緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇企業員工檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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近年來，隨著人事制度的持續改革和深入，企業用工形式呈現多元化發展，企業員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發展。企業員工的人事檔案是員工歷年來學習、工作等社會活動的真實、完整記錄，也是企業人事部門在招用、調配、考核、任用人才的重要依據材料，對于促進企業人才引進、培育和發展都有著非常重要的作用。為了便于企業員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業帶來不小的壓力，因此，加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。

一、水電廠企業員工檔案管理存在的問題分析

1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識

目前，我國水電廠企業員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業經濟效益沒有明顯的聯系，使得一些單位領導對于檔案管理工作存在一些誤區，也就是造成了企業對于員工檔案管理工作的忽視。企業對員工檔案重要性缺乏足夠的認識，認為其不能給公司帶來直接的經濟收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理條件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經費以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現問題百出的情況。

2.檔案管理人員素質參差不齊

我國水電廠企業員工檔案管理人員整體素質參差不齊，給企業員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學的認識，管理人員也就并不把檔案管理工作當回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現象；另一方面，檔案管理人員整體學歷不高、老齡化現象嚴重，由于檔案管理人員工作相對單調乏味，其相關福利待遇也不高，具備專業管理素質的年輕人員并不熱衷于企業人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業的管理技能，然而，在我國水電廠企業中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質之外，多數水電廠企業檔案管理人員并不具備專業的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。

3.檔案管理缺乏科學標準和統一規范

目前，我國的檔案管理機制相對欠缺，并未建立統一的檔案管理條例和準則規范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學統一的管理標準，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調離等業務程序缺乏科學的標準流程，使得在檔案管理過程中出現錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應的規范限制，也使得企業員工檔案操作違規現象嚴重，企業員工檔案屬于機密資料，管理人員缺乏規范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現象出現。

4.檔案管理方式的落后

管理方式的落后也是目前我國水電廠企業員工檔案管理出現問題的一大因素。隨著計算機技術的不斷提高，檔案管理也逐漸向數字化、信息化方向轉變。然而，目前我國水電廠企業員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠遠跟不上時展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持，由于企業員工檔案信息量大，經常出現檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統遲鈍、緩慢，甚至出現系統崩潰；此外，企業員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數企業檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業員工檔案管理相關軟件的開發與應用還比較落后。

二、提高水電廠企業員工檔案管理效率的有效對策

1.強化宣傳教育，提高企業對員工檔案管理的重視

企業只有認識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質量。為此，一方面，要加強檔案管理工作的宣傳教育，提高企業領導對檔案工作重要性和必要性的認識，促使企業領導增加對檔案管理的資金和人力投入，優化檔案管理環境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導，提高檔案管理人員對工作的重視，增強檔案管理人員的責任感，組織檔案管理人員學習檔案法律法規，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。

2.加強人才培訓，建立高素質的檔案管理人才

企業員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責任感和扎實的檔案管理專業知識，尤其是對于科技發展迅速的今天，更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術手段實現檔案科學化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優秀的檔案管理人才；其次要加強檔案管理人員的培訓工作，有針對性的舉辦檔案管理相關基礎知識和管理技能培訓，提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質；此外，企業還應定期組織檔案管理人員到先進單位學習交流，提升檔案管理經驗和操作技能，促進檔案管理工作健康平穩發展。

3.加強制度建設，建立科學統一的管理標準和規范

建立健全企業員工檔案管理制度有助于提高企業員工檔案管理效率。首先，要規范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關管理標準和技術標準，規范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統一的檔案管理標準，對員工檔案的分類、編目等執行標準進行統一規范，做到檔案文件排列有序、保管期限準確易查、案卷封面美觀統一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強對檔案管理的法制規范，嚴厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經發現，嚴懲不貸，保證員工檔案的信息安全。

4.轉變管理方式，提高檔案管理的信息化水平

企業應轉變陳舊落后的管理觀念和方式，運用現代企業管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業應在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數字化，實現檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現代化水平。為提高檔案管理的快捷服務和工作效率，企業應加快數字化檔案管理進程，實現數字化管理的完美應用，不但加強檔案管理相關軟件設施和硬件設施的投入，強化檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發工作，如內部局域網的構建、各種通信子網、寬帶網的建立、數據庫管理系統以及相關操作系統的建設和應用、高性能服務器、大容量儲存設備等等，以實現數字化管理軟、硬件的及時更新與支持。

三、結束語

企業員工檔案管理對于企業人才建設和經濟發展至關重要，管好、用好員工檔案是企業必須履行的重要職責。水電廠企業具備接受員工檔案資質，就必須對員工檔案安全管理負責，通過科學的方法和負責的態度，切實做好企業員工的檔案管理工作，提高企業員工檔案管理效率，確保企業員工檔案的信息安全。

