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篇（1）

【中圖分類號】G27 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1009-9646(2008)09(a)-0094-02

1 檔案信息化概述

隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經(jīng)濟、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源,檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分,是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變,從以檔案實體保管和利用為重點,轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心,從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。加強檔案信息化建設(shè),對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 思想意識方面

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案管理工作已步入規(guī)范化軌道,人們的檔案意識得到加強,檔案在各行業(yè)、各部門中的重要作用逐步顯現(xiàn)。但一些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的認識和足夠的重視,對檔案管理自動化的必要性、緊迫性感受不深,熱情不高,沒有建立檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu),也沒有將檔案信息化建設(shè)列入議事日程。

2.2 技術(shù)方面

計算機的每一項技術(shù),幾乎都在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣化極其巨大的數(shù)量,為新技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。目前,大多數(shù)檔案部門都建有自己的局域網(wǎng),有的還上了因特網(wǎng),信息化體系初見規(guī)模。但我們在瀏覽這些網(wǎng)頁時能看到的信息卻有限,且網(wǎng)頁更新較慢;關(guān)于檔案的收集、存儲、傳輸、、檢索和利用的手段等大多數(shù)檔案工作還處于原始的手工操作階段,離信息的計算機管理和遠程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相距甚遠。這均說明我們的檔案信息化建設(shè)還處于低水平狀況。制約檔案信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。一個地區(qū)的檔案信息化管理要達到溝通與共享,就應(yīng)該有選擇地推薦或推廣某個應(yīng)用軟件,從而推動整個地區(qū)檔案信息化的進程。

2.3 組織管理方面

檔案信息化的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù),利用者可以不受時間、地域和文件數(shù)量的限制,通過網(wǎng)絡(luò)查詢利用開放檔案。但長期以來,檔案部門還處于封閉半封閉狀態(tài),缺乏相對有利的指導(dǎo)和協(xié)調(diào),推動檔案信息化的力度不夠;檔案系統(tǒng)沒有形成統(tǒng)一的信息化管理體系,各個單位各自為政,缺乏協(xié)調(diào)和合作,分散了信息資源建設(shè)的人力和物力,造成資源浪費;信息資源缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),在開發(fā)上各搞一套,造成重復(fù)建設(shè),并為以后兼容留下隱患。

2.4 人員素質(zhì)方面

從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上看,檔案治理專業(yè)的人員非常少,這對檔案治理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利。21世紀(jì)計算機技術(shù)發(fā)展的趨勢將是從單純的數(shù)字化向思維化的信息處理方向發(fā)展。因此,應(yīng)用計算機是實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,而“駕駛”這一設(shè)備的人,也要具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識,才能根據(jù)檔案管理自身需要,對軟件程序作改良性修改。而大多數(shù)檔案工作人員計算機管理知識缺乏,所能做的就是按照軟件程序依樣畫瓢,一旦系統(tǒng)需求有變化而需改進時就束手無策,望“機”興嘆。所以說最大限度地搞好21世紀(jì)人才培養(yǎng),培養(yǎng)出一批一專多能的業(yè)務(wù)尖子,是擺在我們面前的一個緊迫而現(xiàn)實的問題。

3 檔案管理信息化的緊要性

在信息化建設(shè)的過程中,檔案保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子檔案,實現(xiàn)檔案的信息化管理,是搞好檔案管理的必然選擇。

畢業(yè)論文 省略電子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,電子財務(wù)檔案有許多特點:電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞;電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣,既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中;電子財務(wù)檔案便于快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠很好地適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需求。但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,因此即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

4檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括:檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

4.1 檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項長期的工作。它的主要任務(wù):一是館藏檔案的數(shù)字化,二是現(xiàn)有電子文件的歸檔工作。后者指的就是在各項公務(wù)活動中形成的有查考和利用價值的電子文件,要按照有關(guān)要求及時歸檔,而且要做到齊全完整,真實有效。我們常說,在進行檔案信息化建設(shè)的時候,要處理好 “路、車、貨”的關(guān)系。所謂“路”就是各種類型的網(wǎng)絡(luò),“車”就是計算機的硬件和軟件,而“貨”則是數(shù)字化的檔案信息資源庫。有“路”無“車”不行,有了“路和車”,如果沒有“貨”,“路和車”就失去了意義。這里的“路和車”需要單位領(lǐng)導(dǎo)在人力和財力上的支持,而“貨”除了檔案人員對館藏檔案數(shù)字化之外,就是新形成的電子文件的歸檔工作,所以檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略源資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。

4.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

它主要是對電子文件、檔案信息進行管理的一套規(guī)則,包括對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實施的過程。隨著計算機多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子出版物的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,圖書館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)被逐漸提上議事日程。圖書閱讀過程,人性化設(shè)計,瀏覽簡潔,閱讀舒服,提供了書簽功能,幫助讀者記憶閱讀頁碼。這些都需要檔案管理部門統(tǒng)一制定并推廣實施,以保證電子書、檔案信息的統(tǒng)一規(guī)范和資源共享。所以說檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。

4.3 基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)

主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案部門的信息化硬件設(shè)施建設(shè)要面向應(yīng)用、面向需求,照顧到前后步驟的銜接。可根據(jù)經(jīng)濟發(fā)展水平與檔案部門可支配的資金數(shù)量,制定一個中長期的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案,采取逐年分步添加的方法。在硬件的采購與替換中可采取新機器高配置為服務(wù)器,舊機器低配置為終端,使有限的資金通過累加,最大限度的發(fā)揮效能。還可以將現(xiàn)有的公共寬帶網(wǎng)、通訊光纖網(wǎng)和有線電視網(wǎng)等資源綜合加以利用。

4.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。主要分為兩種:一是開放信息應(yīng)用系統(tǒng),它是以社會大眾為服務(wù)對象的通用服務(wù)。通過該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù),如文字資料、語音資料、視頻資料等,還可以提供如虛擬現(xiàn)實場景等特殊服務(wù)。主要特點是簡便、靈活,便于各類人群使用。另一種是權(quán)限信息應(yīng)用系統(tǒng),它是保證信息安全的一個重要組成部分,其目標(biāo)是向用戶和應(yīng)用系統(tǒng)提供權(quán)限管理服務(wù),提供用戶身份到授權(quán)的映射,提供與實際應(yīng)用處理模式相應(yīng)的、與具體應(yīng)用系統(tǒng)相對分離的授權(quán)和訪問控制機制,簡化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)與維護,提高系統(tǒng)整體保密性和安全性。

