緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案應急管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

福建LNG(Liquefied Naturai Gas，液化天然氣)站線項目是國家推進能源多樣化而從國外引進的大型液化天然氣項目，包括接收站終端、碼頭和輸氣干線3個部分，參建的施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位多達30多家，分布在福建省沿海的福州、莆田、泉州、廈門和漳州5個地市，工程歷時5年。福建LN G站線項目平均每年受到5個臺風的影響，開展臺風應急管理工作，建立項目檔案的臺風應急預案，明確應急管理流程，及時總結應急管理經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，不斷完善應急管理體制，對避免和減少臺風對項目檔案的危害，確保項目檔案齊全、完整和安全，具有積極的意義。

臺風應急管理準備

1　組織臺風及防臺知識的專項培訓

公司邀請大學教授對所有員工及參建單位做臺風及防臺知識講座，學習有關臺風的定義、強度等級、警報信號、風速、形成、臺風的生命史、路徑分析與預測、臺風應急防范等知識，公司檔案室要求所有參建單位的文檔員都得參加培訓學習。也邀請了政府檔案保管專家講授檔案安全管理規(guī)范、管理要求并進行現(xiàn)場指導，使臺風應急管理與檔案安全管理要求相結合，為項目檔案的臺風應急管理提供必要的專業(yè)知識。

2　與公司HSE部門、當?shù)貦n案機關溝通交流

為做好福建LNG項目建設期間的臺風應急管理工作，結合國家檔案局《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》，公司檔案室積極與HSE部門、當?shù)貦n案機關進行溝通臺風應急管理程序，建立與公司HSE(健康、安全、環(huán)境三位一體管理體系)部門和當?shù)貦n案機關對接的臺風應急預案，形成統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一領導的應急處理體系。

3　制定、完善防臺風應急預案

在與公司HSE部門、當?shù)卣畽n案機關充分溝通的情況下，結合項目實際情況，參照公司應急救援總預案及當?shù)貦n案機關的防臺風工作預案，遵循公司應急管理理念和管理要求，充分借鑒和吸收國內外的臺風應急管理經(jīng)驗，制定并逐步完善項目檔案臺風應急預案。

(1)應急方針

根據(jù)公司應急委員會的防臺風方針，公司檔案室貫徹了“安全第一、預防為主”、“十防九空也要防”、“寧可防而不來、不可來而無防”的防臺風應急方釓預防為主，防救結合，常備不解。

(2)應急原則

以人為本原則，以落實實踐科學發(fā)展觀為準繩，把保障人的生命安全作為首要任務，臺風應急時應最大限度地避免或減少人員傷害。充分利用公司，當?shù)貦n案機關及周邊社會現(xiàn)有資源的原則，福建LNG應急辦公室由HSE和總調度成員組成，應利用公司應急辦公室的臺風信息和應急保衛(wèi)小組行動。發(fā)生重大緊急情況時，可充分請求臺風發(fā)生地檔案機關和其他社會力量現(xiàn)有的資源救援。快速、實用、有效原則，發(fā)生臺風災害，立即啟動應急程序，以實用、有效的方法迅速處置應急事件。持續(xù)改進原則，應急管理在不斷的演練和實踐中提升，達到提高總體管理水平的目的。

(3)應急預案組成

一是總預案，包括應對臺風緊急情況的管理政策、預案的目標、應急組織和責任等內容。總預案是綱領性的，主要明確應急的原則、職責和總體目標，具體的內容由其他文件詳細說明。二是程序文件，程序文件說明某個具體行動的目的和范圍。程序文件的內容十分具體，包括該做什么、由誰去做、什么時間和什么地點等。程序文件的目的是指導較為復雜的應急行動，使某些應急行動程序化和標準化，確保應急人員在執(zhí)行應急任務時不會產生誤解和誤操作。三是指導說明書，說明書要介紹具體的行動細節(jié)，應急行動細節(jié)的內容往往是供應急行動人員使用，尤其是只涉及少數(shù)應急人員的具體工作時，相應的文件應在指導說明書中詳細描述。四是應急行動記錄，包括應急行動時的相關記錄，如指揮與行動記錄、現(xiàn)場監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、應急演習與培訓記錄、檔案損失記錄等。這些記錄是應急預案必要的組成部分，是改善應急行動與預案的基礎，也可能是追究法律責任的依據(jù)。

臺風應急管理的組織機構

在公司應急委員會的統(tǒng)一領導下，公司檔案室負責牽頭項目檔案的臺風應急預案演練和運行工作。項目檔案臺風應急管理的組織結構如下：

項目檔案應急管理受公司應急委員會統(tǒng)一指揮，公司檔案室、各部門文檔員及各參建單位文檔員分級負責實施項目檔案應急工作。

1　公司應急委員會職責

應急委員會職責主要包括重大事項決策，應急行動的統(tǒng)一指揮，向上級報告情況，批準并臺風應急處理及應急準備和響應控制程序，批準并臺風應急預案，組織臺風應急演練，負責落實應急資金，滿足應急工作及應急演練的需要，負責應急體系的管理評審，并對有關人員和單位進行嘉獎或處罰。

2　應急辦公室職責

應急辦公室主要職責包括收集臺風的預報信息并及時向應急委員會報告；接收現(xiàn)場的報警信息并記錄，及時向應急委員會報告；當應急委員會主任宣布應急預案啟動后，立即通知應急委員會成員到達應急崗位；負責策劃應急演練，組織培訓工作；負責應急行動、培訓及演練記錄的收集并存檔；負責監(jiān)督檢查各應急組織的應急準備工作情況，并向應急委員會報告等。

3　應急保衛(wèi)小組職責

應急保衛(wèi)小組主要職責包括應急狀態(tài)下實施對區(qū)域的治安保衛(wèi)；執(zhí)行應急委員會的應急指令；組織人員或檔案財產的疏散或應急撤離；事故現(xiàn)場的救援行動；事故現(xiàn)場的環(huán)境保護；參與應急響應技術培訓和演練；完成應急委員會交給的其他任務。

4　公司檔案室職責

公司檔案室職責包括負責編制檔案的臺風應急預案、應急管理程序、檔案應

急說明書；向各參建單位文檔員轉發(fā)應急信息；負責實施檔案庫房應急管理；負責檢查各文件場所安全措施落實情況；對災后現(xiàn)場情況進行評估并向應急辦公室報告；發(fā)生重大損失時，經(jīng)應急委員會批準，召集檔案界專家統(tǒng)一補救方案并監(jiān)督實施等。

5　文檔員職責

文檔員主要職責包括實施具體的應急行動；應急解除后應立即向檔案室匯報檔案受災情況；按應急說明書要求及檔案室或檔案專家的指導采取即時補救等。

臺風應急管理程序

自2003到2009年，福建LNG站線項目臺風應急預案成功運行了24次，項目檔案沒有遭受損失。福建LNG臺風應急管理程序如下：

1　跟蹤并及時通知臺風信息

每年五月份開始有臺風時，根據(jù)公司應急辦公室提供的臺風信息，公司檔案室跟蹤臺風實時情況，并及時向所有參建單位文檔員傳達臺風情況，直到臺風結束為止。

2　應急啟動

臺風48小時內可能影響項目部所在地時，根據(jù)公司應急委員會宣布的臺風應急啟動，公司檔案室及時將應急啟動通知傳達給各參建單位文檔員，各參建單位文檔員按規(guī)定時間間隔進行報告項目檔案安全隋況，直到防臺風工作結束。

