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篇（1）

為有效化解民族矛盾、宗教房產糾紛等敏感性、復雜性等重難點問題的解決提供最大幫助，民族宗教領域的民生檔案工作一方面要以維護民族和睦為主線，尊重少數民族的和風俗習慣，加大服務力度，依法保障他們的正當權益。另一方面要以促進宗教和順為主線，深入落實《宗教事務條例》，在檔案信息資源的收集、整理、開發、利用過程中，做到保護合法，制止非法，抵御滲透，打擊犯罪，為各種宗教活動規范、有序做好服務工作。

對此，要進一步提高對民生檔案工作重要性的認識，必須繃緊“民族宗教無小事”這根弦，切實增強緊迫感和責任感；在具體工作中體現“以人為本”、“關注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、貼民心，用真心、動真情、見真愛，使民族宗教檔案形成過程的每一個細節，體現出急群眾之所急，想群眾之所想，扎實做好民生檔案的建立、管理和使用工作，充分發揮民族宗教領域民生檔案的資源優勢。

二、以“以人為本”、“關注民生”為著力點，多渠道、科學合理地收集、整理和開發利用民族宗教領域民生檔案信息

（一）把服務民生作為民族宗教檔案工作基本方針，多渠道收集整理民生檔案信息

要與時俱進，本著以改善和服務于民生為重點的民族宗教工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，深入挖掘、不斷整合現有涉及少數民族群眾和信教群眾的民生檔案信息資源，依法履行民生檔案的收集、保管、移交、利用工作。

一要創新檔案收集方式。針對民生檔案管理兼職管理的現狀，為保證民族宗教領域民生檔案的收集完整，要采取收集多層次工作機制，即：實行各業務科室分頭收集，檔案管理人員集中整理的方式，使有歸檔價值的資料得以及時存檔，不斷拓寬檔案收集面，確保檔案資料齊全、完整、準確。

二要創新檔案管理技術。充分發揮檔案應用信息技術，拓展檔案管理的發展空間，不斷應用現代信息技術加強檔案管理，依靠數字化手段，加強文檔信息庫建設。力求做到歸檔文件隨辦隨歸，除密級件外全部實行檔案管理數字化，并建立電子文檔目錄。從而基本實現檔案管理網絡化、電子化，確保工作效率大大提高。

三要創新服務方式。抓住信息化建設契機，積極與有關部門特別是檔案部門的配合，搭建起查閱涉及民族宗教領域的民生檔案平臺，并將查詢終端拓展至廣大群眾。

（二）科學合理地收集、整理、開發利用事關民生的民族宗教檔案信息資源

首先要創建適應新形勢、科學合理的民生檔案信息資源新模式。一方面堅持從“三個圍繞”入手，全方位展開民生檔案信息的收集整理、開發利用等工作。即：一是圍繞領導收集、整理民生檔案，為領導了解民情、開展決策服務。二是圍繞群眾關心的問題開發檔案資源，為公眾服務。三是圍繞本單位中心任務提供檔案，為維護群眾合法權益服務。各級民族宗教部門在檔案信息管理服務過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的文件材料及時、完整、準確、系統歸檔。

另一方面把涉及少數民族群眾和信教群眾切身利益的有關業務工作納入民生檔案監管的重點。要收集、整理齊全如教堂、清真寺等各宗教活動活動場所的房產權屬、改擴建圖紙；各宗教團體機構沿革、核發登記手續及宗教教職人員審核備案登記；信教群眾人員信息庫；少數民族成份變更原始記錄等涉及民族和宗教領域歷史性、群眾性、敏感性問題的依據。

三、建立健全有效的民生檔案管理運行機制，推行必備軟件、硬件設備支持，促進民族宗教民生檔案信息服務惠及百姓

一是建立健全一套行之有效、規范有序的民生檔案管理制，強化對涉及少數民族群眾和信教群眾等有關的文件材料的管理力度，依法及時收集與歸檔。另外檔案部門要會同有關行業和部門，對涉及民族宗教領域的民生檔案加強監管，完善指導、監督檢查。通過執法檢查，增強各級各有關部門的檔案意識，確保民生檔案的齊全完整、安全保管和有效利用。

二是加大檔案工作軟件、硬件設施配備力度，逐步建立民生檔案公共服務體系和檔案開發利用體系。一方面要進一步加強對民族宗教領域民生檔案工作的管理，設立機關綜合檔案室、購置檔案管理專用軟件、計算機、專用檔案柜和符合“九防”要求的檔案庫房。另一方面要堅持以人為本，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋面向群眾的民族宗教檔案信息資源體系，為廣大群眾獲取民生檔案信息提供便利。除國家規定不宜開放的檔案外，公民持有合法證明，可依法利用涉及自身權益的民生檔案。

