緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案歸納方法范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

傳統會計檔案主要以紙質形式呈現，進行會計數據的記錄、核算和管理，一般包括會計憑證、賬簿、會計報表等會計核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運營情況。 傳統檔案材料對真實性、可靠性、時序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計檔案使用人員第一時間了解和掌握會計財務信息，是會計部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統會計檔案本身也存在著缺點與不足，具體表現為紙質形式檔案在時間和空間上局限性大，查閱時受時空影響，導致使用者無法在第一時間在任意地點查閱會計檔案； 而且傳統會計檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時間順序管理，還要注意防止紙質資料遭受破壞，耗費大量的人力、物力和財力。

2 電算化會計檔案特點

電算化會計檔案是由當前網絡信息技術的發展催生的，具有高效性和實時性，科技程度高，對會計人員的職業水平和電腦技術水平要求高。電算化會計檔案不僅存有原有會計檔案的相關內容，同時還涵蓋相應的存儲系統軟件、財務會計文檔與會計程序內容。電算化會計檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質進行數據備份， 存儲環境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計檔案可以通過計算機和軟件系統進行瀏覽傳輸，進行簡便快捷的數據分析，利于管理者掌握單位運營狀況、制定決策，且不受時空限制。電算化會計檔案在安全系數方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數據進行存儲，并在依據相應技術方式的前提下對數據展開修改，且相關人員能夠通過網絡對會計檔案進行復制、瀏覽、修改、銷毀等，導致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計檔案要求必須具備高強度的防火墻系統，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統會計檔案與電算化會計檔案管理比較

3.1 會計檔案的形成

傳統會計檔案與電算化會計檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現方面多是會計檔案的構成辦法與步驟內容。會計檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統會計檔案主要通過會計人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計檔案的形成主要通過計算機和會計管理軟件系統，由會計人員錄入財會信息，最終保存下來，形成會計檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質區別。 在形成步驟方面，傳統會計檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報表， 所有這些表格即構成會計檔案。 電算化會計檔案的形成采用集中處理方法，通過會計軟件系統輸入、輸出、存儲、備份數據，四個步驟環環相扣，輸入數據即將原始憑證錄入系統， 輸出數據就是將系統錄入的數據進行打印，存儲數據將數據保存到存儲介質上，備份數據則定期將數據復制存放，保障信息安全。

3.2 會計檔案的歸納

因為會計檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進行歸納時同樣會使用或出現不同的內容。傳統會計檔案歸檔時將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等歸納整理，而電算化會計檔案歸納管理時除了將打印的上述紙質材料歸檔外， 還需要對系統核算的軟件、硬件材料進行歸納。 首先要對軟件的質量進行把關，不合格者進行重置或維護處理，防止軟件問題導致數據丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統的開發資料和維護資料。 開發資料指系統開發中的系統說明書、程序設計資料、測試報告、手冊等，有助于系統地理解和運用，維護資料則涉及維護指南、規劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數據信息的磁盤、光盤等介質進行電子標示和設置外部標簽，按時間順序歸檔，防止出現混亂，影響會計檔案管理質量。

3.3 會計檔案的管理方式

傳統會計檔案管理方式主要人工管理紙質材料的收集、整理和儲存，管理時需要注意檔案的時間順序，分類分時排列，同時關注儲存環境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計算機和存儲設備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時不僅要注意設備問題， 還要提防網絡病毒和黑客等網絡犯罪手段，一旦出現此類問題，財務信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應定時查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結束語

總之，信息技術的進步推動了會計電算化技術的產生和發展，會計電算化檔案管理逐漸取代了傳統紙質化會計檔案管理。傳統會計檔案和電算化會計檔案特點鮮明，前者簡明直觀，時空性差；后者實時性好，管理難度高。 二者在會計檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

[1] 戴新智.對傳統的會計檔案管理和會計電算化檔案管理的幾點認識[J].黑河學刊， 2014（3）：128-129.

篇（2）

在不同的時代中，人們的理論思維也存在著一定的差異，因此我們在對檔案信息開發人員科學思維進行構建的時候，就要以當前的時代背景為基礎，從而對相應的理論思維進行控制研究。隨著時代的不斷變化，人們對檔案信息開發人員的要求也在逐漸的提高，這也使得檔案信息開發人員在工作中面對著許多的問題和挑戰。因此，為了有效的提高檔案信息開發人員的工作效率，解決在檔案信息工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發人員的思維模式進行科學性的培養，使得檔案信息開發人員在工作中，有著一定的創新思維和科學理念，從而促進我國檔案信息工作的發展。

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進行轉變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現問題時，人們就對其問題產生的原因進行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發的過程中，經常會出現一些問題，這對檔案工作有著嚴重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發人員的思維模式進行培養，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發中存在的問題進行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現時，工作人員不對其問題發生的原因進行分析，而是尋找解決問題的方法，進而及時的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性

在檔案工作中，由于相關工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發人員科學思維的構件。而且檔案工作人員在工程的時候必須要求根據我國相關法律法規，對其工作內容以及程序進行嚴格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當前信息進行接收的過程中，不是根據客觀的內容進行研究，而是自身的經驗、知識背景以及判斷能力對其信息內容進行推動而得出結論，這就將原有信息的內容進行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現以及內容進行反映，沒有在其中加入檔案信息開發人員的主觀判斷。

3、強調客觀性思維培養的必要性

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的，檔案信息開發人員必須從實際出發，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學。所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應用

