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建設工程的檔案是從工程開始時就存在的，里面記錄了工程的設計理念、設計方案、招標投標計劃與實施以及整個工程的任務、計劃、安排，存在于工程的整個壽命周期之內，對于工程有著十分重要的地位。隨著我國建筑工程量的不斷加大，在工程建設方面有了更多的資料需要管理。城市化的發展讓建筑規模與建筑數量不斷增長，因此檔案也需要進行更細致的劃分，這在無形中加大了工程檔案管理的難度，因此，工程檔案管理部門要加大研究力度，讓完善的資料管理促進工程建設。

1.檔案管理工作的要點與弊端

1.1認識上的混淆

建設工程方面的檔案管理不同于一般人事檔案管理。人事檔案只需要進行人事調查、收集、整理與分類的工作，而建設工程的資料無論是在管理對象方面還是管理范圍方面都與人事檔案管理有很大的區別。

對于一項建設工程而言，主要的檔案管理工作可以氛圍記錄與文件兩大類別。記錄包含了工程從設計初期開始，所有的培訓工記錄、設計記錄、招標投標記錄、會議記錄、臺賬記錄、總結記錄、材料采購記錄等內容，總之就是工程建設過程中，發生的所有活動都要詳細記錄在案。文件的檔案管理包含自制文件以及外來文件，主要是工程過程中發生的文件形式的簽訂內容，例如招標合同、勞動合同、各類審批文件等內容。建設工程的檔案管理除了有這些文字形式的資料之外，還有大量的圖片、影像資料，這些資料是用來記錄工程建設過程中的施工進度、施工中質量問題、以及工程介紹的。

1.2檔案管理人員不專業

工程的檔案具有較強的專業性，對工程項目一無所知的人是沒有辦法對資料進行有效管理的。因為在工程的資料收集方面，需要管理者親身進入到施工現場拍攝圖像資料，并且還需要與整個工程各部門進行有效溝通，保障資料的完整性與及時性。

現如今，工程的檔案已經基本實現的電子化與信息化，因此檔案管理人員除了要擁有對工程設備的了解與對施工流程的明確，還需要具備一定的計算機操作能力，要求能夠有效運用計算機軟件對工程的檔案進行管理。但就目前工程檔案管理水平來看，專業化人員并不多，有檔案管理工作的員工已經年齡偏大，無法快速接受新的檔案管理手段；而新招聘的年輕員工又缺乏對工程項目建設的有效認識，因此從全局來看，檔案管理人員方面存在著知識結構老化、專業知識匱乏的狀況。

1.3機構設置不完善

工程建設應設有專門的檔案管理部門來進行資料的收集、核對以及管理工作。目前許多的工程為了節約經費，只是讓人事部門或是工程監管部門來完成工程的檔案管理工作。這些部門并不具備專業化知識。并且工程各部門也應及時將自己部門的活動狀況整理成資料形式上報給檔案管理部門，若是由非專業的人員 管理檔案，就無法進行有效管理，容易造成檔案的遺失或是混亂，致使工程無法有效使用這些資料，造成日后在審批以及驗收時出現問題。

1.4檔案管理手段落后

目前的檔案管理工作大多是紙質形式，在保存與交接上容易造成檔案的損壞。且一些紙質檔案需要經常性的使用到，像是工程設計方案、前期的批復性文件等，紙質檔案在工程各部門之間進行交接，一來浪費時間，二來容易造成檔案的遺失。

2.建設工程檔案管理的實踐與創新

2.1檔案管理模式方面

檔案管理工作要建立健全完善的管理體制，在工作上加強創新，保障在管理過程中有法律可依。近幾年，一些工程項目已經將質量責任終身制引入到檔案管理工作中。這種做法的優勢在于讓工程項目負責人嚴把質量關，從源頭上保障施工質量，降低事故發生幾率。同時，終身制的職責能夠讓各部門領導在制定給部門項目活動是更加嚴謹，提高了檔案編制與檔案報送的責任意識，讓各部門主管自覺將檔案保送到檔案管理部門中去。這種模式上的創新讓工程項目的負責人與資料收集人員在簽子時感受到責任感，從而更加細致的完成檔案管理工作。這樣一來，傳統檔案管理中“重建設、輕檔案”的現象能夠有效緩解。

在具體操作方面，工程檔案的編制工作需要與各部門進行有效溝通，確保檔案資料的有效性，并且由于設計人員在工程設計時并不是經常深入到施工場所進行調查研究的，因此當地的地下管道、土質、土層結構等方面都會在施工過程中對施工造成一定影響。這樣一來，工程的施工圖紙就要進行細微的改變。在需要改變時，施工人員需要逐級上報給工程監理部門，監理部門在進行實地考察之后才能對圖紙進行修改。在檔案資料的管理中，在修改的地方要詳細標明，不能直接將修改后的設計圖放進檔案。

2.2創新協作機制

建設工程的檔案管理牽涉范圍很廣，因此需要施工方、建設方以及監理方協同合作，否則無法保證檔案編制工作的順利進行，其檔案報送工作也無法落實到位，因而無法保證建設工程質量。如今，我國市政工程和其他重點工程越來越多，針對此現象，主管部門不再局限于市建設局，而是交由其他分管部門分級、分散來進行建設管理。因此，各城鄉建設檔案館則要加強與各市政、重點工程的主管部門以及重點辦等單位的聯系，創設高效協作機制，并主動去了解市政工程或重點工程的相關信息，及時簽訂相關協議書。同時，要創新服務，使用個性化服務的方式，制定科學合理的工作機制和具體規范，從而保證市政工程和重點工程檔案管理工作不留死角，落實到位。

2.3優化存儲方式

對于項目業主而言，工程的檔案管理關系著日后在驗收以及審核方面的有效性。因此檔案的管理方式不能夠像傳統那樣采取紙質檔案，用保險箱來存放。隨著我國網絡化、信息化與電子化的不斷發展，檔案管理也應該朝著電子化的方向發展。辦公自動化技術能夠保障工程檔案被快速的檢索、調用、存儲與傳輸，同時還能夠保障檔案的安全性。

