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篇（1）

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務(wù)經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級政府和業(yè)務(wù)部門高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門建設(shè)了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達(dá)到了人均1臺計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達(dá)到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動，在不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機(jī)構(gòu)在履行經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務(wù)四項(xiàng)基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。由于應(yīng)用目標(biāo)的整體性，要求政府業(yè)務(wù)系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機(jī)構(gòu)政務(wù)系統(tǒng)的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務(wù)門戶網(wǎng)站，各級各類政府機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了對城市各類基礎(chǔ)部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務(wù)納入到信息化應(yīng)用范圍。②

企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計(jì)劃）最具代表性。ERP是20世紀(jì)90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營資源的應(yīng)用效率。

實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標(biāo)志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務(wù)能力、增強(qiáng)政府能力建設(shè)、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。政務(wù)信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務(wù)公開、重大基礎(chǔ)信息庫和重點(diǎn)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行。社會信息資源開發(fā)利用重點(diǎn)是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領(lǐng)域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的著作權(quán)保護(hù)，提高審批效率，擴(kuò)大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務(wù)信息資源社會化增值開發(fā)利用的財(cái)政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎(chǔ)編碼等國家標(biāo)準(zhǔn)；推進(jìn)公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展社會化服務(wù)。③

從機(jī)構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務(wù)于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務(wù)管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，網(wǎng)絡(luò)平臺正逐漸成為政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)信息運(yùn)動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運(yùn)行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點(diǎn)的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關(guān)注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實(shí)性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當(dāng)多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達(dá)到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施程序等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行了全面的論證和試驗(yàn)⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗(yàn)”項(xiàng)目，針對政府常用的電子文件類型，進(jìn)行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護(hù)方法的試驗(yàn)，評價各種方法的效果、局限性、費(fèi)用及應(yīng)用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也制定了相關(guān)規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，如建設(shè)部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復(fù)雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導(dǎo)致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務(wù)流程的自然發(fā)展進(jìn)程，在業(yè)務(wù)流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進(jìn)行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機(jī)構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當(dāng)數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務(wù)流程，或業(yè)務(wù)流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導(dǎo)致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進(jìn)行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機(jī)管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達(dá)一個事項(xiàng)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進(jìn)行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機(jī)構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實(shí)可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認(rèn)為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務(wù)流程的存儲機(jī)制來建設(shè)的，從性質(zhì)上來講，可以認(rèn)為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務(wù)過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項(xiàng)分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴(yán)重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機(jī)構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災(zāi)數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡(luò)信息海洋之中。我國的各類機(jī)構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設(shè)屬于機(jī)構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務(wù)院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達(dá)到23752個，政府網(wǎng)站達(dá)到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達(dá)到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復(fù)率高，數(shù)量巨大，各類機(jī)構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運(yùn)行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認(rèn)知。其次，是國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟(jì)活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應(yīng)用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實(shí)性是可確認(rèn)的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊(yùn)藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務(wù)以及部分檔案的原件服務(wù)是必要的。如果盲目地?zé)o限度地進(jìn)行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設(shè)的成就標(biāo)志，只能造成巨大的資源浪費(fèi)。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應(yīng)該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)覆蓋率，特別是網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的覆蓋率。在此基礎(chǔ)上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機(jī)構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實(shí)性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應(yīng)用的規(guī)范。對機(jī)構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的建設(shè)等。

4、電子文件運(yùn)動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關(guān)于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關(guān)注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關(guān)系和運(yùn)行模式，人們需要基于新的社會運(yùn)行方式，建立新的信息思維，尋找信息運(yùn)動新規(guī)律，以求在準(zhǔn)確揭示信息運(yùn)動規(guī)律的基礎(chǔ)上，更好地進(jìn)行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實(shí)質(zhì)，是如何看待文件運(yùn)動的統(tǒng)一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強(qiáng)調(diào)在文件的不同運(yùn)動階段有著不同的運(yùn)動特性，強(qiáng)調(diào)在不同的階段實(shí)施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認(rèn)為文件運(yùn)動是一個整體，文件運(yùn)動有著不同的功能軸，文件運(yùn)動每一個時點(diǎn)，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項(xiàng)基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強(qiáng)調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認(rèn)知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學(xué)的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡(luò)化條件下，文件分處不同的物理位置，也應(yīng)堅(jiān)持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務(wù)活動目標(biāo)與過程。它強(qiáng)調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學(xué)是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關(guān)于檔案學(xué)理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應(yīng)該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應(yīng)予以制度化的干預(yù)。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)的，其首要目的和價值是業(yè)務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進(jìn)行文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實(shí)性、客觀性，而且可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進(jìn)程已經(jīng)證實(shí)，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機(jī)構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學(xué)習(xí)國外的理論經(jīng)驗(yàn)時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點(diǎn)中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對分布在各個機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點(diǎn)尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務(wù)規(guī)劃研究報(bào)告》。

