緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的職責范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

民政檔案管理工作的開展，與民生有著密切的關聯，是維護社會穩定、促進經濟持續發展的關鍵。民政部門的有關領導要提高對于檔案管理工作的重視程度，組建檔案管理控制隊伍，對于檔案管理工作的機制進行全面研究，對檔案管理工作中存在的問題進行及時有效的解決，讓各項管理制度和任務得到更加深入地落實，為檔案管理工作的開展奠定一個良好的基礎，更好地發揮檔案管理工作的功效。

2 對于檔案利用效率進行改善，提高檔案資料利用的規范性與可控性

民政部門的工作與廣大人民群眾的基礎利益有著密切的關聯，并且檔案資源具有不可再生和不可替代的性質。針對檔案管理工作的具體特點，檔案管理部門要對檔案管理工作的制度進行調整和完善，并嚴格地履行各類工作規范，依據檔案利用制度來開展日常檔案資料的收集、歸檔、借閱、保管、保密、移交及銷毀等，讓民政檔案資料管理更加完整、全面、真實。

3 以科學的管理思路和形式來開展檔案管理工作，提高檔案管理工作的科學性

作為社會公共服務部門中的重要角色之一，民政部門的檔案管理工作是非常重要的。在相關管理工作開展的過程中，要樹立負責任的態度，積極地為廣大人民群眾提供完善的服務。結合當前社會的熱點問題，對于檔案資源的利用情況進行不斷地完善，對于檔案管理工作進行深入調研，提高對于日常婚姻登記、收養、優待撫恤、城鄉居民最低生活保障、復退軍人接收安置等方面的原始檔案資料的管理水平，為民政檔案管理利用的深度提高奠定堅實基礎。結合當前檔案管理工作的具體需求，檔案管理信息化建設的開展也是非常重要的。檔案管理工作的開展是民政工作開展的重要基礎和支持，同時也是提高民政管理水平和工作成效的重要保證。在檔案資料利用機制的構建上，要將電子檔案的管理利用作為其中的一個重點內容，對于檔案信息資料的內容進行不斷豐富，通過提供多樣化的信息資料服務，讓民政檔案的資料和參考作用得到更好地發揮。在檔案管理利用的過程中，也要對于管理方式進行不斷地完善，通過創新利用形式和途徑，讓民政檔案的民生價值得到最大限度地利用。

4 積極開展和落實人才的培養和隊伍建設工作

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檔案的整理

檔案的整理結果反映了項目開展全過程的實際情況，體現出項目實施過程的全貌。檔案人員的任務就是力求通過對檔案材料的整理反映出項目開展過程中對項目經費、項目質量、計劃進度的全方位的有效控制。國家有關檔案法規對項目文件的整理與歸檔的責任單位有明確規定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當我們作為業主單位，作為任務的承擔單位，我們對項目開展過程中各分包單位提交的項目檔案如果只是單純的接收，而不關注移交文件的整理質量，那么最后整個項目檔案是否能真實反映項目的系統、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產投資項目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產生懷疑。可見，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數量進行核對，更實際更重要的作用在于對項目的質量控制進行最后的把關。高質量的整理結果，呈現的一定是一個脈絡清晰，質量可靠的項目實施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項目質量的一個控制過程，要保證項目檔案的整理質量，檔案人員必須充分了解項目進行的全過程，遵循項目文件的形成規律和成套性，保持文件的有機聯系，才能保證文件的真實有效，而真實有效的項目檔案才是對我們的工作有指導、幫助作用的可利用的檔案。

檔案編目

在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表等進行編寫。按照著錄規則，通常應該著錄的內容包括：序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項數據中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內容，例如我單位的技術服務項目，簽署的合同封面一律為技術服務合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內容的規定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進行編目時不能夠對合同內容進行概括提煉著錄進文件材料題名，那么要找到指定內容的技術服務合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環節中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內容作仔細地研讀，力求將文件主題內容反映出來，以利利用。

檢索

檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準備工作，我們將文件編號、責任者、文件材料題名、日期等錄入數據庫中。利用者根據自己的需求，在相應查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內容。在這個工作環節中，如果我們僅僅按著錄規則錄入文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號等數據，要滿足所有利用者的需求是遠遠不夠的。科技檔案的管理一般是根據科研生產項目、課題或專業立卷歸檔，但科研單位人員可能因為所處的角色與位置不同，關注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應根據本單位的機構設置、部門職能分工及科研生產實際情況對檔案材料進行仔細研究，對利用頻率較高的信息進行匯總，增加項目階段、技術狀態、立項說明、關鍵技術指標、項目成果、專利情況等檢索項，提高了檢索效率。

