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篇（1）

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理需要從檔案管理制度以及信息化相結(jié)合的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革。這樣有利于中等職業(yè)學(xué)校更好地適應(yīng)社會的發(fā)展以及需求，為人事檔案管理和學(xué)校的長期發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。檔案管理對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，是有效管理人才、對人才流動進(jìn)行有效統(tǒng)計的重要工作，也是對學(xué)校人事相關(guān)制度、規(guī)章等進(jìn)行有效落實(shí)以及改進(jìn)的重要成果。通過對職業(yè)學(xué)校人事檔案管理的提高，可以有效地將中等職業(yè)學(xué)校人員崗位變動以及吸納人才等方面進(jìn)行更好落實(shí)。對人事檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、完整的信息整合，從而更好地指導(dǎo)學(xué)校人事管理工作，在人事管理工作順利開展的情況下，學(xué)校教育會在一個良好的環(huán)境中得到更好的發(fā)展。因此對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)管理并使其健全與優(yōu)化，為中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理提高效率，促使人事檔案管理的價值得以提升，也能為學(xué)校的管理工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

二、改進(jìn)學(xué)校人事檔案信息化管理的方法

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。在進(jìn)行中等職業(yè)學(xué)校人事信息化管理的過程中，應(yīng)該以提高學(xué)校人事檔案服務(wù)管理水平為目標(biāo)，將人事檔案管理信息化進(jìn)行有效導(dǎo)入及落實(shí)。在人員基本素質(zhì)以及工作能力方面，要定期進(jìn)行培訓(xùn)，建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制并且加強(qiáng)他們在工作過程中的具體落實(shí)情況。在人員信息檔案管理過程中，對計算機(jī)的應(yīng)用應(yīng)該以高效、便捷作為依據(jù)，進(jìn)行能力和實(shí)際工作效率的有效提高，并且應(yīng)該以信息技術(shù)不斷發(fā)展作為每個人工作以及學(xué)習(xí)過程中的動力，應(yīng)該隨時掌握最新的發(fā)展技術(shù)和基本技能。每個人都應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德。（二）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該充分發(fā)揮自己的工作能力，并運(yùn)用計算機(jī)信息化提高人事檔案的豐富程度，以及提高檔案的利用價值。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，主要運(yùn)用的是基本的歸檔整理方法。信息內(nèi)容只有員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系以及社會關(guān)系等基本信息。但是在信息化以及社會化不斷發(fā)展的今天，這些內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在人事檔案管理過程中，應(yīng)該注重將工作管理人員的性格偏好、職業(yè)偏好以及工作能力、工作中的特點(diǎn)這些個性化的信息進(jìn)行有效整理，提高檔案的豐富度和使用價值。在科研水平方面以及課題研究方面要進(jìn)行有效的管理以及記錄。嚴(yán)格控制好每個人基礎(chǔ)信息及個性化信息的真實(shí)性以及完整性。在人事檔案信息記錄方面也要不定期進(jìn)行更新，對于人事檔案的使用價值進(jìn)行更好的提高。（三）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。人事檔案信息化的目的主要是為了實(shí)現(xiàn)信息的有效利用以及信息資源的有效性。在信息的開放程度和實(shí)用范圍方面應(yīng)該確保信息的安全以及私密性。將人事檔案資源有效地在社會以及各個院校之間進(jìn)行相互使用，可以有效地將人事檔案以最真實(shí)、最權(quán)威的信息數(shù)據(jù)提供給使用者。在人事檔案管理信息記錄過程中，要做好風(fēng)險和私密性以及準(zhǔn)確性的控制，并且要確保人事檔案信息安全。人事檔案信息化管理應(yīng)該建立一個比較健全、完善的管理制度，并將其加入到人事檔案管理過程中，對于中等職業(yè)學(xué)校來說，人事檔案管理工作可以在最新的信息資源下進(jìn)行有效利用。

三、結(jié)束語

中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人員檔案信息管理，主要是通過在工作以及生活中將人事檔案、人事經(jīng)歷、思想表現(xiàn)以及社會能力在工作中的重要體現(xiàn)、重要貢獻(xiàn)等方面進(jìn)行了有效的整合，將這些信息有效地進(jìn)行記錄與管理。對于院校之間以及社會人員調(diào)動以及使用者使用過程中進(jìn)行參照的依據(jù)。中等技術(shù)學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理時，必須將傳統(tǒng)的方法轉(zhuǎn)換為正確的信息科技。在信息化的發(fā)展中，不斷地將傳統(tǒng)人事檔案管理過程存在的問題進(jìn)行改革以及優(yōu)化。從而實(shí)現(xiàn)社會環(huán)境以及學(xué)校環(huán)境相互的統(tǒng)一。更好地為學(xué)校以及上級領(lǐng)導(dǎo)部門、信息使用者之間進(jìn)行有效的鏈接。通過對人事檔案管理過程和管理技術(shù)手段的不斷更新，從而達(dá)到人事檔案的相互關(guān)聯(lián)以及相互的資源共享。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳淑娟.中等職業(yè)學(xué)校人事檔案信息化管理研究[J].課程教育研究,2018(31):251.

