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檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。

一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同

（一）檔案管理與知識管理的差異性

檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關鍵特征，而在當前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。

（二）檔案管理與知識管理的相似性

從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關系的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎上根據(jù)相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。

二、檔案管理與知識管理的互動關系

根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。

（一）知識管理擴大檔案管理的范疇

對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。

（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范

相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。

作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校

參考文獻：

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二、在醫(yī)院檔案管理中應用知識管理的必要性

1、知識管理是經(jīng)濟、社會發(fā)展的需求

隨著時代、經(jīng)濟的進步，我國經(jīng)濟發(fā)展也進入一個新的階段，知識在經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著更加重要的作用，而醫(yī)院檔案管理也在這種新形勢下發(fā)生著變化，由以前的人工管理到紙質(zhì)的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫(yī)院檔案管理還會有新的管理模式出現(xiàn)，如果醫(yī)院一直保持傳統(tǒng)的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫(yī)院也是一個帶有盈利性質(zhì)的組織，并不是慈善機構(gòu)，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫(yī)院與企業(yè)有著相似的地方，那么醫(yī)院也就帶有市場經(jīng)濟的特征，所以應用知識經(jīng)濟管理是適應社會發(fā)展的需要。

2、知識管理是醫(yī)院進步發(fā)展的需要

現(xiàn)在部分醫(yī)院甚至還存在紙質(zhì)檔案管理，不管是對患者來說還是對醫(yī)院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫(yī)院也是需要盈利的，并且醫(yī)院之間還是有一定的競爭的，醫(yī)院的消費者是廣大患者，醫(yī)院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內(nèi)，為患者安排就醫(yī)，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫(yī)生，同時增進工作人員的經(jīng)驗交流，提高醫(yī)護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫(yī)院進步發(fā)展。

三、促進在醫(yī)院檔案管理中知識管理應用的措施

1、在思想上破除陳舊的觀念，樹立新的知識管理理念

醫(yī)院要想改革首先就是思想上的轉(zhuǎn)變，沒有思想轉(zhuǎn)變作為前提，任何實際行動都是失敗的，而這種思想轉(zhuǎn)變是一種自然而然地過程，目前，也有一些醫(yī)院也開始引進知識管理，而醫(yī)院檔案管理任務繁重，想要快速轉(zhuǎn)變也是需要一個過程的，首先就是搜集信息，輸入信息，其次就是分類整理，在其中還要明確知識是為了服務人們而存在的，同時醫(yī)院也是一種服務廣大人民的機構(gòu)，那醫(yī)院要做的就是靈活應用這種服務，將這種服務貫穿于醫(yī)院檔案系統(tǒng)及工作人員的思想中。在思想轉(zhuǎn)變過程中，廣大醫(yī)護人員樹立新的知識管理理念，學習計算機信息管理知識，學會接受新事物，為醫(yī)院及個人進一步發(fā)展出力。

2、在行動上引進知識管理模式，并創(chuàng)立層次化、結(jié)構(gòu)化的檔案管理方式

在知識管理實踐的應用上首先要解決的就是技術與人才問題，醫(yī)院檔案管理的改變要想實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，需要的首先是引進適當?shù)碾娮釉O備，更新醫(yī)院系統(tǒng)，醫(yī)院在這方面還要引入相應的技術管理人才，負責信息搜集、分類、管理、更新等。其次，醫(yī)院要在新引入的系統(tǒng)中輸入醫(yī)院相關人員的信息，而信息分類可以先按科室分，分為內(nèi)科、外科、神經(jīng)科等等，然后在科室內(nèi)部檔案按照醫(yī)院內(nèi)部人員的工作經(jīng)驗進行分類，同時醫(yī)院還可以在對應的科室樓層安裝電子顯示器，主要顯示目前科室當值人員名單和未來幾天內(nèi)的值班情況。對患者檔案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就診時給予一張電子卡，里面記錄就診日期、科室、主治醫(yī)生、病癥、服用藥品名稱及計量等，不管是哪位患者，只要有卡，醫(yī)院就可以顯示其檔案信息記錄，在一定程度上可以明確醫(yī)院與患者的職責，減少不必要的爭端。這種方式就是知識管理模式下層次化、結(jié)構(gòu)化的檔案管理。

