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檔案數字化管理是現代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的?，F階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現，這是我國檔案事業發展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。

1、數字化檔案概述

自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規范性進行統一，使用標準的檔案數字化標準來實現管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統為基礎進行發展，需要將目前的系統進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。

目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規范化、系統化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現更加高效的應用，滿足社會快速發展的需求。

2、目前檔案管理數字化建設存在的問題

我國的數字化檔案管理發展的比較晚，數字化檔案管理系統還不健全，處于發展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導。科技的發展如此的快速，數字化檔案管理體現的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統的領導，來以科學和規范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養人才的能力，導致了發展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。

3、數字化檔案管理的基本行為準則

數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性?？傮w而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。

4、數字化檔案管理的重要意義

隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔?，F代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊?，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。

5、數字化檔案管理的優越性分析

數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優越性白哦現在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現代化企業管理發展的最終方向和追求目標。在現代企業里數字化的檔案管理方法成為了企業的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業的經濟效益，增強企業對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結分析

由文件處理向數字管理系統的轉化和發展是數字化檔案管理的目前發展現狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優勢，因此需要在各個領域進行推廣。

參考文獻

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根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

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中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01

前言

21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。

一、我國檔案管理的現狀

我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數字化檔案管理的內容及特點

信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。

數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：

1、實現經濟效益的提高。

如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。

2、實現辦公效率的提升

數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。

3、實現檔案的高效利用

傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數字化檔案管理建設應注意的問題

數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：

1、系統工程的構建

我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求?，F在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統的高效銜接

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近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。

1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務

1.1 形成數字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。

1.2 明確各構建階段的內容與任務

數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：

（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。

（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。

（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。

1.3 制定與長期堅持構建原則

實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。

（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。

2 我國房地產檔案管理數字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。

2.2 加強檔案數字化工作

首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。

2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養

從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：

（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。

（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。

參考文獻

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[3]黃禹康.關于房地產檔案館信息化建設的調查與思考[J].中國房地產，2004（04）.

作者簡介

篇（5）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫學檔案是醫院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫學檔案信息的價值以及其在醫學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫學檔案管理工作，醫院必須要積極應用數字化技術，構建醫學檔案管理網絡，實現檔案的開發、利用與服務的信息化，這對促進醫院發展和醫療事業的發展來說具有重要意義。

1 現代醫學檔案的特點分析

第一，數量和類型逐漸增多。現代人的生活條件和醫療條件得到了改善，致使醫學檔案不管是數量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產生了很大影響，工作內容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。

第二，醫學檔案的來源和內容越來越廣。隨著時代的發展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫學服務體系的日益完善，使醫學檔案的來源方式也呈現出了更加多元化的局面，其內容也更為豐富。醫學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業學科之間有著較為緊密的聯系。

第三，載體形式日益多元化。醫學檔案管理從過去的紙質管理發展到如今，即便是電子化信息化技術已經得以較多的應用，但因為醫學檔案自身存在的特殊性，紙質檔案依舊在醫學檔案中占據了較多的比重。另外，以縮微醫學檔案、聲像醫學檔案等其他不同類型的醫學檔案也越來越多，醫學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現代社會中，互聯網信息技術飛速發展，現代人的信息需求量也越來越大。對醫學檔案信息來說，其與現代人的實際生活聯系緊密，社會需求量也持續增多。另外，生活水平的提升與生活節奏的加快讓社會對醫學檔案的需求也越來越高。醫院醫療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫學檔案管理工作的變革。

2 數字化技術在醫學檔案管理中應用的必要性

2.1 順應時代的需要

過去的醫學檔案管理往往是手工作業的方式，以紙質檔案為主要載體。近年來，隨著數字化信息技術的飛速發展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發展。即便是計算機在醫學檔案管理中已經有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數字化建設。

