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[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。

1 檔案管理中在GLP準則下，檔案管理應具備的基本要求

1.1 操作規程

結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，并參考行業標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。

1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求

試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。

2 電子檔案的管理

2.1 電子數據的來源

在GLP試驗室中，電子數據主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數據，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數據。

2.2 電子數據的存儲介質

電子數據的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。

2.3 電子檔案的檢驗與接收

送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。

2.4 電子數據的保管要求

（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。

（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。

（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。

（4）環境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。

2.5 有效性保證

（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數據，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數據，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。

（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發現問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。

（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。

2.6 電子檔案的使用

電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規定。使用者對電子檔案的使用應在權限規定的范圍內。

作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。

3 干濕標本的管理

3.1 干濕標本的來源

干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。

3.2 干濕標本的接收

檔案員根據歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。

3.3 干濕標本的儲存

儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現象的發生，如有漏液現象的發生應依據機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。

3.4 干濕標本的借閱

干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。

3.5 防蟲害管理

檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發霉、蟲蛀等現象。

3.6 干濕標本的處理

如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統一處理。銷毀時應委托專業公司進行處理，防止造成環境污染。

4 結 語

檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。

主要參考文獻

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2目前醫院內部審計檔案管理存在的問題

審計署、國家檔案局2012年聯合的第10號令《審計機關審計檔案管理規定》，審計署2013年的《審計機關審計檔案工作準則》，都明確了審計檔案的管理內容、基本要求和人員配備，并詳細規定了審計文件材料的歸檔范圍。10號令和工作準則的頒布實施為醫院內部審計檔案規范管理提供了基本法規和工作思路，各醫療服務行業以此為依據，改進工作方式方法，在醫院內部審計檔案管理方面取得了一定的成效。但是，在內部審計檔案管理工作的具體實施中，還存在以下問題。

2.1審計檔案的規范管理意識欠缺

部分醫院內審部門檔案意識薄弱，規章制度不夠健全。醫院的領導、內審部門負責人以及內審檔案工作人員對審計檔案管理認識不到位[8]，沒有制訂規范的工作流程，責任分工不明確，缺少有效的防范搶救措施，導致審計檔案出現收集不及時、漏收、丟失、損壞、信息泄露等現象。隨著內審檔案資源的增加，由于檔案歸檔的滯后性、工作人員的意識不到位，內審人員往往不能及時將審計工作中的形成資料及時歸檔，造成檔案流失，無檔可歸，無檔可查。另外，在審計檔案的借閱傳遞過程中，由于借檔或閱檔人的保管不當、未按審批規章對保密審計檔案進行查閱，很容易造成審計檔案的損毀、丟失、泄密等問題的出現[9]。

2.2審計檔案工作人員的專業性不強

實現醫院內審檔案的規范化管理，必須培養一支擁有檔案管理知識、熟悉審計業務、具有信息化技術并能嚴格遵守職業道德素養和行業紀律的檔案人才隊伍。目前醫院內部審計檔案往往由負責審計工作的人員以兼職的形式進行管理，缺乏專業的審計檔案管理人員。由于內審人員毫無檔案管理方面的理論知識基礎、缺少檔案管理系統的理論培訓，不熟悉計算機、網絡環境下檔案管理系統的使用，在審計檔案的收集、立卷，確定檔案的保管期限、密級，檔案信息化的管理和開發利用方面存在很大的隨意性，這對醫院審計檔案管理的發展是極為不利。

2.3審計檔案的開發利用程度不高

檔案是記錄和保存科學技術知識、生產活動成果的科技文件，同時也是促進知識創造和科技成果轉化的重要資源，具有較高的再利用價值和經濟效益[10]。醫院內部審計檔案管理是審計工作的一部分，其目的是為了內審人員更好地開展、總結、研究審計工作，為了醫院管理層更全面、真實了解醫院經濟管理活動。目前，醫院內審檔案管理人員只是單一的注重審計檔案的存放和保管，醫院審計檔案資源信息化管理比較落后，審計檔案的開發與利用程度有限，很多非常珍貴的審計資料被束之高閣，未能發揮其應有的價值。

2.4審計檔案信息化的建設不足

隨著數據管理以及信息挖掘等技術的出現，檔案的電子化、信息化管理促進了檔案管理的現代化，實現了以注重檔案實體保管、利用，轉向注重檔案信息的數字化存儲和利用。目前，醫院內部審計檔案電子化、信息化重視程度不高，醫院審計檔案管理軟件欠缺，審計檔案的信息化建設相對不足，醫院審計檔案管理還以傳統的檔案管理模式管理為主，一定程度上影響和制約了審計檔案的開發和利用[11]。