三是領導重視民生檔案建設，不斷激勵民族宗教領域檔案工作者的工作熱情

各級民族宗教工作部門一方面要將民族宗教檔案管理工作納入工作日程。明確各責任科室的任務，分工落實，提出明確要求，確保民族宗教檔案信息建設不斷完善。另一方面要高度重視檔案人才隊伍建設，對他們的工作和生活要給予關心、支持和幫助。要盡力創造條件，為他們提供參加業務學習培訓機會，鼓勵崗位練兵、開展學術研討、聯合攻關等檔案業務交流活動，以增強他們在具體工作中的三種意識，即檔案意識、法制意識、責任意識；激勵他們具備三心，即熱心、細心、耐心；做到三勤，即腳勤、手勤、口勤。

四、采取措施，依法推進民族宗教領域民生檔案信息建設

篇（2）

一、各級領導要努力提高對新時期檔案工作的認識。

提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業的檔案，如企業有基建、設備、產品、科研、會計等檔案；公安機關有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現實工作、服務社會。一是基礎管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎管理功能、法律憑證作用正是市場經濟不斷深入發展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉變經濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領導有沒有管理意識和能力的表現。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領導有沒有文化的表現。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發展戰略、促進文化名市建設有著重要的意義，也可以說是我市文化建設的一項根本性工作。

現在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關考核領導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現實服務、替未來著想、對歷史負責的態度，要以科學發展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。

二、各級檔案部門和檔案工作者要創新工作，突出重點、做好服務。

檔案工作要創新，首先是我們要樹立創新的意識，其次要明確創新的重點：—是要管理創新，推動檔案事業加快發展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創新工作要圍繞服務大局拓展建檔領域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經濟、社會的新發展，去拓展新的建檔領域。如近幾年我市抓的重點工程建設項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設項目來拉動經濟的發展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設計、勘探、施工、監理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創新工作要善于采用新技術。社會的發展、科技的進步使檔案及其工作發生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質為載體，而現在不但有紙質為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創新工作就要善用新技術，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術、改善工作手段連在一起，如我們現在產生于各級機關事業單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網絡等先進設備、技術來收集、數據保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區和省直單位的文件就可以全文上網，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網絡查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網絡化傳輸技術的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網絡傳輸技術。拓展檔案館服務要加強檔案的開發利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產品甚至文化商品，并結合推介、宣傳*開發圖片檔案辦好展覽等。

三、各級黨委、政府和各部門要以科學發展觀為指導，推進檔案事業與經濟等各項工作協調發展。

近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業，一年才二、三萬元的經費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態；信息化建設滯后，直屬機關事業單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區檔案館的信息化建設還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業的發展與我市經濟、社會和各項事業的發展不夠協調，應該引起各級黨委、政府以及各單位領導的高度重視。一要加強領導。各單位都要明確分管的領導，各級分管檔案工作的領導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領導在抓好經濟工作、熱點工作的同時，要以科學發展觀為指導，協調好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協調、持續、快速運轉。所以，希望各級領導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領導的了解和支持。二要增加投入。《檔案法》明確規定檔案事業要納入社會發展的規劃，各地各單位不但要把檔案事業、工作納入規劃，而且檔案事業發展的經費要有—定的保證，使之與其他事業發展相協調。具體來說，除了正常的辦公經費之外，檔案館的事業經費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領導做好這件工作的協調。三要配置好人力資源。各級各部門的領導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業人才的配置，以適應檔案工作快速發展的需要。目前各縣（市）區檔案部門已出現嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領導以高度負責的精神協調好檔案部門人員的配置。

篇（3）

科研檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。社科院科研檔案管理工作者大都是“半路出家”，沒有經過檔案專業的系統學習和培訓，對科研檔案的管理知識了解和掌握不夠透徹，這些問題在一定程度上影響了社科院科研檔案的收集和整理工作，以及科研檔案自身價值的開發利用。要強化檔案管理意識，充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的業務水平和管理能力。同時，應加強對科研檔案管理人員愛崗敬業教育，努力提高他們的道德素質。