檔案的查詢、借閱

身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內的檔案數量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協助。那么檔案人員就應不斷充實多方面的學科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業素質和業務水平，為利用者提供盡可能全面的服務，根據利用者的實際情況采取靈活的服務方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關系，以多種形式迅速、準確、系統地開發、傳遞、應用檔案信息資源，充分發揮檔案的利用價值，為企業各項工作提供有效服務。

篇（3）

在一個企業中，檔案管理無疑是企業管理的一個子系統。對于非國有企業，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經不僅僅在于是否有利于檔案學理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業的生存和發展發揮其實際的事功。

我國對非國有企業檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業，檔案行政管理部門應對它們進行調查、摸底、排隊，對不同行業、不同規模、不同經營方式的企業，做到心中有數，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規章、管理標準、制度，盡量使企業不走彎路或少走彎路“抓執法檢查是最重要的一個環節”等等。筆者以為，這可以看作是傳統觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領域的精神延續。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當代現實缺乏更宏觀和深入的分析。對當代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學者指出的“理順關系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監控作為國家對非國有企業控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監控本身，有學者作出了清醒的認識和反思：監管中應堅持不干擾非國有企業生產經營活動，有利于促進非國有企業加強管理，提高經濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。”“監控方法要靈活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在這個意義上說，這種觀點不是袖手談經，卻體現了一種清醒、求實的色彩。

要談非國有企業的檔案管理工作，百轉千回，最終還是繞不過非國有企業檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準的操作程序，而僅在于對非國有企業檔案管理的原則和體制作一番同當下現實環境相契合的思考。

二、非國有企業檔案管理應遵循的原則

談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”這是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導全國檔案工作的科學準則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業檔案管理應遵循的原則”？

筆者的本意是，前者的表述側重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業檔案管理應遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當時非國有企業無論從數量還是質量上在國民經濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質言之，國有企業大一統的局面并沒有被撼動。因此，“統一領導，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業而言，其著眼點也不可能超越當時的社會現實。然而，當從產權到制度都與從前的國有企業迥異的非國有企業發展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業檔案管理應遵循的原則”，可以說是改革深入發展的內在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發展、完善。

1、效益性原則

企業是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經濟下的企業首要遵循的是效益原則。企業檔案管理講求效益性從根本上說是市場經濟的客觀要求和體現。

所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。

效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業的管理方式為鑒，那么日本的經驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導下的市場經濟，既有別于英美式的自由市場經濟，也有別于西、北歐的社會市場經濟。日本民間企業在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預期收到的效果進行比較研宄。在實施“設置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統一保管的道路，而是分散管理。民間企業按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應現代化進程的一種制度選擇。

如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關于一個開放社會的“基層化原則”。根據基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應該由政府或民間組織來完成，其優越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠將決策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構、各種行業協會和檔案工作者協會將有所作為。關于這一體制問題，在后文還將進一步談及。

2、自主性原則

顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業自身作為檔案管理的主體，企業檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構設置、人員安排等由企業自己決定。筆者以為，這是由我國現行法律法規推導出的必然結論。

按照《中華人民共和國私營企業暫行條例》的規定：私營企業的資產屬于私人所有。”照此精神，非國有企業的檔案作為特殊財產，同其資產一樣也應該屬于資產的所有者擁有。道理不難理解，私營企業是以生產資料私有制為基礎的，而私營企業檔案是私營企業在從事生產、經營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產生的，是企業各項活動的伴生物。而把這個結論一般地推廣到整個非國有企業范疇，我們就完全可以說，產權制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業產權歸誰所有，企業檔案也歸誰所有。從法理上講，此結論適用于《民法通則》關于財產權的一般規定。因此，非國有企業的所有者毫無疑問地享有其所有權、占有權、收益權和處分權，當然也包括檔案的管理權和很大程度上的處分權。

由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關動員幫助非國有企業建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應的“幫助”當在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。

然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權”呢？這是因為檔案作為企業活動的沉淀，同一般企業行為一樣，也在一定條件上具有經濟學上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”一盡管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結論：非國有企業檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統決策帶來的風險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統，而且也適用于經濟、文化和其他領域對檔案管理而言，非國有企業的自主管理正是這一原則的集中體現。道理很簡單由于權力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權的管理成本和風險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業檔案的自主管理理所當然是明智之舉。