3　應急準備

臺風24小時可能影響項目部所在地，平均風力達6～7級時，根據(jù)公司應急委員會下發(fā)的臺風應急準備行動，公司檔案室及時將通知傳達給各參建單位文檔員，并組織下列工作：

(1)確認臺風位置

防臺風的關鍵是如何確定與臺風的安全距離。根據(jù)公司應急辦公室提供的信息，公司檔案室及時將臺風位置傳達給各文檔員。

(2)安全檢查

臺風來臨之前，公司檔案室組織監(jiān)理對各承包商進行臺風應急專項安全檢查，對保管不足地方立即整改，嚴堵漏洞，做好項目文件的防水防潮工作。

(3)定期臺風書面簡報

從應急啟動開始直到臺風結束，參建單位文檔員向公司檔案室匯報檔案現(xiàn)場損失情況，公司檔案室向公司應急辦公室做檔案專題匯總。

4　應急撤離

臺風12小時內可能影響項目所在地，平均風力可達10級以上時，根據(jù)應急委員會的應急撤離指令，各項目檔案保管場所應拔掉所有電器插頭，關好門窗，所有文檔員及項目文件應撤離到安全地方。

篇（2）

調整我局檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導。下設辦公室，全面負責檔案業(yè)務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

二、加強檔案業(yè)務學習，提高檔案人員的自身業(yè)務素質和管理水平

首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識；尤其是檔案人員要堅持經(jīng)常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強依法治檔的意識，提高自身業(yè)務素質和管理水平。

三、狠抓檔案業(yè)務建設，使之達到規(guī)范化、科學化和制度化

篇（3）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

原標題：高校檔案應急管理體系研究

收錄日期：2013年5月30日

突發(fā)事件是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。高校檔案作為學校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發(fā)事件的危害，后果不堪設想。加強突發(fā)事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。

一、突發(fā)事件對高校檔案應急管理提出挑戰(zhàn)

1、風險意識缺乏。存在必然會有風險，不管這種風險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴格按國家標準建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風險，歷史上那些直到今天仍被學術界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發(fā)事件中頻遭損失的情況，暴露出風險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應當借鑒和警惕的。針對自然突發(fā)事件，既有的檔案保護技術和防護措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經(jīng)驗。近年來人為突發(fā)事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。

2、應對能力不足。突發(fā)事件下的檔案應急管理包括預案編制、預測預警、信息報送、應急處理、信息、恢復搶救、調查評估等一系列環(huán)節(jié)，牽涉到組織架構、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應急管理不能局限于某一環(huán)節(jié)、某一領域，而必須從更高的層面來進行一種頂層設計，構建起包括應急體制、機制、預案等各方面內容，涵蓋了檔案危機預防、處置和恢復等全過程的檔案應急管理體系。從現(xiàn)實情況來看，這方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應急管理構成嚴峻挑戰(zhàn)。

3、重要難題來自于分級機制不完備。突發(fā)事件應急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環(huán)，現(xiàn)實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風險等級評估。這就有可能導致在面對突發(fā)事件時，難以在有限的時間集中資源重點應對，最終貽誤時機，出現(xiàn)“玉石俱焚”的后果。

二、高校檔案應急管理應對策略

1、樹立檔案風險防范意識。強烈的風險意識是應對突發(fā)事件所必須具備的意識。由于產生和誘發(fā)的因素很多，突發(fā)事件很難做到及時預知預報，它更多的是建立在對既往事件和知識經(jīng)驗的積累和推斷分析上。當準備投入很大但并未發(fā)生或造成后果不像預想的那么嚴重時，就可能造成浪費，這也是導致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內向封閉，似乎發(fā)生幾率不大，但若無準備，也許不經(jīng)意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風險意識，國際檔案學界就檔案機構應對突發(fā)事件已達成一個共識：最好的救災措施就是預防災害，預防比災后恢復更富有成效。強烈的風險意識有助于我們將著力點放在預防為主，防患于未然。

2、建立高校檔案應急體制。根據(jù)2007年頒布的《突發(fā)事件應對法》，我國已建立統(tǒng)一領導、綜合協(xié)調、分類管理、分級負責、屬地管理為主的應急管理體制。相應地，我們可以在學校應急管理的整體框架下分三個層面組建有關的檔案應急組織。指揮層面，學校整體應急機構可視作檔案應急管理的指揮機構；管理層面，可成立突發(fā)事件檔案應急管理領導小組，組長建議由分管檔案工作校領導擔任，設有學校檔案工作委員會的則由委員會主任擔任，組員由檔案部門及相關職能部處負責人組成；操作層面，檔案機構內部成立由檔案業(yè)務骨干及有關專家組成的應急小分隊。對于某些檔案突發(fā)事件，還要根據(jù)有關規(guī)定向上級應急管理機構上報處置。據(jù)此，通過分級處理、分級響應，形成一個自上而下和充分協(xié)調的檔案應急管理組織指揮體系。

3、制定高校檔案應急預案。預案是高校檔案應急管理的核心和關鍵。國外的各類檔案機構包括國家檔案館、地方檔案館、大學檔案館，大多制定了相應的防災計劃或應急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或專項的突發(fā)事件應急預案。相對而言，高校檔案應急預案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校檔案應急機制。高校檔案應急機制包括檔案危機預警機制、應急資源調配與調動機制、檔案危機化解機制。本著預防為主的原則，檔案危機預警機制居于首位。檔案危機預警機制，主要是通過制定檔案部門應急預案，加強檔案安全預警和信息報告制度，采取適當?shù)念A防措施，避免突發(fā)事件發(fā)生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進行多重備份或適當集中保管，提高其安全等級和系數(shù)，從而以最有限的資源來實施最有效的保護。

5、加強高校檔案應急管理相關研究。高校檔案應急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風險，怎樣防范應對風險，要建設什么樣的應急管理體系，如何評估應急管理的成效，怎樣通過高校檔案應急管理來推動高校檔案管理方式和理念創(chuàng)新等。這就要求我們加強相關的研究，并及時做好相關研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領域應急管理研究的實際進展，都能盡最大可能整合到高校檔案應急管理預案中，從而盡可能為應對突發(fā)事件提供理論支持和現(xiàn)實指導。

篇（4）

任何檔案在管理中都存在潛在的危機因素，而高校檔案管理中存在的危機因素則更突出。

1、從原因分析，高校檔案危機可分為自然因素和人為因素的危機兩類。自然因素危機是由于人力不可抗拒或難以支配和操縱的各類自然災害所引發(fā)造成的，如高溫高濕、地震、臺風、水澇、火災、蟲害等；人為因素危機包含管理技術水平、手段落后，高校檔案管理人員業(yè)務操作不當，檔案的形成、歸檔、鑒定、保管等工作不規(guī)范以及檔案遭到盜竊或破壞，高校檔案管理軟件維護性差、軟件質量不過關等引起的檔案危機。目前高校檔案主要以紙質檔案為主，更容易受自然和人為因素的影響出現(xiàn)危機。

