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（一）必須轉變傳統的檔案管理觀念，增強現代化意識

現代化檔案管理必須要求有現代化的管理觀念。檔案管理的主要內容是要有現代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現代化進度。沒有現代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現代化的檔案管理。在實現這種現代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現代化經濟的發展。

（二）建設好硬件設施，具備現代化的技術和裝備

在檔案管理中，要充分運用現代科技，及時配備科技現代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯網等辦公設備，開發新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內在價值變成經濟效益。

二、加大開發檔案資源的力度

首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現代化科技手段。基于檔案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統的紙質載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現現代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態文件特征、載體穩定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統，自其產生便對有關業務進行監督，從而來確保擁有持久性的信息。

篇（2）

什么是檔案的現代化管理？如何研究開發檔案現代化管理？如何有效的進行數據采集，并提供高水平的咨詢服務，規劃出一個科學全面且切實可行的檔案管理“宏圖”，是當前各級檔案事業負責人所面臨的重要問題。綜合多年來的工作經驗，談談本人的見解。

（一）

檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學是一門社會科學，社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案的記錄功能對社會的發展具有不可或缺的積極作用。檔案的現代化管理在傳統管理的基礎上建立起來，它以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信等技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性，以取得被管理對象在確定目標下，使整體動態取得最佳效果。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統檔案管理的主體是紙質檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現代化條件下，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統計和提供利用等諸環節，現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。

總的來說，檔案現代化管理的主要特征是：系統化，就是整體的各個組成部分為達到一個總目標，按照統一計劃而行動；定量化，就是把復雜系統中的變量及相互關系，用數學形式表示出來，建立數學模型，進行定量分析，預測未來或調整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機，對大量有用信息進行收集、分析，利用反饋信息進行預測和決策；智力化，就是現代化管理十分強調人的作用，注意開發管理人員的智力，充分調動人的主動性、積極性和創造性。要求組織機構具有應變能力，充滿活力和高效率，以適應錯綜復雜的變化情況或環境。

檔案現代化管理的最終目標，是最大限度地保護檔案質量，延長檔案的壽命；最大限度地開發檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務。要完成檔案現代化管理的最終目標，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質量的基礎上延長檔案壽命；二是利用計算機技術提高檔案管理效率和水平，開發檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務；三是對檔案數據文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發；不能為社會提供相應的咨詢服務，延長檔案壽命就失去它應有的意義，即提供高水平的咨詢服務要靠高質量的檔案資源為基礎，延長檔案壽命的意義要靠提供高質量的咨詢服務來體現。如果沒有源源不斷的檔案數據采集，在電子時代，檔案就失去了繼續豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質的提高，顯得尤為重要。

（二）

能否有效的進行數據的采集和整理，將直接影響到檔案的現代化管理，并有利于提高咨詢服務的水平。檔案資料的數據采集是檔案信息資源得以充分開發和有效利用的基礎。檔案資料數據的采集是實現檔案資料信息集中和共享的基礎工作,沒有檔案數據的采集,檔案管理的現代化建設就成了無米之炊;沒有準確及時、先進可靠的數據采集整理工作,檔案管理的現代化建設也得不到必要的保證。

由此可見,檔案數據采集這一環節的工作好壞,對整個檔案現代化管理建設的成敗將產生決定性的影響。因此,只有規范檔案資料數據的采集,擴大數據中心收集范圍的覆蓋面,使檔案資料的收集、報送工作規范化、制度化、有序化,才能合理整合檔案資料的數據資源,有效提高檔案管理和利用的水平。

要實現檔案數據采集與整理的高效化，應從以下幾個方面確定中心檔案數據采集的范圍和數據采集的渠道：

檔案資料數據采集的范圍

檔案資料目錄中心數據采集范圍為:反映該地區各歷史時期政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動的各種文字、圖表、聲像等不同載體類型的檔案資料目錄。

