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教學檔案是高校本科教學評估的重要依據，各高等院校都根據國家教育部頒布的《普通高校本科教學工作評估指標體系》制定了相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規定，但是原始材料的系統性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權的評估，新專業評審等，在根據不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉而發生遺失現象。

一、會計循環與檔案管理流程

通常情況下，企業以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎，以記帳憑證為依據，對財物的進出進行分類登記，全面連續系統地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環往復的過程，這個過程叫做會計循環。它通常包括以下幾個環節：

(一)開設帳戶：根據企業歷史交易情況開設總分類帳戶，設置會計科目。

(二)會計分錄：根據會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內容過到相應的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財務報表：通過編制財務報表說明本會計年度內會計主體的財務狀況、經營成果和現金流動。

會計循環的具體圖示如下：

與會計循環類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統計、分析等工作環節也是一個連續的動態管理過程，前后繼起，環環相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現象的發生。但和會計循環不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據教學常規工作先編制目錄索引，建立目錄與數字代碼之間的對應關系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉情況。然后開設總分類目錄，根據總分類目錄，設置文件盒。依據內容需要，建立統一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：

二、會計科目與檔案目錄

會計科目是對會計對象的具體內容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內容進行會計核算和監督，就需要根據其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經濟內容有很大不同，在經營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應該根據經濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。

(一)目錄設置必須結合教學主體的特點。即根據教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結果的目的來確定應該設置哪些檔案目錄。

(二)設置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業務檔案的類別，設定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規活動、項目決策及信息管理。

(三)設置檔案目錄要將統一性與靈活性結合起來

由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設置上，需要將統一性與靈活性相結合。所謂統一性，就是在設置檔案目錄時，對指標的設置標準、口徑需要統一。所謂靈活性，就是在能夠提供統一指標體系的前提下，各個單位根據自身的具體情況，設置或者增補反映本高校特色項目的目錄。 轉貼于

(四)設置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂

檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據教學活動的特點盡可能簡潔明確地規定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。

(五)設置檔案目錄要保持相對穩定性

為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內匯總各項指標，應保持檔案目錄相對穩定，盡量不要變動目錄的名稱、內容、數量，使分析指標保持統一性和可比性。

根據以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：

在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續幾個學期的教學檔案，如 ：專業建設，實踐教學體系創建，實驗教學區，產學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。

三、財務報表與文件匯編

會計財務報表是根據日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業某一特定時期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量的總結性書面文件。它是企業財務報告的主要部分，是企業向外傳遞會計信息的主要手段。我國現行制度規定，企業向外提供的會計報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表、資產減值準備明細表、利潤分配表、股東權益增減變動表、分部報表和其他有關附表。會計報表為評價企業經營業績和改善經營管理提供重要信息；為國家經濟管理機構進行宏觀調控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。

與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎上，進行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的檔案經過統計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的原始檔案直接轉化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內容的查漏補缺工作。佐證材料部分應在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內容，裝訂成冊，總結學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內完成。

四、結束語

教學檔案材料內容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據教學規律和教學工作性質并結合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質量具有重要意義。本文借鑒財務會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發展的基礎保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。

參考文獻

[1]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理[J].中國檔案學研究，2006，(4).

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1 權變管理理論概述

權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統內部和各子系統之間的相互聯系，以及組織和其所處的環境之間的聯系。它強調在管理中要根據組織所處的內外部環境隨機應變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（f.luthans）認為權變管理理論的特征在于把環境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯系起來。權變理論以系統觀點為理論依據，主要從系統觀的角度考慮問題。其理論實質上是一種因地制宜的管理理論[2]。

2 檔案管理基本理論概述

檔案管理基本理論的主要內容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。其中“八項內容”實質上是檔案管理學的內容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內容的開發利用”。實體管理是“手段”、“基礎”，內容信息的開發利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現象，即實體管理與內容信息的開發利用分別采取了兩種理論性質不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。

檔案管理基本理論另一方面的內容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。

3 醫院檔案管理運用權變管理思想的可行性與必要性

3.1 醫院檔案管理工作的特點為實現權變管理提供了操作平臺

醫院檔案管理是現代醫院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫院歷史發展的過程，從不同的角度客觀地反應各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統的管理，可以極大提升醫院領導決策科學化程度和醫院現代化管理建設水平。一般情況下，醫院設有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統，并且不斷和外部環境發生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統性就必然要跟醫院這個大系統的發展變化保持協調一致，也只有這樣，檔案才能發揮其輔助科學決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權變管理思想的本質所在，因此，可以說醫院檔案管理的特點為實現權變管理提供了操作平臺。

3.2 解決當前醫院檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想

在以業務為中心的醫院管理中，如何提高醫療技術水平和改善醫療環境是醫院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現在以下幾個方面。

3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統性

在醫院的發展和建設中，各級醫院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監督，阻礙了醫院檔案管理的發展[5]。加上檔案載體復雜，業務部門無法長久保管。由于對檔案法認識和執行不夠，未能認清檔案管理在醫療事業發展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。

3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下

在醫院管理中沒有涉及檔案管理的相關制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構都做了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、設備投入等考慮較少或完全沒有納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務水平同步發展，檔案管理水平滯后勢必影響醫院管理水平的提高，影響基礎設施的修繕和醫療技術的發展。

