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篇（1）

個(gè)人信用檔案管理的法律關(guān)系實(shí)則是以個(gè)人信用檔案為核心在征信機(jī)構(gòu)、個(gè)人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關(guān)系,這種法律關(guān)系的內(nèi)容體現(xiàn)為法律上的權(quán)利和義務(wù),因此法律關(guān)系主體的權(quán)利與義務(wù)是立法的重點(diǎn)①。由于目前我國(guó)沒(méi)有個(gè)人征信法起草的計(jì)劃,最有可能盡快出臺(tái)的全國(guó)性征信法規(guī)仍是《征信管理?xiàng)l例》。因此,筆者將結(jié)合《征信管理?xiàng)l例》(征求意見稿),具體闡述對(duì)個(gè)人信用檔案管理法律關(guān)系主體的規(guī)制,并對(duì)《征信管理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)提出改進(jìn)意見。

一、對(duì)個(gè)人信用征信機(jī)構(gòu)的規(guī)制

個(gè)人信用征信機(jī)構(gòu),指經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的,專門從事采集、存儲(chǔ)、加工處理信用信息,提供信用檔案和其他信用咨詢服務(wù)的組織。它是獨(dú)立于信用交易雙方的第三方,具有中介性質(zhì)。

目前,我國(guó)現(xiàn)有的法律體系中,對(duì)征信機(jī)構(gòu)的管理,以地方政府規(guī)章或部門規(guī)章為主,尚沒(méi)有法律位階較高的專門法對(duì)征信機(jī)構(gòu)的從業(yè)資格、經(jīng)營(yíng)范圍進(jìn)行監(jiān)管。征信機(jī)構(gòu)設(shè)立無(wú)序、混亂。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面對(duì)征信機(jī)構(gòu)的義務(wù)做出規(guī)范。

1.尊重個(gè)人信用檔案主體權(quán)利的義務(wù)

征信機(jī)構(gòu)應(yīng)充分保障公民對(duì)自己的個(gè)人信用檔案信息的知情權(quán)、異議權(quán)。這在《條例》中也有所規(guī)定,“第四十條信息主體認(rèn)為其信息存在錯(cuò)誤、遺漏的,有權(quán)向征信機(jī)構(gòu)提出異議,要求更正。征信機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定受理異議申請(qǐng),并在收到異議申請(qǐng)之日起20個(gè)工作日內(nèi)完成對(duì)異議信息的核查和處理,書面答復(fù)異議申請(qǐng)人。個(gè)人提出異議申請(qǐng),征信機(jī)構(gòu)未按照前款規(guī)定辦理的,該信息主體有權(quán)以書面方式要求該征信機(jī)構(gòu)一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對(duì)征信機(jī)構(gòu)通知、確認(rèn)等義務(wù)的規(guī)定,通過(guò)立法要求征信機(jī)構(gòu)記錄信息主體不良信用信息時(shí),即負(fù)面信用信息將被列入‘黑名單’時(shí),征信機(jī)構(gòu)應(yīng)通知本人,并核實(shí)信息的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。美國(guó)信用檔案管理中,對(duì)于負(fù)面信息入庫(kù),一般會(huì)有2-3次的友情提醒。

2.對(duì)個(gè)人信用檔案信息規(guī)范化管理的義務(wù)

在個(gè)人信用檔案信息收集時(shí),首先須有特定的、合法的目的,并且需要依照法律規(guī)定的途徑和方式進(jìn)行,不得以欺騙或其他違反法律規(guī)定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現(xiàn)了“合法收集的原則”,但是卻沒(méi)有對(duì)“限制收集”做出明確的規(guī)定,應(yīng)盡快完善。限制收集是指,將需收集的個(gè)人信息限制在最小的范圍內(nèi),盡可能不收集或者收集最少的個(gè)人信息,即可收集可不收集的信息,采取不收集的原則。

在個(gè)人信用檔案使用時(shí)應(yīng)采用限制原則。征信機(jī)構(gòu)利用個(gè)人信用檔案,應(yīng)通知個(gè)人信用檔案主體,并征得個(gè)人信用檔案主體的同意,法律規(guī)定的除外。征信機(jī)構(gòu)還應(yīng)對(duì)信用檔案申請(qǐng)使用者的身份、使用目的進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān),以保證信用檔案的使用在法律規(guī)定的范圍內(nèi)。這在《條例》中也有所體現(xiàn)。

《條例》第十七條規(guī)定,征信機(jī)構(gòu)對(duì)所收集的信息應(yīng)當(dāng)客觀、及時(shí)進(jìn)行整理、保存和加工,不得歪曲、篡改,并應(yīng)當(dāng)采取必要、合理的措施以確保信息的及時(shí)更新。這正是征信機(jī)構(gòu)保障個(gè)人信用檔案信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性的義務(wù)。信用信息真實(shí)、準(zhǔn)確是個(gè)人信用檔案發(fā)揮作用的生命線。因此征信機(jī)構(gòu)在收集信用信息時(shí),就應(yīng)按照法定的程序征集、審查,制定相關(guān)的內(nèi)部操作機(jī)制與校對(duì)機(jī)制,保證信用信息處理前后一致。

《條例》第二十三條規(guī)定,征信機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全征信信息保密管理制度,建立信息查詢內(nèi)部分級(jí)管理制度,在信息收集、整理、保存、加工和使用過(guò)程中確保信用信息不被泄露。征信機(jī)構(gòu)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得擅自查詢或越權(quán)查詢?cè)摍C(jī)構(gòu)擁有的信息,不得泄露在業(yè)務(wù)工作中獲悉的信息。這對(duì)征信機(jī)構(gòu)的安全保護(hù)義務(wù)起到很好的法律規(guī)范作用。