3、靈活性原則

所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環境決定，非國有企業成千上萬，情況各不相同。各企業規模不同，具體軟硬件環境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優劣并不能給實踐帶來多少指導意義。試想，如果面對的是一個小企業，本身產生檔案不多，卻要求其照搬傳統國有企業的檔案管理模式，專門的檔案機構和專職的檔案人員一應倶全，集中統一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業不僅有規模的不同，更有行業特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當。

靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風，沐美雨，甚至言必稱“托管機構”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應該鄙夷。甚至傳統的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？

管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義。科技圖紙、文書文件、財務報表、人事資料、信用憑證、技術成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創新，呼喚著管理的手段既有彈性又統攝自如。

據日本檔案學者大谷明史介紹，“日本企業的檔案管理體制除少數外，一般都不是集中統一保管型，而是分散管理型。……盡管整個企業沒有形成集中統一保管檔案的管理體制，但企業的經營管理活動，都能依據各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當作對集中統一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。

歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關系。

三、非國有企業檔案管理工作的外部體制

所謂非國有企業檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內管理全部非國有企業檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業檔案的內部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業檔案有關的機構的設置、隸屬關系、職權關系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業以及其他機構和組織之間的關系問題。事實證明，非國有企業內部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

筆者以為，今天的非國有企業檔案管理體制，應當是：以自主管理為基礎，以法律監控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結合。

對民間性質的檔案組織應當鼓勵。

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食品衛生監督檔案管理的意義

它是指在有關職責部門在開展針對食品衛生監察工作時，將對科研成果宣傳、培訓，對違法違紀的食品安全處理結果，對食品相關企業的安全評價以及與上述有關的食品衛生法律、法規等政策、規章以記錄的形式留存的一種綜合性記錄形式。它記載著我國食品衛生監督管理的發展歷程，為我國未來的食品監督工作的開展作出前期指導。同時，肩負相關管理職責的人員可以通過行政執行人員記錄的食品衛生現場監督、檢查的情況，來考核該人員的綜合素質，所以將食品衛生檔案管理規范化、是我國發展健全的食品安全衛生監督管理體系的必經之路，同時也為后續的發展打下夯實的基礎、提供理論依據。

檔案管理的具體實施做法

制定合理方案，將標準統一化。方正市食品衛生管理局剛組建，經驗較少，工作中需要管理的檔案并不十分繁雜，但同樣，由于組織部門新成立相關管理人員經驗不足等問題比較嚴重所以，針對這一問題，我們可以進行優化。

制定適合的立檔方案，將歸檔標準統一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下屬地的商戶流動性較強，變動較為頻繁等原因缺乏統一的管理，由此針對該地區監管工作很難及時、規范的進行。所以，地方職責部門制定了一系列的立檔方案，通過食品生產、經營單位等的行業特性等制定了“一戶雙檔案管理制度”，即為同一商戶同時設立綜合信息卡片及分戶檔案管理，與此同時，將相關檔案的填寫、使用規范、食品衛生檢查制度等相關管理明細在檔案管理者等職責部門，用以規范未來工作進程。同時，增設“食品抽樣檢測”“行政案例處理分析”的地方特色模塊，以期為后續統計、分析工作打下基礎。

對檔案資料做到及時收集、整理歸檔。在食品衛生監督管理的檔案管理中，對檔案中所需的資料做到及時、規范的整理尤為重要，及時將生產、經營個體的各項基礎信息、量化測評鄧相關資料做備查準備，使得檔案與實際情況溝通密切，避免發生“檔實分離”。

加強管理，提高存檔人員的工作質量。檔案管理人員的基本素質是保障相關檔案管理妥善進行的重點，如果想要提高檔案管理的質量就必須對檔案管理人員進行較為嚴格的業務技能培訓。采取定期組織高級檔案管理人員進行專業技能的培訓、定期組織有關檔案管理制度的宣講，通過提高檔案管理人員的綜合素質，從而提升整體食品衛生管理檔案管理的水平。

食品衛生檔案管理的體會

首先，領導層的重視程度是進行一起管理體系改善的前提條件，直接影響檔案管理相關工作能否妥善的進行。有了領導層的支持，建立妥善的檔案管理制度更容易被落實、實施。從而實現“上下齊心，共同監管，橫縱制約”的健康管理體系。

