緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理痛點范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

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電子檔案統計臺賬主要包括檔案館中文書類電子檔案統計臺賬、科技類電子檔案統計臺賬、數碼照片統計臺賬、數字錄音錄像統計臺賬、會計類電子檔案統計臺賬等幾種類型。深入探究檔案館電子檔案統計臺賬的構建對提升檔案館電子檔案管理水平具有非常重要的作用。

一、建立電子檔案統計臺賬應注意的問題

（一）堅持“準確、及時、連續、系統”的原則。在檔案館的日常管理工作中，各種檔案資料在入庫上架或者銷毀、移出之時應該及時進行統計臺賬登記。其中，在登記的過程中主要按照檔案資料的年度進行分別登記，避免將多個年度的檔案資料進行合并登記。

（二）注意計量單位的使用。在檔案館的電子檔案管理過程中，其容量大小的統計單位是“GB”，而數字化錄音錄像的電子檔案的時間在統計中以“小時”為準，這與檔案館的總庫藏量最為適宜。因此，在檔案館的電子檔案統計臺賬的登記過程中，應該充分注意各個計量單位的換算，并嚴格根據自身單位的實際情況選擇相應的計量單位，這樣不但方便檔案資料的統計，而且還能夠更加準確地反映電子檔案的庫藏變化情況，有效提升電子檔案的統計效率和準確性。

（三）統計方法要科學規范。在當前檔案館的電子檔案管理過程中，主要采用的是光盤進行保存，但由于每張光盤內的電子文件儲存較多，統一進行每個文件計算則非常麻煩，而且無法保證其準確性。因此，針對這種問題，便需要檔案館的工作人員直接從光盤的屬性或者文件夾的屬性中去查看電子檔案資料的數量和容量大小。但是，在使用這種方法進行統計的過程中，應該盡量剔除光盤中自身所具有的，或者刻錄制作過程中的管理性文件數量的大小，以確保檔案資料的統計規范性。

（四）電子檔案統計臺賬要電子化。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該充分利用EXCEL電子表格的強大篩選功能，逐步實現統計臺賬的電子化，以便在一張表格中得到自身所需要的多個數據。同時，還可以充分利用公式進行計算，從而全面提升檔案館電子檔案統計臺賬的工作效率和準確性。

二、檔案館電子檔案統計臺賬的建立策略

（一）設立與館藏門類及分類、管理規則相匹配的統計體系。在檔案館電子檔案統計臺賬的建立過程中，應該合理地將不同類別的檔案資料納入到統計體系中，其主要包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案、人事檔案等。只有這樣才能夠更好地滿足不同的統計需求，更加全面真實地反映檔案館的館藏情況。同時，在建立電子檔案統計臺賬體系時，應該根據不同類型進行逐層下探，構建不同類型的檔案資料分賬。總之，為了保障檔案館電子檔案統計數據的真實性，避免出F不缺項、不漏項、不交叉、不重復的現象，需要在電子檔案統計過程中將深度逐步下探到二級類目，甚至還可以延伸到三級類目，從而有效提升檔案館電子檔案的統計精細度。

（二）設立橫縱結合的檔案統計項目。檔案館通過建立電子檔案統計臺賬，不僅能夠在一定程度上反映檔案日常管理工作狀況，而且還能夠反映單位的發展情況。其中，電子檔案統計在廣義上是具有推廣價值的，即從檔案資料統計工作人員的實際情況出發，堅持橫縱結合，充分突出多樣性的原則。同時，在檔案館電子檔案統計體系的構建過程中，雖然縱向內容是主體，但是橫向的內容仍不可缺少。這是檔案館電子檔案管理部門對電子檔案管理工作的重視程度和建設力度準確把握的重要指標。

（三）建立與管理層次相適應的層級體系。在我國檔案館電子檔案的管理過程中，根據統一領導、分級管理的檔案事業管理體制，應該始終堅持以立檔單位為基本單位進行管理，充分尊重各種檔案資料的來源；立檔單位基層檔案館在管理中應該始終以整理單位的卷、件檔案資料進行管理，全面準確地維護檔案館內部各種資料的內在聯系；堅持構建與本單位相適應的統計層次，確?！叭谫~”能夠在一定程度上反映本單位的基本情況。其中，案卷賬需要準確反映不同種類檔案案卷的總數、長度和比例等各項基本情況。因此，便需要根據實際情況構建多級賬來進行處理，以總賬下有分類賬、分類賬下有分戶賬、分戶賬下有明細賬，確保各個層次相互對應，保障電子檔案統計臺賬建立的規范化。

（四）建立和維護精確的統計表間關系。電子檔案統計臺賬并不是一張或者幾張報表，而是一整套涉及全面的檔案資料數據表，所以無法避免在年表內、跨年報表之間出現承接、匯總和總分的關系。通常情況下，具有特殊載體總量的電子檔案資料會體現在檔案館的庫藏總賬中，而永久性檔案資料藏量一般在各種分類賬中體現出總值相等的數量平衡關系，而增量的歸檔表又與總表、分戶、分類表之間存在加減平衡的關系。這種關系呈現出動態的現象，但并不是簡單的加減，而是建立在強烈的邏輯基礎上的一種需要統籌考慮的關系。