4.5 人才隊伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。根據(jù)檔案工作的需要,必須對檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),優(yōu)化檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu),培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神。檔案工作是“對歷史負責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替未來著想”,要發(fā)展檔案事業(yè),就要求檔案工作人員必須博學(xué)多才,特別是要注重對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和檔案邊緣學(xué)科知識的掌握,同時還要大膽探索檔案管理工作的自身特點和規(guī)律,找出一條快捷有效地為各項檔案管理工作和全社會服務(wù)的新路子。這不僅需要檔案專業(yè)人才,計算機專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù),又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

5 檔案信息化建設(shè)的原則

在進行檔案信息化建設(shè)時,應(yīng)遵循的基本原則是:文檔一體化,歸檔雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計,在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

確保網(wǎng)絡(luò)安全,是在檔案信息化建設(shè)的同時,我們不能忽略的重要問題。一是機密檔案信息的安全保密問題,應(yīng)嚴(yán)格限定利用者的使用權(quán)限,建立起不同層次的數(shù)據(jù)庫,實行檔案全宗和密級雙重控制管理,對未開放檔案僅讓有使用權(quán)的用戶查閱和使用,設(shè)置訪問權(quán)限、身份識別并確保檔案數(shù)據(jù)不被非法改寫或刪除。同時,要及時將舊載體上的檔案信息轉(zhuǎn)換到新載體上,并進行刻錄光盤、復(fù)制磁盤等備份處理。二是計算機系統(tǒng)運行的安全問題,應(yīng)采取相應(yīng)的措施。如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件,對歸檔信息定期進行下載備份等;其次還包括公共設(shè)施的安全管理等多項措施。

6 實現(xiàn)檔案管理信息化的基本措施

檔案信息化建設(shè)要運用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實際,也不能墨守成規(guī)、固步不前;既要看數(shù)量,更要講質(zhì)量;既要著眼于本身,也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要慎重選擇,在具體實施的定位中,應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案治理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),應(yīng)主要做好幾方面的工作:

6.1 首先是領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力推動

領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理信息化的真正推動者。領(lǐng)導(dǎo)者的信息化意識的高低決定了信息化建設(shè)的力度、進度和深度。領(lǐng)導(dǎo)者要樹立科學(xué)的管理觀念,擺脫傳統(tǒng)思維的束縛,認識到計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于檔案工作的真正意義。為此,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè),在資金、設(shè)備、人才等方面予以充分投入,把檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍;另外主管領(lǐng)導(dǎo)還要經(jīng)常過問此項工作,了解檔案工作情況,提出要求,下達任務(wù),指導(dǎo)檔案人員依法開展工作,幫助解決工作中存在的實際困難。

6.2 其次是加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由有關(guān)各部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從各自的管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。尤其在設(shè)計軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全檔案管理責(zé)任制,電子文件簽入、簽出制度,安全日志制度,從而保障檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

篇（2）

    在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求,到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館(室)中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認識,現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

    一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

    檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?

    檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則摘要:

篇（3）

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、檔案信息化的含義

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

（一）檔案信息化應(yīng)遵循的原則

1. 規(guī)范性原則。制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2. 安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3. 效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ虼吮仨氁袷匦б嫘栽瓌t，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

（二）檔案信息化建設(shè)遵循的原則

1. 文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求

2. 歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。 檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。

篇（4）

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號

Abstract: urban construction project of the municipal files is the related material, is also building engineering in the use and maintenance of the important process data references. Therefore, the management of the municipal files related to the quality of the urban construction and process, relevant staff must improve attention, innovation management strategy, the introduction of the information technology of the informatization construction of the municipal files management mode, so as to solve the municipal files management workload big, management work efficiency low, further improve the service quality of the municipal files and use efficiency. This article mainly aims at the municipal files management issues to discuss, put forward the construction information of the municipal files management model several Suggestions, hope for the related files management personnel to provide some reference.

Keywords: of the municipal files; Information construction; Management strategy

隨著人類對信息技術(shù)研究的深入，信息技術(shù)的使用也越來越廣泛。信息技術(shù)作為新時代的主流技術(shù)，在人類社會各個領(lǐng)域中都發(fā)揮著重要的作用。作為記載我國城市建設(shè)資料的城建檔案，它的管理工作是極其重要的。因此，城建檔案管理人員積極研究新型的管理手段，創(chuàng)新地將信息技術(shù)引進到檔案管理工作中，建立信息化的檔案管理模式，完善城建檔案管理制度等，以期能夠提高提高城建檔案管理水平，為我國城市建設(shè)的發(fā)展提供有效、科學(xué)、詳細的城建數(shù)據(jù)資料。

一、城建檔案信息化工作的指導(dǎo)思想

1.將城建檔案信息化工作納入到國家事業(yè)信息化建設(shè)的總規(guī)劃中，使其與城市信息化建設(shè)以及電子商務(wù)建設(shè)的總格局相適應(yīng)，進而實現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)與建設(shè)工作能夠?qū)崿F(xiàn)同步并且協(xié)調(diào)的發(fā)展。

2.城建檔案的信息化建設(shè)時當(dāng)前城市經(jīng)濟發(fā)展與科技進步共同作用的結(jié)果，也是一個長期的過程。城建檔案信息化建設(shè)工作要與當(dāng)前省市經(jīng)濟發(fā)展的實際情況相適應(yīng)，并且與信息化發(fā)展的環(huán)境相適應(yīng)，做到實事求是、因地制宜，不能盲目的追求過高的目標(biāo)。

3.城建檔案信息化建設(shè)能夠為城市發(fā)展和人民群眾提供更為全面的服務(wù)，通過數(shù)字化檔案管理方式的建設(shè)，為城建檔案信息化管理提供必要的信息基礎(chǔ)，加強信息資源的建設(shè)，以不斷發(fā)展和進步的科學(xué)技術(shù)為城建檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)。

4.以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為重點，逐步實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化、檢索自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化。充分重視應(yīng)用軟件開發(fā)和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，推動城建檔案信息化建設(shè)工作健康、持續(xù)、快速發(fā)展。

5.堅持發(fā)展城建檔案專業(yè)特色，堅持有限目標(biāo)，突出重點，有所為有所不為，重點突破和解決制約城建檔案信息發(fā)展的瓶頸。突出專業(yè)化服務(wù)，增強創(chuàng)新能力和核心競爭力，綜合開發(fā)城建檔案專業(yè)信息資源，提高資源使用效率，實現(xiàn)城建檔案信息資源共享。

