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篇（1）

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時(shí)，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時(shí)推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時(shí)，國家將研究制定鼓勵(lì)信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會化增值開發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運(yùn)行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個(gè)：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價(jià)值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時(shí)6年時(shí)間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評價(jià)各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時(shí)，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時(shí)，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r(jià)值進(jìn)行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時(shí)間階段，把分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時(shí)，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進(jìn)行工作交往時(shí)的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個(gè)事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個(gè)概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價(jià)值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達(dá)到23752個(gè)，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個(gè)，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對于具有長久保存價(jià)值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時(shí)代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟(jì)活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個(gè)制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個(gè)層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時(shí)空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆?qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動階段有著不同的運(yùn)動特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動是一個(gè)整體，文件運(yùn)動有著不同的功能軸，文件運(yùn)動每一個(gè)時(shí)點(diǎn)，都可能包含一個(gè)或多個(gè)功能價(jià)值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價(jià)值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個(gè)整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價(jià)值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價(jià)值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時(shí)間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價(jià)值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價(jià)值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

篇（2）

二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對學(xué)生培訓(xùn)不夠和對數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無關(guān)的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動防御和動態(tài)保護(hù)檔案信息安全。

4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動各方面人員應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問題，上級有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級別管理、身份認(rèn)證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會對信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動，對檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評估；不定期對人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。

篇（3）

會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

1.1會計(jì)信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計(jì)檔案,又包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等

1.2表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計(jì)檔案因其會計(jì)信息的數(shù)字化,大大提高了會計(jì)檔案的利用效率,便于會計(jì)檔案信息的資源共享,但同時(shí)也加大了會計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4保管條件較高

信息化會計(jì)檔案存儲介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。

2會計(jì)信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計(jì)信息化條件下,會計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.2維護(hù)性

在會計(jì)信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個(gè)問題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識,還應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會計(jì)信息化檔案維護(hù)難題的前提,一方面,要對在職的會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進(jìn)具備會計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計(jì)檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計(jì)信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主,因?yàn)楣獗P作為一種光存儲介質(zhì),其存儲容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價(jià)低廉、存儲時(shí)間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點(diǎn)。第三是不同版本財(cái)務(wù)軟件的存儲。由于會計(jì)準(zhǔn)則、會計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺,也會導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財(cái)務(wù)軟件,在存儲其會計(jì)檔案時(shí),一定要將其對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件一并存儲,以防止因?yàn)樵诓煌呢?cái)務(wù)軟件版本下會計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計(jì)檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯(cuò)誤,影響會計(jì)信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財(cái)務(wù)軟件的選擇。在財(cái)務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財(cái)務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計(jì)信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計(jì)信息系統(tǒng)檔案時(shí),要注意操作時(shí)間與會計(jì)期間的不同,即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊時(shí),需以系統(tǒng)時(shí)間進(jìn)行注冊;當(dāng)調(diào)用歷史檔案時(shí),再修改會計(jì)期間的會計(jì)年份和會計(jì)月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級,許多配置落后的計(jì)算機(jī)將無法運(yùn)行新的軟件,面臨淘汰,但新的計(jì)算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件,無法查詢過去的會計(jì)信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟硬件更換的時(shí)候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時(shí)候更加方便。

篇（4）

（一）房產(chǎn)檔案服務(wù)更具多樣化。對于房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，需要借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。在房產(chǎn)檔案中，涉及較多的合同、協(xié)議以及文件等，在數(shù)字化管理模式下，可以將其有效轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等形式，實(shí)現(xiàn)對資料的科學(xué)管理，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數(shù)據(jù)庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務(wù)的支持下，能夠?yàn)榉慨a(chǎn)用戶提供更加全面、及時(shí)和方便的服務(wù)，提升房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。（二）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特征突出。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產(chǎn)用戶相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務(wù)。但是，很難實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)收集，無法實(shí)現(xiàn)高效的應(yīng)用，對檔案信息深入開發(fā)應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。目前，網(wǎng)絡(luò)化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，便于實(shí)現(xiàn)方案信息的高效整理，檢索效果增強(qiáng)，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，用戶也能夠獲得更加便捷的服務(wù)。（三）房產(chǎn)檔案保密性更強(qiáng)。對于房產(chǎn)檔案而言，很多信息需要實(shí)現(xiàn)高度的保密性，但是，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，保密性不高。借助數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案內(nèi)容與管理主體、載體的一一對應(yīng)，切實(shí)增強(qiáng)人員對檔案信息保護(hù)的意識。在數(shù)字化的檔案管理中，同時(shí)在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體與服務(wù)之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準(zhǔn)確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化水平的提升