全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案，按著某種異同將全宗內的全部文件，統一分成若干部分或層次， 而且一分到底。

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖

3.1 思維導圖簡介。

思維導圖，又叫心智圖，是表達發射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來，把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。

3.2 思維導圖在檔案信息開發中的應用。

（1）如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。

（2）檔案信息思維導圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶，同時也突出關鍵詞要表達的意思，而且還可以節省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主體之間會有信息相關聯的地方，這時，可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。3）只寫關鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞，這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結束語

總而言之，在對檔案信息開發人員科學思維進行構建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進我國的檔案行業的發展。但是對檔案信息開發人員的科學思維進行培養是一個漫長的過程，這不僅需要科學的指導思想，還要對檔案信息開發人員的綜合素質進行嚴格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達到最大化的利用。

篇（3）

（一）傳統思維方式即尋找問題原因的思維方式。尋找問題原因的思維指的是當你在日常生活過程中發現一個問題是，追根溯源，找到問題出現的原因，問題是如何產生的。這種思維方式并不適合于當檔案管理工作在實際工作過程中出現問題，并對這些問題加以解決。而在檔案信息的開發過程中，一旦遇到與檔案有著密切關系的問題時，需要將解決問題作為自己思考的一個關鍵的出發點，而不是追本溯源追尋問題出現的原因。而如何解決這些問題的思維模式則是需要在問題出現時，需要去尋找解決問題的方法，而不是一味地尋找問題出現的原因。所以，筆者認為這種思維更適合在檔案信息開發的實際過程中遇到的各種實際的問題，這是一種更為高效的解決問題的思維。

（二）思維方式轉變的重要性。檔案工作人員在實際的檔案管理工作過程中，如何解決問題是他們需要首先需要做的，而不是一味的詢問為什么。所以，當檔案工作人員在檔案專業基礎知識的學習中時，還應該注重傳統思維方式的轉變。

二、主觀性思維朝向客觀思維的轉變

（一）主觀性思維的簡要概述。主觀性思維指的是人們在接受一些必要的信息是，在接受知識時將自身的知識背景以及情感融入其中，經過自己的分析和判斷繼而通過推斷而得出的結論。它已經將信息的原始情況進行了徹底的改變，賦予原始信息一種顛覆性的傾覆。

（二）客觀性思維的簡要概述。客觀性思維不同于主觀性思維，它是指工作人員在接觸信息時，保持信息的原始面貌，不會被工作人員的主觀判斷所干擾，并且這些信息能夠得到再次的使用和利用，因為這是一種原始性的思維。

（三）培養客觀性思維的重要性。在檔案管理的實際工作過程中，人們強調的是對檔案信息的收集、整理、保管等各種活動中保證自身情感的隔絕以及判斷標準的客觀性，檔案信息工作人員必須要從檔案信息的實際出發，切勿將自己的任何主觀情緒融入其中，保證信息的原汁原味，保證信息能夠二次甚至多次的重新利用，客觀的、實事求是的對信息進行運用和判斷。

（四）培養客觀性思維的主要途徑。客觀思維的培養不同于主觀性思維是天生的，它需要一個漫長的過程，需要檔案信息工作人員在日常的工作和生活過程中不斷的對可觀性思維進行鍛煉，從而將其培養成為自己一種慣有的思維。檔案信息工作人員在學習學習檔案信息知識的過程中，就應該有意識地培養自己客觀性思維，要求自己單純的接收檔案信息中字面上的內容和真實含義，而切勿深入挖掘。在掌握字面意思的前提下，在閱讀檔案學教材及文章中，在涉及到檔案學現象的描述時，只允許自己客觀的接受現象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測。在日常生活與人談話時，需要做到只接受對方說話內容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識。跟對方講話時，假裝對方什么都不知道，盡量把要表達的內容說的盡量詳實，齊全。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓練

（一）演繹思維與歸納思維定義。所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。

（二）演繹思維。與歸納思維在檔案中的應用全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案。

篇（4）

[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02

將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。

一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。

二、實行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進行高校的抽樣調查

說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。

（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性

在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性

篇（5）

【摘要】本文針對計算機數據挖掘技術應用在檔案信息管理系統中的相關問題，做以下幾方面論述。

關鍵詞 計算機；數據挖掘技術；檔案信息管理；形式分析；應用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀科技日益更新的年代，隨著網絡計算機的迅速普及、網絡技術的發展以及數據庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數據的能力大幅度提高。隨著行業的不同，大量的數據庫被用于商業管理、政府辦公、科學研究和工程開發等各個行業。在促進我國社會發展的同時，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數據豐富而知識貧乏。由此人們在分析數據的過程中，很難取得有價值的知識。隨著數據挖掘技術的研究應用，在解決這一問題的同時，還在很大程度上推動了社會的發展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數據挖掘的概念與技術、數據挖掘的形式分析以及數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用等三個方面出發，針對檔案信息管理系統中，計算機數據挖掘技術的應用，做以下分析。

1. 數據挖掘的概念與技術

隨著社會的迅速發展，傳統的數據收集模式已經無法適應現有的社會發展需求，而數據挖掘技術的應用，在提高數據收集質量的同時，還在一定程度上促進了社會的發展。而在數據挖掘的相關應用中，具體分析如下：