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隨著電子信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

1、醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

1.4檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

2、提高醫院電子檔案管理的對策

2.1建立完善醫院的檔案管理網絡

醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.2制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

2.3加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

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事業單位工程建設會計憑證檔案管理是服務于工程建設，確保工程建設能夠充分地按照標準化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責劃分不明確，導致了事業單位工程建設會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業單位在工程建設會計檔案的管理上，應該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業單位檔案管理部門，應該更為細致地劃分檔案管理的職責，并且出臺相關的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內容、職責意識、崗位落實、工作狀態、工作態度、專業技能與素質等有機地形成一個考核與評價的生態圈，并且將這種考核的結果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設會計檔案管理工作，全面有效提高事業單位工程建設會計檔案管理成效。

二、信息時代下事業單位檔案管理的發展

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1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。

1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。

1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。

2醫院檔案管理工作的特點

醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:

2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。

2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。

2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。

3醫院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

參考文獻

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[3]張新芳.醫院檔案管理工作現狀及對策[J].中國科技信息,2005,(21)

[4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫院檔案管理工作的對策[J].中國醫院管理,2006,26(7)

三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策

海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。

1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是：“監督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規劃學校檔案工作。”目前，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。

2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用”；《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規定予以補助。”但是，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。

4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導干部身上。由于高校的特殊性，二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。

對策1：機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機關設置檔案處(館)。這樣，檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。

對策2：行業收費是一個敏感且嚴肅的問題，必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭，通過調研提出一個收費與補助標準，報送物價部門審批，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一，不規范問題。

對策3：單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大檔案宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。

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在高校檔案管理中，實行信息化管理是高校檔案管理的創新要求。所謂的信息化檔案管理，指的是充分運用現代信息技術，對檔案資源進行整理、記錄、開發的一種過程。高校檔案作為高校發展的紀錄，它是高校文化的積淀，它是高校管理中的一項重要的組成部分。故而，在高校檔案管理中，必須引起足夠的重視，在高校檔案管理中，實現科學化、信息化的管理目標。

1.樹立高校全員參與的工作理念

在高校檔案管理中，應該積極地樹立全員參與的工作的理念，以達到對管理體制和工作機制進一步完善和深化的目的。高校的創辦和發展與高校檔案業務有著緊密的聯系。高校檔案是對高校建設的成就和經驗的真實記錄，它涉及的范圍很廣，包括高校的科研、教學、管理、服務等各個層面。它是高校文化的積淀。同時高校檔案與校園文化建設有著緊密的聯系，都是為學校服務，為廣大的師生服務。所以，在本質上，高校檔案管理是服務性質的，這也就必然要讓檔案人員克服“坐、靠、等”的思想，轉變“被動服務”，逐步樹立“主動服務”的思想。這實際上要求檔案管理逐步增強服務的主動性和有效性，將檔案管理的工作方式從封閉向開放過渡。故而，轉變管理員管理到人人管理，是對高校檔案管理的一種創新。改變以往那種等待各部門或者個人移交材料的局面，形成一種全員參與的主動收集材料的良好的局面。這就要求全員樹立高校檔案管理的意識。畢竟，高校檔案文化作為校園文化建設的一項重要的載體，其內涵極其豐富，在校園文化建設中是重要的一條資源渠道，在人文教育上是絕好的教材。積極地將檔案文化滲透到校園文化建設中去，讓高校的一些杰出的名人資源、悠久的校園文化資源，以及文物文化資源充分發揮育人功能，以達到對學生學習興趣的激發，提高學生的人文素質，彌補課堂教學上教育的不足。在理想道德教育上，通過檔案文化，培養學生愛校勤學，積極地發揮出重要的作用。檔案文化具有無形的精神力量，有利于學生的全面發展。另一方面，高校檔案工作，在高校管理中涉及的面非常寬泛，有文書檔案、財務審計檔案、干部人事檔案、校園治安檔案、人才培養工作評估檔案等等。故而，高校中各個職能部門以及工作人員和領導，應該對檔案管理工作給予高度的重視，積極樹立全員參與檔案管理的工作理念，逐步形成高校檔案管理工作的一種良好氛圍。