3.3 培育優秀醫院文化需要對醫院檔案實行權變管理

醫院文化是醫院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現。醫院文化是由醫院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫院優秀文化提供豐富的素材。

4 權變管理在醫院檔案管理中應用的新思路

4.1 權變管理在醫院檔案管理的工作模式中的應用

醫院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內部保存，隨著醫院的變遷、機構調整，個別檔案不可避免地要出現遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現狀極不適應建設現代化醫院的需要，而且對開發利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統的管理，才能保證其完整性。根據權變管理系統觀的理念，可將醫院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業人員對檔案進行系統的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫院檔案管理的水平。

4.2 權變管理對醫院檔案管理外部環境動態適應中的應用

檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化，信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權變管理的工作思路，時刻關注不斷變化的外部政策、技術等環境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。

參考文獻：

[1]周三多.管理學[m].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.

[2]王健群.試探“權變管理理論”在師專圖書館管理中的應用[j].情報雜志，1998(11):100.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[m].中國人民大學出版社，2005年.290-293.

[4]張秀玲.現代醫院檔案管理體會[j].經營管理，2010(1)：87.

[5]姜月仙.新形式下醫院檔案管理現狀分析與對策[j].醫學信息，2010(1):96-97.

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一、權變管理理論簡介

權變管理理論的形成始于上世紀七十年代，由美國一些管理學家共同提出。權變管理理論的核心是由內部子系統相互之間嘗試互動聯系的關系組成，它必須涉及這些關系組成與所能影響管理效果的環境因素。權變管理理論強調在管理中要依據內部組織和外部環境之間不斷變化和適應的情況和實施管理工作所處的不同現實條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯則認為權變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實踐活動相互結合。實際上，權變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權變管理理論在針對檔案管理理論主要體現兩方面內容，即對檔案管理工作的認識和分析兩個過程。而我國在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個要素”和“兩個方面”，這是一個直接的信息交流與外面的和開放的系統關系。“八個要素”本質上是一個內容文件的管理，“兩個方面”即指企業在對“單位管理”和“信息內容”兩方面的開發和應用，實際也是一種具有實體管理效果的手段。同時，也可以解釋為“二元化”的現象，即基本的文件管理方法，與實體管理和內容信息的開發利用進行了不同理論性質的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時間應用用邏輯的方法。

另外，針對檔案管理基本理論，其管理內容則主要是為了討論檔案管理性質和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對社會組織和企業生產活動的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應該以邏輯主義方法為主，同時輔以歷史主義。

二、權變管理理論在檔案管理中的應用及意義

（一）實踐應用

1.權變管理理論的合理應用。

不同歷史時期的檔案資料應分類保存于不同的檔案科室，而我們在需要提取需要的檔案資料時就必然會將以往的存檔資料進行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實際上，就目前我國檔案管理工作的體制顯然已經不能夠適應現代化建設工作的需求程度，長期不做改善將于這些檔案資料信息的開發和利用極為不利。只有對檔案管理系統所管理的各種文件檔案進行專項的應急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據應急管理系統的概念，檔案室作為職能部門可以從企業的綜合檔案管理部門中獨立出來，配置專業管理人員進行更為系統的管理工作，以便提高企業對檔案管理工作的水平。

2.權變管理理論在外部環境中的動態應用。

檔案管理呈現電子化、信息網絡化將成為未來工作的主要方式。國家檔案館早年就了一系列有關檔案管理信息的實施方案，特別指出了在對檔案管理工作一定要適應國家對于大中企業所提出的檔案信息化管理要求。首先，應該將信息網絡化建設逐層深入到國家建設信息網絡的大布局內，以檔案管理網絡化作為基礎，以檔案信息化作為建設核心，以此拓展信息化檔案的科學利用和合理開發成為了首要目標，最終從檔案管理信息網絡化、電子化兩個方面提升管理水平，為促進檔案管理工作健康持續發展提供保障。我們應該知道，實現以上目標必然需要有關檔案管理人員廣泛應用權變管理理論來拓寬工作思路，并即時相應外部因素，然后融合權變理論到具體的檔案管理工作當中，以滿足對檔案管理在企業生產運行當中的實際需求。

（二）實踐意義

1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應用及操作平臺。

文檔資料管理是現代檔案管理工作的一項重要組成，它可以記載每一項人為活動或重大事件的演變過程和處理結果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時期的歷史過程及經驗總結。同時，不同環境下，每一項管理工作中合理使用文件的寶貴財富。信息資源的有效、系統的管理，可以大大提高領導科學決策水平和現代化管理水平的建設。一般來說，一個檔案室的檔案文件應用主要管理人員記錄、會計記錄和其他資料。根據檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統的關系，不斷和該系統的外部環境形成交流聯系。

2.解決檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想。

如何改善管理技術水平和管理環境是關鍵點，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業在長期發展過程中逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個企業管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執行措施兩個方面。本文就這兩方面內容在此不作累述。

在對文件檔案進行分類管理和開發利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統性。各級別單位的管理制度和管理人員自身的實際能力都有所不同，可謂良莠不齊導致檔案管理工作體系的不完善。如申請材料分散于各個部門或個人手中，無法實現統一歸納，借閱制度不健全導致檔案管理制度缺乏必要的考核和監督秩序，一定程度上也阻礙了企業檔案管理工作的執行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關的業務部門限于職權范圍無法統一管理也是一方面問題。