1.1數據挖掘的概念。 隨著計算機的迅速發展，數據挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機器學習、統計學技術，高度自動化地分析企業原有的數據，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認為數據挖掘是數據庫中知識發現KDD的一個環節，是KDD中采用具體的數據挖掘算法從數據中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產業界、媒體和數據庫研究界，“數據挖掘”比“數據庫中知識發現”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴格區分，而認為是等價的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數據集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數據挖掘的技術。 在數據挖掘技術運用的過程中，一般所采用的是數學方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數學的運用方法。除此之外，在整個數據挖掘技術運用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運用演繹與歸納的方法進行數據收集。數據挖掘技術在運用的過程中，通過對相關數據的挖掘、收集以及分析等得出一定的結果，而這一挖掘結果在某些狀況下可以直接運用于信息管理、查詢優化、決策支持、過程控制以及數據維護等多個方面。與此同時，數據挖掘技術在應用的過程中，鑒于數據挖掘技術特性，不僅涉及到多門學科，同時還涉及到數據庫、人工智能、數理統計、機器學習、可視化、并行計算等領域。且在很大程度上，數據挖掘技術在使用的過程中，經常使用的技術主要包括人工神經網絡、決策數、遺傳算法、規則歸納以及可視化等相應的技術。

2. 數據挖掘的形式分析

數據挖掘在其使用的過程中，基于不同的數據收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數據收集方法。在確保數據收集資質量的同時，還能確保計算機整個系統的順利運行。而在數據挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，分類作為計算機挖掘技術中的核心形式，不僅關系著數據收集的質量，同時還關系著數據的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術運用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數據挖掘技術中的核心部分，在其運用的過程中，主要是通過分析相關程序的數據庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分數據，則尤其根據相關人員的操作，對其進行集中處理劃分，在系統程序對其分析之后，由相關程序對剩余的數據進行最終檢測，在達到檢測要求之后，按照相應的規則進行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標屬性、形成訓練集、屬性分析、選擇算法、分類運算、顯示結果、抽取測試集、驗證分類規則、分類規則輸出等10個步驟。

2.2相關規則。 在計算機數據挖掘技術運用的過程中，相關規則作為整個技術中既簡單又實用的關聯分析規則，不僅能將程序中產生的相關數據準確的描述出來，同時還能針對相關數據資料進行仔細的分析。而在其具體運用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結合在一起，然后通過歸納總結，得出他們共有的屬性與模式。在關聯規則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數據庫中，不同的事物在產生數據的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數據庫通常被概括為龐大的數據。由此就需要關聯規則在其使用的過程中，應恰當的進行數據記錄，在減少數據占有空間的同時，還能在很大程度上完善整個系統的數據運行。

2.3粗糙集。 在整個計算機數據挖掘技術使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數學工具，在整個系統使用的過程中有著極大的優勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運行的過程中，無需知道相應的信息，且在整個運算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計算機用戶的青睞。其次，在整個數據挖掘研究的過程中，所面對的數據庫多為一系列的型號數據庫，而這種數據庫在數據收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時間內發現所有數據庫的規律，并通過相應的表格歸納，將其列為決策表，方便了計算機用戶的查閱。最后，即使在現實世界，一些規則在使用的過程中也會發出不確定性，更何況虛擬的網絡世界。而在數據庫使用的過程中，也會發現一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進行解決。

3. 數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關系著相關人員的歷史記錄，同時還是相關人員智慧成果的最終反映。隨著計算機網絡技術的應用，在檔案信息數據處理的過程中，數據挖掘技術的應用，不僅能從根本上提高檔案信息數據的管理效果，同時還能在很大程度上創新檔案管理模式。針對數據挖掘技術在檔案信息數據處理中的應用，具體分析如下：

3.1計算機數據挖掘技術在檔案信息管理系統中應用的重要性。

3.1.1增強了檔案實體與內容的安全保護。 檔案信息關系著當事人過去的勞動成果，同時還關系著相關人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關人員的隱私權，同時還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴之外，還應注重檔案的長期保存質量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎上縮短，而針對檔案資料中的相關信息，若缺乏完善的監控設備，將直接造成檔案內容的泄密。將數據挖掘技術應用于檔案信息效據管理，通過對異常借閱行為的分析統計，可以防范非正當的利用行為發生。從而更好地保護檔案實體及檔案信息內容。

3.1.2提高檔案的利用服務水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數據挖掘技術應用于檔案信息數據管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強與利用者溝通，發現潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強相關檔案的收集、數字化和編研等形式，從而實現真正意義上的主動提供檔案利用服務。

3.1.3加強檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業務的整體工作環節中，檔案鑒定不僅關系著檔案的真實程度，同時還關系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關業務經驗來實現的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數據挖掘技術應用檔案數據處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點、規律和檔案利用范圍，從中發現檔案收集工作的薰點。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實現有據可依。

3.2計算機數據挖掘技術在檔案信息管理中的應用。 數據挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數據挖掘技術可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調閱以及操作等各個流程產生的數據進行仔細的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點、規律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產生的數據進行收集，并將其中的重點進行集中歸納。而這些重點，都是檔案鑒定的基本依據。另一方面，數據挖掘技術能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時的反饋到檔案信息的整體管理系統中，使其在處理的過程中及時的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴重的影響。除此之外，計算機數據挖掘技術在運行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現的大量數據進行相應的管理以及維護，在確保檔案信息數據順利進行的同時，還能針對檔案信息自身存在的管理系統進行整理，以便能及時的發現檔案信息管理中存在的問題，從而能及時的采取相關措施，避免相關檔案信息的流失。

4. 總結

綜上所述，隨著社會的發展以及科技的進步，計算機數據挖掘技術在使用的過程中，不僅促進了計算機行業的發展，同時還在很大程度上推動了社會的進步。檔案信息管理中計算機數據挖掘技術的運用，在提高檔案信息管理水平的同時，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關人員在檔案信息管理的過程中，能夠準確的使用計算機數據挖掘技術，在確保檔案信息管理質量的同時，還能創新檔案信息的管理模式。

參考文獻

［1］羅艷，黃明初，陸旭安，潘雄偉.簡述數據挖掘在數字檔案館中的應用實現［J］.廣西計算機學會2010年學術年會論文集［C］，2010.