2.4嚴把質量檢驗關卡

在工程完工之后，質檢部門與項目業主需要對工程進行驗收工作。質監部門有專業的人才與設備進行檢驗，而對于項目業主而言，工程的檔案就是檢驗的有力依據。檔案的驗收包含了對檔案基礎管理的審驗、對檔案完整性以及系統性的審驗以及對檔案安全狀況的審驗。其中，第二點是驗收的重點，其它兩方面都是保障第二點有效實施的基礎。項目業主通過對工程檔案的嚴格把關，能夠了解在施工過程中工程項目的進度以及變動情況，系統性的了解整個施工過程，及時發現問題并勒令整改，以免在交付之后發現問題造成資金的浪費。

3.結語

建設工程的檔案管理是一項復雜且嚴謹的工作，需要工程建設部門與施工部門經過有效溝通之后共同制定出完善的管理計劃，抓住要點，通過不斷地實踐優化檔案管理。相信通過不斷的深入研究，檔案管理工作必將有效推動建設工程的持續發展。

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1工程檔案管理概述

工程檔案管理是整個工程建設過程最基礎的工作，主要是通過對工程建設的每一細節進行記錄，并且收集確認工程建設過程中的重要資料。一般來說，在工程建設前要通過決策、設計、審批、確立等環節，隨后是工程的施工、竣工、驗收等部分，然而這些都需要進行準確、真實、詳細的記錄，為工程的預算等具體實施提供參考材料，例如在工程建設的設計中，記錄其設計過程、設計結果會影響項目的預算。同樣，對工程建設中的所使用的材料也需要詳細的記錄。為以后的施工積累經驗，而且還能對出現的問題進行及時的調整或變更。

2工程檔案對建設工程的質量的影響

2．1工程檔案代表了工程建設質量的好壞

現如今對工程項目的質量評價摒棄了傳統的依靠現場檢查和工作人員的個人經驗這種方法。根據《建筑工程施工質量驗收規范》中要求:工程質量驗收合格必須滿足工程檔案驗收合格及工程觀感質量驗收合格。由精確的數據與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應了工程施工質量的高低，對評定工程的質量等級更具有科學性和說服力，從而取代了傳統的方式。

2．2工程檔案管理是保證建設工程質量的重要手段

工程檔案反應的是建筑工程施工的管理水平，而建設工程施工的管理水平最直接的體現就是建設工程質量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設工程質量的重要手段。工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。

2．3工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節

工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保障，作為關鍵部分的工程檔案管理則成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，工程檔案管理則是一個動態過程，最終目的是實現檔案的完整化、標準化、系統化、真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對現場的施工組織和原材料質量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。

3做好建設工程中的檔案管理的措施

3．1積極開展檔案知識培訓

對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。

3．2嚴格推行持證上崗制度

應嚴格推行持證上崗制度，通過學習及檢驗，對符合要求的人員頒發證書，并給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。

3．3完善辦法制度

辦法制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時間歸檔、歸檔的質量以及相應的獎懲等。

3．4強化對檔案的宣傳和利用

一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設檔案相關課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優點，以直觀的方式使企業領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續，提供優質便捷的檔案查詢服務。三是充分利用現代化手段，建立方便快捷的數字檔案，通過檔案信息化達到資源共享。

3．5實現工程施工與檔案管理的同步進行

在工程項目建設過程中，工程施工與檔案管理的應同步進行。檔案管理人員不應該只坐在辦公室內等資料，而是要參與到項目建設的過程中，了解并掌握施工的進展情況，才能對收集到的工程檔案進行質量鑒定，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。

3．6檔案管理科學化增強

隨著科技的發展，工程建設過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據現場的檢測結果，利用計算機編制而成，提高了數據、圖表的準確度及清晰度。通過掃描技術，形成數字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯網實現檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質量的監管作用。

3．7加強現場指導

企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。

4結語

總而言之，工程的建設離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設質量的必要前提，是工程安全實施的關鍵，并且在一定程度上提高了工程建設的效率和質量。

參考文獻:

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中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8500（2013）12-0086-01

在社會經濟迅猛發展的今天，電網建設進程不斷加快，新建工程、技改大修項目越來越多，建設管理水平不斷提高，工程建設從立項、審批、設計到開工、竣工驗收，形成大量有保存價值的資料，這些資料是工程建設全過程的真實記錄。收集保管好這些資料，對工程建設和維護企業的經濟效益與合法權益具有十分重要的現實意義。切實做好電網建設工程檔案管理工作，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要任務來抓，采取有效措施，在保證工程檔案與工程建設同步進行的基礎上，確保工程檔案齊全、完整、準確、系統，使工程檔案更好地為電力系統安全生產、經營管理提供優質服務，發揮最大的效益。

一、電網建設工程檔案管理存在的問題

加強電網建設工程檔案管理十分重要，電網建設工程檔案是工程建設全過程的綜合反映，對工程項目管理的作用也越來越大，而與此不相適應的是工程項目管理對工程檔案的重視程度遠遠不能滿足日益增長的工程項目建設的需要，從筆者所在單位檢修公司的電網建設工程檔案管理現狀看，存在的主要問題是歸檔項目文件不齊全、質量不高、歸檔不及時，分析原因主要有：

1.對工程檔案的重視程度不夠。雖然大家都知道工程檔案是工程管理全過程、系統、真實的記錄，對工程建設和管理都有很重要的影響，但在實際工作中，由于檔案管理對工程建設直接的影響不大，只要工程質量上去了，認為工程檔案工作的好壞不會影響到對工程質量的考核評定，在驗收檢查過程中，對現場施工質量方面存在的問題重視的多、檢查得仔細，對檔案資料方面存在的問題關注的少、檢查也存在走過場，資料審查不仔細，導致檔案資料的質量得不到保證，可能隨著工程項目的投運而成為遺留問題。

2.檔案管理職責不清。一是各種施工項目文件編制人員的職責不清，讓現場資料員過多承擔項目文件的形成工作，而受專業知識所限，由他們形成的項目文件普遍質量不高、真實性差；二是項目檢查驗收組人員職責不清，特別是企業內部的檢查驗收，對項目文件的檢查過多依賴檔案專業人員，其他專業技術人員對各自專業的項目文件檢查不夠仔細。而檔案專業人員也因專業知識所限、對現場情況不了解，對資料的收集情況和資料的質量難以把握、控制，這就需要各技術專業人員的配合，對工程資料要認真審核把關。