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21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經(jīng)濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性

計算機技術的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡環(huán)境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。

1、知識管理是適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求的必然選擇

“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經(jīng)濟時代，知識因素參與經(jīng)濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經(jīng)濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網(wǎng)絡化管理應運而生，這些環(huán)境和機制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應知識經(jīng)濟發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。

2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識資源管理的創(chuàng)新體系

傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構(gòu)低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經(jīng)濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造

業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程

與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術在組織生產(chǎn)、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡環(huán)境下，這種服務的方式將更容易實現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡互聯(lián)的基礎上，實現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應的外部網(wǎng)，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機構(gòu)的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務。

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在知識經(jīng)濟時代背景下，知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會經(jīng)濟活動的決策者和引導者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應用于檔案管理工作當中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關系。

一、檔案管理與知識管理的概念

知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關的一系列生產(chǎn)社會活動。而知識是通過學習、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術、知識經(jīng)濟理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為檔案利用者提供服務。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟活動當中，眾多企事業(yè)單位實際經(jīng)營活動就是采取和使用企業(yè)管理進行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領導者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。

二、檔案管理與知識管理異同關系

(一)檔案管理與知識管理的相同之處

1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現(xiàn)形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側(cè)重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經(jīng)驗為代表的無實物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內(nèi)，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準、更快速的服務，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導其作出正確的決策和判斷。可以說二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現(xiàn)管理的價值，二者出發(fā)點相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產(chǎn)生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術隨著信息技術的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說在管理技術和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術和網(wǎng)絡為技術支撐和傳播媒介，二者技術手段相同。

(二)檔案管理與知識管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經(jīng)濟活動中，檔案管理一直受決策者和領導者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識管理的相互作用

(一)知識管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數(shù)字信息技術的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動知識管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻:

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21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經(jīng)濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。

一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性

計算機技術的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡環(huán)境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。

1、知識管理是適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求的必然選擇

“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經(jīng)濟時代，知識因素參與經(jīng)濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經(jīng)濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網(wǎng)絡化管理應運而生，這些環(huán)境和機制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應知識經(jīng)濟發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。

2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識資源管理的創(chuàng)新體系

傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構(gòu)低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經(jīng)濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析

知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造

業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術在組織生產(chǎn)、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡環(huán)境下，這種服務的方式將更容易實現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡互聯(lián)的基礎上，實現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應的外部網(wǎng)，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機構(gòu)的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務。

篇（6）

自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異

目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術壽命的差異

當紙質(zhì)檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內(nèi)容永遠的結(jié)合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。

而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設備,由于某種經(jīng)濟原因而導致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。

因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護的差異

在檔案管理中我們對紙質(zhì)檔案信息保護的目標主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內(nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。

而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認時間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。

4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異

電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。

5、結(jié)語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。

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隨著社會的進步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進行的最主要措施，只有摒棄傳統(tǒng)的、陳舊的方式，優(yōu)化管理方式，才能夠?qū)n案信息管理模式進行優(yōu)化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進社會該行業(yè)的發(fā)展與進步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關部門提供有價值的參考。

1為什么要融合檔案信息管理與知識管理

隨著社會的進步，我國知識經(jīng)濟建設模式越來越完善，對于科技的應用也越來越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢下，保證檔案信息管理體系建設更加完善最關鍵的就是融入知識管理的相關知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業(yè)的發(fā)展，利用知識的力量不斷壯大經(jīng)濟建設才是未來社會最主要的發(fā)展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應該將其與知識管理融合起來，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。

2檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數(shù)據(jù)，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠?qū)⒃痉稚⒌摹o形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。

2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識管理方式的不斷創(chuàng)新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關部門對于知識管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創(chuàng)新，所以對于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實體檔案的管理減少。現(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造。業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高工作效率。

4知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網(wǎng)絡也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務性質(zhì)明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術，包括網(wǎng)絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。