一、提升社科院科研檔案工作者素質的現實意義

社科院科研檔案是指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。從理論上講，科研檔案管理是一個學科概念，是研究科研檔案工作理論與實踐的一個科學科目。從實踐上講，科研檔案管理與其它檔案的管理一樣，是一整套業務管理工作，包括科研檔案的接受、整理、編目、鑒定、統計、保管、利用以及科研檔案工作的業務指導等各個環節，還包括現代信息技術在科研檔案管理中的應用。科研檔案是社科院科研工作可持續發展的基礎，提升社科院科研檔案工作者素質是時展對社科院科研發展對檔案服務工作提出的必然要求，也是科研檔案人力資源隊伍自身發展的要求。

科研檔案是進行科研的重要依據，是科研活動的必要條件，科研檔案同科研活動關系十分密切。一切科研活動，都要吸取和借鑒已有的成果．都具有一定的繼承性。科研人員在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都少不了要查找過去的科研檔案材料。因此、科研檔案不僅是進行科研的重要依據，而且還是科研活動的必要條件。

科研檔案信息資源在社科院科研中的作用十分重要，它不僅起到原始憑證作用和為領導決策供依據，更重要的是科研中時時處處離不開檔案信息資，科研課題中的課題論證、課題研究、課題鑒定三個階段，每個階段的完成，都必須以占有大量相關的檔案文獻信息為前提，需要檔案工作者根據科研實際，圍繞特定課題，及地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成。這就要求檔案工作者具有分類整理、檢索迅速的業務能力和水平。因此，提高科研檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關健。

隨著知識經濟的發展，信息服務部門在社會中的地位和作用日益重要，檔案信息管理作為信息服務業中的一個重要而又特殊的領域，其社會地位和社會責任也將有一個重要的發展和提高；隨著檔案情報資料的數字化、操作的電腦化、信息傳遞的網絡化，科研檔案工作內容、服務方式、服務手段都在發生著根本性的改變，科研檔案工作人員的角色逐漸呈現出多元化的特點，從傳統的檔案信息資源的管理者、服務者逐步轉變為網絡信息資源的管理者、設計者、利用者和提供者。這種社會角色的改變對檔案人力資源的素質提出了新的要求。

總之，科研檔案管理是一門專業性較強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好科研檔案管理工作。

二、社科院科研檔案工作者素質存在的主要問題

當前，社科院科研檔案工作者現狀不盡人意，不能滿足新時期檔案工作需要。

一是專業人員偏少。目前，社科院科研檔案工作者的結構比較復雜，有相當一部分管理人員是從不同的渠道進入到檔案管理工作領域里的。由于他們原來從事的職業多種多樣，因而對檔案管理專業方面的知識掌握程度深淺不一，受教育的程度有一定的差異，對檔案管理方面專業知識領悟與接受的程度上也存在一定的差異，因而對涉及檔案管理方面新知識的接受能力與接受程度也存在差異。這些差異的存在自然會影響其管理人員素質水平，從而也會影響到科研檔案的整體服務水平和服務質量。

二是人員素質不高。科研檔案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業知識；科研檔案管理人員長期從事的是助人行為，而且職業技能要求又較高，不僅要具備豐富的科研相關知識與計算機基礎，又要有較強的耐心、毅力和體力。目前，科研檔案工作人員中專業者少，懂信息技術者少，精通某一學科知識者更是稀缺。很多檔案工作人員，缺乏科研應用領域的專業技術知識，很多檔案部門未能配備應用專業人員，致使科研檔案工作只能停留在收集和保管上，而研編和深層次的文獻二次加工卻顯得力不從心，無法滿足科研人員的需求。

三是職業倦怠傾向。社科院科研檔案工作者普遍存在“重保管、輕利用”，安狀于現狀，不愿意學習新的科學知識、管理不到位、處于被動狀態，檔案信息資源不能更好發揮其效益。科研檔案管理人員應既懂專業領域的知識，又具備檔案管理素質，但在實際工作中，與單位其他部門人員相比，又長期處于一種角色“邊緣化”的窘境。一方面，科研檔案從業人員在進修、培訓、交流與個人發展等方面的機會不多，另一方面，領導關心支持檔案管理工作的力度也不太大。長此以往，造成了很多科研檔案從業人員自尊水平下降、個人成就感降低、無助感提升、人際關系淡泊等抑郁癥狀，由此表現出較強的職業倦怠傾向，對自己所擔負的工作往往采取得過且過、敷衍了事的心態，缺乏責任意識和進取精神，從而影響了科研檔案管理工作的成效。

三、提升社科院科研檔案工作者素質的有效途徑

社科院科研檔案工作是一項專業性較強，業務要求較高的工作。從業人員的素質，直接影響到科研檔案資源的開發和利用。要增強科研人員的檔案意識，加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的思想素質與業務素質。