3.檔案管理監督不力。一是現場資料員的主要工作職責應是做好收集工作，而當其又成為項目文件的主要形成者時，就缺少了對收集資料的監督；同時，現場資料員又有其他現場工作任務，對資料的收集、整理往往無暇顧及，都作為一種差事應付，自然質量難以保證。二是現場監理在施工人員對應形成資料的內容、標準不清楚時，缺少指導，任其自然，或因某些原因未能及時形成文件時，缺少督促，讓其直接進入下一施工環節，到后期即使再補上，文件的質量也不高；三是建設單位業務部門、監理單位在對項目文件進行審核、簽字時沒有認真審閱。四是很多工程由于參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，而且在施工過程中，資料管理不規范，一些相關資料被借進借出，人手較多且雜，導致最后很多資料丟失，以致工程竣工后不能及時移交歸檔。雖然事后花費很大精力補做，但補做出來的資料的真實性、完整性、準確性都難以保證。

以上各種原因影響工程檔案的歸檔質量和歸檔時間，也給以后的檔案管理帶來不必要的麻煩和隱患。

二、電網建設工程檔案管理的對策

1.建立完善管理制度，落實歸檔管理流程。一項工程建設，涉及的參建單位、部門多且廣，千頭萬緒，錯綜復雜，作為建設單位的檔案管理部門，要根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等有關規定，結合本單位實際情況制定相應的電網建設工程檔案管理辦法。規定各參建單位、部門的歸檔范圍和責任，明確檔案資料的編制、整理、移交辦法、時間節點、操作流程等。

2.明確管理職責，嚴格執行文件資料誰形成誰整理歸檔。制度化、標準化是檔案管理的主要手段，“誰形成誰歸檔”是檔案管理的基本原則，也是一項重要制度。為了使建設工程檔案收集與建設工程進度同步，建設單位應結合工程實際制定工程資料管理職責，明確各單位、部門專（兼）職檔案人員職責。成立建設項目檔案管理領導小組，制定檔案工作計劃，并貫徹落實。建設單位檔案管理人員從工程一開始，就要介入工程建設，對工程建設過程中形成的文件材料進行跟蹤檢查和督導，發現問題及時糾正。對施工現場的資料要嚴格把關，嚴格執行檔案人員“四參加”制度，參加設備開箱檢查，參加工程竣工驗收，協調各參建單位歸檔工作中的問題，對工程檔案做到心中有數。

3.加強檔案管理人員培訓，提高全員檔案意識。著力提高檔案管理人員業務素質和專業技能水平，是搞好工程檔案管理的需要，檔案管理人員不僅需要學習檔案管理知識，還要學習掌握工程建設方面的相關知識，熟悉了解工程建設流程，建設過程中需要產生哪些資料，對工程建設資料做到可控、能控、在控。同時，還要對現場資料員以及參建各單位的技術人員、項目管理人員進行檔案管理培訓，加強他們的檔案管理意識，通過他們在各自的崗位上發揮各自的作用，讓他們在工程建設過程中對產生的資料有意識地進行收集整理，使他們成為既是工程技術人員，又是檔案人員的復合型人才，為工程檔案管理發揮更大的作用。

工程檔案是工程建設全過程的真實記錄，它的作用在工程建設和生產管理中是任何項目無可替代的，它是企業未來發展的潛在生產力。因此，作為電力企業，電網工程建設的質量是企業的生命，而工程檔案對于電力企業來說也是同等重要，保證工程實體的質量和工程檔案的質量，二者在企業的發展進程中才能珠聯璧合，發揮更好的作用。

參考文獻：

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1電網建設項目檔案管理的重要性

電網建設項目中不可缺少的部分就是電網建設項目的檔案，它切實記錄著工程項目中相關數據，也是公司的重要“財產”。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網建設項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標準的指標都是統一的。為了我國電網有一個良性的發展的同時整個電網建設的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴格的制度約定并且增強。檔案管理工作也在不斷進步，以適應社會的發展和企業的發展。

2新時代下對于電網建設的思考

2．1應加強對電網建設中檔案管理的認識

1)各項項目的重要性。電網建設中的項目管理就是對于整個電網建設工程從開始建立項目一直到完成任務結束包括審批、采購、勘測、設計、施工、調試、監理等一切工作的全部過程中所有應該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項工作不僅僅應該由所有檔案管理的相關從業人員所負責并在最大程度上更好地完成，而且還應該讓工作人員都意識到這項任務的重要性，把這項任務歸入到項目管理程序中與“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關人員工作認識。在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關從業人員只有對檔案管理工作有更好的認識才會使得整個項目可以十分順利地進行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機構對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關從業人員，都要進行很多次有強度的訓練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認識。3)加強檔案管理工作。對于企業開展的有關項目檔案管理訓練，必須要側重于以下幾部分內容:《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》以及《國家電網公司輸為優質評選辦法》等的相關規定。

2．2確定項目檔案歸檔時間的重要性

對于每一個項目的檔案分類時間必須有一個十分準確的標記，不僅僅是國家電網還有企業的相關管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項目的法人以及建設的相關部門提供所有有關項目的資料。①在這個項目中所涉及到的相關部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內轉交給有關建設管理的部門。②負責設計的部門應該在項目檔案管理與工程的進度相一致的規定下，對于已經經過審批后的包括施工圖資料等文件都轉交給有關建設管理部門。③對于施工中的相關采購以及有關供應單位必須將整個項目中的所有購買的設備以及材料中所簽訂的文件以及協議在一個月之內轉交給有關物資管理單位(招投標管理中心)，然后在該單位進行詳細核查之后在轉交給所對應的有關建設管理部門。

2．3在檔案轉交的過程中必須簽訂相關協議

1)我國有關法律規定。在《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任。”我們從這一段話可以很清楚的認識到，在部門與部門之間轉交所有有關項目的設計以及施工中的相關協議時，應該制定嚴格的制度從而使得轉交的文件數目、時間等詳細信息都擁有一定的法律權利。通常情況下來說，合同或者協議都是在多個角度對多方賦予一定法律權利保護的資料，這在市場的經濟交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉交到賦予法律權利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護。當檔案管理完全走向法制的道路，電網建設項目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項目的建設中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項目檔案管理、轉交的過程中相關部門以及所有參與人員都要制定嚴格的規章制度，相關單位還要想方設法使得檔案管理的相關從業人員多加入到有關招投標的合同、協議以及轉交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關條件以及規定都與實際相符，還要讓檔案管理的相關單位也參與進來。只有在合同的作用下，項目中的檔案管理才能有條不紊地進行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。

