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篇（1）

中圖分類號：T49

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1672-3198（2012）04-0245-01

1檔案管理科學(xué)化的重要性

（1）檔案管理的科學(xué)化，是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)。但在一些單位，容易忽視檔案管理的重要性，對檔案材料的管理雜亂無序，從而對企業(yè)管理決策產(chǎn)生不良的影響。如有的檔案僅保存在個(gè)人或各個(gè)部門，當(dāng)有人員調(diào)動(dòng)或離職，就容易造成檔案信息的斷裂；有的檔案管理不規(guī)范，檔案信息沒有及時(shí)更新，甚至對機(jī)密檔案沒有嚴(yán)格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

（2）檔案管理是企業(yè)核心資源的管理，完善的檔案管理，反映出一個(gè)企業(yè)科學(xué)管理的水平，是企業(yè)核心資源可追溯的重要保證，也是企業(yè)重要決策來原的主要依據(jù)。可以說，檔案管理就是對企業(yè)重要信息的科學(xué)管理。

（3）檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理，檔案管理做為企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，是對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)等信息的真實(shí)記錄，也是企業(yè)發(fā)展歷史的積淀，是企業(yè)文化的延伸。做為一項(xiàng)基本工作，建立一套適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化的檔案管理體系，也是企業(yè)信息化的管理的前提。

2檔案管理工作中存在的問題

（1）對檔案管理工作重視不夠。雖然在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作必不可少，但因其工作屬性的原因，相對其他部門而言還是屬于邊緣部門，企業(yè)資金和人事安排都不盡完善，有的檔案管理人員是兼職，有的檔案管理人員工作崗位變動(dòng)頻繁，這些都容易造成檔案管理出現(xiàn)漏洞，檔案資料丟失，機(jī)密檔案泄密等，無法給企業(yè)決策提供必要的信息資源。

（2）檔案管理模式落后。在企業(yè)檔案管理工作中，大多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的技能培訓(xùn)，只是依幫傳帶的傳統(tǒng)模式來學(xué)習(xí)檔案管理，加上檔案管理部門在企業(yè)各部門中發(fā)言權(quán)較少，有的部門不及時(shí)將檔案整理歸納，或者借閱檔案不細(xì)致登記，都極易造成檔案資料流失。

（3）檔案管理科學(xué)化水平較低。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案文件的形式也發(fā)生較大的變化。在辦公自動(dòng)化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現(xiàn)。而因檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現(xiàn)，如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行科學(xué)化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠(yuǎn)。

3新時(shí)期檔案管理工作的對策

檔案管理工作要跟上時(shí)代的發(fā)展，就需要不斷提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)，通過科學(xué)的檔案管理機(jī)制，保障檔案管理完整性、連續(xù)性、完全性，從而為企業(yè)決策和發(fā)展提供必要的信息資源。新時(shí)期檔案管理工作可通過以下兩個(gè)方面做進(jìn)一步完善。

3.1外部環(huán)境

（1）加強(qiáng)對檔案工作法律法規(guī)的落實(shí)，建設(shè)檔案管理檢查和執(zhí)法隊(duì)伍，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作的開展。通過對設(shè)立諸如《檔案法》的宣傳月等手段，使人們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，以此規(guī)范和促進(jìn)檔案工作的開展。

（2）積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)和交流，促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，將檔案工作出現(xiàn)的新問題、難題，通過與同行的交流，找到科學(xué)的解決方案。

（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案管理的行政部門，通過對企業(yè)檔案工作的檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，有針對性的開展技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其更科學(xué)化、更規(guī)范化的做好檔案管理。

（4）借力檔案中介服務(wù)。在檔案管理中，企業(yè)為了節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理。而檔案中介服務(wù)，做為一個(gè)平臺(tái)，提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務(wù)，通過檔案管理資源的優(yōu)化配置，提供安全的、科學(xué)的檔案管理，滿足企業(yè)檔案管理的需求。

3.2內(nèi)部建設(shè)

（1）提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)。在檔案管理工作，明確檔案管理的重要性，牢固樹立效用理念，創(chuàng)造重視檔案工作的企業(yè)氛圍，方便檔案收集，積極解決檔案工作中遇到的難題，讓檔案工作人員積極整理、完善檔案資料。