2、從檔構成分析，高校檔案危機可分為檔案實體安全危機和信息安全危機。檔案實體安全危機即檔案載體的危機，包括檔案本身存在如紙張、光盤、磁帶的老化問題；由于保管不當造成，如光線強烈、高濕、高溫等。檔案信息安全危機包括檔案的數(shù)字化信息安全隱患，以及所有檔案的信息安全隱患。當檔案信息與載體結合為一體時，載體的安全決定著信息的安全，載體的損壞也相應使信息內容丟失，如紙張褪色、磁帶斷裂、照片受霉菌的侵害等；當檔案信息與載體分離時，檔案信息易被修改、盜竊或損毀，面臨著信息真實性、完整性、憑證性、保密性等危機。

作為高校管理的重要組成部分的檔案工作，信息化建設勢在必然。否則，在電子檔案迅速崛起的情況下，人工管理為主的高校檔案遇到的管理技術危機會更突出，在諸多環(huán)節(jié)都存在危機因素以至于影響到自身的存在。

3、從工作流程分析，高校檔案危機可分為在收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀中的危機。由于高校檔案管理人員業(yè)務水平良莠不齊，收集不齊全、保管不到位、在利用過程增加了對檔案的損害、沒有按文件價值進行鑒定等現(xiàn)象，造成了高校檔案管理質量不高、檔案容易受損等危機。

二、高校檔案危機的表現(xiàn)和成因分析

1、經(jīng)費投入不足。隨著數(shù)字化檔案建設步伐的加快，高校檔案管理各項軟硬件設施急需得到改善，目前檔案管理配備的設施、預算經(jīng)費已不能滿足數(shù)字檔案建設的需要。檔案信息資源化建設、數(shù)字化建設經(jīng)費難以得到切實有效的保障，造成檔案管理硬件設施相對落后，難以進行更深層次檔案信息編研和服務創(chuàng)新，導致檔案工作危機頻發(fā)。

例如，檔案室建設方面。檔案室是保管高校所有檔案的場所，是所有黨群行政檔案、人事檔案、教學檔案、科研檔案等各類檔案的安身之處。由于高校經(jīng)費投入不足，導致檔案室建設滯后、基礎設施落后，是檔案實體保管中的重要危機。

2、檔案管理方式落后。隨著計算機技術在學校各項工作中的廣泛應用，雖然一些高校檔案部門配置了現(xiàn)代化管理設備，但多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不高。

首先是立卷程序和方法仍采用傳統(tǒng)方法，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型進行區(qū)分和初步組合，然后調整、排列并編號，編制案卷封面并裝封，最后編制案卷目錄。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式，導致利用上的重重困難。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式已愈來愈滯后于高校工作的發(fā)展需要，難以適應信息化的要求。這種落后的管理方式必將影響檔案信息的利用。

其次，結構不合理、門類單一，缺乏特色館藏。館藏檔案是開展檔案利用服務的物質基礎，沒有館藏，檔案服務是無水之源、無本之木。受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案收集的主動意識淡薄，館藏檔案資源量不足。同時衡量館藏建設的標準也以檔案數(shù)量和排架長度來衡量，許多學校只重視收集的數(shù)量，輕視收集的質量。大多數(shù)學校注重黨群類、行政類、教學、科研類等常規(guī)檔案的收集，而對特色檔案、重點檔案、具有典型性、代表性的檔案收集較少。再次，檔案資源開發(fā)編研不合理，檔案信息的加工、編研缺乏統(tǒng)一的標準，不能形成完善的檔案信息資源體系，有些開發(fā)編研產品不利于用戶檢索、利用。

3、現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢。隨著信息技術的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領域不斷拓寬，各大高校相繼啟動館藏檔案數(shù)字化建設、數(shù)字化檔案館建設等。但是大多數(shù)高校檔案館館藏檔案數(shù)字化建設的步伐不快；檔案數(shù)字化建設沒有統(tǒng)一的時間限制和目標規(guī)劃；館藏檔案掃描件沒有統(tǒng)一的分辨率設置標準；電子文件存儲還存在較大的安全隱患；有些高校檔案信息網(wǎng)頁設置花哨而不實用，欄目設置不能完全體現(xiàn)用戶的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。

信息化時代對檔案管理者的綜合素質提出了更高的要求，而高素質的檔案工作人員和完善的操作規(guī)則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。但是，目前高校檔案管理人員普遍缺乏現(xiàn)代技術，綜合素質較低，既懂計算機技術、網(wǎng)絡技術又精通檔案業(yè)務的復合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。這極大地制約了高校檔案現(xiàn)代化進程。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才缺乏競爭，既懂檔案管理又熟悉計算機操作管理的復合型人才難以吸引進來，致使檔案部門人員老面孔，觀念落后，技術缺乏，面對當前飛速發(fā)展的社會科技有被淘汰的危險。

三、應對高校檔案管理危機策略

1、建立完善的服務危機管理法規(guī)制度。完備的檔案危機管理法規(guī)是做好檔案危機管理的關鍵。一套完善的檔案服務危機管理法規(guī)是采取有力措施減少或規(guī)避服務危機的發(fā)生的制度保障。在檔案館各項規(guī)章制度建設中應加入專門的檔案服務危機管理預防制度、危機反應和彌補制度等，使服務危機管理有制度保證，增強服務危機管理能力。在檔案館日常工作中，要對服務過程中存在的潛在危機因子進行分析和預測，分析檔案資料、分析館員、裝備等，并落實到服務危機管理制度和運行機制中，編制防范預案，優(yōu)化服務流程、有效控制，使服務危機管理科學化、法制化，預防危機的發(fā)生。

2、提高領導檔案意識。學校各部門領導要有檔案創(chuàng)新與危機意識，強化高校檔案危機意識和高校檔案信息系統(tǒng)的安全管理，實行高校檔案安全領導負責制，成立高校檔案安全工作領導小組，形成嚴密的醫(yī)院檔案安全工作網(wǎng)絡，將高校檔案安全工作落到實處。

篇（5）

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、當前農機安全監(jiān)理中存在的問題

1.當前許多地方在農機安全監(jiān)理中存在宣傳教育工作不到位的現(xiàn)象，未能解決實際問題，存在著“三差一低”現(xiàn)象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山區(qū)運輸，作業(yè)環(huán)境和道路條件差，而“一低”則主要指農民機手的文化水平較低，缺乏一定的安全意識和維修知識，駕駛技術與應急措施等能力都比較低。且許多地區(qū)的 管理資源與交警并未實現(xiàn)共享，容易導致交警的違糾處罰難以落實到位，而駕駛人員則無處交納罰款，造成了很大的安全隱患。

2.當前許多地方在農機安全監(jiān)理中還存在著沒有嚴格規(guī)范的農機安全監(jiān)理檔案管理制度的問題，未能明確崗位之間的不同職責并將其落實到位，且許多地區(qū)的數(shù)據(jù)資源較為匱乏，導致農機安全監(jiān)理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，農機安全監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化程度不高，且缺乏科學化。