2.完善檔案體制和運行機制

在高校檔案工作的管理中，檔案的管理體制和運行機制，它們是緊密聯系、相輔相成的，在體制創新中，首先要求機制創新，將體制和機制進行有效的優化，有利于提高檔案管理工作的質量。在高校檔案管理中，積極地加快高校檔案的信息化管理以及自動化建設，是提高高校信息化檔案管理的重要舉措。為了完善高校檔案管理的體制和運行機制，應該積極地完善高校檔案管理工作的體系，對校領導在檔案分管工作中的職責給予明確，不得含糊，不得有漏洞。對于其他分管業務工作的領導，促使他們在分管檔案工作的領導下開展一些相應的管理工作。高校檔案管理涉及的面很寬，在材料收集中，其流程一般是由后勤處、計財處、保衛處、教務處等職能部門將自己的材料匯集后移交給學校檔案室，再通過檔案室進行進一步的統籌整理形成檔案。在檔案管理中，完善好高校的檔案管理運行機制是提高學校檔案管理的關鍵所在。傳統的觀念，認為檔案的收集以及整理工作都是檔案室工作人員的職責所在，與其他人無關，從而導致相關的檔案職能部門工作人員在工作中不思進取，缺乏創新。所以，在高校檔案管理的機制建設上，積極考慮相關人員的積極性來增強這些人員的責任感和積極性。

3.加強管理隊伍人員的素質提高

在高校檔案管理中，科學合理地進行檔案管理，有利于高校檔案管理質量和效率的提升。在高校檔案管理中，真正要實現高校檔案管理的信息化、科學化、自動化，也不是一件輕易的事情，需要積極地將高校檔案管理納入高校工作的議事日程上來，以引起高校領導的重視，切實地對高校檔案管理隊伍給予建設，積極提高管理人員的綜合素質。其途徑有：其一，積極地結合高校檔案管理隊伍人員的實際情況，定期地開展《檔案法》學習活動。領導帶頭對《檔案法》進行學習，促使人人對高校檔案的意義有清晰的認識，提高檔案管理的意識。讓每一管理人員積極做好自己的業務工作。其二，積極用檔案制度來約束人。在檔案管理中，比如《檔案利用制度》《綜合檔案室工作職責》《檔案庫房管理制度》《檔案人員工作職責》《檔案收集整理管理制度》等等，都是高校檔案管理工作人員必須遵循的準則，充分利用這些制度，有效地做好對管理人員的管理。其三，積極加強對檔案管理工作人員的業務能力的培訓，以促進高校檔案管理人員的綜合素質能力的提高。

4.結語

綜上所述，在高校檔案信息化管理中，要突破傳統的管理模式，創新全員參與的管理模式，需要樹立高校全員參與的工作理念，積極完善檔案體制和運行機制，加強管理隊伍人員的素質提高。通過以上的努力，高校信息化檔案管理水平必然會有質的提高。

【參考文獻】

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二、新形勢下事業單位檔案管理改革的必要性

數字化時代的到來讓很多數據的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發展方向，應用新的技術改革事業單位的傳統檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業單位的工作質量。事業單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數字化和信息化處理，能夠充分發揮檔案的管理職能，事業單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。

在互聯網技術不斷發展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發展。不但事業單位檔案管理工作處于改革的期間，事業單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢下事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作認識不到位

受傳統檔案管理工作觀念的影響，一些事業單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發展帶來經濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業單位的發展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學

現代的科學技術不斷發展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創建檔案管理系統來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數事業單位都采用了計算機系統來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統的數據進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。

（三）檔案管理工作人員的專業素質不高

檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業知識，掌握專業的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環境，培養仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人?T的專業素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢下事業單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業務流程

完善檔案管理的業務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環節的設計和工作效率，發現整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環節的優化，通過信息技術實現對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業單位的檔案業務流程改革也要從本質上進行。

第一要優化業務流程，完善檔案管理內部部門之間的業務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業單位部門之間的業務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監管工作，對每個環節都要進行合理的規劃。第二，規范業務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規定將檔案管理流程的體系固定下來，根據檔案管理的發展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]

（二）擴展檔案管理服務能力

首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發數據的整理功能，讓檔案數據能夠執自行的按類別規整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據所查找數據提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據數據發生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數據倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發展。

（三）構建檔案管理平臺

構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業單位發展的平臺為依托，建立屬于自己的發展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發展目標的平臺。第二方面是實現對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現對檔案資源的整合，使檔案管理工作發揮最大的效益。

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【中圖分類號】TU712；G275.9 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

