緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理基本情況范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

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（一）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容

事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案歸檔內(nèi)容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個(gè)人履歷、勞動(dòng)合同、入離職信息、工作變動(dòng)等；2.學(xué)歷及繼續(xù)教育情況，包括學(xué)歷、學(xué)位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)證書等；3.專業(yè)技術(shù)材料，包括技能鑒定及考核材料、等級(jí)證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎(jiǎng)情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。

（二）事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案特點(diǎn)

事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案有著以下特點(diǎn)，一是真實(shí)性，檔案要能真實(shí)體現(xiàn)技術(shù)人員的思想、能力、技能、經(jīng)歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術(shù)人員的全部內(nèi)容，客觀全面的體現(xiàn)檔案管理人員的各種信息。三是動(dòng)態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證檔案材料的時(shí)效性。四是機(jī)密性，檔案是技術(shù)人員個(gè)人自身情況和人生軌跡的真實(shí)記載，不能隨意泄露。

二、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)況

（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)較弱

目前事業(yè)單位在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理方面，意識(shí)薄弱，重視度不足。領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到專業(yè)技術(shù)人員檔案管理對(duì)單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對(duì)檔案的管理，造成專業(yè)技術(shù)人員的檔案斷節(jié)、缺項(xiàng)、內(nèi)容凌亂、查閱不便等。對(duì)單位的日常人員管理造成了很大的不便。

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案收集范圍不全

部分事業(yè)單位雖然對(duì)專業(yè)技術(shù)人員建立了個(gè)人檔案，但是檔案收集內(nèi)容不夠全面。大部分只是收集了個(gè)人履歷、家庭及個(gè)人基本信息、學(xué)歷信息、工作變動(dòng)資料等，而沒有把專業(yè)技術(shù)人員的獲獎(jiǎng)情況、科研項(xiàng)目情況、、專利申請(qǐng)等內(nèi)容進(jìn)行歸檔。這部分資料對(duì)判斷專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。

（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案歸類不規(guī)范

在對(duì)專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術(shù)人員的個(gè)人進(jìn)行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個(gè)地方，甚至多個(gè)部門里面。例如將基本情況、個(gè)人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎(jiǎng)情況、培訓(xùn)進(jìn)修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術(shù)材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術(shù)部門等等。一旦需要的時(shí)候，查找和整理非常不便，而且有可能導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的遺失。

三、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理改善措施

（一）提高事業(yè)單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)

要把事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的創(chuàng)新和建設(shè)工作。落實(shí)檔案管理的人員和機(jī)構(gòu)，安排具備專業(yè)知識(shí)和技能的檔案管理人員，明確他們的責(zé)任和義務(wù)。建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)要讓專業(yè)技術(shù)人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，主動(dòng)配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個(gè)人專業(yè)論文、獲獎(jiǎng)材料、科研項(xiàng)目等內(nèi)容進(jìn)行上交。

（二）對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新

要時(shí)刻關(guān)注單位專業(yè)技術(shù)人員變動(dòng)情況，及時(shí)進(jìn)行檔案資料的更新工作。每年度進(jìn)行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評(píng)比、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方面的資料進(jìn)行歸檔處理。也要與技術(shù)部門或者專業(yè)技術(shù)人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術(shù)人員的各類檔案資料。還要利用職稱報(bào)考、年度考核的時(shí)機(jī)，收集他們的各類基本資料和技術(shù)資料。在年終進(jìn)行一次定期整理，審核個(gè)人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充歸檔。

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一、企業(yè)人事檔案管理的作用

企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對(duì)人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過對(duì)企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨(dú)依靠大規(guī)模的引進(jìn)人才不但耗時(shí)，還會(huì)消耗大量的財(cái)力。企業(yè)可以通過現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。

二、企業(yè)人事檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性

企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對(duì)人事檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。

三、企業(yè)人事檔案管理對(duì)個(gè)人的重要性

對(duì)于個(gè)人來說，不管是調(diào)動(dòng)工作、評(píng)定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來，國家的各項(xiàng)改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人事檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級(jí)職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人事檔案來作為依據(jù)。所以說，加強(qiáng)人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。

加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施

現(xiàn)階段在經(jīng)濟(jì)改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益放在了企業(yè)工作的重點(diǎn)上，而對(duì)人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實(shí)、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位等問題。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理工作。

一、充分利用現(xiàn)代化的管理手段

為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)、查詢、分析。采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進(jìn)的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。

二、健全管理體制，保證人事檔案的真實(shí)性

企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進(jìn)而完善其管理體制。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報(bào)。制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實(shí)性；對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

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2.適應(yīng)范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1消防管理員負(fù)責(zé)制定檔案的相關(guān)內(nèi)容，并每年一次對(duì)檔案規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應(yīng)告知經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟皶r(shí)更新。

3.2辦公室負(fù)責(zé)審閱，并監(jiān)督各相關(guān)部門依規(guī)程執(zhí)行。同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)文件、表單、檔案內(nèi)容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經(jīng)理、消防管理員為檔案管理負(fù)責(zé)人、案卷質(zhì)量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實(shí)施工作。

3.4管理部檔案員職責(zé)

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內(nèi)容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內(nèi)容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護(hù)檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動(dòng)應(yīng)辦好移交手續(xù)；

3.4.3每年一次按時(shí)向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認(rèn)真填寫各類記錄表，是落實(shí)逐級(jí)和崗位責(zé)任制的重要手段，對(duì)規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應(yīng)該客觀屬實(shí)，并要作為消防檔案內(nèi)容，統(tǒng)一保管、備查

4.2檔案管理員應(yīng)根椐以下提供的消防檔案樣式和內(nèi)容表單實(shí)事求是填寫、認(rèn)真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點(diǎn)部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人

4.2.1.5主要消防設(shè)施

4.2.1.6專職（義務(wù)）消防隊(duì)隊(duì)員名冊(cè)

4.2.1.7專職（義務(wù)）消防隊(duì)消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況

4.2.1.9消防安全協(xié)議

4.2.2 培訓(xùn)與考核

4.2.2.1培訓(xùn)記錄表

4.2.2.2考評(píng)細(xì)則

4.2.2.3會(huì)議記錄

4.2.2.4消防獎(jiǎng)懲情況記錄

4.2.3日常運(yùn)行管理與檢查

4.2.3.1火災(zāi)情況記錄

4.2.3.2消防日運(yùn)行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表

4.2.3.7消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄

4.2.3.8消防設(shè)施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時(shí)動(dòng)火作業(yè)申請(qǐng)表

4.2.4演練與演習(xí)

4.2.4.1滅火預(yù)案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習(xí)記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設(shè)備臺(tái)帳