3醫院內部審計檔案規范化管理的措施

3.1提高規范化管理意識，建立健全審計檔案管理制度

醫院內部審計檔案的規范化管理離不開觀念的更新，管理意識的強化，管理制度的健全，管理體系的建設。醫院領導要充分認識到醫院審計檔案規范化管理的必要性，把審計檔案管理工作擺到重要的位置，將審計檔案管理工作列入到醫院領導直接負責制度，明確院長為審計檔案管理第一責任人。設置專門的審計檔案室，配備專業的檔案管理人員和現代化的管理設施[12]。完善審計檔案管理長效機制，依據《審計機關審計檔案管理規定》《審計機關審計檔案工作準則》，制訂規范的審計檔案管理標準和工作流程，例如建立健全審計檔案收集登記、管理歸檔、保管保密、調檔查閱等管理制度及流程[10]，規范審計檔案管理各項工作標準，明確崗位職責和責任，規范和約束審計檔案工作人員行為。加強學習、擴大宣傳，為內審部門開展審計檔案管理工作創造良好的環境，督促內審部門不斷提升審計檔案管理水平，將醫院審計檔案管理列為醫院年度工作考核的重要內容。

3.2注重培訓，提升審計檔案管理人員素質

作為一項具有科學性和系統性的檔案工作，檔案管理的質量直接受到檔案管理者素質和職業技能的影響和制約。規范化的醫院審計檔案管理工作，對審計檔案管理人員是否具有專業的檔案知識和技能提出了更高的要求[13]。一方面，審計檔案管理人員應加強自身檔案業務素質的培養，積極總結審計檔案管理經驗，創新審計檔案工作思路，優化審計檔案工作流程。通過學習來拓展知識面，通過實踐來提高技術技能。另一方面，注重對審計檔案管理人員的培訓和培養。定期舉辦審計檔案管理、審計、會計等相關方面的培訓班，加強審計檔案管理人員的業務技能培訓。不定期聘請行業專家開展講座，將先進的檔案管理理念引入醫院審計檔案的實際管理中，明確審計檔案管理的范圍和標準，分類指導審計檔案規范化管理的歸檔范圍、標準和工作流程。經常組織參觀、學習，交流、學習審計檔案管理方法和經驗，不斷學習新知識，掌握新方法，更新新理念，提升審計檔案管理素養，推動審計檔案管理的進一步規范化。

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【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；人員素質

為貫徹執行同志對檔案管理工作提出的“加強檔案管理水平”的重要指示，事業單位需要重點執行對檔案管理辦法的改進和提高。為適應目前經濟化、信息化的國際形勢，在進行檔案管理過程中，應運用科學化、現代化的手段，對分析檔案管理工作的不足，通過執行方案優化和技術提高使檔案管理過程更加準確、高效，實現科學化、現代化的檔案管理方法，保證各項工作的準確實施。

1提高對檔案管理重要性的認知

檔案是了解人們過去的主要參考資料，記錄了過去人類活動的真實情況，反映了人類活動、客觀社會規律。因此，檔案管理是保證黨和國家事業正常進行、發展的重要部分，具有強大的歷史使命感和國家責任感，是行政事業單位開展工作的重要執行內容。另外對行政事業單位檔案管理工作的現代化建設也極為重要，它直接關系著事業單位現代化水平高低，如果不注重檔案管理的現代化建設，檔案信息服務工作必然會受到嚴重影響。所以，在認識到檔案管理重要性的同時，還應對檔案管理現代化建設的重要性有足夠認識，通過落實科學發展觀，持續創新，不斷提高檔案管理工作水平。同時在檔案管理工作中，對檔案管理人員的教育也應同步進行，強調準確執行檔案法、增強法制教育觀念、加強檔案管理和服務意識，貫徹執行國家檔案管理制度和現代化建設的思路。

2提高單位檔案管理水平

檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用，它具有非常高的權威性，因此最重要的是保證檔案的真實性，這是建立檔案最重要的原則，同時也是檔案管理人員的神圣職責。在對檔案的管理工作中，有關職能部門應遵照管理標準，遵守管理章程，堅定執行準則，增強對檔案管理工作的責任意識，確保按正規程序進行，保證檔案文件質量。

現代化的檔案管理還需要有效做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認識還很欠缺，因此，檔案管理工作要貫徹執行“立足檔案，面向社會”的方針，利用廣泛的資源對《檔案法》不斷加大力度宣傳，通過舉辦宣傳活動、單位內部網絡的工具、舉辦展覽會、研討會、座談會等形式，增強社會檔案意識和檔案法治觀念，使單位內部人員和人民群眾更廣泛的了解檔案，并自覺遵守法制管理，還可通過對反面案例的分析，立案說法以期更直接的警世效用，為檔案管理工作依法治理提供保障。

另外，為了加大對依法治理檔案的工作支持和投入力度，檔案管理部門還應積極尋求上級有關領導的支持，通過對檔案管理實際情況的分析，制定新的現代化檔案管理辦法與工作準則，對工作過程加強監督，進行有效統籌管理，以適應現代事業單位檔案管理要求，落實檔案管理工作依法治檔政策，根本上提高檔案管理水平。