3.當前許多地區(qū)的領導還未能夠意識到檔案管理工作對于農機安全監(jiān)管的重要性，農機電子檔案管理人員的管理意識淡薄，未經(jīng)過相關的業(yè)務培訓，不了解電子檔案工作的工作流程，缺乏一定的專業(yè)知識，也缺乏責任心，導致了農業(yè)機械檔案管理的混亂，容易出現(xiàn)借出的檔案不能及時歸檔或檔案丟失的現(xiàn)象。

4.當前許多地區(qū)在農機安全監(jiān)理的過程中存在著電子檔案管理系統(tǒng)不完備、沒有較為完善的農機統(tǒng)計信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，對電子檔案管理的重要性認識不足，缺乏高素質的農機檔案管理人員，致使檔案管理的效率低下，農機信息更新不及時，使得農機檔案信息難以充分發(fā)揮其為農機人事工作以及經(jīng)濟建設服務的作用。

二、加強農機電子檔案管理的措施及其意義

1.加強農機電子檔案管理的措施

1.1加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，例如，電腦、照相機、打印機和復印件等辦公所需要的電子設備，促進農機安全監(jiān)理硬件設施和軟件的提檔與升級，做好安全監(jiān)理的防盜、防水、防火以及防蛀工作，在檔案室內隨時備好滅火器以及防蟲劑等檔案管理所需的用品，做好農機監(jiān)理檔案的安全工作。

1.2應當注意有效利用信息技術來加強農機安全監(jiān)理檔案管理工作，促進農機安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化。隨著信息技術的飛速發(fā)展，計算機技術被越來越廣泛地應用于社會生活的各個領域，利用電子檔案管理系統(tǒng)進行農機安全監(jiān)管，已經(jīng)成為當前做好農機安全監(jiān)理的必然要求，檔案管理正在由傳統(tǒng)的紙質管理向紙質管理與電子檔案管理相結合轉變。電子檔案管理系統(tǒng)在農機安全監(jiān)理中的應用，有效降低了檔案管理人員的工作強度和工作難度，與紙質檔案相比，它不僅具有快捷、準確、方便的特點，還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)格式與紙質檔案一并保存，且有效防止了檔案內容被篡改，有利于促進農機安全監(jiān)管檔案管理水平的提高。

1.3應當注意提高農機安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質。農機安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質低下是當前農機安全監(jiān)理中存在的主要問題之一，因此，提高檔案管理工作人員的道德素質與管理水平是加強農機電子檔案管理的重要措施之一。農機安全監(jiān)理檔案人員應當具有較高的政治素養(yǎng)，高度的責任感、認真的工作態(tài)度、良好的職業(yè)道德以及過硬的專業(yè)知識，要具有較高的工作熱情、不斷學習的觀念以及積極的創(chuàng)新意識，還需掌握較好的現(xiàn)代化技術，能夠熟練地使用計算機技術進行相關操作。為了提高員工的素質，農機安全管理部門可以對相關工作人員進行知識與技術培訓，大力開展有關于農機安全監(jiān)理的宣傳活動，提高員工對于農機安全監(jiān)理檔案管理工作重要性的認識。

2.加強農機電子檔案管理的意義

2.1利用電子檔案管理系統(tǒng)進行農機安全監(jiān)理，加強農機電子檔案管理，創(chuàng)新了農機檔案管理的管理模式，突出了電子檔案信息量大、易于保存、資源共享以及查找方便等優(yōu)勢，實現(xiàn)了信息技術與農機安全監(jiān)理的有機結合，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的整合，促進了農機檔案管理水平的提高。

2.2加強農機電子檔案管理為農機監(jiān)理工作人員制定工作計劃、進行日常執(zhí)法活動以及規(guī)范安全監(jiān)理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，此外，電子檔案管理系統(tǒng)在農機安全監(jiān)理中的應用，提高了農機安全監(jiān)管的效率和質量，促進了農機安全監(jiān)管的科學化、規(guī)范化和標準化。

2.3加強農機電子檔案管理是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，有利于檔案信息資源充分利用，實現(xiàn)信息資源的有效整合，符合科學發(fā)展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其利用工作的規(guī)范化和標準化，有利于農機安全監(jiān)管的科學與規(guī)范和檔案信息資源的共享，有利于促進我國農業(yè)機械化事業(yè)的快速發(fā)展。

結語

當前在農機安全監(jiān)理中還存在著管理部門重視不夠、農機安全監(jiān)理檔案管理人員的素質較差、農機安全監(jiān)理檔案管理制度不完善以及電子檔案管理系統(tǒng)不完備等問題，給農機安全監(jiān)管工作造成了很大的阻礙。因此，我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理、有效利用信息技術來加強農機安全監(jiān)理檔案管理工作，促進農機安全監(jiān)理檔案管理的現(xiàn)代化、提高農機安全監(jiān)理檔案管理工作人員的素質，促進農業(yè)機械化事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

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“6S管理法”起源于日本，被譽為現(xiàn)代企業(yè)管理的經(jīng)典之作，包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六要素（日語羅馬拼音均以“S”開頭，故簡稱“6S”）。“6S”管理主要是榱頌岣咝率、保證質量，使工作環(huán)境整潔有序、預防為主、保證安全，本職上就是一種執(zhí)行力、強調紀律性的工作文化，能為其他管理活動提供優(yōu)質的管理平臺。

現(xiàn)階段，檔案管理需要與時俱進，黨政機關引入現(xiàn)代工廠通行的“6S管理法”，傳統(tǒng)融入現(xiàn)代，二者辯證統(tǒng)一，具有高度契合性，注入新的理念，實現(xiàn)有機融合，必將極大地促進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化。

二、黨政機關檔案管理的意義及存在問題

黨政機關檔案管理的重要意義，一是在于前文所述的“對于一個單位、一個區(qū)域或一項工作具有重要影響”，尤其是在當前機關工作千頭萬緒、涉及面廣、工作量大、政策性強的背景下，隨著檔案工作越來越被重視，檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化也愈發(fā)顯得重要。二是在于各類資源的信息儲備，通過對檔案的規(guī)范化管理，從而為今后工作留下重要的歷史依據(jù)，為領導決策提供豐富、準確、詳實的參考。三是通過檔案的科學性、規(guī)范性管理，將碎片式的歷史信息、文字資料、重要文件梳理歸納于一體，加以標準化、制度化，能夠衡量出一個單位各項工作的管理水平，提升自身形象。但傳統(tǒng)意義上的檔案管理，往往存在很多問題和不足。

（一）數(shù)量龐雜，分類不清。對于一個單位或一個系統(tǒng)而言，因其工作千枝萬節(jié)，檔案管理往往會形成海納百川之勢，可謂上面千條線、下面一根針。如果仍沿用過去的管理方法，將大批量的檔案簡單劃分后裝箱存檔，會對今后的調閱、查詢造成巨大的負擔，嚴重影響工作效率。因此，如何做到讓檔案的梳理、分類、歸檔更加科學化，如何更好地運用信息化手段，如何合理有效保存具有留存價值的實體檔案（如紀念章、獎杯、錦旗等），是今后需要認真考慮并加以解決的問題。