篇（2）

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-8882（2015）05-108-01

引言

在當(dāng)今社會的發(fā)展中，隨著全面深化改革的進(jìn)程在不斷推進(jìn)，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，逐漸進(jìn)入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創(chuàng)新以便更好的適應(yīng)信息化環(huán)境的發(fā)展，這就必然導(dǎo)致了學(xué)校在人事檔案管理工作上也需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母铮瑥亩玫膶?shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案資源的優(yōu)化管理，促進(jìn)學(xué)校不斷的發(fā)展。

一、信息時代下學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善

人事檔案管理制度是學(xué)校對人事檔案進(jìn)行管理的前提，也是組織管理系統(tǒng)中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學(xué)校已經(jīng)按照國家或者教育部的相關(guān)規(guī)定制定了教學(xué)檔案管理辦法和報關(guān)方式等制度，但是對于學(xué)校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關(guān)調(diào)查中，只有一半的院校建立的有關(guān)的人事檔案管理制度，很多學(xué)校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學(xué)校根本不清楚人事檔案相關(guān)管理制度。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

人事檔案是對人才的使用、開發(fā)、利用的過程進(jìn)行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學(xué)校對人員進(jìn)行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學(xué)校檔案資源的整合和共享還不夠科學(xué)合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化的程度不夠高，無論是在當(dāng)前的學(xué)校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發(fā)的方面，都缺乏了統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。這就必然導(dǎo)致許多學(xué)校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應(yīng)當(dāng)前信息化教育環(huán)境的工作，具有一定的滯后性。

（三）人事檔案管理的人員隊(duì)伍素質(zhì)較低

在信息化時代的環(huán)境下，學(xué)校的人事檔案管理是比較復(fù)雜且乏味的工作，在對檔案信息進(jìn)行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環(huán)節(jié)包括檔案數(shù)字化、檔案管理手段的現(xiàn)代化以及信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化等內(nèi)容進(jìn)行整合和分類管理，這就說明在各個工作環(huán)節(jié)中要求管理人員的素質(zhì)能力較高。但是，在大多數(shù)學(xué)校，進(jìn)行人事檔案管理的管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不夠高，其中大多數(shù)工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機(jī)操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發(fā)揮。

二、學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理工作的改善對策

（一）完善人事檔案的管理制度

學(xué)校在對人事檔案管理制度完善之前，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要加強(qiáng)對人事檔案管理的了解，明確的認(rèn)識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學(xué)校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要經(jīng)常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，來表明學(xué)校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導(dǎo)致相對應(yīng)的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學(xué)校才能更好的對人才進(jìn)行合理配置、合理使用、合理流動，從而發(fā)揮人才最大的社會價值。

（二）促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一

學(xué)校如果希望能夠有效的對人事檔案進(jìn)行整合和共享，就需要合理的運(yùn)用計算機(jī)管理系統(tǒng)，同時還需要考慮人事檔案管理的實(shí)際情況以及人事檔案本身的特點(diǎn)，制定出適合本學(xué)校實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)化體系。通過對人事檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機(jī)系統(tǒng)將人事檔案進(jìn)行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務(wù)。

所謂的標(biāo)準(zhǔn)化是指學(xué)校人事檔案資源整合技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、人事檔案整合的總體標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及人事檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，但是在目前學(xué)校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立不夠重視，沒有對其進(jìn)行統(tǒng)一的管理和組織，因此，學(xué)校需要制定出標(biāo)準(zhǔn)要求，才能夠發(fā)揮出檔案資源的整合和應(yīng)用價值，促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，最終提高人事檔案的利用率和效率。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案掌握著人才的信息，所以，學(xué)校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發(fā)揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，學(xué)校可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，對人事檔案進(jìn)行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化，并且學(xué)校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設(shè)施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現(xiàn)代化設(shè)施的基本操作，并且有效地運(yùn)用到管理工作中，通過對管理工作人員進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)，讓管理工作人員熟練掌握和使用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，不僅要從理論上進(jìn)行了解，還需要從實(shí)踐中獲得效果，這樣才能夠?yàn)閷W(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今信息化的時代中，教育領(lǐng)域也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，在這樣的背景下，學(xué)校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學(xué)校對人事管理工作進(jìn)行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)等有效措施，可以適應(yīng)現(xiàn)今社會信息化的發(fā)展需求，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，最終提高人事檔案的利用率和效率。

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學(xué)校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，同時對學(xué)校考察和識別干部，選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計算機(jī)管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。

2 實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化的重要意義

2.1 有利于適應(yīng)檔案管理改革的發(fā)展方向。隨著我國對事業(yè)單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學(xué)校作為事業(yè)單位系統(tǒng)的重要組成部分，只有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，才能進(jìn)一步提高學(xué)校教務(wù)管理水平。學(xué)校作為教學(xué)單位，必須緊跟時展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質(zhì)量的有效措施，對學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。

2.2 有利于開發(fā)學(xué)校人才的潛在優(yōu)勢。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，學(xué)校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，必須實(shí)現(xiàn)與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能為社會培養(yǎng)和輸送合格人才。學(xué)校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質(zhì)的各項(xiàng)信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務(wù)管理工作者把握教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展?jié)摿Γ兄谶x擇和選拔人才，挖掘?qū)W校人才的潛在優(yōu)勢，有利于學(xué)校人才資源潛力的開發(fā)和教務(wù)工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

2.3 符合人事檔案管理工作自身的發(fā)展需求。現(xiàn)代的人事檔案管理工作向動態(tài)化、細(xì)節(jié)化發(fā)展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量。人事檔案管理信息化，能夠?yàn)榻虅?wù)管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調(diào)用和傳輸需求，有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)和學(xué)校間的人事檔案資源共享。