三、結語

總而言之，在檔案館的各類檔案資料的統計過程中，應該始終保持清晰明確的統計思路，采用先進的統計技術和手段，全面分析檔案館的檔案管理工作，再制定科學合理的統計方案，以便能夠更好地滿足各個單位對檔案資料的應用需求，從而全面提升檔案資料的利用效率。

【參考文獻】

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0206-01

隨著全球數字信息化的快速發展，管理自動化及辦公自動化進程的加快，人們進行交換文件的手段也逐漸從紙質走向電子媒體。這給檔案事業帶來嚴峻挑戰的同時，也以其全新的管理方式和創新思維模式為檔案管理工作提供了豐富發展的契機，而電子檔案的產生就是這種契機中典型的代表。但隨之而來的紙質檔案和電子檔案的共同期管理也成為一個擺在我們面前的新課題。因此，只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統紙質檔案的本質區別，揚長避短，充分發揮這兩種檔案的作用，才能做好檔案存儲和信息共享工作。

一、 紙質檔案與電子檔案管理工作現狀及發展趨勢

就目前檔案管理工作來看，在紙質檔案和電子檔案管理中存在很多問題：一是管理工作人員辦理程序不規范，技術能力單一，在實踐中不能較好的發 揮開拓與創新意識，致使許多檔案流失和保存不完整；二是存在紙質檔案和電子檔案兩者并存的現象，紙質檔案受時展的影響，規模越來越小，電子檔案則在信 息技術的支持下涉及的領域越來越廣，交叉和融合性發揮越來越好。

二、 紙質檔案與電子檔案簡介及特征

紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。

紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又 有許多弊端。

三、 傳統紙質檔案管理與電子檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

1、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

5、 電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、 紙質檔案與電子檔案應并存管理

國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、 管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發 現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔 案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

五、 結語

綜上所述，我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶，為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此，檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識，更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同，管理的注意事項。同時，掌握先進的計算機網絡技術，以此加強電子文件的檔案管理工作，做到與時俱進，滿足信息化發展的需求。

參考文獻

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隨著我國科學技術水平的迅猛發展，電子文件檔案化管理方式被社會企業廣泛推廣和使用，因為傳統的檔案管理已經不能滿足社會現代化的發展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統檔案管理特點的不同，將其在醫院檔案管理中的應用進行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統紙質檔案管理的基礎之上被廣泛開發應用出來的，從電子文件檔案的本質體征來看，它是利用電子計算機等網絡手段對檔案進行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應現代社會發展，能為醫院的檔案管理工作提供實時準確、方便快捷、高效的檔案信息內容[1]。

醫院檔案部門經過用電子計算機等先進的技術手段對檔案信息內容集中管理，并把檔案中的內容進行系統保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關的檔案管理人員進行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進行確認，然后為檔案部門提供方便的信息內容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點

電子文件檔案是在社會生活中不斷發展起來的，它是指通過電子計算機網絡磁盤等設備進行存儲和分類。電子檔案既與傳統紙質檔案相對應，又與其相互關聯，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統的檔案管理存在差別，因為電子檔案一定要經過計算機網絡進行復雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內容可以被粘貼復制存儲到不同的媒介之中，比如優盤、磁盤等。當醫療工作者想對其進行利用時，就可以利用電腦等設備對它進行調出然后查閱出相關的檔案信息內容。與傳統檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點：①傳統的紙質檔案內容比較直觀，醫護人員不用借助其他設備進行查閱。而對電子檔案進行查閱時，一定要借助現代化的辦公設備，比如電腦、手機等才能查閱利用。②傳統的紙質檔案在進行傳送交接時，需要通過人工進行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計算機等設備進行傳送和處理。③傳統的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統的紙質檔案的保存環境比較復雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應的保存場地，但是電子檔案在進行保存時需要防磁性能條件比較強[2]。

3 電子文件檔案和傳統檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區別 傳統檔案管理在歸檔時需要醫院檔案管理人員進行整合、編碼和分類，需要花費大量的時間和人力，它有相應的載體，在工作人員進行編輯的過程中，出現錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計算機網絡進行技術編碼，操作起來比較節省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內容進行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統檔案管理的經驗基礎上進行身份和信息驗證，減少在傳輸過程中出現錯誤，以此來確保檔案文件的真實準確性[3]。

3.2在歸檔時間上的差別 傳統文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統的時間規定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫院檔案管理人員可以對其進行隨時歸檔，還可以對計算機等設備進行設置歸檔日期，在某一時期進行統一歸檔，文件形成以后計算機網絡會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區別 傳統檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進行人工系統操作，需要檔案工作人員的工作勞動強度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進行分類和編目。在技術條件允許的情況下，醫院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫護人員對檔案信息的檢索和查詢，進而減少檔案工作人員的勞動時間。

3.4在保管方式上區別 傳統檔案管理在保管方式上，需要相關的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關設備中或刻入到光盤中由相關工作人員進行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區別 傳統檔案管理在查詢使用時，需要醫院檔案管理人員進入檔案室進行翻閱查找，查閱的過程比較復雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關登記手續，然后在檔案管理中心進行登陸就可以對檔案文件進行查閱和使用。

4 結論

綜上所述，科學技術水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術支持，但是從醫院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統檔案管理，傳統檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎經驗。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫院檔案管理中存在著一定優勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統檔案管理對其進行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務于醫院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統檔案存在差別，但是要讓他們共同發展服務于醫院工作的需要中。

參考文獻：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2011，09：43.