（一）重視房產(chǎn)信息庫的構(gòu)建。將數(shù)字管理模式引入房產(chǎn)檔案管理，需要重視檔案資源和相關(guān)文件保存形式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質(zhì)的信息庫，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)信息全面、準(zhǔn)確地錄入，為信息檢索和應(yīng)用提供便利。在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索的時(shí)候，結(jié)合文件信息，輸入相應(yīng)內(nèi)容，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。應(yīng)用數(shù)字化管理模式，借助對數(shù)據(jù)庫的查詢，實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的有效整合。（二）切實(shí)提升房產(chǎn)管理中對數(shù)字化觀念的認(rèn)識。任何事物的發(fā)展都需要思想意識上認(rèn)同，而后提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案管理中，鑒于數(shù)字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現(xiàn)，要強(qiáng)化對數(shù)字化管理理念的認(rèn)識。針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的資料不真實(shí)、不完善和不完整的問題，借助數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對不良問題的解決和完善，推動房產(chǎn)管理工作的不斷完善。另外，在數(shù)字化模式中，重視在局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相關(guān)房產(chǎn)信息的登記。要提升對房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，實(shí)現(xiàn)整個(gè)管理工作的高效化。在數(shù)字化管理模式的應(yīng)用下，房產(chǎn)檔案資源更具真實(shí)性與完整性，切實(shí)提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以更好地發(fā)揮對房產(chǎn)管理的支撐作用。（三）重視建立科學(xué)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理體系。為了更好地推動數(shù)字化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結(jié)合各地房產(chǎn)檔案實(shí)際，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)。要充分考慮各種因素，如人員分配、數(shù)字化技術(shù)水平等。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式。鑒于房產(chǎn)檔案規(guī)模的龐大，同時(shí)，增長速度較快，因此，要加快數(shù)字化管理模式建設(shè)速度，以更好地滿足社會的實(shí)際需求，擴(kuò)大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的科學(xué)管理。（四）提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業(yè)都具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此，要提升房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，立足國家統(tǒng)一的規(guī)范，制定合理的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平。另外，明確房產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，使得用戶能夠進(jìn)行相關(guān)信息的有效查詢，加快遠(yuǎn)程服務(wù)建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上，在信息高速發(fā)展的背景下，房產(chǎn)檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)展的新要求，將數(shù)字化管理模式引入管理領(lǐng)域，切實(shí)提升整體管理水平。為此，要明確數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產(chǎn)信息管理的科學(xué)性與合理化，提升管理使用效率，強(qiáng)化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。

作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測中心

【參考文獻(xiàn)】

篇（5）

隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測繪規(guī)程的出臺，我市房產(chǎn)測繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)測繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的需要，房產(chǎn)測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代社會共享的資源。因此，房產(chǎn)測繪檔案管理必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

（二）信息時(shí)代的需要

隨著辦公自動化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，來自社會各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳遞和交流。房產(chǎn)測繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，才能適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的需要，為經(jīng)濟(jì)社會和國土房管行政管理決策提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的房產(chǎn)測繪信息服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案社會服務(wù)的需要

傳統(tǒng)的房產(chǎn)測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測繪檔案。加上檔案管理部門平時(shí)對房產(chǎn)測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產(chǎn)測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產(chǎn)測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理在實(shí)現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測繪信息的同時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍?dāng)?shù)據(jù)等向社會和業(yè)主個(gè)人開放，不僅有利于加強(qiáng)對房產(chǎn)測繪檔案工作的監(jiān)督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題

房產(chǎn)測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個(gè)人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理是社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產(chǎn)測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學(xué)習(xí)、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也帶來不利于房產(chǎn)測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產(chǎn)測繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性

國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標(biāo)準(zhǔn)各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享，不能適應(yīng)房產(chǎn)測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡

由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索等仍習(xí)慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質(zhì)化，房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。

（四）房產(chǎn)測繪檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低

在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員是關(guān)鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低，技能提高緩慢，既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合性人才嚴(yán)重缺乏，影響了房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。

三、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議

（一）研發(fā)科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息管理系統(tǒng)

