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篇（1）

工商管理辦公自動化系統設計的特點

工商管理OA系統可以實現重名查詢與企業登記等功能，在真正意義上實現了無紙化辦公。工商管理OA系統幫助工商管理部門解決實際工作需求與實際業務工作流程，并且順應網絡辦公系統的技術應用要求，還具有相當大的實用性與易用性。工商管理OA系統的開發設計主要是從基于瀏覽器相對應的辦公自動化來考慮，如何能夠方便地讓系統各組件靈活進行搭配成了設計重點考慮的技術問題，系統接口模塊對接與內部流程根據實際工商管理工作的變動而變動成為技術設計的最大挑戰，工商管理數據的冗余同時也成了困擾系統整體設計的重點難題。一般考慮系統功能不僅可以成為對外的網站，而且還重點在于工商管理部門內部可以實現是網上辦公，相應的數據安全可以開展實時監控與授權訪問、對數據采用雙機備份等方法力求達到相對安全，系統還能夠在遠程辦公方面獨具特色，即使工商管理領導出差在外，同樣可以通過互聯網等方式方便地實現公文的審批與流程的指派等公文處理工作。工商管理OA系統的大眾化與安全性。工商管理OA系統設立大眾化的操作接口，對大多數工商企業與用戶而言，系統的界面簡單并且易操作和易學與易用是非常重要的，而相應的web技術支持的系統設計可以集成多數辦公軟件，同是也是一個最簡單而且能夠直接獲取文檔數據的重要技術途徑。工商管理OA系統設計要求安全保障，通常采用的方式是各模塊之間進行相互監督進行設計，同時在模塊假死時可以很快促使正在操作的重要文件能夠即時恢復，同時采用雙機進行備份，系統在數據加密方面通常采取最為有效的安全策略進行設計。系統模塊之間的權限往往是通過相互之間的通訊協調來完成，針對不同的用戶可分配數據的控制權利，而且控制權利有多大都是集中在一個模塊進行控制，再另外設計一個附加模塊開展協調監控。系統使用的用戶名密碼或者是流轉文件的行為管理，系統相關的所有數據操作均可以進行反向加密，相關的用戶名與密碼全部都采用密文加密等形式進行安全管理。

工商管理辦公自動化系統的總體設計

工商行政管理部門主要從事所在轄區內的企業與個體戶工商執照注冊辦理并且對相應工商行為進行管理等事宜。工商管理OA系統對所在管轄區的個體工商戶及企業相關的注冊名稱核準以及同名企業查詢和企業經營范圍等規模開展管理，系統可以在原有的網絡辦公系統基礎上繼續開發出工商管理部門自有的網絡辦公系統，力求能夠提高我們開展信息查詢與核準的效率，盡快幫助辦理工商營業執照的企業與個人用戶能夠早日拿到自己所需要的各種證件。而且在資料審核的子系統能夠實現審核模塊與流程相應的自動判別，力求達到企業無重名以及證件號無重復這種雙重技術保證。系統的模塊可以加入常用的功能模塊，還能夠同時加入信息資料的快速存儲流轉，目的是幫助系統在部分模塊出現故障的同時工商管理部門同樣能夠正常啟用備用庫來進行信息存放與信息查詢等相應工作。工商管理OA系統公文流轉方面的設計總體上一般包含七大功能模塊，即公文發起、下達公文、已發公文、已辦公文、公文委派、流程監控模塊以及部門管理等，同時系統還具備郵件的內外網接口管理的信息。工商管理OA系統在模塊通信運行時，首先能夠判斷用戶是否真正登錄成功，倘如用戶已經成功登錄，系統則進入相應的規范操作界面，系統具備的七個子模塊立即在公文流子系統中相互平行并且通過數據庫與程序來進行控制，系統管理人員可以根據工商管理的實際情況隨意來定義公文流轉運行的路徑，從而最大程度上確保系統的實用性與安全性，真正實現設計的初衷并產生巨大的經濟效益與社會效益。總之，針對工商管理辦公自動化的現實需求情況，充分利用既定計算機語言，科學設計工商管理辦公自動化系統，不僅可以實現服務企業的各項功能，還同時實現真正無紙化辦公提升工商管理的品質與效率。