3加強檔案管理人員自身建設

現代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執行來落實的，因此要保證依法治檔工作更有效的被執行，就需要保證工作人員嚴格執行檔案法的相關管理規定，通過對檔案管理人員進行相關法律法規的教育培訓，可有效提高在依法治檔工作中執行的效率和執行標準。

除了對檔案管理人員進行法律法規的相關教育之外，還應培養檔案工作人員擁有高度責任感和榮譽感的敬業精神。通過對職業素質的教育，培養工作人員對待工作能有正確的行為準則和不辭辛苦的工作態度，全心服務于單位的檔案管理工作，并以熱情的態度做好對來訪人員的接待工作。

4加強檔案室的安全管理

檔案管理工作最后一項重要的工作內容就是檔案的安全保管。

首先，要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外，就應當提高檔案管理人員的安全防范意識，通過對安全監控設備的使用，嚴格的檔案管理制度的建立，保障檔案保管安全性。

其次，通過對電路系統和電器設備使用情況的定期檢查，及時排除火災隱患，保證消防設施設置齊全，將火災發生的可能性杜絕，保證檔案存放安全。

最后，對檔案的保管采用科學手段和防護措施，通過利用高科技的先進設備、專業的安全防護和先進技術，保證檔案存放環境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈，使檔案在保存過程中不受損壞。

5結束語

目前我國事業單位在檔案管理方面存在著部分問題，為保證檔案在各項工作中能發揮自身的重要利用效果，非常有必要對當前檔案管理工作方法進行改進，通過提高檔案管理人員對檔案管理重要性的認知、用現代化和科技化手段改善管理方法、加強檔案管理人員自身建設和檔案安全管理四個方面的優化，使檔案管理工作更好的適應各項工作的需要。

參考文獻：

[1]張莉.行政事業單位檔案管理方略[J].赤峰學院學報：自然科學版，2013（24）：282283

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【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.

【Key words】 Files management Durg test

藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。

1 藥檢檔案的基本內涵

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。

藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。

2 當前藥檢檔案管理中存在的主要問題

2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

2.3 藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。

2.4 未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。

2.5 檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

3 適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作

新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。

3.1 建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

3.2 加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。 四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

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二、文書檔案保密管理工作現存的不足

1.文書檔案保密管理意識比較淡薄

第一，企業在思想上認識模糊。由于一部分企業在思想上對檔案管理工作沒有高度的認識，沒有把它作為企業基礎，存在“檔案是檔案，業務是業務”的想想，對于檔案與業務之間的關系認識模糊，因此不知道開展企業文書檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開展這項工作。第二，企業對文書檔案管理工作不夠重視。一部分企業并未認識到文書檔案在如今這個信息化的時代中所具有的使用價值，認為所謂的文書檔案管理僅僅是收集企業的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財力，卻出不來任何政績，是一種得不償失的行為。第三，企業缺乏主動性。大部分企業只重視形式，輕視內容，重視晉級，輕視效能，晉升文書檔案管理級別往往是為了應付上級的檢查，并沒有真正地從對企業負責，對企業歷史負責的角度去做好文書檔案管理工作。

2.企業在文書檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書檔案管理隊伍不夠穩定。在基層企業中，文書檔案管理人員大多數是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專業化水平不高，隊伍變動頻繁，這直接導致文書檔案的爭論和管理出現混亂的現象。第二，文書檔案管理的質量不高。首先，文書檔案的管理人員只知道基本知識，對于檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號混淆不清，出現蓋錯章、編錯號的習慣。其次，文書檔案目錄的索引不全，一些年代久遠的文書檔案很難找到索引，導致這些文件的使用價值得不到發揮，不能為企業的發展服務。最后是企業沒有足夠地認識到文書檔案的重要性，使得檔案的使用價值沒有充分地顯現出來，導致文書檔案的管理質量無法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書檔案管理的方式太過陳舊。當前企業的文書檔案管理主要是手工管理，文書檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數還是沿襲著傳統手工模式，現代化的管理手段被應用的很少，致使文書檔案管理的質量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒有到位。一般來講，基層企業的辦公經費往往處于緊缺狀態，因此，在文書檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴格的工作制度，提高工作標準

文書檔案管理工作主要負責收、整理和管理企業的文書檔案，這些文書檔案包括企業的歷史資料及發展，甚至包括企業的機密。為了提高企業文件檔案的保密程度，使機密文件不被泄露出去，各個企業單位必須制定保密管理制度和標準化的工作程序，這是使企業各項管理工作實現規范化、科學化和合理化的準則。這些制度和工作程序在為文書檔案的管理人員提出要求的同時也提供了指導。在保密管理制度的中，應該就文書檔案管理工作制定操作性強且詳細的工作規范和標準以供管理人員學習和執行。除此之外，企業還要結合管理人員工作的實際情況不斷完善文書檔案保密管理制度，使檔案管理的每個環節更加規范化、科學化。