4.2.5.3設(shè)備維修申請(qǐng)報(bào)告

5.檔案袋（技術(shù)檔案袋、資料袋）用于保管技術(shù)圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄和備考表，目錄中的內(nèi)容必須與袋中的檔案相對(duì)應(yīng)。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應(yīng)擬寫案卷標(biāo)題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經(jīng)理和消防管理員應(yīng)支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應(yīng)采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍(lán)黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍(lán)或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應(yīng)盡可能索要原件，索要不到應(yīng)將傳真件復(fù)印，用復(fù)印件存檔。

5.1.4歸檔整理時(shí)間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應(yīng)使用檔案線裝訂成冊(cè)，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘?shù)龋┍仨毑鸪?/p>

5.1.6檔案大部分為紙質(zhì)載體檔案，若為證照、聲像或數(shù)碼電子檔案，應(yīng)在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；

地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內(nèi)容應(yīng)加注文字說明。

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人事檔案管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理。管理方法上實(shí)行“檔隨人走”，主要表現(xiàn)在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門，管理的主體不清。管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。

（二）人事檔案法規(guī)不健全。

由于人事檔案法律建設(shè)上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)還處于一種模糊的狀態(tài)，法律法規(guī)不夠完善等。

（三）人事檔案內(nèi)容不完備，檔案整理不規(guī)范。

把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業(yè)的發(fā)展，各單位對(duì)學(xué)歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學(xué)歷層次，但由于學(xué)習(xí)渠道（如函授、短期培訓(xùn)、研修班、進(jìn)修班等）的差異，以及各個(gè)學(xué)校對(duì)入檔材料的要求不同（如有的學(xué)校沒有學(xué)歷批準(zhǔn)書的相關(guān)材料，只有學(xué)位證書）等問題的存在，導(dǎo)致某些人事檔案中的學(xué)歷材料不齊備，且無法補(bǔ)辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，而根本沒有實(shí)現(xiàn)信息化。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面的地記錄干部所有經(jīng)歷和資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，在強(qiáng)調(diào)按隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上，突出職能管理。組織部門承擔(dān)對(duì)檔案工作牽頭抓總，負(fù)責(zé)檔案工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)，具體負(fù)責(zé)所管領(lǐng)導(dǎo)干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負(fù)責(zé)國家公務(wù)員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負(fù)責(zé)事業(yè)單位、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)工作人員及流動(dòng)人員的檔案管理；勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)各類企業(yè)工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規(guī)章制度。

要建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料。對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實(shí)。

（三）豐富人事檔案材料內(nèi)容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價(jià)值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，不斷豐富人事檔案材料內(nèi)容，一是建立干部工作業(yè)績檔案，及時(shí)將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料。三是建立干部認(rèn)可檔案，本著黨政干部群眾認(rèn)可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認(rèn)可、企業(yè)人才市場認(rèn)可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果檔案、企業(yè)經(jīng)營者利稅檔案。通過這些內(nèi)容，把檔案建設(shè)成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對(duì)干部進(jìn)行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

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隨著醫(yī)保制度的不斷完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平也必須順應(yīng)時(shí)代的要求進(jìn)一步提升，但是從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的工作現(xiàn)狀來分析，醫(yī)保檔案管理工作在很多方面上還不夠完善，醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量將會(huì)直接影響醫(yī)保制度作用的發(fā)揮。醫(yī)保檔案管理創(chuàng)新之處在于要提高醫(yī)保制度的作用，最大限度發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)保檔案對(duì)醫(yī)保制度的促進(jìn)作用，因此，我們必須對(duì)當(dāng)前的醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與完善。

1 完整性

加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量，從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)，首先必須要加強(qiáng)醫(yī)保檔案的完整性。從目前醫(yī)保檔案的內(nèi)容來分析，醫(yī)保檔案主要記錄、收集、保存了醫(yī)保參保單位、參保個(gè)人的基本情況，其中還會(huì)涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內(nèi)容覆蓋的范圍來看，很多與醫(yī)保相關(guān)又較為重要的相關(guān)內(nèi)容沒有納入到檔案管理當(dāng)中，可以說醫(yī)院醫(yī)保檔案在內(nèi)容上來說還比較單薄，還無法實(shí)現(xiàn)真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。

基于目前醫(yī)保檔案內(nèi)容上存在的這一問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在醫(yī)保檔案管理中增強(qiáng)一些管理內(nèi)容，主要包括這些方面：一是，相關(guān)的法律法規(guī)，我國各地醫(yī)保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)納入到管理當(dāng)中，目的是讓醫(yī)保檔案管理能夠時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對(duì)當(dāng)前的醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行更好的指導(dǎo)與規(guī)劃；二是，個(gè)人健康信息。針對(duì)個(gè)人參保的檔案，筆者認(rèn)為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內(nèi)容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應(yīng)該加強(qiáng)一般疾病的記錄，將力所能及的相關(guān)信息納入醫(yī)保檔案管理范疇當(dāng)中。針對(duì)有特殊疾病、突出大病等等需要進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤管理的參保人員，筆者認(rèn)為可以有意識(shí)的加強(qiáng)他們的健康與醫(yī)療指導(dǎo)；三是，全面的醫(yī)療機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料。對(duì)于本地區(qū)所有的醫(yī)院，必須在檔案管理中將醫(yī)院的等級(jí)表明，其中醫(yī)院當(dāng)中的主要門診科室、醫(yī)療技術(shù)人員以及他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，醫(yī)院的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)保門診記錄等等，這些都是屬于醫(yī)療結(jié)構(gòu)的詳細(xì)資料，都是醫(yī)保檔案的內(nèi)容，而這些信息的記錄可以充分體現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，為社會(huì)提供更加全面的醫(yī)保服務(wù)；四是，醫(yī)保藥品信息要完善。納入醫(yī)保范圍的所有藥品，必須要有詳細(xì)的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫(yī)院、藥店與價(jià)格等等，不斷加強(qiáng)醫(yī)保檔案內(nèi)容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務(wù)。

2 連續(xù)性

醫(yī)保檔案實(shí)際管理的過程中會(huì)受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會(huì)影響到醫(yī)保檔案的連續(xù)性。醫(yī)保檔案一旦失去連續(xù)性，參保人在工作變動(dòng)等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫(yī)，在外地醫(yī)院查詢此人的醫(yī)保檔案就比較困難。而且就醫(yī)院轉(zhuǎn)診的情況來說，醫(yī)院轉(zhuǎn)診本身難度就較大，而且還會(huì)出現(xiàn)“死人領(lǐng)活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對(duì)醫(yī)保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產(chǎn)生的原因可以得知由于醫(yī)保檔案相關(guān)信息內(nèi)容傳遞的不夠及時(shí)，導(dǎo)致醫(yī)保信息失去了連續(xù)性，從而導(dǎo)致信息上的缺失。