5知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠?qū)芾韺W有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務熟練。而且將信息管理與知識管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。

6結(jié)束語

通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術以及知識，幫助社會經(jīng)濟建設能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經(jīng)濟發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發(fā)展。

篇（8）

現(xiàn)階段，人們處于知識時代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實際情況來說，部分管理者對于檔案價值的認識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價值，難以有效提升管理水平。在強調(diào)知識流轉(zhuǎn)的環(huán)境下，檔案價值有了新的特質(zhì)，在知識管理中，發(fā)揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價值特性和體現(xiàn)

傳統(tǒng)意義上的檔案價值特性，依托檔案業(yè)務流轉(zhuǎn)，體現(xiàn)了檔案的記錄性特性。經(jīng)過相關部門篩選后，用作資料使用，檔案的實用性價值才得以體現(xiàn)。在知識管理背景下，檔案價值發(fā)生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價值主要體現(xiàn)實用性方面，當主體利用檔案來解決相應的問題時，檔案才具備了使用價值。知識管理背景下，強調(diào)全過程管理，為循環(huán)往復的管理過程。不僅轉(zhuǎn)變了檔案使用價值實現(xiàn)的模式，也改變了檔案價值呈現(xiàn)的模式，使得檔案價值貫穿于知識流轉(zhuǎn)的全過程，具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求，來獲取相應知識，實現(xiàn)知識共享。依托知識共享，檔案價值的實現(xiàn)擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實現(xiàn)了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區(qū)分，檔案是顯性知識，能夠促進檔案增值，檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價值是以知識為著眼點，注重知識屬性，促使檔案價值體現(xiàn)。基于價值鏈分析，通過知識管理，實現(xiàn)價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內(nèi)外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內(nèi)外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經(jīng)過價值鏈的循環(huán)運動轉(zhuǎn)化為顯性知識的表現(xiàn)，所以說，組織內(nèi)外部知識的流轉(zhuǎn)運動與檔案價值的實現(xiàn)密不可分，檔案參與知識管理，其價值體現(xiàn)在知識循環(huán)體系的各個環(huán)節(jié)。

2知識管理中檔案價值的形成機理

2.1檔案的社會需求

檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規(guī)律，從知識價值角度來說，持有檔案價值二元論的研究學者認為，知識價值的實現(xiàn)是基于使用價值的實現(xiàn)，知識價值的實現(xiàn)載體為檔案價值。基于此，若想實現(xiàn)檔案價值，需要符合社會需求。當實物檔案被應用時，才能夠具備檔案價值，在此之前僅具備知識自身的價值，屬于非需求性價值。知識管理背景下，此規(guī)律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統(tǒng)化發(fā)展。基于此，為了實現(xiàn)檔案價值，要從社會需求出發(fā)，滿足社會應用要求。

2.2檔案價值構(gòu)成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現(xiàn)的主要因素，處于檔案實踐環(huán)境下，各種因素的相互作用，實現(xiàn)了檔案價值。檔案實踐環(huán)境因素作用于檔案要素，若社會環(huán)境變化，檔案管理理論發(fā)生變化，則上述三要素也會發(fā)生改變，此類變化具有系統(tǒng)性，屬于全面塑造，對檔案價值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環(huán)境變化，檔案保管理論發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構(gòu)成，通過優(yōu)化檔案保管以及管理流程，更好的發(fā)揮知識價值。

2.3檔案主體的技術和技能

在檔案實踐活動中，檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說，檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中，檢驗檔案主體技術技能，要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現(xiàn)和具體體現(xiàn)，貫穿于檔案實踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價值的核心部分。基于二元論觀點，可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現(xiàn)在于其使用以及使用價值[1]。

