，確保現(xiàn)代化進(jìn)程的順利推進(jìn)。

2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備必須充分

檔案管理工作中，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是為檔案管理現(xiàn)代化提供重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的。檔案管理人員在分析、加工、整理、提煉中，要進(jìn)行合理安排，確保工作的順利進(jìn)行。尤其是在大難著錄以及標(biāo)引環(huán)節(jié)，不能掉以輕心，要特別的認(rèn)真，因?yàn)檫@是檢驗(yàn)我們平時(shí)編目與分類(lèi)基礎(chǔ)工作是否扎實(shí)的關(guān)鍵體現(xiàn)。

3.研制適用的管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，我們一定要從實(shí)際出發(fā)，選定一套適合本單位的管理系統(tǒng)，這套系統(tǒng)要便于升級(jí)、簡(jiǎn)單易懂、適應(yīng)各種機(jī)型，并且要具備一定的拓展功能。具有良好的兼容性，可以很好的與其他單位的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，達(dá)到資源共享。

提高檔案管理人員的現(xiàn)代化綜合素質(zhì)。要想檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，擁有一批合格的技術(shù)人員尤為關(guān)鍵，以致對(duì)新時(shí)期檔案管理人員就會(huì)有更高的要求，我們?cè)诟咝５臋n案管理專(zhuān)業(yè)就要努力培養(yǎng)學(xué)生的計(jì)算機(jī)技能，由最基層抓起，在工作單位對(duì)在崗員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到掌握計(jì)算機(jī)技能的重要性。雙管齊下，快速建立和培養(yǎng)出一支符合現(xiàn)代化管理的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。

結(jié)束：堅(jiān)持科學(xué)管理，堅(jiān)持走標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化道路。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化中存在的重復(fù)開(kāi)發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問(wèn)題，要加強(qiáng)對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的總體規(guī)劃，制定檔案現(xiàn)代化管理的大體方針，集中技術(shù)能量聯(lián)合攻關(guān)，加強(qiáng)各單位之間的交流、推廣，防止低水平的重復(fù)勞動(dòng)。對(duì)于國(guó)家已有標(biāo)準(zhǔn)的，要執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，還有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的參照?qǐng)?zhí)行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)看齊，既提高我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化水平，又是標(biāo)準(zhǔn)國(guó)際化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

篇（7）

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

設(shè)備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，是保障輸油生產(chǎn)的重要依據(jù)。

1輸油站設(shè)備檔案管理的必要性

輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產(chǎn)的基礎(chǔ)和前提，建立設(shè)備檔案管理是提高輸油設(shè)備的利用率，給輸油站管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確依據(jù)，便于更好的為輸油站服務(wù)，在設(shè)備的大修、突發(fā)事件的管理中利用率很高。

檔案管理的目的就是為生產(chǎn)、生活服務(wù)的，是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的科學(xué)依據(jù)的，是為了更好的保護(hù)企業(yè)和個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益不受損失的。所以設(shè)備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時(shí)生產(chǎn)和生活過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片采購(gòu)過(guò)程中的發(fā)票、單據(jù)等具有參考價(jià)值的資料收集起來(lái)就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)維修記錄對(duì)設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，充分做好設(shè)備維修前的準(zhǔn)備工作，以縮短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用。減少事故隱患的發(fā)生。

2如何加強(qiáng)檔案管理

2.1建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)

建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)，廣泛深入的宣傳《檔案法》強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員的依法治檔的意識(shí)，自覺(jué)接受法規(guī)的約束和監(jiān)督，實(shí)行科室、站隊(duì)，操作人員的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)定期召開(kāi)有關(guān)人員會(huì)議，明確工作目標(biāo)修訂和完善設(shè)備檔案管理制度。同時(shí)明確各職能專(zhuān)業(yè)工作管理目標(biāo)和各自的崗位職責(zé)，并將設(shè)備檔案管理工作作為輸油目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入站隊(duì)、班組目標(biāo)考核。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，認(rèn)真做好日常設(shè)備記錄，每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2明確歸檔范圍