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2仿真實驗及分析

通過應用云計算，能夠大幅提高檔案館IT工作的效率，節約IT業務成本，更容易發揮檔案館的資源優勢。隨著“云”概念的深入及應用，越來越多的軟件服務和虛擬計算資源將放入“云”中，這樣無疑會增大對網絡寬帶的需求，同時也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：對隨機初始化的種群中的個體進行變異操作產生變異矢量，變異矢量與目標矢量進行交叉操作產生試驗矢量，通過“貪婪”的選擇操作，產生新一代種群。將“云”中的每臺服務器看做一個個體，整個“云”看做一個種群，采用基本的DE算法對種群進行全局搜索，每代搜索結束后，采用優化最優解機制構建局部搜索策略的初始解，以達到改善候選解的目的。如何使得縮放因子F既能有利于對解空間的開發又能利于種群的收斂，姜立強等對差分進化算法縮放因子取值策略進行了研究，通過仿真實驗表明，F隨迭代次數的增加而逐漸減小有利于提高算法的收斂速率。

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（一）電力系統檔案管理的特點

電力系統檔案與傳統意義上的企業行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業度高、利用價值高、檔案管理延續性強的特點。

電力工程是一項綜合度極高的工程，在電網建設過程中，會涉及土木工程、電力生產設備、電氣設備、通信技術、消防以及生態環境等多個層面。而凡是與電網建設及電力生產相關的技術，在應用和實踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內容包括相關參數、工程方等，方便生產管理。電力系統檔案內容覆蓋面極為廣闊，同時也具有較高的專業度。

電力生產過程中會產生大量的生產記錄檔案，這種生產檔案實際上可以稱為科技檔案，因為它真實反映了生產過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業的無形資產，提升電力企業的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產運行、檢修維護及技術改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價值。

電網的建設往往是為了起到長期的電力生產和電力運營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產，一般有50年以上的設計壽命，其設備設施的設計、制造、施工建設等技術檔案的保管年限與設備設施的壽命相當或者更長。后期在生產運行中形成的技術檔案詳細記錄了設備設施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設備設施不可分割的連貫信息，因此，電力系統檔案管理不可間斷，具有很強的延續性。

（二）電力系統檔案管理存在的問題

電力系統檔案管理現階段存在的問題主要體現在以下幾個方面：

首先，電力系統檔案信息化管理、數字化管理的建設工作存在較大的不足。隨著信息技術與計算機技術的高速發展，利用這些先進的科學技術來進行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時，數字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業本身對于檔案管理的關注度不高，所以檔案管理的信息化建設工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實。

其次，檔案管理的理論研究和業務指導滯后。電力系統檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統管理部門面前的新課題，亟須加強這方面的理論研究和政策指導。特別是關于電力系統檔案的產權特征和法律地位問題，電力系統檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題，電力系統在產權變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業檔案管理模式，出臺相關的政策，指導民營企業檔案工作穩步發展。

再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設計布局不合理、庫房準入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內部網絡安全防護力較弱，容易出現檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現象。

最后，則是電力企業檔案管理基層人員管理素質較低的問題。傳統的檔案管理工作內容簡單，對管理人員的綜合素質要求不高。但想要建設數字化、信息化的電力系統檔案管理形式，就必須要進一步提升電力系統檔案管理人員的現代化操作技術和管理技術。

二、強化電力系統檔案管理的相關對策

（一）完善電力系統信息化檔案管理建設

隨著電力生產精細化管理的深入開展，電力生產人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計算機、互聯網為工作平臺的檔案數字管理系統，將檔案的保存功能向信息中心轉變，開展網上服務，提高利用效率，是滿足利用者服務需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網建立檔案主頁，使檔案管理系統與辦公自動化系統關聯起來，公開案卷目錄及卷內文件目錄，實現檔案信息網上查詢、檢索，使生產人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實現檔案資料數字化。檔案資料數字化后，在網上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務，使利用者可以不受地域和時間限制，及時獲取自己所需的檔案信息，使服務變得快捷、高效、準確，大大提高檔案的利用率和使用價值。

在加大電力系統檔案信息化管理平臺建設的過程中，也要注重對信息環境的安全防護建設，不僅要在物理環境上保證紙質檔案的安全，還要保證有一個安全的網絡環境。與此同時，還應該建立嚴格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統用戶分層、設置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。