3.優秀文化的培育需要實現檔案管理。文化既是一種精神，也是經營企業的一個重要目標表現。文化是由企業幾代人在不同實踐中逐步總結形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應該有真實的歷史記錄，對于企業精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對真實和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育企業優秀文化提供豐富的素材。

三、結束語

權變管理理論在檔案管理中的應用具有諸多貢獻。首先，可認真總結和繼承的遺產管理理論，對他們的思想統一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰，強調動態管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業管理的出發點并不是一件簡單的事情，但社會系統作為一個整體；第四，加強管理理論指導管理實踐的有效性，管理理論與管理實踐之間的橋梁。而我們也應該正視權變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復雜的管理實踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動態變量的權變理論的基礎，從而制約和管理理論的創新發展；第二，在反對和一般情況，具體的和一般的反對。強調特殊性，否認普遍性；只強調個性，否定共同。它是滑入實證立場必然；第三排除分析與科學方法論的概念，缺乏統一的概念，缺乏有機聯系，以便和管理科學的實踐和缺乏相應的標準理論。在實際應用權變理論中，應該對這兩方面的內容多加注意。

參考文獻：

[1]周三多；管理學[M]；北京：高等教育出版社；2000.

[2]王健群；試探“權變管理理論”在師專圖書館管理中的應用[J]；情報雜志；1998，（11）.

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中圖分類號：G71 文獻標識碼：A

原標題：基于職業能力培養的文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學的探索

收錄日期：2012年1月9日

《檔案管理學》是高職高專文秘專業的一門主干課程，它的教學目標為培養文秘專業學生的檔案管理能力。鑒于《檔案管理學》既有一般課程的科學性、理論性和系統性的特點，更具有其程序性、實踐性和操作性很強的特點，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的有關基礎理論知識，諸如檔案管理的性質、特點、作用、原則、規律、方法等，更要在學好基本理論知識的基礎上，讓學生掌握檔案管理的具體方法，諸如有關文件檔案的收集與整理、甄別與分類、立卷與歸檔、保管與查閱等，要在提高學生的實訓、實操、實務上下工夫。這就決定了《檔案管理學》的教學計劃和教學設計，必須重視實踐環節的教學，必須重視學生實踐能力的訓練和培養。本文試從分析《檔案管理學》課程實踐教學的現狀及其原因入手，對《檔案管理學》課程的教學改革，特別是實踐環節的教學改革，提出自己的一些粗淺看法。

一、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學現狀

文秘專業《檔案管理學》的實踐教學是指學生在教師的指導下，在一定的實驗室或檔案室中，培養學生的實際動手能力，動腦能力，觀察問題、分析問題和解決問題的能力，創新能力，吃苦耐勞和團隊意識，使學生具有良好的思想素質、心理素質和檔案管理業務技能，從而適應不斷發展變化的環境，是理論教學的目的和升華。實踐教學環節一般包括：實驗（試驗）、實訓、課程設計、實習、見習和社會實踐等實踐性環節的教學。理論是為指導實踐，學習理論貴在運用。雖然我們一直都強調教學改革、強調實踐能力的培養，但目前高職教學特別是文科類的教學中，偏重理論教學而忽視實踐教學的現象仍然存在，把精力、時間、經費都投在理論教學方面，對實踐教學的地位、作用、意義認識不足，使得實踐教學受到影響。

（一）在教學計劃的時間安排上，注重理論教學，忽視實踐教學。具體表現為理論教學與實踐教學課時比例不合理。現行的教學計劃中，理論教學學時占總學時的3/4（即54/72學時），實踐教學學時僅占總學時的1/4（即18/72學時），實踐教學時數相對較少。多數教師受傳統教學觀念的影響，在教學過程中多重基本理論的講授，教師主要要求學生背、記書本知識，少聯系實際，學生缺少動手和動腦的機會，難以滿足他們求知的渴望，實踐能力得不到應有的培養。

（二）經費投入與師資力量配備問題。高職教育由于經費、師資等條件的制約，理論教學便成為最經濟、最簡單的形式而大量采用。相反，由于儀器、設備、場地、經費等的投入不足而削弱了實踐教學具有偏重理論教學、輕視實踐教學的傳統。據了解，目前廣西大部分高職院校里沒有專門的檔案管理實驗室，多數教師是非檔案管理專業畢業的，半路出家，學非所用，大部分是“從學校到學校”，沒有一線的工作經歷，實際動手能力普遍較差，這就必然制約著檔案管理實踐教學的開展，影響教學質量的提高。

（三）對實踐環節重視不夠。由于文秘專業學生在高職院校里所占的比例較少，而《檔案管理學》在文秘專業中屬于非重點課程，教師不愿在《檔案管理學》實踐教學方案的設計上下工夫、花時間，對實踐教學沒有認真設計和有效實施，有的用課堂討論代替實訓，有的用作業代替實踐，沒有系統按照檔案管理的實訓要求組織實踐教學，因而學生對檔案管理的認識只能停留在模糊理論感知的層面上。