針對(duì)此類情況，要求醫(yī)保檔案管理過程中要更加重視醫(yī)保信息的傳遞性，最大限度確保醫(yī)保信息管理的連續(xù)性。筆者認(rèn)為可以從這些方面入手：一是，要保障醫(yī)保信息的傳遞性，應(yīng)該及時(shí)做到立卷歸檔，進(jìn)一步保障醫(yī)保檔案相關(guān)的每一個(gè)單位都在醫(yī)保檔案管理當(dāng)中。醫(yī)保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識(shí)，關(guān)于需要納入到醫(yī)保檔案范圍當(dāng)中相關(guān)文件、單位規(guī)定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫(yī)院規(guī)定時(shí)間之內(nèi)做好整理歸檔工作。要嚴(yán)格控制因?yàn)闅w檔不夠及時(shí)而影響到醫(yī)保信息的傳遞，導(dǎo)致醫(yī)保信息缺乏連續(xù)性。因此，做好醫(yī)保信息及時(shí)傳遞的工作，為醫(yī)保信息的使用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；二是，對(duì)醫(yī)保檔案要及時(shí)更新，醫(yī)保檔案建立之初會(huì)產(chǎn)生很多的新的檔案，這就需要在實(shí)際的工作中及時(shí)做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統(tǒng)當(dāng)中，及時(shí)更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫(yī)保檔案信息的新穎、實(shí)效與有效，從而避免由于醫(yī)保檔案信息失效而導(dǎo)致醫(yī)保制度無法有效實(shí)施；三是，醫(yī)保檔案的及時(shí)跟蹤轉(zhuǎn)移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進(jìn)行轉(zhuǎn)院的情況下，需要將參保人員的醫(yī)保檔案及時(shí)轉(zhuǎn)入到對(duì)應(yīng)的醫(yī)院或者單位，需要在醫(yī)保檔案管理過程中，要根據(jù)醫(yī)保檔案轉(zhuǎn)移必須遵守的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)移工作，同時(shí)還必須對(duì)轉(zhuǎn)移檔案工作實(shí)施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)，能夠從檔案管理系統(tǒng)中及時(shí)為參保人員辦理相關(guān)轉(zhuǎn)移手續(xù)，從而提高醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的效率與質(zhì)量。

3 參考性

醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的創(chuàng)新還需要注重發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性。隨著電子信息化技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理過程中，首先要將醫(yī)保檔案信息輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以醫(yī)保經(jīng)辦單位為管理核心，醫(yī)保信息收集的主線依托于醫(yī)保卡，從而對(duì)醫(yī)保檔案實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的管理，進(jìn)一步將醫(yī)保檔案信息輻射到醫(yī)院、各個(gè)參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關(guān)單位的醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，從而讓醫(yī)保檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)更加完善，在實(shí)際使用過程中更加具有參考性。發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，還需要實(shí)現(xiàn)單位之間的共享，在醫(yī)保檔案信息共享的前提上才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)適時(shí)傳輸，充分利用醫(yī)保信息為參保單位、個(gè)人、醫(yī)生診斷等等方面進(jìn)行良好的服務(wù)，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)保檔案信息使用的快捷性。

從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫(yī)保檔案的內(nèi)容在查詢過程中比較有限，因此，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，需要從醫(yī)院醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個(gè)人信息。醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)查詢的基本功能主要是個(gè)人信息的查詢，主要查詢內(nèi)容是個(gè)人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實(shí)際報(bào)銷情況等等；二是，醫(yī)保政策查詢功能。隨著我國對(duì)醫(yī)保制度的重視，醫(yī)保政策不斷發(fā)展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫(yī)保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時(shí)查詢到相關(guān)訊息，從而提高醫(yī)保服務(wù)的效率與質(zhì)量；三是，咨詢功能。醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)發(fā)展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費(fèi)到就醫(yī)、報(bào)銷、結(jié)算等等每個(gè)環(huán)節(jié)的辦事程序，而這些功能可以當(dāng)做參保人員享受的基本權(quán)利，筆者認(rèn)為醫(yī)院醫(yī)保檔案管理可以堅(jiān)持按照這一程序進(jìn)行，從而更好的做好醫(yī)保服務(wù)工作。

綜上所述，隨著我國醫(yī)保體系的不斷發(fā)展與完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平無法滿足現(xiàn)實(shí)的需求，需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新與完善相關(guān)管理內(nèi)容與管理方式，從而為社會(huì)為參保人員提供更多更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇（6）

1.1社區(qū)內(nèi)常住人口計(jì)劃生育資料的填寫

社區(qū)內(nèi)常住人口的資料包括基本情況、婚姻情況、懷孕信息等，這些信息都要按照要求進(jìn)行填寫，不能夠涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，發(fā)生變動(dòng)的信息都要重新填寫，每一年的年末都要將變動(dòng)的信息進(jìn)行采集、核查，保證其準(zhǔn)確性。社區(qū)每一年都要將常住人口計(jì)劃生育檔案進(jìn)行上報(bào)，包括社區(qū)內(nèi)的總?cè)丝跀?shù)、居民組的名稱等，并上報(bào)上年末本社區(qū)的計(jì)劃生育基本情況。社區(qū)生育指標(biāo)的審批要具有完備的手續(xù)與資料，夫婦申報(bào)的第一個(gè)孩子要在街道具備一套完整的資料，社區(qū)內(nèi)有一份申請(qǐng)表以及相關(guān)資料，申報(bào)的第二個(gè)孩子同樣也要在街道有一套完整的資料，除此之外，還要有能證明生育情況的材料和相關(guān)的特殊情況說明材料，以證明夫婦符合申請(qǐng)二胎指標(biāo)的條件。社區(qū)工作人員要對(duì)常住人口進(jìn)行隨訪，并做好資料的記錄和存檔，資料整理之后要按照時(shí)間的先后順序做好標(biāo)記。

1.2社區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口的計(jì)劃生育檔案填寫

社區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口的計(jì)劃生育檔案包括社區(qū)內(nèi)流入人口資料、 流出人口計(jì)劃生育檔案資料。社區(qū)內(nèi)的流入人口登記簿有三類，包括流入的已婚育齡婦女、流入的未婚女性、流入的育齡男性，流入的已婚育齡婦女要具有婚姻證明，持有準(zhǔn)生證的已婚育齡婦女，其準(zhǔn)生證每半年要驗(yàn)證一次并做好記錄。社區(qū)內(nèi)流入人口離開時(shí)要在備注欄內(nèi)寫明離開的時(shí)間，資料上報(bào)時(shí)要及時(shí)進(jìn)行變更。流入人口的婚育情況發(fā)生變化時(shí)，要由本街道進(jìn)行變更，并加蓋街道計(jì)生辦的公章。社區(qū)內(nèi)的流出人口登記簿有三類，包括流出的已婚育齡婦女、未婚女性、育齡男性，填寫內(nèi)容包括其基本情況、懷孕、生產(chǎn)等信息。這些內(nèi)容都不能用鉛筆填寫，而且不能存在缺漏與涂改。

