緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理分類方法范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。

1 城管檔案的重要性

城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。

2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題

目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。

歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。

在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。

3 歸檔整理問題的成因分析

任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。

檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。

城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。

4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法

4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進

專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。

4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓

加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。

4.3 制定科學合理的檔案分類方案

檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。

科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。

5 結束語

檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。

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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分類原則與分類標準

（一）全宗內檔案分類原則

全宗內檔案分類總的原則是要科學、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過程中所形成的特點和規律。通過實踐證明，在檔案管理過程中具體的分類原則可表現出以下幾點：

1.根據檔案管理過程中全宗的性質和特點進行分析研究，可以選擇適當的分類原則和分類標準進行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內在聯系，使整個分類系統具有客觀性，組成一個有機的整體，系統反映出立檔單位的活動面貌。

2.根據檔案管理中分類體系的構成和應用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關規則。一次檔案分類只能使用一個分類標準，子類外延之和正好等于母語外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應明確。

3.分類層次簡明，類目不宜過細、過多。一般來說，類目劃分到二級至三級，使之能包容一定數量的案卷。另外，劃分類別時應留有伸縮余地，以便隨實際需要增加或減少類別。

4.類目名稱應含義明確，具有系統性，有合理的排列順序。必要時，對類目所指范圍和歸類方法應有說明，以保證分類的一致性。

（二）全宗內檔案的分類標準

全宗內檔案的分類標準主要有文件的時間、來源、內容、形式四種，每一標準下又有不同的分類方法。

1.按文件產生的時間分類。一是年度分類法：根據形成和處理檔案所屬年度分類。二是時期分類法：按立檔單位在發展過程中形成的不同時期（或不同階段）分類。如前、后、時期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設計、施工、竣工等不同階段進行分類。

2.按文件的來源分類。一是組織機構分類法：按立檔單位的內部組織機構分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩定的來往通信關系的機關或個人分類。

3.按文件的內容分類。一是問題分類法：按文件內容所說明的問題（事由）分類。二是實物分類法：按文件內容所涉及有實物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內容所涉及的地理區域分類，如湖北、湖南等。四是專業分類法：按檔案內容所反映的專業性質分類。

二、檔案管理過程中組織全宗內檔案的分類研究

根據檔案管理的現狀及過程研究來看，組織全宗內檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機構分類法和檔案管理問題分類法。

（一）年度分類法

所謂年度分類法是指在檔案管理中運用的最廣泛的檔案實體分類法進行管理，這是因為一個立檔單位在一個年度內所形成的檔案與其他情況不同，表現出存在著最緊密的聯系。立檔單位的工作如果以年度為單位進行制訂計劃和進行總結的研究，對其檔案可以按年度進行分類，所以能夠看出這個單位逐年發展的具體情況，可以較好地維護和再現立檔單位活動和檔案形成的歷史過程。另外，這種分類方法同現行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。

1.文件上沒有標注具體時間的，要想辦法考證分析出時間。考證方法有很多，可以根據文件的內容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標記來判定檔案的準確日期或大致日期。

2.專業部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學年度、會計年度等。這些專業部門的檔案應分別按通用年度和專門年度分類，其主要業務工作的檔案分類按專門年度進行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進行分類。同時，采取交叉設類的方法，如2007年度與2007-2008學年，2008年度與2008-200年，依次類推進行交叉設類，類內統一進行整理。

（二）組織機構分類法

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Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統的檔案是企業生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數十種。隨著我國電力系統改革的不斷深化,對企業的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業的檔案管理,使其為企業的發展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統傳統的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統性、規范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯,而實施的一種現代化管理方式,體現了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統檔案程序化管理的舉措

電力系統檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環節,各環節間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,體現了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環節

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業各部門的研究成果、發展歷程進行系統、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發明創新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協調與溝通機制,檔案管理部門要常規性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環節。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數據庫。電力企業檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環節。電力系統在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規格、格式、數量等方面做統一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統檔案管理“事中”監督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發動員工的力量進行互相監督,促使管理員能夠嚴格按照規范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續,最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯系。