二、對當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)面臨問題的思考

第一，城建檔案管理人員觀念與素質(zhì)問題。我國一直以傳統(tǒng)的管理方式進行城建檔案的管理，很多管理人員已經(jīng)形成穩(wěn)定的管理觀念，不容易接受新的檔案管理理念。另外，在建設(shè)信息管理模式過程中，管理人員對信息化管理的認識不夠，對信息技術(shù)的應(yīng)用不熟練等等信息素質(zhì)問題，都將影響城建檔案信息化管理模式的建立。

第二，城建檔案信息化建設(shè)資金來源問題。城建檔案的信息化建設(shè)是在國家住建部的指導(dǎo)下進行的，但是建設(shè)信息化管理模式需要一定數(shù)量的軟件與硬件設(shè)施，這些都是需要大量的資金支持的，單靠政府財政撥款是不夠的，也是不能滿足城市檔案信息化建設(shè)的工作需要的。

第三，城建檔案信息的安全管理問題。隨著信息化管理模式的研究與應(yīng)用，城建檔案信息的安全問題被提到管理日程上來。影響城建檔案信息安全性與保密性的因素主要有兩個，人為因素與技術(shù)因素。由于管理人員缺乏對檔案信息安全管理的意識，錯誤地將一些機密信息在城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)上，造成城建檔案信息被有心人利用；另外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，安全軟件是城建檔案信息安全性與保密性的重要手段，如果安全軟件被破壞，城建檔案信息的安全必將受到影響。

第四，電子文件規(guī)范性歸檔問題。檔案管理者利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)等對檔案信息進行錄入，形成電子文件，但是由于當(dāng)前城建檔案信息化系統(tǒng)的不完善性，致使電子文件的歸檔成為影響城建檔案管理利用效率提高的重要問題。目前，很多城建檔案管理單位的電子文件歸檔都沒有達到規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，在資源貢獻、系統(tǒng)服務(wù)等方面也存在欠缺。

三、對城建檔案信息化建設(shè)策略的思考

第一，建立完善的城建檔案信息化管理制度。完善的管理制度是城建檔案信息化管理水平提高的保證。因此，城建檔案管理單位必須在國家檔案管理部門的指導(dǎo)下，結(jié)合實際管理情況，建立完善的城建檔案信息化管理制度。同時，還要優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，強化城建檔案管理制度的執(zhí)行力度，實行崗位責(zé)任制度與薪酬激勵制度等，促使管理人員能夠按照規(guī)章制度的規(guī)定進行管理工作，從而提高檔案管理的效率。

第二，政府設(shè)立專項城建檔案信息化管理資金。城建檔案信息化建設(shè)所需要的相關(guān)設(shè)施都需要政府的財政撥款，所以政府應(yīng)該建立專項的建檔案信息化管理資金，以用于支持城建檔案信息化的建設(shè)。除此之外，政府還可以出臺相關(guān)檔案管理政策，以減免稅收等策略鼓勵企業(yè)與社會組織為城建檔案信息化建設(shè)捐款，以滿足城建檔案信息化建設(shè)對資金的需求。

第三，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)。城建檔案管理人員的觀念以及對信息技術(shù)的認識與操作等，都直接影響城建檔案信息化建設(shè)的進程。因此，必須提高對城建檔案管理人員綜合素質(zhì)提高的認識，積極宣傳城建檔案信息化建設(shè)的重要意義，促使檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，形成創(chuàng)新的檔案管理思想，并積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)等的相關(guān)理論知識與操作技能，以提高自身的綜合素質(zhì)，更好地為城建檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

第四，強化城建檔案信息系統(tǒng)的安全管理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種病毒、黑客嚴(yán)重威脅著城建檔案信息系統(tǒng)，這對城建檔案信息的安全性與保密性具有嚴(yán)重威脅。因此，城建檔案管理人員必須提高對安全軟件的升級，做好安全管理工作。同時，管理人員還必須嚴(yán)格審查需要在網(wǎng)上的城建檔案信息，保證機密檔案信息的機密化管理，這樣才能夠有效提高城建檔案信息系統(tǒng)的安全性，也提高城建檔案信息利用的安全性。

第五，規(guī)范城建檔案電子文件的歸檔。城建檔案信息化處理之后形成電子文件，其歸檔問題則成為檔案管理工作中的重中之重。因此，管理人員必須將數(shù)據(jù)的存儲與備份作為一種重要內(nèi)容來考慮，并根據(jù)實際情況，制定電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)與制度，規(guī)范化電子文件歸檔的程序，以提高電子文件信息的利用效率。

結(jié)語：

綜上所述，隨著我國社會經(jīng)濟與科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，必須進行創(chuàng)新。而信息技術(shù)的引入，不僅有效地減輕檔案管理工作量，節(jié)省勞動力，同時還有效保證了城建檔案的質(zhì)量，為我國將來的城市建設(shè)工程提供可靠的數(shù)據(jù)資料等，提高了城建檔案的利用效率。雖然城建檔案的信息化建設(shè)還不純熟，但是相信在城建檔案管理人員的堅持學(xué)習(xí)與不懈努力下，我國必將普及檔案的信息化管理模式，為提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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[2] 胡佩，周雪．論城建檔案信息化建設(shè)[J]. 浙江檔案，2011，（12）.

篇（5）

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。那怎樣才能實現(xiàn)檔案管理的信息化呢？我認為應(yīng)該從增強檔案管理現(xiàn)代化意識、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這四個方面著手。

一、增強檔案管理現(xiàn)代化意識

在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。還要加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準(zhǔn)備。

二、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備

加快檔案信息化的建設(shè)，要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。要舍得投入財力，當(dāng)前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

三、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制

篇（6）

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化時代，檔案管理工作的對象、任務(wù)、性質(zhì)都發(fā)生了較大的變化，各項管理工作已日益向自動化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行。現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這極不適應(yīng)時代的發(fā)展，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計算機為基礎(chǔ)的現(xiàn)代管理手段所替代。[1]利用計算機管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計算機及互聯(lián)網(wǎng)進行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實行科學(xué)管理，提供有效服務(wù)，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。

因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是時代所需，是實現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，檔案部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)信息化增值服務(wù)，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案科研先導(dǎo)作用。

1 影響和制約檔案信息化建設(shè)的因素

（1）觀念落后，認識不到位。

（2）經(jīng)費不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

（3）檔案信息資源缺乏，內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一。

（4）檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息建設(shè)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（5）檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量。

（6）人才匱乏、人員不足。

2 檔案信息化建設(shè)建議及對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認識是檔案信息化建設(shè)的前提