3.保持獨(dú)立、公正的義務(wù)

信用信息對(duì)個(gè)人關(guān)系重大,信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機(jī)構(gòu)受某種利益的左右,信用檔案信息失去了公正、客觀性,不僅不能服務(wù)于社會(huì),提高經(jīng)濟(jì)運(yùn)行效率;相反還會(huì)貽害于人,成為擾亂市場(chǎng)的一個(gè)根源。因此,征信機(jī)構(gòu)作為獨(dú)立于市場(chǎng)交易的第三方,應(yīng)客觀、公正地收集信用信息,提供信用信息服務(wù)。不應(yīng)受到除法律以外的政府、企業(yè)或個(gè)人的干涉。《條例》中對(duì)于這點(diǎn)并沒(méi)有提出,筆者認(rèn)為在總則或征信機(jī)構(gòu)的一般規(guī)則中應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、對(duì)個(gè)人信用檔案主體的保護(hù)

個(gè)人信用檔案主體,就是指其信用信息被征信機(jī)構(gòu)收集、處理和利用的人,即被征信人。對(duì)于個(gè)人信用檔案主體的稱呼,美國(guó)使用的是“消費(fèi)者”,而歐盟使用的則是“數(shù)據(jù)主體”。一般而言,個(gè)人信用檔案主體應(yīng)當(dāng)為個(gè)人(即自然人),而不包括法人或其他組織。

整個(gè)信用檔案管理流程是圍繞個(gè)人信用信息展開的,個(gè)人信用檔案的建立又是以個(gè)人信用信息在一定范圍內(nèi)公開為前提的,因此不可避免地會(huì)涉及到個(gè)人信用檔案主體的隱私問(wèn)題,這也是個(gè)人信用檔案立法的焦點(diǎn)。《條例》對(duì)個(gè)人信用檔案主體的保護(hù),從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規(guī)則都有體現(xiàn)。但是筆者認(rèn)為《條例》對(duì)于個(gè)人信用檔案主體的保護(hù)是不全面的,隨著個(gè)人權(quán)利空間的逐步拓展和權(quán)利種類的漸趨細(xì)化,與個(gè)人信用檔案有關(guān)的個(gè)人權(quán)利不僅包括隱私權(quán),還有可能涉及個(gè)人的信用權(quán)、自由權(quán)、姓名權(quán)、名譽(yù)權(quán)等多種人格權(quán)。因此應(yīng)充分明確個(gè)人信用檔案主體的信息權(quán)。

為了有效規(guī)避公民信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中可能受到的侵犯,我國(guó)個(gè)人信用檔案立法應(yīng)強(qiáng)調(diào)個(gè)人信用檔案主體享有以下信息權(quán)利③:

個(gè)人信用信息同意權(quán),是指?jìng)€(gè)人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機(jī)構(gòu)征收,基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權(quán)利。《條例》也規(guī)定除了行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)以及法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織已經(jīng)依法公開的信息和其他已經(jīng)公開的信息外,征信機(jī)構(gòu)收集、保存、加工個(gè)人信息應(yīng)當(dāng)直接取得信息主體的同意。

個(gè)人信用信息知情權(quán),是指?jìng)€(gè)人信用檔案主體有權(quán)知道其信用信息處理情況。個(gè)人信息知情權(quán)是實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息權(quán)其他方面的基礎(chǔ),因?yàn)橹挥袀€(gè)人信用檔案主體才會(huì)對(duì)自身的信息存在高度的敏感性,最容易發(fā)現(xiàn)個(gè)人信用信息中的錯(cuò)誤,能積極主動(dòng)更改錯(cuò)誤信息和已過(guò)時(shí)信息,從而保證收集和使用信用信息的準(zhǔn)確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權(quán)按照國(guó)務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定向征信機(jī)構(gòu)查詢自己的信用檔案。信用檔案應(yīng)包括信用信息、信用信息來(lái)源和信用信息查詢記錄”正體現(xiàn)了這一點(diǎn)。

個(gè)人信用信息更正權(quán),是指?jìng)€(gè)人信用檔案主體發(fā)現(xiàn)其信用信息不正確、不完整、未更新,可要求有關(guān)征信機(jī)構(gòu)更正、補(bǔ)充的權(quán)利。個(gè)人信用信息更正權(quán)的賦予,既是個(gè)人信用信息知情權(quán)演繹和發(fā)展的必然邏輯,也是實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人隱私權(quán)保護(hù)的有效制度安排。

個(gè)人信用信息刪除權(quán),是指?jìng)€(gè)人信用檔案主體要求征信機(jī)構(gòu)刪除其信息的權(quán)利。在個(gè)人信用檔案管理中,對(duì)確認(rèn)為錯(cuò)誤的信息,征信機(jī)構(gòu)非法儲(chǔ)存、超范圍儲(chǔ)存、逾期儲(chǔ)存?zhèn)€人信用信息的,個(gè)人信用檔案主體均有權(quán)要求予以刪除。

應(yīng)該說(shuō)《條例》中以上規(guī)定對(duì)公民的信息更正、刪除、保密權(quán)的保護(hù)是比較完善的,但是對(duì)異議處理完畢以后除了書面答復(fù)個(gè)人信用檔案主體外,還應(yīng)免費(fèi)提供一份信用檔案,以保證個(gè)人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。