2.提高管理人員的保密工作意識和企業素質

（1）職業道德素質。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內的職責的同時還要自覺地履行道德準則。管理人員應該熱愛自己的工作，對工作始終保持高度的積極性。管理人員應該妥善地保管企業的文書檔案，保持其在形式以及內容上的原始性和真實性。尊重事實、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業準則。

（2）文化知識素質。企業要對文件檔案管理人員進行系統、全面的文化、理論以及科學技術知識方面的教育，使他們的知識面能夠更為廣闊。近年來，隨著社會與科技的發展，科學技術已被廣泛應用到文件檔案管理領域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統的文件管理知識，還要能夠應用現代化的科技手段管理文書檔案。

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關于印發《會計師事務所審計檔案管理辦法》的通知

財會[20xx]1號

各省、自治區、直轄市財政廳(局)、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：

為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務所審計檔案管理辦法》，現予印發，自20xx年7月1日起施行。

財政部 國家檔案局

20xx年1月11日

附件：

會計師事務所審計檔案管理辦法

第一章

總 則

第一條 為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，制定本辦法。

第二條 在中華人民共和國境內依法設立的會計師事務所管理審計檔案，適用本辦法。

第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務所按照法律法規和執業準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。

第四條 審計檔案應當由會計師事務所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監督和指導。

第五條 會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。

會計師事務所應當明確一名負責人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。

會計師事務所應當設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業務培訓，具備良好的職業道德和專業技能。

第六條 會計師事務所應當結合自身經營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。

會計師事務所從事境外發行證券與上市審計業務的，應當嚴格遵守境外發行證券與上市保密和檔案管理相關規定。

第二章

歸檔、保管與利用

第七條 會計師事務所從業人員應當按照法律法規和執業準則的要求，及時將審計業務資料按審計項目整理立卷。

審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。

第八條 會計師事務所不得任意刪改已經歸檔的審計檔案。按照法律法規和執業準則規定可以對審計檔案作出變動的，應當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。

第九條 會計師事務所自行保管審計檔案的，應當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設施和設備。

會計師事務所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設立、管理規范的檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)代為保管。

第十條 會計師事務所應當按照法律法規和執業準則的規定，結合審計業務性質和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。

第十一條 審計檔案管理人員應當定期對審計檔案進行檢查和清點，發現損毀、遺失等異常情況，應當及時向分管負責人或經其授權的其他人員報告并采取相應的補救措施。

第十二條 會計師事務所應當嚴格執行審計檔案利用制度，規范審計檔案查閱、復制、借出等環節的工作。

第十三條 會計師事務所對審計檔案負有保密義務，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規和執業準則規定的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。手續不健全的，會計師事務所有權不予提供。

第三章

權屬與處置

第十四條 審計檔案所有權歸屬會計師事務所并由其依法實施管理。

第十五條 會計師事務所合并的，合并各方的審計檔案應當由合并后的會計師事務所統一管理。

第十六條 會計師事務所分立后原會計師事務所存續的，在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續方統一管理。

會計師事務所分立后原會計師事務所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應當根據分立協議，由分立后的會計師事務所分別管理，或由其中一方統一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

第十七條 會計師事務所因解散、依法被撤銷、被宣告破產或其他原因終止的，應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

第十八條 會計師事務所分所終止的，應當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

第十九條 會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

第二十條 有限責任制會計師事務所及其分所因組織形式轉制而注銷，并新設合伙制會計師事務所及分所的，轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會計師事務所及分所分別管理。

第二十一條 會計師事務所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的，應當簽訂書面委托協議，并在協議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關權利義務。

第二十二條 會計師事務所及分所終止或會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構代為保管審計檔案的，應當提交書面委托協議復印件。

第四章

鑒定與銷毀

第二十三條 會計師事務所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統稱檔案管理部門)應當定期與相關業務部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。

經鑒定后，確需繼續保存的審計檔案應重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當登記造冊，經會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。

第二十四條 會計師事務所銷毀審計檔案，應當由會計師事務所檔案管理部門和相關業務部門共同派員監銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務所信息化管理部門應當派員監銷。

第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監銷人簽名等)應當長期保存。

第五章

信息化管理

第二十六條 會計師事務所應當加強信息化建設，充分運用現代信息技術手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。

第二十七條 會計師事務所對執業過程中形成的具有保存價值的電子審計業務資料，應當采用有效的存儲格式和存儲介質歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。

第二十八條 會計師事務所應當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發現問題及時處理。

第六章

監督管理

第二十九條 會計師事務所從業人員轉所執業的，離所前應當辦理完結審計業務資料交接手續，不得將屬于原所的審計業務資料帶至新所。

禁止會計師事務所及其從業人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據為己有或委托個人私存審計檔案。

第三十條 會計師事務所違反本辦法規定的，由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監管對象或依法采取其他行政監管措施。

會計師事務所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。

第七章

篇（7）

文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01

辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要.