［2］黃華.數據挖掘分析在檔案管理方面的應用［J］.網絡安全技術與應用，2009，(4).

［3］藍天.數據挖掘技術在信息管理領域中的應用［J］.情報探索，2009，(2).

［4］房紅菊.數據挖掘技術在檔案個性化服務中的運用［J］.科技情報開發與經濟，2009，(10).

［5］王銳，馬德濤，陳晨．數據挖掘技術及其應用現狀探析［J］.電腦應用技術，2007，(2).

［6］潘旭武，陳玲洪．數據挖掘在數字檔案管理中的應用研究［J］.浙江高校圖書情報工作，2007，(1).

篇（6）

傳統的教學方法倡導提前備課，教師根據自己主觀估計，提前一段時間寫好教案，到時照本宣科，只重視重點、難點內容的解決，但對以往學生在實際解答時出現的看似簡單卻易出錯問題，教師卻一筆帶過，甚至根本沒有給予講解。按照這種教學方法，往往出現這樣現象：多數學生在解題時難以周全，教師卻為少數優生“轟轟烈烈”的積極發言所陶醉；多數學生無法順利完成的作業，教師卻對一些學生抄來整潔正確的作業感到滿意；學生認為上課“聽懂了”，卻又無法獨立解答問題等等。針對上述問題，教師在教學時要注重做到主觀意向與客觀實際的緊密結合。

（一） 建立工作檔案。對以往的教學要做教后筆記，把教學中出現的問題及時記錄下來，然后分章節、分類型進行歸納整理入檔。這樣做，近期效應是教師可通過對反饋回來的問題進行綜合分析，確立矯正措施，做到有的放矢。遠期效應是經過多次的“反饋－矯正”后，能將這些問題進行系統分析、綜合歸納，總結和探索出“反饋矯正”方法的一般規律。

（二） 建立學習成績檔案。學生的學習成績檔案是“反饋矯正”檔案的一個重要內容。如果把學生的學習成績、學習基礎、學習興趣建立成完善的檔案，教師就能夠對學生的總體了如指掌，做到心中有數，從而在教學中所采用的矯正方法就具有較強的針對性。

（三）建立學習變化檔案。由于高中學生的生理、心理等方面正處于不斷變化、發展階段，因此其學習活動在不同的時期會呈現出不同的特點。比如，上課發言與初中時相比，舉手人數明顯減少，主要因為學生逐漸成熟，表現欲沒有初中生那樣外露。但也應當看到，有的是對數學不感興趣，有的是對教師的教學方法不能夠很好地適應。對于不同時期、不同類型學生學習特點的變化要建立好比較系統的檔案，為以后的教學與研究中實施分類矯正提供良好的實踐基礎和理論依據。

二、 對課堂授課中反饋出的問題進行隨即矯正

教學中，教師如果要在一個或幾個單元講完后才組織階段考試，這時反饋出的問題已經成堆。對此，教師常常埋怨學生：“這種問題我不是講過了嗎？怎么還不知道？”造成這種狀況的主要原因，一方面是由于對當時在課堂上出現的錯誤沒有即時矯正，認為只是小問題，可以等上一段時間集中進行矯正；另一方面，由于當時矯正只是浮于表面，對問題的嚴重性認識不足，使矯正走了過場，效果不夠理想，不能真正解決問題。通常情況下，教師與學生雙方都會認為，錯誤如此之多，矯正無從下手。實際上，只要教師注重對課堂授課中反饋出的問題進行隨即矯正，就能夠有效解決這一問題。

（一） 上課中勤于捕捉。課堂上是獲取反饋信息的主渠道。教師僅憑過去的經驗或主觀愿望去估計是不夠科學的，必須在課堂上認真觀察學生反應，及時調整教法。有的教師講授時不注意觀察學生的表情神態，也不去聽取學生的反映，等到批改作業或閱卷時才發現問題，這樣就不利于及時反饋與矯正。

（二） 板演時注意收集。板演是學生暴露思維過程的重要渠道。對學生板演中暴露出來的錯誤，教師不僅要指出其錯誤所在，還要正確分析產生各種錯誤的原因，指出應該怎樣糾正錯誤，并在下次板演或作業中有意安排類似的練習，讓學生及時矯正。

（三） 答問中隨機提煉。學生在回答教師提問時，很容易暴露思維過程中的錯誤，如概念理解錯誤、定理法則運用條件不足、思維方法不對等情況。這時，教師既要善于鼓勵學生積極思考問題和敢于提問，又要善于根據不同層次的學生回答問題的不同角度，提煉出反映出本質的一般性和特殊性問題，對一般性問題進行普遍矯正，對特殊性問題進行單獨矯正。

三、 反饋出的問題分類歸納后進行針對性矯正

對學生上交的作業、單元測驗或考試試卷中反饋出的大量問題，切不可以眉毛胡子一把抓，要注意整理歸類，分析產生這些問題的原因，教學時，就要針對這些分類歸納出的問題進行矯正。