1、強化科研檔案管理意識

由于歷史原因，絕大多數從事科研檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，許多人對科研檔案的知識了解不夠，對科研檔案是信息的認識程度不高，檔案意識淡薄，以至于部分科研檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足。因此，社科院應將強化檔案意識作為搞好科研檔案工作的前提。就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。社科院應通過檔案法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大科研人員的檔案意識，使他們認識到：在科研活動中，材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動必不可少的環節，是科研人員不可推卸的職責。同時，管理人員要從觀念上改變以往被動性的接受任務，變被動為主動，積極協助、指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作，推動社科院科研檔案管理工作的發展。

2、加強從業人員隊伍建設

搞好科研檔案管理工作的決定性因素是檔案從業人員，因此，必須建設一支事業忠誠、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍。隊伍建設要著重從以下三個方面入手：一是在年齡結構、專業結構、業務水平等方面加強建設，促進科研檔案管理專業性、層次性人才的培養，發揮整體效應。高素質的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。現在，很多社科院引進了檔案學等相關專業人才，這樣人才充實到科研院所檔案管理人員隊伍中有助于提高整個檔案管理隊伍的素質，使科研檔案管理的工作更具專業化。二是盡可能滿足檔案從業人員的工作心理需求。需要是一個人產生行為動機的根本原因，是人的一種主要的個性心理傾向，恰當地滿足檔案人員合理的需要是避免職業倦怠、提高工作效率的一項重要措施。管理部門要積極為檔案人員創造一個不斷進取的氛圍，通過不同形式不同層次的學習、培訓、進修，不斷提高科研檔案人員業務能力和工作水平，以適應新形勢下檔案工作的要求。管理部門只有創造一切可以創造的機會與條件，培訓檔案管理人員，讓他們業務精通，才能管理好本單位的科研檔案。同時，也可以請相關的檔案管理專家到社科院，針對現狀提出整改意見，并對專職人員以及兼職人員進行培訓。三是建立科學合理的管理和評價制度，如寬松和諧的工作環境，評獎評優，職務職稱晉升等，使檔案人員的勞動成果能得到社會的承認和應有的評價，以滿足檔案人員的成就感和自尊的需要，提升科研檔案管理的工作水平。

3、提高管理人員綜合素質

科研檔案管理具有特定的工作對象和一套科學的收集、整理及鑒別挑選的原則和方法。從事社科院檔案工作的人員，大都來自于其他專業，真正檔案管理院校檔案專業的畢業生微乎其微，絕大多數現有工作人員都需要補課，以提高檔案管理方面和相關學科的知識。必須努力提高檔案工作人員綜合素質，刻苦鉆研檔案業務，既應掌握檔案管理知識、檔案法、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂學、中外檔案史、歷史學、地理學、文書學、邏輯學、專門檔案管理、經濟學、法學、寫作、網絡知識、圖書情報學、目錄學、圖書分類學等專業知識，還要掌握由此拓展的諸如行政管理、公共關系、財務管理、基建管理、企業管理等管理技能，以及與此相適應的技能包括書法、計算機技術等，熟練掌握數據庫技術信息檢索技術等方面的專業知識。不僅要懂得社會科學知識，也要了解和掌握自然科學知識。不僅要提高科研管理工作人員的檔案業務素質；還要培養科研管理工作人員愛崗敬業、開拓創新、服務管理、團結奉獻的高尚意志和工作作風。

參考文獻：

[1]吳建華.科技檔案管理學[M].南京：南京大學出版社2002.

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（二）知識管理和檔案管理的管理目標十分接近。知識服務是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識的基礎上，對檔案信息的內容進行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內容特征。同時，知識管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統計等各項基礎工作環節中。都貫穿著社會需要和提供利用服務工作的要求，檔案的利用服務工作直接體現了檔案工作的目的和方向。知識管理的目標是為了沉淀本單位的最佳實踐、促進知識共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標是為組織的各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內的知識共享為目標。

（三）檔案的利用服務是整個檔案業務工作環節的重要組成部分。在傳統檔案管理中，檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時，知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫到建穴知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實現做出了巨大的貢獻

二、構建知識服務的檔案管理模式探索

（一）構建支持知識服務的知識團隊。知識服務是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識應用和知識創新的服務。由于檔案服務工作的不斷深化對工作人員素質提出了高要求，具備優良的業務素質是做好工作的根本。它包括廣博的科學文化知識、較強的業務能力、豐富的實踐經驗等，工作人員的業務能力不僅體現在運用各種先進的處理技術方面，而且也體現在對文獻內容的掌握、了解、引導用戶利用上，能夠運用多學科的基礎知識，成為利用者利用文獻的向導和顧問。在利用者服務工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力、語言表達能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價值前所未有地凸顯出來。信息時代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺上為需要信息的人們創造價值。