根據(jù)輸油設(shè)備的管理要求確定輸油設(shè)備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結(jié)合輸油生產(chǎn)實(shí)際狀況，明確輸油設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容。輸油設(shè)備檔案主要有兩部分組成：①設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的檔案，主要包括申購(gòu)單、論證表﹙記錄﹚、購(gòu)銷(xiāo)合同、協(xié)議書(shū)、發(fā)票、復(fù)印件、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備操作規(guī)程、全套隨機(jī)技術(shù)資料等。②設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中形成的檔案，主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄，每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。

設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料有設(shè)備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時(shí)將有關(guān)材料打印下發(fā)到使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案管理的內(nèi)容要求，使之配合檔案管理部門(mén)做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。

2.3嚴(yán)格歸檔移交制度

檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設(shè)備的原始資料要保管好，為以后的生產(chǎn)中維修、大修提供參考依據(jù)就，基層單位無(wú)法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產(chǎn)中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴(yán)格移交檔案管理制度，形成及時(shí)、準(zhǔn)確、無(wú)誤、完備的工作作風(fēng)，杜絕輸油設(shè)備檔案在移交中丟失、損壞等現(xiàn)象的發(fā)生，以保證輸油生產(chǎn)工作的順利進(jìn)行。

2.4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)

科學(xué)的發(fā)展以及辦公條件的逐步升級(jí)，為了更好的適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展需求，培養(yǎng)輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術(shù)革命的重要途徑，培養(yǎng)檔案管理人員廣博的知識(shí)，也是檔案管理工作的根本對(duì)策

3提高檔案的利用率

篇（8）

隨著臨床安全輸血工作社會(huì)化地位的日益提高,安全輸血工作越來(lái)越受到人們的重視，對(duì)采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質(zhì)量管理規(guī)范》頒布實(shí)施，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對(duì)采供血質(zhì)量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測(cè)的原始記錄應(yīng)至少保存10年，從獻(xiàn)血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過(guò)程工作提出了具體的質(zhì)量記錄管理要求。由于記錄可以被證實(shí)特定的標(biāo)準(zhǔn)已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質(zhì)量的客觀依據(jù)，是一個(gè)血站采供血工作過(guò)程的真實(shí)反映，是質(zhì)量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質(zhì)量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級(jí)各類(lèi)人員資質(zhì)信息 凡從事與血液質(zhì)量有關(guān)崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓(xùn)、再培訓(xùn)證明、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、崗位資質(zhì)、特殊崗位培訓(xùn)證明、與質(zhì)量崗位操作相關(guān)的批準(zhǔn)、授權(quán)等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質(zhì)量記錄 凡涉及到獻(xiàn)血者獻(xiàn)血信息、血液采集、成分制備、血液檢測(cè)、血液發(fā)放、運(yùn)輸、使用、傳染病管理等記錄均應(yīng)納入歸檔管理范圍。

1.3質(zhì)量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關(guān)鍵設(shè)備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質(zhì)量抽檢記錄等檔案。

1.4質(zhì)量管理記錄 質(zhì)量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、過(guò)程控制、質(zhì)量改進(jìn)及確認(rèn)、差錯(cuò)管理、預(yù)防糾正措施、顧客滿意調(diào)查等檔案。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、耗材管理檔案 設(shè)備采購(gòu)、確認(rèn)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢，耗材采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程及驗(yàn)證、測(cè)量監(jiān)視設(shè)備計(jì)量檢定，庫(kù)房管理等檔案。

1.6 科研、開(kāi)發(fā)、新技術(shù)應(yīng)用等檔案 科研立項(xiàng)、階段管理、結(jié)題、評(píng)審、鑒定、應(yīng)用等技術(shù)文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息 財(cái)務(wù)報(bào)表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及財(cái)務(wù)分析等檔案。

2采供血機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》沒(méi)頒布實(shí)施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對(duì)采供血質(zhì)量檔案管理地位和重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導(dǎo)致在出現(xiàn)需出示各種質(zhì)量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導(dǎo)致敗訴）時(shí)才意識(shí)到檔案管理的重要性。二是業(yè)務(wù)科室人員往往更重視其崗位工作的實(shí)際操作而輕視對(duì)工作的記錄，導(dǎo)致工作無(wú)記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過(guò)程工作的有效證明；三是缺乏責(zé)任感和主動(dòng)作為意識(shí)，認(rèn)為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對(duì)采供血各環(huán)節(jié)和過(guò)程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅(jiān)實(shí)整體的暢通的管理流程。四是對(duì)檔案的儲(chǔ)存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)存、銷(xiāo)毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