（二）加強對電力科技檔案管理的理論指導

一方面，電力企業應該做好檔案收集、整理的基礎工作，為研究電力科技檔案管理的科學方法提供豐富的資料。在實踐過程中，相關檔案收集人員應該走入電力生產現場，深入了解電力生產過程，了解相關數據產生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業行業領域內，應該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導，促進電力企業的共贏發展局面。

（三）提高基層管理人員的綜合素質

管理水平很大程度上受到管理人員素質的影響。電力企業首先要認識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進一步招攬高素質的人才。其次則是要對現有檔案管理隊伍進行整合和培訓，進一步優化檔案管理人員的結構，采用夜校培訓、集中學習等措施，不斷提升他們的檔案管理素質。

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）02-0215-01

近年來，電子信息技術飛速發展，各行各業的辦公都逐漸實現自動網絡化，利用電子檔案管理系統進行無紙化辦公，以光盤、磁盤等為載體進行文件存儲、管理和傳輸，避免了紙質辦公的浪費與雜亂。而面對大量電子圖書、電子圖像、電子資料等電子文檔的產生，現有的計算機存儲容量雖大但也有限制，管理軟件也在不斷的更新改進，因此，電子檔案也需要專門的檔案部門管理，否則有可能造成文件的損壞和丟失。

1 電子檔案的特點

將作為檔案管理的電子信息經過歸檔過程后形成電子檔案，其管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理以及電子信息和實體檔案的關聯。電子檔案主要具有以下幾個特點：（1）信息的非人工識別性，傳統紙質檔案采用人工可識別的記錄符號，而電子檔案依賴計算機、數據庫和網絡系統，采用數字代碼，需借助計算機才能轉換人工可識別的信息。（2）信息存儲的高密度性，電子檔案以磁盤光盤為載體，大大減少了檔案的存儲空間。（3）信息與載體之間的可分離性，電子檔案的信息可進行修改復制和傳輸，快捷方便，有利于異地管獲取和管理。（4）多媒體技術集成性，傳統紙質檔案信息記錄方式單一，而電子檔案應用計算機多媒體技術，通過音頻、視頻等信號存儲信息使其更加形象生動。

由此可看出電子檔案相對傳統檔案的優勢，電子檔案能有效地節約空間，其磁盤、光盤、硬盤等存儲介質存儲密度大、容量大且記錄和傳播速度快。

2 電子檔案與傳統檔案管理的差異

由電子檔案的特點可看出，電子文件從載體和技術方面都有別于傳統的紙質檔案，因此，對電子檔案的管理也和傳統的檔案管理有所區別。

2.1 歸檔時間不同

傳統檔案管理，需等檔案資料形成后才能進行歸檔開始管理；而電子檔案可以在資料產生的同時同步進行，也可隨時歸檔隨時修改或定期進行統一歸檔。此外，通過網絡傳輸，檔案部門可以快速直接地獲得電子資料信息，減少了資料寄送的過程，方便了工作人員對信息的及時更新和管理。

2.2 歸檔方式不同

傳統檔案一般對一批資料進行人工分類、編目然后統一歸檔；而在進行電子檔案歸檔時，工作人員可以在收到文件時就通過計算機和數據庫對檔案進行分級、分類、編號，系統地給出對應的檔案號，并且可以設定限制級別或設置密碼，便于檔案查找和保管，也保證文件的真實性和安全性。

2.3 保管方式不同

傳統檔案一般密封保管，由于紙質文件的保存期限有限，在一定時間后需重新整理；而電子檔案雖然本身不會變質，但其載體若受到不適宜的溫度濕度的影響，會使壽命減小，且磁場對載體的影響很大，外來磁場作用于磁性載體會破壞電子檔案的記錄信息，存儲介質又在不斷發展，這都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門在歸檔時可打印一份紙質檔案作為備份，并將載體放在適宜的環境中保存，但根本的解決方法還需依賴計算機技術的發展，以通用的格式存儲電子文件，使其在存儲介質改進后仍可長期利用。

2.4 查詢方式不同

傳統檔案需要通過檔案號等進行人工查找，且一定保密等級的資料需授權證明才能進行查看；而由于數據庫及互聯網的應用，電子檔案的查詢較為方便，查詢者可注冊會員，通過登錄數據庫對檔案進行搜索，更快捷的查到所需資料，而對于不同保密等級的文檔，工作人員可對查詢者進行身份認證，給與不同的權限許可。

2.5 管理人員要求不同

由于電子檔案相對傳統檔案的科技化，其管理在技術上的要求就比傳統檔案要嚴格，這就要求電子檔案的管理人員有更高的素質，能熟練使用計算機技術及相關的應用軟件，了解各載體的使用性并與時俱進，掌握科學管理的新方法。

由此可看出電子檔案可以有效地提高工作效率，通過充分發揮計算機技術的作用，檔案管理員可進行快速的歸檔和便捷的管理，利用者也可通過簡單的操作進行查詢，免去了工作人員繁瑣的手工編號和人工查找工作，因此，對電子檔案的管理人員也提出了更高的要求。