2．4確定要求然后做好手中事

項目建設的全過程與電網建設項目檔案管理密切相關，它是項目建設工程中的關鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項目建設的全過程。《管理辦法》提出“統一領導、分級管理、層層負責”的理論，規定了建設管理單位、項目法人以及包含調試、采購、施工、監理、設計等各種與管理職責有關的檔案，明確規定檔案管理機構有嚴格的管理職責，進而，將工作標準與崗位責任制納入有關人員、相關部門的職責范圍內。工程建設全過程的監督、檢查、組織和各種服務型工作都由項目法人全權負責，同時，項目法人還需進行工程建設檔案管理工作。當兩方或多方單位進行項目施工時，項目法人應選擇其中一個單位作為建設管理單位。其他建設單位需配合建設管理單位，負責與自己有關的檔案工作。工程建設項目所有檔案全過程的有關工作都由項目法人負責，同時，還需有關規定實行統一領導、層層負責、各級管理的原則，構建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負責”的原則進行，并總結與記錄相關數據，保證項目檔案的系統、準確、完整。

2．5構建完善的監管體系

想要保證項目建設與檔案管理工作同時進行，就需要各級領導、各部門認真地實行與自身有關的檔案管理方面的職責，同時，還應該構建完善的監管體系監督檔案管理工作。首先，依據有關規定，建設工程相關單位檔案管理工作的指導、協調和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關單位的檔案工作還需管理單位進行監督;其次，監理單位需要履行自己的職責，承擔部分工作。例如:施工與設計單位的檔案管理監督工作等。

2．6做好項目檔案最后的驗收工作

項目檔案驗收作為，項目竣工驗收的重要組成部分。如果未進行檔案驗收或驗收不合格，不能進行項目竣工驗收。國家發展改革委員組所驗收的項目是由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，在由國家檔案局組織檔案驗收。各個區域的電網公司電力公司組織所驗收的項目，由各區域的電網公司、電力公司的檔案管理部門提出驗收申請。并且由檔案局負責組織項目的驗收，將驗收結果上報國家電網公司備案。項目檔案專項驗收，是由建設管理單位提出申請，申請內容主要有:項目建設體及檔案管理的情況。采取適當措施，保證檔案的完整準確性。項目文件材料的收集整理，歸檔情況。竣工圖的質量情況及編制情況。檔案在建設管理運行中發揮的作用。發現問題以及采取適當的解決方案。

3結語

有關工程竣工驗收備案工作需要結合項目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機構進行管理，進而，完善電網建設工程管理體系，加強了有關檔案各種工作力度，這對完善工程建設相關的監督體系是非常重要的。

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一、充分認識加強建設工程檔案收集管理的重要性

建設工程檔案是城鄉可持續發展的寶貴資源，是社會管理和公共服務的重要信息，是住房工作和城鄉規劃建設管理的重要基礎資料，是建設系統各級主管部門依法履行職責、制定執行政策、實施行政管理、進行市場調控和行業管理的重要依據，也是工程建設運營養護、維修改建等工作的重要依據。做好住房和城鄉建設檔案工作，能夠有效保證工程質量，保障城市秩序、維護公共安全、應對突出事件，對于實現建設事業又好又快發展，加快新型城鎮化建設進程具有十分重要意義。

二、檔案收集的范圍及內容

工建、民用建筑工程；市政基礎設施工程；城市地下管線工程；公用基礎設施工程；住宅小區公用設施建設工程；園林綠化工程；風景名勝建設工程；房屋、產權登記；農村住房建設與危房改造項目工程；各類建筑節能工程；機關文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設過程中具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設項目從提出立項、規劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、監理到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種文件和資料。

三、檔案收集的步驟要求

從年1月1日起，全省統一使用省住房城鄉建設廳印制的《省建設工程檔案移交合同書》、《省建設工程檔案預驗收意見書》、《省建設工程檔案合格證》。為更好落實“兩書一證”制度，凡在城市規劃區內所有新建、改建、擴建的房屋建筑和市政工程項目、村鎮規劃區內執行工程建設程序的建設項目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。

（一）建管部門在核發建設工程施工許可證前，須有建設單位與檔案管理部門簽訂的《省建設建設檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續。

（二）城建部門在核發城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設單位提供《省建設工程檔案移交合同書》外，還應要求建設單位報送管線現狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機構出具的管線查詢證明，同時還需要建設單位提交既有地下管線的安全監護方案。

在地下管線工程竣工驗收前，城建部門還應責成建設單位委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術報告》進行竣工測量，管線測量成果作為工程檔案預驗收的必查資料，建設工程檔案驗收合格后，方可辦理竣工驗收備案等手續。

（三）質監、開發辦、村鎮處在辦理建筑工程竣工驗收備案手續時，必須把《省建設工程檔案預驗收意見書》作為必要條件，未出具預驗收意見書的不預進行竣工驗收，不予辦理竣工驗收備案手續。

（四）城建檔案管理部門要配合質監部門在建設單位組織工程竣工驗收前，對建設單位工程檔案進行預驗收。在接到建設單位申請檔案預驗收5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《省建設工程檔案預驗收意見書》，驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善資料。督促建設單位在工程竣工后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質檔案，并發放《省建設工程檔案合格證》。

（五）園林、市政環衛、人防、供熱、風景名勝局等部門，在各自承擔建設工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。

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一、充分認識加強建設工程檔案收集管理的重要性

建設工程檔案是城鄉可持續發展的寶貴資源，是社會管理和公共服務的重要信息，是住房工作和城鄉規劃建設管理的重要基礎資料，是建設系統各級主管部門依法履行職責、制定執行政策、實施行政管理、進行市場調控和行業管理的重要依據，也是工程建設運營養護、維修改建等工作的重要依據。做好住房和城鄉建設檔案工作，能夠有效保證工程質量，保障城市秩序、維護公共安全、應對突出事件，對于實現建設事業又好又快發展，加快新型城鎮化建設進程具有十分重要意義。

