緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的必要性范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

第二，傳統檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。

第三，由于紙質的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當等原因導致新聞檔案受損，如果發生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。

二、信息時代新聞檔案管理的必要性

隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術與因特網技術的不斷發展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發展的同時，逐漸涌現出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質保存。由于電子文件載體具有一定的不穩定性，而且信息技術也不穩定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數據安全的途徑之一。當前，將紙質文件與電子文件進行轉化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質與磁盤、光盤等介質一起進行有效歸檔，進而形成內容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關部門不僅要在每一卷紙質檔案上進行備考表的設置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。當前，磁介質與光介質的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內與紙質檔案并存。

從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質實現了進一步的技術改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質與磁介質歸檔方式為主、紙質介質歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質介質歸檔為主、光介質與磁介質歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質性內容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關工作的重要依據。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠實現快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現了問題，就體現出紙質檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。

三、信息時代新聞檔案的管理方法

新聞單位的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著很大的區別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。

（一）加強新聞信息的儲備管理

新聞信息量非常大，必須要經過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監控新聞檔案的相關信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現出來，進而在更高的層次上實現信息儲備與信息需求的統一。

（二）加強信息技術的應用

新聞檔案在很大程度上可以說是當地歷史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術的廣泛應用。現代信息技術主要表現在光盤技術、計算機技術，以及縮微技術等方面，這些技術在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網絡管理化水平仍然比較低，在以后的發展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎上，不斷引用現代信息技術，進而促進新聞信息資源的共享與價值。

（三）加強新聞檔案的人文管理

從新聞檔案的內容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術畢竟只是一種管理技術，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現代信息技術只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術是不行的，還必須要有人的有效參與。

（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質

新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業素質。當前，在計算機技術日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經不能夠僅僅局限在傳統的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發展。

篇（2）

目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數企、事業的“短板”。

1.人事檔案管理的現狀如下

1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。

1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監交工作不嚴格。按照規定檔案的交接是有領導在場監交，并在交接內容署名的。而某些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

1.3人事檔案管理人員的業務水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續的培訓，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數據不準確。

1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。

2.針對上述情況對人事檔案的管理應該做到

篇（3）

事業單位檔案管理是進行事業單位組織和發展的基礎，也是人員管理的重要手段，因此需要重視檔案信息管理工作，結合不同時期事業單位的發展情況，制定適宜的管理方法。隨著信息技術的不斷進步，越來越多的事業單位開始使用數字化的管理技術，通過數據庫將掃描的數據進行處理，使得傳統紙質數據和音像得意保存，通過計算機技術對檔案進行管理可以全面的提升存貯年限和管理質量，具有紙質檔案管理不具備的優勢，因此在事業單位的檔案管理中需要對技術進行創新，采用數字化的手段，保證檔案管理的科學性，提升檔案管理的質量。

1事業單位數字化檔案管理的必要性

1．1促進單位經濟效益的提升

人類進入信息時代一個重要的標志就是信息的傳輸速度與準確性提升，使得信息之間的交流更加的便捷，事業單位也不例外，人員在流動的過程中產生了大量的信息，這些信息通過原本的紙質檔案的方式進行管理，難免出現問題，因此需要借助計算機設備通過數字化的管理方式，提升人員的信息傳輸速度，通過計算機的普及對檔案信息管理方式進行創新。但是現階段事業單位如果在工作中仍然采用傳統的紙質檔案管理模式，將造成事業單位人員工作量的增加，人員的浪費，使得事業單位在檔案管理中耗費了大量的人力物力，并且對于人員的信息認識程度不足，造成人員使用和資金劃分方面存在問題，導致整個事業單位的工作效率低下，而采用數字化的檔案管理方式，可以有效的對這些問題進行避免，使檔案管理的準確度和質量得到全面的提升，減少必要的工作時間，節約資源，將單位有用的資源支配到更加合理的項目上。

1．2促進日常辦公效率的提升

傳統的檔案信息管理，涉及到的內容包括紙質信息管理、檔案調動管理、檔案查閱管理，大量復雜的檔案在管理中耗費了人員較多的時間，并且工作效率較低，進行檔案收集的過程中也需要工作人員現場確認收集，保證信息的準確性，這個過程對于人員較多的事業單位本身就是復雜性較大的工作。而采用數字化的檔案管理方法，而檔案管理依賴現代化的科學技術管理方法，將便捷性、高效性、環保性結合起來，提升工作效率，減少誤差，避免重復工作，全面的提升辦公效率，讓工作人員可以更加的投入到工作過程中，提升辦公效率。

1．3提升檔案利用效率

當前人們對檔案信息的使用更加頻繁，事業單位的管理更加離不開檔案，傳統的管理方法下調取檔案的過程中需要耗費較多的時間，并且紙質的檔案頻繁的翻閱對檔案的傷害較大，因此采用數字化的檔案管理，將用戶的信息存儲到數據庫中，在檔案需要使用時只需要對信息在計算機上進行調取即可，過程非常方便。并且在信息調取過程中，通過計算機查找資料，更加快捷，使用數字化技術可以對檔案管理質量進行提升。