嚴(yán)格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合房產(chǎn)測繪檔案管理的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求，適當(dāng)增減房產(chǎn)測繪檔案材料收集范圍，調(diào)整檔案目錄，增加房產(chǎn)測繪檔案使用價(jià)值。加大科技投入，研發(fā)適合房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，切實(shí)做到“三統(tǒng)一”，即：實(shí)用性與科學(xué)性有機(jī)統(tǒng)一；信息安全和技術(shù)安全有機(jī)統(tǒng)一；通用性和適用性有機(jī)統(tǒng)一。只有建立科學(xué)合理的房產(chǎn)測繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，提高房產(chǎn)測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強(qiáng)檔案保密工作，確保房產(chǎn)測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應(yīng)會同房產(chǎn)測繪部門共同制定房產(chǎn)測繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房產(chǎn)測繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測繪檔案信息的分類等級、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等，為房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測繪檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產(chǎn)測繪檔案信息作出科學(xué)判斷，根據(jù)檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。

篇（6）

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個(gè)特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個(gè)人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個(gè)方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時(shí)處理電腦突然死機(jī)、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護(hù)系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個(gè)步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個(gè)程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個(gè)檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識，即認(rèn)識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護(hù)體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時(shí)為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

篇（7）

二、音像檔案數(shù)字化技術(shù)要求

（一）技術(shù)步驟為了實(shí)現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術(shù)的支撐。在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已走進(jìn)千家萬戶。再加上國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。以下步驟是關(guān)于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質(zhì)、傳統(tǒng)信號經(jīng)過計(jì)算機(jī)軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質(zhì)上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標(biāo)引。在將各類音像檔案入庫之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標(biāo)好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關(guān)的查詢條件，使用者能快速、準(zhǔn)確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進(jìn)大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個(gè)儲存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。

（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，也是歷史進(jìn)程中的必然，但是我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術(shù)方面的不過關(guān)，另一部分是由于國家發(fā)展中的資金不到位，各個(gè)地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。

篇（8）

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵

學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強(qiáng)綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實(shí)現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號等進(jìn)行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時(shí)，對紙質(zhì)和實(shí)物檔案的歸檔要進(jìn)行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實(shí)物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時(shí)做好紙質(zhì)、實(shí)物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時(shí)做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對檔案實(shí)體進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學(xué)檔案的查閱實(shí)行分級審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實(shí)現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮：可按日期、按時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對教學(xué)檔案閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費(fèi)用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時(shí)空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強(qiáng)了教學(xué)檔案原件的保護(hù)。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護(hù)。通過教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價(jià)值。

三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問題

教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實(shí)施過程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個(gè)學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值，沒有及時(shí)開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運(yùn)行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)。第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時(shí)效低下，無法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時(shí)，致使系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨(dú)立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理的效率。

四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，不僅僅是計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。

二是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時(shí)間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進(jìn)程是信息收集、傳播和運(yùn)用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的獨(dú)特優(yōu)勢，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項(xiàng)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？焖?、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實(shí)施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。

三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機(jī)制。推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機(jī)制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強(qiáng)教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進(jìn)檔案的信息化管理程度。對紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時(shí)要對紙質(zhì)文件建立機(jī)讀目錄、掃描、刻錄、脫機(jī)備份，實(shí)現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實(shí)施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過掃描轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時(shí)，必須建立符合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進(jìn)行科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達(dá)到資源共享。

篇（9）

（二）電子和紙質(zhì)文件雙重保存狀態(tài)導(dǎo)致資源重疊目前很多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，網(wǎng)上傳遞辦理的文件辦完后又印發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這就導(dǎo)致了內(nèi)容相同的兩種文件同時(shí)和保存的局面，造成了相關(guān)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（三）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)缺乏聯(lián)系目前大多數(shù)醫(yī)院都使用了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多是專門為本醫(yī)院或者上級主管部門設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件，而該系統(tǒng)絕大部分是針對該醫(yī)院或者醫(yī)療系統(tǒng)而制定的個(gè)性化軟件。而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則是由行政主管部門設(shè)計(jì)的通用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)是由不同單位設(shè)計(jì)，運(yùn)行環(huán)境也不同。這就導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)相互隔離，數(shù)據(jù)不能共享和轉(zhuǎn)化。

（四）數(shù)字化檔案資料利用效率低下很多醫(yī)院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫(yī)院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備在整個(gè)過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的醫(yī)院數(shù)字檔案資料，極大地消耗了相關(guān)資源。

二、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理數(shù)字化體系的現(xiàn)實(shí)路徑

（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須先開發(fā)出一套符合醫(yī)院自身特點(diǎn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，確保檔案的安全管理。同時(shí)，還應(yīng)構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)，透過觸摸屏檢索查詢和網(wǎng)絡(luò)文檔傳輸實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。還要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)檢查，不斷更新和優(yōu)化管理系統(tǒng)。