作者:張云 單位:湖南省電力公司東江水力發電廠

參考文獻:

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1 企業檔案存在的問題

隨著目前市場經濟的進一步發展，我國經濟體制發生了深刻的變化，一些國有企業破產、重組、兼并或轉制，民營企業、合資企業、外商、個體工商戶等新的經濟組織逐漸成為我國經濟發展的重要組成部分，和職工就業的主題。然而在國有企業轉制、破產和兼并重組等過程中，企業身份轉變和檔案管理問題日益突出，主要表現在：一是企業職工檔案管理不規范，經過破產、轉制的國有企業職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現象。更有甚是，一些新的經濟組織不重視企業職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產生的職工的個人材料，導致職工的檔案不準確、不完善。二是企業職工檔案被分散保管。部分國有企業破產后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業或外資企業只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業保管，有的隨破產企業檔案一起交由綜合企業管理部門或破產企業的主管部門保管。總之，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經歷。三是部分企業職工檔案管理不規范、保管存在安全隱患。有些企業職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設備，檔案丟失、損壞現象嚴重。四是借閱和傳遞手續不規范。部分單位和企業在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規范的現象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調轉無手續和回執，有些企業因不同意職工調轉或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業檔案管理的缺失或錯誤，直接導致職工在辦理退休、養老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據，致使職工或企業利益受損，或有甚是導致企業和職工對簿公堂。

2 檔案是企業法律舉證的重要依據

企業在經濟運作之中總要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多，做好企業檔案管理它將為企業各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。企業要想順利發展減少經濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案，才能在各種經濟糾紛中立于不敗之地。而我國現行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質證，對證據的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任是致關一環。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經采信證據，就會依據法判決。所以，企業在應對各種有關經濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據材料，特別是有關文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業特別是國有企業的檔案管理，對維護企業和員工的利益來說是至關重要的，同時還是法律舉證的重要依據之一。

3 用法制意識搞好企業檔案管理

3.1 企業檔案管理融入法制意識的重要性和方法

既然企業檔案是企業處理各種糾紛的重要法律依據，因此企業檔案管理人員就要嚴格按照國家有關法律、法規要求妥善做好企業檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態度和證據的角度進行收集、整理、管理企業檔案。但企業管理千頭萬緒怎么從法律證據的角度管理企業檔案呢？這就要求企業檔案管理人員要弄清楚證據存在的基本要素。企業管理雖然表面非常發雜，但萬變不離其宗，不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金，企業文化、企地關系等等，都離不開企業檔案、文印收發、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領導到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業機關文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的手續履行；要有回執、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據等等這些都是證據的基本要素，一句話：證據要的是原汁原味，這是最關鍵要素。

3.2 做好企業檔案管理的基礎性工作

企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定，健全檔案管理制度，認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓，加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育，使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強企業職工檔案管理，實現檔案規范化管理，確保企業職員的合法權益得到保障

為了企業職工檔案規范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發，是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見，不論企業規模的大小，都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系，有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

4 案例分析說明

勞動爭議案。安陽市某煤炭企業始建于1969年，李某自建礦初被招進該企業工作，并任該企業工會副主席職務。該企業規定領導干部到達53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴，為了拖延退居二線日期，李某托關系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結果，該煤炭企業按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業告上了法庭。法院經過調查取證一審認為：該員工省份證年齡到達該煤炭企業規定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認證和物證，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結束語

企業檔案管理關系到企業和員工的根本利益，所以用科學積極的態度去搞好企業檔案管理，并將法制意識融入到企業檔案管理中，是全面貫徹落實科學發展觀、實現以人為本、維護企業利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻

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關鍵詞：企業職工檔案管理

1當前企業職工檔案工作存在的問題

1.1現行企業職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放，簽定、解除勞動合同等形成的材料。現有企業職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業主管部門管理，有的在企業管理，沒有實行集中統一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業專業主管部門對所轄企業的在職人員、失業人員、再就業人員沒有一份清晰、準確的統計或人員名單。現代企業制度下職工檔案管理沒有統一的要求和模式，這種管理方式給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規范的勞動力市場。

1.2企業職工檔案管理工作制度不完善。企業以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式嚴重制約了人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

1.3企業職工檔案管理不規范，利用率低。一是企業職工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。

1.4檔案管理人員素質不高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

2加強企業職工檔案管理的建議及措施

2.1明確企業職工檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業時使用。

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在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非常基礎的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數據，構建出一個完整的人才數據庫，這樣企業在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數據信息，來對其員工進行分類，同時作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業員工的優點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確的了解。一旦企業需要進行戰略調整和戰略部署，需要調用人才支持，可以根據這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發揮自己的優勢，不僅能夠幫助企業，實現企業的生產目標和發展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業留住更多的人才。