（一） 降低“眼誤”，教會學生讀題。教學中學生讀懂了課本知識，但在應考時對題目進行了錯誤的“翻譯”，把“是”看成了“非”。針對這種反饋，教師在指導學生讀題時應從以下幾點進行矯正：第一是粗讀，即先瀏覽已知條件；第二是細讀，即根據題目要求，仔細閱讀1、2、3問；第三是研讀，即帶著問題再閱讀已知條件，充分運用解題中所涉及到的概念、公式、法則、方法的實質及因果關系，綜合歸納解題的思維流程。

篇（7）

一、人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學化與規范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經歷、學歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學歷水平和工作經驗，工作人員升調的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業知識水平。總而言之，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節，提升工作的效率，為人事部的調用提供參考依據。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低

在目前的工作領域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。

（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高

工作人員的檔案一般都是由相關工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關工作部門由于對這一領域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態較為混亂。此外當需要調用工作人員的檔案時需要經過一道道工作審批與審核，這使得相關工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善

每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關工作領域人員對人事檔案管理工作出現懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

三、加強人事檔案規范化管理的對策

（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度

從根本上提高企業干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態度認真和專業化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領域。當公司領導足夠重視干部人事檔案的工作領域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領域的進步與發展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業加強對此領域的重視程度。

（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設

干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領域應當納入現代信息化的建設，實現全網能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應當在公司的電腦系統中納入人力資源管理軟件，并設置專門的網站，使得相關工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統進行查詢。通過信息化建設實現對干部人事檔案的科學有效管理、能夠方便相關工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關工作領域人員應當確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。

四、結語

加強干部人事檔案規范化的對策還包括加強制度建設與績效考核、加強專業培訓，提升人事檔案開發利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠實施配套措施，以便促進干部人事檔案管理工作領域的進步。

參考文獻：

篇（8）

[摘要]檔案利用問題一直以來都是檔案工作者探討的問題，現如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價值發揮到最大，如何能夠實現檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現象，希望能夠為檔案的合理、高效利用提供幫助。

[

關鍵詞 ]檔案利用；現象；歸納分析

我國檔案利用現正處于改革時期，這種改革不僅包括設備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉變。早期人們認為，檔案利用的次數越多，檔案利用價值就越高，但是實際上，并非如此，因為檔案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價一個檔案是否具備有用性，主要有兩點，一點為檔案所具備的價值；另一點檔案是不是已經被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠角度來講，如果檔案有價值，未來一定有機會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現在就能夠被應用，兩者并不對等。也正是因為如此，檔案利用現象需要進行歸納以及整理。現如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發揮檔案的最大利用價值，而且很有可能會錯過很多有價值的檔案。管理者在進行檔案管理時，功利心強，只考慮短期的檔案價值，或者是看重當下的利用情況，這對檔案管理的后續發展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當前的同時，考慮長遠效益。

2、多用檔案與少用檔案

現階段，檔案管理工作者都認為檔案應用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現代檔案管理工作者心理上產生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因為我國的檔案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進行撥亂反正，必定需要檔案，而現代處于正常時期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數越多，利用率也就越高，所發揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏數量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網絡的普及，很多人都習慣通過網絡來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當然以檔案利用率的高低來評價檔案利用效益也同樣具有一定的科學性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運用檔案與不合理運用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價值并不完全有關，檔案用得多，但是應用不合理，也會拉低檔案利用價值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當的利用就隨便的利用應用檔案，或者是檔案應用結束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運用稱之為的檔案真用，而不合理運用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進行優化控制，以保證利用的質量。首先，要對檔案需求狀態實行優化控制。檔案需求是引發檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態的優化控制是檔案利用優化控制的邏輯起點，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態的優化控制，這種控制的重點在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規律；二是對檔案需求認識狀態的優化控制，這種控制的重點在于通過引導使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認識狀態；三是對檔案需求表達的優化控制，這種控制的重點在于規范利用者的需求表達，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實行優化控制。這是檔案利用優化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務的質量，強化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業界曾有人提出要滿足利用者的需求，現在又倡導“以人為本”，好像人人都應同等或平等地利用檔案。事實上，這是做不到的。檔案利用服務雖說要面向社會，但同時又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現在才可以用；也許現在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區別對待。當然，從長遠來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區別只是在一個相對的時間段上的區別。在一定的時間內，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權的干預，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調節，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機密的權力，同時也有依法解密和向社會開放檔案的義務；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權利，同時也有遵守保密法律和規定的義務。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現的是局部利益服從整體利益這樣一種關系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內容。

5、結語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現象并沒有進行深入的分析，也未進行歸納總結，這使得我國這方面的研究文獻比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現象進行了歸納與總結，同時還研究了現如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價方法。本文是筆者對檔案利用現象研究經驗的總結，僅供參考借鑒。

參考文獻

[1]閆曉青.試論企業檔案寄存[J].內蒙古科技與經濟,2010(10)

[2]闞秀芬,黃東華.淺談企業檔案綜合管理中的統一分類[J].一重技術,2006(04)