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進行重新整合和定位。檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新模式要求利用計算機技術(shù)提高檔案管理的自動化、運用現(xiàn)代管理理念促進檔案工作的現(xiàn)代化、憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設(shè)，[2]因此，需要我們檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代意識，推進檔案信息化建設(shè)進程。

2.2 加強檔案信息化基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)物質(zhì)保障

一是加強檔案管理信息化硬件的配置，建設(shè)能夠滿足文檔一體化、館藏數(shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據(jù)存儲遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能所需的硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的運行，并配置高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲器等。二是建立信息化建設(shè)硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網(wǎng)，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。

2.3 加快檔案信息化資源的建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源保障

一是加大電子、紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機中存儲設(shè)備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進行充實整合，制定檔案工作目標(biāo)，把檔案征集工作列入計劃中，規(guī)定完成的數(shù)量，豐富館藏內(nèi)容，改變館藏結(jié)構(gòu)為社會提供利用。四是應(yīng)用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化而來的檔案進行整合，監(jiān)督、指導(dǎo)。確保電子文件檔案的完整性、真實性、有效性、可讀性。五是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。

2.4 檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

加強建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)一直以來，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各自應(yīng)用系統(tǒng)之間信息不能互通、共享，產(chǎn)生大量的信息孤島，系統(tǒng)建設(shè)無序發(fā)展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細則，提出歸檔電子文件存儲要求，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)無縫接軌、有機結(jié)合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。

2.5 檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量

加強電子文件歸檔管理體系建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案資源整合。是檔案管理部門實現(xiàn)檔案管理信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實現(xiàn)實時或定時歸檔。根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。檔案部門要加大對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化，嚴(yán)格把握質(zhì)和量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計算機中存儲設(shè)備中，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。

2.6 加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，實現(xiàn)人才保障

檔案信息化是知識密集、技術(shù)密集的系統(tǒng)工程。“培養(yǎng)”的重點是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓(xùn)；“選拔”的重點是新人。有計劃地招收懂計算機和網(wǎng)絡(luò)的人才，充實檔案干部隊伍，為促進檔案信息化建設(shè)提供持久的骨干人才保障。

3 結(jié)語

檔案信息化是一個全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇，檔案部門和每個檔案工作者都必須積極參與推動檔案信息化建設(shè)之中，提高對加快檔案信息化建設(shè)重要性的認識，抓住機遇，扎實工作，努力實踐，為加快推進檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻。

參考文獻

篇（7）

一． 電子檔案定義及信息化管理的現(xiàn)狀：

所謂電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

近些年，隨著我國信息化進程的逐步推進，各行各業(yè)的信息化工作也越來越受到重視。就目前的檔案管理工作來講，行業(yè)內(nèi)的信息化進程也早已開展。從整體發(fā)展情況看，計算機技術(shù)尚未大規(guī)模地被應(yīng)用于檔案管理。而在一些已經(jīng)部分信息化的單位中，我們也不難發(fā)現(xiàn)，在電子檔案的管理及應(yīng)用上，還存在著一些漏洞和瑕疵，在數(shù)據(jù)的安全存儲上也存在著一些隱患。

二． 信息化過程中出現(xiàn)的問題及解決

我們在檔案信息化的過程中，會遇到這樣或那樣的很多問題，大體分為：電子檔案管理制度問題、電子檔案的高可用性問題、電子管理軟件的高可擴展性問題、電子檔案存儲的高安全性問題。這些問題如若處理不當(dāng)，直接影響到檔案信息化建設(shè)的效果甚至是整個項目的成敗。下面我將一一加以闡述：

（一）電子檔案管理制度的建立及優(yōu)化

人們對于電子檔案的應(yīng)用還存在著很多疑慮。例如：如何保障電子檔案的真實性、有效性、可靠性等，這需要多方面的努力。我們不僅要保障電子檔案在搜集整理等過程中的真實性、有效性，還要保障在存儲過程中不被違規(guī)修改、惡意刪除，更要嚴(yán)把查閱關(guān)，謹(jǐn)防檔案的外泄，而實現(xiàn)這一切的關(guān)鍵就是建立一整套完善的電子檔案管理制度。可以說，電子檔案管理制度是推進檔案信息化的基石，是電子檔案管理者及查閱者必須遵守的準(zhǔn)則，是確保電子檔案真實性和可靠性的堅實后盾。

（二）電子檔案的高可用性

1.電子檔案的訪問速度

對于剛開展檔案信息化的單位來講，查詢電子檔案的速度普遍較快。因為信息化初期，所存數(shù)據(jù)量較少，所存文件類型也較為單一（一些單位仍只是在將紙面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為電子格式數(shù)據(jù)，而沒有對圖像、聲音、視頻存儲的要求），數(shù)據(jù)庫的查詢壓力也較少。但檔案管理行業(yè)所存資料并非幾年，而是幾十年甚至需要永久保存的數(shù)據(jù)，檔案存儲的內(nèi)容也逐步增加了視頻、圖像、聲音等多媒體類型，隨著信息化進程的逐步推進和存儲數(shù)據(jù)類型的逐步增多，所存數(shù)據(jù)量也將迅猛提升，此時，對于查詢速度就會產(chǎn)生相當(dāng)大的影響。

經(jīng)過實際了解，一些單位已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢緩慢，檔案管理軟件時常無響應(yīng)等問題。結(jié)合現(xiàn)代計算機數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，我認為，對于需要信息化的檔案，需要對其建立專用的數(shù)據(jù)倉庫機制(SQL SERVER 、ORACLE 等主流數(shù)據(jù)庫均有類似機制)，位于“倉庫”中的數(shù)據(jù)均為只讀屬性，只可查詢不可寫入，這將大幅提升海量多媒體檔案數(shù)據(jù)的查詢速度。而對于需要追加或修改的信息化檔案，為嚴(yán)防惡意篡改，需經(jīng)逐級請示等相關(guān)流程和手續(xù)后，方可由信息技術(shù)管理人員開放讀寫權(quán)限進行追加或修改。對于陳年數(shù)據(jù)需要修改或追加的，可在相關(guān)請示批復(fù)后，單獨為其建立一個追加數(shù)據(jù)庫（或表）進行操作。如此一來，既保障了陳年數(shù)據(jù)的查詢速度，又對近期錄入數(shù)據(jù)的修改和追加提供了便捷，電子檔案數(shù)據(jù)庫整體的訪問速度也得到了提升。