1.2優化人資管理工作

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數據信息，更重要的是它能夠促進企業中不同部門之間的信息共享。現代化的人事檔案管理工作并不是傳統的紙質文檔的存儲，許多企業在人資管理系統當中，都單獨開辟了人事檔案管理區域。人資管理系統當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。

例如，某公司的產品部要舉辦新品會，而在這一過程當中，產品部門需要合適的人才來進行新品會的策劃。因此，產品部門可以在系統上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調配。現代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業在發展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業的統籌發展。

1.3協助企業高層決策

一個企業的發展，離不開企業高層的良好決策，而企業高層在決策的過程當中，必須考慮到企業本身的發展情況，而企業的人才發展情況也是企業高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業在發展的過程當中，必然需要思考企業需要什么樣的人才，企業未來的發展過程中又需要多少人才？而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業在進行戰略決策的過程當中，必須要對企業的人才情況進行一定的考量。例如，某企業決定進行項目合作之時，必然要對項目的數量進行一定的限制，否則超出企業的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業就需要借助人事檔案管理工作來對企業的人才進行評估，以便于衡量出企業在一段時間內的項目合作數量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業所需要的人才，同時對企業現有的人才，進行一定的評估。一旦發現目前企業現有的人才出現問題，還可以進一步進行解決，避免企業出現人才損失。

2人事檔案管理的關鍵點

隨著時代的發展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實施，新時期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機遇和挑戰。雖然科技發展的新時期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標準化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時期工作的關鍵點，才能不斷為企業的發展發揮更多的作用。

2.1勇于進行制度創新

對于企業而言，各個部門的工作在新時期，都必須勇于進行制度和方式上的創新，這樣才能做到與時俱進，提高管理水平。對于企業的人事檔案管理工作而言，在進行的過程當中，必須敢于利用信息科學技術，來對目前的工作進行整理和分析。實際上許多企業的人事檔案管理工作并沒有專項的制度和準則，這就很容易導致相關的工作人員在工作的過程當中毫無章法。在新時期，企業不斷謀求制度上的合規性，因此，人事檔案管理工作也應該進行制度上的創新和完善。不僅要對人事檔案管理工作的內容進行制度上的要求，還要對相關的工作人員進行一定的要求。例如，工作人員的素質、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進行制度上的規定。當然，雖然需要制定相應的制度，但是不能讓制度限制了員工的創造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創新，保證人事檔案管理工作，能夠對企業的人事檔案信息進行深度的開發和挖掘，為企業提供現代化的人事檔案管理數據庫。

2.2加強與信息技術的結合

時代的發展，讓信息科學技術發揮著重要的作用，對于人事檔案管理工作而言，加強與信息技術的結合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質量。各大企業幾乎都已經開始應用人資管理系統，而人資管理系統當中，也一定有人事檔案管理模塊。但實際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統當中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實現智能化的分析與管理。這就導致人事檔案管理系統只是將線下的人事數據轉換成線上的數據庫。實際上真正的人事檔案管理系統，不應該僅僅是信息的集合，還應該智能化地對企業的人才數據進行分析。這種分析報告應該包括企業人才的穩定情況，以及企業人才的成長情況。而企業的管理者在管理的過程當中，通過對這些數據報告的調取，可以全面地對企業人才情況進行掌握。這樣就可以對其員工進行專項化的培訓，全面提升企業員工的綜合素質，為企業提供更多的優秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統還應更加智能化，進而幫助企業對企業的人才需求進行智能化分析，同時為相關的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。

2.3提升相關工作人員的綜合素養

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先以文書材料來說，當一份對外發文或者是內部行文開始擬稿時，我們就要嚴格按照企業文書處理工作和檔案管理工作的規定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確，書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應當一一按照規定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規定，擬寫公文必須用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應當積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當我們在工作中運用計算機打印文件或表格時，一定要注意根據公文處理規定中的要求，控制好圖文區的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時的裝訂。現在我們有的人在用計算機打印文件或表格時，漫無邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。

同樣，當我們收到一份外來文件需要辦理時，也要按照企業文書處理工作和檔案管理工作的規定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結果簡要的填寫在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是，不少文件經辦人員在文件處理單上應當填寫的各個欄目里，往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼，至于這個文件究竟如何辦理的，辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規定，應該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關，都應當把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對今后工作的查考利用產生價值，否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔，企業檔案室豈不成了上級機關的文件保管室了。