2. 做好社區(qū)計(jì)劃生育檔案動(dòng)態(tài)管理的有效措施

2.1增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和使命感

計(jì)劃生育是關(guān)系到我國人口素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步的大事，社區(qū)的工作人員必須要深刻認(rèn)識(shí)到計(jì)劃生育作為我國長期國策的重要性，認(rèn)識(shí)到計(jì)劃生育工作的緊迫性。作為一名計(jì)劃生育工作者，必須要充分認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任和使命，努力學(xué)習(xí)國家相關(guān)的法律法規(guī)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，在基層的社區(qū)工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，認(rèn)真做好計(jì)劃生育工作。社區(qū)計(jì)劃生育檔案動(dòng)態(tài)管理水平的提高離不開工作人員的辛勤勞動(dòng)，只有堅(jiān)守崗位，才能夠促進(jìn)我國計(jì)劃生育工作的順利開展。

2.2 配置先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)

計(jì)劃生育檔案對(duì)于計(jì)劃生育工作的開展十分重要，因此，檔案必須要實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確、完好的保存。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域中得到了十分廣泛的應(yīng)用，為社區(qū)配置相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案的動(dòng)態(tài)管理，可以保證社區(qū)計(jì)劃生育檔案管理工作的順利開展。在配備硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的同時(shí)，社區(qū)還要選拔高素質(zhì)的檔案管理人員工作，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案的及時(shí)更新，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，并讓檔案信息通過軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享。

2.3 提高對(duì)計(jì)劃生育檔案動(dòng)態(tài)管理工作的重視程度

社區(qū)計(jì)劃生育檔案動(dòng)態(tài)管理工作的順利開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，在基層社區(qū)中，領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視計(jì)劃生育檔案管理工作，將檔案管理工作與計(jì)劃生育工作的重要性等同起來，加大人力、物力以及財(cái)力的支持。社區(qū)是我國計(jì)劃生育最小的基層單位，只有先搞好社區(qū)計(jì)劃生育檔案的動(dòng)態(tài)管理工作，才能夠不斷積累經(jīng)驗(yàn)，做好全國的計(jì)劃生育檔案管理工作。

2.4 做好資料錄入和檔案建立保存工作

計(jì)劃生育的資料記錄以及信息建檔必須要保證真實(shí)性和可靠性，必須要有理有據(jù)，并進(jìn)行反復(fù)核對(duì)，避免出現(xiàn)缺漏。計(jì)劃生育檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高自身的責(zé)任感，認(rèn)真做好每一項(xiàng)計(jì)劃生育資料記錄和信息建檔工作，使計(jì)劃生育檔案真實(shí)可靠，準(zhǔn)確詳實(shí)。同時(shí)，社區(qū)計(jì)劃生育檔案管理要加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，實(shí)行責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

2.5 認(rèn)真做好上報(bào)工作

篇（7）

黨校教務(wù)檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業(yè)績的展示窗口，也是黨校開展教學(xué)、科研，提高教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必備材料。隨著信息化時(shí)代的到來，如何更有效地運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理教務(wù)檔案，則是新時(shí)期教務(wù)檔案管理的重點(diǎn)課題。

一、當(dāng)前教務(wù)檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規(guī)范

目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對(duì)檔案管理工作也缺乏足夠認(rèn)識(shí)，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動(dòng)嘗試等活動(dòng)，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標(biāo)題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準(zhǔn)率是可想而知的。

2.內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性

開辦黨校的最終目的是進(jìn)行我黨理論和工作的宣傳以及對(duì)黨員進(jìn)行黨性知識(shí)教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進(jìn)行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時(shí)移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報(bào)送論文題目，沒有按時(shí)把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。對(duì)檔案資料整理的缺乏直接導(dǎo)致黨校教務(wù)檔案不完整，沒有系統(tǒng)性，影響了教務(wù)檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個(gè)人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對(duì)學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。但是，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現(xiàn)象。對(duì)黨校教務(wù)信息的共享缺乏導(dǎo)致些弊端：首先，大多數(shù)教務(wù)檔案工作保密多，內(nèi)需利用多，對(duì)外交流共享少，有些重要的、有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實(shí)際作用被抹殺了；其次，黨校教務(wù)檔案信息資源的開發(fā)利用始終處于原始、簡單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài)，信息含量低、封閉，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，也就無法與外校進(jìn)行有效交流，致使黨校教學(xué)本身的質(zhì)量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務(wù)檔案不僅包括參加黨校學(xué)習(xí)的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學(xué)習(xí)班的教學(xué)具體內(nèi)容、教學(xué)實(shí)際過程和結(jié)果的總結(jié)，有些教學(xué)過程當(dāng)中出現(xiàn)的對(duì)教學(xué)內(nèi)容的分析和深度反思則體現(xiàn)在參與黨校學(xué)習(xí)人員的日常匯報(bào)和筆記中；教務(wù)工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務(wù)檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理對(duì)我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用，因此，進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理成為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢之一。現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用時(shí)基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件處理能力和網(wǎng)絡(luò)化信息處理能力。但是，黨校教務(wù)檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍不高，較少參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理方面習(xí)慣于舊模式，以傳統(tǒng)的手工方式管理教務(wù)檔案，材料分類立卷裝訂，很少進(jìn)行檔案信息化處理，致使檔案提取和調(diào)用的效率很低。此外，黨校辦公系統(tǒng)的信息化建設(shè)中的應(yīng)用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進(jìn)展不順暢，沒有辦法對(duì)教務(wù)檔案實(shí)施徹底的現(xiàn)代化管理。

二、加強(qiáng)黨校教務(wù)檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

教務(wù)檔案管理人員要抓住時(shí)機(jī)，加大宣傳力度，從而提高有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識(shí)，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。能夠加強(qiáng)檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點(diǎn)：第一，以提高檔案服務(wù)管理意識(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案應(yīng)用性宣傳，從檔案管理工作的實(shí)際作用出發(fā)提升檔案管理意識(shí)；第二，去先進(jìn)單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進(jìn)行檔案管理服務(wù)改革。對(duì)檔案管理工作的重視則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作重視與否，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、鐵皮柜等。由于領(lǐng)導(dǎo)思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規(guī)范。