篇（2）

摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過程中各種社會(huì)活動(dòng)直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業(yè)內(nèi)部一些經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)和人事關(guān)系。近年來隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，部分企業(yè)檔案管理方面相對制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業(yè)在這反面仍存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和弊端。本文將著重對此問題進(jìn)行探析和研究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 研究

企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄，從內(nèi)容上來講主要分為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案和企業(yè)員工人事檔案。就檔案的載體來而言，形式多種多樣，一般企業(yè)檔案的載體多數(shù)為紙質(zhì)檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現(xiàn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，因?yàn)椋髽I(yè)檔案有利于在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中的重要性，也體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作在企業(yè)活動(dòng)中的重要性。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案意識(shí)和檔案管理薄弱

目前，企業(yè)很多領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)檔案管理方面重視程度不夠，過于重視企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)上的建設(shè)，而忽視企業(yè)自身檔案管理工作的建設(shè)。很多企業(yè)至今沒有正的檔案室和檔案管理員，對于企業(yè)自身的一些檔案資料管理出現(xiàn)了所謂“各自為政”的情況，即各個(gè)科室和部門把檔案放在本部門的情況，甚至有些檔案沒有進(jìn)行分門別類。而一些有正規(guī)檔案室的企業(yè)，情況也不容樂觀，有的檔案沒有相應(yīng)的設(shè)施與設(shè)備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒有進(jìn)行分類外，有些企業(yè)檔案甚至連專門的卷宗都沒有。而部分企業(yè)專門的檔案管理人員很多是非專業(yè)人員出身，有的雖然從事這項(xiàng)工作很長時(shí)間，但是由于知識(shí)陳舊和文化水平較低的關(guān)系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導(dǎo)致對企業(yè)檔案的信息化產(chǎn)生了消極影響，嚴(yán)重制約了相關(guān)企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程。而在一些老企業(yè)，特別是建國后改革開放前創(chuàng)立的企業(yè)，很多企業(yè)的檔案由于時(shí)間的因素，過去的一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)潮和損害的情況，個(gè)別情況出現(xiàn)了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業(yè)的發(fā)展帶來了無形的損失。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，有些企業(yè)自身建立檔案管理室，也有相關(guān)的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現(xiàn)對企業(yè)檔案管理采取不聞不問的態(tài)度。而很多方面對檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業(yè)檔案管理工作上的效率。有些企業(yè)沒有專門的檔案管理卷宗，最后只是將相關(guān)檔案放進(jìn)麻袋處理。曾經(jīng)有新聞報(bào)道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發(fā)官司，而銀行最后花費(fèi)九牛二虎之力才從過去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進(jìn)麻袋里面。這件事對相關(guān)企業(yè)也要有很大的教訓(xùn)：檔案管理的缺乏規(guī)范化的管理，除了給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失外，一定程度上也會(huì)給企業(yè)增加不必要的社會(huì)成本和人力成本。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，過去的一些企業(yè)重要檔案例如批示、會(huì)議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過去的手寫的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了打印的紙質(zhì)載體，而這些也可以通過相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行了數(shù)字化的處理。此外，傳統(tǒng)的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進(jìn)行，這樣的弊端是不光費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且很容易引發(fā)檔案的丟失和錯(cuò)漏，此外紙質(zhì)檔案因其本身的物質(zhì)屬性，需要很大的空間進(jìn)行管理儲(chǔ)藏。多元化載體技術(shù)的發(fā)展，可以解決上述的弊端，電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的發(fā)展，是檔案管理發(fā)展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無論過去的傳統(tǒng)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案，只要通過信息資源的搜索，就可以查到企業(yè)需要尋找的相關(guān)資料。同時(shí)，這樣也使企業(yè)減少檔案管理成本，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用。