2.電子檔案的有效、實用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但是往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務(wù)，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數(shù)據(jù)進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已是喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自未按標(biāo)準(zhǔn)操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數(shù)檔案仍需實地查詢?nèi)霂斓募堎|(zhì)資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術(shù)上加以規(guī)范和限制，如管理軟件對操作者的權(quán)限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術(shù)、身份驗證技術(shù)等，實現(xiàn)對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術(shù)手段，盡可能大地提高電子檔案的有效及實用性。

（三）電子檔案管理軟件的高可擴展性

目前，各單位均分別使用著各自開發(fā)或外購的電子檔案管理軟件，其存儲數(shù)據(jù)的類型也較為多樣，各軟件之間缺乏基本的程序互通，這就要求相關(guān)人員，在系統(tǒng)分析階段就規(guī)劃出相應(yīng)的程序接口，為日后的軟件之間數(shù)據(jù)互通做好技術(shù)準(zhǔn)備。而電子檔案的存儲工作，是一個長期的工作，部分?jǐn)?shù)據(jù)有保留數(shù)十年甚至永久保留的需求，這就需要我們的開發(fā)人員對于日后計算機操作系統(tǒng)的更換，管理軟件的升級等諸多變化進行充分的考慮及規(guī)劃，提前做好技術(shù)準(zhǔn)備，避免不必要的損失。

（四）電子檔案存儲的高安全性

電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲是整個檔案信息化進程中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是需要長期實施部署的工作，其重要地位可見一斑。可以說，如何提高檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性是檔案信息化進程中的重中之重。

1.電子檔案機房的安全

（1）機房設(shè)備運行環(huán)境(部分參照國家IT行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))：

①溫度：機房溫度為18～28℃,溫度，變化率小于 5℃/h,且不結(jié)露；

②濕度：相對濕度 40～70%；

③機房潔凈度：機房內(nèi)灰塵粒子應(yīng)為非導(dǎo)電、非導(dǎo)磁及無腐蝕的粒子，灰塵粒子濃度應(yīng)滿足國家機房相關(guān)規(guī)定；

④供電系統(tǒng)：機房應(yīng)設(shè)有電腦UPS供電及穩(wěn)壓機制，保證市電中斷后，至少保障所有機房設(shè)備（包括視頻監(jiān)控設(shè)備及照明）一小時內(nèi)的供電需求。

（2）機房門徑及監(jiān)控：

很多單位在注重了信息化建設(shè)的同時，往往忽視了機房的物理安全。核心機房的物理安全在整個檔案信息化建設(shè)中的地位無可厚非，沒有了機房的物理安全，談及其它任何信息化環(huán)節(jié)均為空中樓閣，無從談起。出于對機房安全的考慮，各單位均應(yīng)設(shè)有機房門徑系統(tǒng)，對于出入人員進行嚴(yán)格管理并做好記錄，同時也要在機房入口及內(nèi)部設(shè)置高清視頻監(jiān)視系統(tǒng)（攝像頭需具有一定夜視能力），24小時對核心機房進行全方位錄像監(jiān)控，避免數(shù)據(jù)的物理丟失及破壞。當(dāng)發(fā)生緊急情況時（如溫度過高、濕度不符、非法進入機房等），防范系統(tǒng)自動鳴笛報警，同時要有完善的報警機制，可將警告通過手機、固定電話等方式與相關(guān)負責(zé)人取得聯(lián)系。

2.電子檔案存儲網(wǎng)絡(luò)的安全

（1）網(wǎng)絡(luò)交換機的安全設(shè)置

電子檔案的存儲網(wǎng)絡(luò)中，存在著很多安全隱患，就單從交換機層面來講，需要各單位針對DHCP 攻擊、泛洪攻擊、ARP 攻擊等進行控制及防范。如不加以控制，將對整個電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的運行帶來極大影響。建議各單位可根據(jù)自身設(shè)備情況，適時地啟用DHCP SNOOPING、IP/MAC綁定 等技術(shù)，適當(dāng)?shù)仃P(guān)閉或減少使用類似CDP、VTP 等技術(shù)，以此更好地保障電子檔案存儲網(wǎng)絡(luò)的安全運行。

（2）計算機終端的安全設(shè)置

計算機終端的安全對于電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運轉(zhuǎn)也起到了相當(dāng)重要的作用。我們要加強防范來自于普通節(jié)點的惡意攻擊，違規(guī)操作等諸多問題，這就要求我們適當(dāng)?shù)丶訌妼Σ僮魅藛T的網(wǎng)絡(luò)行為管理，適時的通過簽名技術(shù)、加密技術(shù)對查閱數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)等重要環(huán)節(jié)加以安全保護。還可在終端上，通過部署節(jié)點管理軟件，實現(xiàn)U盤接入網(wǎng)絡(luò)管理、設(shè)備斷網(wǎng)時限管理、系統(tǒng)安全漏洞管理、節(jié)點狀態(tài)監(jiān)控管理等功能。

（3）網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全規(guī)劃

針對于部分檔案管理單位，確有訪問互聯(lián)網(wǎng)的需求，建議各單位最好實現(xiàn)雙網(wǎng)并行，即業(yè)務(wù)操作網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相互隔離，獨立分開，互不訪問。這樣可更好地保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。但如若確受各方面實際條件所限，暫時無法實現(xiàn)雙網(wǎng)并行的單位，也務(wù)必在廣域網(wǎng)出口部署類似UTM 的設(shè)備，對于網(wǎng)絡(luò)訪問行為進行限制及記錄，并且要對互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)流進行病毒過濾，嚴(yán)防病毒通過互聯(lián)網(wǎng)擴散至辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部。

（4）存儲數(shù)據(jù)庫的安全備份

根據(jù)自身情況，各單位要做好異地容災(zāi)備份，定期將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存至其它可靠的存儲空間，防止地震等災(zāi)害導(dǎo)致機房物理毀壞后造成的數(shù)據(jù)災(zāi)難，針對核心數(shù)據(jù)也要進行定期刻盤封存，并加以合理保護。而數(shù)據(jù)庫則最好使用磁盤陣列柜進行存儲，陣列技術(shù)建議使用RAID6 ，可最大限度地保障所存數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

三． 結(jié)束語

總之，檔案信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，我們在大力推進信息化進程的過程中也會面臨諸多問題，但只要我們不斷地從實踐中積攢經(jīng)驗，不斷地進行檔案信息化技術(shù)的研究和學(xué)習(xí)，定可將檔案信息化水平逐步提升，更好地為各行各業(yè)及社會的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