（二）組織、建立社會組織的知識庫。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入組織的核心活動，為組織創造價值、實現效益最大化服務，為提升組織核心競爭力服務。同時，知識庫并不是存儲相對容易獲得的文件、合同、單據或慣例的靜態信息庫，它的內容包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。隨著我國檔案信息化工作的推進，檔案館管理逐漸采用現代化的管理工具、技術和方法，為知識庫的建立提供了良好基礎設施。

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中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2013）06-237-01

面對新的形勢，高校檔案部門應該與時俱進，開拓進取，針對高校特點，圍繞服務創新做文章，敢于突破那些與時展不相適應的工作觀念和模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，努力為高校的發展提供我們的優質有效的服務，中國夢也是我們檔案工作者的夢。為了更深入起見，本人從服務到創新談點看法。

首先是服務要創新的條件。檔案部門作為一個保密單位，長期處在一個比較封閉的狀態，特別是高校檔案部門與社會上的聯系甚少，由此而形成了保守封閉、按部就班、因循守舊、消極被動的傳統觀念。盡管這些年有了不少改變，但仍不能適應時展要求。我們必須進一步解放思想，突破習慣性思維和經驗思維，大力弘揚緊跟時代、開拓創新的精神，逐步樹立改革意識、科技意識、競爭意識、用戶意識、文化意識、效益意識、法律意識和開放意識，為創新服務打下堅實和良好的思想基礎。

為更好的有效服務于高校中心工作，檔案部門要進一步打破憑證評價，決策參考功能的局限，突出教育、交流、咨詢功能，創新信息傳播、中介服務、文化休閑功能，將單純的保管貯存檔案的場所逐步改造建設成集檔案實體管理和信息加工的基地，檔案科技研究和教育培訓基地、檔案開放利用基地為一體的新型機構。

其次，高校檔案館應該成為進行愛國、愛校教育和研究學習的重要陣地。高校檔案館是學校的歷史寶庫，可根據實際需要，利用館藏和實踐挖掘結合的辦法建起校史室、榮譽室、教學及科研成果展覽室等場所，使之成為學校師生和外來人員了解學校的一個窗口。還可以利用出版畫冊，編寫史志，制作錄音帶、光盤、影視片等形式，開展紀念、宣傳、教育活動。高校檔案館作為文獻資料的匯集地，是信息交流的重要機構，要充分發揮其檔案信息中心的作用，利用現代化技術手段，挖掘、整理和傳遞檔案信息資源，把小文章做大，使“死”檔案變“活”，為教學科研和社會服務。

隨著高校的改革發展和社會的轉型進步，要進一步改變檔案資料門類單一、結構不合理的狀況，檔案收（征）集范圍應該繼續擴大，向教學研究第一線，甚至家庭和個人眼神，增加檔案資料信息儲存量，不斷豐富館藏。檔案人員要熟悉學校工作系統，了解學校中心工作，眼見六路，耳聽八方，一方面挖掘充實調整原有檔案門類的內容，另一方面要注意根據實際情況，建立健全名人檔案、特色檔案、專業檔案、信用檔案和家庭檔案等新的檔案種類。檔案服務內容的創新，還要注重在實現檔案利用“物的傳遞”向“信息傳遞”轉變的同時，也實現向“知識傳遞”的轉變，并發揮檔案部門專業管理、專業技術、專業人才、專業設施裝備等方面的特有優勢，提供多層次、多內容的服務。

再次，為了更好地體現服務的主動性、針對性、廣泛性和開放性，應該實行“擴展服務”，切實轉變服務方式。在實際操作中，從查閱式服務轉向咨詢式服務，從閉門等待服務轉向超前推銷服務，從預約聯系服務轉向跟蹤服務，從提供紙質資料服務轉向電子載體和紙質資料并用服務，從平面服務轉向平面與網絡空間相結合的立體服務，從專門提供利用轉向利用、休閑一體化服務，從檢索工具式服務轉向編研成果式服務。

當今社會科學技術發展日新月異，高校檔案系統必須而且也有條件綜合利用現代化信息技術，包括計算機技術、信息貯存技術、安全保護技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體技術，不斷實現技術創新，逐步建立數字化檔案館，實現檔案管理自動化、館藏檔案數字化、信息傳遞網絡化、信息存儲海量化、信息組織標準化和檔案信息共享化。這里著重談一下網絡化問題。高校檔案信息不能“藏在深閨人未知”，要積極進入校園網、局域網和互聯網，建立檔案信息網頁，并不斷對網面內容進行修改、完善、更新充實、從而更加迅速、便捷、大量并且安全地傳播信息。