（二）強(qiáng)化人員管理和提高管理效率

在時(shí)展的大背景下，知識(shí)更新速度不斷加快的前提下，企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，企業(yè)檔案管理工作人員本身也要參與企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。企業(yè)檔案人員管理自身的職業(yè)素養(yǎng)將決定著企業(yè)檔案管理的成敗。各企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，以強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)。同時(shí)企業(yè)本身內(nèi)部應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的技能培訓(xùn)上，能讓企業(yè)檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以提高工作效率和質(zhì)量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養(yǎng)檔案修補(bǔ)人才。目前很多紙質(zhì)檔案由于歷史時(shí)間原因遭到很嚴(yán)重的損壞，并且這些過去的老檔案走向數(shù)字化已經(jīng)刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業(yè)在這方面的培養(yǎng)仍然有很大的發(fā)展空間。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我國企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營模式不斷發(fā)生變化，而企業(yè)檔案管理的模式也正在發(fā)展中探索。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)檔案的管理應(yīng)隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)轉(zhuǎn)型期的變化，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來進(jìn)行檔案管理體制的改革。企業(yè)檔案管理體制的完善，有助于企業(yè)在未來的市場經(jīng)濟(jì)條件下有效的提高競爭力，并且使企業(yè)在穩(wěn)定中得到可持續(xù)、長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

中圖分類號：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：

在供水企業(yè)中每一天都在產(chǎn)生大量的需存檔的檔案，如何對這些檔案進(jìn)行管理工作是供水企業(yè)的一個(gè)非常重要的工作。隨著科學(xué)的進(jìn)步，檔案管理系統(tǒng)也在不斷開發(fā)，供水企業(yè)的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過程中，仍舊存在一些問題。

一、供水企業(yè)在檔案管理工作面臨的問題

一是沒有認(rèn)識(shí)到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機(jī)制來對檔案實(shí)施管理工作。部分企業(yè)重視供水安全及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但卻忽略了檔案管理工作，沒有從長遠(yuǎn)發(fā)展的眼光去對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對工作不上心。

二是沒有嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執(zhí)行工作時(shí)要求也不夠嚴(yán)格，收集檔案人員處于被動(dòng)收集的狀態(tài)，通常是移交過來什么檔案就直接接收，導(dǎo)致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒有按照規(guī)范執(zhí)行，經(jīng)常存在案卷標(biāo)題與檔號不規(guī)范，甚至大量的案卷缺少卷內(nèi)目錄及組卷非常混亂的現(xiàn)象。

三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉庫、辦公及閱檔三個(gè)區(qū)域放在同一間辦公室，沒有設(shè)置鐵門鐵窗等檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，也沒設(shè)置其他有效的防護(hù)設(shè)備，不具備檔案保管的設(shè)施要求。

四是管理人員缺乏，專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。很大一部分的供水企業(yè)的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無得到系統(tǒng)性的訓(xùn)練，從專業(yè)程度上來說并不具備應(yīng)有的知識(shí)。在對人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中也沒有將檔案管理人員的素質(zhì)提高納入計(jì)劃和提出要求，使供水企業(yè)中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經(jīng)驗(yàn)來執(zhí)行管理工作，思想及管理水平都無法與時(shí)代的發(fā)展接軌。

五是比較落后的管理方式導(dǎo)致供水企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理水平偏低。科技的進(jìn)步為供水企業(yè)帶來了生機(jī)，供水企業(yè)已經(jīng)廣泛將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與供水工作中，但卻很少企業(yè)將這種技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作上，許多企業(yè)的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導(dǎo)致了檔案越來越殘缺，安全性也無法保證。

二、供水企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度并明確管理目標(biāo)

大部分供水企業(yè)檔案管理工作的完善程度取決于該單位領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重視程度。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。與此同時(shí)也要根據(jù)《檔案規(guī)范化管理辦法》的要求，結(jié)合實(shí)際來制定管理目標(biāo)并執(zhí)行，以此來促進(jìn)及推動(dòng)供水企業(yè)檔案管理工作的健康發(fā)展。

（二）完善管理制度，提高管理水平

檔案管理工作對嚴(yán)肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對檔案管理工作的隨意性，以此來保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業(yè)也要結(jié)合實(shí)際，逐步地將歸檔、保管、堅(jiān)定及利用制度完善起來，明確各個(gè)工作崗位的責(zé)任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統(tǒng)一綜合管理起來，使檔案管理工作的每一方面每一環(huán)節(jié)都規(guī)范起來。

（三）建立供水企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范管理行為

檔案的管理工作由形成到歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)組成，供水企業(yè)應(yīng)建立完善的管理體制，除了設(shè)立專門的管理部門及專職的檔案管理人員之外，還應(yīng)當(dāng)在各個(gè)管理部門、安裝及維修單位、水廠中指定專門的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并將這項(xiàng)工作納入個(gè)人的工作職責(zé)范圍之內(nèi)，對之進(jìn)行嚴(yán)格的考核，以此來確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案資料不散失，不疏漏。