檔案資料數據采集的渠道

檔案目錄信息齊全、數據準確是檔案管理現代化建設的基礎,而高效的數據采集渠道則是檔案資料目錄中心建設的必要條件。檔案數據的采集人員應主動向社會各界多層次、多渠道、多形式地采集信息,豐富檔案數據資源的信息含量。在檔案數據采集實施方面,可以采取分階段建設、分批采集數據、采集數據數量逐年增加的具體措施,不斷優化數據采集渠道,使數據采集流程標準化,采集工作持續化、制度化、規范化、現代化。

（三）

現代檔案咨詢服務是隨著檔案中介結構的產生而發展起來的，它要求檔案界人士充分認識到服務是檔案賴以生存和發展的基礎，使檔案人員主動積極地參與到社會生活當中，將檔案融入生活，發揮檔案工作的重要社會功能，高水平的咨詢服務是依托檔案人員有效的數據采集完成的。

一般說來，檔案咨詢服務除了具有獨立自主性，復雜綜合性等咨詢服務的共性外，還具有社會服務性、專業針對性、層次實用性、真實可靠性等特點。我國檔案咨詢服務的社會服務性決定了其必然分為多個種類，我們不妨試從以下幾個角度來分析：（1）按檔案咨詢的形式，可分為口頭咨詢、書面咨詢、網絡咨詢;（2）按咨詢服務的難易性來分，可分為一般性咨詢和專門性咨詢；（3）按內容性質分，可分為事實性咨詢、指導性咨詢、管理性咨詢、專業性咨詢、科研咨詢及委托咨詢。

檔案咨詢服務的形式眾多，由此而來的是近年來我國咨詢服務發展較快，但同時也由于觀念滯后、社會需求不旺盛、自我宣傳力度不夠導致檔案咨詢服務存在諸多問題，比如（1）理論與實際脫節，理論研究沒有促進檔案咨詢服務法規體系的建立完善;(2)公私服務機構間矛盾日益突出；（3）咨詢人員素質普遍過低；（4）規模效應小，主要表現為檔案咨詢服務的業務范圍小、技術含量不高、服務體系不健全、社會影響小等方面。（5）發展不平衡，第一是地區發展不平衡，如東南沿海發展較快，第二是業務領域的發展不平衡。

針對以上不足，要提高我國咨詢服務的總體水平，應從以下幾個方面著手：

從根本上提高檔案工作者的總體素質

檔案資源管理人才是知識型的管理人才，檔案信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。當代社會的檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的電子化管理。計算機的產生和普及應用，對人類科學文化的發展必然產生巨大的推動作用，機讀的電子文件在檔案載體形式中所占的比重將會越來越大，雖然不能完全取代紙張載體，但紙質文件載體形式必然會越來越少，電子文件也越來越廣泛地被認識和使用。即為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須要學會利用檔案計算機化管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求檔案工作者必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革。在電子技術逐漸普及的時代，檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護，才能真正解決理論與實際脫節的問題，為社會各界提供高水平的咨詢服務。

加大檔案現代化管理的投入

制約檔案現代化管理的因素有很多，如資金、技術、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化管理的意識。首先，應加大精力和資金的投入，注重地域和業務領域上的不平衡，缺少資金，應想方設法創造條件吸收資金；缺少設備，應千方百計配備先進設備；缺少管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才，以解決規模效應小、人員素質低等問題。其次，各部門領導，尤其是主管檔案工作的領導，要經常了解過問此項工作，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。再次，要有宏觀指導的總體思路，提出切實可行的辦法，解決公私服務機構間的矛盾，實現發展戰略上的創新，提出新的管理內涵和技術手段，這些都對檔案事業的發展具有重要的意義。

由此可見，電子信息化是當代檔案事業發展的重要方向，檔案資源是社會發展和經濟發展的重要保證，檔案資源系統是整個國家文獻信息系統的重要組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案的現代化管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有重要的意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。檔案中蘊藏的豐富信息將在當今時代的各個領域中發揮不可替代的作用，所以我們必須加快檔案的現代化管理進程，建設一個完善的檔案現代化管理系統。

[參考文獻]

羅秀梅《淺談檔案管理現代化》黑龍江科技信息 2009年19期

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二、現代化建設在檔案管理中的應用

1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。

三、檔案管理現代化進程中存在的問題

1.檔案管理現代化意識不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。

四、促進檔案管理現代化的舉措

1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請提交案例文件，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。

五、實行檔案管理現代化的意義

1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。

參考文獻

[1]楊麗娜.建設工程檔案管理與工程質量的關系及管理要點[J].企業改革與管理，2016（21）：20+23.