個(gè)人信用信息救濟(jì)權(quán),當(dāng)個(gè)人信用檔案主體的權(quán)利受到侵害時(shí),應(yīng)獲得事后的民事、行政、司法上的補(bǔ)救。《條例》第四十一條規(guī)定,信息主體認(rèn)為征信機(jī)構(gòu)、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權(quán)益的,可以向國(guó)務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門投訴。救濟(jì)制度可以啟動(dòng)個(gè)人信用檔案主體對(duì)征信機(jī)構(gòu)、信用信息提供者、信用檔案使用者的監(jiān)督程序,使我國(guó)對(duì)個(gè)人信用檔案主體的保護(hù)制度更加完善。

個(gè)人信用信息封鎖權(quán),是指?jìng)€(gè)人信用檔案主體對(duì)其信用信息的準(zhǔn)確性向征信機(jī)構(gòu)提出異議,在異議未解決期間,個(gè)人信用檔案主體有權(quán)要求征信機(jī)構(gòu)以一定方式暫停信息繼續(xù)處理和利用。另外,當(dāng)雙方對(duì)信用資料的正確性發(fā)生爭(zhēng)議,征信機(jī)構(gòu)又無(wú)充足理由證明的情況下,也必須對(duì)該信用信息進(jìn)行封鎖,不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的,筆者認(rèn)為有必要增加。個(gè)人信用檔案信息的封鎖權(quán)可以保障異議處理期間,公民的合法權(quán)益。

三、對(duì)信用檔案信息提供者的規(guī)制

個(gè)人信用檔案信息提供者,是指為征信機(jī)構(gòu)提供其掌握的關(guān)于公民的信用信息的社會(huì)組織或個(gè)人,如銀行、保險(xiǎn)公司,公共服務(wù)部門(如水、電、氣)等。

信用信息的正確性、及時(shí)性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規(guī)范,但我國(guó)對(duì)于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對(duì)于征信法律關(guān)系中重要的當(dāng)事人之一,如何對(duì)其行為進(jìn)行規(guī)范,明確其法律責(zé)任,是一個(gè)值得深入探討的課題。

筆者認(rèn)為,信用檔案信息提供者的義務(wù)應(yīng)包括類似于征信機(jī)構(gòu)義務(wù)的方面,因?yàn)樗麄兌忌婕暗叫庞脵n案信息的傳輸環(huán)節(jié)。要保證信用信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性,對(duì)信用信息保密,應(yīng)當(dāng)告知信息主體該信息特定的提供對(duì)象和提供該信息可能產(chǎn)生的不利后果,并取得信息主體的書面同意等。

四、對(duì)個(gè)人信用檔案使用者的規(guī)制

個(gè)人信用檔案使用者,是指利用征信機(jī)構(gòu)為其提供的個(gè)人信用檔案進(jìn)行授信、雇傭等活動(dòng)的個(gè)人或機(jī)構(gòu)。當(dāng)前社會(huì)中,信用檔案使用者往往也正是個(gè)人信用檔案信息的提供者,如諸多的商業(yè)銀行、保險(xiǎn)公司。

筆者認(rèn)為,個(gè)人信用檔案信息使用者的義務(wù)主要應(yīng)該有④:

一是使用目的限制。個(gè)人信用檔案信息的使用者,只有在法律允許的范圍內(nèi)或取得個(gè)人信用檔案主體的授權(quán)后才可使用。

二是信用檔案信息來(lái)源披露義務(wù)。信用檔案信息使用者根據(jù)信用檔案信息,做出不提供服務(wù)或拒絕交易的決定后,有義務(wù)以口頭或書面的形式,告知個(gè)人信用檔案主體關(guān)于做出決定的依據(jù)或原因,并且提供出具信用檔案征信機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式,還應(yīng)清楚、全面地告知個(gè)人信用檔案主體提出異議的權(quán)利和途徑,這樣一方面有利于信息主體及時(shí)向征信機(jī)構(gòu)查證征信機(jī)構(gòu)所收集的自身信息的準(zhǔn)確性、全面性和及時(shí)性,另一方面還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止某些不法行為,如身份盜竊行為。

《條例》對(duì)信用信息使用人也進(jìn)行了使用限制,并規(guī)定了侵害的法律責(zé)任。但是對(duì)使用范圍定位的缺失,不能不說(shuō)是一種缺憾。筆者認(rèn)為,應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)信用信息披露進(jìn)行約束,可將個(gè)人信用檔案信息的披露限制在以下方面:

一是金融機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等向公民提供相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)時(shí),調(diào)查其信用狀況,以判斷其支付能力與償還能力;二是有關(guān)政府機(jī)構(gòu)做出行政許可時(shí)的調(diào)查;三是潛在雇主需要了解個(gè)人誠(chéng)信情況,以便做出是否雇傭的決定;四是個(gè)人信用檔案主體申請(qǐng)查詢本人的信用記錄或授權(quán)他人使用;五是法律、法規(guī)規(guī)定可以披露的。

注釋:

①吳國(guó)干.個(gè)人信用征信基本法律關(guān)系探略[J].湖北社會(huì)科學(xué),2008(8):131-134.