（四）通過專業(yè)培訓(xùn)來提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著供水事業(yè)的快速發(fā)展，新興的供水技術(shù)被廣泛使用，對供水檔案的使用也越來越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要相應(yīng)學(xué)習(xí)一些相關(guān)的工程知識(shí)、人事、財(cái)務(wù)知識(shí)，以此來對供水企業(yè)所在地的道路分布情況進(jìn)行了解，并根據(jù)這些情況對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類及管理。為此，供水企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，從整體上提高其專業(yè)的素養(yǎng)，同時(shí)調(diào)動(dòng)工作人員對檔案管理工作的積極性及創(chuàng)造性，以此來推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

（五）加大檔案室硬件的資金投入

資金投入不足是阻礙供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要原因。為促進(jìn)其發(fā)展，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案室硬件設(shè)施納入每年的投資預(yù)案算當(dāng)中，是檔案室的管理設(shè)施得到及時(shí)的更新。

三、結(jié)束語

供水企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展能夠使城市供水事業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)得到更好的發(fā)展。提高檔案管理工作水平在促進(jìn)這些發(fā)展的同時(shí)也為城市居民用水帶來了更大的方便。

篇（4）

紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長久保存、載體相對穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在文件形成時(shí)間長、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、存儲(chǔ)密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時(shí)間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時(shí)期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計(jì)算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。

2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失

一些企業(yè)對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡單的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒有充分認(rèn)識(shí),一旦計(jì)算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會(huì)承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對載體的依賴性較大

傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動(dòng)的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業(yè)人員對于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足

目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時(shí)得到保存。長此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價(jià)值。企業(yè)工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個(gè)正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業(yè)電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計(jì)算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢肩利于長期保存。

3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)

采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢在必行通過信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)

為確保電子檔案的完整和真實(shí)性就必須給電子檔案一個(gè)健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫采用多種方式載體備份如光盤、移動(dòng)硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時(shí)采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

篇（5）

二、電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

1.供電企業(yè)思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也全面鋪開。搞信息化數(shù)字檔案建設(shè)，設(shè)備是基礎(chǔ)，而人是決定因素。因此，培養(yǎng)和造就一批檔案信息化建設(shè)的人才，建立一支能夠掌握信息技術(shù)、精通信息管理、結(jié)構(gòu)合理、工作高效、適應(yīng)信息化建設(shè)和管理需要的企業(yè)檔案信息工作隊(duì)伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，還要增強(qiáng)他們的法律和安全意識(shí)，才能使檔案工作者在檔案資料數(shù)字化的今天立于不敗之地。

2.創(chuàng)新對客戶的服務(wù)方式。開拓創(chuàng)新做好檔案服務(wù)工作主動(dòng)、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機(jī)制，在對客戶資料產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實(shí)把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點(diǎn)，走出檔案為收集而收集的誤區(qū)，提高檔案利用水平，真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價(jià)值。一是要拓展利用途徑。充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進(jìn)一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優(yōu)化利用服務(wù)。檔案人員要熱情主動(dòng)，耐心細(xì)致地提供檔案利用服務(wù)。認(rèn)真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進(jìn)一步大力開展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。積極宣傳和鼓勵(lì)各專業(yè)部門、檔案人員利用現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研工作，對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導(dǎo)和促進(jìn)工作實(shí)踐，提升檔案管理的內(nèi)涵。

4.創(chuàng)新電力企業(yè)檔案服務(wù)模式。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的建立從一定程度上要求在電力企業(yè)檔案服務(wù)模式上面要不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)的力度，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的普及和發(fā)展，已經(jīng)成為各行各業(yè)人們獲取知識(shí)和信息的重要來源。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新也應(yīng)該緊跟信息化建設(shè)的腳步，不斷的完善和創(chuàng)新當(dāng)前電力企業(yè)信息化檔案建設(shè)工作。使電力企業(yè)的檔案信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)這樣一個(gè)重要的資源來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和信息的共享。對于電力企業(yè)而言，信息化建設(shè)的進(jìn)程已經(jīng)比較完善，但是對于電力企業(yè)的信息化服務(wù)模式建設(shè)，還處于起步的階段，在這個(gè)階段中就需要電力企業(yè)不斷的加大對電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的探索。