篇（9）

恩格斯指出：“每一個時代的理論思維，都是一種歷史的產物，它在不同的時代具有完全不同的形式，同時具有完全不同的內容。因此，關于思維的科學，也和其他各門科學一樣，是一種歷史的科學，是關于人的思維的歷史發展的科學”錢學森教授在《系統科學、思維科學與人體科學》一書中曾提出：“我想思維科學似乎應該是專門研究人的有意識的思維，即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業角色已從單純的檔案保管者擴展為同時作為概念、知識的提供者”[1]。檔案信息開發人員面對的更多的是諸如電子文件的真實性鑒定，網絡信息歸檔及其檔案化管理、數字遺產的保護與開發等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發人員對檔案信息的客觀性的把握，對所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息資源管理背景下，檔案信息開發人員科學思維的培養就顯的尤為重要，檔案信息開發人員需要培養自己科學思維模式，去解決檔案領域不斷出現的新的問題，同時檔案信息開發人員需要對自己的思維模式進行一些轉變，以更加符合檔案信息資源開發對信息開發思維素養的需要。 

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉變 

（一）尋找問題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義 

尋找問題原因思維指當一個問題出現時，追根溯源，探究問題是如何產生。這種思維方式不適合檔案的實際工作中對實際問題的解決。在檔案信息開發過程中，當遇到與檔案相關的問題時，檔案信息開發人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發點，而不應該以探究問題出現的原因作為自己思維的出發點。而如何解決問題的思維模式是問題發生時，不是去尋找事情發生的原因，而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發過程中遇到的問題，是一種更高效的思維模式。 

（二）由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉變的必要性 

檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應該在學習檔案學專業理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。 

比如根據《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關文件的規定，檔案館在接收現行單位檔案時，必須符合以下要求： 

1.一個單位的檔案，應作為一個整體，歸入一個檔案館。 

2.規定移交的應由有關單位收集齊全，必須經過整理，必須經過鑒定。 

保管期限要劃分準確，要具備一式三份的案卷目錄（一份經檔案館簽收后退還原但單位保存），一份作為檔案館的檢索工具，一份由檔案館存檔），同時還應附一份有關檔案及其形成單位歷史情況的說明，與該部分檔案有關的資料，應隨同檔案一起移交。現行單位在檔案移交之前，應就檔案的移交時間，移交方式等具體事項與有關的檔案館取得共識[2]。檔案工作人員在參與接收現行單位檔案時，需要判斷接受的檔案是否符合上述條件，而無需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中，遇到各種問題時，應有意識的問自己該如何解決，有什么解決問題之策，只有這樣才能漸漸的由問為什么的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉變。并使之成為自己的一種思維慣性。 

二、由主觀性思維向客觀性思維轉變 

（一）主觀思維、客觀思維定義 

主觀性思維指人們在接受信息時，不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識且根據現有的知識經過自己的判斷，推斷后而得出的結論。已經改變了原有信息的原始面貌，而客觀性思維指在接受信息時，只接受客觀信息本身，而不加入個人的主觀判斷。 

（二）強調客觀性思維培養的必要性 

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標準都是非常客觀的，檔案信息開發人員必須從實際出發，客觀的實事求是的對其進行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。 

另外，在實際的各項檔案工作中，客觀地表達檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學。 

所以說檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統計工作的步驟及檔案真偽的鑒辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學原理》》一書中，曾多次提到客觀性。如（1）在檔案著錄的要求中提到，檔案著錄應遵循以下要求：檔案著錄應客觀地反映被著錄檔案的實際情況，在對著錄對象的內容特征和形式特征的分析和選擇過程中，應以著錄對象為主要信息源，如實反映檔案的實際情況，即使對某些需要著錄人員自擬的內容，也應堅持從實際出發，切忌摻雜個人的觀點或褒貶，更不能無中生有，隨意增減。對某些不能確定的內容，應進行細致的考證，對考證確有困難的，也可以存疑；對檔案中某些詞不達意的部分，甚至錯誤的部分，一般也應該堅持客觀性的原則照錄，但應在自擬內容部分或附注內加以說[3]。（2）在檔案檢索中，主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來面目分析其主題，標引人員在分析檔案或提問的主題時，一定要不偏不倚，切忌摻雜個人意見，主觀猜測和褒貶，以避免或減少主題分析誤差的產生，保證主題分析的網羅度，專指度和一致度[4]。 

另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學基礎》也多次提到檔案工作對客觀性的要求。如（1）全宗內檔案分類的科學性要求檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性，對于任何事物的分類，都必須力戒隨意性，由于檔案不同于其他資料，它是在機關活動中系統地積累而形成的歷史產物，所以必須遵循檔案自然形成的規律，從全宗成分的實際出發進行分類。全宗內文件之間可能有多方面的聯系，應當竭力保護它們在立檔單位活動中原有的某些主要方面的歷史聯系，為此，要按照不同機關、不同檔案的情況，科學地選擇分類方法，合理地設置類目，準確地歸類，使全宗內檔案的分類能夠較為系統地反映出立檔單位活動的面貌[5]。（2）檔案的鑒定應遵循客觀性規則，會計檔案鑒定應當避免主觀性的決斷。會計檔案的鑒定必須按照有關的標準，以及對會計檔案本身保存價值的合理預測為依據進行，各個立檔單位都應當按照財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案保管期限表》，結合本單位的會計檔案的實際情況，繪制本單位的會計檔案保管期限表，并用以指導本單位的會計文件、會計記錄或會計檔案的鑒定工作。任何隨意處置會計檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應當避免[6]。 

（三）客觀性思維培養途徑 

客觀性思維的培養需要一個漫長的過程，需要檔案工作人員在學習和生活中不斷滲透，使之逐漸成為自己的一種思維習慣。 

在學習檔案學的理論知識過程中，檔案信息開發人員應有意識的要求自己只接受檔案信息的字面意思，及字面意思的前提，在閱讀檔案學教材及文章中，在涉及到檔案學現象的描述時，只允許自己客觀的接受現象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測。