（二）制度缺失，流程不暢。這是檔案管理工作中存在的最大弊端，大多數(shù)單位的檔案工作，因其重視程度、工作力度等問題，只是形式上、程序化的簡單堆積、隨意擺放，究其原因是沒有對檔案形成嚴格成型的制度，沒有統(tǒng)一的標準，加之接收、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀等流程不明確，很容易造成工作疏漏或遺失，給一個單位造成工作被動。

（三）人才不足、環(huán)境滯后。一方面，檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，需要長期工作才能做到對檔案了如指掌、分類把握。但很多單位沒有專業(yè)的隊伍、專業(yè)的人才、固定的崗位、固定的場所，且人員的流動性較強，長此以往便難以保障檔案管理的標準化和延續(xù)性。同時，基礎條件投入不足，且很少有單位會嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》執(zhí)行，面積過小，環(huán)境臟亂，安全隱患較多，缺乏硬件等等，都嚴重制約了檔案管理水平。

三、“6S管理法”在現(xiàn)代檔案管理中的應用

（一）整理――有留有棄、騰出空間，營造清爽氛圍。整理的過程實際上就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀，是檔案管理中最重要也是難度最大的工作。因此，首先要進一步明確檔案室的歸檔范圍，重新清點和歸納所有現(xiàn)存的各類資料，除歸檔范圍之內的必需要件（要物）外，其余無用的、積壓的、暫存的檔案一律消除掉，以此最大程度地騰出空間、用活空間，打造清新舒爽、整潔干凈的環(huán)境。

（二）整頓――科學布局、標識管理，嚴格定位歸檔。首先要積極向上級大力爭取空間、硬件等方面的工作支持，保證足量的工作投入；其次要執(zhí)行標識化管理，將所有文件及物品按照“五定”原則，即：定類、定點、定位、定冊、定柜后上架擺放和保管，同時按照“三級”原則，即：以上級、平級、下級為來源做好歸檔工作。第三要在條件允許的情況下實行信息化管理，收納文件隨時錄入電子化檢索系統(tǒng)。通過以上標識化管理、定位化擺放、信息化記錄，將有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃――清除垃圾、美化環(huán)境，務求干凈靚麗。無論是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環(huán)境既有益快樂工作也有益于工作開展。一是全面清理打掃。檔案室實施整體大掃除，重點對檔案存放地點的各邊角和隱藏處進行定點清理。二是制定清掃標準，作為長期固定規(guī)范張貼在顯著位置。三要保障設備運行。鑒于檔案管理工作隨機性強、工作量大等因素，每日要隨時查看計算機、打印機、掃描儀、文件柜等設備是否正常運行，尤其是電子化存檔文件更要慎之又慎，避免數(shù)據(jù)遺失給檔案工作帶來的巨大損失。

（四）清潔――建章立制、貫徹到底，保持最佳狀態(tài)。在嚴格落實整理、整頓、清掃的基礎上，制定嚴格的工作制度和程序標準，并一以貫之地執(zhí)行下去，使每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依、有章可循、有序推進。通過一系列規(guī)章制度的落實，讓標識和檔案碼更加明確、物品擺放井井有條、各類文件卷宗整齊劃一，從而更加便于檔案的管理、查詢和借閱，使檔案工作能夠始終維持良好運轉的狀態(tài)。

（五）安全――高度重視、消除隱患，確保萬無一失。檔案管理留存著大量的歷史文件和工作記錄，信息的安全性至關重要。因此，要牢固樹立“檔案工作是家事、檔案管理無小事”的思想，務求實現(xiàn)“三個零”目標，即：登記錄入零差錯、設備運行零故障、物品安全零風險。作為檔案管理員，尤其要嚴格對照《檔案館建筑設計規(guī)范》，確保檔案保管場所達到耐久、耐火、抗震標準，認真排查防潮與防水、防日光及紫外線照射、防塵與防污染、防蛀、防鼠與防盜等隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。

（六）素養(yǎng)――養(yǎng)成習慣、明確流程，提高管理水平。檔案管理既是精細作業(yè)，也是系統(tǒng)工程，因此檔案管理員要更加注重從兩方面提升綜合素質和業(yè)務水平。一方面要堅持習慣養(yǎng)成，強化精細意識和工作執(zhí)行力，并將過往形成的好習慣、好作風、好制度落實好、傳承好，形成人人依規(guī)辦事、工作簡潔明了的氛圍；另一方面要明確工作流程，結合工作崗位實際，重新梳理和細化檔案管理的接收、分類、立卷、歸檔、交接、整理、統(tǒng)計、借閱、保密、鑒定銷毀等流程，以嚴格的“過程控制”，保證檔案管理工作的順利開展。

篇（7）

我們通過調查得知，廣東省高校中，檔號的制作辦法大致有以下三種：

第一種：刻一個“檔號章”(章的式樣如下)，先在每一份歸檔的文件上蓋上這個章，然后再手工往空白格內填上相應的代號。這種辦法相對簡單，但也存在兩個問題：一是采用手工填寫，如果檔案工作人員的書寫不規(guī)范，那么填寫的檔號有時難以辨別，且一旦寫錯，需要對檔號進行涂改，會造成檔案污損；二是手工填寫，檔號制作的效率比較低。

第二種：也是先刻一個“檔號章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財務或郵局的“日期章”。這種“章”的結構與上面的差不多，但它的空白處事先設好有數(shù)字(或英文字符)，需要一個什么樣的檔號，先將數(shù)字(字符)手工調好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。這種辦法省去了手工填寫模糊或污損檔案的不足，但是也有兩個問題：一是每蓋一次，都要手工調一次，效率明顯不高；二是這種印章采用加墨的辦法，如果墨加得不均勻，就會造成有的地方墨太濃，字跡湮沒成一片，有的地方?jīng)]有墨，字跡不清。

第三種：有的單位先用Excel報表將要編的檔號制成電子表格，再打印出來，然后將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應的檔案上。這種做法編好的檔號相對美觀，但明顯復雜，效率不高。

條形碼技術是在計算機應用中產生和發(fā)展起來的一種自動識別技術。條形碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號組成的信息。它是由條碼符號設計、制作及掃描閱讀組成的一個自動識別系統(tǒng)。我國于1991年加入了國際編碼組織EAN協(xié)會。近年來條型碼技術在部分行業(yè)如郵電、銀行、超市連鎖店、圖書館、交通運輸及各大企事業(yè)單位得到了完善并廣泛使用。利用條形碼技術也可以編制檔案檔號，但需要解決一些問題。

用條型碼編制高校檔案檔號存在的問題：

一是要選擇合適條型碼制作軟件和條型碼打印機。要使用條型碼來編制高校檔案檔號，條型碼制作軟件和條型碼打印機必須要具備處理數(shù)據(jù)庫的功能。這是因為高校檔案與檔號是一一對應的關系，一個檔號只對應一份文件，而一份文件也只有一個檔號。如果我們的條型碼制作軟件和條型碼打印機不具備處理數(shù)據(jù)庫的功能，那么我們的檔號制作效率仍然會較低，而且造成的不便會影響到該技術的使用。