篇（6）

科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)的原始記錄，它是第一手材料。是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)和運(yùn)用，有利于提高企業(yè)核心競爭力，有利于企業(yè)以最小的資源消耗去換取較大的經(jīng)濟(jì)效益：有利于企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝、提高產(chǎn)品在市場上的競爭力。同時(shí)，強(qiáng)化科技檔案的開發(fā)和運(yùn)用，也是一種潛在的經(jīng)濟(jì)效益。為此，要解放思想，更新觀念，進(jìn)一步統(tǒng)一企業(yè)管理者及廣大職工群眾的思想認(rèn)識(shí)，把科技檔案管理工作列入企業(yè)管理的議事日程，并入財(cái)力、物力和人力，使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用，推動(dòng)企業(yè)管理，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

加強(qiáng)科技檔案的管理

企業(yè)要設(shè)置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓好。在科技檔案人員隊(duì)伍建設(shè)上，要大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才。

企業(yè)科技檔案管理部門要負(fù)責(zé)對各職能部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，避免科技檔案由部門或個(gè)人分散保存，要確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確和齊全。要實(shí)行總經(jīng)理負(fù)責(zé)、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機(jī)制。

要做好科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，大力加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理模式，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理。

嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責(zé)、職權(quán)和工作規(guī)程，為科技檔案管理提供了法定的依據(jù)。在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識(shí)和技術(shù)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。及時(shí)收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)支持科技檔案人員依法履行職責(zé)，企業(yè)各職能部門應(yīng)積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，根據(jù)各單位工作情況，把握時(shí)機(jī)，不斷調(diào)整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的把需要?dú)w檔的科技檔案集中到檔案部門，實(shí)現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。

做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)越發(fā)展、應(yīng)用越普及，許多產(chǎn)品研發(fā)、工程技術(shù)、基建工程資料的設(shè)計(jì)、制作都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，產(chǎn)生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實(shí)性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產(chǎn)品、工程設(shè)計(jì)資料交接時(shí)，除了要注重紙質(zhì)文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設(shè)備、專門的人員負(fù)責(zé)收集電子文件。

搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)

企業(yè)要建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心，一要正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護(hù)工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步建成科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺(tái)。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

篇（7）

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。

1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：

1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。

目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)。

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地看重個(gè)人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個(gè)人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

1.5檔案利用價(jià)值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對策

2.1建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2.2建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

2.3加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

2.4引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

2.5增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

篇（8）

1 檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1 檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)的要求

檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的組成部分，它與企業(yè)建立起共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系，隨著企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。

1.2 檔案管理創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的需要

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前單調(diào)、貧乏的存檔案室已經(jīng)無法滿足企業(yè)日益增長的需求，因此，構(gòu)建多元化、多層次的檔案資源結(jié)構(gòu)，已是當(dāng)務(wù)之急。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，為企業(yè)提供更好的利用服務(wù)。

2 檔案管理創(chuàng)新中的思維障礙

2.1 創(chuàng)新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復(fù)雜的，而人的大腦思維卻相對簡單，其特點(diǎn)就是一旦長時(shí)間沿著一定方向、按照一定次序進(jìn)行思考后，久而久之，就會(huì)形成一種習(xí)慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對于自己長期從事的事情或日常生活中經(jīng)常發(fā)生的事物產(chǎn)生了思維慣性，并多次以這種慣性來對待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說的：“思維定勢”。思維慣性和思維定勢合起來，就稱為“思維障礙”。

所謂創(chuàng)新思維是指，在客觀需要的推動(dòng)下，以獲得的新信息和已儲(chǔ)存的知識(shí)為基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用各種思維方式，創(chuàng)造出新理論、新觀點(diǎn)、新方法、新形象，從而使知識(shí)和實(shí)踐取得突破性進(jìn)展的思維活動(dòng)。創(chuàng)新的前提是突破常規(guī)，超越思維的慣常定勢，在日常生活中，許多慣常定勢成為想問題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創(chuàng)新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創(chuàng)造性地解決問題，對于創(chuàng)新是非常不利的，所以我們要進(jìn)行創(chuàng)新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創(chuàng)新思維缺乏變通