2事業單位數字化檔案管理存在的問題

2．1現代化辦公設備普及性不足

我國事業單位在進行數字化管理過程中，對于設備的更新存在問題，并沒有充分的考慮到技術的需要，造成設備的引進和現代化檔案管理技術不相符，造成資源的嚴重浪費。同時對于現代化技術的利用效率較差，有的事業單位雖然引進了技術，但是對于計算機設備軟件和硬件設備的更新不及時，造成系統無法支撐數字化檔案管理系統的高效運行。最后，事業單位雖然引進了檔案管理系統，但是對于檔案資料的收集整理存在隨意性，嚴重的影響到信息的正常使用，造成數字化檔案管理的準確性受到影響。

2．2資源共享能力不足

我國事業單位相互之間的信息聯系本身存在不足，系統之間聯系性不足，無法實現相互之間的資源共享，導致數字化檔案信息管理系統不能形成統一的體系，人員的信息是分離的，造成人員在信息檔案更新存在一定的滯后性，嚴重的影響到信息檔案管理的準確性。同時各個事業單位采用系統不統一，造成事業單位檔案信息管理格式不統一，對于信息的保管存在不利影響，造成檔案在管理中因為格式原因在造成信息使用受到影響，降低了使用效率。最后，資源共享平臺建立的滯后性，使得人員在遷移的過程中檔案可能出現缺失，對于檔案的完整性不利。

2．3工作人員個人能力不足

計算機的普及需要人們掌握必要的現代辦公技巧，但是事業單位中存在一些老員工，對于計算機的使用存在問題，對于現代化的辦公軟件應用能力不強，學習接受能力也存在不足，造成數字化的檔案管理系統無法發揮應有的效果，影響檔案管理系統的正常使用。同時，數字化的檔案管理系統需要配備專業化的計算機維護人員，但是事業單位中對于崗位的把持較為死板，導致專業的維護人員無法進入到事業單位內部工作，造成設備的維護存在滯后性，欠缺專業知識和技術人員，使得檔案管理設備無法發揮效果，造成現代化資源的浪費。

3事業單位數字化檔案管理優化措施

3．1提升辦公設備質量

事業單位需要引進更加完善的設備，對單位內的落后辦公設備進行及時的更新，配合數字化檔案管理建設。同時，對計算機進行定期的保養和維護，及時的更新系統，保證數字化設備的安全運行。最后，政府可以出面對事業單位設備采購進行引導，盡量保證事業單位設備的統一性，這樣可以形成聯動效應，低價采購辦公設備的同時，促進企業的發展，從而帶動地區經濟發展，并且對于事業單位后期建立統一的數字化檔案管理平臺提供基礎前提。

3．2推動數字化檔案管理平臺建設

事業單位在建立數字化檔案管理過程中需要考慮到與其他單位的聯系，重視進行資源的共享，因此數字化檔案管理體系的過程中，各個事業單位的硬件采購、軟件安裝等盡量保持一致性，積極和其他單位取得聯系，加強相互之間的溝通與聯系，一點到面的建立統一的平臺。同時，將自身的數據庫進行開放，科學的設置權限和密碼，保證其他事業單位在合理的范圍內可以調取需要的資料，提升檔案信息的開放性，事業單位更好的了解員工信息，提升信息檔案管理效率，促金檔案管理的有效流通，使得事業單位在人員任命上更加高效。

3．3促進人員素質的提升

事業單位在進行數字化檔案信息系統建設時，首先需要將員工的計算機使用能力進行提升，對辦公設備和技術進行培訓，積極開展培訓活動，促進工作人員整體技術的提升。同時引進專業的軟件維護人員，不斷的對技術進行創新，提升數字化系統的穩定性。最后，最后，需要強化人員的服務意識，提高人員的服務水平，積極采取引進和培養相結合的方式，充實專業化的檔案管理人才隊伍，將服務意識落實的工作中，讓員工通過服務意識的推動作用，不斷的學習數字化檔案管理知識，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4結語

數字化的信息技術是生活的重要部分，數字化的檔案信息管理技術也不例外，將數字化與檔案管理相結合，可以對當前事業單位較為混亂的檔案管理現狀進行改善，采用更加科學的管理方法，充分發掘檔案資源優勢，合理的使用檔案，保證事業單位人員安排的合理性，同時采用數字化的檔案管方法，將事業單位的檔案管理進行更加全面的推廣，這樣才能使單位得到長足發展，成為合格的服務型單位。

參考文獻:

［1］夏麗穎．數字化檔案管理在事業單位中的應用分析［A］．中國武漢決策信息研究開發中心，決策與信息雜志社，北京大學經濟管理學院．“決策論壇———企業行政管理與創新學術研討會”論文集(下)［C］．中國武漢決策信息研究開發中心，決策與信息雜志社，北京大學經濟管理學院，2016:1．