一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容

（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。所以，制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。

（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里；應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工。現實操作里應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發展方向

（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔。現代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理

（二）增進辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。

三、規范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質及效率，更是其茁壯發展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調整運營政策。所以，在我國規范好企事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及戰略意義。實際工作里出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過渡階段出現阻礙，不利于企事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。

四、結束語

現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。

篇（8）

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄.又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。在信息時代，高校檔案信息將日益成為經濟和社會發展所不可缺少的重要組成部分。這給當今的檔案工作帶來了非常大的變化，我們只有充分認識到開展檔案的信息化建設對檔案工作的重要性，才能改變對檔案的傳統認識，適應時代的發展趨勢，從根本上做好檔案的信息化建設。高校檔案應建立健全檔案管理制度和機制，加強檔案信息資源建設，全面推動高校管理信息化建設，為建設數字校園服務。

隨著國家經濟的發展、教育改革的不斷深入，教育事業引來了大發展大繁榮，同時對教育軟硬件的要求提出了更高的標準。一方面促使學校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質等外部客觀因素；另一方面，則更加重視對教育教學工作的管理，著眼于創造和形成學校的教育精神、人文精神、學術精神、科學精神等內容為中心的校園文化。

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現在，承載著未來的發展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存備查學校各種文字材料的總和，是學校建設的歷史證明和依據。學校的制度、文件和活幽諶莨程，就是學校在教育教學工作實踐中所形成的一種基本精神和行為準則。通過學校檔案就能反映學校的教育教學管理風格、組織結構、工作方式、校園文化等內容。學校檔案工作圍繞學校教育教學管理建設開展，促進了學校管理模式的形成：

一、檔案管理中折射出學校的人文精神對學校整體和學校每個師生的道德價值取向及行為準則起導向作用。檔案中記錄了學校優秀的傳統、先進教師和學生的事跡、多年教育教學工作的總結等等，學習這些內容，可以起到承上啟下的作用，把學校管理經驗的成果傳承下去。

二、學校文化被學校全體師生共同認可之后，會產生較大的凝聚作用。

三、學校文化建設的目的就是造就一個工作氛圍、工作環境，使全體師生從內心產生一種情緒高昂、奮發進取、互幫互學、相互尊重的效應。

四、學校對每個師生的思想和行為具有約束和規范作用。學校檔案中記載了多年來學校形成的一整套規章制度，記錄了學校教育教學目標、職業道德、工作守則、心理素質、人際關系等無形的行為準則，從而推動著學校文化的發展。

五、學校文化建設的成果，是學校物質財富和精神財富的總和，學校文化具有對外輻射的育人作用。

隨著計算機信息技術、網絡技術和高等職業教育事業的高速發展，高校檔案管理信息化的需求也日益迫切。從當前高校檔案管理信息化建設發展現狀看，還遠不能適應檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高校來說，要想適應形勢發展，使檔案工作在學校工作中真正發揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現跨越式的發展，轉變觀念，從隊伍結構、軟硬件設備等方面提供必要的條件，推進檔案管理的信息化建設。近幾年高校發展速度越來越快，規模越來越大，所形成的檔案數量和門類也越來越多，單以紙質檔案為載體來記錄信息，在檔案整理過程中需要投入更多的物力、人力，而且會占用更大的儲存空間，浪費庫房資源。同時紙質材料也不易長久保存。所以檔案載體類型必須要從過去的單一紙質發展為以磁盤、光盤等多種磁性檔案為載體的檔案，結合計算機技術，實現檔案資料的信息化，只有這樣才能保證檔案的完整和安全，發揮檔案資料的作用。其次，高校信息網絡化、數字化，能將整個檔案系統和使用者之間有機的結合起來，在這樣新的檔案工作環境下，檔案使用者，無論在什么時間、在什么地方、只要有計算機并且能上網就能進入檔案管理系統，查詢檔案信息。這樣使得檔案工作人員編研檔案，檔案使用者查閱檔案都變得極為簡單、方便。同時這樣還保證了檔案的安全性，避免了紙質過程借閱中所出現的不必要的磨損。

檔案管理在高校改革發展中地位與作用非常重要，其信息化發展是知識經濟時代的必然趨勢，也是教育信息化發展的必然要求，更是檔案管理這種特殊管理工作與時俱進的需要。為此，高校檔案管理信息化作為檔案管理信息化的一個重要分支，已經成為教育界、檔案界研究的熱點。高校檔案管理信息化是信息化時展的一個標志，是檔案管理模式和方式、理念發展現代轉型的重要標志，是高校檔案管理從管理實物實體檔案到管理數字檔案轉型的一個重要過程。