在日常生活與人談話時，需要做到只接受對方說話內容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識。跟對方講話時，假裝對方什么都不知道，盡量把要表達的內容說的盡量詳盡，齊全。 

三、演繹思維與歸納思維模式的訓練 

（一）演繹思維與歸納思維定義 

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結概括。 

（二）演繹思維與歸納思維在檔案中的應用 

全宗內文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時要有一個整體設計方案，按著某種異同將全宗內的全部文件，統一分成若干部分或層次，而且一分到底。 

檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項工作井然有序的進行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要歸納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。 

（三）演繹思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖 

1.思維導圖簡介。思維導圖，又叫心智圖，是表達發射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文并重的技巧，把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來，把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導圖充分運用左右腦的機能，利用記憶、閱讀、思維的規律，協助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導圖因此具有人類思維的強大功能。 

2.思維導圖在檔案信息開發中的應用。（1）如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中，最大檔案信息的主題（檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。（2）檔案信息思維導圖要求：1）運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一個關鍵詞的記憶，同時也突出關鍵詞要表達的意思，而且還可以節省大量的記錄空間。當然除了這些小的插圖，我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用cm來代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2）箭頭的連接在分析一些信息的時候，各主題之間會有信息相關聯的地方，這時，可以把有關聯的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。如果在分析信息的時候，有很多信息是相關有聯系的，但是如果都用箭頭相聯接起來會顯得比較雜亂了。解決這個問題的方法就是，可以運用代碼，用同樣的代碼在他們的旁邊注明，當你看到同樣的代碼的時候，就可以知道這些知識之間是有聯系的。3）只寫關鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導圖的記錄用的全都是關鍵詞，這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4）思維導圖有很多線段，它每一條線條的長度都是與詞語的長度是一樣的。思維導圖的體現的層次感很分明，最靠近中間的線會越粗，越往外延伸的線會越細，字體也是越靠近中心圖的最大，越往后面的就越小。思維導圖的線段之間是互相連接起來的，線條上的關鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關系，而且線的走向一定要比較平行，換言之線條上的關鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到，而不是要把紙的角度轉了120度角才能看清楚自己在寫什么。5）做思維導圖時，它的分支是可以靈活擺放的，除了能理清思路外，還要考慮到合理地利用空間，你可以在畫圖時思考，哪條分支的內容會多一些，哪條分支的內容少一些，你可以把最多內容的分支與內容較少的分支安排在紙的同一側，這樣就可以更合理地安排內容的擺放了。整幅畫看起來也會很平衡，你畫思維導圖前，要記得思考如何布局會更好。6）學會思維導圖之后，我還鼓勵你能夠成立自己的風格，每一幅思維導圖雖然都有一套規則，但都能形成個人的風格。關鍵詞是最重要的一部分，因為思維導圖只記錄關鍵詞，檔案信息開發人員在開發檔案信息過程中，如果關鍵詞選擇不正確，思維導圖所要表達的信息就不準確了，要想學會全面總體的分析信息，需要學會觀察出信息當中哪部分是它們的關鍵部分，并搜索到它們的關鍵點，也就是關鍵詞。 

3.思維導圖在檔案信息開發人員科學思維培養中的作用：（1）成倍提高檔案信息開發人員學習的速度和效率，更快地學習檔案館藏中的新知識與復習整合已有的檔案舊知識。（2）激發檔案信息開發人員的聯想與創意，將各種零散的有關檔案信息資源的智慧、資源等融會貫通成為一個系統。（3）讓檔案信息開發人員形成系統的學習和思維的習慣，并使檔案人員將能夠達到眾多檔案信息開發人員想達到的目標，包括：快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。（4）做思維導圖的時候，檔案管理人員會處在不斷有新發現和新關系的邊緣，鼓勵思想不間斷和無窮盡地流動；有助于檔案信息直接的融合與交叉，建立新的聯系，對信息有所創新。（5）檔案信息開發人員的大腦不斷地利用其皮層技巧，起來越清醒，越來越愿意接受新事物[7]。 

俗話說，十年樹木，百年樹人，冰凍三尺非一日之寒，檔案信息開發人員科學思維的培養，需要一個漫長而艱辛的過程，需要檔案信息開發人員對自己的嚴格訓練，也需要思維科學領域新鮮研究成果的注入，這樣才能使檔案信息達到最大化的利用，促使檔案事業蓬勃發展。 

參考文獻： 

[1]馮惠玲.關于"十一五"檔案學科發展的調查和"十二五"發展規劃的若干設想[g].檔案學研究,2010,5:5-6 

[2]王向明.檔案管理學原理[m].上海:上海大學出版社,2009,9(1):87 

[3]王向明.檔案管理學原理[m].上海:上海大學出版社,2009,9(1):231 

篇（10）

公路工程設計檔案管理工作是一項檔案管理學與公路工程技術緊密相關的的綜合業務，要求每一名從業人員不僅要具備檔案管理的基本知識與技能，還要了解一定的公路工程建設知識，熟悉公路工程過程，把握公路工程建設基本學科構成。

1、設計檔案管理工作首先是對存檔資料的全面搜集

設計檔案管理工作首先是將諸如規劃、路基路面設計、橋隧設計、機電設計、房建設計等多個生產部門分別設計的分散、凌亂、無序、大量的跨行業、分階段的設計文件，通過搜集、匯總、分析和歸納，形成按不同高速公路項目劃分、以項目可行性研究、初步設計、修正設計、施工圖設計為序的全過程、完整、系列設計文件存檔資料。檔案管理工作是對設計文件資源的整合過程，是為信息資源的利用提供基礎。