篇（2）

論文關(guān)鍵詞：醫(yī)療部門；醫(yī)療設(shè)備檔案；管理

醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)中;擁有大批先進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無(wú)可替代的作用。如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的形成

設(shè)備檔案是醫(yī)院在購(gòu)置設(shè)備過(guò)程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請(qǐng)材料、可行性論證報(bào)告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說(shuō)明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（b）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄[1]；（7）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及處置結(jié)果。從設(shè)備檔案的形成過(guò)程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項(xiàng)既耗時(shí)又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考[2]。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于熱力、化學(xué)原素的作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕和松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，要維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時(shí)間長(zhǎng)，如一臺(tái)大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝將會(huì)形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報(bào)廢，有一個(gè)很長(zhǎng)的周期。二是多種多樣，設(shè)備有國(guó)產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢(shì)必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個(gè)科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說(shuō)明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值。

四、如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

1、建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)

設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購(gòu)、使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡(luò)廣泛深入地宣傳《檔案法》，強(qiáng)化各級(jí)管理人員依法治檔的意識(shí)。我院成立由分管院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，定期召開有關(guān)人員會(huì)議，明確工作目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院部對(duì)科室的目標(biāo)考核，及時(shí)與有關(guān)人員的考評(píng)、職稱晉級(jí)、年終評(píng)優(yōu)掛鉤。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，做好日常設(shè)備記錄；每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)[3]。

2、確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個(gè)部分組成：設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時(shí)將有關(guān)材料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3、建立健全歸檔制度。

首先要明確管理范圍。對(duì)于中等以上醫(yī)院，凡是1000元以上的教學(xué)、醫(yī)療、科研儀器設(shè)備，不論其資金來(lái)源、購(gòu)買渠道如何，均要建立設(shè)備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、報(bào)廢等全過(guò)程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。設(shè)備檔案主要形成于申購(gòu)過(guò)程與運(yùn)行過(guò)程。申購(gòu)過(guò)程中形成的檔案主要包括申購(gòu)單、論證報(bào)告表、政府采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購(gòu)銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備安裝使用說(shuō)明、維修手冊(cè)及其他隨機(jī)技術(shù)資料等[4]。特大型的設(shè)備還包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報(bào)告等。運(yùn)行過(guò)程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、最終的報(bào)廢表等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。

五、小結(jié)

當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來(lái)保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來(lái)促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)療各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新.醫(yī)院設(shè)備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)，2000（6），340.

篇（3）

我國(guó)檔案保護(hù)技術(shù)貫徹“以防為主防治結(jié)合”的原則重在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保護(hù)條件的改善。國(guó)家檔案局于1986年頒發(fā)的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》根據(jù)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)情況提出了庫(kù)房設(shè)計(jì)的要求對(duì)檔案的保護(hù)從安全、溫濕度控制、光照等方面提供了最基本的條件。1987年又頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，為檔案庫(kù)房的科學(xué)管理提出了可操作的、較具體的要求。

二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護(hù)

新型載體檔案因其載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同在保管過(guò)程中應(yīng)針對(duì)其特點(diǎn)盡量按類別做到分庫(kù)保存統(tǒng)一管理。

不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。庫(kù)房?jī)?nèi)一般應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應(yīng)使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查以判斷是否需要修復(fù)或需要進(jìn)行其他保護(hù)性處理。

下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護(hù)技術(shù)供大家參考

1照相底片底片是一種化學(xué)感光材料極易引起化學(xué)變化和自毀它又屬于膠質(zhì)材料極易起火熔化和變質(zhì)其保護(hù)條件要求較高。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。

2照片照片檔案的保護(hù)應(yīng)著重于抑制霉菌的生長(zhǎng)可調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)環(huán)境的pH值添加必要的防霉劑。

3縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體。縮微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環(huán)境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。另外要選擇適當(dāng)?shù)谋９芷骶吆痛娣盼恢谩闇p少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時(shí)手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣。縮微片連續(xù)閱讀不能超過(guò)規(guī)定時(shí)間以免設(shè)備過(guò)熱膠片受熱易發(fā)脆變形。保存中膠卷不應(yīng)卷得過(guò)緊不能加橡皮筋纏繞，不同種類的膠片應(yīng)分開保管以避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)等。

4磁帶磁帶的保護(hù)應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠(yuǎn)離磁性物體防止磁帶消磁對(duì)于長(zhǎng)期存放不用的磁帶要定期繞動(dòng)防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應(yīng)打開以防誤操作抹掉信息。

5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標(biāo)簽不能觸摸數(shù)據(jù)讀寫區(qū)磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護(hù)口置于寫保護(hù)狀態(tài)。

6光盤光盤的保護(hù)應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。其信號(hào)穩(wěn)定性方面比磁盤好得多但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤的數(shù)據(jù)無(wú)法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數(shù)據(jù)面放置時(shí)數(shù)據(jù)面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時(shí)放回保護(hù)套或盒中保存中要放在保護(hù)套或盒中立放。光盤若被弄臟用無(wú)腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。

由于新型載體檔案的自身特點(diǎn)為安全的保護(hù)和利用它們，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。磁性載體文件應(yīng)一式兩份歸檔應(yīng)將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應(yīng)另制做復(fù)制件利用中使用復(fù)制件妥善保存原件。錄像片也應(yīng)另歸檔一套可供借閱的備份片。