[2]朱峰.關于檔案管理現代化若干問題研究與思考[J].黑龍江史志，2013（17）.

[3]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.

篇（4）

        1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化

        隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

        檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

        2、檔案管理將實現縮微化、數字化

        縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。

        3、檔案管理將實現信息化、網絡化

        當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。

        目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。

       網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

        4、檔案管理將實現多元化、智能化

        隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

        計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

        5、檔案管理將實現社會化、市場化

        其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。

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辦公檔案管理對于企業的發展與進步具有總結與引導性作用，企業可以從檔案記錄中對企業的發展方向進行分析，發現在過去的發展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經濟的持續發展，辦公檔案管理越來越標準化、科學化和現代化，其在社會各個領域中都起著重要的作用，管理內容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發揮。下文將對辦公檔案現代化管理的相關內容進行詳細的論述。

一、辦公檔案現代化管理的重要性

現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。

現代化辦公檔案管理不僅推動著企業檔案管理事業的發展，對于計算機、互聯網等科學技術也有著推動作用。在現代化辦公檔案管理制度中，除了需要現代科技的支持，更重要的是現代管理理念的支持。在現代檔案管理理念中，處于核心地位的是現代化辦公檔案管理辦法。科學、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業辦公檔案管理水平有巨大意義。

二、辦公檔案現代化管理的優勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。

3.現代化辦公檔案管理更加規范化

現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，防止出現交叉情況。

三、強化辦公檔案現代化管理的措施

1.重視辦公檔案現代化管理的創新

在實際工作中，用持續發展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現代化管理水平。在辦公檔案現代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導辦公檔案現代化管理，改進管理的機制。

2.強化辦公檔案的標準化管理

辦公檔案管理的各個方面都應當按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學合理。標準化缺失將直接導致辦公檔案現代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學管理的重要途徑。

3.現辦公檔案管理傳統方式和現代方式的有效結合

倡導辦公檔案現代化管理并不是意味著要將傳統的管理方式全部舍棄，不是對傳統辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統辦公檔案管理的基礎上，采用先進的管理方式和技術逐步向辦公檔案現代化管理轉變。在過渡中，需要繼承發展傳統辦公檔案管理中的優點，改進傳統辦公檔案管理中落后的管理手段。

4.實現辦公檔案管理組織的科學化

辦公檔案管理應當以科學理論作為指導，結合辦公檔案管理的實際情況，根據管理工作的特點與客觀規律，促進辦公檔案管理的科學化和高效化。科學化可將傳統的行政領導方法轉變為宣傳教育、績效考核和行政領導等措施相結合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。

5.加強新技術、新知識的學習和人才隊伍建設

新技術、新方法的學習，主要體現在以下幾個方面：載體材料現代化；保管條件現代化；復印裝訂等技術現代化；咨詢業務智能化和檔案工作方式現代化等。人才隊伍是辦公檔案現代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術和業務知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。

四、結束語

綜上所述，辦公檔案現代化管理是符合時展的要求，是由多種因素組成的一項系統工程。日益強調工作效率的現代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應社會發展的需要，辦公檔案現代化管理是檔案管理的發展趨勢。在具體實踐中，應當樹立創新、發展的觀念，加強辦公檔案現代化管理的人才隊伍建設，加大辦公檔案現代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學化和現代化不斷邁進。

參考文獻

[1] 陳小玲.辦公檔案現代化管理探析[J].辦公室業務，2012（21）.