二、檔案收集的范圍及內容

工建、民用建筑工程；市政基礎設施工程；城市地下管線工程；公用基礎設施工程；住宅小區公用設施建設工程；園林綠化工程；風景名勝建設工程；房屋、產權登記；農村住房建設與危房改造項目工程；各類建筑節能工程；機關文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設過程中具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設項目從提出立項、規劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、監理到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種文件和資料。

三、檔案收集的步驟要求

從年1月1日起，全省統一使用省住房城鄉建設廳印制的《省建設工程檔案移交合同書》、《省建設工程檔案預驗收意見書》、《省建設工程檔案合格證》。為更好落實“兩書一證”制度，凡在城市規劃區內所有新建、改建、擴建的房屋建筑和市政工程項目、村鎮規劃區內執行工程建設程序的建設項目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。

（一）建管部門在核發建設工程施工許可證前，須有建設單位與檔案管理部門簽訂的《省建設建設檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續。

（二）城建部門在核發城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設單位提供《省建設工程檔案移交合同書》外，還應要求建設單位報送管線現狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機構出具的管線查詢證明，同時還需要建設單位提交既有地下管線的安全監護方案。

在地下管線工程竣工驗收前，城建部門還應責成建設單位委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術報告》進行竣工測量，管線測量成果作為工程檔案預驗收的必查資料，建設工程檔案驗收合格后，方可辦理竣工驗收備案等手續。

（三）質監、開發辦、村鎮處在辦理建筑工程竣工驗收備案手續時，必須把《省建設工程檔案預驗收意見書》作為必要條件，未出具預驗收意見書的不預進行竣工驗收，不予辦理竣工驗收備案手續。

（四）城建檔案管理部門要配合質監部門在建設單位組織工程竣工驗收前，對建設單位工程檔案進行預驗收。在接到建設單位申請檔案預驗收5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《省建設工程檔案預驗收意見書》，驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善資料。督促建設單位在工程竣工后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質檔案，并發放《省建設工程檔案合格證》。

（五）園林、市政環衛、人防、供熱、風景名勝局等部門，在各自承擔建設工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。

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目前我國整體的基本建設工程檔案管理狀況不容樂觀，在實際的管理工作中存在很多問題，主要可以總結為以下幾個方面：

第一，基本建設工程項目建設單位以及其他的參建單位對工程檔案管理的重視不足，還沒有充分認識到檔案管理的重要意義。另外，基本建設工程項目建設的前期階段會涉及多種比較分散的資料，對工程后期建設有重要作用，但是相關單位對這一階段資料的收集和整理嚴重不足，存在資料不齊全、不完整的情況，有可能造成不必要的經濟損失。

第二，雖然有些單位開始重視檔案管理制度的建設，但是仍然存在很多不足，各項制度更新的速度較慢，難以很好地適用現實檔案管理的情況。另外，很多管理人員并沒有嚴格按照制度進行管理，執行力度較差，當然也就難以實現預期的目標。

第三，在監理工作中，監理單位往往會忽視監理過程中產生的多種資料，難以通過監理工作資料來查看工程建設的情況和質量。

第四，隱蔽工程、施工圖紙修改等材料存在不健全的問題，不僅影響工程建設的進度，而且容易產生各種經濟糾紛，不利于各單位合法利益的保護。[1]

二、解決基本建設工程檔案管理問題的措施建議

（一）提高對基本建設工程檔案管理的重視程度，做好基本建設工程前期檔案的收集工作

意識是行動的前提條件。要想做好基本建設工程檔案管理工作就需要所有的參建單位都提高對檔案管理的重視程度，認識到檔案管理的重要性，從而樹立基本建設工程檔案管理的意識，并在工程管理當中貫徹執行檔案管理的要求，提高檔案管理的質量。另外，重點做好基本建設工程前期檔案的管理工作。基本建設工程前期主要是指項目提出、市場考察、可行性研究、各種文件的審批階段，這些階段涉及的資料比較多，并且比較分散，資料檔案收集的難度較大，再加上各種檔案管理機制不夠健全，缺少專門的檔案管理部門和管理人員，容易導致前期的資料容易出現不健全的情況，對工程后期的建設造成不利影響。針對這些問題，建設單位一定要充分發揮自己在檔案管理中的組織、領導以及協調作用，在工程立項的同時就請專門的檔案管理人員開展檔案管理工作，對檔案管理人員的具體責任進行明確，建立權責利相統一的檔案管理機制，做好前期檔案資料的收集和管理工作。[2]

（二）建立健全基本建設工程檔案管理的規章制度

基本建設工程檔案管理工作之所以出現各種各樣的問題，一個重要的因素就是檔案管理的規章制度不夠健全，或者是執行各項制度的力度不夠。因此，建設單位一定要建立健全檔案管理的規章制度，并嚴格要求檔案管理人員按照規章制度進行檔案管理工作。首先，為了保障基本建設工程檔案管理的各項工作都有序進行，在基本建設工程立項之前就要根據國家出臺的相關規定以及工程檔案管理的實際情況制定一套完善而有效的檔案管理制度，主要包括檔案收集的制度、材料修改制度等，并注意制定管理的細則，保證基本建設工程檔案管理的各項工作都有章可循、有法可依，提高檔案管理的標準化水平。其次，為了提高基本建設工程檔案管理的質量和水平，各相關單位一定要努力提高檔案管理人員的綜合素質，定期組織檔案管理人員學習檔案管理的專業知識，并提高檔案管理人員的責任意識。最后，為了進一步提高檔案管理人員工作的積極性和主動性，還需要實行有效的激勵獎懲機制，將工作人員檔案管理的質量和薪酬福利待遇相掛鉤。另外，為了提高各工作人員對檔案管理的重視程度，切實提高檔案管理工作在整個工程項目管理中的地位，檢查時需要對檔案資料管理工作的進度進行檢查，以便及時發現檔案管理工作中出現的問題。

（三）做好監理材料的收集工作

監理單位在進行監理工作的過程中會形成多種資料，但是其在工作中往往只重視項目文件，而忽略本單位自身所產生的材料。監理單位本身所形成的材料是基本建設工程檔案的重要組成部分，可以明確工程建設的質量。因此，監理單位一定要加強對監理材料的收集、整理和歸檔工作，嚴格按照國家相關方面的規定做好各種資料的收集和管理工作。另外，為了促使監理單位做好材料檔案的收集工作，建設單位在與監理單位簽訂合同時應該將資料收集和管理內容列入合同當中。