二是具體從檔案管理系統(tǒng)中提取檔號這一個組合數(shù)據(jù)字段的公式的技巧。高校檔案檔號在不同管理系統(tǒng)中都不是一個獨立的字段，而是由[年度]、[分類號]、[保管期限]、[件號]4個字段組成，而且每個字段之間還有一個“一”連接符。如果不能將這個字段用一個數(shù)據(jù)公式組合起來，那么用條型碼編制檔號，仍是一件低效率的事情。

上面這兩個問題，尤其是第二個問題是阻礙高校檔案檔號條型碼編制的難題。第一個問題目前已經(jīng)得到普遍解決，現(xiàn)在新出的大部分打印機和條型碼制作軟件已經(jīng)具備處理數(shù)據(jù)庫功能。解決第二個問題就成了用條型碼來編制高校檔案的檔號的關鍵。下面我們以飛狐靈通檔案管理系統(tǒng)為例來闡述我們對該技術的應用。

第一步，建立檔號組合字段。打開飛狐靈通檔案管理系統(tǒng)，在菜單欄中進入“系統(tǒng)管理員工具”，選擇“數(shù)據(jù)公式”進入以下頁面：

在左上角的空白框內輸入“檔號”，并在右上角空白框內輸入公式“[年度]&‘-’&[分類號]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件號]”，如圖：

單擊右邊的“測試”鍵，彈出下面的對話框：

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2 在“雙套制”下如何解決紙質與電子檔案的歸檔

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2農村經(jīng)濟經(jīng)營管理檔案工作存在的問題

由于現(xiàn)實種種原因，農村經(jīng)營管理檔案工作還處于混亂狀態(tài)，農經(jīng)工作資料還有不重視、甚至少數(shù)人不當回事的現(xiàn)象。

2.1對農經(jīng)工作檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員、尤其是一部分老農經(jīng)人員有不重視農經(jīng)工作檔案資料的慣性心理。甚至有部分農扣部門的領導、干部對檔案工作的認識存在誤區(qū)，一個認識誤區(qū)是：認為這些資料‘我’要用的，如果‘你’拿去存檔了，‘我’要用就不方便，用起來去查檔案好麻煩的！認為檔案就是保管著就行，自己是領導、是干部就放在自己柜子里，要用時拿出來用一下，過后又自己鎖著。要么隨便整理一下就可以了，自己認為不要丟失，不要泄密就行了。這種想法和做法使得應該及時存檔的資料長久的滯留在其身邊，本應存檔的資料長時間未入檔。另一個認識誤區(qū)是：對于當年本應該移交存檔的材料抱著敷衍的態(tài)度，也就是只移交一部分材料，使存檔資料收集不齊全。這種現(xiàn)象導致檔案管理工作質量下降，即影響了檔案管理工作也無形的有影響了工作人員的工作積極性。

2.2檔案管理人員專業(yè)技能不高

農經(jīng)工作的檔案管理人員往往是兼職的，沒有專業(yè)的檔案管理知識，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案意識有些淡薄。加之自身本職工作事情多，他們（她們）日常的工作往往比檔案工作顯得更重要，檔案工作就是兼著干的，對檔案工作的管理顯得精力上投入不足，這樣就影響了檔案管理的質量。管理人員在思想意識上提不起來，檔案管理這項工作自身的重視程度就不夠。極個別的檔案管理人員對日常事務中的資料，只是放人檔案盒子里，沒有按年度及時整理歸類、歸檔、并裝訂，這種容易造成遺失情況的現(xiàn)象似乎還未引起重視，同樣是嚴重影響檔案管理質量。

2.3檔案管理硬件設施差

對農經(jīng)檔案管理必備的硬件設施差，現(xiàn)實工作中農經(jīng)檔案室要么兼用要么偏狹窄空間小。因硬件設施差或設備不配套，時間長了就會引起檔案材料霉變、甚至蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，影響保管質量。

3完善農經(jīng)檔案管理工作的對策

3.1健全農經(jīng)工作檔案管理制度

上級部門應對農村經(jīng)濟經(jīng)營管理的檔案管理工作建立對應的檔案制度。體現(xiàn)如下的要求：

3.1.1　合理、科學。為適應新需要，建立檔案管理制度要符合農村經(jīng)營管理工作實際和檔案管理工作實際。

3.1.2　簡明、實用。建立的檔案管理制度具有適應農經(jīng)工作的操作性，分類方便實用、簡便易行、可操作性要強，以更好的發(fā)揮檔案管理的作用。

3.1.3　制度要有約束性。領導對檔案工作的重視程度直接影響著檔案工作制度的順利執(zhí)行，而檔案管理人員是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

3.1.4　制度要體現(xiàn)嚴肅性。農經(jīng)檔案管理工作好壞體現(xiàn)了農經(jīng)檔案管理制度的執(zhí)行情況，農經(jīng)檔案工作制度在執(zhí)行的過程中，應該有上級部門的檢查和業(yè)務指導，應提供交流平臺。如果平普拉塔的、抱著不思進取的思想還以老套路管理農經(jīng)檔案，那再有完善的制度也只會是空殼。

3.2加強農經(jīng)檔案化采用信息化管理

探索新的管理模式，使農經(jīng)檔案工作更科學、更實用。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，應盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高農經(jīng)檔案工作的效率和水平。

3.3提高檔案管理人員素質

要加強農經(jīng)檔案工作隊伍建設。一是讓兼職的檔案管理人員接受專業(yè)知識培訓，進一步熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，真正掌握科學管理檔案的原則和方法，這樣既提高工作效率又提高工作質量，同時也提升了服務；二是上級部門應創(chuàng)造條件使檔案管理人員相互間有交流空間，有切磋工作經(jīng)驗、進行有效溝通的平臺。三是領導要注意對農經(jīng)檔案管理人員作正確引導，在工作上應體現(xiàn)關心、理解、支持，以充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不能聽之任之、放任自流、不管不問；四是農經(jīng)檔案管理人員應選擇政治思想可靠、作風正派、責任心強的人員，要注重自身政治水平的提高；五是通過參加培訓的方式或自學方式提高農經(jīng)檔案管理工作水平、規(guī)范檔案管理工作、提高服務質量。

3.4強化服務意識，提高管理水平

農經(jīng)檔案管理人員要樹立正確的服務性觀念。要端正服務態(tài)度，吃得苦、耐得氣，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。使農經(jīng)檔案資料充分地為農村工作服務，這也是農經(jīng)檔案管理工作者義不容辭的責任。

篇（10）

在紙質社會中，機關檔案管理還是主要依靠紙質材料進行收集、記錄和管理，而檔案的儲存則主要依靠于機關檔案室，這種檔案管理方式不僅不利于檔案的長久保存和查閱，也不利于提高檔案管理工作的發(fā)展。而隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，計算機設備得以普及應用，對機關檔案管理帶來了極大的機遇和挑戰(zhàn)，對于傳統(tǒng)的、紙質的機關檔案管理工作而言，更是帶來了極大的沖擊。因此，不少學者將研究的眼光放在了網(wǎng)絡環(huán)境及機關檔案管理的研究上，以期能進一步推動機關檔案管理的發(fā)展。