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導, 運用現代管理方法和手段, 采用先進的管理技術與設備, 充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性,對檔案管理的傳統方式進行改革, 加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等, 同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點, 能及時、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域, 將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。

檔案管理現代化是科技發展的必然結果, 是社會發展和檔案工作發展的必然, 自從1946 年美國制成第一臺電子計算機以來, 經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等, 時至21 世紀, 電子計算機已經全面走向檔案管理事業, 相關系統軟件數量和品種眾多, 都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理, 已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案現代化是一個動態的概念, 是變化發展的, 與動態的管理需求相適應、相統一。

二、檔案管理現代化進程中的不足點

(1) 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理, 檔案工作標準化是必要條件之一, 是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20 世紀80 年代開始的, 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件, 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性, 我國檔案管理體系亦比較復雜, 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備, 機型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準, 功能單

一、標準化水平低、數據不完整, 致使大多數檔案無主題標引, 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準, 檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程, 造成大量低水平的重復建設, 令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

(2) 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質和現代管理技術, 精通檔案業務, 能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃, 有較強的組織協調能力和決策能力, 在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低, 缺乏掌握現代化技術的高級管理人才, 特別是既懂檔案管理和現代化科學技術, 又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高, 直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置, 檔案管理人員個體素質偏低, 檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

(3) 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙,而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低, 導致資金投入嚴重不足, 無力購買現代化的設備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設簡陋, 基礎條件差, 安全措施沒落實, 大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求, 投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

三、實現檔案管理現代化的建議

(1) 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代, 檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范, 如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過制定和建立各類檔案管理標準, 形成檔案管理標準體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現, 遵循標準, 推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力, 不但涉及數據格式, 還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題, 更應統一領導, 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進。

(2) 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識, 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識, 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中, 檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀, 依靠先進的科技手段, 前沿的管理方法, 切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念, 實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法, 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

(3) 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識, 還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質, 大力加強檔案管理隊伍建設, 從選拔優秀檔案管理人才為起點, 把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓, 采用多種形式、實施全方位的培訓, 優化檔案現代化管理人員的知識結構, 培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中, 檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質, 還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓, 加快檔案管理現代化的步伐,促進檔案事業的健康迅速發展。

(4) 強化管理意識, 加大投入力度

①關心和支持檔案管理現代化工作, 投入大量資金和精力配置設備, 培養人才, 把檔案現代化管理納入單位的工作計劃, 作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。②各級領導, 尤其是主管檔案工作的領導, 應定期聽取檔案工作匯報, 了解檔案工作現狀, 幫助解決工作中實際存在的困難和問題, 從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。③領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作, 發揮各自優勢, 彌補檔案現代化管理上的差異,從而提高檔案的現代化管工作。④檔案工作經費做到年初有預算安排, 特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預算。⑤各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室, 購置必備的檔案柜, 搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施, 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備, 進一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。

[參考文獻]

[1] 李喜梅. 淺談檔案管理現代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .

篇（7）

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革，無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

二、檔案管理將實現縮微化、數字化

縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。

三、檔案管理將實現信息化、網絡化

當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機關到企事業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。 網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

四、檔案管理將實現多元化、智能化

隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

五、檔案管理將實現社會化、市場化

篇（8）

中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A

隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。

一、檔案管理基礎條件

要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：

（一）經濟條件

管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術條件

實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。

（三）社會檔案意識

所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。

二、現代化檔案管理意義

（一）適應社會發展需求

知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。

鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。

（二）增強可持續發展動力

我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。

檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。

（三）帶動國民經濟發展

我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。

自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。

三、優化檔案管理工作的措施

（一）創新檔案管理觀念

為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]。現代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規范檔案管理工作

目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。

（三）增強檔案管理功能

檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。

如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用。總而言之，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。

參考文獻：

[1] 林紅，李冬.推進檔案管理現代化的意義與措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.

[2] 王大偉.計算機技術對推進檔案管理現代化的意義[J].黑龍江史志，2015，02（05）：128.

[3] 陳艷平.關于檔案管理現代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，01（03）：77.