②北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報(bào)告》。

④。

篇（2）

1.2檔案管理信息系統(tǒng)的針對性較差很多中小型檔案管理信息系統(tǒng)在開發(fā)前沒有做需求分析，所以系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用過程中應(yīng)用性較差，不能夠滿足人們存儲檔案，處理檔案，加密檔案以及利用檔案的需要。同時，中小型檔案管理系統(tǒng)沒有根據(jù)本單位的實(shí)際使用情況對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，造成了檔案管理信息系統(tǒng)針對性不強(qiáng)的現(xiàn)狀。

1.3檔案管理信息系統(tǒng)不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣一個符合人們操作習(xí)慣的檔案管理信息系統(tǒng)能夠提升檔案處理的效率，而一旦操作系統(tǒng)不符合人們的使用習(xí)慣，就會造成使用難度高、操作復(fù)雜、操作較慢、易誤操作、難恢復(fù)信息等狀況。很多中小型檔案館信息系統(tǒng)在實(shí)際的操作過程中就不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣，造成了實(shí)際操作中的這些困難。

2中小型檔案管理信息系統(tǒng)需求分析

2.1中小型檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)通過我們對中小型檔案館進(jìn)行調(diào)查，我們總結(jié)出中小型檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建目標(biāo)應(yīng)該包含以下幾個方面。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我們構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的首要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以代替過去紙質(zhì)化、人工化的檔案處理方法。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理和處理的便捷化。通過檔案管理信息系統(tǒng)的利用能夠方便快速地實(shí)現(xiàn)檔案分類，檔案管理和檔案信息提取。最后，實(shí)現(xiàn)檔案利用的效率化。我們進(jìn)行檔案管理和檔案信息處理，就是為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，所以建立中小型檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)一定要考慮檔案的利用，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的可提取性，使得檔案信息的可利用程度變高。

2.2中小型檔案管理信息開發(fā)系統(tǒng)的具體需求第一，擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，需要捕獲的檔案格式以及需要到處的檔案格式變得多元，這就需要我們在開放檔案信息管理系統(tǒng)時擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍，以提高對信息的捕獲和對信息的利用程度，捕獲的信息類型應(yīng)該包括PDF格式的檔案、Word類型的檔案、電子表格類型的檔案、圖片類型的檔案以及各種新類型的檔案等。同時，還應(yīng)該對來自不同系統(tǒng)的檔案進(jìn)行捕獲等。第二，設(shè)置檔案信息自動捕獲程序來獲取檔案信息。檔案信息自動捕獲程序需要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行自動識別，從而按照識別的內(nèi)容來對捕獲的程序進(jìn)行歸類和處理。在檔案信息自動捕獲的過程中，應(yīng)該通過進(jìn)行檔案監(jiān)控、對捕獲的內(nèi)容進(jìn)行檢查等方式來控制自動捕獲的檔案信息的準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)該在檔案信息捕獲的各個環(huán)節(jié)中設(shè)置檔案內(nèi)容修改項(xiàng)，以保障自動捕獲的檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。第三，設(shè)置人工輸入信息的方式來與自動捕獲信息系統(tǒng)進(jìn)行搭配，以在檔案信息自動捕獲效率低或者檔案格式難以被檔案管理系統(tǒng)識別時手動輸入檔案信息，避免檔案信息提取效率低下的問題。一些檔案信息較為久遠(yuǎn)，或者存在著這樣那樣的問題，使得信息自動捕獲效率不高，所以在開發(fā)管理信息系統(tǒng)時需要設(shè)置手動輸入項(xiàng)，以彌補(bǔ)檔案管理信息系統(tǒng)的不足。第四，設(shè)置檔案信息批處理功能。批處理能夠?qū)ν活愋畔⑦M(jìn)行同樣的操作，大幅提高信息處理的效率，所以，我們在開發(fā)中小型檔案管理信息系統(tǒng)時需要設(shè)置批處理功能，促進(jìn)檔案處理效率的提高。批處理過程中，要能夠?qū)ν活愋偷臋n案信息進(jìn)行提取，然后對提取到的信息進(jìn)行批處理，最后實(shí)現(xiàn)對處理后的信息在原文檔的存儲。第五，設(shè)置檔案分類管理功能。在信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中要能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行自動分類，同時，分類應(yīng)該堅(jiān)持多元化，能夠按照不同的要求實(shí)現(xiàn)分類，類與單個檔案之間、類與類之間要保持有機(jī)的聯(lián)系。第六，設(shè)置訪問控制項(xiàng)，對檔案信息的存儲、修改、檢索和應(yīng)用進(jìn)行控制。通過分配給不同類型的用戶不同的操作權(quán)限來實(shí)現(xiàn)對檔案信息訪問的控制，以保障檔案信息的安全。