3.4 檔案的利用環節。收集、分類、保管等前三個環節為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統而言,有效的利用檔案,為企業的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發揮余熱, 推進企業的技術改進與自主創新。在檔案的閱覽中,要為創設良好的閱覽環境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續,制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業發展的需要。同時,要積極與其它電力企業保持聯絡與交流合作,建立與其它電力企業檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結束語

總之,在新形勢下,強化電力企業的檔案管理,對于企業的運營與發展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統性為電力系統檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環節,使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯,最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統檔案管理中發揮巨大的作用。

參考文獻

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[3]黃磊.檔案質量管理體系的構建研究[J].山東大學學報,2010,(04):20-22.

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當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內涵

不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。

3、注意事項

根據現階段的檔案管理及其歸檔整理分類現狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現統籌規劃、統一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現，從而推動檔案管理功能與價值體現的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業治理提供牢靠的依據。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質檔案電子檔案區別對待

現階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區別對待。

（1）紙質檔案

針對紙質檔案可以按照傳統的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數據庫、運用頻率進行數據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業標準先行，提高整理質量

行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結合

目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結束語

由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

參考文獻

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由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

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1.1數據挖掘技術概述

數據挖掘技術是一種基于統計學、人工智能等等技術基礎上，能夠自動分析原有數據，從而做出歸納整理，并對其潛在的模式進行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復雜的數據中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數據挖掘技術的方法

二十世紀末，計算機挖掘技術產生。其一般用到的方法有：（1）孤立點分析。孤立點分析法主要用于對于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對象中，對其價值聯系進行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點的數據，對需要解讀的數據進行識別。（4）關聯性分析。關聯性分析方法是對指定數據中出現頻繁的數據進行挖掘。（5）序列分析。與關聯性分析法一樣，由數據之間內在的聯系得出潛在的關聯。

1.3計算機挖掘技術的形式分析

計算機挖掘技術在使用過程中，收集到的數據不同，數據收集的方法也就不同。在對數據挖掘技術進行形式分析的時候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關規則形式。

2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理

系統中的應用計算機挖掘技術，能夠將隱藏的信息挖掘出來并進行總結和利用，運用到檔案管理中來，在充分發揮挖掘技術作用的同時，極大的提高了檔案數據的利用價值。數據挖掘技術在檔案管理系統中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對數據庫中的數據進行分析的基礎上，建立對已知數據詳細描述的概念模型。然后將每個測試的樣本與此模型進行比較，若有一個模型在測試中被認可，就可以以此模型對管理的對象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進行問卷調查并將答案輸入到數據庫中。在該數據庫中，對客戶的回答進行具體屬性描述，當有新的回答內容輸入的時候，系統會自動對該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對于任何一個企業來說，發展一個新的客戶的成本要遠遠高于留住一個來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對客戶檔案流失原因的分析至關重要，因此，采用挖掘技術對其進行分析是必要的。2.3分類法通過計算機挖掘技術對檔案進行分類，按照不同的性質進行系統的劃分，將所有相似或相通的檔案進行整理，在人們需要的時候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業性。

3檔案管理引入計算機挖掘技術的必要性

計算機挖掘技術的應用，對檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現在：

3.1對檔案的保護更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時間不斷增加，其年代感加強，意義和價值增大。相應的，利用的頻率會隨著利用的價值增加，也更容易被損壞從而導致檔案信息壽命折損，此外，管理不當造成泄密，使檔案失去了原本的利用價值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術的運用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質量

在檔案信息管理系統中引入計算機挖掘技術，使得檔案信息管理打破了傳統的模式，通過挖掘技術，對管理的模式有了極大的創新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時間和精力更加豐富，在對檔案管理的細節方面也就更加注意，同時也加快了對檔案的數據信息進行處理的速度，提升檔案管理的整體質量。