本文作者：陳蕾工作單位：雅安職業技術學院

篇（2）

電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理

電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。

使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。

未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。

2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。

電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識

電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。

3．2加強制度建設

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強電子文件的管理和安全防護工作

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檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。

（二）醫院部門之間的共同協作

在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。

二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施

（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理

在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。

（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

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一、辦公自動化軟件的應用價值

（一）連接

通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通

及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。

（三）協同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。

（四）監控

工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。

（一）建立內部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

（二）建立信息平臺

公告、調查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現工作流轉的自動化

協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。

（四）實現文件管理的自動化

通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應用

（一）連接

就廠區而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。

（二）溝通

通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。

（三）協同

協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。

（四）監控

監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。

四、辦公自動化軟件的應用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。

其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。

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首先，在相關的數據以及文件的處理方面。在高校的運轉的過程中，如果高校采用的處理數據以及文件的方式是傳統的紙質辦公方式，不僅僅在實際的運行過程中會經過諸多管理人員的手，還很容易出現很多的問題，也增多了非常多的工作量，最終使工作時間以及負擔不斷的增多。這樣傳統的工作方式不僅僅會使人力資源造成非常大的破壞，還會使文件的內容以及思想出現不同程度的誤差。但是網絡辦公自動化就能夠為文件以及數據的處理進行統一，這樣能夠實現更加良好的原文件的效果，對文件的修改也提供了非常大的便利，實現真正的權責分明，使得實際工作的質量以及效率得到了非常良好的保障。第二，在高校相關日常事務的實際處理方面。高校在對行政以及督辦進行處理的過程中，實際消耗的人力以及物力的量相對比較大的，但是達到的工作效果具有一定的局限性，但是實施網絡自動化辦公，這樣就能夠對日常事務的管理得到良好的效果，真正的實現高校的良好發展。最后，在高校的決策管理方面。在高校的決策管理過程中，對于計算機辦公自動化的建設以及推動能夠使原本工作負擔得到一定的緩解，以這樣的方式來保障高校相關人員能夠做出相對比較科學以及完善的決策，為其提供了非常大的便利。

2計算機辦公自動化網絡構建策略

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一、辦公自動化軟件的應用價值

（一）連接。通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。

（三）協同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。

（四）監控。工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。

（一）建立內部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

（二）建立信息平臺。公告、調查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現工作流轉的自動化。協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。

（四）實現文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應用

（一）連接。就廠區而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。

（二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。

（三）協同。協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。

（四）監控。監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。

四、辦公自動化軟件的應用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。

其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:

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當前，存在多種形式的數據庫，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作簡單、可以進行大數據量管理等許多優點，基于J2EE的辦公自動化系統選擇了SQLServer2005數據庫。

1.2J2EE體系結構

J2EE（Java2EnterpriseEdition）這種體系結構能夠方便系統的開發，J2EE能夠使多層分布式企業應用系統的開發和部署得到大大的簡化，并且為系統的開發實現提供了相關的規范。Java平臺或Java2平臺的標準版J2SE是J2EE技術的基礎，J2EE不僅鞏固了J2SE中的“編寫一次、隨處運行”的特征等許多優點，而且還提供了對許多流行技術的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技術的最終目的就是成為一個能夠使企業開發者大幅縮短投放市場時間的體系結構。J2EE的優越性主要表現在以下幾個方面：一是基于JAVA技術，平臺無關性表現突出；二是開放的標準，許多大型公司已經實現了對該規范支持的應用服務器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相當專業的通用軟件服務；四是提供了優秀的企業級應用程序框架，為快速高質量開發打下基礎。因此，本系統采用了J2EE體系結構。J2EE使用多層的分布式應用模型，應用邏輯按功能劃分為組件，各個應用組件根據它們所在的層分布在不同的機器上，如圖所示。J2EE的體系結構可以分為客戶層、J2EE服務器層和企業信息系統（EIS）層，其中，J2EE服務器層又可以分為Web組件層和業務邏輯層。