2.2 提高工作的質量

把醫學檔案從過去紙質的管理模式逐漸轉化為現代的數字化管理模式，可以在很大程度上促進醫學檔案管理工作質量的提升。過去的醫學檔案管理一般是在檔案管理人員根據相應的管理規范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業務水平和素質能力的差異，而造成醫學檔案管理工作的效率和質量存在差異。而借助于數字化技術，應用現代的信息管理模式，其最主要的工作內容可以說是計算機代勞，計算機根據已經編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業時可能出現的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應用數字化技術開展醫學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優勢在于促進醫學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫學檔案信息管理系統，提升醫學檔案的利用率。選擇現代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現醫學檔案信息Y源的共享。

3 數字化技術在醫學檔案管理中的應用

3.1 融傳統檔案管理與數字化于一體

數字化技術應用于醫學檔案管理工作中，可以說是傳統檔案管理工作的一次創新與改革，過去的醫學檔案管理系統是數字化技術應用于醫學檔案管理的前提和基礎。數字化醫學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數字化管理模式和過去人工管理模式既有區別，也有聯系，隨著檔案管理工作的改革，醫院要意識到數字化技術與傳統檔案管理手段的融合是醫學檔案管理工作未來的主要發展趨勢，把互聯網環境和各種高效的數字化技術有機結合起來，讓醫學檔案管理能夠煥發出新的活力，在醫院管理系統甚至于其他相關領域中發揮作用，最終實現醫學檔案管理工作的重組建設。

3.2 加強硬件設施的投入

數字化技術應用于醫學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫院發展的過程中要“一步一個腳印”的構建網絡信息系統，為數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用提供更大的發展空間。同時，還應對醫學檔案信息材料予以有效保存，對網絡系統的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現代醫院中已經建立了局域網，可在某一范圍內實現信息共享，在這種形勢下，數字化技術必然能夠在醫學檔案管理中得以更加全面的應用。

3.3 整合醫學檔案數字化的原始資源

數字化技術在醫學檔案管理中的有效應用的基本前提是數字化資源，缺乏資源的醫學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發揮出有效的作用。醫學檔案數字化管理工作必須要從兩個方面出發：一是對醫院醫學檔案資源的數字化管理，二是對社會化資源的開發管理。醫院內部醫學檔案資源的信息化建設，是按照醫療機構的實際情況和發展方向所構建的全面數據資料庫，并提供醫學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發管理，是對部分擁有較高學術價值的醫學檔案進行收集整理，盡可能地對醫療信息予以過濾、整合，確保醫學檔案資源更加高效的應用。

3.4 創新數字化檔案管理的組織模式

現代社會的飛速發展和社會主義建設的逐漸推進，醫療機構、醫學檔案作為與現代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數字化檔案管理的組織模式，建立一個和現代社會發展相符合的醫學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數字資源、網絡化存取和分布的角度進行創新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統等基礎系統實施創新；三是站在社會組織機構的角度實施創新。唯有循序漸進的開拓發展，才能確保數字化技術更為有效地應用于醫學檔案管理工作中。

3.5 加強檔案數字化的安全保障措施

近年來，數字化技術在醫學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫院也必須要注重其安全防范。醫院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數字化醫學檔案在開發利用過程中的安全性，對醫院內部網絡系統給予充分的保護，如設置防火墻、數據加密或者設置登陸動態口令等方法有效避免醫學檔案信息資源的泄露。醫學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫學檔案的高效利用。

4 結 語

隨著現代科學技術的飛速發展，數字化技術在醫學檔案管理工作中的應用已成為醫院檔案管理工作的發展趨勢。但數字化技術的應用，并非是短期內能夠得以全面推廣的，它還需要一個發展與延伸的過程，醫院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數字化的管理理念，把數字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫學檔案管理工作的數字化建設，才能真正提升醫學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數字化醫學檔案管理之路。