2.建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度

進(jìn)行黨校教務(wù)檔案信息化的第二個(gè)步驟，就是要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當(dāng)前實(shí)際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動(dòng)檔案以及其他檔案管理實(shí)施細(xì)則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實(shí)施細(xì)則，并對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進(jìn)入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化

隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級(jí)立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實(shí)領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對(duì)檔案管理工作的實(shí)際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對(duì)檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實(shí)際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計(jì)算機(jī)錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用。

4.明確重點(diǎn)，指定專人收集重要檔案材料

要根據(jù)教務(wù)檔案的特點(diǎn)，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價(jià)值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級(jí)文件以及學(xué)校制定的教學(xué)科研工作文件和實(shí)施方案等；②綜合類：教學(xué)通知、各科室工作計(jì)劃總結(jié)、教學(xué)工作會(huì)議材料等；③教學(xué)類：教學(xué)課程表、干部培訓(xùn)進(jìn)程表、考試安排、考核辦法等；④學(xué)籍類：各班次花名冊(cè)、成績單、結(jié)業(yè)證及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)等；⑤教師業(yè)務(wù)類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進(jìn)修情況、骨干教師的培養(yǎng)考核材料、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)競賽和教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)；⑥科研類：教學(xué)改革方案、下鄉(xiāng)下企業(yè)調(diào)研資料、教學(xué)評(píng)估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學(xué)參考書、本校教師參與編寫的教學(xué)材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負(fù)責(zé)收集整理，才能使材料歸檔做到完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

5.嚴(yán)守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系

在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅(jiān)持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時(shí)也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對(duì)教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對(duì)教師的評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認(rèn)真審核。但對(duì)于那些可以及時(shí)開放的檔案信息，也要及時(shí)上網(wǎng)，避免造成信息利用價(jià)值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會(huì)功能得到充分發(fā)揮。

6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們的綜合素質(zhì)。一是要提高思想素質(zhì)，營造一種愛崗敬業(yè)的良好氛圍，具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)以及良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。二要注重自身學(xué)習(xí)，主動(dòng)參加崗位培訓(xùn)，不斷提高管理教務(wù)檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復(fù)合型人才，既有檔案管理的專業(yè)能力，又要善于運(yùn)用現(xiàn)代化手段，擅長計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理的技術(shù)。因此，檔案管理人員要主動(dòng)參加計(jì)算機(jī)等的考試，熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理電子檔案，以便對(duì)電子檔案管理和電子文件實(shí)行“前端控制”，爭取做到及時(shí)接收電子文件。

篇（8）

1.2 法規(guī)、管理制度落實(shí)不到位，檔案管理工作手段單一。目前，一方面，有《檔案法》等法規(guī)的監(jiān)督。另一方面，也有各煤炭企業(yè)內(nèi)部較多的規(guī)章制度的施行。但總體來說，這些規(guī)定大多都沒有落到實(shí)處，尤其是一些細(xì)節(jié)上的管理沒有得到充分的展開。其次，是檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)低。檔案工作人員往往安于現(xiàn)狀，沒有對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行深入的培訓(xùn)，以致跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步。再次，檔案管理工作手段單一，現(xiàn)代化的管理水平低。煤炭企業(yè)檔案服務(wù)工作還處于相對(duì)傳統(tǒng)的管理階段，不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求。此外，硬件設(shè)施的投入少，也導(dǎo)致開發(fā)收集檔案的效率低。

1.3 對(duì)檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。有些較小的單位由于定員緊張，沒有專門的檔案室及專業(yè)檔案管理人員，造成檔案管理混亂，造成檔案管理無序，查檔不方便。這種輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2、切實(shí)抓好煤炭企業(yè)檔案管理途徑分析

2.1 建立保障檔案數(shù)字化的制度。在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評(píng)中加入由檔案部門針對(duì)各部門檔案工作開展情況的測評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 煤礦企業(yè)檔案管理要建立科學(xué)規(guī)范的體系。煤礦企業(yè)的檔案管理要建立一套行之有效的體系作保證，需要從幾個(gè)不同的方面進(jìn)行有益嘗試和探索。首先，為了適應(yīng)市場化競爭的需要，要根據(jù)市場競爭的需要，根據(jù)檔案群體性的特點(diǎn)，要按照常規(guī)分類和特殊分類相結(jié)合的方法，對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，把查閱頻率高和限時(shí)要求緊的檔案獨(dú)立出來，建立專門的 整理檔案室，以提高工作效率和查詢檔案的便捷性。其次，要做到對(duì)檔案的集中管理，建立檔案的集中管理體制，并落實(shí)好檔案的集中管理工作。對(duì)檔案實(shí)行集中管理是做好檔案管理的行之有效的措施。實(shí)踐證明，檔案的集中管理有利于企業(yè)內(nèi)部工作的順利進(jìn)行，也有利于理順其他各種縱橫關(guān)系。同時(shí)建立相應(yīng)的監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行督促。

2.3 創(chuàng)新檔案信息開發(fā)方式，提升檔案工作的服務(wù)功能。傳統(tǒng)的檔案工作方式單一，往往造成檔案信息開發(fā)與收集的不足。另外，一些檔案信息加工處理工作與咨詢服務(wù)工作等都體現(xiàn)出相對(duì)的局限性。對(duì)此，檔案工作應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)手段的信息化與多元化。一方面，可以運(yùn)用科技手段對(duì)檔案信息進(jìn)行編研、開發(fā)、整理，使檔案工作手段信息化。并利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢進(jìn)行匯編、加工，有利于檔案查詢與提高管理的效率。與此同時(shí)，也不要忽略文書檔案的作用，根據(jù)需要的不同各有側(cè)重，使文書檔案與計(jì)算機(jī)信息化的檔案兩者充分發(fā)揮對(duì)應(yīng)的優(yōu)勢。如此一來，使檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化，不僅方便了信息的查詢、使檔案工作更簡單卻又更嚴(yán)密，為煤炭企業(yè)的利用提供了更便捷的服務(wù)。

篇（9）

［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2011）07－0061－01

從檢查中看到，檔案是各單位搞好工作執(zhí)行政策的重要依據(jù)，更是歷史的記錄。檔案管理搞得好的單位，究其原因，檔案管理做到經(jīng)常化、規(guī)范化，檔案工作納入了單位目標(biāo)管理考核，領(lǐng)導(dǎo)重視，且利用檔案解決了大量的產(chǎn)權(quán)糾紛、人事問題、債權(quán)債務(wù)等難題。但是有些單位整理過的檔案又變得混亂不堪，主要還是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，上面要求時(shí)突擊一下，抓一次便突擊一次。檔案室又成了雜貨倉庫，文件不立卷歸檔，不及時(shí)收集，存在檔案管理是檔案部門的事的模糊認(rèn)識(shí)，故而始終不能徹底解決。