篇（9）

A.加強制度建設，筑牢檔案管理基礎

制度化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。與此同時，各單位要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

B.積極探索實現檔案的現代化管理

現代化檔案工作從本質上看是一項管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。管理檔案人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標。現在我國常見的管理包括：經驗管理，以個人或別人成功的經驗和教訓為依據進行管理；行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據進行管理；科學管理，以管理科學理論為指導，采用現代科學方法和手段進行管理。上述三種管理有著內在聯系，經驗管理、行政管理過程中應加強科學管理方法的運用。

加強管理思想的現代化。檔案工作人員、尤其是組織領導者應根據社會發展和檔案工作的實踐，從思想上認識檔案管理現代化的重大意義，拋棄傳統管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。

注意管理方法的科學化。積極采用現代管理方法的優秀成果，改變單純的以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經濟方法、行政方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。

強化組織機制，提高組織管理效率。應根據檔案工作實際，按照科學的組織理論對檔案組織的體制、設置原則、內部機構、人員編制、運轉程序、決策過程進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構的效率，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

進一步加強檔案組織工作的標準化。通過制定檔案工作的組織標準、業務規范標準，更好地、科學地開展檔案工作，指導檔案工作順利開展。在檔案工作現代化進程中，現代化的設備、現代化的技術方法都需要具備現代化思想的人去掌握運用。就中國目前的狀況，很快在檔案工作技術裝備上全面現代化仍是比較困難的，而且即使裝備現代化了，以目前檔案干部隊伍的知識素質也不能充分發揮其作用。國內一些檔案部門的現代化裝備沒有充分發揮作用，甚至處于閑置狀況，其關鍵是人員素質的問題。所以，建設一支具有較高知識素質的檔案干部隊伍是檔案工作現代化的基本保證。

C.檔案利用是檔案管理的最終目的

檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

2.檔案管理現代化的條件

實現檔案工作的現代化是一個長期而復雜的任務，需要大量的人力、物力、財力，而且要有充分的科學論證和準備工作，必須有比較扎實的基礎、各方面成熟的條件和恰當的時機。我國檔案工作現代化的條件可以從我國國情和檔案工作的實踐情況兩個方面加以認識。

A.檔案工作科學化、現代化所面臨的國情

實現檔案工作的科學化、現代化，必須從我國的實際出發，充分認識我國的國情。我國的政治、經濟發展狀況，科學、技術、教育、文化發達程度，人口素質等各方面都對檔案工作的現代化起著制約作用。我國科學技術研究工作具有較高水平，但應用研究仍然比較薄弱，檔案工作的現代化需要國家提供大量應用性能好且價格適中的現代化設備及其應用軟件。由于目前各方面條件的限制，我國計算機普及率從全國看還較低，這也制約著檔案工作中計算機技術的普遍采用。先進的科學技術轉變成實用技術的周期較長，也對檔案工作的現代化有很大的限制。建國以來，國家培養了大批科技干部、管理干部，為我國社會主義現代化建設奠定了必要的人才基礎。但是，與發達國家相比，我國管理人才和科技人才還很缺乏。教育事業仍然比較落后，國民整體科技文化素質還比較低，不僅遠遠落后于發達國家，而且與一些發展中國家相比也有差距。這對檔案干部隊伍的知識化、管理科學化也產生了影響。整個社會條件對于檔案工作的現代化是有利的，從發展趨勢上看更是如此，加快檔案工作現代化要用好用足黨和國家的政策及社會條件中有利的一面，同時也要實事求是，正視不利的一面，有計劃、有步驟地推進檔案工作的現代化。

B.檔案工作發展狀況為現代化提供的條件分析

第一，檔案工作已經發展成為一項國家規模的科學文化事業，檔案館已經形成網絡，檔案室工作也有較快發展，檔案教育、科研等都已有相當規模，檔案工作現代化已成為檔案事業發展的迫切需要。

第二，檔案工作的現代化早已列入檔案事業的發展規劃。圍繞檔案工作的現代化，國家制定了相當數量的規章制度、標準、規范，并投入了一定資金開展有關問題的研究，取得了顯著成效。