篇（3）

水利檔案管理工作之中，檔案的管理人員是檔案管理和信息化實(shí)施的直接人員，因此他們的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力直接決定了我國水利檔案管理工作的推進(jìn)與發(fā)展。但是，在實(shí)際的工作之中可以發(fā)現(xiàn)，水利檔案管理的工作人員在實(shí)際的檔案管理工作之中并沒有過硬的管理技能，對于檔案管理信息化更是無從談起，根本無法順利推進(jìn)我水利檔案管理信息化的進(jìn)程，這就直接導(dǎo)致了我國水利檔案管理信息化工作的落后。

（二）信息管理安全威脅大

在推進(jìn)檔案管理信息化的過程之中必然會遇到信息安全問題。眾所周知，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的傳播與發(fā)展面臨著很多安全問題，對于水利檔案管理信息化也是這樣，我國水利檔案管理信息化過程之中就存在著很大的安全隱患。造成這種情況的原因是多樣的，主要是由于我國水利檔案管理工作的信息化體系仍然不夠完善，這是造成我國水利檔案管理信息管理安全問題的首要原因。其次，我國檔案管理信息化的管理安全防護(hù)系統(tǒng)仍然存在很多漏洞，這同樣為我國水利檔案信息化的信息安全構(gòu)成了相關(guān)的威脅。

二、促進(jìn)我國水利檔案管理信息化工作進(jìn)步的措施

（一）加快水利檔案信息化建設(shè)步伐

水利檔案管理信息化的進(jìn)步與發(fā)展，必須依靠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)，制定科學(xué)的發(fā)展措施，水利檔案的信息化建設(shè)就是對檔案資料運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段再梳理、再利用，工作量巨大，因而，加快水利檔案的信息化建設(shè)步伐，必須有科學(xué)合理的規(guī)劃，把握好方向，充分發(fā)揮拼搏進(jìn)取、務(wù)實(shí)高效的精神，爭取取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。不斷的建立和完善水利檔案信息化的體制和系統(tǒng)，只有這樣才能不斷的推進(jìn)我國水利檔案信息化的發(fā)展步伐。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化人員素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員對于檔案管理信息化的推進(jìn)起著直接的作用和價值，在實(shí)際的工作之中要想推進(jìn)水利檔案管理的信息化必須充分的重視水利檔案管理工作人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，實(shí)際的培養(yǎng)方式有很多，其中較為有效的方式有：第一，直接引進(jìn)具有先進(jìn)信息化能力的檔案管理人才，讓他們帶動整個檔案管理人員的管理能力；第二，可以組織現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，通過科學(xué)的培訓(xùn)讓其獲得相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理信息化的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)

應(yīng)當(dāng)提高安全防范意識，信息管理人員要有較高的安全防范意識，并注意日常行為規(guī)范，這樣才能在日常工作中積極發(fā)現(xiàn)和避免安全危險(xiǎn)的發(fā)生，當(dāng)然企業(yè)內(nèi)部員工都應(yīng)當(dāng)樹立保護(hù)企業(yè)信息資產(chǎn)安全的意識，只有這樣才能保證我國水利檔案管理信息化推進(jìn)過程之中的安全問題，保證水利檔案管理信息化的順利發(fā)展。

篇（4）

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨(dú)立存在

在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計(jì)算機(jī)對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。

（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)