在實踐中，根據具體情況，可以將領域層，也就是業務邏輯層再劃分為幾層，這樣就形成了J2EE的N層體系結構。

2基于J2EE的辦公自動化系統的需求分析

基于J2EE的辦公自動化系統涉及到企業的普通員工、部門經理和總經理從收發電子郵件到日程安排到工作計劃的制定等的全過程管理，包括一系列的功能，適用于要實現企業信息化的大型企業或者是具有一定的資金儲備的中小型企業，能夠方便企業工作人員的辦公，提高其工作效率。下面詳細介紹一下基于J2EE的辦公自動化系統的部分功能。

（1）支持任意多級部門、成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用。

（2）內置工作流系統，流程自定義，工作流可視化操作，自由流程，無限制嵌套流程運轉(可定義任何復雜流程)。并能清晰直觀查看任務執行狀態，實時了解工作任務的辦理情況。

（3）自定義數據庫表、字段、表單、視圖、報表等，增加新的功能易如反掌，不需要寫任何代碼。

（4）內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注。

（5）集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案。

（6）集成公告、新聞、內部郵件、外部郵件、短信、手機短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種途徑。

(7)集成人事檔案、考核、考勤、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作計劃、會議管理、車輛管理、客戶管理等模塊，提供企業管理者全新的管理工具。

(8)通過系統訪問控制、系統安全設置、系統資源管理，確保系統穩定安全運行。

(9)集成eOfficeIM即時通訊系統，類似MSN、QQ的功能。使客戶端溝通更方便。

所開發的系統應該能夠滿足大型企業或者是具有一定的資金儲備的中小型企業在當前以及在將來對信息資源采集、存儲、處理、組織、管理和利用的需求，實現信息資源的高度集成與共享，能夠集中管理和統一調度所有的信息資源。

3基于J2EE的辦公自動化系統的設計與實現

基于J2EE的辦公自動化系統實現了登錄模塊、信息錄入模塊、電子郵件模塊、電子日歷模塊、人力資源管理模塊和系統管理模塊等許多功能模塊。對于基于J2EE的辦公自動化系統的主要功能模塊，下面進行具體的闡述。

3.1登錄模塊

登錄模塊是很多應用程序都應具備的模塊，在基于J2EE的辦公自動化系統設置的登錄界面上，有兩個輸入框，分別用于輸入用戶名和密碼。輸入用戶名并輸入相應的密碼后，再選擇登陸身份（普通員工，部門經理，總經理或系統管理員），系統將判定用戶信息的合法性，若合法就進入系統，否則提示錯誤。

3.2信息錄入模塊

信息錄入模塊實現了普通員工信息錄入部門經理信息錄入和總經理信息錄入等。其中普通員工信息錄入包括：普通員工編號，姓名，年齡，性別，籍貫，家庭住址，郵政編碼，聯系電話，本科畢業院校，本科畢業專業，碩士畢業專業，所在部門，職稱（職務），崗位職責；部門經理信息錄入包括：部門經理編號，姓名，年齡，性別，所學專業，學歷，所在部門，職稱（職務），崗位職責；總經理信息錄入包括：總經理編號，姓名，年齡，性別，所學專業，學歷，職稱（職務），崗位職責等。

3.3電子郵件模塊

為了滿足企業管理者、企業員工以及與企業有合作關系的相關人員之間進行日常郵件聯系，基于J2EE的辦公自動化系統能夠實現收發電子郵件的功能，系統用戶能夠接收、發送、轉發、撰寫和管理自己的辦公郵件。