3知識管理中檔案價值的發(fā)揮

3.1加強檔案管理部門建設

（1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發(fā)揮，首要任務是做好檔案管理工作。基于此，需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價值，充分發(fā)揮檔案的價值。（2）做好人員培訓。隨著檔案價值實現(xiàn)環(huán)境的改變，使得檔案價值的體現(xiàn)和實現(xiàn)，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學習的意識，積極學習新技術和新知識，更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識，進而充分發(fā)揮檔案價值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價值的實現(xiàn)，在于其使用價值的實現(xiàn)。基于此，為了發(fā)揮出檔案價值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發(fā)揮獎懲機制的作用，對于工作表現(xiàn)較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進而調(diào)動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價值，實施電子化管理模式，已經(jīng)成為發(fā)展的必然。基于此，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進而提高服務質(zhì)量。

3.2實施全過程管理

知識管理背景下，強調(diào)全過程管理，因此為了實現(xiàn)檔案價值，發(fā)揮其最大價值，實施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數(shù)字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實方面，要明確工作責任和內(nèi)容，分工協(xié)作，保障檔案數(shù)字化加工得以有效開展。參與數(shù)字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術標準以及工作規(guī)則，保證操作方法的規(guī)范性，進而保障檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。當完成檔案數(shù)字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環(huán)節(jié)入手，進行質(zhì)量檢查。在檢查的過程中，要認真核對數(shù)據(jù)的錄入和關聯(lián)等，做好檔案質(zhì)量的把關。只有保證了檔案資料的真實性，及時做好檔案收集和整理，實現(xiàn)即時調(diào)閱，才能夠提升檔案的使用價值，進而實現(xiàn)檔案價值。基于此，要做好檔案的全過程管理，保證其價值的實現(xiàn)。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價值的實現(xiàn)，要保證信息的安全。若檔案管理出現(xiàn)安全問題，會降低檔案的價值，甚至會造成巨大的損失。基于此，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數(shù)字化檔案審批制度，合理運用數(shù)字化技術，嚴格執(zhí)行質(zhì)量控制程序，按照規(guī)范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數(shù)字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發(fā)，做好嚴格的把控。落實安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術，采取網(wǎng)絡監(jiān)測以及鎖定控制等措施，保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數(shù)據(jù)加密。需要注意的是，要做好檔案分類標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價值才能夠?qū)崿F(xiàn)，進而實現(xiàn)其價值。

3.4營造良好的實踐環(huán)境

檔案價值的實現(xiàn)，需要良好的環(huán)境，通過檔案價值實現(xiàn)三要素的相互作用最終達到價值目標。基于此，在檔案實踐活動中，要注重營造良好的環(huán)境。檔案實踐環(huán)境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實現(xiàn)的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態(tài)以及狀態(tài)會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價值[5]。

4結(jié)束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現(xiàn)，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術，挖掘檔案自身的價值，開展檔案實踐活動最終實現(xiàn)。為了實現(xiàn)檔案價值，需要營造良好的檔案實踐環(huán)境，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]霍燕.基于知識管理的企業(yè)檔案價值研究[D].天津師范大學，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用模式研究[D].山西大學，2016.

篇（9）

隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動，檔案數(shù)量隨之也增長非常快， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現(xiàn)高職院校檔案信息化建設？我認為計算機化的現(xiàn)代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理，以促進實現(xiàn)高職院校檔案管理的科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個學生和教職工的檔案更健全、更完善。

1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀

1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學生數(shù)量，以及由學生產(chǎn)生的經(jīng)濟效益才是第一位的，在他們的意識形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學院的長遠發(fā)展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現(xiàn)在學校的領導方面，同時在學校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內(nèi)部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。

1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學校，都沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學情況、教學獎懲的材料，又要在教務處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現(xiàn)電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質(zhì)處理階段，根本不具備進行現(xiàn)代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現(xiàn)。

1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調(diào)出等一系列的學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動比較頻繁，以及跨區(qū)域調(diào)動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。

1.4 有待實現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴重的沖擊。電子化檔案管理已成為當今的發(fā)展趨勢，其在檔案管理中的優(yōu)勢還沒有得到充分的展示。當前學校檔案管理依然是紙質(zhì)檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質(zhì)量和收集時間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設備和電子信息技術沒有應用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡的優(yōu)勢。