一、建檔工作的幾個(gè)基本原則

第一，建以致用。資料可以為企業(yè)當(dāng)好參謀，利用很重要，資料的貯存更為重要。多年來，企業(yè)積極主動(dòng)去利用檔案及時(shí)提供了有效數(shù)據(jù)，主動(dòng)去分析、整理檔案內(nèi)容，為企業(yè)和政府提供信息，并在實(shí)際工作中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種新問題，使“死”檔變“活”檔。

第二，整理檔案，不搞逐級(jí)匯總。在以往檔案管理中，有的地方試行逐級(jí)匯總上報(bào)，匯總檔案，以便掌握全面情況。每年形成一個(gè)綜合檔案資料，經(jīng)過幾年的實(shí)踐證明，這種做法出發(fā)點(diǎn)是好的，但同時(shí)這種做法也帶來了一些問題。第一，檔案數(shù)據(jù)的整理分析往往需要耗費(fèi)許多人力和時(shí)間去完成，是一項(xiàng)非常繁重的工作，每年付出的勞動(dòng)在人力投入方面造成較大損失，不能換來有效的參考數(shù)據(jù)。第二，是收集數(shù)據(jù)不全，由于整理檔案不規(guī)范，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等種種原因，造成匯總后的數(shù)據(jù)出入很大，檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，直接影響到檔案利用效果。其三，匯總檔案額外的負(fù)擔(dān)，必然會(huì)影響到基層人員的工作積極性，在一定程度上加重了基層工作的負(fù)荷量。

第三，收集資料要“精”。從檔案收集的內(nèi)容來說，從多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，一般包括生產(chǎn)性有害因素及接觸人群的基本情況、生產(chǎn)單位的基本情況、工藝流程的基本情況等等。若把原始數(shù)據(jù)以流水賬的形式進(jìn)入檔案，不分周期，不定范圍，必然會(huì)給后期的檔案分析帶來不必要的麻煩。對(duì)上述各類繁雜的數(shù)據(jù)，如何進(jìn)行收集整理，必須要涉及到各類數(shù)據(jù)的收集范圍和周期問題。在確定上檔數(shù)據(jù)的周期時(shí)，要針對(duì)不同企業(yè)提出不同的要求，分別確定檔案的形式和內(nèi)容，以保證建檔工作取得良好效果。對(duì)于一些監(jiān)測數(shù)據(jù)多，自我監(jiān)測機(jī)構(gòu)，監(jiān)測周期短，要將數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后(原則上按平均值計(jì)算)，按照一個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一要求整理上檔。一般來說，上檔周期定為每年一次比較適宜。在確定范圍和周期的基礎(chǔ)上，為保證歷年數(shù)據(jù)的對(duì)比和即時(shí)分析，一定要精化所收集的各類數(shù)據(jù)，做到既不重復(fù)，又不遺漏，并力爭使每一個(gè)數(shù)據(jù)反映出一方面的情況，對(duì)各種原始資料要進(jìn)行初步整理。

二、選擇適當(dāng)?shù)臋n案形式

在檔案管理工作中，由于地方部門和企業(yè)所承擔(dān)的管理范圍、任務(wù)及所收集的資料、數(shù)據(jù)等方面存在著較大的差別，應(yīng)該從各自的需要和實(shí)際情況出發(fā)。從幾年的實(shí)踐來看，絕不能以一套統(tǒng)一的檔案形式去要求不同層次的管理機(jī)構(gòu)。根據(jù)各自的工作特點(diǎn)和資料形式，各工業(yè)企業(yè)采用全國統(tǒng)一檔案的形式和內(nèi)容是基本可行的，但仍然需要在此基礎(chǔ)上加以補(bǔ)充和完善，確定各自適用的檔案形式和內(nèi)容，使得各類有價(jià)值的資料能夠真正保存和利用起來。作為地方管理機(jī)構(gòu)，由于承擔(dān)任務(wù)和管理范圍不同，所應(yīng)建立的檔案形式遠(yuǎn)比企業(yè)機(jī)構(gòu)的形式要多，一定要靈活掌握，倍加重視，不斷完善，搞好本單位的檔案建設(shè)。

三、檔案的建立

要真正做好建檔工作，建立檔案是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，必須解決好以下幾方面的問題：第一，要做好各種相應(yīng)的配套工作。只有在摸清各種數(shù)據(jù)的前提下，才能夠建出比較真實(shí)的檔案來。檔案必須在搞好工作的基礎(chǔ)上才能建檔，因此，在建檔前必須完成各項(xiàng)工作任務(wù)，是一個(gè)單位工作情況的真實(shí)反映。第二，檔案工作要及時(shí)做好復(fù)核、審查、完善工作，遇到問題及時(shí)處理，完成之后確保建檔工作的總體質(zhì)量。第三，要做好建檔工作中的技術(shù)指導(dǎo)。由于基層人員業(yè)務(wù)水平有限，為了確保建檔質(zhì)量，必然會(huì)遇到各種各樣的技術(shù)問題，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決建檔過程中出現(xiàn)的具體問題，必須指定專業(yè)人員搞好技術(shù)指導(dǎo)。第四，搞好培訓(xùn)工作。在全面開展建檔工作之前，當(dāng)檔案形式確定以后，必須做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，認(rèn)真培訓(xùn)全體建檔人員，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一步驟，把建檔過程中可能遇到的各種問題及其解決方法教給建檔人員，將建檔過程中的各項(xiàng)具體任務(wù)都落到實(shí)處，確保建檔工作的順利開展。

建立、管理和利用好檔案，有一個(gè)從實(shí)踐到理論，再到實(shí)踐的過程。它是關(guān)系到工作的百年大計(jì)，不是一時(shí)一事的問題，也是工作重要的信息資料來源。建立、管理和利用好檔案，必然會(huì)出現(xiàn)更多新的發(fā)展。

篇（10）

學(xué)生檔案是指學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人的基本經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、家庭基本信息的，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案主要包括：學(xué)生的高中檔案、高考報(bào)考資料、高校入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記

錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。

1. 高校學(xué)生檔案的重要性

學(xué)生檔案不僅對(duì)教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且對(duì)學(xué)生能否順利就業(yè)，甚至對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展也關(guān)系重大。學(xué)生檔案既是個(gè)人人事檔案的重要基礎(chǔ)，又是個(gè)人人生檔案的重要組成部分。