當(dāng)某種觀念為人們普遍接受以后，會(huì)在人們的心腦中相對固定下來，成為一種固定的觀念。人們常說的傳統(tǒng)觀念就是固定觀念的一種重要表現(xiàn)形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢發(fā)展，在計(jì)劃條件下形成的許多思維定勢，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業(yè)檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作脫離。檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上猶豫彷徨，有的片面強(qiáng)調(diào)原則，習(xí)慣照既定的框框辦事，有的片面強(qiáng)調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點(diǎn)，對過去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創(chuàng)新。

企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)制度與實(shí)際情況不適應(yīng)。檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，部分已不適合企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作還按照過去的方法進(jìn)行，存在依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作的不和諧。

企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步。隨著企業(yè)的深化改革，特別是處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)重組的企業(yè)，企業(yè)檔案沒有納入企業(yè)的改革規(guī)劃中，企業(yè)檔案處置工作跟不上，導(dǎo)致檔案流失嚴(yán)重，檔案得不到安全保護(hù)。

2.2.2 意識(shí)狹隘，創(chuàng)新思維缺乏動(dòng)力意識(shí)狹隘是很常見的創(chuàng)新思維障礙。檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長期以來，許多企業(yè)對室存檔案重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業(yè)員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務(wù)手段不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，大部分的檢索方式還處于傳統(tǒng)的手工檢索，盡管各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多，檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

2.2.3 知識(shí)匱乏，創(chuàng)新思維缺乏能力知識(shí)匱乏是創(chuàng)新思維的絆腳石，要?jiǎng)?chuàng)新，就必須具有創(chuàng)新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規(guī)，被傳統(tǒng)的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創(chuàng)新的能力。

3 突破思維障礙，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新

3.1 樹立超越意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新

創(chuàng)新思維的實(shí)質(zhì)是對原有思維模式的超越，是對創(chuàng)新主體頭腦中原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法等進(jìn)行新的組合，新的組合必然突破原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法內(nèi)部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會(huì)本能阻擾這種突破，成為思維創(chuàng)新的障礙。不突破這些障礙，既無法進(jìn)行創(chuàng)新思維，更無法提高創(chuàng)新能力。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先要實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新，這要求檔案工作者從根本上轉(zhuǎn)變觀念，樹立超越自我意識(shí)，隨著的，檔案工作必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發(fā)現(xiàn)問題，獨(dú)到性地思考問題，創(chuàng)造性地回答問題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度、管理方式、服務(wù)手段創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的以藏為主、重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)的局面。

3.2 擴(kuò)展思維視覺，實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新

要突破思維障礙，就需要自覺地轉(zhuǎn)換看問題的角度，擴(kuò)展思維視角。要實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識(shí)，培養(yǎng)多方面的興趣。及時(shí)了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，學(xué)會(huì)運(yùn)用創(chuàng)新思維的原理和方法，解決新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新問題，運(yùn)用檔案的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，利用機(jī)技術(shù)，共享檔案信息資源，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使檔案利用服務(wù)手段多層次、多樣化，服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

篇（9）

2.進(jìn)行深化層次編研充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容同時(shí)，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業(yè)的日常工作以及實(shí)際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等諸多方面，必須對原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際需要，對所需信息進(jìn)行處理而出來的工程是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實(shí)際工作種類和企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)階段，進(jìn)行分類處理但同時(shí)，要保證信息的真實(shí)性，對于有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總而這些步驟都是為保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要可以為企業(yè)良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)在實(shí)際操作中，企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項(xiàng):第一，針對檔案數(shù)量繁多，種類多樣的信息的實(shí)際需求情況，檔案資料的處理要以優(yōu)先級的方式有序進(jìn)行第二，因?yàn)槠髽I(yè)檔案資料對于企業(yè)自身利益密切相關(guān)，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專家來進(jìn)行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學(xué)性第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對于來自企業(yè)管理部門或者國家行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總第四，檔案資料處理的過程中，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，必須保障編研資料能夠及時(shí)提交，檔案資料也必須按照周密的時(shí)間流程來進(jìn)行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細(xì)節(jié)的資料，則編研時(shí)更應(yīng)注重其細(xì)致性和完整性。