［2］田爽．事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策［J］．科技傳播，2016(02):52～53．

［3］李忻芝，黃婷．新時期事業單位檔案的數字化管理探討［J］．辦公室業務，2016(09):144．

篇（4）

對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質量控制主要表現為施工現象的質量控制，包括產品質量控制、工藝質量控制。具體來說，影響質量控制的因素主要表現在人、機、料、環境以及方法這五個方面，而通過專業培訓后持證上崗的“人”，需要現場調度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內。由此可見，檔案管理是工程建設質量控制的關鍵環節，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。

（二）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設

工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環節的具體細節，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現出了工程檔案的價值和活力。

二、強化工程檔案管理的措施

（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓

工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等。可以加強對檔案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質。定期組織學習專業理論知識。要積極培養檔案工作人員懂技術、業務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現持證上崗；集中組織業務培訓。此類培訓如果單位內部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內容作詳細培訓。

（二）進入施工現場，增強檔案的真實性

加強工程檔案管理工作是工程規劃、建設以及管理的重要依據。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現場，對登記在冊的工程項目進行現場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現場的同時也要與建設單位一同進行現場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。

（三）通過計算機與互聯網資源，強化檔案的網絡化管理

利用軟件對檔案實行信息化管理已經成為檔案管理的發展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯網技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協調能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。

（四）合理實行崗位責任制

檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內容缺乏真實性的現象發生。檔案編制需要經過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環節如果某一部分出現紕漏，都會影響下一環節，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發現檔案出現問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。

篇（5）

人事檔案的管理工作跟其他工作不一樣，要經過長時間的積累，在短時間內也不容易取得有顯著的成績。長期以來，因人事檔案管理是屬于幕后工作類型，有些人員以及領導都對人事檔案的管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些資料的抄寫以及保管工作，并不是單位的主要工作，因此，人事檔案的管理工作未被重視，大部分時間都對人事檔案的管理只停留在口頭上說說，使得人事檔案的管理處于表面形式，等到使用檔案資料時才發現人事檔案的管理的重要性，對機關事業單位的人力資源選擇有著較大的影響。

1.2檔案管理水平較低

隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在進行的改革，人員也在不斷地進行著變動，有些人事檔案的管理人員并不是專業人員，缺乏實際工作經驗，對檔案管理的相關工作不是很熟悉，向信息的收集、檔案的歸類以及資料的整理等。也有一些人事檔案管理人員并不是專職人員，而是兼職的，對人事檔案的管理意識比較淡薄，缺乏相關的管理知識，在進行資料管理的時候，只將相關資料裝進袋子，并沒有按照嚴格的相關管理規范進行管理，很容易造成資料的丟失。還有相關管理人員的管理手段比較落后，大多數檔案管理工作都是利用手工來操作，不但費時也很費力，工作效率也比較低。

2、提高人事檔案管理的措施

2.1提高人事檔案管理的意識

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發現問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。

2.2完善人事檔案管理制度

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據社會的發展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。特別是引進現代化的設備結合相關管理制度來輔助人事檔案的管理，根據相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。利用現代化的設備對資料進行收集和錄入，從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位的人事工作提供更好的服務。

篇（6）

工程檔案通常是指公路建設全過程中所直接形成的、用于記錄項目中具有保存價值的文檔資料與信息資源，也是后續養護、管理等多項工作得以順利實施的重要依據。近年來，隨著我國城市化進程的逐漸加快，以及公路工程建設項目的日益增大，加強檔案管理工作，建立健全完整、系統、可靠的檔案管理體系，對于促進我國城市建設、確保公路工程建設質量等多個方面都將起到非常積極的作用。

（二）公路工程檔案的特點

相比普遍的建設項目，公路工程普遍具有規模大、建設周期長、工程組成復雜等特點，這都使得其檔案在形成與管理方面，與普遍工程檔案之間有著較大的區別，并具有以下顯著特點：

1.形成周期長

一個工程項目的建設，從立項審批、可行性研究、圖紙設計、招投標、工程施工、交工驗收、試運行直至最后的竣工驗收，往往需要跨越較長的時間，通常在3年以上。而各類檔案信息，也是伴隨著項目建設活動的開展所形成的，其形成周期同樣很長。

2.涉及面廣

在項目建設的一個完整周期內，需要涉及交通部、交通廳、建設單位、設計單位、多家施工單位、多家監理單位，總數達數十家直接相關單位；同時，沿途還需涉及政府、電力電訊、材料供應廠家等多個部門。

3.專業性與階段性強

專業性，是指其檔案內容多是技術方面的，專業性很強，要求檔案管理人員需要具備較強的專業知識與檔案管理知識。

階段性，則是指在項目施工的全過程當中，通常需要歷經路基、橋梁、隧道、通訊、綠化等各階段的工程建設，需要各種專業化的施工隊伍參與，這都使得檔案的形成具有很強的階段性特點，必須在各階段中都加強檔案的管理工作，以免影響到后續工程的施工。