2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)。傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案是以紙質(zhì)媒介記錄和儲存的，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學(xué)校的發(fā)展，紙質(zhì)檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當(dāng)需要調(diào)用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存在電子設(shè)備中，這種儲存不僅調(diào)用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護(hù)，對學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。

3 學(xué)校人事檔案管理信息化過程中存在的問題

3.1 信息數(shù)據(jù)建庫質(zhì)量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立符合實(shí)際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質(zhì)量的關(guān)鍵，也是提高人事檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量的前提。但現(xiàn)如今我國學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)卻并不完整，雖然部分學(xué)校在檔案信息庫建設(shè)中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，由于設(shè)備更新?lián)Q代慢，也無法滿足日益提高的檔案調(diào)用服務(wù)需求。

3.2 檔案資源開發(fā)利用有待深化。由于檔案信息資源開發(fā)利用意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，檔案信息的內(nèi)涵資源未能得到充分開發(fā)，客觀限制了人事檔案資源充分開發(fā)與利用，難以適應(yīng)檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)利用，切實(shí)發(fā)揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 缺乏足夠的高素質(zhì)復(fù)合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業(yè)要求，為了發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)，還要求掌握足夠的計算機(jī)信息技術(shù)和應(yīng)用技能。但由于學(xué)校人事檔案管理常年不受重視，大部分學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需求。

4 學(xué)校人事檔案信息化管理的有效策略

人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，學(xué)校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術(shù)、人才和資金的限制，大部分學(xué)校人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍然比較落后，為了促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，可以采取以下策略對學(xué)校人事檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

4.1 加大檔案信息化建設(shè)投入力度。人事檔案管理的信息化的實(shí)現(xiàn)，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學(xué)校人事檔案管理發(fā)展的必然方向，學(xué)校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。只有確保了硬件設(shè)施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實(shí)現(xiàn)，并為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4.2 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建庫標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實(shí)性直接關(guān)系到檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也是由信息化向網(wǎng)絡(luò)化共享、聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的保障基礎(chǔ)。其中，需要重點(diǎn)解決檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題及安全傳輸、技術(shù)保護(hù)等問題，要加強(qiáng)人事檔案材料的收集歸檔工作，規(guī)范檔案著錄。利用計算機(jī)掃描、數(shù)碼照相等手段，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和深度開發(fā)進(jìn)程，規(guī)范建庫標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準(zhǔn)、查得全”，逐步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

4.3 加強(qiáng)檔案信息化管理伍的建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不足，是制約學(xué)校人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要因素。為了促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，提高學(xué)校人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量，必須不斷強(qiáng)化檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。只有確保檔案信息化管理隊(duì)伍每個人都具備扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)，才能激發(fā)整個團(tuán)隊(duì)的工作效率，通過實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化，提高學(xué)校人事檔案管理的工作和服務(wù)質(zhì)量。

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實(shí)現(xiàn)學(xué)校的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)。還要及時對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。

綜上所述，學(xué)校人事檔案管理信息化，對學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。為了提高學(xué)校人事檔案管理工作水平和質(zhì)量，必須堅持推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，并加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。最終通過學(xué)校人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，提高學(xué)校的信息化管理水平，為學(xué)校教學(xué)管理水平的提高和未來的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

篇（4）

很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號和分類，也沒有認(rèn)真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強(qiáng)計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強(qiáng)了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計算機(jī)信息知識，熟悉計算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。

二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識、完善學(xué)生檔案管理制度

高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。

（二）改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。

（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)

由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個人，還應(yīng)該對畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。總而言之,積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。

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中圖分類號：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學(xué)校人事檔案是存儲教職員工信息以及學(xué)生個人信息的重要?dú)v史記錄，其內(nèi)容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時對學(xué)校的教學(xué)活動也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。

一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因?yàn)閷W(xué)校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對上一級部門的檢查而進(jìn)行簡單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學(xué)校會存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無實(shí)際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。

（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先檔案歸類不細(xì)致，過于簡單；其次對于檔案的實(shí)效期限管理失當(dāng)，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應(yīng)當(dāng)銷毀檔案的處理沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒蹋蛔詈螅瑱n案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長此以往，就會出現(xiàn)管理者對檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。

二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強(qiáng)對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導(dǎo)等形式，增強(qiáng)工作人員對檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類等相關(guān)工作事項(xiàng)，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，也就是說現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強(qiáng)了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因?yàn)橹挥芯邆淞己脤I(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經(jīng)驗(yàn)來處理檔案，短期內(nèi)問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結(jié)束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實(shí)際意義。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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2人事檔案管理的重要性

2.1人事檔案管理對人事管理有著重要的影響

對于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，人事檔案管理的完善與健全直接影響著學(xué)校的人事管理工作的有效開展，也對學(xué)校相關(guān)人事制度、規(guī)章等制定與改進(jìn)有著重要的影響，還對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人員崗位的變動有著指導(dǎo)意義。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校通過建立與完善自身人事檔案管理體系，在對學(xué)校人員進(jìn)行管理的過程中，就能通過人事檔案管理體系獲取科學(xué)、完整的信息，從而能夠更好地指導(dǎo)學(xué)校的人事管理工作。在人事管理工作有效開展的同時，學(xué)校也會得到更好的改革和發(fā)展。因此，我們要積極地將中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理體系進(jìn)一步的健全與改進(jìn)，不斷提升中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的效率，促使人事檔案管理的價值進(jìn)一步提升，更好地為學(xué)校的管理工作而服務(wù)。