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（1）2020年，我中心新接收大中專畢業生及區屬企業用工人員人事檔案147份，對接收檔案進行信息資料整理后歸檔、立卷，電子登記;辦理檔案轉出108余份；為存檔人提供檔案查閱、復印、投檔等服務320余次；為律師、考研生、公務員、事業單位、國企等存檔人提供各類證明材料200余份；提供檔案查詢600余次。

（2）按照對離校未就業高校畢業生進行實名登記工作的要求，我們對戶籍所在地離校未就業的高校畢業生進行實名登記。對教育部下發大學生人員名單及市人才機構錄入大學生人員名單，進行電話信息核實，及時掌握就業情況，通過電話，現場登記等形式，2020年我區未就業高校大學生實名制登記535人次，就業率平均達到89%以上。依據登記畢業生的需求，為畢業生免費提供就業創業指導、推薦參加就業見習、創業培訓等服務。

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1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應區別不同價值和年度，遵循文件形成規律，保持文件間的有機聯系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內完成；（7）專業文件的整理歸檔在行業主管部門規定時間內及時完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監督、指導和檢查驗收工作，也要監督和指導歸檔后的統一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規范和辦法，合理運用保管期限、年度、發文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。

用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規范填寫卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等的規定編制機讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應嚴格遵守“集中統一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內非工作人員不得入內。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發展需要，配備“八防”設備并按照規定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規范進行，并設置有指引標識。

要保持庫房清潔衛生，微小氣候適宜，室內不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監測溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統計移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對檔案內容的現實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據相關規定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現場監督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。

4.2 檔案統計和移交

要及時準確記錄檔案資料的各種統計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統計，準確記錄其數量變動情況，真正做到數據準確、真實，帳實相符，不得出現錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規定的時限內完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規定辦理移交手續，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規定，不得泄露涉密檔案內容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現象的發生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發現的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。

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檔案的收集和整理是很大的工作量，檔案工作者需要做大量繁瑣的工作，如必須要建立檔案材料的收集歸檔制度、索取制度、檢查催要制度、收集登記制度等，要向建檔單位收集歸檔的范圍和要求等。檔案整理是耗時最多、最勞累的工作。檔案工作者必須按照有關規定和要求，將每份收集起來并經過鑒別的檔案進行分類、排序、編號，登記目錄，技術加工，書寫卷名和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。

隨著社會經濟和信息技術的不斷發展，為跟上時代的步伐，科學地管理檔案，檔案室響應號召，積極地開發檔案管理軟件，以將紙質的庫存檔案輸入計算機。將上萬份的檔案手動輸入計算機，需要檔案工作者有極強的責任心。此外，細心、耐心也是必不可少的，因為檔案問題關系重大，容不得一點馬虎。沒有吃苦耐勞，樂于奉獻的精神，怎么能做好檔案管理工作呢？

二、檔案工作者要了解檔案與相關事物的關系

（一）檔案與信息

信息既不是物質，又不是能量，而檔案由檔案載體和檔案信息構成，因此，檔案是物質。檔案中包含著信息，是重要的信息資源。還有一點應該注意，就是檔案信息絕不僅僅指檔案文字或圖紙、數據等形成者主觀所要表達的信息，還包括檔案載體信息和信息元素排列的結構信息。通過某一個朝代紙質檔案可以獲得該朝代的造紙技術信息，如清代文書書寫的抬頭制度和避諱制度所反映出來的封建文化等信息，同樣題材的畫稿給人們的美感不同等，這些信息也都包含于檔案之中。

（二）對于檔案與文件（文書）

我國傳統的觀點認為，文件沒有歸檔以前稱之為文件，歸檔以后稱之為檔案，并且認為，從文件轉化為檔案要具備三個基本條件：（1）文件必須完成文書處理程序；（2）文件必須具有檔案價值；（3）文件必須經過整理，使文件之間的有機聯系得以構建。

西方的文件生命周期理論認為，文件和檔案同為一個本體，不具有本質的區別。文件從形成保存于本機關到文件中心，再到檔案館是文件整體生命的不同階段，盡管在不同的階段，其價值、結構、保管地點以及管理行為都有所差別，但是更應著眼于文件本體沒有改變。所以從這個角度來說，文件和檔案的關系只是“蘿卜和一筐蘿卜”的關系。