（二）加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流1.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間建立橋梁。各級醫(yī)院應(yīng)該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案資料管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數(shù)據(jù)信息，真正實(shí)現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間建立有效聯(lián)系2.在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質(zhì)文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據(jù)數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，制定系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。

（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊(duì)伍要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術(shù)水平和知識層次。醫(yī)院的檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的分析能力，要能夠精準(zhǔn)把握一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料，同時(shí)還要能夠根據(jù)要求提供大量檔案資料信息。醫(yī)院以及相關(guān)部門應(yīng)大力引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，力爭提高數(shù)字化檔案管理人才儲備水平。

（四）增強(qiáng)醫(yī)院人員的檔案管理意識醫(yī)院要重視檔案管理的重要性，提高各級人員尤其是各級部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，使他們認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時(shí)要加大宣傳力度，提醒醫(yī)院人員自覺保護(hù)檔案資源。

篇（10）

2．缺乏專業(yè)的人員指導(dǎo)和開展檔案管理工作

隨著社會的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認(rèn)識到現(xiàn)代化的知識型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動范疇。我國在房產(chǎn)檔案管理中缺乏對專業(yè)人才的投入，大多數(shù)檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經(jīng)過嚴(yán)格的審核和培訓(xùn)，有些是臨時(shí)從別的部門抽掉過來補(bǔ)充人員短缺的，他們只是單純的認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。

3．有效實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的若干措施

(1)提高房產(chǎn)業(yè)相關(guān)人員對檔案管理數(shù)字化的深層認(rèn)識實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的主要目的在于科學(xué)、系統(tǒng)的管理房產(chǎn)檔案，方便檔案的調(diào)用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學(xué)性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據(jù)。而一旦檔案資料在管理過程中因?yàn)楣芾聿簧?，而?dǎo)致檔案內(nèi)容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財(cái)力、物力等相關(guān)因素的制約。所以想要快速實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高相關(guān)業(yè)務(wù)管理水平和工作效率，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該注重從相關(guān)人員的思想認(rèn)識上著手，深化員工對這一科學(xué)的管理模式重要性的認(rèn)知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強(qiáng)調(diào)其相對于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢，讓其從根本上意識到實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的必要性，并在實(shí)踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優(yōu)質(zhì)、高效的方向發(fā)展，促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

(2)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理，是一門集眾多學(xué)科于一體，對專業(yè)性和技術(shù)性有著較高的要求。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數(shù)字檔案建設(shè)過程中發(fā)揮出其作用。在競爭日益激烈的時(shí)代背景下，要想富有成效的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務(wù)水平高的卓越的房產(chǎn)檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的既懂檔案管理業(yè)務(wù)工作，又熟練掌握辦公自動化技術(shù)的綜合型人才則對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關(guān)單位應(yīng)該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調(diào)動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產(chǎn)檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識過硬、綜合實(shí)力超強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。

篇（11）

社區(qū)居民健康保障，是一件關(guān)系著國計(jì)民生的大事，涉及民眾的基本利益；社區(qū)居民健康檔案建立，是一項(xiàng)非常復(fù)雜而又系統(tǒng)的工程，是信息化社會中居民各類健康事件所產(chǎn)生相關(guān)健康數(shù)據(jù)的詳細(xì)歷史記錄，該項(xiàng)工作的成果直接體現(xiàn)著現(xiàn)代健康信息化建設(shè)水平。

2.社區(qū)居民健康檔案多檔合一，有效提高了信息應(yīng)用效果。

社區(qū)居民疾病治療過程中，通過居民健康檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，可以將醫(yī)療、康復(fù)、保健記錄等信息進(jìn)行自動歸類。居民健康檔案種類呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，如何有效提高管理效率顯得非常重要，社區(qū)居民健康檔案信息平臺的建立，可以自動存儲相同信息模塊內(nèi)信息，實(shí)現(xiàn)多檔合一，及時(shí)為社區(qū)居民提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