4.管理難度大

一方面，由于工程檔案的種類繁多、類型復雜、記錄方式多樣，這都加大了在檔案信息收集與立卷歸檔方面的難度；另一方面，則是由于工程項目建設具有一次性的特征，工程檔案一旦形成以后，對原有檔案管理中存在的問題很難進行彌補，這也加大了工程檔案管理的難度。

二、加強公路工程檔案管理工作的必要性

（一）有利于提高工程項目的管理水平

項目管理，主要包括了對工程質量、工程進度、工程安全等各要素的有效控制與管理，并通過在工程項目中制定相應的考核與責任機制，來判定其管理水平是否達到了預期的管理目標。

然而，由于這些管理要素往往貫穿于工程項目的全過程之中，需要采取動態化的管理模式，這都導致許多考核與評價的數據，需要在不同時間段進行收集與統計。如果單獨進行統計，不僅耗時、耗力，而且數據的準確性無法保證。而通過將檔案應用于項目管理中，則能將各種數據信息完整、準確地保存下來，從而有利于大幅度提升工程項目管理的效率與水平。

（二）有利于及時發現和解決工程中存在的問題

在工程項目建設的一個完整周期內，需要涉及多個參建單位。而通過工程檔案，則能將各單位的工作活動詳細記錄于檔案之中，每個參與者均通過簽字與簽署意見的方式，以明確各自的職責與義務。

通過強化檔案管理，一方面能通過對檔案信息的收集、整理與分析，以及早發現項目建設過程中所存在的問題與隱患，并通過實施技術調整、工藝調整或施工隊伍更換等措施，以確保項目施工的安全與順利進行；另一方面，當工程事故一旦發生時，工程檔案還能作為事故分析、程度判斷、根源查找以及責任確定的重要憑據，從而有利于工程事故及問題的及早解決。

三、強化公路工程檔案管理的實施途徑

（一）公路工程檔案管理存在的問題

長期以來，公路工程界始終存在著“重外輕內”的思想，對于檔案管理工作，普遍重視程度不足，并存在著規范性不夠、自動化程度不高、人員素質較低等一系列問題。

1.缺乏規范化

當前，在工程檔案管理中，尚缺乏統一的標準，在檔案的表格形式、填寫規范與歸檔方法上普遍存在著不統一的現象。正是由于檔案管理缺乏統一化與規范化，這不僅給檔案管理人員帶來了極大的不便，而且容易導致檔案信息的不完整、不準確。

2.自動化程度不高

檔案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、檔案立卷歸檔、檔案利用等一系列工作。然而，在目前的工程檔案管理中，仍普遍停留在手工填寫、人工立卷的水平，檔案的形成過程基本上為手工操作，這不僅使得檔案管理人員的工作強度大、效率低，而且容易出現填寫或歸檔的錯誤，嚴重影響到檔案信息的質量。

3.人員素質不高

目前，在公路工程的檔案管理人員中，專職人員較少，而兼職人員偏多，多數管理人員都是由該工程項目的技術人員所兼職的。盡管這類管理人員具備較高的學歷水平與工程管理經驗，但是卻缺乏對檔案工作的了解，不熟悉檔案管理的相關流程與業務，也缺乏系統的培訓教育，容易導致檔案管理的規范化與標準化程度不高，甚至出現遺漏問題。

（二）強化檔案管理工作的具體實施途徑

針對以上種種問題，必須采取有效的對策與措施，以切實提高工程檔案的管理水平，確保檔案信息的完整、準確與可靠。

1.建立完善的檔案管理制度

當前，在檔案管理工作中普遍存在著管理不規范、不專業的問題。最主要的原因就是對其重視程度不足，導致其工作質量與管理水平的滯后。建設單位應積極轉變原有的管理理念，并通過不斷完善檔案管理制度，以推動其不斷向著規范化、標準化、制度化的方向邁進。

一方面，在工作中必須改變原有“重外輕內”的管理思想，認識到這些管理理念，已無法適應當前公路建設事業高速發展的需要。通過形成 “科學管理、有效服務”等新的工程檔案管理觀念，從而使得工程檔案管理工作逐步由傳統的被動式管理，向著主動式管理的方向邁進，以更加深入地挖掘出工程檔案信息的利用價值，實現檔案資源的科學管理與優化配置，從而更好地滿足工程建設發展的需要。

另一方面，在檔案管理工作中，還應制定明確的獎懲制度與責任制度，以激發管理人員的工作熱情與主動性，并盡量避免其在工作中不認真、不負責的情況發生。同時，還應強化各單位之間的協調與配合，使工程建設各單位都能主動與檔案管理人員展開合作，確保工程檔案信息收集的及時、準確與完整。