（四）對一些隱蔽工程和施工圖修改的材料要做好收集工作

基本建設工程項目建設的過程中存在很多隱蔽工程，施工圖修改以及設計變更的情況也非常常見。這些過程中會產生很多材料，但是在實際的工作中，有些單位不重視對這些資料的收集和整理，從而出現了資料不全和圖物不相符合的情況，給工程竣工結算造成一定的不便，并且容易出現多種經濟糾紛。基于此，各單位一定要加強管理，嚴格按照相關的規定對各種材料進行管理和審查，并進行圖物核實處理，保障所有的檔案材料可以真實全面地反映出工程建設的實際情況。另外，為了防止在施工的過程中對周圍基礎設施造成破壞，還需要注重基本建設工程項目與周圍環境連接點的記錄工作，如周圍的水、電、暖、通信以及地下網線等基礎設施。[3]

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重大建設工程一般會投入較多的人力和物力資源，而作為建設工程基本記錄的檔案還是建設工程的核心組成，也是建設工程的主要成果。由于會消耗較多的資源，所以，通常都較為關注工程實體成果，忽略檔案管理，但我們卻不知，檔案管理才是判定事故的主要原因，并是還原建設活動的重要參考，我們應重視并做好檔案管理工作。

1工程檔案為工程質量的有效反映

在最初的階段，建設工程質量屬于生活化概念，實際上是感性評價，它是對工程性能、主要品質與安全的系統表達。然而，隨著工程項目的高度開展與現代科學管理理念的滲入，面向工程質量給出了嚴格的定義，具體來說，建設工程質量即工程項目應迎合業主需要，滿足國家法律規范與技術標準，一般涉及適用性、穩定性、經濟性、持久性、安全性和環境協調性。尤其是量化分析與精細化管理的逐步推進，基于建設工程質量形成了精準、可靠的評價體系。待我們的評價自感受性經驗過渡到依托數據與現狀圖紙形成的系統化模式時，工程質量評價不再單單是深入現場看看便可，實際上應利用建設工程檔案充當基礎，借助指標量化統計研究充當手段，完成綜合測評。從本質層面而言，工程檔案映射著工程質量，這要求我們應利用工程檔案充當依據面向工程質量實施綜合評價。工程檔案映射著工程質量的另一層意義便是：在工程建設環節，大部分工序內容均被下道工序遮掩，即所謂的隱蔽工程。針對此部分，待工程竣工后一般看不到，且無法檢測，我們只能依照遮掩前期的照片和圖紙等信息資料展開評價，在此環節，工程檔案所發揮的作用具有不可替代性。另外，工程檔案質量和工程管理也存在一定的關聯，其中檔案質量越優良，則工程管理便越規范，代表人員綜合素質越高，工程質量越理想。

2檔案管理是提高工程質量的基本方法

檔案管理存在行政強制性，這一特性一般和建設行政職能緊密結合，其在竣工審查環節占據重要位置，還是行政許可的必要條件。同時，檔案管理還是執法檢查的主要內容。經由工程檔案管理強化能夠提升工程質量，為保障檔案管理，我們可以從工程質量方面著手，首先，市建委應認真把關，工程施工在獲取許可證前應與市城建檔案館共同簽訂責任書，認真記錄檔案人員，并盡快將工程檔案標準和責任報告給建設單位，采用終身負責體制，增強責任意識。除此之外，應指派專人管理工程檔案，實施業務指導和全程追蹤，一旦發現問題能夠有效解決。在工程完成前基于工程檔案實施預驗收，只有達標方可看成是合格工程，進而發放相關許可證，并把這個看成憑據實施驗收。質量監督站應圍繞資料實施備案處理，再詳細報送，順利完成移交，只有這樣，方可獲得合格證，隨后辦理產權產籍相關手續。

3檔案管理為質量控制的主要環節

工程檔案屬于靜態概念，然而，其管理卻屬于動態過程。常規條件下，檔案管理目標為構建一個可靠、健全、詳盡的檔案。但隨著相關認知的逐步加深，發現檔案管理里不單純是獨立個體，還是項目管理的核心組成。在質量控制工程中，其發揮著重要作用。在項目管理過程，控制質量的基本表現是面向施工組織與現場質量實施有效控制，另外，還包含工藝與產品質量方面的控制。最重要的是要思量人、材料和機械設備等帶來的影響，在具體的建設工程，工程資料不可或缺，同時，應保證每一個技術人員都是在培訓通過后，持證上崗的。由于五個方面資料也涵蓋在檔案中，為此，在管理檔案時，務必要重視并做好對應的質量控制工作。

4工程檔案為工程項目的關鍵組成

在常規意義上，著手工程施工活動前，工程檔案便形成并有所積累。立項文件指代項目決策和審批等環節的有效記錄，并是經費實施與項目執行的重要參考。預算編制、概要設計與招投標一定要建立在立項文件之上。同時，項目預算、概要設計以及招投標形成積累的文件還是工程勘測與詳細設計的參考。換而言之，著手工程建設活動前，已經產生了較多的文件資料。若把此文件積累過程抽離于建設活動，建設工程便不能成立，也不能開展。即便在施工環節，文件資料形成和一般施工進程無法割離。例如，水泥和磚塊等建筑材料投入應用前，一定要組織送檢，待檢測達標后方可使用，上述檢測文件材料為重要參考。應用建筑材料時，需依照指令進行。在具體應用過程，具備旁站監督記錄與檢測記錄，即便出現問題，也能變更說明。換而言之，工程全程存在兩根線條，分別是技術性的和操作性的。其中技術性線條應提前產生，且更長遠。在施工過程，兩者相互交織。然而，不管在何種情形中，技術性線條均不能剝離于工程項目中，也不能將其忽略掉。

5結語

工程的建設屬于長期性過程，包含立項、勘察與招投標等不同內容。工程檔案除可完整記錄檔案過程，也能夠把整個過程有機連接起來，并把這一過程有效保存下來。當前，我們應明確工程檔案的現實意義，掌握實現途徑，積極總結以往的經驗教訓，鼓勵自己不斷完善，增強緊迫感與責任感，進而推動工程檔案管理，維護生命財產安全。