4結語

綜上所述，計算機數據挖掘技術涉及的內容很廣，對挖掘技術的運用，使得各行各業的發展水平得到了很大的提高，推動社會經濟的發展，帶動社會發展模式的創新。在檔案管理中使用計算機挖掘技術，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時，也需要檔案信息管理人員在進行檔案信息管理的時候，能合理利用計算機信息挖掘技術，在提高工作效率的同時，促進管理模式的不斷創新，以適應時展的要求。

作者:莫德強 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗中心

篇（7）

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131

水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。

1 檔案管理工作的內容

1.1 檔案管理組織

檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。

檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。

建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。

1.2 檔案管理整理、分類與歸檔

檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。

要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。

1.3 檔案后期管理

檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。

檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。

目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。

2 檔案管理評價

2.1 評價方法

檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。

2.2 指標系數

指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。評價指標與分值如表1所示：

檔案管理的評價方法與指標系數對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數G=0.92，評價為優良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優良。

3 結語

水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。

參考文獻

篇（8）

經年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯系。從現階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業在現代化發展形式下的需要，導致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業健康積極發展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對策

在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。

四、結語

為了有效發揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業應在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經驗，對其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎上，企業應該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質，提高專業技能水平，汲取先進管理模式，促進檔案管理工作的自動化、信息化、創新化，促進資源共享，緊跟企業發展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻】

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一、文書檔案管理工作的特點及重要性

（一）文書檔案管理的特點

1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進行歸檔。其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機密更有嚴格的規定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴格的規章制度并不折不扣地執行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業或單位正確決策提供經驗或借鑒

由于檔案中所記錄的內容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發展過程的優秀成果和成功經驗，也有對往事的深刻反省和教訓。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業或單位決策提供了很好的經驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業或單位繼往開來提供條件

任何企業或單位的發展都有它自身的過程和規律，有它的連貫性和延續性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業或單位的發展提供了最完善的系統資料，方便做出科學合理的分析，是制定科學發展的最好參考資料和基礎。

二、文書檔案整理保管方法創新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢必要順應時代的要求。因為現階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時，在經濟體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創新就是新的趨勢。

（一）現代管理技能必須得到有效應用

社會進人了信息化時代，網絡環境要求各項工作都適應其內外環境。在數字和網絡社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發展的計算機技術有效的結合，勢必會提高工作的效率，達到預期的效果。在對文書檔案進行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進行分類處理，并充分利用現代先進的檔案管理技術，以此來提高工作效率。而且，將現代檔案管理技術應用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發展的主要方向。

（二）現代整理手段必須得到有效應用

就日前來看，計算機技術的應用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項工作中對計算機的運用較以前來說是一項重大的突破。打破了傳統的紙質文書檔案的整理方法，避免了工作強度大，效率低的缺陷。運用計算機對檔案進行整理就會達到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。

1.年度分類法就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

3.問題分類法就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。當然進行這種方法的時間比較靈活，可以根據工作的進度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。

五、結論

新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業的發展離不開創新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投人實踐。充分利用現有的網絡資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。

參考文獻：

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知識服務檔案管理模式是運用知識編碼實現檔案的歸類、整理，最終實現制度確定的一種方式[1]。在知識服務檔案管理模式中主要是以知識服務為根本，從而根據用戶和顧客的需求創新信息服務分類，實現檔案管理服務效益，以不斷的提高檔案管理的質量[2]。知識服務檔案管理與傳統模式相比較，其在內涵上更加側重的是實現資源分類，服務管理[3]。

2 從價值出發分析知識服務檔案管理模式

2.1 具有提升企業核心競爭力的價值

從價值出發確定知識服務檔案管理模式具有提升企業核心競爭力的價值。就當前我國企業、機構發展而言，為適應知識型市場經濟模式，以服務為根本的企業核心競爭力優化具有重要的價值，也成為企業和機構創新發展的關鍵。而應用知識服務檔案管理模式使得企業在發展的過程中利用知識服務的原則，實現企業檔案工作的開展和優化，促進了各個環節之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務條件，在企業核心運轉、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業核心競爭力的價值。