2.積極利用信息化技術

當前，在工程檔案管理工作中，無論是在信息的采集、歸檔方面，還是在保存、檢索與利用方面，其技術手段都較為落后，這也嚴重制約了檔案管理水平與管理效率的提升。工程檔案管理，是一項非常嚴謹、細致和復雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統的手工填寫、整理和歸檔，不僅耗時長、勞動強度大，而且往往容易出現差錯。為更好地保證工程檔案信息的完整性、原始性與可靠性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，通過積極利用各種信息化、數字化的手段，實現檔案管理工作質量與工作效率的提升。

一方面，應加強對工程檔案信息的數字化處理，即通過利用各類先進的計算機設備、掃描設備，將傳統的紙質文件轉變為數字格式的錄入方式，從而使其能方便地存儲到計算機和網絡當中，這也便于對工程檔案信息的歸檔、管理、搜索與再利用；另一方面，則應是加強對工程檔案的軟、硬件的建設，通過積極采用現代化的檔案管理軟件，建立工程檔案的管理網站等方式，以確保工程檔案信息的有效錄入、存儲與管理、利用。

篇（7）

關鍵詞 醫院 檔案管理 信息化 必要性

醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。

參考文獻：

篇（8）

檔案指的是進行社會活動時，政府、單位及個體徑直產生的擁有儲存意義的不同載體及方式，即圖表、文字、音像及其它的歷史記載。它作為載體與信息的結合，是一種信息資源。隨時電子時代的到來，檔案信息化進程也在催生、加快，信息化的檔案管理已成為順應社會朝著信息化不斷進展的根本渠道。對檔案工作者來說，信息化管理將是檔案工作全方位服務于社會的唯一選擇。

一、信息化檔案管理的必要性

科技不斷發展，使得紙質化的辦公形式向無紙化轉變，對于檔案如何形成也有著較大的改變，譬如傳統文件的草擬、手簽、催發辦理及歸檔等這些過程統統都經計算機及互聯網進行，而之前的檔案工作由機讀文件為其重要形式，所以檔案應由“機讀”方式出現，這便形成了傳統紙質與如今信息化檔案管理的使用形式出現較大差別。如此變化代表著管理檔案的人員需較多地針對機讀方式是磁盤作為介質的檔案。對于檢索信息的人們來說，信息的具體內容是其最為關心的，管理檔案的人員將所有存于各種“機讀”方式下的檔案信息整體地提取出來，是其工作的重點。有價值的檔案信息，必須經過一個特選過程，方可讓“機讀”方式下的檔案擁有真實感、整體感及價值感，讀者方能得到較為完備的服務。所以，檔案使用工作進展的必然之路便是信息化的檔案管理。

二、信息化檔案管理的意義

隨著信息時代的迅猛發展，文件原本傳統式的草擬、修改、印刷及分發，統統都通過計算機來運行，因其利于更改及復制，輕松編輯等特點，致使最先體現檔案記錄的方式與內容不再出現。通過計算機對文字進行處理過程時，其電子文件作為全部過程最后一環節的文本，有別于手稿及印刷稿，更異于正本及副本，由此檔案及文件兩者中較難區分出明顯的分割線。這對于檔案工作來說，必然會造成全方位且深遠的打擊。信息化的檔案工作預示著檔案由傳統跨向現代，充足地使用不斷發展的信息科技，進行信息化的檔案工作，也代表著創新的檔案工作擁有十分重要的意義。具體來看，信息化的檔案需管理檔案者對檔案管理有全新的思考，特別是出現的新型理論、準則及狀況，明確其與互聯網環境里的管理檔案及服務的根本方式及架構，達到服務于社會的信息化檔案管理。所以，信息化檔案管理已成為創新檔案工作的必然需求。

三、信息化檔案管理的措施

1、提高建設硬件設備，達到技術及設施的現代性

需有效地為信息化檔案工作配置相應的現代式的辦公設施，如電腦、刻錄機、掃描儀及網絡設施等，需有效地將現代科學及縮微技術運用在檔案管理里，提高通用及實用軟件的研究及開發，加速解決數字化檔案管理問題。所以，有關部門需擴大在財政方面的投入度，檔案管理機構需主動提升自我的工作技能，努力獲得較多的經費支持。與此同時，檔案管理機構還可利用其豐富檔案資源的長處，擴大不同面的潛能，著重增強使用及供應檔案工作，在較短時間內研發出大量的檔案資料來保證社會各方的需求，把潛在的不同檔案價值轉變成經濟效益。現代性科技與措施廣泛地被使用于檔案機構里，能為檔案工作注入新型的能量，也較大地提升使用檔案工作的能力，營造出更多的經濟及社會效益，確保信息化檔案工作更具現代性。