采供血專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)由于其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了檔案管理的獨(dú)特性。目前國(guó)家和有關(guān)部門(mén)尚沒(méi)有采供血方面檔案管理的專(zhuān)業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的機(jī)關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對(duì)歸檔文件及質(zhì)量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，很多過(guò)期檔案不能及時(shí)銷(xiāo)毀，導(dǎo)致庫(kù)房漲滿，占用本就有限的庫(kù)存空間，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時(shí)難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》提出對(duì)血液采集、檢測(cè)、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個(gè)寬泛的保存范圍，但對(duì)于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質(zhì)量記錄并未規(guī)定一個(gè)較清晰的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各單位依據(jù)各自對(duì)規(guī)范的理解自行制定各類(lèi)檔案的歸檔要求和保存時(shí)限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

目前許多采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔(dān)任，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏；各業(yè)務(wù)科室多沒(méi)有指定的檔案管理員，多未受過(guò)檔案管理方面的培訓(xùn)，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專(zhuān)業(yè)的檔案專(zhuān)業(yè)管理人員，但又缺乏對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作流程的充分了解，不了解業(yè)務(wù)工作和文件產(chǎn)生過(guò)程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對(duì)重復(fù)過(guò)程、科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無(wú)關(guān)的參考性材料等，往往被重復(fù)歸檔或忽視歸檔，案卷質(zhì)量也難以保證。

2.4 對(duì)待非紙質(zhì)檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強(qiáng)

近年來(lái)，非紙質(zhì)檔案如電子信息、影像、光盤(pán)、軟件、通訊等類(lèi)檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡(luò)的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機(jī)備份、異地備份，電子文件的管理等也應(yīng)納入血站檔案管理的范圍，但目前對(duì)這類(lèi)檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對(duì)采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過(guò)對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析，在對(duì)檔案信息安全保存的基礎(chǔ)上，為人們的社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)研究服務(wù)最大化的實(shí)現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強(qiáng)血站檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質(zhì)量管理的重要位置，落實(shí)到各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務(wù)人員提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過(guò)程都應(yīng)納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關(guān)人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實(shí)到實(shí)處。

3.2 結(jié)合采供血行業(yè)特點(diǎn)，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結(jié)合采供血行業(yè)工作特點(diǎn)，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機(jī)構(gòu)及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴(yán)格管理；采供血機(jī)構(gòu)或檔案管理部門(mén)應(yīng)制定一套適合血站特點(diǎn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質(zhì)量記錄在內(nèi)所有工作部門(mén)和流程的質(zhì)量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面，注重基礎(chǔ)性檔案的管理，將檔案材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強(qiáng)對(duì)不歸檔材料的管理，妥善處理和及時(shí)銷(xiāo)毀不歸檔材料；應(yīng)結(jié)合采供血工作特點(diǎn)，理順各類(lèi)記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過(guò)程及部門(mén)規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3提高檔案人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，除提高檔案管理知識(shí)水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務(wù)知識(shí)的提高，并且注重全員對(duì)檔案管理知識(shí)的普及和培訓(xùn)，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級(jí)部門(mén)和過(guò)程中指定專(zhuān)人兼管各類(lèi)文件資料的收集、整理和歸檔工作，強(qiáng)化人人重視檔案意識(shí)，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)化管理的條件和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對(duì)非紙質(zhì)檔案、尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，開(kāi)展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范,2006.4.

篇（9）

一、企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員管理觀念薄弱。目前企業(yè)管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，因此在檔案部門(mén)投入的資金、精力、人力、物力等方面都相對(duì)較少，檔案部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)薄弱，不能保證企業(yè)檔案資料的真實(shí)性和完整性，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)不能很好地實(shí)施。

（二）企業(yè)檔案管理方式落后。當(dāng)前，很多企業(yè)檔案管理一直采用的是傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有將現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入進(jìn)去，導(dǎo)致了管理方式落后，跟不上形勢(shì)的發(fā)展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過(guò)程中非常不方便，降低了工作效率不說(shuō)，還很難配合其他部門(mén)開(kāi)展工作。