主要參考文獻

篇（6）

房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。

1.1 主要特征

首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。

1.2 主要方式

房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。

1.3 基本原則

首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。

2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施

2.1 問題

首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。

2.2 措施

2.2.1健全房產檔案數字化體系

只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。

2.2.2完善房產檔案數字化系統

雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。

2.2.3大力培養檔案專業化人才

提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。

2.2.4構建檔案信息輸送平臺

篇（7）

1.國土資源檔案數字化的內涵

國土資源檔案數字化是指利用較為新型的數字化技術及設備，包括掃描儀、計算機、圖像處理技術等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數字檔案信息資源。對國土資源檔案進行有效的管理，能夠促進國土管理工作的順利推進，達到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發管理土地資源、合理開發資源、制定土地利用規劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。

2.國土資源檔案管理數字化建設的意義

2.1提高工作效率

實現檔案數字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統的檔案一般需要管理人員親自進行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現代的檔案數量巨大，信息儲量越來越大，導致人員工作量大，容易出現失誤，無法適應現代國土管理工作的發展，需要利用先進的信息技術，進行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質量。

2.2國土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應的材料，要實現數字化國土管理，就需要構建數字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數字化建設的主要部分，且現代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數字化進程。

2.3適應社會發展

過去對于檔案的需求屬于點信息及片信息，不具有連續性及整體性，為現代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉化為全面化的信息需求。現代城市的規劃、建設等，均需要以土地資源為基礎，所需全面的土地信息對其進行評估判斷，需要大量的信息。要達到上述要求，需要做好數字化檔案工作，才能適應社會的發展[2]。

3.國土管理檔案數字化建設

3.1網絡系統建設

信息各項活動均需要以網絡作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設國土管理檔案數字化網絡系統，其建設過程可以分為以下幾點：①推廣普及網絡系統 當前的國土管理系統已經逐步構建了土地管理信息系統，其內容包括當前的土地利用情況、土地利用規劃、遙感動態監測土地的使用情況、補充耕地、地籍數據庫等，并有針對性的研發出了各種管理軟件，如綜合統計軟件、大調查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運用該系統，并不斷進行推廣，在實踐中積累經驗，收集反饋信息，完善其功能，規范操作程序，并制定統一數據庫標準，更好的發揮出系統的效能；②構建內部局域網 現在投入使用的辦公自動化系統中，采用微機與局域網模式，有效的處理國土管理部門的內部信息資源，且你能夠實現信息共享；③數字化建設 利用多種現代化技術實現檔案處理的數字化，包括多媒體技術、光處理技術、數據庫技術、數字化信息傳播技術等，實現信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進行國土管理檔案數字化建設時還需要做好安全保密工作，可以采用現代較為先進且可靠的安全技術，保障信息系統的順利運轉及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數字化標準體系建設

各個地區及等級的國土部門在土地管理檔案的數字化建設方面的力度及水平均有較大的區別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運用方法也有所不同，因此很有必要構建完善的標準體系，其是保障國土管理檔案數字化工程建設質量及效果的基本條件之一。在實踐中構建統一的國土管理檔案數字化技術標準體系時，需要嚴格遵循一定的原則，即主要是進行標準化建設，兼顧制度管理，并要求以internet網絡的信息管理平臺為就基礎標準科學合理的建設標準體系，并具有實際的可操作性，實用性強。

3.3構建檔案數據庫及網站

構建檔案數據庫及網站是數字化建設的重要內容，具體措施如下：①檔案數據庫的構建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數據庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數據庫，保障檔案數據庫的全面性、準確性、真實性。還需要利用現代的設備將源文件的信息逐漸轉變為數字化，包括掃描儀、數碼相機等；②檔案網站的建立。構建檔案網站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯網技術查詢到檔案信息及相關的政策法規。國土檔案管理部門也可以吧經濟及建設、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯網進行展覽。該網站需要和地方政府政務網及公眾網進行聯網，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數字化人才培養