再以科技文件材料來說，一個新產品從開發研制至試生產再到正式批產，這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料，只要是對企業今后的產品開發研制和生產經營有查考利用價值的，都應當進行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預立卷。由于開發研制一個新產品往往需要較長的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對科技文件材料的管理還必須分階段進行，每當一個階段(例如調研階段、設計階段、試制階段等)結束時，都應當及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時間越長，材料的散失和損壞越多，甚至會造成無法彌補的損失。

基建工程項目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項目周期長和子項目多，對這類材料的管理也必須分階段進行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統性造成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。

二、檔案的全方位管理，就是指企業的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料，都應當按照企業的有關規定進行收集和歸檔。

在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認為自己的部門不是企業的重要部門，工作中沒有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔保存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯系。在這種錯誤認識的支配下，這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業有關規定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認為自己部門在工作中所產生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認識也是不對的。作為企業的檔案室，它是企業中管理檔案的專職部門，它有為企業保守秘密的工作紀律，不會也不允許將企業秘密對外泄露，因此企業的其他部門完全可以放心地將所有應當歸檔保存的文件和材料交由企業檔案室管理。事實上，企業的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業秘密外泄的重要保證，也是使企業各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。

為了實施企業檔案的全方位管理，一方面企業檔案部門應當制定相應的歸檔制度，明確企業各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內容和歸檔要求。這就要求企業檔案人員熟悉企業各個職能部門的職責內容和職權范圍，并且根據企業職能部門的調整和變化，適時地作出修訂和補充，使歸檔制度能夠具有很強的操作性。另一方面，有了規章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業檔案人員，要學會轉變立場、轉變觀念，要把企業各個職能部門作為自己的服務對象，在歸檔材料形成、積累和預立卷等各個環節給予他們指導和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發現問題，提出整改意見。

在實施企業檔案全方位管理中，多年來一直強調和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施。“四納入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產、科研、基建工作計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍，納入企業經責制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加新產品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設備儀器開箱以及有關生產、科研、基建等方面的會議。經驗證明，只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現。

三、檔案的全員式管理就是指企業中的每個職工都或多或少的與企業檔案管理工作有著聯系，因此每個職工都應當關心和支持企業的檔案管理工作。

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科研院所的轉制是我國科技體制改革的重要內容，毫無疑問，也是在科技體制改革的推動下開始的一個“自我革命運動”。2003年，按照江蘇省委、省政府的要求，江蘇省蘇微微生物研究有限公司完成了從應用型科研機構向股份制企業的轉制。隨著科研體制改革的實施，研究、開發活動已變成市場行為。其所承擔的課題來源嚴格按技術合同制執行，國家下達項目也實行面向社會公開招標和簽訂承包合同的辦法。其基本收入的主要來源是通過承包國家計劃項目、接受委托研究、咨詢服務為社會創造經濟效益的過程中獲得。轉制后的科研院所的管理工作范圍已不再局限于該單位的科研工作，而逐步擴大到與企業、與外單位合作工作的管理。為此，科研管理方式、手段將隨著研究機構轉軌、轉制而改變，科研管理方式的變化對科技檔案管理也產生了一定的影響。

科研檔案是指在科學研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源和知識寶庫，是國家的寶貴財富。因此，在科學技術研究活動中應加強科研檔案的管理，樹立積極利用檔案資料為科研工作服務的檔案觀顯得尤為重要。

一、當前科研檔案管理中存在的問題

（一）歸檔難，歸檔材料不齊全

根據國家科委和國家檔案局頒發的《科學技術研究檔案管理暫行規定》第七條的規定，科研文件材料經歸檔轉化為科研檔案的內容和種類有：一是科研準備階段文件。科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同、基金申報文件、研究計劃等。二是研究實驗階段文件。各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的有關文件材料、設計文件、圖紙、關鍵工藝文件、重要的來往技術文件、計算機軟件和課題階段總結等。三是總結鑒定實驗階段文件。工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。四是成果和獎勵申報階段文件。成果和獎勵申報材料及審批材料、推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。五是推廣應用階段文件。推廣應用方案、總結、擴大生產的設計文件、工藝文件、生產定型鑒定材料、轉讓合同、用戶反饋意見等。六是其他有關文件。目前，科研項目歸檔材料不全、質量不高的問題顯得尤為突出。一方面是由于課題研究過程中由于某些程序的省略而有一些材料根本沒有形成，這是客觀原因。另一方面就是科研人員對科研項目檔案工作的重要性認識不足。有些研究人員重視科研過程、成果的形成及由此帶來的現實需要，而輕視科研項目檔案的歸檔工作。科研人員對科研成果倍加珍愛，為方便今后深入研究查考之需，或對自己的成果能否得到有效保護存在疑慮，部分科研人員不愿將科研材料示人。一部分科研人員將科研成果視為個人財富，忽視了該成果中單位、領導及同事的集體勞動的作用，人為地封鎖關鍵性科研材料，以至造成科研材料歸檔不全或缺少核心材料，使歸檔的科研檔案質量不高。