（四）教學內容、方法、手段有待改進與加強。《檔案管理學》的基本內容結構包括檔案學基礎理論、檔案館（室）工作以及特殊載體檔案的管理，現行教材內容過于注重理論知識，對檔案學基礎知識介紹和檔案館的業務知識內容較多，而實操、實務的內容偏少，這極不利于高職院校文秘專業學生實踐工作能力的提高；教學方法單一，手段落后。有的教師采取課堂式教學為主，照本宣科，生硬灌輸，缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現代教學設備，使學生感到枯燥，難以與實踐結合，檔案管理技能培養的作用不大。

（五）教學考核問題。高職院校在教學管理中，偏重于理論教學的質量考核，而沒有建立一套比較規范的實踐教學質量考核辦法，有的雖然制定了但卻沒能真正落實，有的實踐教學的考核也只是采用一張試卷的形式，這種對實踐教學要求不嚴而導致學生對實踐教學的不重視，因而影響了實踐教學的質量。

二、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學改革方向與對策

（一）修訂教學計劃，給《檔案管理學》課程實踐教學應有的地位。基于該課程程序性、實踐性和操作性強的特點，在教學計劃的制定過程中，應給予高度重視，給足應有的實踐教學時數和實踐內容。實踐教學時數應占整個課程時數的40%～50%左右，使學生有足夠的實踐訓練時間。

（二）完善實踐教學設備，改善師資結構。加大實踐教學的資金投入，是改善和優化實踐教學環境、改善高職教育辦學條件的重大舉措，是高職教育提高實踐教學質量的關鍵及突出高職教育特色的基礎。為此，可以通過多渠道籌措資金，除了學校加大投入外，還可以爭取政府及高職院校行政主管部門的支持，也可以面向社會和市場多渠道籌集資金，積極爭取社會支持和企業協助等建立檔案實訓室；另外，還可以充分利用當地有關檔案館作為實訓基地。在師資配置方面，要建立一支相對穩定的專兼職結合的教師隊伍，實行理論教學以專職教師為主，實踐教學以有檔案管理實踐經驗的老師兼職；另外，也可以對老師進行實踐培訓，培訓要通過進修學習或請專家指導，讓他們不斷鉆研新技術，掌握新知識，增強實踐能力和教學藝術，不斷提高實踐教學質量。

（三）創新實踐教學模式，加強實踐教學環節，提高實踐教學質量。該課程的主要目的是幫助高職高專學生熟悉并掌握檔案管理與檔案工作的性質、特點、作用、規律、原則與技術方法等方面的教學過程，其突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統一，在搞好課堂理論教學的基礎上，加強實踐教學環節，重點在于對學生實踐應用能力的培養。

在實踐教學環節應具備形式上的靈活多樣性、內容上的創新性、技術方法上的先進性這三大特色。

1、形式上的靈活多樣性。實踐教學旨在提高學生的實際應用能力，它不僅體現在實踐教學環節，而且體現在整個教學過程，因此它不僅要求內容上實在性，更要求形式上的靈活多樣性。實踐教學可以是教學中相對獨立的環節，但更是貫穿于教學活動全過程的一種方法手段，因此無論是理論課還是實踐性，都必須強化能力意識，采用靈活生動的形式，讓學生得到實踐訓練。例如，課程前的教學演示、課程中的教學實驗，可以把實踐教學融于可能的課程作業當中；而實驗室教學則是以實驗室為基地對學生進行檔案技能訓練，學生通過實驗鞏固所學的知識，培養觀察、分析、解決問題的能力、組織管理能力、運用知識獲取知識的能力，使理論知識的學習和實驗能力的培養相互滲透補充。實驗室教學一般與教學進度同步進行，比如檔案的分類、組卷、整理等模擬實驗教學；也可以結合學校實際情況，以學院保管檔案的部門作為《檔案管理學》課程的實習基地，在檔案收集、整理、分類、鑒定、統計等環節講解完畢后，可以將學生帶到檔案室，利用一些保存超過保管時限的檔案，針對不同的教學內容給學生安排不同的實訓任務。學生可以獨立完成，也可以集體協作活動；可以自我評價和相互評價，也可以教師點評、總結；既可以實操訓練，也可以模擬虛構等。總之，應根據不同環境條件、因人而異、因時而變、因機而動，力求提高實踐教學的趣味性和有效性。

2、內容上的創新性。現代的高校畢業生應該是素質高、能力強、富有創新精神的人才。在辦公日趨現代化的今天，非紙張載體的文件大量出現，檔案工作內容有了新的變化，為此教學內容上必須有所創新才能有所適應，高校檔案實踐教學作為高校檔案教學的重要組成也必須要有所創新。除了紙載檔案管理的實踐教學外，還應有電子文件檔案管理等內容，要注意文書檔案管理、科技檔案管理以及特種檔案管理上的兼容，同時要在培養學生創造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創新與突破。

3、技術上的先進性。先進教學設備的采用和教學手段的更新對提高教學質量有著重要意義。進行專業實踐教學時可采取幻燈、錄像、投影、模型演示等較直觀的形式，在現代信息技術高度發達的今天，利用多媒體和使用課件制作模擬場景，并在特定的內容添加圖片和音頻文件，如檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設備的外觀樣式、整理完畢的檔案規范樣本等，專業實踐教學通過現代教學技術的輔助，使授課內容趨于形象直觀，并且有助于提高學生參與教學的積極性，從而有助于學生縮短認識理解的過程，這必將大大地促使教學效率和教學質量的提高。