作者:程江 吳成 單位:西北化工研究院

參考文獻：

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新時期以來，經濟建設在日新月異的發展，科技水平也有了長足的進步，計算機管理效能與電子信息系統的服務功能逐步完備，已為各行業的自動化信息處理帶來了極大方便，同時也迎來了業務建設網絡化的全新信息時代，同時由于數據處理的電子化水平在不斷創新發展，使得電力建設工程已經基本完全進入計算機輔助設計與管理的科技化時代，全面實現了網絡化設計指導作業全程的理想。

一、電力建設工程檔案管理的重要價值

隨著科技化與信息化的發展，對于大規模的電力建設項目來說，加強其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設過程中的各種工作流程提供極為方便的指導，也可為今后的工程項目的預決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價值。把電力工程項目管理作為重點對象，為其中的多種專業性、技術性、服務性工作程序提供了有效保障，使電力建設逐步趨向科學化管理發展目標。這是一項很重要的技術參數歷史化基礎工作，很可能為將來的建筑史提供專業的資料記載。工程檔案管理在電力建設項目的開始做好同步進行工作，一直貫穿電力建設項目的全過程，直至工程完成交付使用才告一段落，它從某種程度上全面反映了電力施工企業的概況，也是工程建設全過程的真實記錄。對未來的同類工程建設提供了一份寶貴的極具參考價值的資料寶藏，受到電力建筑行業的高度重視，成為電力施工單位進行現代化企業管理的重要組成部分，有利于維護企業的經濟效益和合法權益。近年來，隨著科學技術的進步，電力建筑工程檔案資料的管理有了新的進展。大量事實證明，做好電力工程建筑的檔案管理也是一項不可或缺的重要內容，由于零星的存在工期長短不統一、施工項目有差別，施工地點較分散等特點，為確保有效的集中管理，根據實時記載和反映工程建設詳細情況的檔案，必須重點關注，及時整理材料，對有問題的地方及時提出應對策略。對于較大的電力基本建設項目，則因為工程建設周期長，參與的施工單位多，技術性要求高和專業性強等特點，導致管理的精細和繁雜，更離不開實時有效的檔案管理。

二、電力建設工程檔案管理規范新要求

在工程項目實施過程中，由于記載和反映工程建設全過程的工程檔案，存在與工程一樣的形成周期長、專業復雜、成套性強和數量大的特點。檔案的管理人員要勤于與工程建設的具體項目管理部門加強聯系，及時與具體施工單位做好溝通，必須把檔案室內部工作流程與企業的現代化管理目標相結合，盡可能做到檔案工作記錄與建設工程的同步進行。在項目一開始就要對工程檔案進行統籌規劃，及早參與工程建設的項目前期工作，實時掌握工程建設的時刻信息，充分了解工程進展情況與動態。在工程基本結束時，有效配合工程建設項目的單項工程驗收工作，提供及時的真實可靠的信息檔案，對工程中的相關資料進行對比檢查，幫助企業管理者及時發現問題，并提出有依據的合理整改計劃，積極主動地開展工程檔案的全程收集記錄工作，嚴格把好電力建設工程檔案的質量關。電力建設工程檔案包括工程建設的內容質量和案卷質量。其中電力建設工程檔案管理的內容質量特別強調檔案所反映的數據的準確性，電力建設工程檔案管理的案卷質量要求工程檔案的完整性、系統性和規范統一標準。為有效配合電力企業工程項目建設的順利開展，檔案工作人員需要全身心投入到企業管理的全過程，及時做好材料記錄與信息收集工作，不斷學習先進檔案管理經驗，進一步為電力施工企業的發展作出應有的貢獻。

三、電力建設工程檔案信息化管理

工程檔案管理信息化是電力建設工程發展的方向和需要，把辦公自動化網絡系統引入工程建設管理工作中，可在諸多方面促進檔案的使用價值和利用效益，從未來工作角度講，基本實現了檔案信息資源的共享。與此同時，信息管理員可將大量重要的信息資料輸入計算機內，既方便管理人員在工程管理過程中的及時查找，也有利于今后查閱各種參考信息，提高了工作效率。由于電子文件的大量使用，使檔案管理很快向數字化方向發展，同時積累了相關的大量信息內容，為日后的數字化技術應用和普及提供了資料信息的保障。為進一步推動檔案室的數字化建設與管理工作，及時為檔案信息管理注入新的內容，使工程建設的相關數據從文字到圖表，從語音到視頻資料，得到更加形象而完整的展示。為此，電力建設工程管理中電子文檔的收集工作非常重要，包括檔案的全面接收和有效整理等。當前的電子工程設計檔案僅支持以紙張為主要的存儲介質，這從根本上阻礙了檔案的利用率。檔案管理中應用數字化技術和網絡技術，實現紙質載體向數字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。通過信息化建設實現檔案的集中存儲，并將數據庫技術進行有效處理，將多種多樣的檔案資源轉化成統一的標準化數字化信息資料加以保存，為施工企業提供可靠方便的檔案信息網絡化服務。電力建設工程的檔案信息管理，以建立科學而且適用的文件記錄與查找系統，實現企業檔案信息化建設與企業信息化管理的同步發展。

結束語

有效的、科學化、信息化完備的工程檔案是一個工程全過程的真實反映，是一種能夠長久利用的信息化與科技化完美結合的寶貴財富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。為進一步加強建筑工程檔案管理，充分實現企業檔案管理工作的可持續發展，應在工程建項目檔案管理中不斷制定和完善有關制度，及時研究解決重點工程項目檔案管理中出現的問題，有計劃地對各工程項目的檔案工作進行業務指導，并有效利用計算機系統對工程檔案進行錄入、整理、存儲。總之，電力工程檔案管理要立足于長遠、立足于企業需求，立足于制度創新，立足于以人為本。