另外，在科研機構改革中，新的研究模式是科研機構、高等院校與企業相結合，研究開發與生產相結合。實施“產學研聯合工程”以來，企業、高校、科研院所的科技合作開始向全方位、多模式、深層次、規范化方向發展。合作、共建模式給科研單位形成了新的科研管理模式，對科研檔案的收集更加困難，涉及到很多關聯的單位與科研工作者，協調起來也相當麻煩。往往是一個課題結束后，直到鑒定評審時臨時性地把材料東拼西湊，應付了事，最終是該課題從頭到尾的原始材料沒有一家單位能完整地拿出來。

（二）紙質材料多、電子檔案少、檔案室設備簡陋等問題，不能有效地開發和利用科研檔案材料

于是，在科研檔案管理中出現了四多四少現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了科研檔案的收集、整理工作，以及科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。就江蘇省蘇微微生物研究有限公司而言，目前的科研檔案管理難以適應新時期檔案工作的需要，特別是檔案管理目前還停留在手工管理上，檔案信息化建設相對滯后，檔案數據庫建設、電子文件歸檔管理工作力度還不夠。

（三）利用率低

科研檔案的實際價值不能充分體現，科研檔案的利用率無論在利用人次還是利用卷次上都遠遠低于其他類檔案。一方面是由于部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質量不高，利用價值不大；另一方面是由于部分科研成果檔案涉及到知識產權問題，使檔案管理人員不得不對所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用。科研人員不能有效地將檔案應用于科研生產，造成檔案的浪費；同時檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。

二、提高科研檔案管理水平的對策

（一）建立和完善新型的科研檔案管理制度

科技檔案應當遵循統一集中管理的基本原則，按照完整、準確、系統、安全、有效利用的基本要求，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》，結合該公司實際情況，制定和完善科研檔案積累和科研歸檔的各項規章制度，建立健全科研檔案管理制度，理順檔案部門、科研檔案形成部門之間的工作關系，共同形成一個相互聯系、相互制約、相互滲透的聯合體。

（二）轉變觀念，重視科研檔案管理工作

檔案管理關鍵是要統一思想，統一觀念，統一認識，加強領導，互相協作，克服科研檔案管理工作中的落后思想和傳統觀念，使各級領導、科研管理部門和科技人員真正認識到科研檔案管理工作對保證和促進科研工作所起到的重要作用；要充分認識到科研檔案的作用是多方面的。一是要認識到科研檔案管理也是一門科學，不是所謂一般性的行政雜事，科研檔案管理的好壞、利用的程度及反饋效益的大小都直接反映了公司的科技管理水平和利用效率。二是不要片面地強調科學實驗及研究工作的重要性，以及獲得科研成果的重要性，而忽視了科研檔案基礎性工作的重要性和作用，從而導致對科研檔案工作投入的力度不足。同時科研檔案工作的理念也要不斷創新，要樹立科學的科研檔案觀。要認識到在科研中查閱檔案資料對提高科研工作的重要性。要通過各種途徑，勤于對相關文件資料進行積累和妥善保管，使檔案資料要有一定的深度，能發現事物發展、變化的規律性，以拓展科研思路，能為科研活動的開展激發創造的靈感。

（三）提高科研人員的科研檔案歸檔意識

科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環的軌道，將會使科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

具體措施有：一是在科研項目（課題）立項之初，項目（課題）組應指定專人全程負責科研材料的管理，并按科研類檔案歸檔要求擬制立卷類目。二是檔案管理部門應改變我們的行為方式，將觀念徹底轉變過來，從抓服務入手，變被動服務為主動服務，樹立檔案部門良好的形象。主動服務就是檔案部門主動了解科研部門的需求情況，然后從大量的檔案材料中有目的地進行選擇加工，把靜態分散的材料變成動態集中的資料，直接有效地為研究部門提供服務。通過主動服務，對科研項目（課題）組進行專業指導，及時發現問題，幫助其做好平時歸檔工作。三是在項目研究過程中，從立項到結尾的全程都孕育著檔案，其間形成的相關材料均應按“規矩”行事，不得違背相關程序，任意增刪平時歸檔材料或暫歸檔材料；科研項目檔案形成后，在查閱和開發利用過程中也應依法行事，保護集體或個人的知識產權不受侵害。只有這樣，才能調動科研人員材料歸檔的積極性，切實做好科研檔案工作。