2.2人事檔案管理能夠?yàn)槿耸鹿芾硖峁┮罁?jù)

在中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校中，人事檔案管理能夠在很大程度上對人事管理工作提供一定的參考與依據(jù)。一個完善、健全的人事檔案管理體系，包含學(xué)校人員的之前的任職經(jīng)歷還有本人的相關(guān)社會關(guān)系情況，學(xué)校在進(jìn)行人事管理工作時，可以最為重要的信息參考，以根據(jù)不同的人員情況做出最適合學(xué)校以及個人發(fā)展的人事規(guī)劃。就現(xiàn)階段來說，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校對于人事檔案管理工作也逐步重視，很多學(xué)校通過建立人事檔案管理體系以及組織部門，使學(xué)校內(nèi)部的人事工作更加的順暢與高效，從而促進(jìn)學(xué)校人事管理工作質(zhì)量的提升。

2.3人事檔案管理為學(xué)校人事管理提供有利的條件

通過人事檔案管理體系的完善與改革，可以更好地保證中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事管理的有效進(jìn)行。學(xué)校通過人事檔案管理中的信息，可以更加合理地對學(xué)校人員進(jìn)行調(diào)動、任用以及罷免等，為學(xué)校人事管理工作的開展提供了非常便利的條件。

3中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理中存在的問題

我國的社會經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)下人才的需求以及流動性都發(fā)生了很大的變化，而人事檔案管理并沒有跟上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，以往的人事檔案管理存在著很多的不足與缺陷，在不斷發(fā)展的今天逐漸的表現(xiàn)出了其不完善與不健全的一面。

3.1中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校認(rèn)識不到人事檔案管理的重要性

很多的中等職業(yè)技術(shù)院校對于人事檔案的管理過于忽視，認(rèn)為人事檔案管理和學(xué)校的發(fā)展與改革關(guān)系不大，甚至有些中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校直接將人事檔案管理市場化，學(xué)校自身基本上不參與自身的人事檔案管理工作。其實(shí)，人事檔案管理對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說有著重要的作用，其不僅是人事管理的基層與有力保障，也是學(xué)校進(jìn)行人才資源挖掘的重要信息來源，同時還對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的發(fā)展與改革有著間接的影響。所以我們必須重視人事檔案管理工作，看到人事檔案管理的重要性，這樣才能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用，更好地推進(jìn)學(xué)校的發(fā)展與改革。

3.2中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校對于人事檔案管理體系有待完善

很多的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校都建立自己的人事檔案管理部門以及相關(guān)的體系，但是大部分的人事檔案體系還較不完善，很多的人事管理體系知識簡單地照搬其他的學(xué)校的人事管理體系而來，根本沒有根據(jù)學(xué)校自身的情況以及學(xué)校設(shè)立人事管理檔案體系的目的去執(zhí)行，從而導(dǎo)致人事檔案管理體系的效能得不到充分發(fā)揮，人事檔案管理工作效率低下。還有的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理發(fā)展與改革速度完全跟不上學(xué)校整體的發(fā)展速度。現(xiàn)階段正是中等學(xué)校快速發(fā)展的時期，而學(xué)校的人事檔案管理仍然停留在初始階段，也會導(dǎo)致人事檔案管理的效力發(fā)揮，不能起到人事檔案管理應(yīng)有的作用。所以，我們不但要根據(jù)學(xué)校自身的情況建立適合自己的人事檔案管理體系，還要在學(xué)校的不斷發(fā)展進(jìn)步中逐漸完善人事檔案管理體系，使其能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能，促進(jìn)學(xué)校人事管理工作以及其他工作的有效開展。

3.3中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理人員的素養(yǎng)較低

人事檔案管理不僅僅是簡單的將個人的信息進(jìn)行收集與歸檔，其還包含對檔案信息科學(xué)、合理的分類以及重要信息的收集等，并在檔案信息的基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)的信息體系。大部分的中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校從事人事檔案管理的人員沒有接受過人事檔案管理的專業(yè)教育，不具備人事檔案管理的專業(yè)知識與技能，使得中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性與科學(xué)性，嚴(yán)重地影響了人事檔案管理工作的水平。因此，加強(qiáng)對中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理人員的專業(yè)知識以及技能培養(yǎng)，通過提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)，以提升中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的水平是非常有必要的。

3.4中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到了我們生產(chǎn)、生活的各個方面。而對于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理來說，信息化技術(shù)更是人事檔案管理的有效手段與模式。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的人事檔案管理信息化程度普遍偏低，很多學(xué)校的檔案查閱與信息錄入還必須通過人工的方式進(jìn)行，這樣不僅不符合我們提倡的綠色低碳要求，同時也會極大地影響工作效率。而對于中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校來說，其人事檔案管理所包含的信息是非常復(fù)雜而龐大的，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得異常困難，而且工作效率明顯不高。這種信息化程度較低的人事檔案管理模式，嚴(yán)重的影響了其效力的發(fā)揮，也使人事檔案管理的進(jìn)一步改進(jìn)受到了嚴(yán)重的制約。