3.社區(qū)居民健康檔案建立，可以實(shí)現(xiàn)雙向轉(zhuǎn)診以及衛(wèi)生資源的優(yōu)化配置。

實(shí)踐中可以看到，社區(qū)居民健康檔案的建立，不僅可以有效組織和集合居民健康檔案信息資料，而且還可以在社區(qū)居民健康檔案信息共享平臺上實(shí)現(xiàn)健康信息在社區(qū)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的雙向傳輸。通過信息雙向傳輸，不僅可以有效滿足社區(qū)居民在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心自我預(yù)防和保健，而且還可以通過社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心就無法有效診療的病人情況及時(shí)傳送到醫(yī)院，在上級醫(yī)院主治醫(yī)師的指導(dǎo)下診療或根據(jù)病人患病情況轉(zhuǎn)診到上級醫(yī)院治療。在醫(yī)院治療時(shí)，社區(qū)居民無需重新做重復(fù)的體檢，只需根據(jù)就診人員的信息從檔案系統(tǒng)中調(diào)取健康檔案資料，了解其以往病史、就診狀況，并且做出針對性的治療方案。

4.社區(qū)健康檔案建立對深化我國衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展意義重大。

社區(qū)居民健康檔案建立的一個(gè)主要目的就是要記錄居民醫(yī)療、康復(fù)和衛(wèi)生保健信息，因此居民健康檔案的規(guī)范性、完整性顯得非常重要；社區(qū)居民健康檔案的建立，不僅可以及時(shí)、有效地將信息錄入到信息平臺之中，而且還可以順利實(shí)現(xiàn)不同信息平臺之間的資源信息共享。

二、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)建立

基于以上分析，筆者認(rèn)為當(dāng)前居民健康檔案主要包括普通的、兒童的以及心腦血管方面的健康檔案，而且社區(qū)居民健康檔案系統(tǒng)又包括五個(gè)功能模塊，即檔案管理、信息服務(wù)、家庭監(jiān)護(hù)、信息傳輸以及系統(tǒng)管理等模塊。對于系統(tǒng)中的檔案管理模塊而言，該模塊為普通健康檔案、兒童健康檔案和心腦血管健康檔案提供檔案添加、修改以及刪除和查詢等功能，還包括檔案報(bào)告的統(tǒng)計(jì)與打印。對于信息服務(wù)模塊而言，該模塊通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將整個(gè)社區(qū)內(nèi)的居民家庭與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心聯(lián)系在一起，方便社區(qū)居民通過網(wǎng)絡(luò)獲知所需各種信息資料，并且及時(shí)將個(gè)人的信息告知社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，以便后者及時(shí)作出針對性的治療方案。對于家庭監(jiān)護(hù)模塊而言，該模塊主要是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)社區(qū)獨(dú)居老人、患有心腦血管等疾病的病人，進(jìn)行家庭監(jiān)護(hù)。對于信息傳輸模塊而言，主要是建立健全社區(qū)醫(yī)院服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，從而使社區(qū)醫(yī)生通過網(wǎng)絡(luò)得到多家醫(yī)院專家們的技術(shù)指導(dǎo)。如果社區(qū)居民病人需在大型醫(yī)院接受相關(guān)診療，則只需通過該網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，醫(yī)院醫(yī)生即可方便快捷地獲知該病人的病歷及病情。對于系統(tǒng)管理模塊而言，主要用于病人資料的添加、刪除以及修改和權(quán)限設(shè)置；同時(shí)還具有用戶密碼修改、數(shù)據(jù)庫備份與還原等功能。社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫主要包括，社區(qū)居民基本信息表、體檢表、社區(qū)醫(yī)生表、居民輔助檢查表、兒童信息表、家庭信息表、兒童體檢表、婦科保健信息表、孕婦信息表、婦科檢查治療表、常見疾病表、慢性病人信息表、保健信息表以及慢性病人和發(fā)病記錄表等；在該系統(tǒng)中，社區(qū)居民的個(gè)人信息資料，主要存放在基本信息表中。社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用三層體系架構(gòu)———B/S結(jié)構(gòu)（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器模式）。業(yè)務(wù)邏輯層在體系架構(gòu)中的位置很關(guān)鍵，它處于數(shù)據(jù)訪問層與表示層中間，在數(shù)據(jù)交換中起承上啟下的作用：向數(shù)據(jù)庫服務(wù)器發(fā)送客戶端的請求；將服務(wù)器處理結(jié)果及時(shí)地返回到客戶端。在此過程中，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器只是根據(jù)客戶端的請求，把處理后的數(shù)據(jù)反饋給業(yè)務(wù)邏輯層，這樣就減輕了服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，從而提高了工作效率。