3 電子檔案與傳統檔案管理的共存

對比傳統紙質檔案，電子檔案的出現給人們帶來很大的便捷，但電子文件并不能完全取代紙質文件。由于電子檔案存在易修改、載體不定等缺點，且一些工作人員對電子文件的認識并不全面，可能造成電子檔案的改動和丟失。因此電子文件與紙質文件相結合，電子檔案與傳統檔案的管理方法相輔相成，才能更好的對資料進行保管。

首先，傳統檔案是電子檔案的形成基礎。電子檔案的信息資源需要傳統檔案的支持，除了一些是通過電子形式直接提供在網絡上的之外，很大一部分是依靠資料收集整理后轉錄為電子信息在網絡上使用的。因此，良好的傳統檔案管理對電子檔案的形成有很大的作用，只有擁有了豐富的信息資源才有更加充實的電子檔案，且電子檔案的原始性也需要傳統檔案的管理作保證。

其次，電子檔案無法完全取代傳統檔案。由于電子檔案具有信息與載體可分離性的特點，使得信息很容易被復制更改，且計算機網絡的應用使文件和系統會受到病毒的侵襲而損壞，而工作人員的一點小失誤就可能造成很大的損失，這些都是電子檔案仍存在的不足之處。但傳統檔案在嚴格保存之后，所記錄的信息就不易被更改，且紙質材料只要保管得當、修復及時，可以保存很長時間，因此，傳統紙質檔案的存在仍有很大的意義，電子檔案還無法完全取代傳統檔案。

4 結語

隨著電子信息技術的不斷發展，電子檔案的出現有效提高了辦公效率。由于電子檔案與傳統檔案的特點不同，兩者的歸檔時間、歸檔方式、保管方式和查詢方式不同，對工作人員的要求也不同，通過充分發揮計算機技術的作用，不僅方便了管理人員的歸檔和管理，也能有效地節約空間和時間。但電子檔案并不能完全取代傳統檔案，傳統檔案的管理保證了電子檔案的原始性，也保證了信息的安全性。應不斷增加現代化的先進設備，同時加強電子檔案和傳統檔案的管理工作，為社會更好的服務。

參考文獻

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1 制度安全

《國家行政機關公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質公文制定的。其中，紙質公文的管理是由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關的專業知識。電子公文檔案由于其自身的特點，不但能無限制地復制，還能進行編輯和修改。因而，其保密性更應該被重視，對系統安全保密的任務也更加嚴峻。要從制度上加強對檔案管理人員的培訓和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關注，有目的地加強他們的檔案安全保密意識和相關專業知識。電子公文從文件向檔案轉化以及存儲、利用等環節都需要有指定專人，各人對自己的工作環節負責。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護數據庫存儲介質、網絡服務器、應用程序服務器、打印機和通信鏈路等物理實體免受自然災害、人為破壞和攻擊。確保系統有良好的電磁兼容環境、建立完備的安全保護措施防止非法進入系統操作環境和各種盜竊、破壞措施發生。

系統的光存儲方案從另一層面保證了數據的安全性。磁、光、電三種存儲介質中，光盤的壽命最長，可達到50年以上，可用作長期存儲數字化公文的介質。而磁、電存儲介質的壽命較短，只能用作臨時存儲數字化公文的介質。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統設備硬件的正常運轉，使系統的實體硬件不受自然和人為破壞，為系統安全建立了良好的前提。

3 網絡安全

網絡安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統所運行的網絡及其節點所面臨的網絡攻擊威脅和系統的脆弱性而采取的保護措施。電子公文檔案系統最大的優越性就是用戶在異地可以通過網絡方便地利用。因此，網絡安全就成為用戶真實有效地利用檔案的保障。這也是系統安全機制的重要內容。

保證網絡安全主要采用物理隔離、應用防火墻以及網絡身份認證等安全措施。本文在項目實施中，使數據庫服務器和提供遠程訪問的Web服務器分離，在Web服務器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網絡安全提供了硬件支持。嚴格、分等級的網絡用戶身份認證保證了通過Web訪問系統的用戶合法性。

4 數據庫安全

安全性對于一個數據庫管理系統來說至關重要，所謂數據庫的安全性，是指保護數據庫避免不合法的使用，以免數據的泄露、更改或破壞。

本文在項目實施中選用的是最成熟的非關系全文檢索數據庫Trip。Trip數據庫的安全機制是多層次的，系統的登錄采用用戶身份認證的方法；對于數據庫的訪問采用授權的方法，在數據庫級、記錄級、字段級三個層面分別進行授權，控制用戶的訪問權限和訪問內容；當數據庫意外發生破壞時，可以進行數據庫的恢復，甚至可以根據日志文件進行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數據庫的備份，可以簡單地將數據庫BAF文件進行整體備份，當該文件比較大時，甚至可以對數據庫進行拆分和合并處理。

TRIP有四級用戶權限：系統管理員（system）、文件管理員（文件經理FM）、用戶管理員（用戶經理UM）和一般用戶（user）。每個TRIP系統只有一個系統管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統權限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權建造數據庫，并授權給用戶或用戶組去訪向該數據庫。只有經他授權的用戶（包括生成文件管理員的系統管理員）才能使用他生成的數據庫。用戶經理（UM）有權建立新的用戶或用戶組。一個TRIP系統可以有不限量的文件經理或用戶經理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權限圖