隨著企業的不斷發展，工程項目檔案越來越多，要求越來越高，檔案管理方法也在不斷變化發展，各行各業均擁有屬于自己特點的檔案管理軟件，走上專業化管理道路。作為一個電力工程施工企業，工程項目檔案管理還存在諸多弊端，需要不斷加強工程施工、竣工檔案管理的規范化、科技化、信息化、網絡化，通過提高檔案管理水平，為企業發展服務。

2 提高工程項目檔案管理的必要性

2.1 加強項目檔案管理是每位職工的義務

《中華人民共和國檔案法》第3條規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務”。另外，國家還頒布了《中華人民共和國檔案法實施細則》、（GBT 11822―2008）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、（DAT 28―2002）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等一系列法規、國標、行標，對企業檔案管理職責作出相應規定[1]。作為電力施工企業的每一位員工均有為企業檔案管理貢獻力量的義務。

2.2 規范化、標準化檔案管理可使企業利益最大化

近年來，隨著國家宏觀經濟的發展，電力行業越來越多的重大特大項目均有創建國家優質工程的建設目標，其中項目竣工資料是評選優質工程的重要依據之一，在評選階段占據十分突出的地位。

許多工程建設單位越來越重視工程項目檔案管理工作的規范化、標準化，并采取了在承包合同中明確竣工資料保證金的規定，其比例高達合同價款的5%。在項目管理過程中，建設領域項目管理“員”也包括檔案資料員，屬于專業化管理人員之一。

筆者負責過多個工程項目檔案管理工作，從施工過程檔案收集整理到竣工檔案制作移交均全程參與負責，工程竣工資料無法及時按業主規定要求移交則無法進行項目最終結算，竣工移交時間拖得越久，企業利益損失越大，其中包括可見的經濟利益損失和無形的品牌名譽價值損失。

3 施工企業檔案管理存在的問題分析

3.1 有意識，無重視

作為一個施工企業，其檔案構成中很大部分為工程項目竣工檔案，工程項目檔案從招投標開始，經過施工過程控制到竣工驗收結束，都會形成一系列具有價值的重要資料。

當前施工企業檔案管理中存在的問題主要是工程項目完工后無法及時在規定時間內移交竣工資料，有些項目甚至在項目部解散之后兩、三年才完成，這嚴重影響了企業利益。不能保證竣工檔案移交的及時性、有效性，其根本原因是：①管理層存在著“檔案工作就是檔案員一個人的事情”的思想，并沒有“專業的人才做專業的事”的意識；②相關管理領導和職工沒有重視工程項目檔案管理；③企業建立的獎懲機制未能覆蓋或不能在檔案管理工作中實際操作。這是一種“有意識，無重視”的不負責任的現象。

3.2 有機制，無職責

在當前工程項目招投標競爭日益激烈的大環境下，國有企業幾乎都緊緊跟隨國家政策對內部管理進行實時調整，其也已經意識檔案管理的重要性，意識到檔案管理是影響企業利益的基本因素之一，從設置各級檔案管理部門，設置專業檔案室，加強日常檔案收集整理，到加強檔案宣傳和員工培養培訓，硬件條件似乎都是按部就班、井井有條地穩步推進。在這看似有效的管理機制下，其實存在很多問題：需要調閱時才發現重要的項目檔案并沒有及時歸檔，或已經遺失無法追溯；由于部門眾多，多數部門會自己保存相關重要檔案，并不移交企業的專門檔案室保管，致使其他部門在相同的檔案需求上做了重復工作，耗費人力物力，給企業帶來較大損失；沒有一定的獎懲機制來對檔案管理人員進行獎優罰劣，這是一種典型的“有機制，無職責”的管理失職表現。

3.3 有崗位，無能力

企業各級檔案管理部門眾多，檔案管理崗位也按標準設置，但管理者能力和水平卻參差不齊，出現已經歸檔的檔案資料根本不能滿足歸檔要求的情況。普遍原因是項目檔案管理者一般都不是專業的檔案管理人員，而是技術員兼職，甚至有些人員從未經過檔案管理培訓就直接上崗。工程檔案是企業檔案的重要組成部分，占比極大，檔案管理者業務能力低下會導致資源浪費、影響檔案質量，使工程難以通過竣工驗收，從而導致企業損失。這便是所謂的“有崗位，無能力”現象。