4完善中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理的對策

4.1樹立人事檔案管理的新意識

要想做好中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理工作，首先要對人事檔案管理工作有足夠的重視，樹立人們對人事檔案管理的新意識，讓他們充分認(rèn)識到人事管理工作對于學(xué)校各項(xiàng)工作開展的重要性，在根本上轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，去除之前對人事檔案管理工作的錯誤認(rèn)識。只有從思想上認(rèn)識到了人事管理工作的重要性，才能更加重視人事檔案管理的發(fā)展與改革，才能提出創(chuàng)新思路，制定有效舉措，完善人事檔案管理的體制，發(fā)掘人事檔案管理的新模式。這樣才能提升人事檔案管理的質(zhì)量，讓其發(fā)揮出自身的作用。

4.2提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)

人事檔案管理工作對于相關(guān)人員的要求隨著中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的發(fā)展不斷變化。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校處于不同的發(fā)展階段，人事檔案管理工作的任務(wù)、環(huán)境、對象以及運(yùn)行機(jī)制都可能不斷地發(fā)生變化，所以也對人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)不同的社會環(huán)境不斷地學(xué)習(xí)新的管理理念以及現(xiàn)代化技術(shù)。另外，人事檔案管理除了要求具備一定的專業(yè)知識與技能外，還要做繁重、細(xì)致的工作任務(wù)，而這些工作成果往往是別人看不到的。所以，還要求他們具有淡泊名利、勤勞刻苦、安守崗位等思想覺悟與較強(qiáng)的責(zé)任心。因此，建立一支專業(yè)型、技術(shù)型、高素養(yǎng)型的人事檔案管理隊(duì)伍，對于完善與改進(jìn)中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校人事檔案管理工作有著重要的意義。

4.3健全人事檔案管理制度

只有建立、健全適合學(xué)校自身發(fā)展的人事檔案管理制度，才能更加有效發(fā)揮人事檔案管理的功能，為學(xué)校人事工作的開展提供有利的條件。首先，找出學(xué)校人事檔案管理中存在的不足，以學(xué)校實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，形成一個運(yùn)行順暢、程序合理的人事檔案管理體系。在學(xué)校的不斷發(fā)展中，要適時地調(diào)整人事檔案管理的運(yùn)行模式，不要按照一成不變的套路走。在對人員檔案進(jìn)行收集的過程中，要嚴(yán)格控制好檔案信息的真實(shí)性，使檔案信息真實(shí)、完整。在檔案信息的查閱以及轉(zhuǎn)移的過程中，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，保證檔案信息的安全性。

4.4加快人事檔案管理的信息化步伐

信息化技術(shù)已成為未來檔案管理的必然趨勢，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校必須加快人事檔案管理的信息化步伐，讓信息化技術(shù)更好地為人事檔案管理工作服務(wù)。首先，要全面地了解并掌握計算機(jī)信息技術(shù)的基本技能，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)存儲信息量大、查閱方便、傳播快速等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)自身人事檔案管理的信息化。還可以和社會上的人事檔案管理組織實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，達(dá)到資源共享的目的。

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中職學(xué)校干部人事檔案在干部的任命和選拔上扮演著重要的角色，隨著教育的不斷發(fā)展，國家對中職學(xué)校越來越重視，中職學(xué)校干部人事檔案管理工作作為中職學(xué)校管理的一部分，也得到了人們的廣泛關(guān)注。現(xiàn)在中職學(xué)校干部人事檔案管理工作中面臨的問題也有很多，例如管理水平比較低下，干部的專業(yè)素質(zhì)比較低下，硬件設(shè)備也極度缺乏，這樣就給中職學(xué)校干部人事檔案管理帶來了極大的難題，因此要改變對干部人事檔案管理的策略，促進(jìn)整個學(xué)校檔案管理工作的不斷進(jìn)步。

1 中職學(xué)校干部人事檔案管理的基本現(xiàn)狀

中職學(xué)校干部人事檔案管理工作是學(xué)校管理的一部分，也是學(xué)校制定用人計劃的重要依據(jù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在選拔干部的時候，一定要綜合的考慮，干部人事檔案記錄了一些人員的日常情況，檔案記錄的內(nèi)容也是其中十分重要的組成部分，在整個檔案人事選舉中扮演著重要的角。但是從現(xiàn)在中職學(xué)校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，依然存在著很多的問題。學(xué)校對干部人事檔案管理的重視程度不夠，有些檔案記錄僅僅是表面現(xiàn)象，這樣就給檔案管理工作帶來了極大的難題。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)校與政府的職能部門存在著顯著的差異，政府對人事檔案的管理比較嚴(yán)格，任何的環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)漏洞，但是學(xué)校并不是政府部門，在干部人事檔案管理上不需要過于嚴(yán)格。學(xué)校的人事檔案管理人員也缺乏相應(yīng)的管理知識，雖然在人員的設(shè)置上比較到位，但是這些工作人員缺乏專業(yè)的知識，這樣就導(dǎo)致了人事檔案管理停滯不前，甚至呈現(xiàn)出了落后的趨勢。

中職學(xué)校人事檔案管理的硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，在硬件設(shè)備的管理上還存在著一些問題，沒有通風(fēng)、防火、防潮、和防盜的基本措施，這樣就導(dǎo)致了中職學(xué)校人事檔案管理設(shè)備容易受到損害，在使用的過程中極容易出現(xiàn)一系列的問題，例如學(xué)校的檔案保管箱沒有按時的進(jìn)行更新，有些保管箱的磨損比較嚴(yán)重，但是卻沒有進(jìn)行更換。檔案管理的手段也比較落后，在管理的過程中，沒有使用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備進(jìn)行人事檔案的管理，有些的中職學(xué)校雖然已經(jīng)設(shè)置了人事檔案管理的設(shè)備，但是檔案管理人員缺乏著創(chuàng)新意識，沒有掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識，在檔案的管理上缺乏規(guī)范性和完整性，在管理模式上也是極為簡單的，以上這些問題都是現(xiàn)代中職學(xué)校干部人事檔案管理中面臨的一系列問題，如果這些問題得不到解決，那么中職學(xué)校干部人事檔案管理就無法取得進(jìn)步。