（三）相關(guān)制度體系不夠完善。從目前的情況來(lái)看，由于思想認(rèn)知上的誤區(qū)以及對(duì)檔案管理的不重視，很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有設(shè)置和配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。

（四）檔案管理設(shè)施建設(shè)滯后。檔案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無(wú)法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識(shí)不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對(duì)檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展。

二、完善企業(yè)檔案管理的對(duì)策

（一）樹(shù)立正確的檔案管理觀念。充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價(jià)值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會(huì)帶來(lái)效益，為管理者提供強(qiáng)大的助力，所以，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念，盡力開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會(huì)提供更有價(jià)值的服務(wù)。

（二）建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式。要想真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。另外，我們還要建立一個(gè)完善的信息資源庫(kù)，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度建設(shè)。首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門(mén)的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，確保制度的嚴(yán)格落實(shí)，對(duì)于違反規(guī)定的行為和人員要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

（四）增加硬件投入，加快企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是信息時(shí)代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過(guò)程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設(shè)很多還不完善，影響了企業(yè)檔案管理效果的發(fā)揮。如果硬件投資到位，將會(huì)把工作人員從復(fù)雜的工作中解放出來(lái)，這樣既解放了勞動(dòng)資源，保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢(xún)、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的必要性

（一）能夠?yàn)楦咚俟菲髽I(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過(guò)去的科研活動(dòng)、文化體育活動(dòng)都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

（二）有利于檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用。在我國(guó)體制改革不斷深入的現(xiàn)今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用，因此必須進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開(kāi)發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

（三）是時(shí)展的內(nèi)在要求。當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資產(chǎn)作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，開(kāi)始在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中顯示出重要的地位。檔案是知識(shí)資產(chǎn)的一部分，真實(shí)記錄著企業(yè)不同時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)，在新時(shí)期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)展需求的內(nèi)在要求。

四、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新之策

企業(yè)檔案工作的最大難點(diǎn)或阻力是不少企業(yè)主的檔案意識(shí)淡薄。所以，應(yīng)該首先在檔案宣傳上下功夫，（下轉(zhuǎn)第118頁(yè)）（上接第138頁(yè)）尤其要總結(jié)企業(yè)檔案利用實(shí)例，對(duì)取得顯著效益的實(shí)例廣為宣傳，使他們充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和做好檔案工作的法定義務(wù)。其次應(yīng)建立比較完善的企業(yè)檔案工作法律體系，并依靠這一體系，努力將企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為，引導(dǎo)企業(yè)自覺(jué)運(yùn)用檔案行政管理部門(mén)及有關(guān)行業(yè)部門(mén)的相關(guān)法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束自己的檔案工作行為，從而使企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

篇（10）

1 前言

行政事業(yè)單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，其中包括行政事業(yè)單位在建立以來(lái)的每次改革與創(chuàng)新，另一方面反映了行政事業(yè)單位發(fā)展的各類(lèi)議程和計(jì)劃，也是行政事業(yè)單位從過(guò)去尋求問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)，避免再出現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)于檔案管理工作而言同時(shí)也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠以數(shù)字化的形式對(duì)檔案進(jìn)行部分，這也對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統(tǒng)，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行定期檢查和分析，及時(shí)糾正工作中存在的錯(cuò)誤，為檔案管理工作改革的發(fā)展指引出路。

2 行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性認(rèn)識(shí)

行政單位的人力資源管理長(zhǎng)期以來(lái)的發(fā)展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對(duì)行政人員生平經(jīng)歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫(xiě)工作，沒(méi)有看到檔案管理質(zhì)量與行政部門(mén)整體效率之間的必然聯(lián)系，缺乏對(duì)檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會(huì)造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因?yàn)槿藶榈氖д`而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒(méi)能反映人力資源發(fā)展的具體狀況，也不利于對(duì)行政部門(mén)激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)。

2.2 檔案管理的技術(shù)手段落后

數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號(hào)、電視信號(hào)、錄音機(jī)都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，其儲(chǔ)存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類(lèi)型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個(gè)檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，雖然對(duì)于檔案操作人員在接受時(shí)會(huì)有一定的復(fù)雜性和難度。然而現(xiàn)實(shí)中檔案管理的技術(shù)手段落后的問(wèn)題日益突出，一方面行政事業(yè)單位硬件投入不足、檔案管理人員沒(méi)有掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)數(shù)字化檔案管理的技能培訓(xùn)，所以整體上看檔案管理的水平依然沒(méi)有取得長(zhǎng)足的提高，往往檔案的登記和分類(lèi)管理依然有過(guò)多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