1.1 學(xué)生檔案是學(xué)生基本情況的記載和在校綜合表現(xiàn)的證明。學(xué)生檔案既是學(xué)生基本情況的記載，又是學(xué)生在校表現(xiàn)的證明，對(duì)于核查新生入學(xué)資格與確認(rèn)獲取學(xué)籍，具有最直接有力的佐證作用；既是全面了解學(xué)生個(gè)人歷史的有效窗口，又是加強(qiáng)學(xué)生思想教育和日常管理工作的重要參考資料。

1.2 學(xué)生檔案是用人單位可信的依據(jù)與日后人事檔案的基礎(chǔ)。由于學(xué)生檔案材料真實(shí)地記載著學(xué)生的成長歷史、思想表現(xiàn)、個(gè)人素質(zhì)、實(shí)踐能力、學(xué)業(yè)成績及家庭背景、社會(huì)關(guān)系等，因此，學(xué)生檔案是用人單位選擇畢業(yè)生或高校選拔新生的可信依據(jù)與重要參考，是學(xué)生就業(yè)后人事檔案的基礎(chǔ)材料，同時(shí)也是學(xué)校未來校友檔案的基礎(chǔ)信息。

2. 學(xué)生檔案工作的存在問題

2.1 各地檔案材料標(biāo)準(zhǔn)不一，差異明顯。教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》（［84］教中字002號(hào)）明確了高中學(xué)生檔案材料的內(nèi)容與構(gòu)成，但各地依此規(guī)定而設(shè)立的建檔要求與標(biāo)準(zhǔn)卻差異明顯，有的建檔案標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)全面、規(guī)范細(xì)致，有的卻簡單粗放。以致有的學(xué)生檔案內(nèi)容全面、材料完整、填寫規(guī)范，有的學(xué)生檔案材料卻只有一、二頁紙，過于簡要、單薄，有的甚至以學(xué)生的高考電子檔案代替其中學(xué)紙質(zhì)檔案。

2.2 部分人員不認(rèn)真對(duì)待學(xué)生檔案。主要表現(xiàn)為制作檔案材料比較隨意，對(duì)學(xué)生的鑒定總結(jié)不全面、不完整，甚至只論學(xué)習(xí)不談其他，或只寫優(yōu)點(diǎn)不寫缺點(diǎn)；甚至有的學(xué)生檔案材料不齊全或記錄不全面，或是填寫馬虎、潦草不清等。不少管理人員認(rèn)為學(xué)生學(xué)習(xí)成績好則萬事大吉，以致平時(shí)收集和審核檔案材料不及時(shí)不認(rèn)真；有的學(xué)生檔案袋既不封口也不蓋公章，或有密封袋口但不蓋公章確認(rèn)；不及時(shí)向有關(guān)高校寄送大學(xué)新生的檔案。

2.3 學(xué)生對(duì)檔案不重視或太敏感。主要表現(xiàn)為不論學(xué)生在中學(xué)還是在大學(xué)期間，都馬虎大意不認(rèn)真填寫檔案材料，或者三言兩語高度概括綜合表現(xiàn)，甚至用圓珠筆填寫檔案材料；部分學(xué)生對(duì)檔案太敏感，甚至不誠信對(duì)待檔案，填寫檔案時(shí)故意以偏概全或只寫優(yōu)點(diǎn)與成績，以致檔案記錄與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)出入較大；自帶檔案太隨便、不妥善保管，或出于好奇將自帶檔案隨意拆開；學(xué)生在大學(xué)新生入學(xué)時(shí)不按時(shí)向?qū)W校提交檔案，畢業(yè)生就業(yè)后又常常不及時(shí)查找檔案，以致急需檔案時(shí)，難以及時(shí)，甚至無法找到。

2.4 日常管理手段不科學(xué)、不先進(jìn)。主要表現(xiàn)為在日常工作中基本沒有應(yīng)用電腦和掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行管理，依然停留在傳統(tǒng)的手工記錄狀態(tài)；雖有電腦輔助工作，但仍以傳統(tǒng)手工為主，缺乏通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，以致查找不便捷、保管不齊全或保存不方便，從而難以甚至無法長久性地追溯查找。

2.5 檔案管理制度不規(guī)范、不完善。主要表現(xiàn)為不少地方教育行政部門，對(duì)于學(xué)生檔案的管理制度的建立健全缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)密性與科學(xué)性，以致更多的學(xué)校缺乏科學(xué)規(guī)范、系統(tǒng)全面的學(xué)生檔案管理制度，不少高校特別是高職院校也同樣缺少健全完善和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)生檔案管理制度，工作中往往以相對(duì)隨意的臨時(shí)通知代替更注重嚴(yán)肅性和科學(xué)性的規(guī)章制度。

2.6 不重視對(duì)學(xué)生檔案的開發(fā)利用。學(xué)生檔案進(jìn)到學(xué)校后，其日常利用主要表現(xiàn)在核查新生入學(xué)資格時(shí)審查其檔案材料，或者是當(dāng)學(xué)生有突發(fā)事件或意外事故發(fā)生時(shí)或需對(duì)學(xué)生作政審時(shí)而查閱其檔案信息。這種簡單的利用，顯然與國家日益強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)教育和更注重因材施教的高等教育發(fā)展趨勢不適應(yīng)，更沒有發(fā)揮出學(xué)生檔案對(duì)于改進(jìn)教育教學(xué)工作與管理服務(wù)工作的應(yīng)有作用。

2.7 用人單位基本不寄檔案回執(zhí)。主要表現(xiàn)為用人單位在收到畢業(yè)生檔案后，因嫌麻煩或因要花錢而基本不將收檔回執(zhí)寄回學(xué)校，或者是有寄回學(xué)校但沒有在寄檔回執(zhí)上蓋公章或沒有經(jīng)辦人簽名確認(rèn)，以致事后時(shí)間一久難于追查，特別是各郵寄公司基本最多只在寄出學(xué)生檔案后的一年內(nèi)提供查詢服務(wù)，之后則根本無法追查。

3. 對(duì)存在問題的解決辦法

3.1 完善學(xué)生檔案制度。為確保學(xué)生檔案管理有據(jù)可依和有章可循，省(市)教育行政部門應(yīng)根據(jù)教育部、國家檔案局的相關(guān)法規(guī)，結(jié)合組織人事部門的有關(guān)要求等，出臺(tái)省（市）關(guān)于各級(jí)各類學(xué)生檔案的管理規(guī)章。就學(xué)校內(nèi)部而言，應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案管理的基本依據(jù)與相關(guān)要求，及時(shí)制定本校學(xué)生檔案管理制度，明確細(xì)分各單位各部門及相關(guān)人員的具體職責(zé)，加強(qiáng)精細(xì)化管理，并注重管理過程的檔案建設(shè)，以保證能及時(shí)收齊學(xué)生檔案，并確保有差錯(cuò)時(shí)可以追究到相關(guān)人員的責(zé)任，并可以長久持續(xù)地查找學(xué)生檔案的去向。