2 中職學(xué)校干部人事檔案管理的策略

2.1 健全檔案管理的制度

檔案管理制度對于中職學(xué)校檔案管理工作是極為重要的，在整個檔案管理的工作中，一定要結(jié)合中職學(xué)校的具體狀況進(jìn)行人事干部的檔案管理，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，建立起新的學(xué)校干部檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案的不斷發(fā)展。除此之外，還要建立檔案資料的收納和整理工作，做好檔案的轉(zhuǎn)入和準(zhǔn)出工作，要集中統(tǒng)一的進(jìn)行檔案的分配和管理，實(shí)行分級負(fù)責(zé)的管理制度，建立檔隨人走、一生只有一個檔案的管理制度，這樣在檔案的管理也不會出現(xiàn)混亂，各個學(xué)校在進(jìn)行黨政辦公的時候，一定要將監(jiān)督和檢查工作好，及時的發(fā)現(xiàn)問題，提供具體的解決意，進(jìn)一步的規(guī)范學(xué)校干部人事檔案制度，促進(jìn)人事檔案的不斷發(fā)展。

2.2 加大宣傳力度；增強(qiáng)員工的檔案意識

各個中職學(xué)校都要使用喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，加大宣傳力度，是每一人都了解職工檔案管理的重要性，加強(qiáng)職工的宣傳教育工作，促進(jìn)檔案資料管理的不斷完善，使每一個員工都明確人事檔案的重要性。引導(dǎo)教職員工積極主動向檔案部門送交歸檔材料，保證人事檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性。

2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化人事檔案管理人員綜合素質(zhì)

干部人事檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時也是一項(xiàng)與全體職工切身利益息息相關(guān)的工作。專職檔案管理人員要提高檔案意識和責(zé)任意識，要從過去的重點(diǎn)搞整理裝訂等基礎(chǔ)工作，迅速轉(zhuǎn)到廣泛收集和利用上來，及時完整收集檔案材料，及時準(zhǔn)確更新檔案數(shù)據(jù)庫；維護(hù)人事檔案的完整與安全，檔案要完整齊全，實(shí)體不受損害，不丟失，不泄密，不被盜竊。

2.4 搭建中職學(xué)校人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)行動態(tài)管理

參照黨建E平臺對黨員信息進(jìn)行管理的模式，利用計算機(jī)技術(shù)搭建中職學(xué)校人事檔案平臺，各學(xué)校人事專干將在職和離退休兩類人員分別建庫，再分別按崗位、職稱等條件將個人人事勞資、考核獎懲等信息錄入人事檔案平臺，建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫。爾后，定期維護(hù)，及時更新相關(guān)檔案信息。這樣，既保證人事檔案信息完整，促進(jìn)人事檔案管理更加規(guī)范，又方便人事統(tǒng)計，為領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供正確有價值的參考資料。

3 中職學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展趨勢

在人事制度變革的帶動下，中職學(xué)校的人事管理工作出現(xiàn)了許多新情況。一是人事管理過渡到崗位管理。隨著全員聘用和崗位設(shè)置等人事制度改革，中職學(xué)校人員管理調(diào)整為管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤技能人員三大類，改變了傳統(tǒng)的干部制度終身制，實(shí)現(xiàn)了人事管理從身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變，直接導(dǎo)致人事檔案分類更細(xì)，管理要求更嚴(yán)格。二是用人制度采取聘用制，人事關(guān)系出現(xiàn)新變化。中職學(xué)校教職工與學(xué)校之間的關(guān)系除事業(yè)單位的人事關(guān)系外，又增加了聘用關(guān)系、勞動關(guān)系、勞務(wù)關(guān)系等多種形式，人事檔案管理將逐漸變得錯綜復(fù)雜。三是分配制度和退休工資制度出現(xiàn)新突破。各中職學(xué)校都逐漸建立了多種分配方式下的績效工資制度，職工退休養(yǎng)老由退休工資制度向社會保險制度轉(zhuǎn)變。這些都無疑給中職學(xué)校的人事管理工作帶來壓力與挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

綜上所述，目前中職學(xué)校人事檔案管理還存在著重視不夠、管理水平低、硬件設(shè)施差、人事專干業(yè)務(wù)素質(zhì)低等問題，而且學(xué)校人事制度改革也給人事檔案管理帶來了一系列新的變化。尤其是在整個經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，對于檔案的管理越來越重視，學(xué)校檔案管理也是如此。隨著我國人事制度改革的逐步深入，我們中職學(xué)校的人事檔案管理工作也要加快改革與發(fā)展的步伐，探索更先進(jìn)的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服務(wù)價值的信息資源，配合學(xué)校的人事制度改革，適應(yīng)中職學(xué)校的改革與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