3.強(qiáng)化規(guī)范化制度化建設(shè)，建立工程檔案檢查考核制度項(xiàng)目前期預(yù)知管理，項(xiàng)目開工統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)時(shí)監(jiān)控，項(xiàng)目交工階段總結(jié)反饋的各個(gè)階段等都所屬于企業(yè)項(xiàng)目工程全過程管理的主要內(nèi)容針對項(xiàng)目檔案的分散管理，制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準(zhǔn)確地移交歸檔的現(xiàn)狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整，必須建立健全檔案各項(xiàng)規(guī)章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項(xiàng)目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設(shè)備的開箱驗(yàn)收，及時(shí)做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用做到企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材同時(shí)，為保障基建檔案管理工作流程與優(yōu)化，文書檔案管理工作流程與優(yōu)化，會(huì)計(jì)檔案管理工作流程與優(yōu)化，經(jīng)營檔案管理工作流程與優(yōu)化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對檔案管理的實(shí)際情況，對于有價(jià)值的信息資料，進(jìn)行定期的匯總和檢查對于那些對于企業(yè)發(fā)展沒有借鑒意義的資料進(jìn)行處理，合理分類和匯總。

篇（10）

一、背景簡述

計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。

二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)

要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國內(nèi)外對會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。通過對電算化會(huì)計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)：

（1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。

（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)；而對系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。

三、會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題：

（1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

（2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì)計(jì)操作與規(guī)范要求，對以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。

四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

五、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理展望

電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。

參考文獻(xiàn)：

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篇（11）

一、企業(yè)檔案部門的重新定位

檔案是員工的“標(biāo)簽”，也是一種企業(yè)資產(chǎn)，潛藏著大量有價(jià)值的知識(shí)，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發(fā)利用，對檔案中蘊(yùn)藏的各種顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的有效挖掘轉(zhuǎn)化能提升檔案部門的地位、發(fā)揮檔案部門的價(jià)值，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，保證了企業(yè)對內(nèi)對外信息溝通的順暢。企業(yè)檔案部門要實(shí)現(xiàn)員工檔案知識(shí)的有效挖掘轉(zhuǎn)化，需要重新對自己的角色進(jìn)行定位，對自身應(yīng)擔(dān)負(fù)的職能形成清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業(yè)檔案工作環(huán)境的關(guān)鍵舉措。企業(yè)檔案部門不能僅僅局限于對檔案進(jìn)行分類、整理與保管，要主動(dòng)擔(dān)負(fù)為需要信息的人們及時(shí)地提供信息；為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和思路；記錄并傳承企業(yè)員工在長期的實(shí)踐摸索中積淀的經(jīng)驗(yàn)；為企業(yè)的研發(fā)、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚(yáng)企業(yè)文化、增強(qiáng)員工對企業(yè)的認(rèn)同感；為企業(yè)的發(fā)展總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等職責(zé)。企業(yè)檔案部門還要對企業(yè)進(jìn)行深入了解的基礎(chǔ)上，了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向，即使掌握最新信息，建立企業(yè)自身的知識(shí)庫，方便知識(shí)的共享，營造企業(yè)知識(shí)管理環(huán)境，使檔案部門成為企業(yè)的“信息資源中心”、“知識(shí)中心”。

二、深入挖掘企業(yè)檔案利用需求

深入研究企業(yè)員工檔案利用需求，可以有效降低企業(yè)檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個(gè)方面著手：一方面，研究企業(yè)需求，掌握利用規(guī)律主動(dòng)有效地提供企業(yè)檔案信息。企業(yè)需求是檔案信息 發(fā)利用的動(dòng)力，只有通過深入細(xì)致的調(diào)查研究，了解企業(yè)各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時(shí)、有效的信息服務(wù)，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業(yè)檔案部門一方面要定期參加企業(yè)管理的各種會(huì)議和一些重大活動(dòng)，了解企業(yè)當(dāng)前的管理動(dòng)向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并主動(dòng)提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結(jié)提供利用的客觀規(guī)律，掌握提供利用工作的效果和動(dòng)態(tài)，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務(wù)方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現(xiàn)象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業(yè)檔案信息資源，為檔案利用者服務(wù)。企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場上收集各類信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價(jià)值的信息。因?yàn)椋髽I(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的具有歷史價(jià)值的信息，開發(fā)及時(shí)，應(yīng)用得法，會(huì)很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助企業(yè)在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業(yè)檔案 發(fā)利用過程中的信息不對稱，從而解決出現(xiàn)的延誤和錯(cuò)誤現(xiàn)象。

三、實(shí)施企業(yè)歸檔范圍動(dòng)態(tài)更新