3.4電子日歷模塊

電子日歷具有為基于J2EE的辦公自動化系統的每個用戶安排個人工作日程的功能。如果員工所屬的部門有相關的活動，那么該電子日歷會提示辦公人員，這樣會避免重復、沖突的日程安排。

3.5人力資源管理模塊

人力資源管理功能劃分為人事檔案；考勤管理；勞資管理；考核管理；獎懲管理；培訓管理。其中檔案管理模塊按照我國標準的檔案管理模式，對檔案進行各個環節的管理，實現檔案歸檔、整理、查詢、借閱、銷檔等功能模塊，減輕檔案管理人員手工抄寫的工作。

3.6系統管理模塊

系統管理模塊是整個基于J2EE的辦公自動化系統的指揮控制中心，其主要是系統權限管理、用戶管理、組織機構管理、日志管理等模塊。系統管理員管理著所有的信息，包括普通員工的所有信息，部門經理的所有信息，總經理的所有信息和所有用戶對于所有功能模塊的訪問權限設置信息。管理員只是沒有修改普通員工、部門經理和總經理的密碼權限，其他任何權限都由管理員分為多個頁面對系統進行管理。

4結束語

基于J2EE的辦公自動化系統提高了工作效率，操作簡單、保密性能好；系統提供了友好的個性圖標，通俗易懂；但是，在基于J2EE的辦公自動化系統的開發過程中，由于本人在知識、經驗方面都存在著不足，開發時間比較倉促，系統存在一些缺陷和不足。具體來說，有如下兩點：

（1）由于時間的原因，本系統只實現了需求分析的部分功能。

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電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。

實施原則：

實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則

實施步驟

首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。

在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。

第一部分內部辦公自動化系統的建設

功能需求：

一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。

一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求

在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

二、處理大量的復合文檔型的數據信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。

一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。

辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。

三、包含大量的工作流應用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。

在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。

四、支持協同工作和移動辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

五、應有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

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電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。

實施原則：

實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則

實施步驟

首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。

在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。

第一部分內部辦公自動化系統的建設

功能需求：

一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。

一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求

在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

二、處理大量的復合文檔型的數據信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。

一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。

辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。

三、包含大量的工作流應用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。

在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。

四、支持協同工作和移動辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

五、應有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

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1、計算機辦公自動化下的文檔管理新特點

1.1在辦公自動化的環境下文件與檔案的界限變的模糊。從這些意義上來說，檔案就是有相關聯互性的文件的集合。而規劃整理和集中保存則是文件轉化為文檔的必要途徑。但是在辦公自動化的環境下，文件的規劃整理和集中保存發生了變化。文件的生成是在設定好的系統環境下，文件的類型一目了然，規劃、存儲與閱讀變得有序易控。檔案是有相關聯互性的文件，當文件的生成就是在共性的環境下時，文件其實就是檔案，文件與檔案已經是一體。

1.2在辦公自動化的環境下文檔的管理不再是檔案管理部門的自己的事情。而是需要多部門多方面的參與在辦公自動化的環境下催生了一種新的文件——電子文件。電子文件的載體當然不是紙張，它涉及的方便也從單一的文件管理部門到文件管理、網絡、信息技術等多個部門。脫離了其中任何一方，電子文件的管理都不完善。

1.3辦公自動化對文檔的標準和規范管理提出了更高的要求。在辦公自動化的環境下文檔管理有電子文檔和紙質文件管理兩部分。紙質文件的管理方式與之前變化不大，但新增加的電子文檔管理則涉及較多部門。每一個部門，每一個環節的操作與管理都要有明確的工作內容和權限的劃分，而且要在操作時能夠體現。