5 應用程序安全

管理電子公文檔案的應用程序安全是系統安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業務系統應用程序中建立了一套完整的安全機制，首先從源頭上確保檔案數據的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統。但按照檔案的類別，每個部門管理員分別建立自己的數據庫并管理自己的檔案，如果他不授權給別的部門（或個人），那么，別人也無權查看，更無權管理。每個部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認授權給部門組。對于WEB檢索，提供三種權限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統可以根據用戶的權限控制其進行相應的操作，嚴禁越權操作。

當然，為了系統的安全性，系統需要定期或不定期（人工）地備份數據庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時服務器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

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引言

    隨著計算機網絡的飛速發展，計算機已經成為企事業單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業秘密，更有甚者還包括國家秘密在網絡上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時也增加了重要信息泄密的風險。在信息安全面臨嚴峻挑戰的形勢下，電子文檔安全工作應當引起越來越多的重視。

   1.電子文檔存在的安全隱患和風險

     電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強制實施，輔以人工監管手段來達到防護電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風險。它的易傳播、易擴散性也成為了企業管理的安全隱患。主要表現在以下幾個方面：

   （1）共享在局域網上的文件夾及文件沒有加密措施；

   （2）分散的輸出方式不利于安全管理；

   （3）復印、打印設備使用權限難以控制；

   （4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理嚴重依賴于人工；

   （7）終端用戶的日常操作和網絡行為沒有監控和審計管理，難以形成全面、細致的日志審計和統計報表輸出。

   （8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網絡輕易進入系統，導致文檔數據丟失。

     1.1此外，還有內部人員有意或無意地泄密。

    隨著全球信息化時代的來臨，計算機泄密行為呈上升趨勢。一個惡意的泄密事件往往會給企業造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則將會使一個企業置之死地。權威數據顯示，幾乎所有的中國企業對電子文檔都沒有任何防護措施，企業對于信息有保護措施的不到3%。一些機密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動硬盤泄密到網絡外部。全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內部，而內部網絡各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。

   2.電子文檔安全有效控制方案

     為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。

   2.1以授權管理作控制

   通過技術手段對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權限進行控制，嚴防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設備輸出管理為集中而有序的監控管理。設備使用、用戶權限可控，避免非授權使用設備，用戶權限可管理。對使用者進行權限設定，來控制其是否有復印、打印、彩色輸出等權限，并且還可通過設定配額以控制輸出；使用者可通過身份認證進行文件輸出；打印機、復印機等輸出設備平時處于鎖定狀態，非授權人員無法使用復印及打印功能。

   2.2以數據文檔安全為核心

   對指定進程和特定文檔其創建，編輯，保存自動加密，非授權用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環管理，文件需要先進行審批，審批通過后，通過身份認證，自動嵌入條碼打印輸出，通過條碼進行自動化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經過審批的，且打印內容與審批內容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內容與審批內容一致，避免誤操作，減少浪費，自動負載均衡，減少排隊。

   2.3以監控審計作追查

   特定管理人員可查看打印復印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時間段內,輸出設備的使用負荷、部門輸出、個人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質人工登記為自動電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計和追溯。

   3.電子文檔安全系統功能及技術闡述

   電子文檔安全管理系統是根據電子文檔安全有效控制方案詳細設計出的一套管理系統，主要應包括以下功能：

   3.1安全認證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺對登錄系統進行進行身份認證控制，不同的身份在服務器上有不同的存儲區。通過此管理方式，可滿足一人一臺、一人多臺及多人一臺使用電腦的實際情況。

   3.2文檔管理：采用文檔標密和定密的方式，對文檔起草、批準、審批和審核全生命周期進行控制。對不同性質的部門、用戶和用戶組制定不同的權限策略，文檔創建時按策略標記文檔權限屬性，屬性包括創建者、可使用的部門和用戶列表。

   3.3安全存儲：提供網絡硬盤功能，對加密的電子文檔上傳服務器進行集中存儲，進而實現對本地涉密電子文檔的備份。只有數據擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數據。

   3.4人員管理：對系統中所有用戶按照人員崗位職責及涉密范圍進行統一的密級管理。采用人員定密的方式對用戶的密級分為絕密、機密、秘密、非密四種。針對不同密級用戶，可配置強制加密策略，在文件交換時，文件不能由高密級用戶傳到低密級用戶。

   3.5文檔流轉：根據人員密級和文檔的密級，嚴格控制文檔流轉過程，防止合法用戶對文檔進行非法操作。文件對內部或外部協同流轉時，需提交文檔審核申請修改文件權限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內部文檔安全順暢流轉；外部發送文檔的安全協同。

   3.6文檔輸出打?。弘娮游臋n打印輸出需要通過部門或上級領導的審核通過后，才能將電子文檔進行刻錄或U盤導出，導出形式可以根據保密需要進行加密處理。對電子文件打印輸出執行嚴格的打印申請、審批流轉，對涉密文件輸出紙張采用數字水印技術，自動嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴格執行安全保密管理規章制度對于打印管理的要求。