電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進(jìn)行判斷并對電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件而言，進(jìn)行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時都是直接將計(jì)算機(jī)上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。

（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)

電子文件進(jìn)行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計(jì)算機(jī)的操作，要么就是很熟悉計(jì)算機(jī)卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。

三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策

針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點(diǎn)。

（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨(dú)立存在的能力

電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨(dú)立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。

（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化

原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個程序?yàn)榛A(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對電子檔案做好價值鑒定工作

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（二）信息技術(shù)的引進(jìn)可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機(jī)關(guān)，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計(jì)等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導(dǎo)，由此可見，檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力才能實(shí)現(xiàn)。信息技術(shù)的優(yōu)勢在于，信息系統(tǒng)本身可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統(tǒng)工作的精細(xì)以及準(zhǔn)確程度要比人力完成更有保證，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，使用計(jì)算機(jī)代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術(shù)引入檔案管理工作中的一個必要性所在。

（三）信息技術(shù)的引進(jìn)可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中另一個必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進(jìn)行也需要多人的配合，需要多項(xiàng)工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規(guī)范與否，直接影響一個企業(yè)對檔案的保存和利用。在利用信息技術(shù)之前，每一項(xiàng)工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團(tuán)隊(duì)的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導(dǎo)致整個檔案管理的進(jìn)度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質(zhì)量的影響，就會很容易的引導(dǎo)起整個檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進(jìn)。

二、信息技術(shù)引入檔案管理工作的途徑

既然信息技術(shù)引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點(diǎn)建議：首先，信息技術(shù)的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點(diǎn)。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區(qū)別。信息技術(shù)引入管理領(lǐng)域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學(xué)習(xí)和跟風(fēng)，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導(dǎo)致信息技術(shù)的引入不但沒有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術(shù)的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術(shù)的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，切忌盲目。其次，信息技術(shù)的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，這是對歷史和事實(shí)的尊重，我們必須承認(rèn)這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認(rèn)為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術(shù)的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時把握時機(jī)，適時改革，讓傳統(tǒng)與新技術(shù)結(jié)合，共同為檔案管理服務(wù)。所以，信息技術(shù)的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時代特色。

篇（6）

0引言

電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟(jì)時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

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一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

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（一）醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的特點(diǎn)對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以便能夠與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。

（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識

檔案管理現(xiàn)代化必然會引起檔案管理領(lǐng)域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時，由于各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應(yīng)。因此，要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，其中一個重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識。檔案管理工作人員首先應(yīng)該掌握的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)。如今技算計(jì)技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能夠更好的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理。同時醫(yī)院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識進(jìn)行及時的更新。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化

在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時還需建立起相應(yīng)的信息平臺，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）需要建立起科學(xué)的管理機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學(xué)管理作保證?？茖W(xué)管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進(jìn)的管理就不會有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學(xué)的管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機(jī)構(gòu)或配備必要的人員，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有關(guān)的問題進(jìn)行深入地研究和論證。

二、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的建議

（一）新時期，需要對檔案管理觀念進(jìn)行更新

在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時也在競爭服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護(hù)人員對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）重視對硬件設(shè)施建設(shè)的投入

如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進(jìn)行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設(shè)施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院就必須要建設(shè)各種電子計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)制設(shè)備以及各種先進(jìn)的信息化庫房管理設(shè)備，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。目前，這些先進(jìn)的設(shè)備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施還無法滿足要求。要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設(shè)施上的同步與完善，最后實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行共享。

（三）加大投資款項(xiàng)，滿足檔案信息化建設(shè)

信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項(xiàng)檔案的物、事、人進(jìn)行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進(jìn)行相對加大投資款項(xiàng)，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當(dāng)前硬軟件情況，建立信息化檔案運(yùn)營機(jī)制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，隨時為醫(yī)院服務(wù)。

（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平

隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點(diǎn)與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應(yīng)的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平。

為此，必須要進(jìn)行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進(jìn)。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學(xué)、高效和系統(tǒng)，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員的決策以及科學(xué)研究等提供更加準(zhǔn)確的、有效的服務(wù)。最后，是要醫(yī)院積極地將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種醫(yī)護(hù)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。

