緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇計生檔案管理論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.

keyword:Birthcontrolfile;Recordsmanagement;Refinement;Legalsystemconsciousness;Restraint

計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束

計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束。

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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衛生監督檔案或稱衛生管理資料檔案，是論述和反映單位在管理活動過程中，通過衛生管理人員及領導層開展衛生管理活動所形成的文字和文件材料，是衛生監督單位開展衛生管理工作的真實記錄，經過衛生管理人員的收集、整理，并按照歸檔制度進行歸檔，反映了單位在衛生管理工作的活動歷程，不僅具有現實的使用價值，還具有長期衛生監督管理工作查考和歷史憑證等作用。

2衛生管理制度

監督單位的衛生管理工作主要體現在衛生監督管理制度的制訂和落實，還包括組織管理機構與衛生監督管理人員的設置、職工健康檢查和衛生監督知識培訓等方面資料。根據其管理的全部內容及項目，確定資料歸入衛生監督檔案。而建立完善的衛生管理制度是單位落實上級布置任務的基本前提，不同類型和規模的監督單位，應制訂相應的衛生監督管理制度;除此之外還包括黨務管理制度、行政管理制度、人事管理制度、效能建設制度、稽查工作制度、安全管理制度、后勤管理制度、信息管理制度、科研管理制度等。對外則應包括:衛生檢查、獎罰等制度與預防食物中毒衛生管理制度、生產車間衛生制度、產品檢驗制度與產品留樣制度、設備清洗消毒制度、檢驗室工作制度、衛生管理人員監管制度、衛生檔案的整理歸檔及其他相關的衛生管理制度。

3管理辦法的規定

本局在制定管理制度的同時也制訂了衛生監督管理辦法，主要參考了國家檔案法的規定，各個科室都有了檔案管理的分工。整理衛生檔案一般按如下要求進行整理后歸檔:

(1)按照不同的內容分類，如制度類、文件類、證件類、衛生監督、監測類、索證類等進行歸檔。

(2)按照時間順序分類，將每年的資料按時間先后順序分類歸檔。

(3)各類衛生檔案應保存3年備查，并根據其重要程度和上級要求，有的資料保存的時間還要更長些。有的要求保存達10～30年。

(4)衛生監督檔案整理工作，需要衛生管理人員按照一定的原則和方法，對衛生管理的資料進行系統的整理，并通過編目將其內容與成份揭示出來。

(5)要建立健全文件材料歸檔制度，把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責，作為考核的重要內容。還要注意衛生監督信息的審核［1］。

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Abstract:Todaywhichmanagesintheimplementationscientificstylemicrocomputer,carriesonreasonablytherefinementoperationtothebirthcontrolfile,isthenowadaysrecordsmanagementworkurgentmatter.Articleunioncurrentpresentsituation,fromresponsibilitybright,thesystemrefinement,managesaspectsandsoonstrengtheningtoobtain,tohopethatcanmakethebeneficialdiscussionwitheverybody.

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計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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重慶市衛生系統內近年來以多媒體為載體而記錄重要事件的資料逐年增多，目前市衛生局有400多盤DV磁帶，而且隨著時間的推移其中很多資料獨一無二、非常珍貴，但是以磁帶、光盤為介質的素材保存、使用方式面臨許多問題。同時，作為全國五個衛生信息化試點城市項目的深入推進，各級醫療單位將產生越來越多得電子表格、電子文檔、電子音視頻資料，現今對這些巨大量的數字資料管理存在以下幾方面的問題。

(1)安全性差儲存的安全性。一個是檔案資料的物理上的安全性，這也是最重要的，單個儲存介質如電腦硬盤、服務器硬盤、磁帶、光盤壽命有限且安全性低，且由于重慶氣候原因，容易受潮造成磁粉脫落；由于儲存介質的損壞造成資料的丟失，后果非常嚴重。資料保密的安全性。機關工作資料許多都是資料有其嚴格的保密等級、公開對象限制，隔離保存非常重要。

(2)存取檢索不方便以磁帶為載體的保存方式，由于沒有健全的編目檢索條件，資料的查找非常的復雜，同時傳統方式還有一個重大缺陷，就是很多不相關的資料保存在一盤光盤上，有人將這盤光盤借出后，別人將無法利這一盤光盤上所有的資料。城建檔案館目前就存在這種困難，如有某位領導想看一段歷史媒體資料，聲像科的技術人員需要在海量的光盤中找出保存的單個光盤，然后將這盤光盤從始至終的播放才能找到，浪費大量的人力物力。