3.7安全管理與審計：根據安全保密管理規章制度設置系統提供系統管理員、安全保密管理元和安全審計員三員，不同管理員的權限設置應相互獨立、相互制約，確保系統滿足“三權分立”原則，各行其職，各盡其責。系統管理員單獨查看某 個文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個文件夾的操作歷史，安全審計員查看整個系統所有用戶的操作歷史。

    3.8病毒掃描防護：實現病毒掃描引擎，上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發現病毒，會通知管理員進行處理。

    總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內部重要電子文檔被泄密，實現了對電子文檔全生命周期的安全管理。

結束語：

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建立電子檔案信息系統，可以將現在存在的電子檔案和目錄裝到數據庫中，來實現電子檔案的共享。這樣，單位內部用戶可以方便查詢圖紙和與之相關的檔案信息。

1 建立完善的檔案數據管理系統

利用網絡信息技術的優勢建立一套完善的數據管理系統，通過建立統一的標準，規范整個文件管理，構建完整的檔案信息資源共享服務平臺，利用先進技術對檔案數據進行即時更新，解決信息報送不及時問題。同時對檔案信息進行數據分類，按照不同的種類進行不同的分組，同時這些信息可以重復利用，但數據的統計分類并不是一件簡單的工作，需要相關部門發揮最大的作用，真正實現檔案管理信息化、便捷化、科學完善的自身管理機制，也是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放和過期檔案的銷毀，都要實施集體決策。

1、資源共享、強化整合

以現階段檔案信息系統和信息資源為基礎加強整合，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價值，實現互聯互通資源共享，在管理信息系統設計時，充分考慮應用原有設備保護現有系統的建設，把現有系統資料和數據進行合理有效的整合，充分利用和保護現有資源，為資源共享強化整合工作，科學有序的開展奠定了良好的基礎。

2、追求先進、力求實用

采用先進、實用的信息技術，既能保證系統現在的功能，又充分利用自身的優勢，結合目前檔案管理現狀，借鑒其他單位先進經驗，認真比較和選擇先進技術路線，優化設計任務，使建成的檔案信息管理系統既是技術先進的系統，也是經濟實用，符合實際需求的系統。

3、擴大開放、確保安全

應用需求的不斷發展和電子檔案信息系統規模的不斷擴大，采用具有良好的開放性和擴充性的方案，來保證業務系統的增加，業務量的增長，社會公眾需求的延伸和新應用的開發等應用需求的發展，盡可能利用結構化的設計方案，在功能設計上，適當引入高新的先進技術，加強信息的安全，信息的集成和利用，更有利于將來系統的安全和開放。

2 電子檔案管理系統的現代化功能與優勢

隨著社會科技的快速發展，以紙質為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替。為了適應社會經濟體制改革的需要，并在市場競爭中占有優勢，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源共享。真正實現檔案管理信息化、便捷化。

1、數據錄入功能是檔案部門的一項重要工作，檔案管理員在收集整理中按照分類，對各種類型的檔案進行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息，施工資料和竣工資料的詳細信息和圖紙。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過在網上瀏覽、查詢實現對已錄入信息的電子檔案庫進行搜索和查詢所需資料。檔案管理人員也可以通過錄入、編輯各種檔案數據完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進行修改和重新歸檔。實現了辦公自動化和無紙化的目標。

2、數據檢索功能是提供檢索數據和瀏覽圖紙等相關功能。注冊人員只要登錄檔案信息系統，首先要選擇需要檢索的檔案類型，再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機上的系統瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進行設置。在用戶權限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需要的檔案信息的全文，可以下載到本地機上供檢索者利用。也可以φ廡┩賈膠妥柿轄行借閱，借閱必須通過審核后，方可看到借閱的電子圖紙或藍圖，傳統的底圖保存方式會占用大量的庫房，管理不便，檔案電子化可以節約大量的庫房和人力資源，提高檔案的檢索效率。因此，也提高了檔案的查詢率和查準率。檢索完畢后，應用“退出系統”關閉檢索子系統，防止他人盜用用戶的身份和權力。

3 、數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制， 以前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，紙質檔案的信息化管理是以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理。電子信息的檔案化管理是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案。為了進行數據轉換，首先需要進行轉換關系的定義，即指定原來數據庫的字段與本系統中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

3 電子檔案管理系統的保密工作和風險控制

隨著網絡技術的發展與信息化的全面推進，給電子檔案信息保密工作也帶來了一定的難度。首先，我國的《保密法》在關于保護電子信息檔案方面也不夠健全，規章制度不夠明確；其次，檔案管理工作人員保密觀念淡薄，保密意識有待進一步提高，因此，建立完善的電子信息檔案管理系統不僅要從系統標準上著手進行基礎性建構，更重要的是注意電子檔案信息管理系統在運用過程中的保密工作和風險防范工作。保密工作不僅要對文件進行加密保護，更重要的是對人員的專業素養要及時更新，而在風險控制中，除了及時處理風險問題分散風險和緩解風險外，還應當對風險進行評估和控制，防范于未然。