[1] 薛四新21世紀(jì)檔案信息化管理系列教材機械工業(yè)出版社2008年9月

篇（8）

檔案的作用有多方面，概括起來最基本、最重要的是憑證作用和參考作用。檔案是機關(guān)工作必須查考的材料；可作為生產(chǎn)活動的依據(jù)和參考；可作為科學(xué)研究的必要條件；也可作為對群眾進行宣傳教育的生動素材；是維護國家、集體、個人權(quán)益的法律保證。

信息社會應(yīng)當(dāng)進行檔案信息化建設(shè)，它對于信息社會具有重要意義。一方面，信息社會中的大量信息最終要轉(zhuǎn)化為檔案。另一方面，信息社會的發(fā)展需要充沛流暢的信息，對檔案信息的需求與日俱增，檔案信息具有來源的社會性、內(nèi)容的可靠性等特點，于國民經(jīng)濟和社會發(fā)展密切相關(guān)，被視為“信息資源之源”的檔案信息，在信息社會中必將受到社會進一步的重視。

檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。通過信息化建設(shè)，可以改變檔案工作原有的內(nèi)向的、單一的檔案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托網(wǎng)絡(luò)等新的信息傳遞方式和信息服務(wù)手段，實現(xiàn)主動的、超越時空的信息服務(wù)，從而促進檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新興的信息技術(shù)對檔案信息進行更高層次的管理。例如虛擬地將全國的檔案信息整合為一個整體資源，檔案信息的集中利用程度明顯提高。這既提高了檔案的管理水平，又提高了檔案的利用率，減輕檔案部門在提供閱覽條件、安排接待人員等發(fā)面的壓力，有助于提高社會對檔案的重視，擴大檔案信息的利用空間。

同時，檔案信息化建設(shè)也將面臨著極大挑戰(zhàn)。例如，面臨安全性、保密性、文件與檔案主管部門源頭多等諸多問題。特定利用者不清楚館藏檔案的方位，使檔案信息的“供”與“需”嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案信息資源不能真正做到資源共享。

1 檔案信息化建設(shè)的基本戰(zhàn)略是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的制定

隨著檔案信息化建設(shè)的推進，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的制定為檔案管理制定了方針政策，使檔案管理有章可循。尤其是我國加入世貿(mào)組織以后，為更好地與世界接軌，我國引進了大量的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)提供基本保障，如美國有關(guān)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)總量已達60余項。檔案信息化建設(shè)的牽引與推動力是檔案信息需求標(biāo)準(zhǔn)的制定。

2 在檔案信息化建設(shè)中構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系

為保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效發(fā)展，應(yīng)該使檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建的檔案信息化建設(shè)的核心。

檔案信息化建設(shè)的實踐表明標(biāo)準(zhǔn)須先行，而其中檔案需求標(biāo)準(zhǔn)的制定已成為檔案信息化建設(shè)的牽引力與推動力。如國際標(biāo)準(zhǔn)化組織專門制定了《ISO 22310:2005信息和文獻――描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》，為推動檔案信息化建設(shè)的順利進行，滿足一致性和互操作性需求。

3 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)注重以業(yè)務(wù)應(yīng)用為基礎(chǔ)理論研究為指導(dǎo)

篇（9）

檔案是指過去或現(xiàn)在的單位各部門及員工從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理和公關(guān)等活動時產(chǎn)生的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖象、帳冊及技術(shù)資料等不同形式的原始歷史記錄,它是一種信息,也是一個企業(yè)的寶貴財產(chǎn)。

而檔案信息化則是指在傳統(tǒng)的紙質(zhì)室藏檔案的基礎(chǔ)上,不改變紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和信息,而僅僅對其自身的內(nèi)容及存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變,即信息化處置,使檔案信息社會化,以實現(xiàn)檔案資源的共享,它包括兩個方面的內(nèi)容,一是狹義上的信息化,即檔案自身內(nèi)容的信息化,一是廣義上的信息化,即檔案信息與政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合后的信息化,所以,檔案信息化建設(shè)就是要在先進的科技條件下,一面促進檔案自身信息進入社會傳播系統(tǒng),一面將檔案中的信息與社會其他信息相結(jié)合,有效的服務(wù)于社會,這兩個方面是相輔相成的,共同促進著社會各信息的融匯,從而形成另一種信息,即檔案的信息化。

2、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案管理的信息化可以給工程企業(yè)帶來極大的收益:

2.1 對管理人員的意義

在實施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的管理人員來說意義重大,首先,檔案管理不再費時費力,數(shù)據(jù)等只需錄入一次便可多次利用,提高了工作效率;其次,檔案管理信息化后,檔案的檢索與查詢變得方便快捷,極大的減輕了工作人員的負擔(dān);最后,檔案管理信息化后,檔案的查借閱工作由計算機管理,使其查借閱工作變得方便可控。

2.2 對職能部門的意義

在實施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的各部門來說也有十分重要的意義,首先,可以提高整個部門的工作效率;其次,可以提升整個部門的技術(shù)水平;第三,可以有效的進行檔案的收集和編制工作;最后,可以有效的為企業(yè)決策和科研服務(wù)。

2.3 對企業(yè)的意義

在實施檔案管理信息化后,對于整個施工企業(yè)來說,意義顯而易見,首先,可以使企業(yè)更好地收集和管理檔案;其次,方便多次利用檔案,提高利用率;第三,可以有效的解決檔案的磨損和破壞問題;第四,可以形成較為完成的信息網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建信息資源庫;最后,可以有效的提高員工的工作效率。

3、實施雙向管理模式的方法和過程

首先,要提高紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,以推進信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)。檔案信息自動化的現(xiàn)狀是紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和系統(tǒng)應(yīng)用軟件的多和亂,這些都影響了系統(tǒng)整體水平的提高,如果能將這些問題解決,那信息自動化系統(tǒng)建設(shè)將在思想上取得飛躍,將使我們的觀察視野從計算機擴大到整個信息管理,而且這一認識的轉(zhuǎn)變給了我們啟示,即檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作中的各個方面,其中首先就是紙質(zhì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建立和真正實施,要想推進系統(tǒng)的信息自動化,就必須嚴(yán)把紙質(zhì)檔案的質(zhì)量關(guān),掌握好兩者相輔相成和辨證的關(guān)系。

其次,自動化建設(shè)要著眼于提高紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的整體水平。根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設(shè)必須著眼于整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向中的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,以提高系統(tǒng)的綜合能力。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,這就要求我們對紙質(zhì)檔案進行綜合的歸類和編排,從而提高系統(tǒng)的整體水平。