2、形成標準的管理制度

建設信息化檔案工作，需要明確其過程中的有關責任制，確保有安全的互聯網環境及其運行的數據，應以現實存在為主成立相關標準的管理制度。一方面需規范檔案工作，形成一致性的標準。建設信息化的檔案工作，是其規范化的主要根本之一。檔案整理、統計、服務及不同項目技術等構成其規范，它已是權衡檔案工作是否有效率的標準。若無此標準，則不能形成檔案庫里的資源信息。若每個檔案機構沒有依照一致的規范執行，自做自的，沒有統一的體系，則檔案工作所需信息在互聯網上不能暢通無阻地進行，更別提達成共享資源。另一方面需對檔案工作機制進行創新。檔案管理機構需建設順應信息化的檔案管理機制。形成及完備檔案工作進程及標準技術，將檔案數字工作步驟及階段細致化。并規定相應的安全辦法，尤其是數字檔案及文件的建立上，保證其檔案數字化的整體性與安全性。

3、加強理念，提高管理檔案的現代性思想

篇（9）

技術檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領域的生產活動，包括一些技術文件，圖表和圖紙以及照片等。對于圖書館的技術檔案主要就是指圖書館的規劃任務書、圖書館的建設大綱以及相關活動的調查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻和經驗。而且，技術檔案具有一定的特殊性，一般為內部使用的文件，不會進行隨意的公開，屬于有保密級別的文件。技術檔案和技術文件材料不同，需要認清兩者之間的區別。一般而言，技術文件材料主要是在日常的工作中使用過，但是沒有進行歸檔整理的圖紙、文字以及照片等，技術文件材料是技術檔案的一部分。技術檔案是活動中具有保存價值，并且進行歸檔保管的技術文件材料。對于高校的技術檔案而言，要做好相應的技術文件材料的收集和保管，從而做好技術檔案的保密工作。

2、學校圖書館建立技術檔案的必要性

在高校的發展中，圖書館占據著重要的教學輔助作用，在現代化教學中發揮重要的推動作用。圖書館技術檔案管理數字化可以實現檔案信息的數字化、利用網絡進行信息組織和傳輸，實現檔案的自動管理和大眾化服務，促進資源共享和信息檢索的快捷。

2.1現代信息技術在圖書館中的應用。現代社會，計算機技術和通信技術的發展促進了信息時代的發展。傳統的圖書館發揮著文獻采購、傳遞以及流通的作用，對讀者的閱讀指導、信息咨詢、文獻檢索以及使用的模式已經退化，不能跟上現代數字化時代的圖書館應用需求。面對現代網絡技術對圖書館的沖擊，圖書館開發了一系列的新型業務，例如網上文件資源的遠程借閱、網絡數據庫的建設和信息共享等，使圖書館的工作向數字化管理的方向發展。由于目前的信息化技術在圖書館的應用較為廣泛，圖書館適時地加大機構設置的改革，新增了一些網絡資源中心和信息技術部；加強圖書館人員的專業培訓，對計算機和自動化方面知識的學習，使圖書館管理人員轉變傳統的習慣，使圖書館技術檔案管理人員更加專業，提高管理人員的自身素質。同時，在圖書館設備的應用，增添一些數字設備，例如網絡服務區和掃描儀等，增加圖書館的現代化技術實力。

2.2建立技術檔案是圖書館科學管理的需要。技術檔案可以有效的反映一個單位或者部門對于基本建設以及生產技術方面的實際情況，還能放映出自然科學研究方面的活動。其本身具有很強的保護價值，是真實的記錄集中保管技術方面的材料。跟隨信息化發展的腳步，計算機以及網絡和通訊、數字等諸多方面技術的不斷在圖書館之中得到有效運用，現今的圖書館的管理模式逐漸從傳統的方式想近代方式進行過渡，實際運用的圖書館的手段和方式也發生了很大的變化，新的技術手段在圖書館之中得到可全面的采用，這樣的現狀就需要一些既懂得現代化的科學技術，又對圖書館方面的專業知識有獨到研究的復合型的人才。但是，在市場經濟的運行條件之下，圖書館在技術方面不夠穩定，這就直接影響到了整個圖書館正常工作的開展。實踐運行之中，雖然采取了一些措施來引進人才，比如有些學校采取階梯型的引進人才以及拉開距離，保證實際引入的人員和單位簽訂的合同期間之內保持一定的穩定性，即使是采取了這樣的措施，還是不能有效的減緩出現人員的流動現狀，這就給工作方面帶來一些不必要的損失。所以，加強圖書館檔案管理數字化，利用數字化技術和手段，對檔案進行綜合處理，對圖書館的技術檔案信息資源進行收集和管理。數字化技術都是依靠網絡平臺進行自動化管理，促進檔案的長期保存和充分利用。