參 考 文 獻

篇（9）

新時代院校事業前進發展中無可取代的組成部分――高校檔案管理工作。也真實地反映了院校高素質管理人才隊伍建設、科學研究、對外服務功能和院校社團活動，檔案信息的搜集和檔案管理體系改革是當前現代化檔案管理工作建立的關鍵因素，也是現高校檔案管理科學化、現代化、信息化的實現，需不斷培養創新人才，這是推動高校檔案管理工作趨向現代化的重要保證。

1 高校檔案管理現代化體系的建立

遵循剛頒布的高校檔案管理規則，實事求是，根據院校的情況為其制定一套促進院校全方面發展的規則，使“宏觀駕馭主干，微觀把握枝干”的準則真正落實到檔案管理工作中，避免學校檔案管理成為院校管理工作的“幌子”，一定要遵照院校檔案管理的要求落實工作，前提是強化高校教師職工對“依法治檔”重要性的正確理解，為確保高校檔案工作更好的開展，院校需強化對全面做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，一方面要求院校領導認可并支持檔案管理工作的實施，院校檔案資料的預測、規劃、實施、指揮及把握是做好院校其它管理工作的基礎；另一方面，高校部門與部門之間應建立合作關系，積極參與其它部門舉辦的各項院校宣傳活動，借助活動平臺鞏固并加強檔案管理在院校管理工作中的重要位置，于此同時，還可以讓院校各個部門認識檔案管理工作內容并深入了解檔案管理工作對其部門所發揮的作用，為后期日常生活中院校檔案信息搜集工作奠定基礎，使得院校檔案管理工作的步伐得以加快，在院校宣傳過程中應建立嚴格的獎罰制度，現社會管理工作較看重有經驗的管理層人員，因此束縛了人才流動性問題，易出現不思進取的觀念，因而很難創新管理，這就要求競爭機制的引入。高校管理工作中應明確責任分工，加強責任感和危機感，以此激發工作人員對檔案管理工作的熱情及潛質，提升高校檔案工作的質和量。

2 高校檔案管理人才培養

人才資源是現代化檔案管理的重要戰略資源。要以檔案管理人才資源強化檔案管理工作的戰略，落實檔案管理人才隊伍的建設。筆者認為，高素質人才隊伍的建設是現代化檔案管理工作的關鍵，其中，專業人才是經高等檔案管理教育并接受過專業實踐培訓的，已被現代教育培訓的人才，一方面熟知檔案管理專業知識，另一方面具備政治德育素養和熟練的業務素質。高校檔案是一所學校歷史和政治面貌及發展過程中的實事記錄，作為院校重要信息源的它，需要建立一支強大檔案管理人才隊伍。這支隊伍首先熱愛檔案管理工作，其次具備熟練的專業業務知識和實踐能力，再者具有良好作風是基本，最終形成穩定、團結、積極、創新的特有檔案管理人才。新時代檔案管理人才隊伍建設存在一定問題，如人員思想陳舊、缺乏創新意識、相關業務素質低、專業人員的缺乏、隊伍穩定性差等。針對這些問題，根據現檔案管理工作的要求和發展需要作出以下“人才興檔”的策略。

2.1 現代化的工作觀念

專業檔案管理受教于現代化的教育，這樣的人才思想現代化，沒有守舊思想，思維及工作方式靈活，能夠摒棄傳統，開拓創新[2]。對傳統的管理方式和思想觀念大膽提出質疑，與此同時可很快接受新的事物。在現代化教育的熏陶下，他們喜歡創新，善于觀察現社會政治、經濟發展方向和教育改革的趨勢，讓自己的創新意識良好的運用在工作中。面對新形勢的他們會積極應對，不落伍于現時代的發展，很好的適應現代科技信息發展和社會變革的需求。

2.2 全面的檔案管理知識

檔案管理學是現時代被邊緣化的二級學科，它是人類文明史的功臣，作為檔案管理人員一方面要熟知檔案學的專業知識，另一方面要掌握和管理學科相關學科，這也是現時代高校專業檔案管理人才的特點。

2.3 工作動力足

高素質專業人才的大多喜愛在自己熟知并專長的專業上施展一技之長，促成自己的事業。因此他們在工作中會革新舊的檔案管理體系，工作中的他們精神飽滿、思維靈活、喜愛挖掘新事物。在現代化高校檔案管理中，推陳出新是一股重要能量。

高校需重視對檔案管理工作人員的繼續教育，這是他們的終身教育。實現的前提是隨時代教育的發展及時更新知識，為提高檔案管理人員的業務檔次，需把繼續教育和職稱評比及職位晉升薪資提高相結合，全方位保障檔案管理專業人員繼續教育的拓展和實施。