2.2 具有提升檔案工作領導位置的價值

從企業發展價值上來看，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作的領導位置的價值。企業在發展的過程中需要在檔案信息的基礎上實現生產、營銷、服務等各個環節操作。知識型服務檔案管理模式以需求分類為基礎原則，實現檔案的后臺切換和分類，從而充分的發揮了檔案在企業管理中的輔助價值，進一步奠定了檔案管理在企業發展中的領導地位，為企業的可持續發展提供了保障。因此，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作領導位置的價值。

2.3 具有優化公共檔案管理理念的價值

知識服務檔案管理模式以企業發展為基礎，在我國企業管理中被廣泛的應用。但是，近幾年隨著我國資本經濟市場的確定，國家公共管理機構也面臨著激烈的市場競爭環境，一些機構還存在著外來侵占和替代品競爭的劣勢。因此，在此背景下企業知識服務檔案管理模式的應用和推廣為我國公共檔案管理發展理念的完善奠定了基礎。我國公共檔案管理能夠根據企業知識服務檔案管理實施內部檔案管理理念改革，最終實現公共檔案管理知識積累、組織構建，系統框架完善等。因此，從價值角度出發發現知識服務檔案管理模式具有優化公共檔案管理理念的價值。

3 基于知識服務的檔案管理模式推廣應用對策

3.1 以理念為基礎，以模式為根本，實現創新應用

針對當前我國檔案管理模式的應用對其實施優化。首先，以知識服務理念為基礎，實現知識服務檔案管理模式應用創新。在知識服務檔案管理模式的實際應用過程中必須明確知識服務的“服務”理念，從而在此基礎上不斷的對檔案實施創新組織，提高應用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實現知識服務檔案管理模式的創新應用。就當前我國檔案管理模式框架為主，增加知識服務檔案應用框架，利用信息技術手段和多媒體技術實現檔案信息層次分類，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。

3.2 以發展為需求，以行業為基礎，實現創新制度

基于知識服務檔案管理模式制度創新主要是以企業發展為需求，以行業發展為基礎，從而結合行業市場發展前景和發展需求創新其應用制度。例如，在制度創新的過程中創建檔案業務創新，以業務拓展檔案、業務市場檔案為根本分類，實現業務檔案服務制度，從而為企業的業務發展奠定基礎。此外，在知識服務檔案管理應用創新制度的過程中還可以通過根據檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風等級標準制度，進而實現檔案管理工作和檔案查閱工作的服務效率優化，促進檔案工作的開展。

3.3 以水平為原則，以方法為依托，實現創新管理

篇（11）

1.1 知識經濟下檔案信息分類問題

隨著社會不斷進步，我國已進入知識經濟時代，這對我國地質科技檔案管理內涵或外延的發展有著很好的促進作用，同時，當今時代下的信息能夠以檔案形式進行儲存，其存在的價值以及對社會的影響都非常重要，并且?n案是將人類的知識結晶與信息相結合的產物，也是對當今社會發展狀況的一種反映。此外，在知識經濟時代下對檔案駕駛進行評估時，往往以檔案信息的含量為主要參照，同時，檔案信息的載體形式也有所變化，通常情況下，信息的載體一般包括機讀、光盤和網絡技術等方面，并且在科技迅速發展的今天，新型的載體技術仍在不斷的出現，我們可以根據檔案信息的不同選擇合適的儲存方式進行信息保存。這種以檔案信息內用屬性來對檔案的外延進行劃分的方式，使得檔案的分類更加的規范化、標準化，從而建立一套系統化的檔案的分類體系，對實現地質檔案管理的現代化具有十分重要的作用。

1.2 檔案管理中先進設備引入問題

在當今知識經濟快速發展的前提下，我國地質科技方案管理工作也受到重要影響，但是，知識經濟的發展是離不開科學技術的指導作用的，只有先進的科學技術才能保障經濟時代快速穩定的發展，檔案管理工作也是一樣，我們只有加強對管理工作所需的先進技術設備引入，才能更好地保證地質科技檔案管理的現代化發展。目前，國內的檔案管理工作中，以計算機網絡技術為中心進行管理工作，另外在檔案的保管方面采用的是微縮技術，這些對我國現代的檔案管理工作有著十分重要的作用。正是由于計算機網絡、光盤、多媒體等先進技術在國內的廣泛推廣與應用，使得我國的地質科技檔案管理工作正在逐漸步入現代化的發展進程。