(3)共享的困難假如有幾個人同時需要借用某一些資料，目前的管理方式無法實現。

(4)資料交換的困難目前衛生系統內各單位間的資料提交、交換都是由人工刻成光盤，在送給管理或使用部門。假如能在局域網內用電腦完成提交，而不需人工，將會讓工作效率大大提高。

(5)遠程檢索查找的困難局內的領導或工作人員出差在外，因工作需要想查找各種資料，目前遠程資料檢索、下載還無法實現。媒體資產管理系統可通過B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式）檢索方式來實現。

(6)傳統磁帶管理媒體資料成本高以上的困難，都通過建立媒體資產管理系統來解決。

衛生系統內建立媒資系統

鑒于衛生系統的實際情況，我們需要建立一款高度集成化的即連即用型媒體資產存儲管理產品，在具有彈性和易用性的B/S（WEB頁面）架構基礎上，以最簡化的流程實現視音頻素材和多種其他媒體文件的導入、編目、存儲、檢索、離線歸檔管理、素材下載等媒體資產管理系統的主要業務。

1需求分析

1.1網絡站點需求與現有非編系統及PC機緊密連接的方式，實現采編存一體化的網絡應用流程，建立完整的在線/近線/離線相結合的媒體資產管理系統。在局域網內任意機器都可作為編目檢索工作站,無須單獨配置編目檢索工作站.

1.2網絡管理需求由于在網絡中的各類使用人員眾多，因此應具備如下要求的網絡管理功能：①系統必須具有對所有編輯人員進行統一的分類管理和對應的操作權限管理；②系統必須要具有對網絡編輯中所有重要信息進行記錄，便于事后通過記錄的事件日志查詢功能；③系統具有對各類編輯設備的管理功能，在網絡編輯中，通過中心服務器自動完成對網絡中所有編輯站點的使用時間進行記錄，方便事后的各項統計。

1.3存儲需求現有的資料為10TB，因此在媒體資產管理系統中，應至少包含600小時的高質量媒體資料長期存儲，并有年增量100小時素材存儲的實際需求。

2功能要求

提供手動和自動兩種上載方式，手動上載就是在客戶端以C/S或B/S方式上載；另外為了更加便利于衛生系統內部工作流程，要求操作人員只需要將上載的素材拷貝至設定的HotFolder共享文件夾，媒體資產管理系統自動掃描HotFolder文件夾并上載該素材。系統具備高低碼流兩種存儲方式，及系統分在線、近線、離線的管理方式。采用可視化的離線帶架管理，根據自定義策略自動為離線介質分配帶架位置，并提供可視化的帶架視圖，直觀、便捷地對離線帶架及介質進行管理和維護。

2.1要求具備很強的系統擴展性要求將組件與核心服務分離，能通過新增組件實現功能擴展；能通過新增存儲設備來擴展存儲能力支持將組件集中部署和分布部署，從而加大系統處理能力和業務吞吐量。

2.2可跨平臺的運作完美運行于windows平臺和MACOS平臺。不同操作系統下的計算機設備都可以聯入系統做為媒體資產管理系統的客戶端。

2.3要求媒體資產管理中心系統采用多平臺全程B/S架構，應用WEB技術，可架設在任意網絡環境中，局域辦公網、域環境和因特網等等，部署簡單，所有客戶端只需輸入服務端IP地址即可接入媒體管理系統。

2.4安全性要求要求具備完善的密級管理，素材級的加密控制，嚴密的用戶權限控制，素材對于客戶端完全不透明，全流程只存在元數據交互，杜絕病毒滲透，在線素材可另存到光盤介質，存儲系統的具備備份容錯機制保證系統數據和素材的安全。

媒體資產管理系統在衛生系統的應用

媒體資產管理系統要求既可以在單機模式下應用，也可以在網絡模式下應用。就重慶市衛生系統目前的現狀來看，除市衛生局外，其他下屬的區縣級單位目前的媒體資料很少，還沒必要用媒體資產管理系統，所以現階段建立媒資系統主要用在管理市局現有的媒體資料，滿足與非編系統無縫鏈接調換資料。但應用功能上必須具備網絡化的模式，公共網內的任意一臺PC機都可作為客戶端進行上傳、下載等操作。

1單機應用模式，即媒體資產管理系統只配合非編系統使用，可在非編單機上安裝B/S客戶端軟件，組成一套帶有上載、編輯、存儲、編目、檢索、素材下載等功能的最簡化媒體資產管理系統。

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主要表現在：

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

4、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

5、重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

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在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。

學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。

參考文獻：

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[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.

[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.