第三,在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點的抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍然處于從文件處理到信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫是國家檔案信息管理的基礎(chǔ)和核心,是工程的主體,它是一項長期的任務(wù),必須經(jīng)過由高到低、由單個到群體的循序漸進的過程。其中最重要的就是領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認識、面向應(yīng)用、建立“活庫”,以利用頻率和使用效率來考核,因此,必須在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

第四,實事求是的改進管理體制。集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)也不例外。目前我國檔案信息自動化管理體制,存在統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,只要我們從這一實際出發(fā),取消長期以來檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門方式,在系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再建立一個內(nèi)部的信息系統(tǒng),例如,企業(yè)中的每個單位都建立自己的局域網(wǎng),再對局域網(wǎng)進行連網(wǎng),并派專門的技術(shù)人員進行管理,從而加強整個系統(tǒng)的管理體制。

第五,重視人才的培養(yǎng)和管理。推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。因此,我們只有引進人才,對其進行系統(tǒng)的、綜合的培養(yǎng),改變?nèi)瞬殴芾淼臋C制,以人為本,進行開放式的人文管理,才能為推進工程檔案的雙向管理模式提供堅實的基礎(chǔ)。

4、促進檔案信息化建設(shè)的幾點建議

4.1 加強檔案工作人員的意識

檔案意識在檔案信息化建設(shè)中有很大的作用,將成為檔案信息化建設(shè)的基本推動力,而檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量,他們的能動性決定信息化建設(shè)的成敗,只有讓檔案工作人員在思想上高度樹立檔案信息的意識,深刻認識到檔案信息化建設(shè)的重要性和普及型,他們才會具有強烈的使命感和責(zé)任心,才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè),才會認真做好信息化過程中的各項工作,從而促使檔案信息化建設(shè)的進程。

4.2 提高檔案信息化的技術(shù)水平

首先,要配備先進而高效的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備,為提高檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平提供可靠保障;其次,要加快檔案中心目錄及全文的數(shù)字化,我們要從信息源頭抓起,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的“雙向”工作模式,以加快檔案信息數(shù)字化的進程;最后,要根據(jù)檔案信息使用者在網(wǎng)上的身份驗證,對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限,以保網(wǎng)上信息的安全。

4.3 提高檔案信息管理的水平

我們要根據(jù)自身檔案的特點,選取適合的檔案管理軟件,有計劃、有重點地進行錄入,認真做好電子檔案的管理工作,檔案的信息化建設(shè),需要科學(xué)的檔案管理軟件作為支撐,合適的檔案管理軟件,不但可以科學(xué)、高效的管理電子文件,而且還能形成對企業(yè)和社會的有益積累,所以,我們要不斷的改進檔案管理軟件,使其集多效功能于一身,以提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

5、對管理人員的要求

總之,無論是傳統(tǒng)的管理模式,還是信息自動化的管理模式,我們的目的就是提高工程單位檔案管理的綜合水平,繼而達到隨點隨到、隨到隨查、隨查隨登、隨登隨記管理模式,以提高辦公的效率,因此,這就要求管理人員對所有的資料必須熟悉,力求做到快、準(zhǔn)、明,所以,對管理人員提出了以下幾點要求:

(1)管理人員必須先對資料進行分門別類,綜合編排,要對資料的內(nèi)容進行熟練的掌握,從而編制出總目錄和分目錄,同時,可以根據(jù)需要建立不同類型的索引目錄,以便查找。

(2)要熟悉各種資料的歸檔之處,能夠在第一時間內(nèi)找到并查閱,并能在用完之后及時歸檔和核查借出資料的完整性。

(3)在建立紙質(zhì)檔案和信息系統(tǒng)時必須達到完整的統(tǒng)一,特別是內(nèi)部電子文件和系統(tǒng)目錄的建立,必須以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ),實施綜合的、系統(tǒng)的、統(tǒng)一的管理。

(4)建立專門的管理制度和管理機構(gòu),由專門的人員進行管理,同時,加強和領(lǐng)導(dǎo)的溝通,以積極進取,開拓創(chuàng)新的精神進行系統(tǒng)的管理,從而提高企業(yè)檔案管理的綜合水平和整體素質(zhì)。

(5)最重要的一點就是內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,為什么說這是最重要的一點呢？因為當(dāng)今的社會是處于信息的時代,其發(fā)展幾乎是日新月異的,要想在時代飛躍發(fā)展的今天處于良好的競爭狀態(tài),就必須從自我的高科技入手,而且要用非常現(xiàn)代化的理論進行管理,因此,從企業(yè)的每個單位入手,逐一的建立所需要的局域網(wǎng),然后再進行連網(wǎng)式的統(tǒng)一管理,每當(dāng)企業(yè)的所有職工登陸自己所屬部門的網(wǎng)頁時,就能對自己所需要的資料一目了然,并能通過局域網(wǎng)了解到整個網(wǎng)絡(luò)的信息,從而達到管理的最終目的。

6、結(jié)語

因此,要想提高工程單位檔案管理的綜合水平,就必須實行檔案管理的信息化建設(shè),當(dāng)今時代計算機應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便,我們可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺,不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理,提高檔案管理效率,還能節(jié)省大量的人力、物力,保證檔案信息化建設(shè)的進程,為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展,提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻

篇（10）

五大舉措推動郵政信息化

一、“傳統(tǒng)+創(chuàng)新”，推動郵政信息化升級。郵政的信息化主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的信息化改造，二是開發(fā)電子信息類新業(yè)務(wù)。在對郵政傳統(tǒng)業(yè)務(wù)進行信息化改造的同時，也要逐步開發(fā)電子郵政業(yè)務(wù)。電子郵政應(yīng)該圍繞發(fā)揮郵政的優(yōu)勢、突出郵政的特點展開。重點是要發(fā)揮郵政的物流優(yōu)勢，建好物流業(yè)務(wù)的信息化平臺，做好電子商務(wù)在物流方面的服務(wù)，把郵政運遞網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變成對外服務(wù)、對外經(jīng)營的物流體系，抓住電子商務(wù)的歷史性機遇，創(chuàng)出“電子郵政”這一中國郵政新型品牌，形成新的經(jīng)濟增長點，從而形成多元化、可持續(xù)發(fā)展的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，推動傳統(tǒng)郵政的產(chǎn)業(yè)升級，實現(xiàn)最大效益的郵政信息化。