2、計算機辦公自動化下的文檔管理的優勢

2.1文件的歸檔變的更容易。在傳統方式文件的歸檔要先進行全方面的文件審閱，工作量大且效率低。在辦公自動化實現的條件下，在設定條件下生成的文件本身就屬于同一文檔，不需辨別，在非設定條件下生成的文檔，工作人員只需按照同一文檔所要求的條件搜索點擊歸檔即可，方便快捷。

2.2信息檢索的效率提高了，檔案的使用變的更加高效捷。如何從眾多的文檔中找出有用的資料一直是檔案手工管理的難題。辦公自動化的應用解決了這一難題。辦公自動化可以實現關鍵字檢索與指定類型的搜索，能夠在極快的時間內多方位的檢索到所有相關信息。搜索效率提高了，檔案的使用也變的更加高效快捷。

2.3辦公自動化系統穩定性高，文件管理更加安全可靠。傳統文檔是紙質版，容易受蟲蛀、潮濕、明火、氧化、人為損壞等多方面的影響，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。時間越長檔案越易壞。辦公自動化下催生的電子文檔與之相比無疑具有很多的優勢：不受外界環境的影響，可以選擇電腦、移動硬盤、光碟等多種載體，存儲時間長不易損壞。傳統的資料管理安全工作多靠人力，占用資源不說，漏洞多，安全系數低。辦公自動化實現的情況下，檔案管理系統可以設置保密系統，使用權限操作對不同的人員加以限制。能很好的避免資料外泄、數據篡改等問題。

2.4資源的共享變的更加快速與安全。日常的情況下要想實現檔案資源共享就必須使文檔在地域上發生轉移。多數情況下都是使用郵件來收發。受到距離長短的影響，郵遞的時間也會發生變化。少則一天多則幾天。而且在傳遞過程中郵件的損壞或者丟失是難以避免的。時間長且不安全，這些都影響了人們就行文檔分享的意愿。電子文檔則可以使用網絡進行傳遞，時間不過幾秒，文件也不會丟失受損，大大的提高了文件傳遞的安全性和實效性。

3、計算機辦公自動化下的文檔管理措施

3.1提高企業管理者及公司員工的重視程度。一項工作開展是否順利，離不開企業管理者是否足夠重視并將工作落實到位，也離不開公司廣大員工的大力支持與配合。檔案管理和辦公自動化工作，與公司各項業務息息相關。因此，在現實工作中，不僅需要企業管理者在人力和物力上的投入，也需要各崗位的工作人員在日常工作中注意利用相關辦公設備資源等協助做好檔案管理工作。

3.2普及檔案教育，統一規范檔案管理工作。企業須大力宣傳檔案方面的知識，譬如增加有關檔案方面知識的培訓，讓更多的員工了解國家及行業關于檔案方面的相關法律法規，認識到檔案管理的重要性和必要性，加大實施力度；同時，要建立符合國家標準和行業規范，并切合自身實際的檔案管理制度及分類方案，為企業檔案管理工作更加規范化、標準化和信息化打下堅實的基礎。

3.3加深員工對辦公自動化的熟悉程度。要想辦公自動化在企業中運行妥當，不僅須加深廣大員工對辦公自動化的了解程度，還必須提高員工計算機操作技能水平以及對辦公設備等設施的運作熟練程度。要做到讓每一個員工都可以參與到辦公自動化這個工作模式中去，在實踐中逐步實現電子網絡與檔案管理在工作中、相輔相成的目的。

3.4加強硬件設施和軟件設施的基礎建設。當今的檔案管理工作，已經趨向于利用計算機系統來錄入資料、搜索條目等，有的企業甚至要求用掃描檔案資料的方式，來更好地利用檔案資料輔助開展工作。簡明來說，傳統的檔案管理方式已經改變，日后將逐步實現檔案管理與辦公自動化的緊密結合，讓檔案管理工作更加地快捷簡便。所以，企業必須加強硬件設施和軟件設施的基礎建設，讓辦公自動化成為檔案管理工作的強大后盾保障。