（四）建立科學而完善的綜合考評辦法。改變以往《檔案管理學》課程單一、片面的評價體系，即一卷定成績的考核方式。建立促進學生潛力發揮和全面發展的評價體系。不僅重視總結性（結果）評價，而且重視形成性（過程）評價；不僅重視核心知識評價，更注重考察學生的創新意識、協作精神和實踐能力。在考評中，力求貫徹“學生主體性原則”、“合作性原則”、“體驗成功原則”、“綜合考評原則”，總成績由理論考試成績、平時成績、實踐操作成績三部分組成。實踐操作成績主要涉及學生在實踐環節中表現出的文化素質、思想素質、專業水平、課程知識、能力水平及期末綜合操作成績。理論考核與實踐考核明確分離，實踐考核成績應占課程成績50%以上。

誠然，本課程的改革是教育發展的需要，也是社會發展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有軟件方面也有硬件方面，更涉及到整個教育改革的大環境，而本文僅從實踐教學方面進行初步探討，未免掛一漏萬；更深層次的東西，還有待進一步探索。

主要參考文獻：

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檔案管理學是一門研究檔案管理工作基本原理、原則和方法的學科，在檔案學中最先建立。檔案管理學屬于應用檔案學范疇，是一門“研究檔案信息系統運行的規律，闡述檔案管理的一般原理、技術和方法的學科”。檔案管理學是檔案學中的應用學科，研究檔案信息系統運行的規律，闡述n案管理的一般原理、技術和方案。從研究對象看，它的研究范圍與內容似乎應涉及所有門類檔案的管理問題。但由于檔案的門類繁多且各有特點，所以現在的檔案管理學并不能將所有門類檔案管理的內容全部納入其研究范圍之中，而只能在傳統的以公務活動檔案管理為主要研究對象的基礎上，適當加大研究范圍，拓寬其領域。比如，檔案管理學不僅與圖書館學、情報學、文書學相關密切，而且由于它是檔案學的分支，因此同歷史學、行政管理學更是密不可分。隨著學科分化趨勢的進一步加大， 檔案管理學已經不再是純粹的一門學科， 而是由許多分支學科構成的學科群。檔案管理學由一門基干學科發展為一個龐大的學科群已是不爭的事實。

檔案管理學的教學范圍可以分為三個部分：導論、檔案管理的一般方法與技術，具有普遍性的專門檔案、新型載體檔案以及資料與實物材料的管理方法。在修正與補充具體內容方面需要注意：檔案價值的鑒定應放在檔案的收集與整理前進行；在檔案收集工作中，應講清楚檔案館藏的數量與質量關系問題；檔案的等級與統計是檔案工作中的綜合管理手段。對于檔案的整理方面，應該加大實驗課的深度與力度。關于如何開發與利用檔案信息資源，這是今后檔案管理學教學中的一個重點環節。從課程建設來看，檔案管理學呈現強化與弱化并存的趨勢，檔案管理學是關于檔案管理基本理論與實踐的學問，可以說， 檔案管理學課程的教學質量與水 平直接決定著學生的專業素養和業務技能，因此，一般來講，高校不僅有系統深入的課堂講授，而且有豐富多彩的課外實踐。

二、檔案管理的學科建設應以實踐為基礎

理論來源于實踐，是實踐經驗的提高和升華，脫離了實踐的理論，只是空洞的教條，從而失去了指導實踐的意義。檔案管理學的課程教學應由理論和實踐兩部分組成。但長期以來，課程實踐教學形式單一，應用層次低，技術手段落后，實踐教學的目標定位為對學生實際動手能力培養。檔案管理學專業應該注重對學生素質、能力、創新精神的培養，通過實踐教學培養學生對檔案工作的感性認識，使學生實現由理論到實踐的初步轉變。在實踐教學過程中應該體現出形式上的靈活多樣、內容上的創新、技術上的先進等特點。其方法有實驗室教學和檔案管理業務環節實習，教師可以根據學生的需要進行教學實踐方式的調整和轉變。檔案管理學的編寫與闡述，必須和檔案工作的發展實踐緊密地結合起來。

檔案管理學是應用性與實踐性都很強的學科，這就要求要有一定的理論作為基礎，同時也需要從事檔案管理工作者有明確的原則、技術和方法為依托，所以，增強檔案管理學的實用性和針對性尤為重要。檔案管理學的學科建設不僅要密切聯系當前工作的實際，而且還應預測檔案館館藏建設的宏觀控制、檔案鑒定標準、檔案館庫建設規劃、檔案利用服務的發展前景，對檔案工作現代化等問題都應著手研究并做深入調查。學科建設與課程建設既有聯系又有區別：學科建設是具有先導性的， 課程建設必須以學科建設為基礎；課程建設是否成熟，在專業課程體系中所產生影響的大小，是由學科建設發展水平決定的；課程建設是學科建設的反映，同時對學科建設具有推動作用。