2 檔案管理工作建設中的對策

2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進而使檔案工作為學院發(fā)展提供服務。因此，領導要不斷更新觀念，提高建設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規(guī)劃，進而為檔案工作奠定基礎；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領導干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發(fā)展的需要。最大限度地爭取領導對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學院和個人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。

2.2 建立和完善規(guī)章制度，對檔案工作進行科學化、規(guī)范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現(xiàn)規(guī)范化、科學化管理提供制度保證。管理人員素質(zhì)的高低關系到檔案管理質(zhì)量的高低，所以管理人員首先應具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務、有豐富的專業(yè)知識、扎實的專業(yè)基礎知識、豐富的現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗，以及使用計算機的能力等。學院通過不定期的專業(yè)技術培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術管理知識、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學院的檔案管理水平。

2.3 計算機實現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學院應把檔案工作需要的經(jīng)費納入學校經(jīng)費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設同步，為檔案機構(gòu)添置必要的現(xiàn)代化設備，以便開展工作。原來的手寫、紙質(zhì)的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應的也提高了工作效率。

2.4 檔案管理實現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢。管理人員必須努力學習微機使用、管理知識，實現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設。目前計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區(qū)的單位共享或調(diào)度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環(huán)保、存儲量大、儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強的穩(wěn)定性和可靠性。

隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，對檔案信息進行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，才能使學院檔案管理工作邁上新臺階。

參考文獻：

[1]童健.信息時代提高高校檔案管理人員素質(zhì)研究[J].貴州民族學院學報（哲學社會科學版），2004（06）.

篇（10）

中職學生的學生檔案包括學生學籍、學習成績、教育實習或畢業(yè)后工作等情況。學生檔案是反映學校教育全貌的一面鏡子，中職學校的學生檔案管理工作，也是一項關系著學校是否能夠順利開展教學活動的重要指標，是衡量學校教育水平高低的標志之一。隨著新時期對素質(zhì)教育的提倡，如何讓中職學校學生檔案管理更加規(guī)范化、制度化，從而不斷提高檔案管理人員的整體水平，以適應新形勢的發(fā)展，有著非常重要的作用和意義。

1 中職學校學生檔案管理的現(xiàn)狀

從我國目前中職學校的檔案管理工作來看，其中還存在許多亟待解決問題，例如，檔案管理人員素質(zhì)不高；檔案管理方法落后；學生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象等等。

1.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

學校領導沒有充分認識到學生檔案管理對教育事業(yè)的重要作用，對檔案管理的認識比較膚淺，所以在管理的過程中不能嚴格要求。學校由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員大多是中職學校的老師兼任，而非學習檔案管理出身的專業(yè)人士。這些教師缺乏專門的檔案管理知識和系統(tǒng)的培訓，對學生檔案的收集、規(guī)整和利用無法做到規(guī)范化，使得學生檔案在中職學校教育中的重大作用無法正常發(fā)揮。

1.2 檔案管理方法落后

中職學校在檔案管理中管理方法落后，有的學生檔案甚至還需要檔案管理人員進行手工操作和整理，這樣不僅在前期的檔案整理工作中浪費了大量的人力和物力，而且在檔案后期的利用中也非常困難，嚴重影響了檔案的檢索速度和檔案檢索的準確性、全面性，不利于學生檔案作用的發(fā)揮。同時在檔案管理的過程中，硬件條件缺失，信息檢索和多媒體檢索無法得到廣泛的普及，一些紙質(zhì)的學生檔案由于受限于檔案保管條件，而出現(xiàn)丟失、破壞的情況。

1.3 學生檔案資料質(zhì)量低，甚至出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象

在中等職業(yè)學校的學生檔案中，學生所上交檔案的真實性和完整性有待考證，而檔案科在收集的過程中由于審查工作做的不嚴格、不到位，使得一些學生檔案的質(zhì)量不高，學生檔案信息模糊，甚至出現(xiàn)一些虛假的檔案信息。同時由于中等職業(yè)學校中學生的流失現(xiàn)象嚴重，學生檔案的調(diào)動頻繁，很容易出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，無頭檔案較多。