（四）理順科研檔案歸檔程序，嚴格“四同步”管理

科研工作和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科研成果以及科研人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。實行“四同步”，是科研檔案工作的一條基本原則。首先，在課題立項，即下達計劃任務書時，檔案部門應及時進行檔案的形成、積累、整理、保管等方面的指導，以使科研人員在工作中主動按照檔案的規范要求形成并保管好科研檔案材料。其次，在階段檢查時，可以對已經形成的文件材料數量與質量進行審查，發現不合格項及時提出修改意見。再次，當項目完成準備評價成果鑒定或交用戶驗收前，對全部科研檔案材料進行審查，以確保檔案的齊全完整。同時，檔案人員應參加成果鑒定會，利用對科研文件形成情況熟悉的便利，協助鑒定委員會審查鑒定材料，在遇到問題時可以進行必要的合理的說明。最后，在申報成果和評審獎勵階段，將檔案部門出具的歸檔證明作為決定科研項目是否申報成功和評審獎勵成功的重要依據。這從另一方面可以確保未歸檔的科研文件材料歸檔，提高科研檔案的歸檔率。必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證科研檔案的準確、完整、系統，最終使科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

針對多方聯合承擔課題的檔案歸檔我們提出了新的要求，即從收集本單位的科研檔案為主轉向以項目為單元的收集方式（不論單位多少，只追求某個項目檔案的完整性、準確性）。一般情況下，研究階段的科研檔案在研究所，按科研程序和歸檔制度做好收集工作。而開發（包括共同開發）階段的科研材料除研究所自行開發的項目外，有的屬于合作雙方共有，有的屬于合作方。對這類科技材料的收集，采用聯合建檔的收集方法及管理制度，大家都擁有一套完整的檔案。

（五）加快檔案信息化工作，使科研檔案得到充分開發利用

檔案工作已進入了信息時代，我們必須抓住歷史機遇，切實做好科技檔案信息資源的開發利用工作。由于計算機在科研工作中的廣泛采用，所形成的科研檔案材料應盡量采用電子文檔形式，如計算機編制的技術方案、程序、繪制的電子版圖紙、計算機處理的數據和圖表、實驗結果以及鑒定報獎等文檔材料等。同時建立紙質檔案與電子檔案的雙套管理機制。以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，體積小、信息量大、檢索迅捷，但其局限性也很明顯；紙質檔案雖具有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但同時也存在信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點。所以必須實行雙套保存。雙套保管可以融合紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。另一行之有效的解決方法就是檔案管理部門與歸檔部門協作，利用現代網絡技術，對新形成的科研文件材料實行在線歸檔，確保檔案信息的真實性。目前檔案部門最緊要的工作就是加強和開發利用好自己的軟件系統，在確保科技機密和檔案安全的情況下，實行網上檔案信息資源共享，建立健全科技檔案信息資源管理機制，實現信息資源共享。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強公司廣大科技人員的檔案意識，做好科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高科研檔案的現代化管理水平，讓科研檔案為科研工作再出成果和推動公司的發展發揮應有的積極作用。

參考文獻：

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（一）檔案規范化管理意識不強。檔案規范管理意識不強就難以發揮企業檔案管理人員的主觀能動性，不利于企業的規范管理。一是企業領導對于檔案管理部門的重視程度不夠，認為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業管理的角度認識到檔案的重要意義。二是企業領導更沒有意識到檔案管理對于企業不斷修正錯誤、改善經營狀況的重要作用，意識的缺乏導致檔案失去了實用價值。三是檔案管理人員規范管理檔案的意識不強，認為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導致檔案的丟失。

（二）缺乏專業的管理軟件和專業的管理人才。在當前“互聯網+”的發展背景下，計算機和數據處理軟件對于企業的發展和工作效率的提升有著極大的推動作用。目前大多數企業對于檔案的管理未能順應市場的發展，第一，企業缺乏專業的檔案信息及數據管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復雜的工作可能導致檔案信息的錯誤和遺漏。第二，企業缺乏專業的檔案管理人才，目前企業檔案室的工作人員大多學歷不高，因為企業認為這是一個沒有技術含量的工作，檔案管理人員不夠專業導致檔案不能發揮促進企業管理的作用。

（三）檔案管理機制不夠完善。檔案管理機制的不完善體現在如下幾個方面：首先，某些企業的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細化，導致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應的檔案更新機制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進行重新編制、保存，導致檔案的使用缺乏準確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應的檢查監督機制，所以無法發現存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴謹。最后，沒有建立檔案管理的獎懲機制，無法通過獎懲來促進員工加強檔案的管理。