2.3 檔案分類(lèi)管理體系的不完善

人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實(shí)，能夠在滿足上述條件下反映一個(gè)人的生活經(jīng)歷、發(fā)展歷史全貌，但是行政事業(yè)單位在實(shí)際管理過(guò)程中因?yàn)榉N種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個(gè)人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業(yè)單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會(huì)影響到潛在人才的挖掘和應(yīng)用。同時(shí)，在檔案分類(lèi)管理的體系建設(shè)上不夠重視，使得人力資源內(nèi)容的不完整和不規(guī)范，失去了統(tǒng)一性，其分類(lèi)管理沒(méi)有機(jī)遇電子信息檔案管理系統(tǒng)，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。

3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

3.1 建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)規(guī)范的制度

行政事業(yè)單位檔案管理的改善首先需要制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)的檔案制度管理體系，這是加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，不僅能夠通過(guò)制定相應(yīng)的工作管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范檔案管理程序，同時(shí)也能提高檔案管理工作人員的積極性和責(zé)任感。能夠在檔案管理制度環(huán)節(jié)和工作程序上進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)―檔案的保存、信息資料的流轉(zhuǎn)和管理的方法都能夠統(tǒng)一規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費(fèi)。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)

縱觀二十年來(lái)我國(guó)檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國(guó)當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開(kāi)檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因?yàn)橘Y金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟(jì)以及成本較高，因?yàn)槠渲鲗?dǎo)方式依然是鍵盤(pán)錄入和光學(xué)字符識(shí)別掃描輸入，速度較慢的同時(shí)儲(chǔ)存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫(kù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)接和共享，所以說(shuō)我國(guó)檔案數(shù)字化工作依然還有很長(zhǎng)的路要走。加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)一方面要形成有層次、有結(jié)構(gòu)、有內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦”等，對(duì)檔案信息管理設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督部門(mén)，實(shí)施全程的掌控。

3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了巨大方便，一方面檔案管理部門(mén)將不只是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了存儲(chǔ)實(shí)體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會(huì)的多元化需求。我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開(kāi)展，這就促進(jìn)了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。因?yàn)橛^念上的落后，勢(shì)必上會(huì)阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)人―計(jì)算機(jī)的雙向互動(dòng)，才能把檔案管理工作開(kāi)展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強(qiáng)培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動(dòng)檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。

檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)和職業(yè)道德的培訓(xùn)是要同步進(jìn)行的，檔案管理雖然有數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，終究還是依靠人完成的，所以行政事業(yè)單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平有著巨大的關(guān)聯(lián)。提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平需要制定完善的培訓(xùn)管理辦法，加強(qiáng)崗位的培訓(xùn)，同時(shí)引入專(zhuān)業(yè)的技術(shù)性人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理新技術(shù)的轉(zhuǎn)型，提高行政事業(yè)單位檔案管理的升級(jí)以及工作效率的穩(wěn)步提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理工作的改進(jìn)還有很長(zhǎng)的路要走，總之科學(xué)、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權(quán)才會(huì)更加清晰、配合更加密切。因?yàn)闄n案管理畢竟還是人來(lái)完成的工作，不可能完全托管給計(jì)算機(jī)，所以加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)才是檔案管理持續(xù)發(fā)展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容，為檔案管理提供持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

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篇（11）

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，隨著醫(yī)療服務(wù)水平的提高，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量不斷增加，相應(yīng)的檔案管理工作也受到廣泛關(guān)注。積極推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的發(fā)展不僅有助于醫(yī)院加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，同時(shí)也能更好地服務(wù)于臨床工作，展現(xiàn)醫(yī)院的綜合管理能力。

一、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從論證、申請(qǐng)、采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、應(yīng)用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等各個(gè)方面對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案信息進(jìn)行的全程跟蹤管理。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院開(kāi)展診斷與治療工作的基礎(chǔ)，在醫(yī)療設(shè)備全生命周期的管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。