1、從制度上保證檔案形成以及管理部門的權威性。檔案部門的工作性質本身就是權威和嚴肅的代表，這也是檔案部門工作的價值體現。所以在對電子檔案進行管理的時候，同樣要運用和傳統的紙質檔案管理時候利用的同一個甚至高于傳統的管理標準進行檔案的管理。主要包括建立相關的制度規范部門的職責義務和權利。要規范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應該落實并嚴格把關蓋章簽章制度，使其得到法律制度的保護。還可以利用外部群眾的監督措施來保證電子檔案的權威性。

2、在技術上保證電子檔案的原始狀態。為建立的檔案信息管理系統，安裝病毒查殺軟件，建立防火墻等安全措施，防止他人的惡意攻擊造成系統癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內容的篡改等。還要對系統進行加密，限制訪問權限等，防止無關人員的隨意進入查看，設定電子檔案密級，設置訪問權限。并且根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。對內容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。另外要對文件檔案進行備份防止在丟失和被破壞后及時回復管理。

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二、加強電力系統文書檔案管理的重要意義

加強電力系統文書檔案管理工作是電力企業提高管理水平、快速健康發展的必然趨勢，是強化電力系統內部管理、提高工作效率的重要體現，是其工作業績和管理水平的歷史記錄和再現，具備一定法律效力的憑證作用，也是文書工作珍貴參考資料以及指導單位領導科學決策的重要依據，還是檔案科學管理研究的基石，是衡量電力系統檔案管理水平的高低的關鍵標準之一。電力系統檔案管理是其經營活動中必不可少的管理要素，是電力企業管理中一個重要部分，具體負責日常公務文書的收發、登記、運轉管理、檔案管理與保管等。隨著現代化進程的加大，電力文書檔案管理信息化已成為管理工作的發展趨勢，成為其最佳技術手段和提高管理水平的有效途徑，在資源整合、共享的同時，開發電力系統文檔信息平臺，能夠及時、動態地查閱電力文書檔案，用于內部員工熟悉情況、總結經驗、制定計劃、處理問題的有力助手，便于快捷、重復網上閱覽，在做好政策性、專業性、保密性的同時，不僅可以提高工作效率，還能提升電力文書檔案的開發利用價值。

三、加強電力系統文書檔案管理的對策研究

1、加大法律、法規的宣傳力度，增強電力系統全員文書檔案意識，爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視

加大檔案法律法規的宣傳，提高電力系統法治意識和依法治檔的自覺性，在員工中加大宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規范》等法律法規的力度，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，增強員工的檔案意識，變被動為主動，從而加大開發利用的力度，提高工作效率和經濟效益。領導的支持力度在一定程度上影響了電力系統文書檔案工作者的積極性，資金投入的力度是提高文書檔案管理水平的有力保障，也是促進電力系統內部各部門協調合作的重要一環，為實際的文書檔案研究和服務工作奠定了堅實的基礎。

2、開展繼續教育和終身學習制，全面提高電力系統文書檔案管理人員的業務技術素質，有效提升文書檔案管理水平

電力系統文書檔案管理水平關鍵取決于文書檔案專業人員的素質高低，不僅要求基層文書檔案管理人員具備較強的檔案意識、扎實的業務功底，還要有較高的服務意識和管理能力。為此，要不斷提供各種政治素質、業務技能的培訓和學習的機會，持續拓寬工作思路和知識面，提供機會加強行業交流與學習的機會，借鑒兄弟單位以及國內外成功的管理經驗，成功打造一支復合型文書檔案人才隊伍，并不斷提升其綜合素質，這是保證文書檔案管理工作安全有序開展的基礎，也是電力系統加大檔案科技進步、提高管理水平、深入開展檔案開發利用的關鍵所在。明確電力系統文書檔案工作人員繼續教育和終身學習制的目的，從目的性、現實性和實效性出發，本著缺什么補什么、“學以致用”的方針，在學習專業知識的同時應注重對相關科學知識的補充和更新。電力系統走向國際化的標志有兩個，一個是電力系統設備的自動化，另一個就是電力業務的網絡化和數據電子化水平，其中包括文書檔案的信息化水平，肩負著為電力企業轉型和精確化管理提供信息支撐的重大責任，信息技術的發展以及企業信息化進程的逐步深入，給電力系統文書檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰，同時更賦予檔案管理巨大的發展機遇。尤其是加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，確保能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而為建設一支高質量的文書檔案隊伍打下堅實的基礎。開展電力系統文書檔案工作人員在職學習的約束、激勵措施，與工資、技術職稱以及管理人才培養、提拔相結合，增強文書檔案工作人員繼續學習的主動性和積極性，不斷更新知識、拓寬視野，用現代化的科學知識、政治理論武裝自己的頭腦，掌握電力系統文書檔案管理的技能，更好地適應電力系統企業和社會發展的要求，不斷提升電力系統文書檔案管理的水平。

3、建立健全電力系統文書檔案管理的規章制度，不斷創新電力系統文書檔案管理模式