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1.引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設(shè)由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)在結(jié)合單位自身實際情況的同時，運用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，使之在長期的信息化建設(shè)中得到充分的發(fā)展。

2.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結(jié)合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)對在檔案工作中涉及的信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設(shè)及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

3.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設(shè)的進(jìn)度各不相同，且對檔案的信息化建設(shè)缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴(yán)重落后，這也導(dǎo)致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設(shè)備，從而為檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，有關(guān)單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大都缺乏高性能的基礎(chǔ)設(shè)施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進(jìn)行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.3對檔案信息化建設(shè)管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠全面，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進(jìn)程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導(dǎo)致相關(guān)管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進(jìn)行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進(jìn)程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設(shè)工作對相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學(xué)技術(shù)和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結(jié)合實際情況對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設(shè)的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設(shè)工作水平的提高。

4.加強(qiáng)檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設(shè)過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設(shè)的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實際上，技術(shù)人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進(jìn)行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細(xì)的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設(shè)工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。

4.2增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設(shè)工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設(shè)施，保證之后檔案管理工作的有序進(jìn)行。另外，在保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施正常運行的同時，也要加強(qiáng)對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)完善，不斷運用先進(jìn)的信息多媒體技術(shù)建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識水平。相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定時定期對檔案管理及信息化建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)教育工作，使之充分認(rèn)識到檔案資料信息化管理的重要性，增強(qiáng)宣傳力度的同時不斷強(qiáng)化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識。此外，有關(guān)單位和部門管理階層及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的責(zé)任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責(zé)任體系，使檔案信息化建設(shè)的工作合理有序進(jìn)行。

5.加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)人才隊伍的培養(yǎng)

檔案管理的人才隊伍建設(shè)及培養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設(shè)的高級人才數(shù)量匱乏，技術(shù)人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設(shè)的工作隊伍，提高建設(shè)的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強(qiáng)對現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)工作人員的管理力度，強(qiáng)化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴(kuò)充檔案管理信息化建設(shè)的人才隊伍。

6.結(jié)束語

如今，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的重要標(biāo)志之一，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設(shè)是一個長期且復(fù)雜的工作，需要多方面進(jìn)行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻(xiàn)

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Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中圖分類號】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對資源進(jìn)行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時代腳步的必要進(jìn)程，是具有時代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性

2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達(dá)的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。

2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢在必行。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。

3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。

3.5 檔案庫、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來勢必實現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹(jǐn)慎。

參考文獻(xiàn)

[1] 厲紅霞，張景華.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44

篇（3）

通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關(guān)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機(jī)極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時難免會出錯，導(dǎo)致檔案資料的準(zhǔn)確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)行列當(dāng)中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。

2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當(dāng)前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當(dāng)前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個行業(yè)的檔案資料通過準(zhǔn)確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟(jì)、文化以及政治方面的資料。將各種資料進(jìn)行準(zhǔn)確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進(jìn)行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設(shè)利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會以及大眾。

4改進(jìn)檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識，堅持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動下，通過使用計算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過相關(guān)計算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務(wù)社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

4.3加強(qiáng)檔案信息管理

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個建設(shè)過程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺時，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點，以結(jié)合社會需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

5結(jié)語

通過建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

作者:蘭志芳 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院

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篇（4）

1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)

檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個節(jié)點。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。

4加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化社會中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

篇（5）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷延伸與擴(kuò)展，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構(gòu)建與遵循檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，也早已成為檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1．2城建檔案信息化建設(shè)中的人才隊伍

檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設(shè)的直接執(zhí)行者，其個人素質(zhì)、專業(yè)技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設(shè)成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。各級檔案部門在構(gòu)建檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)，從而為檔案信息化管理提供更好的服務(wù)。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點建議

2．1加強(qiáng)對檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)，提高城建檔案管理信息化質(zhì)量

目前我國絕大多數(shù)的城建檔案館所擁有的硬件設(shè)備嚴(yán)重落后，制約了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與落實。因此，應(yīng)以硬件建設(shè)為突破口，提高城建檔案信息化質(zhì)量。主要可從以下兩點入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護(hù)。其次，為檔案管理環(huán)境工程配備相應(yīng)的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應(yīng)配備相應(yīng)的檔案消毒設(shè)備與空氣凈化設(shè)備，以達(dá)到保護(hù)檔案信息的目的。

2．2加強(qiáng)對檔案信息化的軟件建設(shè)，提升城建檔案管理信息化水平

為了更好地加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)，不僅要從硬件設(shè)施入手，更應(yīng)該從軟件建設(shè)著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息資源網(wǎng)