1網(wǎng)絡環(huán)境機關檔案出現(xiàn)的新變化

1.1檔案產生過程的多元化

傳統(tǒng)的檔案制作一般只有手工制作，而所謂的手工制作則是指在單位內部通過一系列流程，包括手工起草文件，采取人工方式傳統(tǒng)檔案，并以手工方式保存、管理檔案。而隨著信息化社會不斷發(fā)展，電子政務開始出現(xiàn)在大眾的眼前，機關部門制作文件檔案的方式也有多種路徑可選擇。具體來說主要包含半手工制作，計算機生成，數(shù)碼設備生成等等。而信息化的手工制作與傳統(tǒng)的手工制作不同，信息化的手工制作在通過一系列的文件起草流程之后，可通過錄入電腦以形成正式文件。計算機生成則是指機關文件的制作人通過計算機來生成文件，并在計算機進行修改，打印，最后形成正式的文件檔案。在網(wǎng)絡化的今天，甚至能通過制作相關的模板來完成簽單、擬辦等須填寫的內容，最終的文檔還可通過電子文件的形式來歸檔，不僅方便查閱，還節(jié)約了儲存的空間。隨著數(shù)碼設備的出現(xiàn)，在機關部門開始大量使用，不少檔案都依靠著數(shù)碼設備來生成，例如機關召開的會議或活動時，采用數(shù)碼設備進行全過程的視頻、音頻記錄，并形成相關的電子材料檔案。

1.2檔案載體、內容記錄的多元化

由于計算機設備和電子設備的多種多樣，所形成的文檔最終也變得多元化。在網(wǎng)絡社會的沖擊下，電子政務建設開始逐漸成熟，數(shù)碼技術和新設備大量使用，電子文檔的數(shù)量也大大增加，機關檔案的載體很內容均出現(xiàn)了多元化的趨勢。比如在磁性材料中，可以保存電子文本、電話錄音等多種形式的材料；而光盤材料則可以保存視頻材料、音頻材料等。而對于機關檔案所記錄的內容，在網(wǎng)絡環(huán)境的影響下，不僅包含了紙質檔案，還有電子檔案，而電子檔案則是根據(jù)編碼的形式，將其以“0”、“1”來進行組合匯編[4]。對于不同形式的材料，則以不同的形式體現(xiàn)出來。例如磁盤和光盤所儲存的語言和視頻等依托激光技術來進行錄入的信息，語音文件屬于波形文件，視頻文件屬于現(xiàn)代數(shù)碼技術的刻錄文件，用于儲存語音[5]。電子設備、磁盤等一磁性材料來作為載體的檔案，則是通過電流顯示信息，并將其轉變?yōu)榇庞涗浀浇橘|上，最終形成文檔內容。

2網(wǎng)絡環(huán)境影響下機關檔案管理存在的問題探究

網(wǎng)絡社會在一定程度上改變了檔案的形成方式和內容，使其變得多元化，但也在一定程度上對檔案的管理造成了影響，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1收集難

由于我國的辦公軟件并沒有一個固定的標準，且各個機關單位的辦公軟件各不相同，使得一些文檔在形成和傳遞方面存在一定的阻礙，甚至會導致結果發(fā)生了改變，這對于文件的收集而言存在著非常大的阻力。檔案管理者技術水平受限。部分機關檔案管理工作人員的計算機操作水平比較低，以至于在起草、制定或者是修改電子檔案中可能會導致出現(xiàn)錯誤，這將直接影響到電子檔案的收集。

2.2歸整難

由于在機關單位中編制比較有限，因此一般比較少配備專門的檔案管理工作人員，大多數(shù)的檔案管理工作人員都是身兼數(shù)職，這對于其工作而言具有一定的影響。在現(xiàn)代變化多端的網(wǎng)絡社會中，現(xiàn)代機關的辦公環(huán)境深受網(wǎng)絡環(huán)境的影響，因此無論是檔案的形成，還是檔案載體、內容，都朝著多元化取向發(fā)展。這在一定程度上也會增加相應數(shù)量的傳真件與修改稿，增加了檔案規(guī)整的難度。

2.3保存難

即使是在目前科學技術迅速發(fā)展的今天，依舊存在檔案難保存的問題。由于各類軟件與硬件更新?lián)Q代的速度相當快，以至于很多機關單位來不及更新?lián)Q代，使得檔案的保存一直處于舊版與新版之間，最終使得檔案并未得到妥善的保存。由于受到新設備的影響，打印件和復印件成為了檔案保存的重要形式之一，但是，由于其文件壽命與紙張質量、復印質量息息相關，因此，這對于機關部門檔案的保存而言也存在一定的挑戰(zhàn)性。

3網(wǎng)絡環(huán)境下機關檔案管理措施

3.1加強機關檔案制度制定與鑒定整理

檔案的鑒定管理需要有完善的制度。針對目前機關檔案真實性的問題，需要從以下幾個方面來進行改善。一是完善檔案收集制度，從制度方面人手，加強對檔案管理人員的束縛，提高資料收集的效率。二是強化機關檔案的鑒定工作。所謂的鑒定工作，不僅鑒定到紙質檔案與電子檔案，還需要將鑒定的范圍擴展到其他新形式中，提升鑒定水平。三是，強化對理論的研究。在網(wǎng)絡環(huán)境的影響中，機關檔案的整理既需要使用現(xiàn)代化的管理模式，也需要使用到先進的設備，因此，強化對新載體的檔案管理力度能更好地開展檔案管理。

3.2創(chuàng)新服務手段，拓寬服務領域

機關的檔案管理服務是其主要職能，因此，創(chuàng)新服務手段和拓寬服務領域對其而言變得十分重要。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，網(wǎng)絡環(huán)境下的機關檔案管理需要創(chuàng)建相關的電子文件數(shù)據(jù)庫等電子儲存空間，才能有效利用網(wǎng)絡進行電子檔案的儲存，以實現(xiàn)檔案管理的自動化與網(wǎng)絡化。而另一方面，傳統(tǒng)的機關檔案服務面向的是機關單位本身，但隨著社會的發(fā)展，檔案服務開始面向社會，檔案信息也越來越能滿足綜合性需求和滿足社會各方面的發(fā)展需要。這對于提高檔案管理服務質量而言，還是有著極為重要的意義的。

3.3加強機關檔案管理人員的管理能力

受到網(wǎng)絡環(huán)境的影響，如今檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作存在不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是針對實物，如紙質檔案、文件等進行整理和管理，如今機關檔案多以視頻、圖形、圖像的形式存在，這對于管理人員來說，加大了一定的管理難度，即需要管理人員具備相應的管理能力才能有效提升管理的質量。因此，相關部門的工作人員需要不斷加強對機關檔案管理人員的管理培訓，尤其是注重加強管理人員對全新管理方式，如互聯(lián)網(wǎng)技術、網(wǎng)絡檔案技術的掌握，以確保提升個人的工作能力，實現(xiàn)高效的檔案管理。

參考文獻：

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[3]用數(shù)字化手段助推省直機關檔案工作穩(wěn)步發(fā)展[J].蘭臺世界,2014（13）:1+4.