2、公路工程設計檔案其次要求存檔資料的有序性

公路工程設計工作有其鮮明顯著的設計發展脈絡與周期，但是項目從立項、建設到養護歷時長，不同項目、不同部門間設計工作交叉多，給設計資料搜集、整理、存檔工作帶來了相當大難度，特別是項目建設階段與養護階段間隔時間長，直接影響著公路工程設計檔案管理工作質量。

3、公路工程設計檔案管理加工、整理和分析

通過認真梳理、分析、歸納等檔案管理工作手段，各項目資料由無序變有序，變得脈絡清晰、系統完備。系統、全面的資料，更便于我們設計人員分析設計工作的得失，通過橫向、縱向不同項目或類似項目檔案資料的對比，及時查找和彌補不足，改進后續設計工作。

二、提高公路工程設計檔案管理工作水平的方法與途徑

檔案管理工作不應局限于簡單存檔，如何更有效地發揮檔案信息資源作用，進一步促進設計生產工作，是一名合格的檔案工作者應該時刻思索的問題，也是貫穿于我們工作的主線。

1、加強知識更新，確保檔案管理工作的科學性

做好檔案管理工作，不僅僅要熟練掌握檔案學相關知識，更要根據自己管理的相關專業檔案內容，熟悉、了解一定的專業技術知識。針對公路工程設計檔案管理，公路有關專業諸如路線設計、路基路面設計、橋隧設計以及交通工程安全設施等知識，檔案管理人員應該有所涉獵與把握，這樣我們對檔案資料的搜集才會更加完備，歸納才能更加系統，分析整理才能更加科學。

2、提升管理工作的積極性和主動性，確保檔案管理工作質量

檔案管理工作是一項嚴謹近于枯燥的基礎性工作，是一項管理性、服務性的工作，平凡但不平庸的工作。認識檔案工作意義，提升每一位檔案管理人員對工作的積極性、主動性是確保檔案管理工作質量的必由之徑。作為一名檔案工作人員，我們必須認識到，檔案管理工作不是孤立的，而是各項社會工作中不可缺少的組成部分。我們可以通過提供檔案信息為社會實踐服務，我們不能改寫歷史，但是我們在記錄歷史，我們可以提供信息服務，提升他人創造歷史的能力。社會的進步，同樣體現了我們檔案人存在的價值；公路工程設計水平的飛躍，同樣凝聚了我們公路工程設計檔案管理人員的汗水與付出。

篇（11）

 

(二)檔案統計的涵義及意義 

國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情況的統計；檔案利用的統計及分析。 

 

二、檔案統計的方法及作用 

 

(一)檔案統計的方法 

檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為： 

1檔案統計指標選定 

統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。 

2檔案統計調查 

檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。 

3檔案統計整理 

檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納 

4檔案統計分析 

檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。 

 

(二)檔案統計的作用 

檔案工作內容通常有六個環節，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用，在這六個環節中，統計是其中一個重要的環節，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。 

檔案統計是學校檔案事業建設的重要基礎工作。檔案統計是了解和掌握學校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業發展的重要手段。通過檔案統計資料，可以進一步認識和掌握檔案工作的基礎規律。提高檔案的管理、服務水平。檔案統計是學校檔案工作發展的依據。通過統計數據。可以準確地反映學校館(室)藏檔案的數量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在領導制訂檔案事業發展規劃時作參考和依據。檔案統計是上級部門對學校檔案事業監督的工具。檔案統計工作，可以客觀地反映學校檔案工作的發展水平，便于上級部門檢查督促。

(一)檔案工作的重要性 

檔案工作是揭示檔案工作有關情況及發展規律的一項重要工作。中央、國務院在對國家檔案局關于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業。”檔案作為真實記錄歷史內容的重要工作決定了檔案價值的長遠性。 

 

(二)檔案統計的涵義及意義 

國務院在關于加強統計工作的決定中指出，“統計是社會主義建設的一項重要的基礎工作”，檔案統計是以數據的形式準確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規律。檔案統計工作為高校檔案事業發展提供建設性規劃。檔案的統計工作是用定量的方法，以檔案工作領域中的大量現象為對象。通過從質和量的聯系中對數量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現象的發展過程、現狀及其一般規律性。檔案統計包括：檔案數量的統計，這是最基本的統計。主要包括各類檔案的收進、移出、銷毀、實存數量等項目；檔案工作的統計，即對整理、鑒定、保管和利用等業務工作情況的統計；檔案工作基本情況的統計；檔案利用的統計及分析。 

 

二、檔案統計的方法及作用 

 

(一)檔案統計的方法 

檔案統計所采用的方法與技術和一般統計工作的方法與技術相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領域。檔案統計基本上可以分為： 

1檔案統計指標選定 

統計指標的確立是進行檔案統計的基礎，也是檔案統計工作的前期準備階段，檔案統計是通過統計指標來表現檔案工作的數量方面，用數字的形式來描述檔案工作中的現象。 

2檔案統計調查 

檔案統計調查的目的與作用在于獲取原始數據，是根據具體統計工作目標、任務和要求不同而采用不同的格式，保證統計數據可靠、真實、準確。 

3檔案統計整理 

檔案統計整理主要是對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納 

4檔案統計分析 

檔案統計分析主要是對檔案統計的結果進行分析研究。