篇（9）

（二）關(guān)系著社會的發(fā)展，是國家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)檔案管理作為社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的重要動力，是促進(jìn)國家信息化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們生活水平的提高以及區(qū)域文明的建設(shè)都來自于日常的檔案管理活動。在一定程度上來說，檔案管理越系統(tǒng)化、合理化，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展取值以及國家事業(yè)單位的決策就會越準(zhǔn)確、規(guī)范。目前，大部分的事業(yè)單位在國家政策的指引下，依法管理并監(jiān)督檔案管理工作的實(shí)施，規(guī)范檔案管理工作的進(jìn)行，并制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，確保規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作順利開展。

二、新時代下檔案管理的發(fā)展趨勢分析

（一）檔案管理向信息化方向發(fā)展隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，為人們的生活和生產(chǎn)工作都帶來了重要的影響。對檔案管理工作來說，在新時代下，檔案管理工作將以信息化做為主要的發(fā)展方向。在信息化的發(fā)展趨勢下，檔案信息資料的收集和整理以及檔案文件的備案都可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來完成。這不但可以節(jié)省檔案信息收集與鑒別時所花費(fèi)的時間，而且在一定的程度上提高了檔案資料的安全性能。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以使受眾無國界、無區(qū)域界線、無障礙的查詢檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能為企業(yè)或事業(yè)單位的重要決策提供有效的支持和根據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（二）檔案管理向一體化方向發(fā)展檔案管理的一體化是指對檔案管理各個階段的一個整合，它取消了檔案管理中的各個獨(dú)立環(huán)節(jié)，更好的提高了檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理一般可分為四個階段，包括：檔案的收集備案階段、檔案的使用階段、檔案的保存階段、檔案的長期保存階段。這四個階段中前兩個階段檔案是以文件的形式而存在，后兩個階段才是現(xiàn)實(shí)意義上的檔案資料。由于文件和檔案的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)有所差異，所以檔案管理的工作效率受到了嚴(yán)重的影響。因此，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國家對檔案管理工作的不斷重視，檔案管理逐漸向一體化方向發(fā)展，將在檔案管理工作中，明確檔案管理一體化的流程和操作，對文件及檔案管理進(jìn)行整合，以提高檔案管理的工作效率。

（三）檔案管理向多元化方向發(fā)展在新時期下，檔案管理的作用逐漸獲得了人們的認(rèn)可，其工作重心也由管理保存向服務(wù)大眾的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理的數(shù)量是隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而豐富的，從國家公務(wù)信息到公民的日常生活，從學(xué)術(shù)研究到事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的作用貫穿于人們生活以及生產(chǎn)工作的始終。因此，檔案管理工作將向多元化服務(wù)發(fā)展，向不同的社會群體提供其所需要的檔案信息查詢服務(wù)，從而充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。與此同時，在檔案信息的查詢方面，除了紙質(zhì)檔案的查詢方式之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料查詢服務(wù)，以滿足不同地區(qū)不同人們的檔案查詢需要。

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二、建立健全檔案信息化工作機(jī)制

檔案信息化工作是一個長期、系統(tǒng)的工程，并不是有了人、設(shè)備與檔案庫就能順利的開展檔案信息化工作，其中涉及到了信息化范圍的確定、相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及如何對檔案中的機(jī)密文件進(jìn)行界定、存儲格式的確定和永久保存等多種問題。面對信息化過程中將會遇到的各種問題，如何去進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，這些都需要由主要領(lǐng)導(dǎo)從發(fā)展戰(zhàn)略高度來重視，將該項(xiàng)工作與供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作同等重要工作來抓，真下做到認(rèn)識到位，措施到位，并要時刻關(guān)注檔案信息化進(jìn)展情況，及時解決各種突發(fā)性問題，為檔案信息化項(xiàng)目工程提供強(qiáng)有力的保障。檔案信息化工作是一項(xiàng)技術(shù)、系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，推進(jìn)檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的運(yùn)行機(jī)制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外，省公司還應(yīng)該建立起一個相對獨(dú)立的綜合檔案管理部門，通過該部門來對整個供電企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，從而能夠?qū)╇娖髽I(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠依照統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案庫。并能夠在管理職能上，可以承擔(dān)起檔案信息化建設(shè)的實(shí)施與相應(yīng)的后續(xù)管理、維護(hù)、升級與服務(wù)工作。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，為了能夠讓各種機(jī)制進(jìn)行有效的運(yùn)轉(zhuǎn)并明確相關(guān)的責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行、有效管理、科學(xué)使用，結(jié)合供電企業(yè)的工作實(shí)際情況出發(fā)，省公司統(tǒng)一建立起相應(yīng)的管理制度，如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數(shù)據(jù)錄入責(zé)任制度》電子文件安全保密制度》《網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全制度》及《音像檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)》等各種制度，真正做到有效利用。