絡(luò)是檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用的基礎(chǔ)，也是檔案信息資源進(jìn)行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實際建設(shè)中，檔案工作人員應(yīng)該以互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)為起點，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術(shù)的水平。就城建檔案信息資源的種類來看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類的信息資源在存儲處理中具有很強(qiáng)的專業(yè)性。因此，應(yīng)針對城建檔案信息資源的根本特點，提高檔案應(yīng)用軟件信息處理技術(shù)水平。同時，也應(yīng)該重點考慮從應(yīng)用軟件的承載形式、預(yù)覽功能以及對今后電子文件的處理等多個方面進(jìn)行完善。

2．3加強(qiáng)對檔案信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)，強(qiáng)化城建檔案管理信息化水平

檔案工作人員個人素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，要想做好檔案信息化建設(shè)，更應(yīng)該引進(jìn)一批專業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)道德素質(zhì)高的檔案計算機(jī)人才，從而滿足檔案信息化建設(shè)的根本需求。也正因如此，從長遠(yuǎn)角度出發(fā)，城建檔案部門在日常檔案信息化管理、建設(shè)中，更應(yīng)該以培養(yǎng)復(fù)合型人才為重點，引進(jìn)一支管理型人才隊伍。同時，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息化意識的培養(yǎng)，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展需求。

篇（6）

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議

檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。

一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障

各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。

三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力

從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計算機(jī)運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機(jī)的復(fù)合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。

四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息

公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護(hù)，互動高效，提高主動服務(wù)意識，實現(xiàn)信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。

六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確

電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強(qiáng)對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。

七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面

數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳冬梅.淺談信息時代的檔案利用工作[J].科技與經(jīng)濟(jì),2001,(5).

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1 檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺等，科學(xué)合理的處置、管理和應(yīng)用檔案信息資源，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數(shù)字技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優(yōu)勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統(tǒng)的“紙質(zhì)形式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙噪娮游募樾问降奈淖帧D片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實施，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生變革，檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提升。第三，檔案信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，有利于實現(xiàn)檔案資源的共享。

第四，檔案管理信息化建設(shè)有利于促進(jìn)我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)和檔案管理體制的創(chuàng)新和完善，從而全面推進(jìn)我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

2 檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認(rèn)識

當(dāng)前，雖然我國的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進(jìn)展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認(rèn)識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。

2.2 資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面實施。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴(yán)重阻礙我國檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等不能適應(yīng)新時期n案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展。

3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)

檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。

另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強(qiáng)檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)

檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡明實用性和制度約束的雙向性。

同時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫自動備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護(hù)等安全防護(hù)措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。

3.4 加強(qiáng)認(rèn)識，促進(jìn)檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)

各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)。可定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，各級檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時展的需要，更好地服務(wù)社會。

篇（8）

企業(yè)檔案管理的信息化屬于比較復(fù)雜的工作類型，并且檔案管理工作質(zhì)量會直接影響企業(yè)的發(fā)展，所以必須要不斷地完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量及管理的科學(xué)性。雖然各大企業(yè)都在努力完善檔案管理，但是依然存在較多的問題影響信息化建設(shè)在企業(yè)中的應(yīng)用效率。檔案的信息化建設(shè)不平衡，是比較常見的問題。許多企業(yè)都為了順應(yīng)時展的腳步，引入信息化檔案管理技術(shù)，但是差異較大。一些大型企業(yè)可以通過檔案管理信息化建設(shè)的方式來實現(xiàn)檔案管理高效建設(shè)，提升企業(yè)綜合管理能力，為企業(yè)盈利。但是這一情況卻不適合經(jīng)濟(jì)效益比較差的企業(yè)，財政入不敷出，效益不好，是影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素之一。

一些企業(yè)基礎(chǔ)條件比較差，不論是在技術(shù)方面還是資金方面都達(dá)不到社會同行業(yè)企業(yè)的平均水平，外加企業(yè)內(nèi)部高技術(shù)檔案管理人才缺失，導(dǎo)致這部分企業(yè)沒有專業(yè)化的設(shè)備及工作人員對檔案管理信息化進(jìn)行支撐，影響企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度，影響企業(yè)檔案信息化管理的同時，也會影響企業(yè)的正常發(fā)展。因為缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致許多企業(yè)都在盲目建設(shè)信息化檔案管理設(shè)施。從我國整體發(fā)展情況來看，在企業(yè)的檔案信息化建設(shè)方面缺乏統(tǒng)一性的規(guī)劃以及組織協(xié)調(diào)措施。因為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)章程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性規(guī)定，使企業(yè)的檔案管理信息化運行效率低，影響企業(yè)正常運行。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不是孤立建設(shè)體，是需要與企業(yè)其余管理方向相互結(jié)合的，其中文書處理以及生產(chǎn)活動管理等，都是比較常見的管理模式。因為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)在機(jī)制上存在較大的問題，影響了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)與其余管理環(huán)節(jié)的正常溝通。