三、加強企業檔案的規范化管理

（一）增強企業全體員工的檔案管理意識。所謂意識決定形態，所以增強企業全體員工的檔案管理意識對于檔案的規范化管理具有重要的作用。第一，應當加強企業領導的檔案管理意識，使其認識到檔案管理對于促進企業管理體制完善的重要意義以及對于企業生產經營的重要意義，以領導的號召力帶動員工增強檔案管理的意識。第二，著力增強檔案室員工的檔案管理意識，可以通過宣傳教育的方式加強其意識，也可以通過設置獎懲來提升其思想意識。第三，加強全體員工的檔案管理意識，認真對待自己檔案信息的錄入、更改及保存，以集體的力量促進檔案管理的規范化。

（二）采用先進的檔案管理方式、引進專業的管理人才。一是結合企業自身檔案管理的特點，引進先進的檔案管理軟件，將紙質的檔案進行電子化備份，并且通過軟件檢查檔案中存在的問題，以便企業及時準確地發現檔案中的錯誤并進行糾正，增強檔案管理的準確性和效率，以促進檔案管理的規范。二是通過招聘引進高水平的檔案管理相關人才，或者對已有的員工進行培訓，使得進行檔案管理的員工既熟悉計算機管理系統，又能科學高效地對檔案進行分類，還能及時發現檔案中存在的錯誤，并通過對檔案的管理和分析促進企業管理水平的提升。

篇（8）

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（檔案文獻編纂）、檔案提供利用等八個工作項目和過程。當前，越來越多的企業都開始認識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業管理中的地位也越來越重要。

二、發揮檔案管理經濟效益作用的措施與對策

隨著現代企業制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對企業發展中的作用越來越突出。高效、有序以及規范的檔案管理可以提升企業經濟效益和管理水平，但不可否認的是，目前，在我國一些企業中，檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業檔案管理工作質量的提升，更影響了企業經濟效益的提升。下面就發揮檔案管理經濟效益作用的措施和對策來進行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對策可以提高我國企業檔案管理水平和質量，最大限度的發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的重要作用。

第一，提高對檔案管理的認識。

在一個企業中，企業管理主要包括有：財務管理、生產管理、質量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業經濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業經濟效益的影響是長遠和隱性的，因此，在一些企業中企業管理者和領導者都不太重視企業的檔案管理，而是更加重視可以為企業帶來明顯經濟效益的企業管理，因此，要想充分發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的作用，就必須提高企業管理者和領導者對檔案管理的認識。一是提升自身的認識。企業領導者和管理者的認識對檔案管理工作有著至關重要的影響。企業的領導者和管理者應當不斷學習，提高對檔案管理工作的認識，從思想上認識到檔案管理工作對企業的發展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認識。企業領導者和管理者只提高自身的認識還是遠遠不夠的，還需要提升企業員工特別是企業檔案管理員工的認識，畢竟企業的檔案管理工作都需要企業員工來執行，因此，這時候，企業領導者和管理者就必須充分發揮出自身在企業管理中的核心和主導作用，通過自身的影響來提升企業員工對檔案管理工作的認識。

第二，加強對檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。

企業檔案管理人員的素質直接影響了企業檔案管理質量，而檔案管理質量又影響了檔案管理對企業經濟效益作用的發揮，因此，企業要想最大限度的發揮檔案管理對企業經濟效益的作用，就必須加強企業檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。為此：

堅持每月學習制度。企業要提高檔案管理人員的素質，就必須要求企業檔案管理員工不斷地學習，在不斷的學習中不斷提高自身的素質和對工作的熟練度。學習內容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業檔案管理員工的素質必然會有一個質的提升。

加強對檔案管理員工的培訓。培訓是老板送給員工最好的禮物。培訓不僅可以提升員工的素質，更可以留著員工。隨著社會經濟的不斷發展，新技術、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業加強對員工的培訓，使其可以不斷適應企業發展的需要，如當前企業檔案管理的信息化趨勢不可逆轉，基于計算機技術和網絡技術的信息化檔案管理系統，對企業檔案管理員工的素質提出了更好的要求，不僅需要企業檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術和各種網絡技術，這都需

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企業的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統的記錄員工的身份、資歷、工作表現以及業務技能等內容，可以說人事檔案代表了一個人的人生軌跡。同時人事檔案還與員工的切身利益相關，比如薪資待遇、組織關系、職稱評定以及勞動保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業人事檔案的管理現狀進行分析，加強人事檔案管理創新，如此才能夠最大限度的發揮出人事檔案的資源優勢，更好的為企業發展提供人才保障。

一、加強企業人事檔案管理創新的意義

（一）加強檔案管理創新是提高企業核心競爭力的重要保障

人事檔案所包含的關于人才基本信息，是社會各個行業人才在企業從事生產活動的記錄，如果企業中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業的檔案管理水平落后，毫無創新意識，必然會使企業人事檔案管理陷入混亂，甚至會導致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業無法真實的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強檔案管理創新是企業管理有效進行的重要保障，也是企業核心競爭力提升的重要基礎。