2 中職學校學生檔案管理方法

針對以上的現(xiàn)象，中職學校的領導和檔案管理人員要從以下幾個方面對學生檔案管理工作進行改進：

2.1 加強培訓，提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先學校領導要重視學生檔案管理的工作，要把學生檔案管理工作提到平日的教學工作中去，對檔案管理機構(gòu)要統(tǒng)一領導、加強管理。學校要設立專門的檔案室，由專門的檔案管理人員來對學生的檔案進行管理。此外，還要提高檔案管理人員的素質(zhì)。而要想提高檔案人員的素質(zhì)，首先應該提高他們的思想認識素質(zhì)，要讓他們認識到學生檔案管理工作在學校教學中的地位和作用，真正對自己所做的工作重視起來。其次要加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓檔案管理人員按照我國的《檔案法》的基本要求和學校的實際情況，對學生檔案進行收集、整理和加工，還要加強對檔案管理人員的培訓，使得他們獲得最新的檔案管理知識，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。

2.2 利用信息化的管理方法，更新檔案管理理念

中等職業(yè)學校的規(guī)模逐漸擴大，學生也逐漸增多，學生檔案的管理工作也越來越多，這使得原來的學生檔案管理模式更加不適應學校的發(fā)展狀況。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計算機在日常生活中的廣泛應用，中等職業(yè)學校學生檔案的管理工作也要日益信息化、無紙化。檔案的信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要標志，檔案管理的現(xiàn)代化就是檔案管理人員，要采用現(xiàn)代化的技術如計算機、傳真或打印機等現(xiàn)代化的工具來收集和整理檔案，使得在以后對學生檔案進行檢索和利用時，能夠更加地快捷、簡單，從而提高學生檔案管理工作的服務質(zhì)量。

2.3 完善檔案管理制度，提高學生檔案的質(zhì)量

完善的檔案管理制度是進行學生檔案管理工作的前提和基礎。首先在檔案的整理中，學校檔案室要對學生上交的檔案信息進行審核，以保證檔案信息的正確性。在學生檔案收集齊全后，又要根據(jù)檔案的年度、學生所在的班級或所學的專業(yè)等等進行歸類整理，使得學生的檔案更加完整。同時要防止人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生，檔案管理部門要與各個班級管理者建立密切的聯(lián)系，及時掌握學生流動的具體情況并對學生的檔案進行及時的調(diào)動，使得檔案與學生同步調(diào)動，防止無頭檔案現(xiàn)象的發(fā)生。此外，還要對包括學生入學時間、家庭地址、戶口所在地、所學專業(yè)、實習單位或畢業(yè)后的工作單位等對學生檔案信息進行及時的補充，確保學生檔案的完整性和準確性。

3 結(jié)語

現(xiàn)如今，中等職業(yè)學校正面臨著重大的改革，能否做好學生檔案管理的工作，是新時期評估中職學校辦學質(zhì)量的重要標準之一。建立健全學生檔案管理工作，有利于對學校進行正確的評估，有利于教師查詢和檢索資料，有利于對中職學校進行科學化的管理。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，社會對中職學校的學生檔案管理工作提出了更高的規(guī)范和要求，檔案管理人員要嚴格律己，依章辦事，做好學生檔案管理工作。

參考文獻

篇（11）

關鍵詞：

知識經(jīng)濟時代；地震檔案；管理模式

知識經(jīng)濟時代是一種新的經(jīng)濟形態(tài)，以知識運營為經(jīng)濟增長方式，美國微軟公司的興起是知識產(chǎn)業(yè)的典型代表，開啟了計算機廣泛應用的新時代，同時也極大地刺激了經(jīng)濟的增長，我們可以看到知識經(jīng)濟時代的強大發(fā)展勁頭。在知識經(jīng)濟時代的發(fā)展模式中，知識、科技型企業(yè)是經(jīng)濟活動中最具發(fā)展力的經(jīng)濟組織形式，代表了未來朝著大數(shù)據(jù)時展的趨勢。地震檔案管理工作與人民的生活、工作、生產(chǎn)息息相關，對地震規(guī)律的研究及地質(zhì)活動的預測非常重要。為了確保相關信息數(shù)據(jù)的準確保存和科學分析，高效、準確的地震檔案管理平臺的建立是非常有必要的。本文將從地震檔案管理概念與知識經(jīng)濟時代下地震檔案管理工作創(chuàng)新性兩方面對地震檔案管理工作進行探討。