篇（8）

數字化檔案管理不僅通過采用先進的數字化儲存技術對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網絡相互聯通的方式構建了一個高速、及時，準確系統的數字化檔案管理系統。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數字化檔案管理的內涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關鍵，檔案資源因其標準化規范化的操作越來越受到人們的青睞。數字化檔案管理系統基于大規模的數據庫系統以及計算機技術，實現了對以下幾種檔案的數字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數字化檔案管理對價值較高的檔案數據資料等多媒體信息進行電子存取。數字化檔案管理系統可看成是存儲數字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數字技術對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發展的今天將迎接信息技術時代的重大挑戰。為適應社會信息化發展的步伐，充分利用高科技技術對檔案信息進行管理，將信息數字化功能最大限度的發揮出來。檔案管理數字化是檔案管理發展的必然走向。

二、數字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。社會和經濟的快速發展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。

檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

篇（9）

數字化檔案管理工作的重要作用主要體現在以下幾個方面：

（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質檔案實現了數字化后，就可以實現數字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質污損而出現不易辨認的情況，而數字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數字化檔案還能夠對紙質圖片檔案運用現代技術進行修復，避免紙質圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

（二）有助于節省檔案存儲空間。傳統檔案作為紙質文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數字化檔案管理運用先進的數字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質檔案在存儲過程中可能出現的各種損壞、損毀危險。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統檔案管理工作中，由于是紙質檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數字化檔案后，則可以憑借互聯網突破時空限制，實現檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。

二、做好數字化檔案管理工作的對策與途徑

（一）構建完善數字化檔案管理制度。為了進一步提高數字化檔案管理工作效率和工作質量，構建健全完善的數字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數字化檔案管理工作實情，從實際出發對現有的數字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數字化檔案管理制度應當包括數字化檔案收集制度、數字化檔案歸檔制度、數字化檔案保管制度，以及制定數字化檔案歸檔范圍、數字化檔案保管期限等規定，還需要將這些制度與規定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規定的執行力度，確保數字化檔案能夠按照規定的流程得到規范化的管理。

（二）規范數字化檔案的利用方式。對于數字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規定。比如根據數字化檔案內容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規定，不符合查、借閱規定的人員不能借閱、利用數字化檔案。還有就是針對檔案內容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監控下進行。為了確保數字化檔案在共享過程中的網絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內容。此外，伴隨數字化檔案管理工作的加深，相信數字化檔案的數據容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據檔案數據的訪問頻率來管理檔案數據，對各種數字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數字化檔案的存儲成本。

（三）實施紙質檔案數字化外包。為了節約檔案數字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質檔案數字化工作外包給專業的檔案數字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業務能力和技術能力，選擇信譽好、業務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續和交接手續。在檔案數字化生產加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監督，及時解決生產加工中出現的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數字化生產加工單位簽訂保密協議，明確數字化加工單位的保密義務和責任，并要求數字化加工單位必須與從事檔案數字化加工的人員簽訂保密協議，檔案數字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據工作進度，不定期對已完成數字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數字化加工完成后，數字化加工單位應當將生產加工的檔案原件、檔案數字化信息及其存儲介質全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數字化項目外包給云南蘭臺商貿有限公司，??館藏檔案進行全文數字化掃描和數據掛接，建立全文數據庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優先對這些檔案進行全文數字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續做第三批。通過檔案數字化有效改變了檔案利用的現狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規范化、數字化、信息化建設邁出了一大步。

篇（10）

（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。

（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。

篇（11）

在城市化進程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發展提供必要的背景資料研究，促進城市的合理規劃。但隨著城市規模的擴大，城市化進程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要歸類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實現城建檔案管理數字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數字化的意義

（一）實現便捷高效的管理

傳統的城建檔案管理主要是紙質資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質資料的管理中，資料必須依照相應的順序規定進行歸類整理，而且紙質資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術的發展下，互聯網的發展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進程的推進下，城建檔案管理模式也應隨著社會的進步加以創新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進一步增加，而傳統的紙質資料管理也不再適應人們獲取信息的需求。因此，實現城建檔案管理數字化是時展的要求。