三、社區(qū)居民檔案數(shù)字化管理

社區(qū)居民檔案管理過程中，為進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代管理要求，全面提高工作效率，所有信息資料需通過社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理系統(tǒng)軟件處理，即實(shí)行數(shù)字化管理。在社區(qū)居民檔案管理系統(tǒng)中，各數(shù)據(jù)信息之間既保存著一定的關(guān)聯(lián)性，又表現(xiàn)出一定的獨(dú)立性。其中，數(shù)據(jù)又可以分成與系統(tǒng)相關(guān)的應(yīng)用數(shù)據(jù)、與系統(tǒng)管理相關(guān)的管理數(shù)據(jù)。其中，應(yīng)用數(shù)據(jù)主要有家庭檔案、保健檔案、個(gè)人檔案、兒童檔案以及死亡和殘疾檔案等。上述數(shù)據(jù)記錄差異性信息，具有各自相互獨(dú)立的特性，但這些信息彼此之間又互相關(guān)聯(lián)。用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，首先需進(jìn)行登錄，其采用的是雙密碼驗(yàn)證模式；雙密碼分別用于連接應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫兩個(gè)系統(tǒng)，主要目的在于防止利用用戶授權(quán)密碼打開數(shù)據(jù)庫，泄露病人及家庭信息。同時(shí)，對數(shù)據(jù)庫訪問系統(tǒng)，采用的是角色管理以及分級授權(quán)模式進(jìn)行控制，并且設(shè)有存取權(quán)限。應(yīng)用程序級功能控制，通過控制應(yīng)用程序菜單項(xiàng)應(yīng)用權(quán)限來實(shí)現(xiàn)；利用SQLServer建立社區(qū)居民病歷信息備份與轉(zhuǎn)儲，一旦系統(tǒng)遭受破壞或者出現(xiàn)了誤操作現(xiàn)象，可將其恢復(fù)到原來的狀態(tài)。在實(shí)際操作過程中，為了能夠更好地適應(yīng)社區(qū)居民健康檔案的現(xiàn)代化管理要求，全面提高工作管理質(zhì)量和效率。筆者建議將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心所掌握的所有的信息資料，都通過社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理系統(tǒng)，利用軟件技術(shù)實(shí)行數(shù)字化管理。其中，家庭檔案信息數(shù)據(jù)管理，主要是以家庭為單位的管理；而個(gè)人的檔案數(shù)據(jù)管理，主要體現(xiàn)在個(gè)人基本健康資料的記錄；對于保健數(shù)據(jù)管理而言，其中主要包括病歷數(shù)據(jù)、免疫數(shù)據(jù)、體檢數(shù)據(jù)、婦女保健數(shù)據(jù)以及兒童保健數(shù)據(jù)和殘疾登記等；實(shí)用的數(shù)據(jù)查詢：能根據(jù)自定義從系統(tǒng)查詢各種數(shù)據(jù)，對提取的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行整理并輸出為EXCEL文件；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：能根據(jù)自定義從系統(tǒng)提取各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并自動生成統(tǒng)計(jì)圖；靈活的報(bào)表打印：系統(tǒng)提供多種報(bào)表格式，可根據(jù)自定義從系統(tǒng)提取所需數(shù)據(jù)以形成各種報(bào)表；數(shù)據(jù)備份：能進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份，數(shù)據(jù)不易丟失；數(shù)據(jù)合并：能將各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站數(shù)據(jù)集中合并到數(shù)據(jù)處理中心。對于社區(qū)居民健康檔案而言，各數(shù)據(jù)信息之間既存在一定的關(guān)聯(lián)性，又保持相互獨(dú)立。數(shù)據(jù)信息分為與系統(tǒng)有關(guān)的“應(yīng)用數(shù)據(jù)”和與系統(tǒng)管理有關(guān)的“管理數(shù)據(jù)”兩大類。其中，應(yīng)用數(shù)據(jù)包括家庭檔案、個(gè)人檔案、保健檔案、兒童檔案、殘疾檔案、死亡檔案等。這些數(shù)據(jù)記錄不同類別的信息，它們具有各自獨(dú)立的特性，但是這些信息又是互相關(guān)聯(lián)的。通過這些信息數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系，可以幫助我們對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和查詢。同時(shí)，為了逐步實(shí)現(xiàn)居民健康檔案管理信息化，筆者建議利用區(qū)（縣）、市級居民健康檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，逐步建立覆蓋全省的居民健康檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)用戶包括區(qū)域內(nèi)所有醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，條件成熟時(shí)向社會開放。統(tǒng)一使用省級開發(fā)的居民健康檔案信息管理軟件，提高居民健康檔案信息管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)全省居民健康檔案管理信息化，為醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)學(xué)研究、科學(xué)決策等提供服務(wù)和支持。