二、“業(yè)務(wù)+技術(shù)”，將郵政信息化融合上升到一個新水平。郵政行業(yè)信息化近期定位應(yīng)當(dāng)是“業(yè)務(wù)先行、技術(shù)支撐”，遠期定位應(yīng)當(dāng)是在市場的領(lǐng)導(dǎo)下，“技術(shù)引導(dǎo)、業(yè)務(wù)跟進”。一是業(yè)務(wù)先行，提出合理的業(yè)務(wù)需求，制訂出合理的業(yè)務(wù)流程，才能開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。業(yè)務(wù)需求及流程的合理與否，是該業(yè)務(wù)信息化改造成敗的關(guān)鍵。二是業(yè)務(wù)牽頭，技術(shù)支撐，加快信息化建設(shè)進程。信息化若僅靠技術(shù)部門去實施，由于技術(shù)部門局限于業(yè)務(wù)的深度和廣度，很難抓住切入點，這樣工程進度難以保證。信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，技術(shù)部門支撐建設(shè)。三是技術(shù)引導(dǎo)，業(yè)務(wù)配合，不斷拓展新業(yè)務(wù)。技術(shù)部門要依據(jù)郵政自身的技術(shù)特點和業(yè)務(wù)條件，提出技術(shù)上可能實現(xiàn)的新的業(yè)務(wù)品種，并同業(yè)務(wù)部門共同研究市場環(huán)境、分析顧客需求，開發(fā)出適應(yīng)市場需求的新業(yè)務(wù)，使技術(shù)部門由支撐服務(wù)型逐步向業(yè)務(wù)引導(dǎo)型轉(zhuǎn)變。

篇（11）

自從信息化技術(shù)被發(fā)明以來，它就以其特有的優(yōu)點被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)中，使我們進入了一個信息化的時代。而檔案的信息化建設(shè)也是當(dāng)今時代檔案管理工作的必然選擇。這種信息化的管理，方便了我們對于檔案的查閱，修改以及保存，并且還可以在基礎(chǔ)管理的技術(shù)上實現(xiàn)信息資源的共享，提高了檔案管理的能力。

1 檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 信息化建設(shè)中缺少規(guī)劃

從整體來看，我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是都根據(jù)企業(yè)或者各個行政部門自身建設(shè)的需要來進行檔案的管理，所以缺少統(tǒng)一的規(guī)劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設(shè)進行全面的規(guī)劃，往往是針對一項問題進行分析，也就使哪里出現(xiàn)問題，解決哪里。這樣的建設(shè)管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設(shè)的發(fā)展【1】。另外，各個檔案館使用的數(shù)據(jù)格式以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統(tǒng)計以及管理。

1.2 信息化建設(shè)管理落后

檔案的信息化建設(shè)的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在其利用最新的信息技術(shù)，對檔案資料實現(xiàn)信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認識到這一點，他們覺得高效率的電子科學(xué)技術(shù)可以實現(xiàn)檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項工作的管理。管理人員的責(zé)任意識淡薄，過分的依賴于科學(xué)技術(shù)，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。

1.3 信息化建設(shè)資源短缺、人才缺失

當(dāng)檔案的管理向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，其對于專業(yè)人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關(guān)知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業(yè)理論知識有掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)相關(guān)知識的人才。由于檔案的管理工作是一項較為基本的，沒有太大發(fā)展的職業(yè)，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于對紙質(zhì)文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設(shè)之初，我們的基礎(chǔ)資源相對短缺，而且建設(shè)之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設(shè)帶來一定的難度。

2 加強檔案信息化建設(shè)的措施

2.1 統(tǒng)一設(shè)置規(guī)劃

從根本上來看，我們對檔案實現(xiàn)信息化的管理最主要的目的就是實現(xiàn)對檔案資料的整合，實現(xiàn)檔案資源信息的共享。這樣的目標(biāo)的實現(xiàn)，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在實際的應(yīng)用中應(yīng)該從大局出發(fā)，采用統(tǒng)一的建設(shè)管理方法，有利于對信息資源的統(tǒng)一整合。當(dāng)然，這種標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一就需要上級有關(guān)部門加大重視，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 加強技術(shù)人才的培養(yǎng)

上文我們提到過，檔案管理的信息化建設(shè)工作對于相關(guān)人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎(chǔ)，而且還要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。所以，加強相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)也是檔案信息化建設(shè)的一個重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是年紀(jì)較大或者已經(jīng)退休的老職員，但自動信息化技術(shù)發(fā)展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)?shù)臏p少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業(yè)知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓(xùn)，一方面加強他們的工作責(zé)任意識，另一方面實現(xiàn)其知識的更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化技術(shù)。

2.3 加強相關(guān)法規(guī)建設(shè)

對于檔案管理的信息化建設(shè)我們的法規(guī)還不是很健全，其主要體現(xiàn)在兩個方面，一是缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善，也就是指，檔案管理信息化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設(shè)的管理方法的法規(guī)不健全。所以，國家有關(guān)部門應(yīng)該加大注意力，加強對檔案管理相關(guān)法規(guī)的建設(shè)。對建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定兩方面作出明確的規(guī)定，促進檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

2.4 加強管理

在相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)較為完備的基礎(chǔ)上，我們就要依據(jù)規(guī)定，加強對檔案信息管理工作的管理。當(dāng)然，在相關(guān)法規(guī)建設(shè)不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據(jù)自身發(fā)展的需要，對相關(guān)工作者的工作進行明確的要求，使所有的工作項目都做到有標(biāo)準(zhǔn)可依，這樣就使得整項工作更加系統(tǒng)化和統(tǒng)一化。

2.5 完善安全維護體系

檔案管理工作的信息化建設(shè)是以電子計算機作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進行信息化建設(shè)的同時，也要注意對整個信息化建設(shè)的系統(tǒng)進行安全維護。具體表現(xiàn)為：采用多種先進的技術(shù)對計算機進行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應(yīng)該掌握對電子信息的備份以及恢復(fù)的技術(shù)，防止不當(dāng)?shù)牟僮髟斐蓴?shù)據(jù)的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關(guān)的安全維護的技術(shù)人員對整個信息化建設(shè)系統(tǒng)進行安全防護。這是保證整個信息化管理系統(tǒng)正常運行的關(guān)鍵保障。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)代檔案管理工作的重點內(nèi)容，針對現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問題，我們應(yīng)該加大重視，從轉(zhuǎn)變思想觀念，積極引入技術(shù)人才入手，對信息化建設(shè)進行多方面的調(diào)整，在加強相關(guān)法規(guī)建設(shè)的基礎(chǔ)上，完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施，從根本上促進檔案管理信息建設(shè)的發(fā)展。