4 提高檔案管理能力措施

4.1 加強檔案宣傳，提高職工意識

要提高全體職工的檔案管理職責意識[2]。首先，企業管理者在制定各?規章制度時，應從制度上為檔案重要性宣傳做好鋪墊，讓廣大職工明白加強檔案管理職責、提高檔案管理能力是關系到企業長期利益，關系到每個人切身利益的。其次，制定的檔案管理制度應明確各級部門形成的重要檔案要指定專人及時整理，集中歸檔，集中保存。同時加強各部門之間的溝通，實現檔案的有效利用。再次，在提高職工檔案管理意識的同時，領導層的重視程度也是直接影響檔案管理工作的重要因素。企業管理者，尤其是高層管理者應定期對檔案管理工作進行檢查，獎勵優秀，調整中庸，淘汰落后。

4.2 落實管理職責，建立長效機制

企業建立的各級檔案管理部門均有對應的管理職責需要嚴格落實，在多數情況下，部門之間的業務需要上級領導協調統一，而非按照制度規定來執行。

要使廣大職工自動自覺落實自己的檔案管理職責，必須要求各級檔案部門加強“按制度辦事”的意識，認真及時落實各自管理職責。

建立及時有效的獎懲機制，對檔案管理有積極貢獻的職工予以實質性獎勵，同時對領導不力、管理不善、甚至管理混亂，為企業形象帶來負面影響的職工予以一定懲罰。

4.3 提高操作能力，確保后繼有人

針對各級檔案管理人員，尤其是工程項目檔案管理人員，要組織專業化培訓、定期學習，以提高其管理和操作能力。新進入的檔案管理人員，應考慮其檔案管理操作培訓周期，使其在具備一定的實操能力之后再從事相關業務管理。

不論企業內檔案管理還是工程項目檔案管理，專業化管理始終是最終管理方式。專業的人才能做專業的工作，獲得與職位相適應的勞動報酬，才能使得企業檔案管理工作實現長期穩定發展與進步，保證企業利益趨于最大化。

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水利工程檔案的完整和真實的記錄，對于水利工程項目的建設至關重要。而水利工程單位的檔案完善程度，取決于以各個部門單位工作活動運作體系的技術資料和相關部門工作活動的運作經驗的積累。對于水利工程檔案管理來說，水利檔案反映了水庫系統運行情況，并為防洪、灌溉與城市供水等方面提供重要參考標準資料與憑證。只有水利工程檔案真實和完整了，才能保證參考資料的準確，方便水利工程部門作出正確的決策。

（二）系統性

檔案管理工作本身與企業的其他管理工作不同，水利工程建設本身就是一項巨大的工程，自然檔案管理就復雜。當前水利工程建設階段性方案研究的檔案保管時間大概為1-2年時間，之后就要交由相關部門的檔案管理室進行管理。為了保證歸檔工作的順利，就需要做好檔案內容、移交時間、參考借閱手續、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，通過這樣一系列的工作，保證檔案管理流程相對更為系統，檔案的參考價值也會提升。

二、水利工程檔案管理工作中存在問題

(一)水利工程檔案管理制度不健全

由于水利工程項目形成周期長、參建單位多和涉及領域廣，需要水利工程建立健全的檔案管理制度。但是，當前有的單位沒有健全或完善檔案管理規章制度，或者是建立了制度卻形同虛設，造成了水利工程檔案管理業務指導缺乏有效監督力度。另一方面，水利工程檔案管理制度的不健全也會引起施工單位施工過程中不注重檔案歸檔，監理單位不及時移交原始資料，阻礙了檔案順利歸檔，甚至造成檔案的流失和遺漏，影響了檔案資料的完整性。

（二）水利工程缺乏檔案管理意識

由于水利工程檔案管理工作的復雜性，對樹立工程建設過程中的方方面面均要及時詳細記錄、完整歸檔，這樣才能保證水利工程檔案內容的完整性。但是，在現代水利工程建設過程中，檔案管理的相關部門缺乏檔案管理意識，存在嚴重的重建設、輕檔案的思想，忽視檔案管理工作的重要性，造成了檔案內容不能及時有效地收集，影響了水利工程檔案管理工作。

三、水利工程檔案管理工作的完善措施

（一）健全水利檔案制度，明確管理職責

為了確保水利工程檔案管理工作的順利進行，各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，并且對于檔案管理制度和法規進行學習，從而不斷完善現有檔案制度。健全水利檔案制度的同時，還要明確水利工程各級建設管理部門、監理單位和項目業主和勘測等的職責，明確管理職責，落實分工，保證水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作的順利進行。進一步保證水利檔案內容的完整、工作的規范。