3.5注意做好信息保密工作，以防泄露機密。互聯網的使用已經普及到各個階層，但其安全性和保密性仍比較差。特別對于企業來說，企業的大部分工作需要互聯網來支持，很多信息資料都必須通過互聯網來獲取。這樣一旦與互聯網連上，就很容易導致企業機密泄露。建議的做法是，有裝載檔案系統的計算機必須與外網隔絕，這樣子才可以斷絕與外界的聯系，阻止黑客的入侵，從而防止公司機密外泄。因此，做好保密工作是尤為必要的。

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一、現代文秘工作的特點

隨著企業信息化的到來，現代文秘工作較以往傳統文秘工作有了較大的變化。許多事務工作，如速記、謄寫、發文等已經由人為的手工作業向計算機網絡管理轉變，伴隨著（Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規范化和智能化。在信息高速膨脹的今天， 網絡通信技術和計算機技術的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用，已經成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現代文秘工作者的最大特點，文秘工作已經進行了高速發展的辦公自動化時代。

二、辦公自動化的內涵、功能與作用

辦公自動化，簡稱 OA，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設備和人機信息系統來協助完成各種常規的人的辦公業務活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經出現，近20年的發展使得辦公自動化的內涵不斷地豐富和發展。現如今辦公自動化是一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。

1.使得內部信息交流更方便、暢通。通過在單位內部建立局域網，使得內部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費時費力。

2.使得信息具有時效性。通過公司內部局域網的信息，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司范圍內得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。

3.工作流程的自動化、規范化。主要體現在對公文的起草、處理、收發文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網絡快速的實現工作流程的自動化、規范化，不僅規范了各項工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文檔管理程序化。可使各類文檔能夠按權限、時間、分類等性質進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細致和嚴謹。

三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響

辦公自動化使傳統的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。

1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統，文秘工作者可以通過公司內部網絡和信息系統，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規章制度、會議安排，及時接收領導通過OA系統審批和傳閱的文件，并按照相關要求及時進行修改和處理。

2.各種財務、人事報表和相關數據處理方面。文秘工作者可以直接從公司內部相關信息平臺上采集、提取數據，避免了以往人為收集和統計數據時，時間、精力的耗費，以及人為測算數據時的產生的誤差。辦公自動化系統可以快速、高效、準確地處理各種統計數據。并且能夠按照人的意愿將數據轉換成各類圖表，使得數據分析更具直觀化、準確化。

3.收發文件和檔案管理方面，依據企業對文件管理的流程，可以在辦公系統中設置文件審批流程，按照辦公發文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發給相關領導進行審批，審核修改后的文件可由領導電子簽發，同時系統依據文件性質自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網絡高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。

4.辦理會務工作方面。企業會務工作看似簡單實則復雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務工作變的簡單、規范，能使文秘工作者輕易應付大量會議。

四、提高文秘工作水平，實現文秘工作現代化

1.建立規范而詳實的文秘工作崗位職責。制定辦公自動化條件下科學、規范、詳實的崗位職責，能嚴格規范文秘工作者的工作內容和流程，明確崗位職責。實現文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統，也要嚴格按照制度要求，進行審批和規范處理，最總達到辦公自動化與傳統文秘工作的真正結合。

2.提高文秘工作者個人的素質和修養。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業知識和業務技能，文秘工作者不僅要掌握計算機、傳真機、復印機、打印機等現代辦公設備，尤其要熟悉計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質和身份向符合，從細節體現文秘工作者的工作態度。

3.從思想上識到辦公自動化實現的必要性和長遠性。在辦公自動化環境中，從容高效地處理業務工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進和創新，真正意義上提高工作效率。

文秘工作的現代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統的工作方式開展工作，不懂得使用現代化辦公信息系統，就會影響和制約企業的發展。跟不上時展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現快節奏、高效率的嶄新局面

參考文獻：

[1]顧孝華.《現代秘書》.上海科學技術出版社，2005 年 6 月版