篇（4）

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

1、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

篇（5）

臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來(lái)，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進(jìn)工作條件，提高管理水平，被評(píng)定為山西省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位。在加快法治水利建設(shè)中推進(jìn)執(zhí)法檔案管理。推進(jìn)法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進(jìn)，三加強(qiáng)”工作經(jīng)驗(yàn)，被臨汾市委在全市推廣。實(shí)施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬(wàn)字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實(shí)現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強(qiáng)化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購(gòu)配備了檔案柜、錄像機(jī)等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導(dǎo)、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進(jìn)了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動(dòng)了推行執(zhí)法三項(xiàng)制度工作，將為全面推進(jìn)執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機(jī)。面對(duì)新形勢(shì)新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問(wèn)題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書格式不統(tǒng)一，記錄不及時(shí)、不全面，歸檔不及時(shí)，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過(guò)度分散執(zhí)法等。

2加強(qiáng)水利法治檔案管理的對(duì)策

2.1加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)、管理體系和隊(duì)伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機(jī)構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺(tái)，隊(duì)伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊(duì)伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時(shí)要加大力度，加強(qiáng)法治和執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊(duì)伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實(shí)施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級(jí)水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰(shuí)執(zhí)法誰(shuí)普法”普法責(zé)任制》中，全面推進(jìn)檔案管理普法全覆蓋，進(jìn)一步增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，為推進(jìn)法治檔案筑起強(qiáng)有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績(jī)效考核內(nèi)容，加大力度推進(jìn)執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。加強(qiáng)對(duì)執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到五個(gè)統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號(hào)和集中統(tǒng)一保管”。積極推進(jìn)執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書工作和檔案工作有效地結(jié)合起來(lái)，有效實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務(wù)。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對(duì)于提高檔案利用率，提高檔案信息的時(shí)效性，拓寬服務(wù)范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動(dòng)化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時(shí)上傳全過(guò)程音像記錄的云存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法全過(guò)程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。

3加快推行執(zhí)法“三項(xiàng)制度”，促進(jìn)執(zhí)法檔案管理

目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過(guò)程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項(xiàng)制度，要求對(duì)執(zhí)法“六大行為”和全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化記錄和歸檔，實(shí)行全過(guò)程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開放度、社會(huì)化程度陡增，監(jiān)督空前強(qiáng)化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機(jī)遇，認(rèn)真推行執(zhí)法三項(xiàng)制度，必定會(huì)把執(zhí)法檔案管理推上一個(gè)更高的臺(tái)階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動(dòng)中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對(duì)行政執(zhí)法案卷進(jìn)行評(píng)查、檢查、評(píng)議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認(rèn)真開展執(zhí)法案卷評(píng)查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問(wèn)題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進(jìn)了執(zhí)法整體工作的管理水平。

篇（6）

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

篇（7）

1.信息安全

信息系統(tǒng)自身存在的漏洞，給黑客的非法入侵提供了可乘之機(jī)，從而使網(wǎng)絡(luò)信息的安全性極端脆弱，嚴(yán)重的安全失范行為會(huì)給國(guó)家?guī)?lái)災(zāi)難性的后果。我們目前采取的各種防范措施，還無(wú)法從根本上保證信息的安全，正如美國(guó)計(jì)算機(jī)軟件專家科思所說(shuō)：“我們甚至有理由懷疑，絕對(duì)可靠的防范措施可能永遠(yuǎn)也找不到。”[1]如何保證信息安全，成為我們面臨的新的信息倫理難題，也是我們?cè)跇?gòu)建數(shù)字檔案館過(guò)程中，至今仍無(wú)法完全克服的一個(gè)“瓶頸”。

2.信息侵權(quán)

提供文化信息資源為社會(huì)服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)主要功能，然而由于網(wǎng)絡(luò)傳播的不可控性，信息侵權(quán)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所謂信息侵權(quán)指的是未經(jīng)版權(quán)所有者允許擅自轉(zhuǎn)載、復(fù)制其信息內(nèi)容。可以說(shuō)網(wǎng)絡(luò)上的版權(quán)糾紛成為時(shí)下糾纏最多的問(wèn)題之一。據(jù)國(guó)家版權(quán)局的消息：近兩年來(lái)國(guó)家各級(jí)版權(quán)機(jī)關(guān)共受理版權(quán)案件2824件，有關(guān)著作權(quán)、技術(shù)專利權(quán)和軟件盜版等所涉及的金額已達(dá)到數(shù)億元人民幣。[2]另外，信息技術(shù)的發(fā)展使個(gè)人隱私被采集和公開的可能性大大增加，互聯(lián)網(wǎng)為某些居心不良的人獲取和傳播他人隱私提供了便利，使個(gè)人的自由和尊嚴(yán)受到潛在的威脅。

3.信息犯罪

信息犯罪是指運(yùn)用信息技術(shù)或信息故意實(shí)施的嚴(yán)重危害社會(huì)、危害公民合法權(quán)益并應(yīng)負(fù)刑事責(zé)任的行為。作為一個(gè)犯罪概念和特殊的犯罪形式，學(xué)術(shù)界有幾種相關(guān)的概念和定義，如電腦犯罪、計(jì)算機(jī)犯罪、網(wǎng)絡(luò)犯罪等。[3]從類型上說(shuō)，信息犯罪可以分為信息竊取和盜用、信息欺詐和勒索、信息污染和濫用、信息攻擊和破壞等。無(wú)論哪一種犯罪，其危害都是相當(dāng)大的。信息犯罪給知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私、社會(huì)信用和國(guó)家安全都帶來(lái)巨大威脅。檔案部門向來(lái)是國(guó)家保密機(jī)關(guān)關(guān)注的重點(diǎn)，信息犯罪對(duì)檔案工作的破壞作用不言而喻，如果發(fā)生檔案失竊、被篡改或惡意傳播，將會(huì)給社會(huì)帶來(lái)極大的影響。