二、完善企業(yè)檔案管理信息化的措施

（一）制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。想要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，首先要保證其基礎(chǔ)建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與章程）落到實處，并且這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要制度保證，只有在明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范監(jiān)督下，才能全面提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)可以構(gòu)建檔案管理綜合性信息管理機(jī)構(gòu)，提升工作人員的責(zé)任意識，不斷強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)管理職能的重要性，提升員工工作積極性，進(jìn)而保證檔案管理質(zhì)量。不斷完善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度及管理體系，在基層管理體系的基礎(chǔ)之上來強(qiáng)化體系的綜合執(zhí)行能力，讓企業(yè)檔案管理工作有法可依，在遇到各種問題時有相應(yīng)的規(guī)章制度管理，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性。

（二）建設(shè)原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要遵循相關(guān)規(guī)定，才能保證建設(shè)速度及質(zhì)量。首先應(yīng)當(dāng)遵循實用性原則，因為企業(yè)開展檔案管理信息化建設(shè)的目的就是要讓企業(yè)檔案管理信息共享，進(jìn)而提升企業(yè)管理質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)利益，促使企業(yè)走向科學(xué)化發(fā)展。其次要秉承有效化與逐步推進(jìn)原則，因為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)不是可以在段時間內(nèi)完成的工作，需要企業(yè)投入大量的資金與人力，所以企業(yè)必須要抓住機(jī)會，實現(xiàn)企業(yè)管理和檔案管理工作的同步運行。最后要秉承全面發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益原則。企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)就是盈利，所以檔案信息化管理的最終目的也必然是為企業(yè)贏取更大的利潤，如果進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，則企業(yè)必須要將檔案管理工作和長期效益目標(biāo)相互結(jié)合，保證企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作并不是獨立運行的，所以其余部門必須全力配合該系統(tǒng)的建設(shè)，和企業(yè)其余建設(shè)項目、建設(shè)目標(biāo)相互協(xié)調(diào)，保證信息與需求同步運轉(zhuǎn)及相互協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)未來更好更快的發(fā)展保駕護(hù)航。

篇（9）

人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會以及單位發(fā)展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計算機(jī)中,利用計算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學(xué)的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機(jī)上對檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動態(tài)化、即時性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。

2.加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時,應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機(jī)對文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識,以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應(yīng)注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實性和科學(xué)性。對計算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結(jié)束語

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會生產(chǎn)及生活的各個領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻(xiàn):

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

篇（10）

（一）檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用，嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中，必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，可以知道，只有在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，完善檔案管理人員的培訓(xùn)，才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化水平，可以從以下三個方面進(jìn)行：

（一）檔案管理人員要提升檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是觀念信息化，檔案管理人員是檔案信息化工程的基本力量，他們的能動性關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗，檔案管理人員只有在思想上樹立了檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，才會具有強(qiáng)烈的使命感與責(zé)任心，做到主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)工作，認(rèn)真做好信息化建設(shè)中的每個流程。

（二）實現(xiàn)管理工具的信息化

一是，配置計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、光盤刻錄機(jī)掃描等設(shè)備。計算機(jī)系統(tǒng)軟件的開發(fā)或應(yīng)用，都可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)和推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。二是，每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙管齊下的工作模式，避免重復(fù)，節(jié)約人力、財力的同時，也大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。三是，對上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級界定。首先確定密級標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等級進(jìn)行界定;其次在網(wǎng)上對檔案信息使用者進(jìn)行身份驗證，信息查詢權(quán)限針對不同身份的使用者有所不同，身份越高權(quán)限越寬，以保障軟件系統(tǒng)的安全性。

（三）全面提高檔案管理信息化水平

檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用逐漸向檔案信息化建設(shè)的方向轉(zhuǎn)變。如今，在計算機(jī)系統(tǒng)滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的運用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了重大貢獻(xiàn)，在開發(fā)系統(tǒng)和檔案利用過程中發(fā)揮著極為重要的作用。

隨著大量產(chǎn)生的電子文件，如何安全且高效地管理電子檔案已成為企業(yè)不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可規(guī)避的一項重點工作。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的計算機(jī)系統(tǒng)管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。

信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件為支撐，僅僅用傳統(tǒng)方式管理大量的電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

篇（11）

檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。

一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障

各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。

三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力

從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計算機(jī)運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機(jī)的復(fù)合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。

四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息公開

檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護(hù)，互動高效，提高主動服務(wù)意識，實現(xiàn)信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。

六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確

電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強(qiáng)對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。

七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面

數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

作者:孫冬玉 單位:黑龍江省雙鴨山市寶清縣八五二農(nóng)場辦公室

參考文獻(xiàn)：