一方面，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理本身就是醫(yī)院管理工作的組成部分。通過(guò)檔案信息的生成以及持續(xù)跟蹤，能夠及時(shí)掌握設(shè)備運(yùn)行情況，提高設(shè)備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫(yī)療設(shè)備檔案信息與臨床工作有著緊密的關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)數(shù)據(jù)信息的分析利用至關(guān)重要，醫(yī)療設(shè)備檔案信息的生成可以為醫(yī)院臨床工作提供參考，例如設(shè)備使用頻率、故障率等信息都是醫(yī)院合理布局醫(yī)療設(shè)備、制定采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)行設(shè)備更新的依據(jù)，同時(shí)也體現(xiàn)出醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平。

二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的管理，建檔是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關(guān)文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對(duì)設(shè)備購(gòu)置時(shí)的靜態(tài)信息進(jìn)行收集，后續(xù)的動(dòng)態(tài)檔案信息生成則普遍缺乏。

第二，檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)成本高，設(shè)備使用周期長(zhǎng)，且設(shè)備使用過(guò)程中要持續(xù)開(kāi)展檔案管理工作，涉及多個(gè)部門(mén)的協(xié)同參與。但是在不少醫(yī)院中，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、管理、使用環(huán)節(jié)的檔案信息并不能及時(shí)生成，各部門(mén)對(duì)自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任缺乏清晰的認(rèn)知，設(shè)備使用與檔案管理常發(fā)生脫節(jié)，另外相應(yīng)的監(jiān)督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不僅設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收需要建檔，后續(xù)的使用、維護(hù)、計(jì)量、降級(jí)、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的要求。但是醫(yī)院檔案管理仍以手工為主，尤其是對(duì)持續(xù)生成的動(dòng)態(tài)檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。

第四，專(zhuān)業(yè)檔案管理人才不足。近年來(lái)隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院綜合實(shí)力顯著提升，醫(yī)療設(shè)備更加先進(jìn)，采購(gòu)數(shù)量不斷增加，醫(yī)療設(shè)備的管理和使用也向著更加精準(zhǔn)的方向發(fā)展。但是相應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作還未跟上步伐，現(xiàn)有?n案管理人員往往是從其他部門(mén)調(diào)任，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和能力儲(chǔ)備不足，難以對(duì)檔案信息的真實(shí)性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。

三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的舉措

第一，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。國(guó)家衛(wèi)生部和財(cái)政部對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了明確的要求，醫(yī)療設(shè)備在申請(qǐng)購(gòu)置和使用過(guò)程中都必須做好相應(yīng)的檔案管理工作。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)深刻領(lǐng)會(huì)相關(guān)工作精神，積極轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫(yī)院臨床治療和內(nèi)部管理之間的密切關(guān)聯(lián)。同時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更要以身作則，在醫(yī)院內(nèi)部開(kāi)展相關(guān)的宣傳教育活動(dòng)，使各科室人員認(rèn)識(shí)到工作的重要性，樹(shù)立起全員意識(shí)。

第二，建立健全檔案管理制度。嚴(yán)格的制度是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實(shí)施的基礎(chǔ)和保障，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)醫(yī)療市場(chǎng)和醫(yī)院發(fā)展的需要，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責(zé)，形成崗位責(zé)任制，將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作責(zé)任到人，并與相應(yīng)的檔案信息生成工作對(duì)接，確保動(dòng)態(tài)檔案的及時(shí)記錄。管理人員要注意檢查設(shè)備使用和維修過(guò)程中的檔案記錄，及時(shí)反饋給臨床科室參考。另外醫(yī)院還應(yīng)對(duì)檔案管理工作給予監(jiān)督和考評(píng)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

第三，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。近年來(lái)醫(yī)院采購(gòu)的設(shè)備數(shù)量不斷增長(zhǎng)，醫(yī)療設(shè)備的功能以及維護(hù)要求更加復(fù)雜，使用過(guò)程中生成的信息量大，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前的一項(xiàng)緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進(jìn)信息共享的實(shí)現(xiàn)。因此，醫(yī)院應(yīng)建立功能強(qiáng)大的檔案管理信息系統(tǒng)，科學(xué)設(shè)計(jì)檔案信息的生成、更新、查詢(xún)、分析等功能，并結(jié)合不同部門(mén)的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的使用權(quán)限，以便于各部門(mén)在工作中隨時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢(xún)和使用，發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。