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地質檔案部門作為行業(yè)信息的重要組成部分，以嶄新的面貌服務于地質工作。隨著地質工作的廣泛開展，生產不斷發(fā)展，地質檔案數(shù)量急劇增加，地質檔案利用率也不斷提高，傳統(tǒng)的手工整理檔案，手工檢索已經(jīng)越來越不適應現(xiàn)實需要，如何以較少的人力，物力更好地整理加工檔案信息，為利用者提供準確.快捷的服務，全面推廣計算機在地質檔案管理的應用勢在必行。

1 計算機在地質檔案管理中的應用

運用現(xiàn)代計算機信息處理技術，實現(xiàn)地質檔案工作技術現(xiàn)代化、信息傳遞網(wǎng)絡化。地質檔案信息傳遞網(wǎng)絡的主要功能和優(yōu)越性主要表現(xiàn)為有利于檔案信息資源共享，實現(xiàn)遠距離檢索和傳遞。盡管計算機在地質檔案工作的所有領域都有著廣泛的應用前景，但從目前的情況來看，在地質檔案工作的每一個業(yè)務環(huán)節(jié)和每一個管理項目都應用計算機，似乎沒有多大的必要，也不太現(xiàn)實。比方說，每一套地質報告都有十幾張、幾十張乃至幾百張圖紙，假設平均每個地勘單位有500卷(件)檔案，每卷有50張附圖，共有25000張圖，每張圖規(guī)格為40厘米x40厘米，MAPGIS成圖每張得5天時間才能完成，且不說計算機容量及文字數(shù)量問題，單是把這些圖件送進檔案數(shù)據(jù)庫，就需要300多人手；有些業(yè)務環(huán)節(jié)和管理項目，采用手工管理的方式還沒有遇到很大的困難，還可以勝任，并且更符合效益原則，那就可以暫不采用計算機。這點和我國整個現(xiàn)代化建設既要考慮應用先進技術，又要充分利用豐富的勞動力資源是同樣的道理。根據(jù)檔案工作現(xiàn)代化基本決策目標的要求，先進技術的應用必須具有經(jīng)濟上的合理性。如果用計算機把地質檔案工作的一切領域全副武裝起來，那么，技術的先進程度雖然提高了，而經(jīng)濟的合理程度卻因此而降低了。這不符合檔案工作現(xiàn)代化的基本決策目標。筆者認為，檔案部門當前應用計算機的重點應放在編目檢索及借閱管理上，這是地質檔案工作現(xiàn)代化進程中的主要一步，是地質檔案部門應用計算機的重點領域。

2 對計算機地質檔案管理的研究

2.1 自動編目，地質檔案目錄，按照一定的原次序和方法，編排組織成具有一定體系的地質檔案。條目組合是地質檔案管理檢索和報道的工具:每年的報告成千上萬，手工編目太慢.而計算機能大大改善檔案手要檢索工具的質量。

2.2 聯(lián)機自動檢索，是推進地質檔案開發(fā)利用的主要手段。地質檔案是地質工作服務于我廠生產的主要載體。我廠有內部網(wǎng)、可以使檔案室和技術部門聯(lián)網(wǎng)，從而使檔案利用者直接通過計算機查到所需的檔案信息.有效地發(fā)揮檔案的價值。

2.3 地質檔案的借閱實現(xiàn)自動管理，可隨時掌握利用者正在調閱地質檔案數(shù)量、密級、時間、復制、摘抄等情況.

2.4 地質檔案的統(tǒng)計，計算機根據(jù)地質檔案數(shù)據(jù)庫的信息制作地質檔案進庫統(tǒng)計，利用統(tǒng)計進行庫房的匯總。

2.5 地質檔案的保密，計算機可以根據(jù)地質檔案密級程度設置密碼，使具有保密性質檔案做到不泄密。

2.6 地質檔案的編研，計算機系統(tǒng)根據(jù)地質檔案數(shù)據(jù)庫。總之后計算機技術的飛速發(fā)展為地質檔案管理提供了便捷的手段，提高了地質檔案管理的工作效率，提高了地質檔案查全率，查準率、加快了檔案的檢索速度，從而使地質檔案為我廠的領導決策，經(jīng)濟建設以及地質開發(fā)部門的勘探提供了準確、便捷、快速的服務，發(fā)揮了地質檔案最大的利用價值

3 計算機地質檔案管理中的應用

3.1 計算機在地質檔案編目檢索中的應用

計算機是理想的地質檔案資料檢素設備，有了它，不僅可以提高查找資料速度，節(jié)省時間，還可以提高查全率和準確率，節(jié)約勞動力資源。在應用計算機管理地質檔案過程中，筆者曾嘗試過3種方式:FOXBASE數(shù)據(jù)庫、EXCEL文檔、地質檔案管理系統(tǒng)軟件。考慮到各種檢索方式的需要，要從多方面設計庫(文檔)結構。如:按檔案號、資料名稱、比例尺、作者、工作時間、工作單位、找礦手段、礦種、地區(qū)、地名進行編目。

用FOXBASE數(shù)據(jù)庫進行檢索要求很嚴，半角/全角、大/小寫狀態(tài)、語句、標點不能有一點差錯，查找起來很不方便。

用EXCEL文檔管理，它的優(yōu)點是輸入文字或數(shù)字時可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺點是查找時，只能一下一下地點“查找下一個”，一條一條地查，不能一次顯示查到符合條件的所有的內容。

地質檔案管理系統(tǒng)軟件檢索地質檔案資料，就解決了一次顯示一條的缺陷。而且它有單條件和多條件查詢。從利用者的角度上看，檢索系統(tǒng)的開發(fā)利用解決了查詢難的問題。使用地質檔案管理系統(tǒng)軟件后跨類別檢索不再是一個難題，只需輸入幾個關鍵詞，用鼠標輕松一點就能找到所要的檔案資料目錄。從管理者的角度上看，地質檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)利用為檔案管理提供了管理平臺，初步實現(xiàn)了信息化，促進了檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的進程，同時也解決了人工統(tǒng)計繁雜、不準確的間題。以往每年做年報統(tǒng)計是一件頭痛的事，要每個類別一頁一頁地統(tǒng)計，既煩瑣又容易出錯。利用地質檔案管理系統(tǒng)軟件只需輸入統(tǒng)計的時間段，就能得到準確的數(shù)據(jù)，管理工作也因此上了一個新臺階。從功能上看由可以隨時增加模塊，具有修改容易、操作簡單等特點，為不斷持續(xù)改進創(chuàng)造了條件。

3.2 計算機在地質檔案資料借閱中的應用

應用計算機進行地質資料借閱管理，首選當屬地質檔案管理系統(tǒng)軟件，它的檢索系統(tǒng)與借閱管理系統(tǒng)是相互關聯(lián)的。通過檢索查詢可以生成借條:點擊某一編號，計算機就會自動把這一條內容存到借條中去，并且可隨時修改，最后確定，自動打印成借條。通過借閱管理系統(tǒng)，能夠進行去向查詢--把某一編號輸入去向查詢，計算機會提示:“這份資料在下列人員手中”。并列出借閱時間、借閱者姓名、檔案號、資料名稱等。還可以統(tǒng)計使用率--使用某一份資料的人次、回次；已借出的資料有多少份，歸還了多少份，未還的多少份。避免了人工一筆一筆地統(tǒng)計，既節(jié)約人力，又節(jié)省時間，而且非常準確。

參考文獻

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