3.2 及時(shí)恰當(dāng)選配人員。相比于具備一定的專業(yè)、學(xué)歷、職稱與特長，實(shí)踐證明，學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)更強(qiáng)調(diào)具有高度的工作責(zé)任心和政治責(zé)任感，以及嚴(yán)謹(jǐn)持久的細(xì)心、耐心和恒心，否則其工作容易馬虎、粗放或者時(shí)松時(shí)緊，難于嚴(yán)格履行學(xué)生檔案管理職責(zé)。不論學(xué)生檔案是在學(xué)生處或就業(yè)中心還是在二級(jí)院系管理，或者是在學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理等，都應(yīng)按照學(xué)生檔案管理員的基本素質(zhì)要求，配備專人負(fù)責(zé)，學(xué)生數(shù)在5000人以上的最好不要搞兼職負(fù)責(zé)制，而應(yīng)實(shí)行專人專職負(fù)責(zé)制。

3.3 加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)。一是對(duì)專職與兼職檔案管理員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就高校內(nèi)部而言，主要是對(duì)輔導(dǎo)員和班主任等學(xué)生工作人員和教務(wù)人員就學(xué)生檔案的作用意義、內(nèi)容范疇、制作要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以強(qiáng)化其制作和管理學(xué)生檔案的責(zé)任心與科學(xué)性，確保其可以正確指導(dǎo)和制作合格的學(xué)生檔案；就外部而言，主要是對(duì)中學(xué)和中專教務(wù)主任與班主任加強(qiáng)學(xué)生檔案的相關(guān)培訓(xùn)。二是對(duì)廣大學(xué)生加強(qiáng)檔案教育，不論是在中學(xué)階段還是在大學(xué)階段，都要盡早和反復(fù)教育學(xué)生正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，填寫基本要求與注意事項(xiàng)等，使其既能夠充分重視學(xué)生檔案的作用與價(jià)值，又不弄虛作假、夸大其詞或以偏概全地填寫本人檔案。

3.4 引入電腦管理系統(tǒng)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理既可以大大提高管理效率，又有利于豐富學(xué)生檔案信息和拓展學(xué)生檔案管理功能。具體做法：一是引入計(jì)算機(jī)軟件公司開發(fā)成熟和應(yīng)用較普遍的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，這可以簡便快捷地提高管理效率，但所需資金投入相對(duì)較大；二是結(jié)合自身工作實(shí)際，組織專業(yè)人員編寫制作學(xué)生檔案電腦管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣做所需資金相對(duì)較少，但需專業(yè)人員加強(qiáng)后繼維護(hù)。

3.5 加強(qiáng)外部督查力度。學(xué)生檔案管理工作瑣碎、繁雜、持久，其工作的開展除了靠自身的落實(shí)外，在督查指導(dǎo)方面主要靠專職檔案管理員對(duì)兼職人員進(jìn)行內(nèi)部督查，或者是依靠專職人員的自查自糾。實(shí)踐證明這并不夠，還需要加強(qiáng)來自外單位專業(yè)的督查指導(dǎo)，最好能夠推行旨在“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合”的管理制度，推行確有困難的也應(yīng)加強(qiáng)本單位其他相關(guān)部門對(duì)學(xué)生檔案管理的督查工作，通過加強(qiáng)督查以保質(zhì)量促發(fā)展。

3.6 分類總結(jié)開發(fā)利用。通過全面查閱學(xué)生檔案上的歷史記載，按生源地、是否獨(dú)生子女、富裕或貧困、專長或特長、城鎮(zhèn)或農(nóng)村、性格內(nèi)向或外向、不同年齡與成長經(jīng)歷等，分類統(tǒng)計(jì)和分析其基本情況，在進(jìn)行教育教學(xué)和學(xué)生日常事務(wù)管理改革時(shí)，多考慮學(xué)生檔案的相關(guān)信息，以因材施教；并可結(jié)合建立學(xué)校未來校友的檔案數(shù)據(jù)庫，以加強(qiáng)對(duì)日后校友資源的開發(fā)利用。

3.7 強(qiáng)化轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。鑒于學(xué)生檔案作用的長久性，為確保可以及時(shí)和長久地查找到每份學(xué)生檔案的去向，應(yīng)強(qiáng)化檔案轉(zhuǎn)遞回復(fù)機(jī)制。具體做法：一是要求機(jī)要郵局或郵寄公司在轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案后的一個(gè)月內(nèi)，必須向?qū)W校提供一份用人單位簽收并蓋章確認(rèn)的檔案回執(zhí)單，否則不支付郵費(fèi)；二是及時(shí)將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞去向掛在學(xué)校網(wǎng)站相關(guān)網(wǎng)頁上，告知學(xué)生憑本人學(xué)號(hào)與身份證號(hào)可登錄查詢。與此同時(shí)還可順便建立校友檔案數(shù)據(jù)庫。

4. 結(jié)語

電子檔案沒有固定的字跡，無法從筆跡上分辨其原始性，我們無法采用與紙質(zhì)檔案相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷電子檔案的原始性。由于各種原因技術(shù)水平的保管相差很大，丟失電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)刻存在，電子檔案要完全代替學(xué)生個(gè)人紙質(zhì)檔案還需要一個(gè)漫長的進(jìn)程，因此紙質(zhì)檔案的原始記錄性有不可替代的作用。鑒于我國國情與社會(huì)發(fā)展的趨勢，可以預(yù)見在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)，檔案工作包括學(xué)生檔案工作只會(huì)加強(qiáng)而不可能淡化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生檔案工作依然任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］楊莉.淺談高校學(xué)生檔案管理工作［J］.云南檔案，2008（1）：39-40.

篇（11）

【點(diǎn)評(píng)】檔案機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置，是檔案工作的組織基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點(diǎn)，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機(jī)構(gòu)。在此，筆者針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個(gè)方面進(jìn)行探索。

一、中小企業(yè)建立檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)

企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔(dān)者。主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對(duì)本單位及下屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置既要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)，還要考慮單位實(shí)際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。

二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機(jī)構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運(yùn)行等各種相關(guān)制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對(duì)檔案工作進(jìn)行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務(wù)的轉(zhuǎn)移機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運(yùn)行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對(duì)其檔案工作進(jìn)行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。

三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法

由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運(yùn)用也最為廣泛，適用于組織機(jī)構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準(zhǔn)確，共同內(nèi)容的文件相對(duì)集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。