（三）檔案與圖書

檔案與圖書都是文獻的下位類概念，其區別在于：

1.社會功能。檔案與圖書的社會功能不同。圖書主要的社會功能是人類知識的交流，記錄歷史和再現歷史是第二位的；而檔案主要是為了記錄歷史和再現歷史，知識的傳遞和交流是第二位的。

2.檔案直接形成于檔案（文件）內容記述的社會活動之中，具有原始記錄性，而圖書不是。

3.憑證價值是檔案的本質價值，而圖書主要是參考價值。

（四）檔案與情報

按照嚴怡民先生的觀點，被人類破解的信息就是知識，能夠使利用者的知識結構發生變化的那一部分知識才是情報。所以，信息、知識和情報屬于一個家族，都不是物質，這是與檔案的主要區別。但是根據我們前面對檔案的討論，檔案中不但包含著信息，也包含著知識和情報。

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檔案信息化管理，是指以網絡信息技術為基礎，對檔案信息進行收集整理、開發利用的整個過程，即檔案部門使用電子化的手段對檔案信息進行處理，并通過計算機網絡為用戶提供各類服務的過程。現代通信技術的發展，使人類社會進入了信息時代。計算機的普及為全面實現檔案信息處理和管理的信息化做了準備。只有在理念上完善對檔案管理信息化的認識，加強對計算機檔案管理系統的維護，加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，才能確保檔案數據庫安全，保證電子文件的真實、完整、有效，真正實現檔案信息化管理的目標。檔案管理信息化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由多個方面的因素互相協調、互相制約構成的總體目標。

2 實現檔案管理服務創新的思路

2.1更新服務理念。在現代管理中，思想觀念是否適應現代化至關重要。傳統的檔案管理在對待為企業服務、為社區服務、為“三農”服務方面沒有主動去思考、去聯系、去實踐，而是等著別人找上門，或者是上級下的硬任務。這種不積極、不主動的做法，已經不適應提倡信息化高速度、高質量的信息服務要求，勢必造成公眾對檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術實現檔案管理服務創新，管理人員首先要有適應現代社會發展需要的創新思想，要跟上時展，防止思維定式，克服一切按習慣做事、經驗來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術、新方法。在這個基礎上樹立現代服務理念，以創造性的思維，突破以往傳統的服務思想，開拓新思路。

2.2改革服務機制化的要求是能提供快速、高效的信息服務。這就要求檔案管理部門必須改變傳統的手工檢索和傳閱信息的服務機制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務機制。而這個機制的建立，必須以提高信息化服務效率為中心。

2.2.1建立以人為本的用人機制。信息化背景下的檔案信息服務，要將檔案工作人員視為最有價值和最富有競爭力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發展為中心，努力為員工創造良好的工作環境和生活條件。管理者應在檔案館內的各項工作中體現愛才之心、容才之量、舉才之德、護才之魄、用才之道。對人員的管理不應再是以使用為中心，而應加強對人員的培訓，注重他們的知新，不斷提高綜合素質。也只有這樣，才能保證信息服務的高質量。

2.2.2推行“優勝劣汰”的競爭制度。信息化管理要引入競爭機制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項選擇為雙向選擇，從而廢除領導干部的職務終身制和員工的職稱終身制，實行優勝劣汰。

形成能者上、平者讓、庸者下的有效競爭機制，激勵檔案領導干部和職工刻苦鉆研學習，不僅要提高業務能力，也要數量掌握信息網絡技術，成為“通用型”和“復合型”人才。

2.2.3實行全員目標管理。在信息時代，要提供高效率的信息服務，檔案部門必須改革自身的管理，要以信息化服務為中心，按功能設置檔案管理組織機構，確定工作目標、工作范圍、工作標準，分解到崗、到人。實行崗位責任制，做到以崗定責，以責立權、以權定利，并嚴格檢查考核，落到實處。從而形成上下各司.其職，各負其責，各得其利的格局。達到工效掛鉤，多勞多得，充分調動檔案人員的積極性、主動性和創造性。

2.2.4創新服務手段。信息化的建設為我們的檔案信息服務創新提供了基礎。計算機在檔案管理信息化過程中處于主導地位，其信息存儲量大，信息檢索迅速、準確，尤其是其網絡化功能，使計算機在整理、檢索、開發利用等方面發揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進度和服務效率，并能確保檔案的完整性、準確性，避免了人為在檔案整理、服務過程中造成的失誤。

（1）建立信息資源數據庫，方便信息檢索 這是信息化的基礎工作，數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數據庫，如果聯接上單位內部網絡，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內部的員工只需要通過計算機與網絡聯接，就可以快速輕松地實現檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