隨著時代的發(fā)展和變化，中職院校一方面注重在教學(xué)質(zhì)量上予以不斷探索，以期能夠更好地傳遞具有實(shí)用性的知識，另一方面也非常注重人事工作的開展，注重人事管理的夯實(shí)。而真正促進(jìn)中職院校人事管理工作予以高校進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，便是人事檔案管理工作的開展。通過人事檔案管理的優(yōu)化，可以讓院校對于人員產(chǎn)生宏觀性的認(rèn)識，能夠讓院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培養(yǎng)具有專業(yè)性的人才，從而促使院校能夠更進(jìn)一步，無論在教學(xué)質(zhì)量還是在人事優(yōu)化方面的得以更大進(jìn)步。

二、中職學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實(shí)不到位

部分中職學(xué)校對相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)沒有進(jìn)行明確的規(guī)定，相關(guān)的管理規(guī)章及制度缺乏完整性、具體性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致制度不健全的情況時有發(fā)生。有些中職院校則是相關(guān)的制度健全、完備，但是對相關(guān)的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現(xiàn)實(shí)的工作中，許多制度都沒有得到落實(shí)，對檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規(guī)范

各單位的管理人員對國家的有關(guān)的法律法規(guī)與政策，缺乏足夠的認(rèn)識，沒有予以高度重視，在關(guān)于執(zhí)行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關(guān)管理人員也不固定，經(jīng)常發(fā)生更換的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致各個中職學(xué)校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴(yán)重的完整性、系統(tǒng)性與規(guī)范性。

3.新建材料多，失真情況嚴(yán)重

在人事檔案中，確保材料的真實(shí)，這是院校生存的前提條件。然而，在實(shí)際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實(shí)現(xiàn)象時有發(fā)生，這就極容易導(dǎo)致檔案材料的失真，部分單位為了發(fā)展與競爭，普遍存在著新建檔案的現(xiàn)象，使中職學(xué)校人事檔案的部分功能被削減，無法實(shí)現(xiàn)對人員考察的全面性。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學(xué)校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責(zé)任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關(guān)的制度，在建立的同時要不斷進(jìn)行完善，使中職學(xué)校的認(rèn)識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關(guān)檔案登記方面，必須要做到規(guī)范化和系統(tǒng)化，人事檔案管理的工作，必須依據(jù)相關(guān)的管理制度，嚴(yán)格依據(jù)對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關(guān)規(guī)定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現(xiàn)行的人事檔案管理制度，也要注重加強(qiáng)其規(guī)范化建設(shè)工作，不斷推進(jìn)與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展，促使認(rèn)識檔案管理制度更加的完善，在服務(wù)體制的轉(zhuǎn)變方面，要注重突破傳統(tǒng)的服務(wù)體制，使服務(wù)體制朝著以人為本的方向發(fā)展，使人事檔案管理建設(shè)工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.及時跟進(jìn)，做到檔案的齊全完整

在中職學(xué)校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結(jié)合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強(qiáng)相關(guān)的監(jiān)督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規(guī)范的開展與進(jìn)行，對于人事檔案的收集范圍也要進(jìn)行進(jìn)一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進(jìn)人事檔案管理建設(shè)的動態(tài)化發(fā)展。此外，計劃的指定也非常重要，結(jié)合收集計劃對一些相關(guān)資料進(jìn)行收集，這些資料包括工資普調(diào)、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進(jìn)行收集整理，對于相關(guān)的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進(jìn)行歸檔之前，必須注重開展相關(guān)的鑒定工作，鑒定工作一定要認(rèn)真嚴(yán)格進(jìn)行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實(shí)性，才能為相關(guān)查閱工作提供切實(shí)可行的依據(jù)。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?遞制度進(jìn)行檢查，使監(jiān)督機(jī)制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率

篇（9）

一、充分認(rèn)識人事檔案管理工作的意義

隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保耸聶n案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機(jī)制的改革誤導(dǎo)了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。隨著我國教育改革的日益深化，學(xué)校決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。

二、更新觀念，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識

國家教委6號令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案作為反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管好用好人事檔案對人才資源的開發(fā)起著重要作用。由于歷史上的各種主、客觀原因，學(xué)校各級人員程度不同地對人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著學(xué)校人事制度改革的深入發(fā)展，要求人事檔案工作不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態(tài)，人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，走出“人事檔案服務(wù)只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識，深化服務(wù)內(nèi)容。把封閉保守的觀念．轉(zhuǎn)換成為堅持改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把滿足現(xiàn)狀的觀念，轉(zhuǎn)換成敢闖敢干、開拓進(jìn)取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)觀念，轉(zhuǎn)換成密切關(guān)注改革發(fā)展新情況，為學(xué)校和社會服務(wù)的觀念；把被動利用人事檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動開發(fā)人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)換成依法管理的觀念；把等、靠的觀念，轉(zhuǎn)換成主動創(chuàng)造條件解決存在問題的觀念。最大限度地開發(fā)利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發(fā)掘人才潛能，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，也要實(shí)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，這是深化學(xué)校人事檔案工作的前提條件。其次，人事檔案工作者還應(yīng)充分認(rèn)識學(xué)校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點(diǎn)，探索出學(xué)校檔案管理的新模式。隨著學(xué)校的改革發(fā)展和社會聯(lián)系的加強(qiáng)，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發(fā)揮集體智慧，大膽實(shí)踐，開拓創(chuàng)新，不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在改革中完善和提高。