2.3圖書館技術檔案進行數字化管理的優越性。在高效，圖書館技術檔案的管理內容繁雜，管理的難度較大。加強檔案信息的數字化建設，可以提高信息的利用效率，將信息儲存技術應用到檔案管理中，將檔案的書面信息加工成計算機的數字化信息資源，就可以形成一定的電子文獻，這種檔案信息管理的方式對傳統的圖書館檔案管理帶來嚴重的沖擊，實現了信息的強大變革。對于學校的圖書館的管理工作而言，改變了過去一直運用的單一的管理功能，實行了給“知識的傳播和擴散”的職能以及咨詢功能等，這就對于館員實際的素質能力方面提出了更高的要求，當然，也帶來了一些實際管理方面的問題和挑戰，需要采取有效的應對措施進行解決。所以，要加強對圖書館技術檔案的數字化管理。對于圖書館的技術檔案而言，檔案的自動化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計算機存儲技術的應用，將有效解決傳統檔案管理的繁重壓力。例如，計算機技術、掃描技術、存儲技術以及多媒體技術多項高科技，可以有效地實現圖書館技術檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實際的高效技術檔案管理中，許多現代的管理規章制度和一些實際的操作規程之間出現了一些矛盾，對于一些崗位的人員在職責的劃分方面的不夠明晰，這就造成在相關的操作方面出現了一些失誤和漏洞。對于這些方面的資料的保存出現一些不完整的情況，這就給出現問題相關的維修和維護帶來了極大的困擾。

技術檔案的數字化管理，還可以提高信息的網絡化傳遞，促進社會化服務質量的提高，從而促進檔案信息的更大范圍擴展，實現跨時空的信息服務，促進信息傳遞的現代化和標準規范化。

3、技術檔案管理需要建立一定的規章制度

3.1技術檔案建立方面的系統化建設。技術檔案對圖書館之中的技技術設備實際的設置情況以進行了詳實的記錄，可以讓相關的管理者對于本館之內的現代化的設備有清楚的了解，這樣在實際的管理之中才能做到得心應手。建立技術檔案要結合檔案的實際情況，進行明確的分工，建立其一套完整切實可行的規章制度，保證技術檔案的完整性和系統性。

3.2建立設備采購的賬目清單。相關的采購人員在進行各種設備采購時，對于實際的驗收、記錄，需要建立起原始的記錄檔案，這樣方便財務部門對設備相關的情況了解的一清二楚，依據實際的需要進行及時的設備采購和更新。

3.3建立設備管理檔案和技術操作檔案。在設備采購之后，對于每一臺設備需要詳細的進行管理，使用賬目，并表明設備所在的部門，具體的負責使用或者是相關的管理人員工作的狀態等。對于采購的設備的采用的買機配件實際的使用情況、出處做好切實的記錄。相關的技術部門要依照每一臺機器的編號建立檔案，掌握好各臺計算機的運行和維修方面的記錄。現今的很多圖書館實際采用的自動化的管理系統都不一樣，對于系統的維護就需要專業的人員進行，建立本館的自動化的系統的專門操作記錄和數據處理的相關檔案，便于系統進行升級和操作人員進交接工作。

篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.123

[中圖分類號]G273.5；G258.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

圖書檔案的管理對于圖書館來說尤為重要，檔案當中詳細記載著整個圖書館的發展軌跡和運營的狀況，具有重要的價值。伴隨著信息時代的發展，圖書館的部分檔案管理可能并不能滿足對于圖書館的發展需求，在這樣的情況下信息化的圖書館檔案管理能夠更好地實現整個目標，可以避免人工整理的繁瑣，并且在很大的程度上降低了整理過程中的錯誤率。隨著時代的進步和發展，圖書館檔案管理與信息化建設有著密不可分的關系，信息化建設在圖書館檔案管理中占有重要的地位。

1 圖書館檔案管理的主要內容

圖書館的檔案管理包括著人事檔案管理、文書檔案管理、業務檔案管理和設備的管理。其中的人事檔案，是指圖書館的使用用戶的資料，包括書籍的取還情況、用戶的基本信息等；文書檔案指的是圖書管理上級領導下發的相關工作文件，圖書館的會議紀要、工作總結、工作計劃以及對上級機關發送的請示文件等。業務檔案指的是檔案管理部門日常活動的開展情況及業務的完成情況。設備檔案指圖書館設備的登記、清查、核對和維修信息，以及報p、報廢物品的核實登記信息。

2 圖書檔案管理信息化建設的重要意義

圖書館的檔案管理信息化建設，就是利用現代的信息與網絡技術，依據圖書館自身的發展要求和自身的建設要求來開發和利用圖書館的各種信息資源，為圖書館讀者提供更為優質的信息化服務。只有這樣才能更好地滿足不同的人群對圖書的相關需求。圖書檔案的信息化管理相對于傳統的圖書館檔案的管理模式來說，其重要性主要表現在下面3個方面。

第一，隨著整個信息時代的不斷進步、發展，人們圖書館檔案信息的需求越來越高，傳統的紙質檔案管理存在著信息流通量不高、查詢繁瑣、文檔歸檔工作的工作量較大、處理不及時、檔案容易丟失等大量的問題。此外，檔案信息的檢索不夠靈活，不能及時、精準地滿足讀者的要求。對比之下，檔案管理實現信息化后可以使用計算機和網絡技術，進行更高效的檢索和書籍的處理，使圖書館的檔案信息，在速度和準確率上都有很大的提高。正是通過網絡的終端，圖書館的的讀者才能更好、更快速地尋找到自己所需要的相關書籍內容，不需要像過去一樣一本本地翻開、一卷卷地查閱，從而為獲得更多的讀書時間。