參考文獻

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2.項目工程檔案建設及工程管理的方法

電力企業項目工程具有參建單位多、施工工期長的特點,因此,工程檔案數量會逐漸加大,且內容繁多。單項工程完工時間也大不相同,對項目工程檔案收集帶來一定的困難,隨著項目工程建設的開始,檔案管理工作逐漸形成。當工程竣工以后,檔案逐漸趨于完整及準確。要想使檔案的客觀性得到保持及維護,關鍵在于從工程項目初期進行控制,對工程檔案管理工作主要從以下三方面進行落實:第一,工程建設與檔案管理同時進行。第二,在工程建設過程中,應對竣工材料進行積累、爭辯及審定。第三,在工程竣工及驗收階段,要確保有一套合格完善的竣工驗收檔案。為了使電力工程檔案逐漸趨于完整、準確及系統,應通過在平時對檔案進行收集及積累,逐漸將事后控制轉化為事前控制,將項目檔案管理逐漸由末端向前沿轉移,促使后續工作逐漸轉化為前置條件,促使項目檔案工作與項目建設同樣在程序管理中應用,進一步將工程檔案管理在工程項目籌劃、開工直至竣工驗收都進行有效控制。

3.提升檔案收集的完整性及準確性

在電力建設工程中,施工單位工程竣工檔案發揮著非常重要的作用,輸變電工程建設中的項目檔案對方方面面的工作都有所涉及,在整個工程建設得到應用,因此,工程建設檔案的收集不僅僅是檔案人員的責任及義務,為了使工程項目檔案逐漸朝完整、準確及系統化的方向發展,是需要參與建設的所有人員共同努力來實現的。在工程項目中,對整個情況作為了解的則是工程的管理者、技術人員及施工單位,大多數檔案主要是從他們手中產生,也是日后運用檔案的主體,工程技術人員主要對檔案的真實性及準確性負責,而檔案人員則是對檔案的標準化及規范化進行檢驗。為了確保施工單位工程檔案能夠移交順利,在工程立項之后應立即對檔案進行交底:(l)在工程立項以后,項目建設單位應對項目管理部門進行交底。(2)在工程開工以后,項目建設單位及項目管理部門應對參見單位進行交底。(3)在工程開工之后,項目參建單位檔案管理部門應對工程項目管理部門進行那個交底。通過召開會議、在施工單位現場進行指導的方式,加大檔案管理人員與施工單位的溝通,針對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、組卷整理、編制竣工圖及交接驗收等方面的檔案要求問題來向專業資料人員進行提出,通過對項目檔案管理政策法規的學習,促使檔案人員的思想、認識及做法得到有效統一,進一步對檔案質量得到控制,避免由于意見不同而出現返工現象發生。

4.電力建設工程檔案管理的信息化

電力建設工程檔案管理信息化主要是指在辦公自動化網絡系統中相互融入,促使檔案的利用效率得到有效提升,進一步實現檔案信息資源共享。其次,通過將重要的資料輸入電腦,不僅便于管理人員的查找,而且在后期進行查閱時也較為方便。因此,通過計算機的應用,促使工作效率得到有效的提升。隨著大量電子文件的出現及應用,檔案逐漸向數字化發展發展。不僅將檔案室逐漸朝數字化發展,使檔案信息管理中注入新穎的方法,而且還能將歷史數據通過文、圖、影、像的方式逐漸表現出來。現如今,檔案管理中運用的模式主要包括:工程設計工作電子化、檔案管理工作人工化的方式,主要對檔案的收集、接收、整理、保管及利用等。在對電子檔案保管的同時,應結合國家相關規定,對實體檔案進行手工整理及歸檔。現如今的電子工程設計檔案中主要的存儲介質則是紙張,在根本上對檔案的利用率造成阻礙。加大對計算機系統及數字設備中形成的電子文件的手機、歸檔、儲存及管理,在對電子檔案的歸檔管理中,運用數字化及網絡技術,促使紙質載體逐漸向數字載體轉化,并在網絡中得到傳輸,促使檔案管理逐漸趨于信息化。通過檔案集中存儲并結合數據庫技術來進行整合,促使檔案建設逐漸信息化,促使原有不同的檔案資源載體逐漸朝數字化信息轉化,對現有的紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理,有效的向企業提供網絡化檔案信息。構建科學合理的文件歸檔,通過對管理系統的保管及利用,促使檔案建設的信息化與企業建設的信息化逐漸同步發展。

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中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題

大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續甚至存在檔案無人管理的現象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續辦理不及時，一些按常規該辦的手續普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現象，甚至到竣工時，前期的相關手續還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續采取綠色通道，導致項目完工，手續還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發揮經濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發現資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質及業務水平不高

不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調又不固定，這些人沒有經過專業培訓，缺乏工程專業技術知識和檔案專業知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經理兼任檔案資料管理，他們身兼數職，精力有限，主抓工程建設的質量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節，歸檔資料內容缺項、漏項、簽章手續不完善，整理不規范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現象不僅直接影響建設項目的歸檔質量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經費投入不足，保管條件較差

受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業檔案管理機構保管，沒有必要投入經費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強大型建設項目檔案管理措施

大型建設項目是一項系統工程，對本行業、本地區、本單位的社會和經濟發展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。

（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據項目的規模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現大型建設項目檔案的規范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據國家、地方、行業及企業的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內強調部門立卷制，按誰經辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強法律法規宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規是規范人們行為的準則，國務院的《建設工程質量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環節的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規定執行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強檔案人員的業務培訓與指導，實施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質和業務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構要主動與發改委、建委等職能部門加強聯系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規模、工期和建設、施工、監理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態情況并加以監管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構的專業人員，要加強與建設單位的聯系，經常深入施工現場對工程技術、檔案管理、工程監理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規范完整與及時歸檔。竣工驗收前上級檔案管理機構的專業人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統，案卷質量是否符合規范要求，對于不符合規定要求的要限期整改。提高整理立卷的質量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現場演示、業務咨詢等方式對檔案業務工作進行指導；規范檔案整理立卷工作，統一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續、準確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養，建立激勵考核機制

檔案工作既是一項專業性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優化檔案管理隊伍素質。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調動檔案人員的工作積極性。科學制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業績。大力宣傳檔案戰線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當的激勵能夠使檔案管理工作人員更為充分地發揮其技術和才能，努力鉆研業務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業、執業資格證的加大獎勵力度，轉變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內在的激勵雖然需要經過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理

檔案基礎設施建設是檔案工作發展的物質條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環境條件，確保檔案安全管理。三、總結

綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現大型建設項目檔案工作的自身價值，為發展企業提供依據。