（2）通過區域聯網，服務更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區域聯網，建立獨立的局域網絡，實現電子文件信息資源共享。通過這樣的聯網，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

（3）建立檔案部門網站，提供公開信息服務。檔案部門還可以建立自己的網站，通過網站為社會提供公開信息服務。將部分檔案信息以網頁的形式到互聯網上，為社會各單位提供信息服務，從而使得互聯網上的任何用戶都在任何時間、地點都可以通過訪問網站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯網的優勢。網站信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為廣泛的服務形式，這種形式的有點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

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1、上半年，共收集檔案1512卷，整理檔案2244卷。

2、對全市63家單位及在建市政工程進行業務指導275次，發放《工程竣工資料講座》、《竣工資料目錄一覽表》100多冊，對市區范圍內的報建及在建工程的業務指導率達100%。

3、嚴格檔案的行政執法，下發《限期整改通知》18份，《行政處罰聽證告知書》3份，草擬處罰決定書1份，對不及時移交檔案的單位查處率在90%以上，收取檔案服務費55萬元，其中通過執法收取的服務費為5.24萬元。

4、半年來，接待查閱利用檔案100多人次，復印資料3500多頁，給相關單位產生可測經濟效益150多萬元。

5、及時跟蹤拍攝了我市重大建設活動，對市區范圍的重點工程和市政基礎設施工程定期進行了現場拍攝，拍攝素材達360多分鐘，建立了重點工程聲像檔案資料。

6、完成檔案目錄錄入微機1233卷，改柜號5640卷。

7、檔案庫房“九防”管理，落實到了責任人，每日進行溫濕度記錄，定期對庫房的設施進行維護和檢修，保證了檔案的安全。

8、對城建檔案館網頁進行了全面改版、升級。并保證了及時更新。

二、采取的主要工作措施

一是積極協調各職能部門的關系。我們與局報建科和市質安站加強聯系，加強感情交流，及時了解報建情況和工程備案情況。在局聯動機制下，局報建科和市質安站在工程報建和工程備案兩個環節上為我們把關，保證了受監工程檔案入庫率達100%。為抓好市政工程檔案收集，我們與城建投和各項目部保持密切聯系，以宣講檔案重要性、加強業務指導、上門幫助整理檔案、簽訂檔案代管協議等辦法爭取支持和幫助。現在，我們已爭取市城建投在市政工程檔案移交方面為我們把關，做到了所有城建投投資的工程，必須將檔案移交我館，由我館在工程驗收表上簽字蓋章后，才給予結算，保證了由城建投投資的市政工程的檔案移交率達100%。

二是嚴格實行目標管理考核。首先，我們按照年初制訂的工作計劃，將各項工作任務落實到人到天，細化崗位職責和各崗位每天、每月工作任務，制定了**年目標管理考核細則；其后我們對每個人的工作按月進行驗收，按照細則規定分工作完成情況、工作紀律、工作態度、廉政情況四個方面進行考評，獎罰兌現，極大地調動了干職工的積極性。:

三是狠抓了工作作風。一方面抓了制度建設，我們將服務承諾、《限時辦結制》、《一次性告知制度》、《責任追究制》等制度張掛上墻，將提高工作作風、改善服務態度的要求制度化、長期化；另一方面加強了服務意識的培養，提出了接待來訪要做到“四個一”，即一張笑臉相迎、一杯清茶解渴、一張凳子請坐、一系話語解疑；解決問題要做到“三心”，即誠心、耐心、細心的服務要求。再者是把對違反了有關工作作風制度的行為進行處罰的規定寫入了考核細則，保證了制度的落實。

四是實行了科學民主決策。不搞“一言堂”，重大決策前做深入細致的調查研究，充分聽取群眾意見，很好地發揮了集體智慧，比喻目標考核細則的制訂，我們先由班子成員議出初稿，再將其印發每個干職工，先后召開了三次全館會議聽取大家的意見，多次修改才最后定稿，這樣的定稿就比較科學，考核細則成了我館抓好工作的一大有力工具。

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隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。

一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一項系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

三、提高系統的整體水平

根據系統論思想和集體化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是提高系統的整體水平，只有少數先進節點是不可能組成先進系統的。

四、重點抓好數據庫建設，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學地管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。

五、重視人才管理，推進檔案信息自動化

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神；有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務實地改進檔案管理

檔案信息自動化系統的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集體統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，造成信息分割和資源浪費。

七、完善檔案信息化標準體系

完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。為此應集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標準，做到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、基建檔案的設計、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

八、檔案信息服務要網絡化管理

網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂的“信息資源共享”。

九、加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。