一、地震檔案管理的概念及演變歷程

地震是由于地殼釋放巨大的能量所造成的地表震動，是一種常見的自然現(xiàn)象，由于其具有極大的破壞性，極短時間內(nèi)就會給人類的生命、生活、生產(chǎn)帶來極大的危害，人類毫無反擊之力。因此，人們一直希望對地震進行有效的預測，盡可能減少地震所帶來的損失和傷害，地震檔案管理工作隨之產(chǎn)生。科學家們希望對地震過程的相關信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析，以便于了解地震前的地質(zhì)狀況、發(fā)現(xiàn)相關規(guī)律，對地震做出準確的判斷和掌握。地震檔案監(jiān)測的數(shù)據(jù)主要包括地震活動中的地質(zhì)情況、地殼形變程度、重力、水質(zhì)、地下水組成成分及含量等，對地殼的活動頻率、相互作用關系、能量轉(zhuǎn)化等性質(zhì)進行分析。如果每個地方的地震數(shù)據(jù)按照時間發(fā)展順序被系統(tǒng)地整理出來，那么對地質(zhì)工作者來講將是一項非常寶貴的資料，有利于科學家對地質(zhì)活動規(guī)律的探索，對人民的生活安全和生產(chǎn)建設有著非常重要的意義。根據(jù)有關資料顯示，我國的檔案管理工作主要經(jīng)歷了三個階段：第一階段，主要是采用紙質(zhì)資料記錄的方式，所發(fā)生的地震災害信息被相關人員記錄在紙質(zhì)檔案中，被放置在相關位置，占據(jù)一定的空間。因此，隨著記錄信息的增多，占據(jù)的空間就會越大，并且檔案的查找和翻閱非常不方便，給地質(zhì)學家的研究和分析工作帶來極大的困難。第二階段，是計算機應用的初級階段，隨著計算機技術的飛速發(fā)展，其在各個行業(yè)發(fā)揮的功能也越來越明顯，初級階段各種應用軟件還不成熟，只是對檔案進行簡單的記錄和保存。因此，在這個時期出現(xiàn)了大量的電子檔案，有關檔案管理的應用軟件被逐漸開發(fā)。第三階段，數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)化管理階段，檔案管理的相關軟件開發(fā)技術越發(fā)成熟，具有技術含量較高的數(shù)據(jù)分析功能，不僅可以儲存信息，還可以對存儲的信息進行計算、分析，做出科學的決策，使數(shù)據(jù)資源變得更加有價值。

二、知識經(jīng)濟時代地震檔案管理的創(chuàng)新性

地震檔案管理工作是對地震過程的詳細記錄和分析，其中蘊含著非常寶貴的數(shù)據(jù)信息資源，是地質(zhì)研究和地震預測的重要參考資料。我國的地震檔案管理起步較晚，與其他行業(yè)數(shù)據(jù)管理有一定的差距。但是，隨著計算機應用技術的快速發(fā)展，地震檔案管理工作也有了新的進展。在知識經(jīng)濟時代的大背景下，地震檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)，應積極改革，實現(xiàn)技術上的不斷創(chuàng)新。下面主要從工作方式、工作內(nèi)容、工作人員三方面簡要介紹知識經(jīng)濟時代背景下地震檔案管理工作的創(chuàng)新性。