參考文獻：

篇（6）

1.1 文件生命周期理論的基本內容

二十世紀，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件――檔案”運動過程以及運動規律和客觀描述，是實現文件管理的高效化，指導檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統運動過程；二是根據文件價值形態的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態，與文件的服務對象、保管場地和文件管理形式之間存在內在的密切聯系。

1.2 文件生命周期理論的重要意義

文件生命周期理論是在文件數量急劇增長的專業背景下產生的，文件生命周期理論的形成標志著現代檔案學的發展成熟。當達國家的檔案學者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現代檔案學的基本理論之一，檔案人員在進行現行文件管理的具體工作當中以文件生命周期理論作為重要依據，其重要意義主要體現在以下三個方面：一是準確、完整的解釋了文件運動的整體性和內在的關聯性；二是體現了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。

1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值

文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎，通過對電子文件進行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 對檔案歸檔工作的影響

電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進行編寫和修改的，保存之后便可實現共享，消除了傳統紙質文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統。

2.2 對檔案分類的影響

電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統紙質文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導下，新時期電子文件在形式、特征和內容上都發生了巨大的變化，電子文件通過計算機系統進行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯網實現數據資源共享。

2.3 對檔案價值鑒定的影響

根據文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內容、鑒定標準均發生了變化，分析范圍也擴大到了電子文件的讀取軟件和操作系統。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數據也必須不斷進行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關法律法規，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。

2.4 對檔案學理論研究內容的影響

檔案學的研究對象決定了檔案學理論的研究內容，以往的檔案學理論研究對象為傳統的紙質檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質文件，檔案學理論的研究對象發生了變化，以往的檔案學理論和研究模式也將隨之發生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應與時俱進，以文件生命周期理論作為依據，不斷進行調整、補充和完善。

3 文件生命周期理論指導下檔案工作應采取的對策

3.1 做好電子文件歸檔的技術處理工作

電子文件的迅速發展為歸檔的技術處理工作帶來了機遇與挑戰，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領域，以文件生命周期理論作為指導，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環節。檔案工作者要通過技術處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護手段，維持電子文件的原始結構，確保電子文件檔案的真實可靠。

3.2 解決好電子文件的保存問題

由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統紙質文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質如果保存不當也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護層當中，并進行定期復制，以防發生信息損毀。

3.3 實行檔案管理立體化發展戰略

傳統的紙質檔案在管理過程中呈現直線狀態，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結構基礎上，又新增了檔案信息載體的內容，形成了三維式管理結構，這種立體化的發展戰略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。

3.4 提高檔案工作人員能力素質

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關鍵詞:檔案 管理 現代化

隨著信息化浪潮涌現,信息化從理論方式技術手段,都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程,不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化,準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求,以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。

近年來,雖然檔案工作得到較快的發展,檔案管理現代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現代化的步伐。

一、檔案工作現代化的必要性

實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中,要從總體上提高現代化水平,必須摸清國際國內的動態,了解過去和現狀,以及今后的發展趨勢,才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點,就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要,春有采用現代化手段,才能在較短時間內,迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時提供利用。所以,實現檔案工作現代化,是適應我國實現現代化,趕超世界先進水平的必然要求。

實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展,檔案的種類和數量急劇增長,給保管和利用帶來一系列問題。同時,利用者也對檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態,無法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展,特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用,能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。

二、檔案管理工作現代化的主要內容

新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇,在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐,以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。

(一)檔案工作技術現代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來,實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如:廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作,并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來,將會有效地實現檔案管理自動化。

(二)檔案工作組織與管理現代化

檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理,經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導,運用管理科學的原理,遵循檔案工作的客觀規律,研究和處理工作的各種問題,可以做到管理方法科學化、管理機構高效化,管理工作現代化,檔案工作標準化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果,管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現,是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法,形成行之有效的檔案科學管理理論,這些理論與檔案工作實際相結合,不斷地指導檔案管理實踐,在實踐中加以總結和發展,最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中,實現檔案管理的專業化、自動化。

(三)檔案干部知識化

由于設備的現代化和管理的科學化,需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神,還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能,能夠進行技術操作和管理,在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識,這樣才能適應檔案工作現代化的需要。

(四)檔案資源信息化

在信息時代,信息化已成為各行各業現代化的與主導,以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐,是將檔案資源和檔案各項管理過程,通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸,實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用,實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐,是新時期檔案管理現代化的核心內容,其主要包括:一是檔案信息資源建設,即通過數字化、網絡化技術手段,建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫;二是檔案基礎平臺建設,包括檔案網絡建設和管理系統開發應用,建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺,實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化,可以預見,在未來20年,檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容,將不斷推動檔案管理現代化的發展。(五)檔案保護現代化

傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用,出現許多新型載體的檔案,如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求,因此,以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容,而且,它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

三、檔案工作現代化的作用

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檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案管理工作水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法,從而實現檔案信息的社會化服務。檔案信息化包括以下幾層基本涵義:

1.檔案信息化的基本推動力是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用。

2.檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案管理現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。

3.在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現,出現了一系列檔案學基本理論從未遇到的新問題,于是解決這些新問題便成為當前構建檔案管理新理論的重要命題。

4.檔案信息化建設的最終目標是實現檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好信息基礎設施的前提下實現信息的公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設而言,這一目標也具有指導意義。