第二，在傳統模式下各個圖書館的檔案都分開來管理的，所以圖書館出現一種半封閉的“典藏館模式”。在這樣的情況下想要實現信息的共享非常困難。對如果采用信息化的檔案管理系統，就可以很好地解決這種問題，讓圖書館變成一個開放的信息共享的平臺，與此同時，也給知識的傳播、科學的普及提供了更便捷的渠道。此外，對于每一位使用圖書館的讀者來說，在信息化的平臺上將能獲取更多的信息，讓時間得以高效利用，信息的時效性得以發揮，展示出信息化系統人性化的一面。

第三，在傳統的管理之下，儲存檔案的空間相對較大，還需要借書室、還書室、類室等相關辦公場所。另外，圖書館檔案的整理、歸檔的工作量巨大，需要大量的人力、財力來維持。一些圖書館沒有這么大空間，也很難配備這么多的工作人員。而信息化建設下的圖書管理工作只需要一個不是很大的空間，幾臺可以使用的電腦、存儲設備和服務器就可以實現圖書館的檔案管理工作，對于人力、財力、物力都是很大程度上的節省，并且這種情況下還可以提升圖書管理工作的效率，為社會帶來更大的效益。

3 結 語

現階段，信息化建設對于圖書館的檔案管理工作來說，十分重要，其能更好地提高檔案信息的利用率及檔案工作的效率，滿足圖書館用戶的多元化需求。作為圖書館管理的重要環節，圖書館的檔案管理應該更積極地吸入現代信息技術，大力開展圖書館的信息化建設，從而促進圖書館的長遠發展。

主要參考文獻

篇（11）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01

環境檔案管理是一項涉及多學科多領域的工作，它需要一定的技術基礎。環境檔案管理的對象就是在環保過程中所產生的真實材料，這些專業活動包括環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科技環境法制及環境研究。

一、目前環境檔案管理的現狀及存在的問題

1.傳統的環境檔案管理方法

檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態度。傳統的檔案管理工作主要就是檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環保科技檔案可以分為以下八類：環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科學研究、環境工程與基本建設、儀器設備與環境標準、計量；然后按系統的方法將檔案迅速地整理好，并以適當的方法保存，防治紙質檔案發生霉變、長蟲、發霉、遺失等問題

2.電子文檔管理方式不受重視

使用電子文檔來保存信息不僅可以節省大量的紙質資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術投入，必須以一定的計算機設備為基礎，對檔案管理人員的管理要求、技術要求也更高，工作量也增大。在實現環境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設備和軟件設備不能達到要求，缺少資金投入和技術支持；其次，檔案管理人員的技術水平落后，尤其是缺少專業的計算機操作技能。因此，要實現環境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術投入，也需要加大對管理人員的培訓。

3.當前我國環境檔案管理存在的問題

一方面，我國環境檔案管理體系沒有保障機制，表現為既沒有專門的環境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關的法律中也很少有涉及環境檔案管理的條例，也沒有環境檔案和信息披露的制度和規范，對信息披露的范圍、內容、形式都沒有統一的規定。另一方面，從技術層面來看我國還沒有建立完整的環境檔案管理技術體系，沒有統一的技術標準。

二、環境檔案管理電子化信息化的特點和方式

1.環境檔案管理電子化信息化的特點

環境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現代辦公設備的支持，最主要的設備即計算機；通過這些現代化的設備可以實現文檔信息快速、便捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環境沒有紙質文檔的保存環境要求高，只要這些設備不發生損壞即可。

2.電子文件歸檔的方式

要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯網移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到損壞，對電子文檔產生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網絡版辦公自動化管理系統歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統籌管理工作，而信息部門依靠其技術設備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網絡存貯的同時把文件存入光盤。

三、實現環境檔案管理電子化和信息化的必要性

檔案管理方式的電子化與信息化已經成為信息時代的大勢所趨，環境檔案管理也不例外。

1.環境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作

電子化和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務，最終實現信息資源的合理配置、科學管理。

2.環境檔案管理電子化和信息化是形勢發展的需求

21世紀是信息化高速發展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環境檔案管理也不例外。環境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領導和普通群眾的充分利用，充分實現資源共享，為國民經濟發展及環境保護服務。近年來，環境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設。

3.環境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求

在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數據也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環保意識的加強，人們對環境檔案信息的需求明顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統的管理方式，利用現代化的技術提供多功能而快捷的服務。

四、結語

傳統的環境檔案的紙質管理方法已經不再適合現當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環境檔案管理由紙質管理方法轉變為電子信息化管理是必然趨勢，只有順應時代潮流利用現代化的技術提供更舒適的服務，才能讓環境檔案的管理和使用更加安全更有效率。

參考文獻