（二）檔案管理創新是企業文化創新的重要內容

人事檔案部門是企業諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業的發展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發現每一位員工對于企業發展的貢獻，當我們將有代表性的人物、事件進行報道、宣傳之后，從中凝結出的精神與力量就成為了企業文化的重要組成部分。加強檔案管理創新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠將員工所做出的貢獻全程記錄。所以說，檔案管理創新也是企業文化創新的重要內容。

（三）實現檔案管理創新是我國推行人才強國戰略的客觀要求

檔案管理工作是黨和政府了解企業人才發展狀況的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規律，從而制定有利于人才成長的發展規劃，提高社會人才的素質與數量。而傳統的檔案管理手段已經無法適應當前社會發展的需求，需要我們加強企業人事檔案管理的進程，這已經成為我國推行人才強國戰略的客觀要求。同時，隨著我國經濟體制改革的不斷完善，體制外的從業人數將會大于體制內的從業人數，面對規模如此巨大的檔案量，就需要企業切實做好檔案管理的創新工作，使企業人事檔案管理工作水平邁入一個新的階段。

二、加強企業人事檔案管理創新的措施

（一）提高員工對檔案管理工作的認識

只有員工對檔案管理工作有一個充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業發展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業發展而服務。創新工作模式與方法，提高業務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。

（二）完善管理制度

健全的管理制度，規范的管理流程是實現檔案管理創新的重要保障。企業人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創新奠定基礎。

（三）增加投入，加強基礎設備建設

經費是企業開展人事檔案管理的物質基礎，缺乏經費，實現企業人事檔案管理創新就成為了一句空話。目前，多數企業都存在著檔案管理經費不足的問題，這與社會、企業、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯。企業必須要認識到這一點，保證經費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監視器等設備，從而提高企業檔案管理的效率。

（四）逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設

隨著計算機網絡技術的快速發展，信息化已經成為現代企業發展必然趨勢。檔案管理信息化的實質是利用計算機技術，將紙質檔案轉化為數字信息，并且運用檔案信息管理系統，實現檔案信息在不同部門、不同單位之間的數據傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態更新，比如及時對工作成果、業務技能更新等等，與傳統的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息。可以幫助相關人員更為迅速的了解員工的實際情況。

總結：

綜上所述，人事檔案管理工作對于企業發展的促進作用是不言而喻的，加強企業人事檔案管理創新，不但是提高企業核心競爭力的重要保障，也是企業進行文化創新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業人事檔案管理的創新，從而為企業平穩、健康發展，提供人才保障。

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一、人力資源管理與人事檔案管理

1.1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規范等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1.2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當的利用和開發。

1.3人力資源管理與人事檔案管理的關系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。

二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。

2.1提高企業內外部員工的整體質量

企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。

2.2幫助企業進行人力資源規劃

人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。

2.3幫助企業更針對性的實施培訓

員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。

2.4促進企業跨地域文化管理

企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互了解，避免出現文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。

2.5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。

結語：

人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。

參考文獻：

[1]張海濱.從中日人事檔案管理的比較看我國人事檔案管理的前景[J].山西財經大學學報.2011（S4）

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1.員工個人和企業對人事檔案意識薄弱

目前，在人事檔案管理工作中，不少企業對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態度，意識不到自己也有積累和維護檔案內容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當地人才中心管理后就長期失去聯系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.人事檔案管理員的素質和管理水平不高

由于最初的企業不夠重視或其它原因，導致企業人事檔案管理員在素質水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業員工流動性大，檔案管理員的轉檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。

3.人事檔案的管理手法相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業知識的人員全職管理，而在現實情況中存在部分企業把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經過專業培訓，不具備專業的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發展的步伐，滿足不了企業發展的形勢需要。例如企業沒有運用專業的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質量，大大降低了企業管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業的重視，衍生出人事檔案內容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發、配備與管理潛在作用的發揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

二、企業人事檔案管理工作的應對措施

1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性

企業要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業都有著重要的作用。主要體現在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業做好招聘、錄干、調動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業可通過內部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發展有著休戚相關的作用。此外，企業在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業共同參與檔案維護與管理工作的理念。

2.提高檔案管理人員的素質和管理水平

作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。其次，檔案管理員要有一定的專業理論知識和熟悉的業務技能。因此，企業可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業務環節，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。

3.優化檔案管理模式，實現信息化管理

實現檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。企業可根據本單位人事檔案管理的現實情況自行開發檔案管理信息軟件或者是對外購買專業檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統人事檔案管理的新模式可以為企業選才、用才、育才、激才、留才發揮更大的作用。