一、檔案信息化遇到的困難

1.思想觀念滯后的問題

習慣于傳統的手工工作,對檔案信息化的重要性認識不足;認為實現檔案信息化是遙遠的事,可有可無;在目前應用水平不高的情況下使用微機是高投入、低產出,得不償失;對實現檔案信息化能提高工作效率持懷疑態度。因此,要加快實現檔案信息化,就必須走出這些思想觀念上的誤區。

2.人員素質問題

檔案信息化要求檔案工作者必須掌握檔案業務的信息技術,但部分檔案工作者還不能既熟悉檔案管理業務又熟練掌握計算機、掌握信息技術,因此,提高全行業工作人員素質是當務之急。

3.信息化資金投入問題

檔案信息化需要大量的資金投入。目前投入方面還不到位,與業務發展仍不相適應。雖然實現信息化是檔案事業的必然選擇,但如何解決好當前利益和長遠利益的關系是擺在決策者面前的一大難題。

二、克服困難的對策

切實轉變觀念,以信息學的基本理論改造我們的頭腦,并引導人們對檔案信息的認識,樹立科學的檔案信息觀,從而為檔案信息化營造相宜的內外環境。重視發展和掌握信息化檔案技術,不失時機地利用信息技術武裝自己,開拓新的業務領域,培養新的功能。我們必須充分認識檔案信息化是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統工程,增強緊迫感,盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。

加強人員培訓,注重培養復合型人才。檔案事業的發展離不開高素質的干部隊伍,要加快實現信息化,需要加快培養一大批既懂檔案業務,又懂信息技術的復合型人才。“人才先行”是加快檔案信息化進程的前提的工作:第一,加強計算機專業技術人員的檔案業務培訓。檔案信息化是為檔案業務服務的。計算機專業技術人員對各種檔案業務的熟悉程度如何,決定著檔案信息化軟件開發和應用質量。當計算機應用發展到網絡化和決策輔助階段時,怎樣使檔案管理科學化、調度有序化、傳遞信息規范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化,取決于程序開發者對檔案業務的了解程度。第二,加強計算機等信息技術使用者的素質培養。將業務培訓和上崗考核結合起來,盡快造就一批既懂檔案業務,又懂技術信息的復合型人才。此外,還要提高計算機應用管理者的管理水平,使每項規章制度落到實處,使各種設備運轉良好。

加強資金投入,搞好基礎實施建設,保證必要的政策和資金支持。盡快實現辦公自動化和信息化,改變面貌,推動檔案事業持續、快速、健康發展。近幾年檔案系統的計算機應用雖然花費了不少的力氣,但是許多人不懂得也不去研究“數據環境”這個重要課題,總是跳不過“起步階段”,基本上在應用數據庫的環境中轉來轉去。但檔案信息化建設的基礎與核心和其他系統的信息化建設一樣,也是數據集成。因此,當前檔案系統首要的任務就是改造以數據文件和應用數據庫為主的、混亂的、低檔次的數據環境,建成主題數據庫和信息檢索系統這樣高檔次的數據環境,檔案信息標準化工作既是當務之急又是長遠之計,抓住了這個關鍵問題就會使長期困擾我們的檔案處理與計算機應用找到了正確的切入點,從而更快更好地為計算機創造一個完美的數據環境。無論是決策層的領導還是作業層的工作人員,都必須時時把檔案信息標準化管理工作落到實處。在決策層方面,決策者們要具有較大的統一協調權力,按照系統總體規劃的原則指揮和控制,從而使一個檔案系統的數據環境建有相當大的權威性。在作業層方面數據管理人員要嚴格執行有關標準,協調數據庫和其他數據結構的開發、管理和監督他人實施數據環境的標準化、規范化,使檔案信息數據存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前,在檔案信息化這方面的工作還很不夠,必須特別重視檔案信息資源標準化管理人員的任用,這樣檔案信息數據環境才會從根本上改變目前不良的狀況。

三、檔案信息化的建議

有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化過程中,一定要認準“信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作都是為了對大量的檔案數據進行有效的存儲并且得到快捷的管理,最后在一個良好的數據環境中很方便地提供查詢和統計分析,從而為社會的各項事業提供服務。

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檔案數據庫是以檔案的本體管理為基礎，兼顧數據庫設計和應用發展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中，數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上，檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。

在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。

一、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數量龐大、內容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。” “這實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數據庫建設的基礎理論，該理論直接影響著檔案數據庫建設的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據檔案的一般特征作為分類標準和依據，根據嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現實存在狀態與界線對事物進行區分的，強調根據事物的現狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領域的具體體現就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內容，這也是檔案數據庫區別于其他文獻數據庫的關鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數據庫建設中，一般是在來源單位層次上建立實體數據庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數據庫對象對內容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數據庫建設中融合。

二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數據庫的建設具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經驗。以全宗為基本單位建設檔案數據庫，數據庫內容反映的是一個現實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數據具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設檔案數據庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。

第三，依據全宗理論進行檔案數據庫建設，有利于數據庫的建設與維護工作。按照這種思路進行檔案數據庫建設在多數情況下能夠保證數據庫的建設者、管理者、擁有者、維護者是統一的，數據庫建設各方的利益是一致的，有助于保證檔案數據庫建設的動力、資金以及作用的發揮。