3 強化網絡環境下檔案信息資源整合

現社會主義社會經濟中信息資源作為比較重要的戰略資源，在其全方位歸并和信息的集中過程中，在合理歸并范疇中涉及的各領域檔案資源，經過專業的業務培訓和引導，利用對院校檔案資源編排和放置的調整檔案工作部門的整合等多項策略，再次把檔案管理部門和主管部門的工作內容和準則規劃清楚，明確它們之間的關系，以檔案管理部門為核心部門，其它主管部門做好輔助工作的院校檔案資源管理體制，使檔案資源得以優配置。并完善管理制度強化機制，建立專業的院校檔案建設和管理制度，使高校各個部門檔案的形成、流轉和管理工作分工明確，促成院校檔案管理流轉新機制的建立，以保證每項檔案的規整和檔案管理模式的革新，堅持以人為本的檔案管理體制，最大范圍的輔助和滿足院校需求為出發點，切實發揮檔案的獨有價值，遵從統一分類原則，讓院校服務“一條龍”模式盡快實現。

4 全方位實現檔案信息資源共享

院校檔案信息網絡化建設趨向現代化，因此高校檔案管理工作必須與其接軌，現時代院校借助計算機等設備并使用現代化的辦公設備進行高校檔案管理工作，大大縮短了檔案信息收集時間，提高信息收集效率，從而讓檔案管理工作自動化得以落實，不僅如此，實際檔案管理工作中也大大彰顯了人才的創新，不僅使檔案管理人員擺脫了繁瑣的手工勞務式的工作方式，還大幅度提高了人力資源利用率，檔案信息資源共享同步實施，用現代化科學方法加強高校檔案管理服務體系，采取建立多功能搜機制和服務方式的推陳出新來實現信息資源共享。檔案管理工作作為院校基礎工作的無可取代的組成部分之一，摒棄傳統檔案收集方式，在創新的基礎上不斷完善。使檔案館的綜合管理機制得以全方位提升，在院校檔案信息被收集和歸檔管理時，我們必須作為信息共享的主動方，推動并努力實現信息資源的共享，使院校檔案管理價值得以體現，再者使院校綜合檔案館創新管理準則和全方位服務功能得以提高，以高校檔案管理工作更好地服務于院校管理工作。

【參考文獻】

[1]李玲.淺談信息化背景下檔案人才隊伍建設[J].云南檔案，2012（05）.

篇（10）

檔案是組織內部的核心資料，檔案管理是現代化企事業單位或政府服務部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業單位各部門更好的工作，為促進企事業單位良好發展奠定基礎。但就當前我國醫院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細化建設不佳有很大關系。在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設檔案信息化，利于提高醫院檔案管理水平。

一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

從傳統意義上來看，檔案管理是現代企業和單位未做到準確了解和掌握單位內部人事、管理、財務及員工等方面情況的重要基礎。而對于醫院來講，檔案管理是醫院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫療研究、臨床治療、人員調配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設已經在社會各個行業領域中迅速鋪開的今天，應當高度重視檔案信息細化建設，輔助檔案管理，促進檔案管理與時俱進，滿足現代行業發展的客觀要求及醫院檔案應用要求，為推動醫院持續健康的發展奠定基礎。所以，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值較高。

二、加快檔案信息化建設提升醫院檔案管理實效的有效措施

基于以上內容的分析，確定加快檔案信息化建設是非常重要的，利于提高醫院檔案管理的實效性。當然，要想加快檔案信息化建設，應當采取有效的措施。筆者參考相關文獻及自身工作經驗總結，提出以下建議：

（一）增強檔案信息的管理水平。隨著計算機管理軟件越來越多地運用到現代檔案管理工作中，醫院應當注意到這一點，積極增強檔案信息的管理水平。也就是結合醫院實際情況，為檔案部門單獨建立局域網絡，購置計算機、掃描儀、管理軟件等，以便這些設備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫院檔案信息化建設的今天，應當高度重視增強檔案信息的管理水平

（二）加快檔案信息資源的建設。檔案信息化建設工作的核心應該是檔案信息資源的建設。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當然，要想更好的建設檔案信息資源，需要合理地進行計算機軟件和硬件的配置，也就是結合醫院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術手段來設置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業務管理、事務管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學、合理地應用信息技術，構建檔案資源數據庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫院各部門人員應用檔案。

（三）做好基礎工作推進檔案信息化進程。透過表面，看檔案管理的本質，確定其是服務于機關事業單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關材料的收集、規劃、存檔是非常必要的。而通過對醫院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續發生，給檔案管理信息化、現代化、高效化推進帶來負面影響，在積極進行的醫院檔案信息化建設的過程中，應當注意整治檔案基礎工作問題，確保檔案資源的完整性和準確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準確，要制定部門人員工作準則，以便檔案工作人員嚴格按照準則執行工作，并且遵守國家相關數據標準，統一進行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質檔案，我們不能隨意的堆放，在其數字化之后要及時處理。

三、結束語

在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫療事業不斷發展的今天，積極構建檔案信息化來提高醫院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫院醫療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發揮作用，促進醫院持續健康地發展。