篇（10）

改革開放以來，我們對檔案、檔案管理的認識有了不斷拓展和深化， 但也必須看到， 我們的檔案學是在不同的題域內展開的，由于不同題域的研究使用著不同的概念和話語， 因而使檔案管理的知識體系呈現出“碎片化”的隱憂。筆者認為，現代化是解決現代化過程中有關問題的最佳方式，只有通過管理范式的研究，找出其間的共通和邏輯關系， 才能使檔案學知識體系關聯起來， 形成有機的整體。

1 檔案管理現代化的內涵

信息化浪潮的涌現，深刻地影響了檔案管理的轉型，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們應該正視這種發展與變化，準確地把握新趨勢和新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

首先，實現檔案管理現代化是經濟社會發展的需要。當前，要確定努力目標和方向，必須摸清國際國內動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢。要想做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。而傳統的管理方法則無法滿足這種需要，只有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到所需的檔案材料。實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。

其次，實現檔案管理現代化是檔案事業自身發展的需要。隨著檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，改革和創新已成為十分緊迫的任務。

2 檔案管理工作現代化的主要途徑和內容

檔案管理現代化是一個相對的、動態的概念，在不同時期被賦予不同的內容和形式。當前，以檔案資源信息化為核心內容的檔案管理現代化理論和工作體系正在日漸成熟。

結合城市管理工作的實踐，筆者認為檔案管理現代化主要包括三個方面：一是管理手段的現代化。具體是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。二是檔案資源的信息化。在信息時代，信息化將成為檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是檔案管理現代化的核心內容。檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫。檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。三是管理方式的標準化。在信息時代，信息的共享更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現。按照這個標準和尺度，審視城管檔案工作，筆者認為主要存在以下問題：檔案門類不齊全，結構單一，以紙質文書檔案為主，聲像檔案、電子檔案很少。執法業務檔案不齊全，部分執法業務檔案在經辦人手中，未及時整理，特別是個別辦案時間拖延較長的案件或經過復議、訴訟程序的案件，隨著時間的推移，機構改革，經辦人員的輪換， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時整理歸檔至檔案室，影響了執法檔案的完整性。檔案的數字化加工力度不足，以致在城管網上可供查詢利用的檔案數據很少，全文信息更少。編研材料少，受傳統觀念影響，缺乏主動參與意識，編研成果很少，質量也不高，就算是僅有的編研資料也只限于檔案部門自身使用的專題目錄和文件匯編，可以說只有編而沒有研，未能充分提供工作決策參考作用，使城管檔案的現實作用發揮不大。這些問題的存在，使檔案管理現代化成為一個緊要的現實問題。

3 檔案管理現代化的文化意義和現實可能

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1.1基層檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位

大多數基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經在日常的工作過程中積累了一定的經驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統的檔案管理方法已經十分先進，因此從內心地處檔案管理現代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現代化，但是對檔案管理現代化的認識會出現問題，他們認為檔案管理現代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數基層檔案管理人員就算已經了解到了檔案管理現代化的一些知識，希望使用檔案管理現代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經驗以及專業知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。

1.2檔案管理現代化的準備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經開始進行檔案管理現代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經開始使用采購的計算機等檔案管理現代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現代化的過程中必須有著高質量的數據輸入才能很好地實現，因此在這樣的情況下，檔案管理現代化工作人員在短期內無法進行很好的計算機數據輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現代化工作所輸入的數據量十分巨大，而且大多數是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡

在進行檔案管理現代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數的數據由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現代化設備的發展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現代化中的問題

2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓

為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現代化的內涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強檔案管理現代化的準備工作

在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現代化的專業知識。在這這之后就需要做好檔案管理現代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現代化的過程中必不可少的一個環節。雖然在進行檔案管理現代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現檔案管理現代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現代化準備的工作中，當地政府可以為檔案館準備一些現代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。

2.3進行檔案管理現代化統一管理