4.“非人性化”問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)只是一個(gè)技術(shù)平臺(tái)，只能充當(dāng)人與人之間相互交往的媒介，隔著計(jì)算機(jī)屏幕，人們感受不到對(duì)方作為一個(gè)活生生的人的反應(yīng)，忽略了對(duì)方的感情需要。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，人們終日跟計(jì)算機(jī)打交道，在家辦公、電子商務(wù)、網(wǎng)上購(gòu)物等新事物的出現(xiàn)，使具有可視性、親切感的人際交往活動(dòng)越來(lái)越少。人們?cè)谶@種“非人性化”的世界中，產(chǎn)生的孤獨(dú)感、緊張情緒、對(duì)周圍事物的冷漠都給社會(huì)帶來(lái)不和諧的因素。網(wǎng)絡(luò)的“非人性化”問(wèn)題已經(jīng)成為信息時(shí)代倫理建設(shè)不可回避的話題。[4]

二、信息倫理建設(shè)必須重視法制化

如果說(shuō)以上出現(xiàn)的新的倫理問(wèn)題中，諸如網(wǎng)絡(luò)非人性化、信息肆意傳播我們還可以通過(guò)加強(qiáng)“道德自律”加以控制的話，那么信息安全問(wèn)題、信息侵權(quán)行為的控制和防范問(wèn)題，信息欺詐、信息攻擊和破壞等信息犯罪問(wèn)題，僅僅依靠人們?cè)诘赖掠^念上的自我約束恐怕已經(jīng)很難奏效了，迫切需要強(qiáng)制性法律措施的配合。信息活動(dòng)管理上的法制建設(shè)滯后是信息犯罪增加的一個(gè)不容忽視的因素。法制化建設(shè)是信息活動(dòng)規(guī)范的迫切需要，也是對(duì)信息關(guān)系調(diào)整的外在約束力。法律手段在檔案信息倫理建設(shè)中的作用可以從以下幾個(gè)方面來(lái)分析。

1.傳統(tǒng)倫理道德在信息時(shí)代的約束力已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠信息技術(shù)帶來(lái)的諸多新的倫理問(wèn)題依靠傳統(tǒng)倫理已經(jīng)無(wú)法解決，信息時(shí)代處理新的倫理問(wèn)題缺乏傳統(tǒng)的價(jià)值參照體系，這就導(dǎo)致了人們心中的道德模糊感。[5]人的某種觀念的形成需要相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間的培養(yǎng)和適應(yīng)，我國(guó)傳統(tǒng)價(jià)值觀是幾千年悠久歷史的積淀，要使人們?cè)诙唐趦?nèi)建立新的價(jià)值觀體系，在這種道德缺失中維護(hù)正常的秩序，法律，是一個(gè)有力的工具。

2.傳統(tǒng)倫理與信息倫理的區(qū)別

傳統(tǒng)社會(huì)人們的活動(dòng)和交往范圍狹窄，倫理規(guī)范不僅容易建立，而且容易形成固定的自我約束和輿論控制功能。而在信息時(shí)代，信息技術(shù)在縮短了人與人之間的距離，把地球變成“地球村”的同時(shí)，使人們的心靈接觸越來(lái)越少，感情逐漸淡漠，人與人之間的關(guān)系退化成了計(jì)算機(jī)的語(yǔ)言和符號(hào)，信息倫理調(diào)整著的人們的感情逐漸疏遠(yuǎn)，傳統(tǒng)社會(huì)所謂的“熟人約束”、“面子管制”在這樣一個(gè)相對(duì)自由的時(shí)空中變得軟弱無(wú)力。因此，信息倫理需要法律規(guī)制，而且應(yīng)改變傳統(tǒng)倫理中法律只是作為道德輔助手段的觀念，把法制化作為調(diào)控信息倫理的主要方式。

3.法律是化解和消除信息環(huán)境下各種問(wèn)題的主要和重要手段

倫理道德只是一種軟性的社會(huì)控制手段，它的實(shí)施依賴于人們的自覺(jué)性和自主意識(shí)。而對(duì)于一些道德淪喪、良心泯滅的人來(lái)說(shuō)，倫理道德就顯得蒼白無(wú)力了，不足以制止其做出危害社會(huì)的行為。而且，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、虛擬性和操作的隱蔽性，人們無(wú)法判斷行為的真正發(fā)出者，依靠社會(huì)輿論和風(fēng)俗習(xí)慣來(lái)維系的信息倫理很難發(fā)揮規(guī)范人們道德行為的作用。法律作為一種最專門化、最具效力和強(qiáng)制性的控制工具，仍然是化解和消除信息環(huán)境下各種問(wèn)題的主要和重要的手段。只有將那些成熟的、共性的信息倫理規(guī)范適時(shí)地轉(zhuǎn)化成法律法規(guī)，使之具有法律的強(qiáng)制性，才能更好地規(guī)范個(gè)人與社會(huì)的信息行為，構(gòu)筑社會(huì)安全的第一道防線。[6]