三、加大人事檔案的信息化管理

篇（10）

1.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用

1.1什么是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨(dú)立計算機(jī)的集合。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是通信技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件及通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源，信息傳遞指對共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護(hù)。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大貢獻(xiàn)是實(shí)現(xiàn)了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進(jìn)了辦公自動化的發(fā)展，因此這個當(dāng)前最活躍的高新技術(shù)，被廣泛應(yīng)用于政府、機(jī)關(guān)、學(xué)校等不同部門。

1.2什么是人事檔案管理

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)本文由收集整理系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。

1.3計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用

1.3.1提高管理效率

單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關(guān)系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強(qiáng)了實(shí)時性、準(zhǔn)確性，節(jié)省了時間，提高了管理工作效率。

1.3.2節(jié)約成本

人事信息屬性繁多，各單位因性質(zhì)不同而情況復(fù)雜程度不一。比如我單位是二級學(xué)院，包含了高校、中專和中小學(xué)編制三種，其中高校編制又包含三年制高專和三加二五年制初專兩種，人事信息除涉及履歷、自然信息等基本情況外，還包括不同編制下的工資統(tǒng)計、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進(jìn)行統(tǒng)計，將花費(fèi)大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準(zhǔn)確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計算機(jī)存儲的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進(jìn)而降低成本。

1.3.3多媒體信息的擴(kuò)充

信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進(jìn)行擴(kuò)充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進(jìn)一步拓寬。而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。

1.3.4減少失誤率

由于計算機(jī)具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點(diǎn)，在管理工作中使用計算機(jī)就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。

2.我院人事檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著計算機(jī)的應(yīng)用和普及，運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢所趨。我院應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的情況總結(jié)如下：

2.1建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫

只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務(wù)”等，就可以快速查閱到信息。

2.2建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫

人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機(jī)錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。

2.3建立了與上級管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，各級人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互。

2.4建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫

人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

3.我院需要解決的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題

我院在人事檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)了基本的存儲和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。

3.1思想觀念較落后

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)

為自動化、網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習(xí)慣，使這項(xiàng)現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機(jī)的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復(fù)工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。

3.2軟硬件建設(shè)跟不上

由于思想觀念的落后，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)投入不夠，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備不夠先進(jìn)、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓(xùn)跟不上等問題是我院檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。

3.3資源無法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享

篇（11）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理發(fā)展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業(yè)單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優(yōu)化管理方法，促進(jìn)檔案的科學(xué)管理。尤其在教育行業(yè)，檔案電子的管理顯示出明顯的優(yōu)勢，是未來發(fā)展的趨勢之一。本文主要探討學(xué)校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉(zhuǎn)化為可供利用的軟件形式的二次文獻(xiàn)信息。①檔案電子化可以對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，減少了對文獻(xiàn)整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經(jīng)濟(jì)效益。其說明的是計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，通過計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)材料進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮有问剑源朔奖闶褂谜邔Σ牧线M(jìn)行查閱、修改、復(fù)制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設(shè)施便捷進(jìn)行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機(jī)上操作，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案文件的查閱、修改、復(fù)制、傳送等工作，摒棄了傳統(tǒng)的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質(zhì)文件的繁瑣，只需要網(wǎng)絡(luò)傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產(chǎn)出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發(fā)展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產(chǎn)生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。電子文件不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是利用計算機(jī)以電子文件的形式存在，管理信息數(shù)據(jù)的人可以利用，其它數(shù)據(jù)信息可以共享，在單位內(nèi)部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數(shù)據(jù)，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學(xué)校擁有數(shù)據(jù)庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數(shù)據(jù)對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數(shù)據(jù)僅編輯一次便可多次重復(fù)使用，降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件出版經(jīng)費(fèi)成本。傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。②而今管理人員只需要將數(shù)據(jù)整理好，便可作為藍(lán)本多次重復(fù)使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機(jī)構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。

學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進(jìn)了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強(qiáng)，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達(dá)到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。

檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進(jìn)一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術(shù)能力，未能達(dá)到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機(jī)操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實(shí)性和法律效力有待鞏固和加強(qiáng)。電子文件的存儲基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點(diǎn)（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了安全保護(hù)措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取;數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原;數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點(diǎn)給保密工作帶來極大的困難。③紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨(dú)立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實(shí)性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強(qiáng)檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理中的運(yùn)用

針對以上幾點(diǎn)現(xiàn)狀，分析不足，加強(qiáng)檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進(jìn)的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運(yùn)，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并且應(yīng)用與實(shí)踐。有專業(yè)意識的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識會比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護(hù)和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進(jìn)和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實(shí)、快捷的依據(jù)。同時制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識水平。因此，學(xué)校對專業(yè)人員進(jìn)行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計劃和針對性地組織人員外出進(jìn)修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計、管理學(xué)等知識，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進(jìn)的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理的需要;同時應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作人員安全意識。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對修改操作進(jìn)行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動在計算機(jī)不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險，所以對在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時，在維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)時，要與時俱進(jìn)，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，電子化的手段可以很方便地達(dá)到這個目的。

（5）加強(qiáng)各單位之間的合作。當(dāng)今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達(dá)到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進(jìn)。加大電子設(shè)備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識水平和操作技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應(yīng)用功能和領(lǐng)域，通過檔案科學(xué)管理發(fā)展質(zhì)量和水平的不斷提升，促進(jìn)人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時代的學(xué)校教育中，加快學(xué)校檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案科學(xué)管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學(xué)校管理的規(guī)范化，進(jìn)而創(chuàng)造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：108-109.