1.3 知識經濟下檔案管理思想問題

雖然先進的科學技術和設備是實現經濟時代快速發展的重要因素，但是知識經濟的快速發展所帶來的產物并不是只有先進的技術設備，它還為人們的生產發展帶來更先進的管理思想和方法。人們在對檔案信息進行管理時，要注重一定的管理方法，管理人員要根據實際情況，對檔案實施開放管理的措施，但是要保證工作必須在依法治檔的前提下進行，在某些特殊情況下，檔案管理人員可以根據相關需要具有一些批判精神，并且對檔案管理進行不斷的創新，從而尋找出最佳管理方案，此外，我們也可以將圖書館學、情報學等相關知識理論引入到檔案管理工作中，調整好信息的供求關系，提高信息利用率，從本質提高檔案管理工作的質量。

1.4 檔案管理中工作人員素質問題

高素質的管理人員也是實現檔案管理工作步入現代化的重要前提，并且德才兼備的高素質人才是當今社會發展的核心內容，同樣，在地質科技檔案管理工作中，也需要這樣的人才，我們只要保證管理人員具有較高的素質水平和專業知識水平，才能保證先進的科學技術和管理方法實現完美結合，從而在檔案管理工作中發揮出更好的作用。

2 知識經濟下地質檔案管理的現代化進程

2.1 分清信息輕重，提高利用率

最大程度實現檔案信息為社會所用，是當前我國地質科技檔案管理工作中的一項重要指標，而且我們將計算機為主的一些先進技術設備引入到檔案管理工作也是提高檔案利用率的一項重要舉措。所以，我們在采用計算機等一些先進的技術設備來對檔案進行管理時，要注意根據檔案信息價值、重要性以及利用率等情況進行簡單分類，然后對那些開放性的、利用率高度檔案信息進行優先整理，從而真正實現先進技術在檔案管理中的價值，也大大提高了社會對檔案信息的利用率，促進檔案管理實現進入現代化進程。

2.2 參照信息內容，分級次著錄

眾所周知，對一大堆文件進行著錄是一件非常麻煩的事情，但是，如果我們根據文件的內容進行整理分類，安裝文件的重要程度或者內容進行劃分，然后在分批進行著錄，將會大大減少著錄時間，省時又省力。因此，在對地質檔案進行管理時，也可以采用此方法將著錄內容分為三個層次，大致包括檔案內容反應問題單一、卷內文件設計相同主題、重要特殊文件等幾類，然后再根據相關的需要，對其進行優先或這種處理，從而大大提高利用效率，為檔案管理工作提供方便。

2.3 利用檔案基礎，準確化分類

在對檔案進行著錄時，會有一些目錄較完備的案卷，我們可以根據檔案的原基礎進行分類著錄，此外，還存在一些文件形式較為特殊，比如房檔等，我們可以根據其人名、地址等特性對其進行錄入，這樣充分利用檔案原基礎進行錄入的方式，大大減少著錄工作量，節約了時間，并且在一定程度上提高檔案著錄準確性。

2.4 貫徹各項標準，規范化工作

我們要根據相關部門的要求，科學地制定各種規范和準則，使地質檔案管理工作更加的規范化、標準化。在當前地質科技檔案管理中，計算機網絡技術的應用是實現其管理現代化的重要保證，但是計算機的高效管理工作也是以檔案信息的標準化為前提的基礎下進行的，而且計算機無法準確識別那些信息比較混亂的檔案，即便是能夠對其進行管理，也必然大大降低計算機運算效率，而且還有可能造成管理分類錯誤問題，因此，我們必須要加強檔案管理工作的標準化，從而更好的促進知識經濟的發展。

2.5 提高人員素質，專業化管理