三、加快網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)互通以及共享，有利于供電企業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。因此，必須要大力的推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫兩方面的建設(shè)，為檔案信息化打下良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時，需要重點(diǎn)建設(shè)供電企業(yè)省公司檔案核心網(wǎng)絡(luò)。因?yàn)樗菧贤ü╇娖髽I(yè)檔案信息管理中心工作與公司系統(tǒng)各個單位的重要網(wǎng)絡(luò)，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要渠道之一。通過內(nèi)網(wǎng)可以在線及時查看公司系統(tǒng)各個單位電子文件的整理歸檔情況，為公司系統(tǒng)各個單位在線查詢、調(diào)閱資料提供方便。而通過外網(wǎng)則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務(wù)。核心網(wǎng)是檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與提供利用的中心，是供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)節(jié)點(diǎn)。在進(jìn)行核心網(wǎng)建設(shè)的過程中，要對電子文件的歸檔以及管理進(jìn)行調(diào)研，同時加強(qiáng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接和融合，從而建立起一個文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對今后的整理、查閱及各項(xiàng)工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業(yè)的培訓(xùn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要根據(jù)供電企業(yè)的實(shí)際情況，分別建立起目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫等各種類型的數(shù)據(jù)庫。在初期必須要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行重視，因?yàn)樵摂?shù)據(jù)庫不僅僅能夠滿足用戶查詢需要，同時還是數(shù)字檔案信息管理的基本要求。同時還必須要注意目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅對數(shù)量有要求，對特色性也有一定的要求。

四、統(tǒng)一實(shí)施、加強(qiáng)指導(dǎo)

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二、人事檔案管理問題出現(xiàn)的原因

1.當(dāng)前人們對人事檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識

有些人認(rèn)為人事檔案的存在是“組織上”任用人才或者是政治運(yùn)動整人的依據(jù)，認(rèn)為人事檔案的重要性只存在于政治運(yùn)動中，而在市場經(jīng)濟(jì)之中沒有用處。在這種觀念的指導(dǎo)下，對人事檔案資料的整理只注重人員的政治狀況、家庭背景，忽視對個人能力素質(zhì)、品質(zhì)道德的歸檔，導(dǎo)致內(nèi)容的不全面；有些人為了給自己的檔案“更好看”而偽造材料，沒有按照規(guī)定嚴(yán)格記錄個人情況，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的不真實(shí)。而且人們不重視人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)之中的地位，也就導(dǎo)致對其處理非常隨便，為某些人弄虛作假提供契機(jī)，而這些弄虛作假的行為又加劇人事檔案管理工作的混亂。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

有些人事檔案管理的工作人員沒有接受足夠的培訓(xùn)，對相關(guān)政策規(guī)定了解也不清楚，使之沒有能力做好人事檔案的管理工作。還有就是對管理工作的相關(guān)規(guī)定不到位，導(dǎo)致人事檔案管理無章可循，無法可依。企業(yè)單位都不設(shè)置專門的部門和人員去整理、保存人事檔案，當(dāng)人員流動時人事檔案也無法及時調(diào)整，使得人事檔案成為人員流動的絆腳石。

三、人事檔案管理問題的解決方法

1.建立系統(tǒng)的人事檔案管理體制

政府要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對所有的機(jī)關(guān)單位、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理，要在省市縣等不同層級設(shè)立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，管理所轄區(qū)域內(nèi)的人事檔案整理、保管、更新和流動工作，國家要建設(shè)統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，對所有的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。系統(tǒng)的人事檔案管理部門和統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)將為人事檔案管理工作提供保障。

2.創(chuàng)新人事檔案內(nèi)容

我們要根據(jù)社會的發(fā)展不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代人事檔案更重視一個人的政治性檔案，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案要更多地注重一個人的能力素質(zhì)、品質(zhì)道德資料的收集和整理。要根據(jù)市場需求和當(dāng)?shù)厣鐣?shí)際重新對人事檔案的收集范圍和收集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評定，要由專門的部門對人事檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對校準(zhǔn)，尤其是對個人的誠信進(jìn)行詳細(xì)記錄。