1、全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫。

雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內就有可能出現紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設置專門機構，提供專門的庫房和設備，雖然可以在編號系統中設置它們與全宗的關系，但在實體管理層面上已經不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務部門單獨保管的管理方式。

篇（10）

    一、提高社區檔案工作者素質的緊迫性    社區作為基層部門，其檔案管理模式往往存在滯后性的特點，社區業務聯系無法做到及時、準確。而且，社區檔案管理者多是老、弱、病的女性人員，多存在文化水平低、責任心不強，且多兼職的狀況，容易造成檔案更新不及時、存在錯誤以及檔案交接不完全等情況。而在信息時代，隨著信息技術在檔案工作中的發展和運用，社區檔案工作也從傳統手工式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變，檔案資源的信息化管理將成為趨勢，檔案工作者要承擔起社區檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色，要具備一定現代科學技術能力的檔案專業人才。同志也曾指出：“現代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經濟、文化方面的知識都要掌握一點，還要學習一點外語，這樣才能適應新時期，新形勢對檔案工作者的要求。”

但是目前社區檔案工作者的整體文化水平、技術掌握程度距信息時代的要求還存在不小的距離，無論是在檔案專業技術程度還是信息工具運用能力，甚至在思想觀念上他們都沒有跟上信息時代的發展，這樣的情況勢必影響我國社區檔案管理的信息化發展，所以我們在大力開展社區檔案資源信息化同時，更要提高社區檔案工作者素質。   二、信息化時代社區檔案管理人員需提高的新技能   信息社會下，社區檔案工作者不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，如廣博的知識結構，英語應用能力，創造性的思維能力，以及現代信息技術使用等能力。

1、分析問題解決問題能力    在當今信息化社會，檔案部門的檔案信息化建設已成為工作的重點，但社區檔案管理的信息化是一個循序漸進的過程，在這個過程中，除了需要現代化技術支持外，還需要在社區檔案管理人員在檔案業務上不斷探索。所以檔案工作者必須解放思想，勤于思考，變通思維，大膽實踐，切實提高分析問題、解決問題的能力，讓社區檔案資源信息化工作不斷完善，使社區檔案信息資源開發、利用工作更加科學、合理。

 2、具備一定的外語能力    隨著社會的發展，外語的重要性在社區中也日益顯著。在信息時代，網絡拉近了社區與其他地區甚至是其它國家的距離，檔案工作者與國內外同行的交流也日益增多，這為社區檔案工作者提供了一條了解國內外社區檔案工作，切實提高工作水平的良好途徑。這就要求社區檔案工作者要具備一定的外語能力。同時，外語也是檔案工作者在日常工作、生活中經常遇到的內容，它是檔案工作者掌握現代科學技術的重要工具。為了切實把社區檔案管理工作做好，檔案管理者必須積極加強外語知識的學習。

3、運用現代化信息工具能力

社區檔案管理人員在現代化的信息檔案工作中，必須能熟練運用計算機的理論和網絡管理的基本知識，掌握好計算機、英語、和網絡知識等基礎綜合素質。只有掌握了這些基本的知識，才能更快、更好地為開發現代化的檔案管理奠定基礎。有了基本的網絡管理知識和計算機理論，還要有一定的信息處理能力，能夠科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關的檔案信息；還要有一定的信息問題解決能力，能夠切實解決信息時代的一系列新問題，這是信息技術存在和發展的價值所在，同時，也要有一定的信息交流能力，信息交流涉及交流的模式、內容、特別是方法、途徑等。

      三、如何提高社區檔案工作者素質    1、社區檔案工作者要再提高認識    社區檔案工作者要切實提高認識，真正認識到社區檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質對社區檔案管理信息化發展的關鍵作用。要全面認識社區檔案特別是信息化社區檔案的價值作用，擺正心態、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉換角色應對信息技術帶來的挑戰，要自覺學習先進知識、信息技術以及現代管理等知識，努力掌握好外語和應用計算機、網絡技術的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應對社區檔案管理信息化的要求。

篇（11）

城建檔案館為了適應發展，一直十分注重運用現代化技術進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統，還是對城建檔案館內各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現了一些新技術的運用，這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。主要體現在：

（一）電子文件這一新型載體的產生，給傳統管理模式帶來了的極大沖擊

20世紀90年代以來，全球范圍內掀起了新一輪的信息化浪潮，“數字地球”“數字城市”建設日新月異，信息技術在行政機關辦公活動中，在城市規劃管理建設過程中廣泛應用，出現了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎結構發生了變化。“電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發生了革命。這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。

（二）電子政務的加快推行，對傳統管理模式提出了挑戰

2002年初國家信息化領導小組，決定把電子政務建設作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構信息化建設的迅速發展，電子政務系統逐步成為機關公文處理的平臺，作為政務信息化建設的一個重要內容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務的建設者、以及實際工作者共同關注。

2002年8月，國務院在部署全國政府系統辦公業務資源網建設工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》強調檔案部門要積極參與電子政務建設，把電子公文歸檔管理作為電子政務建設的重要環節納入其總體設計框架。

檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。針對傳統檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。

（三）紙質檔案與電子檔案并存的現狀，對改變傳統的管理模式提出了迫切的要求

城建檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者的將。

現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰和發展機遇。從傳統的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉變，是城建檔案部門發展的必由之路。