4.信息立法是促進(jìn)建立全球倫理價(jià)值觀的有效措施

在全球化趨勢(shì)日益明顯的今天，信息本身的普遍性、共享性和無(wú)國(guó)界化要求與之相適應(yīng)的信息倫理應(yīng)包含全球倫理或普遍倫理的成分。然而，通常的觀點(diǎn)是，生長(zhǎng)于不同文化背景下的倫理往往具有不同的性質(zhì)，具有文化上的“異質(zhì)”性，但若僅僅局限束縛于倫理的“異質(zhì)”性，則不利于信息的無(wú)國(guó)界傳播和信息全球共享。[7]因此，達(dá)成信息倫理基本準(zhǔn)則上的共識(shí)，能更好地促進(jìn)信息交流和傳播。信息立法不僅有效打擊了在信息領(lǐng)域造成嚴(yán)重后果的行為者，而且為信息倫理的事實(shí)創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，為信息倫理的“同質(zhì)”構(gòu)建提供了一個(gè)平臺(tái)。

另外，法律法規(guī)作為一種“他律”，為我們的道德“自律”提供了可遵循的規(guī)范，也給信息時(shí)代提供了一種可量化的是非評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。

三、現(xiàn)有檔案法制建設(shè)的不足及應(yīng)采取的措施

通過(guò)以上論述，使我們認(rèn)識(shí)到了法制建設(shè)在信息倫理建設(shè)中的重要作用，不可否認(rèn)，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一些規(guī)范信息行為的法律法規(guī)和行政規(guī)章，但與飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相比，我國(guó)的信息法制化建設(shè)還是很薄弱的，迫切需要加強(qiáng)。具體到檔案工作領(lǐng)域，到目前為止，已經(jīng)形成了法律、部門規(guī)章及文件、地方規(guī)章及文件等多層次的檔案法律體系。1987年頒布的《檔案法》是我國(guó)檔案法律體系的核心和主體，同時(shí)還出臺(tái)了《檔案法實(shí)施辦法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》等一系列相關(guān)的法律法規(guī)和各種地方性行政規(guī)章，還先后制定了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等有關(guān)電子檔案的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上滿足了檔案管理信息化發(fā)展的需要。但就目前的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案立法方面存在的問(wèn)題還是不容忽視的。

1.檔案立法方面存在的問(wèn)題

第一，檔案信息化方面還存在著不少立法空白點(diǎn)。目前除了少數(shù)幾個(gè)法律層次較低的部門文件以外，還沒(méi)有出臺(tái)其他以電子檔案為主體的規(guī)范性法律文件，我們?cè)诿鎸?duì)電子檔案的歸檔管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、電子檔案數(shù)據(jù)備份管理等問(wèn)題時(shí)仍無(wú)法可依。在已建立的檔案網(wǎng)站中普遍存在著檔案站點(diǎn)、站名設(shè)置不規(guī)范，提供信息內(nèi)容的水平和深度參差不齊等一系列問(wèn)題。這些弊端會(huì)直接損害檔案，尤其是與國(guó)家利益密切相關(guān)的檔案的保密性和真實(shí)性[8]，極易導(dǎo)致電子檔案的泄密、販賣、惡意傳播等嚴(yán)重違法行為。而立法上存在的空白點(diǎn)使我們無(wú)法追究這些行為的法律責(zé)任，不能對(duì)犯罪行為展開有效的打擊和實(shí)施應(yīng)得的懲罰，從而給社會(huì)帶來(lái)不良影響和危害。

第二，現(xiàn)有《檔案法》中的條款需要增加和調(diào)整。由于1987年的《檔案法》是在當(dāng)時(shí)特定的技術(shù)水平和社會(huì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)下制定的，其中缺乏有關(guān)信息時(shí)代規(guī)范電子檔案、進(jìn)行檔案信息化管理的內(nèi)容，而且有關(guān)檔案定義、檔案歸檔期限、檔案違法現(xiàn)象等的規(guī)定也與新的形勢(shì)不太適應(yīng)，需要加以補(bǔ)充和調(diào)整。

尤其在人們的維權(quán)意識(shí)日益增強(qiáng)的今天，有關(guān)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問(wèn)題，不能再僅僅借鑒鄰近的《著作權(quán)法》、《合同法》來(lái)保護(hù)電子檔案的版權(quán)或確認(rèn)電子檔案的歸屬，檔案管理是一個(gè)獨(dú)立、特定的行業(yè)，要給其提供有力的法律理論支持。第三，現(xiàn)有的檔案法規(guī)中有關(guān)信息化方面的規(guī)定立法層次偏低。《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，都屬于層次較低的行政部門文件，在法律效力上遠(yuǎn)無(wú)法滿足檔案信息化發(fā)展的需要。這種狀況造成的后果就是，在某一案件出現(xiàn)時(shí)，無(wú)法對(duì)其形成強(qiáng)有力的約束和制裁。電子檔案管理中的利益維護(hù)由于缺乏法律保障而長(zhǎng)期處于不利地位。

2.加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)

第一，加強(qiáng)檔案立法。這包括了很多方面和層次，具體說(shuō)就是要制定有關(guān)電子文件、電子檔案管理、電子檔案網(wǎng)站管理、電子文件數(shù)據(jù)備份管理等方面的法律法規(guī)，填補(bǔ)現(xiàn)有檔案法律體系的空白點(diǎn)；對(duì)《檔案法》中不適應(yīng)信息時(shí)代要求的條款進(jìn)行修正和補(bǔ)充，特別要增加有關(guān)電子檔案信息資源的管理、保護(hù)、利用等方面的內(nèi)容，對(duì)于檔案著作權(quán)制定相應(yīng)的管理規(guī)則和懲處措施；把一些必要的原有的部門性行政規(guī)章上升到以國(guó)家名義制定的法律的高度，避免一些肆意破壞者鉆立法層次低的空子，降低由于對(duì)檔案信息化管理和規(guī)范力度不夠帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