（一）工作方式檔案管理的第一階段是紙質(zhì)資料階段，其工作流程為：測量、記錄、整理分類、使用。在這個階段中主要的工作方式就是人工記錄并整理相關數(shù)據(jù)信息，純手工操作，速度慢，效率低，數(shù)據(jù)資料記錄內(nèi)容簡單，不能滿足地質(zhì)學家的研究要求，在一定程度上制約了地震研究工作的開展。隨著計算機技術的應用，地震檔案管理工作有了很大的進展，相關部門研制出了地震檔案管理軟件，大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料被輸入到計算機中進行存儲，將紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成了電子數(shù)據(jù)，由純手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作，從此地震檔案計算機化管理時代開啟。使用計算機對地震檔案數(shù)據(jù)進行管理可以在短時間內(nèi)存儲大量的信息，并且可以隨時進行瀏覽查看，或者進行相關的數(shù)據(jù)分析，非常方便，容易查找，同時還節(jié)省了空間和時間，避免了紙質(zhì)資料管理階段的諸多弊端。同時，相關的數(shù)據(jù)分析結(jié)果為地質(zhì)研究工作者提供了很好的數(shù)據(jù)信息和研究資料，有利于對地震活動規(guī)律的研究和預測。

（二）工作內(nèi)容知識經(jīng)濟時代下，知識是決定經(jīng)濟發(fā)展的關鍵因素，同時也是決定科技發(fā)展的重要因素，信息是知識經(jīng)濟時代的強大助推力。因此，不管在什么行業(yè)中知識和信息都是最為重要的兩大因素。地震檔案管理的初期采用紙質(zhì)資料進行記錄，地質(zhì)學家研究的主要內(nèi)容僅局限于紙質(zhì)版資料中記錄的相關內(nèi)容。隨著記錄時間的增加，數(shù)據(jù)信息量變大，項目雜亂，信息龐雜，占據(jù)空間大，不便于整理和計算，給數(shù)據(jù)分析帶來了很大的困難。各種地震檔案管理軟件的出現(xiàn)極大地推動了地震檔案管理工作的開展，地震檔案的工作內(nèi)容也由簡單的數(shù)據(jù)記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計，大量龐雜的數(shù)據(jù)經(jīng)過計算機自動處理，可以直觀、形象地展示出數(shù)據(jù)所蘊含的規(guī)律，轉(zhuǎn)化為有研究價值和參考價值的寶貴財富。其主要創(chuàng)新性體現(xiàn)在很多方面，如計算機技術的應用使得地震檔案管理的存儲量大大增加，并且不同的研究機構(gòu)之間可以共享信息，使得研究人員有豐富的資料進行參考。

（三）工作人員傳統(tǒng)的地震檔案管理工作中相關工作人員只需要對多測量得到的數(shù)據(jù)進行簡單的記錄，不需要具備其他方面的知識。然而，在知識經(jīng)濟時代背景下，地震檔案管理工作的相關人員僅僅會進行數(shù)據(jù)記錄是不夠的，他們還需要具備計算機相關知識、數(shù)據(jù)分析知識、檔案管理知識和地震分析知識等多方面的內(nèi)容。計算機等相關基礎知識可以幫助他們快速、熟練地進行數(shù)據(jù)的錄入和查看，數(shù)據(jù)分析知識可以幫助他們快速地進行數(shù)據(jù)信息運算和分析，以便于得到科學性結(jié)論，檔案管理知識可以使工作人員對業(yè)務有更深入的了解，提高工作效率和工作質(zhì)量，地震專業(yè)知識可以使工作人員對分析得到的結(jié)果進行研究，對地震相關規(guī)律進行探索，便于進行地震監(jiān)測和預防。在科學技術快速發(fā)展的今天，所擁有知識和技術越多的人，就越有可能贏得未來，因此，新的形勢下，對地震檔案管理的相關工作人員也有了新的要求，工作人員不能只局限于單一知識面，要掌握多方面的知識，提高專業(yè)業(yè)務素質(zhì)和個人能力，才可以推動地震檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

知識經(jīng)濟時代的來臨為地震檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，使地震檔案管理朝著信息化、自動化、網(wǎng)絡化的方向快速發(fā)展。筆者相信，在科學技術快速發(fā)展的大背景下，只要地質(zhì)學家和地震檔案管理的相關工作人員共同努力，一定可以將地震檔案工作做得更加出色，為人類造福。

參考文獻：