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本文分析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施，以期能為檔案管理工作在信息時代中實現(xiàn)質(zhì)的飛躍提供幫助。信息時代下檔案管理工作不僅要實現(xiàn)制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術(shù)優(yōu)勢提升檔案管理工作效率，同時降低工作成本。而隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員首先要深刻認識到信息技術(shù)的重要作用，明確自身工作的滯后性，最后才能對癥下藥，在信息時代下實現(xiàn)檔案管理工作的進一步創(chuàng)新和發(fā)展。本文擬按照上述思路進行分析，具體如下。

一、信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性

信息時代下信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，而且在檔案管理工作中扮演著非常重要的角色。總的來說，信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量；第二，節(jié)省管理成本，合理配置管理資金；第三，適應當代社會檔案信息流通方式；第四，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，為綠色環(huán)保做貢獻。

二、信息時代下傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性

信息時代是一個飛速發(fā)展的時代，而傳統(tǒng)檔案管理工作由于沒有信息技術(shù)支持，所以發(fā)展速度將遠遠落后與時展速度，表現(xiàn)出了嚴重的滯后性，具體來說，主要包括以下幾點：第一，檔案利用率低，造成珍貴檔案信息流失；第二，實體檔案數(shù)量龐大，占用大面積存儲空間，第三，檔案信息流通效率低，而且容易丟失和損毀；第四，檔案管理耗時長、投入成本非常高。

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）適當?shù)臏p少紙質(zhì)檔案

（1）重要的文獻資料采用“紙質(zhì)+電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質(zhì)檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險保存形式。（2）普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，那無疑是費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉(zhuǎn)換和識別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。

（二）大范圍引入配置較高的計算機

1.適應信息時代檔案管理軟件的不斷更迭。現(xiàn)代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發(fā)展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時間段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。2.保證檔案的檢索效率。配置較高的計算機除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應軟件的各項復雜功能，保證人在使用計算機檢索檔案信息的時候不會出現(xiàn)卡頓、系統(tǒng)硬件故障、藍屏、黑屏等等情況，最大限度的保障檢索效率和質(zhì)量。

（三）開發(fā)檔案管理軟件

1.檔案管理軟件應適合檔案管理實情。現(xiàn)在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統(tǒng)檔案管理工作的大面，但是具體的細節(jié)處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選這些軟件的基礎(chǔ)上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應當和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。2.軟件功能配置應以人性化管理為標準。檔案管理軟件開發(fā)過程中，其中的每一項功能都必須是有用的，對于那些重復的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達清楚，自己想要什么樣的功能，想實現(xiàn)什么樣的操作方式，這些都必須要開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標準的優(yōu)質(zhì)軟件。

（四）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經(jīng)成為了可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。2.把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率。大數(shù)據(jù)技術(shù)除了能提升信息價值外，還能被引入檢索系統(tǒng)中，從而進一步提高檢索率。實際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析成千上萬的檢索關(guān)鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時候及時置頂最有可能的檢索結(jié)果，從而提高檢索率。

（五）提高管理人員的信息素養(yǎng)

1.培養(yǎng)其互聯(lián)網(wǎng)思維。信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，這是毋庸置疑的。2.增強其軟硬件使用能力。檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時代下，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節(jié)省軟件的運維成本，更可以節(jié)省不少的工作時間。

四、結(jié)束語

基于對信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性以及傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新需要從適當?shù)臏p少紙質(zhì)檔案、大范圍引入配置較高的計算機、開發(fā)檔案管理軟件、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及提高管理人員的信息素養(yǎng)等五個方面入手，既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只有秉持這樣的工作精神和態(tài)度，嚴抓工作方向，才能讓檔案管理工作在信息時代下實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

參考文獻:

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作者:韓知霖 單位:山東管理學院