（二）實現規范化的管理

在傳統的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當就會影響管理的科學性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規范化的實現，并且在缺乏統一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發利用

城建檔案管理數字化建設不僅能實現高效規范的管理，還有利于城建檔案的開發利用。因為城建檔案不僅是城市建設的重要依據，還能為城市管理等提供相應的數據理論支持，因而數字化管理模式的應用，對城建檔案資料的開發與應用會有新的突破。城建檔案管理數字化建設中，用戶可以通過網絡對城建檔案網站進行訪問，對各項信息進行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應用的過程中還可以對資料進行擴充，從而豐富城建檔案資料內容。

二、城建檔案數字化建設中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網絡的不穩定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統的紙質檔案管理中，信息資料相對比較穩定，基本不會發生改變。但利用數字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網絡的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進行嚴密管理的。但利用數字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統造成攻擊，對信息進行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質檔案資料的管理，數字化的城建檔案資料的管理更應重視信息的安全。

（三）初期建設難的問題

在城建檔案管理數字化建設的初期需要將紙質資料轉化為數字信息，因而在初期的建設中需要對所有資料進行整理，并做好信息錄入工作。在系統建設的初期，對于信息網站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實現數字化管理的過程中，不同的城市建設管理單位所用的數字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數字化建設的措施

（一）合理的規劃

對于城建檔案管理數字化建設來說，初期的工作至關重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準備，后期的工作才能有條不紊地進行。因而，在初期的工作中要進行合理的規劃，在紙質檔案資料轉化為電子檔案的時候，應做好相關的調查工作，對具體的檔案數量及檔案類型作詳細地了解。在整理的過程中，應按照相應的標準，將資料進行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據條目呈現具體的檔案資料。

（二）制定科學、統一的標準

由于缺乏統一、科學的標準，在城建檔案管理數字化建設中，會給后期的資料查找帶來許多問題，影響具體的操作，并且難以實現真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數字化建設中應制定科學、統一的標準，使得紙質資料在轉化為數字資料的過程中，能按照統一的標準進行操作，從而進行統一的管理，無需將不同的格式進行轉化，實現資料的有效共享。

（三）優秀的管理人才

在城建檔案管理數字化建設中，優秀的管理人才是尤為必要的。因為實現數字化的管理模式意味著與信息技術的發展相接軌，因而管理人員不僅要有相應的檔案管理知識與能力，還應具備一定的計算機操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機。過去的紙質資料管理，管理人員只要對資料進行分類管理，做好相應的檔案資料擺放等工作，但數字化管理則要求管理人員能在日常工作中應用計算機進行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數據進行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數字化管理模式的應用與推廣

隨著現代科技的發展，在城建檔案管理中推行數字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數字化建設中，應突出其建設的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設過程中，應加大城建檔案管理數字化的建設力度，對數字化檔案管理模式進行推廣；應充分發揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數字管理模式的應用，主動建設數字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應重視數字化檔案管理的建設，著力建設一個檔案管理服務平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內部資料，不便于對外開放。因而在建設中應建立統一門戶，實現資源共享，而另一方面應建立內部的資源利用平臺，方便內部資料的查找，并進行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應對資料進行備份處理，防止因數字化資料的不穩定造成資料的丟失。

總而言之，應對數字化檔案管理模式進行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責，提高城建檔案管理數字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設的高速發展，傳統的紙質資料管理模式已無法適應現代社會的發展需求，因而有必要應用數字化管理模式對城建檔案資料進行管理。但城建檔案數字化管理建設仍存在一些問題，因而在建設的過程中應采取有效措施加以解決，強化城建檔案數字化管理的建設，提高城建檔案管理水平。

參考文獻：

[1]白建峰.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].江西建材,2014(3):292.