【參考文獻】

篇（11）

1 基本概念 

醫療檔案有廣義和狹義之分，狹義的醫療檔案指病歷檔案，具體是指醫務人員對患者進行問診、查體、輔助檢查、診斷、治療和護理等醫療過程中形成的文字、圖表、影像、切片報告等文件的總和，是經醫務人員、檔案管理人員收集、整理、加工后形成的具有科學性、邏輯性、真實性的檔案資料。廣義的醫療檔案的概念則相對寬泛，除了病歷檔案外，它還包括醫療設備檔案、健康檔案、醫療科研檔案、醫療保險檔案、醫療成果檔案和醫療事故技術鑒定檔案等。 

醫療檔案管理是指對病歷檔案、醫療設備檔案、健康檔案等進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，具體包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用等工作。醫療檔案管理信息化則是在檔案管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。 

2 基層醫療檔案管理的現狀與存在的問題 

1.檔案存儲設施簡陋，缺乏現代化管理條件。目前，眾多基層醫療單位存儲各類檔案的手段仍然是以紙媒保存為主，影像類資料：如照片、錄像帶等數量極少。我們知道，紙媒存儲存在很大的問題，由于材質原因，紙媒類資料如果存儲時間過長，再加上存放空間的溫！濕度控制不好，非常容易腐蝕、變質繼而損壞。另外，隨著長期的積累，紙媒類資料會越積越多，造成存儲難的問題，同時增加調閱及保管的困難。各基層醫療單位由于財力、人力的限制，很難改善檔案管理的條件，因此造成了檔案存儲設施簡陋的現狀。隨著計算機技術在省市級大醫院的廣泛應用，電子病歷應用而生，電子病例使信息與載體相對分離，信息存儲量大，且存儲簡易，方便調閱，成為新型有效的檔案存儲及管理手段。然而在基層醫院，缺乏現代化管理的必備條件——財力和專業人才，因而在短期內，基層醫療單位的檔案管理工作很難改變這種落后的現狀。 

2.缺乏完善的檔案管理制度和標準的管理準則。任何管理工作都存在一定的準則，基層醫院的檔案工作也不例外。嚴格的標準，現代化的管理制度是檔案管理工作有序進行的保障，檔案管理的標準可分為橫向和縱向兩類：（1）橫向的檔案文本在標注、編排、分類等整理工作中應實現標準化。檔案的整理包括分類規則，組卷的方式和格式、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。這些內容必須標準化、統一化，絕不能多標準、多形式。我們的基層檔案管理人員大多是兼職或非專業人員，在進行這些工作時，難免有隨意為之的成分，從而使檔案管理工作無標準可循。（2）縱向的數據必須保持一致”檔案管理中的數據必須在不同層面保持一致，形成科室與科室、醫院與醫院、醫院與政府管理機構間的左右一致、上下一致的管理體系。目前，很多基層醫院存在著各科室間的醫療檔案、文書檔案等各類檔案相容性不強，標準不統一的問題，因此，我們亟待建立起檔案信息在縱向的統一標準，使得檔案數據在不同層面保持一致，提高檔案的準確性和利用率。 

3.檔案管理工作落后，檔案利用率不高。病例是反映病患疾病診斷、治療信息及過程的依據。病患的現實醫療活動不可能只限于一家醫院，他們的流動性決定了同一個人的醫療信息會出現多個斷層。這是由于各家醫院檔案管理工作的落后，不能實現病患信息的信息化，從而造成各家醫療機構的診斷結果不能互認，產生了病患重復、無用的檢查。這樣不但增加了病患的醫療成本，也降低了檔案的利用率，浪費了醫療資源。 

3 基層醫療檔案管理的對策 

近幾年隨著信息化、數字化進程不斷向前推進，我國在醫療檔案管理方面建立了一些標準：一是醫療檔案信息共享標準， 即傳輸交換標準；二是醫療檔案信息本身的標準， 即數據收集、存儲及處理標準。醫療檔案管理信息化過程中的標準僅僅起到制度約束作用，在具體實踐中要從以下幾個方面解決目前醫療檔案管理信息化過程中存在的問題， 

1.加強合作，建立醫療檔案信息分享制度。各醫療機構及其管理部門互相獨立，各自建立自己的信息系統，一方面導致重復建設增加成本，另一方面不同系統之間難以進行醫療檔案信息的共享。醫療機構以及醫療管理部門應該加強合作，在統一標準下建立通用性較強的信息系統，使得不同機構、部門建立的醫療檔案信息能夠快速、有效的共享。 

2.充分利用信息化設備。信息化設備的充分利用依賴于兩個條件：一方面醫療機構及其管理部門要打破傳統觀念，除了應用醫療檔案管理信息化設備的數據輸入和查詢功能，更要充分利用信息化設備的數據統計分析功能；另一方面要提高設備操作人員的素質，對操作人員進行相關培訓。