第二，檔案立法建設(shè)要與現(xiàn)有的法律體系保持良好的兼容性。不僅要制定管理性的法律法規(guī)，更要堅(jiān)持發(fā)展的原則，制定能夠促進(jìn)檔案信息化健康發(fā)展的法律法規(guī)。同時(shí)，在對(duì)原有條款進(jìn)行補(bǔ)充和修正時(shí)要考慮法律法規(guī)的可操作性，使整個(gè)體系更加科學(xué)完善。

第三，檔案信息法制化建設(shè)不僅強(qiáng)調(diào)“立法”的重要性，還要全面考慮法制化體系的系統(tǒng)建設(shè)，包括立法、執(zhí)法、司法、監(jiān)督等多個(gè)方面；要積極進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革(如現(xiàn)有的局館合一模式)，為檔案行政執(zhí)法和監(jiān)督職能的順利開展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。

篇（8）

0引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔。可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。超級(jí)秘書網(wǎng)

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

4結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).

篇（9）

檔案行政執(zhí)法是維護(hù)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要手段，是鞏固黨和國(guó)家各項(xiàng)工作發(fā)展的基礎(chǔ)，是保護(hù)人類活動(dòng)真實(shí)歷史和社會(huì)發(fā)展客觀規(guī)律重要依據(jù)的舉措。開展檔案行政執(zhí)法，是為了不斷提高人們的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，防止檔案違法行為。檔案事業(yè)建設(shè)功在當(dāng)代，利在千秋。如何加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法，使檔案事業(yè)得以健康發(fā)展，這是廣大檔案工作者必須認(rèn)真面對(duì)的課題。為此，筆者在這里就檔案行政執(zhí)法談幾點(diǎn)值得思考的問(wèn)題。

一、檔案行政執(zhí)法主要存在的問(wèn)題

1987年國(guó)家頒布實(shí)施《檔案法》，全國(guó)各地檔案行政部門開展各項(xiàng)執(zhí)法檢查活動(dòng)，對(duì)依法管理檔案和發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)揮了重要的作用，總體上看，檔案行政執(zhí)法方面取得了一定成效。但隨著社會(huì)改革的不斷深化發(fā)展，近年來(lái)在開展檔案行政執(zhí)法工作中，還存在著一些必須解決的問(wèn)題。以玉林市為例，從2002年至2006年，共開展三次全市性檔案行政執(zhí)法檢查，其中，市人大辦公室和市檔案局聯(lián)合開展一次；市法制辦和市檔案局聯(lián)合開展一次；另一次是由市檔案局組織各縣(市)區(qū)檔案局交叉檢查。從檢查情況看，全市檔案工作還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)不按規(guī)定歸檔和移交檔案

按規(guī)定，各單位當(dāng)年成形的文件資料應(yīng)在次年6月份歸檔完畢；對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔資料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理；按照國(guó)家規(guī)定各有關(guān)單位歸檔整理好的檔案在本單位保管滿10年后，定期向本地方行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家檔案館移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。從玉林市開展的三次檔案行政執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，少部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位違反《檔案法》的規(guī)定，應(yīng)歸檔的檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，有長(zhǎng)期不建立檔案和不開展檔案工作的行為。市直機(jī)關(guān)有2％的單位文件資料長(zhǎng)期不整理歸檔，檔案行政部門每次檢查都向這幾家單位發(fā)限制整改通知書，而這些單位總是應(yīng)付了事；縣直機(jī)關(guān)有5％的單位檔案和檔案工作長(zhǎng)期處于不整理歸檔和無(wú)人管理的狀態(tài)；不移交檔案、不按規(guī)定向檔案館移交檔案的市直機(jī)關(guān)單位占10％，縣機(jī)關(guān)單位占20％。

(二)檔案文件資料收集不齊全

在檢查中，不難看出，應(yīng)歸檔文件資料收集不齊全，即立檔單位在自己開展職能職責(zé)范圍的工作中形成了的文件資料沒(méi)有按規(guī)定收集齊全整理歸檔。這種情況的存在是普遍的，如全市市縣兩級(jí)機(jī)關(guān)單位，應(yīng)歸檔的文件資料能收集95％以上進(jìn)行整理歸檔的單位占10％；能收集到90％以上進(jìn)行歸檔整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相當(dāng)部分單位存在著歷年積存下來(lái)應(yīng)歸檔而零散的和領(lǐng)導(dǎo)手上掌握的文件資料收集不起來(lái)歸檔的現(xiàn)象。特別是專門檔案沒(méi)有收集整理歸檔，如聲像檔案、實(shí)物檔案、基建圖紙等。檔案文件資料收集不齊全，這樣發(fā)展下去，將造成地方檔案館館藏檔案資料欠缺的后果，將嚴(yán)重漏失應(yīng)進(jìn)館的檔案。

(三)檔案保管條件差。安全隱患多

一些單位、部門檔案保管無(wú)專室，保管條件與“三鐵八防”的要求相關(guān)很遠(yuǎn)，嚴(yán)重威脅著檔案的安全；檔案亂堆亂放，檔案塵埃滿地。雖然大部分單位有檔案室，但多是與雜物混在一起，有的甚至屋頂漏雨。

(四)檔案工作得不到重視、管理混亂

一直以來(lái)，人們對(duì)檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，不了解檔案和檔案工作的功能、作用、性質(zhì)、地位及內(nèi)涵；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門也對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，不夠重視。經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)還有一些單位沒(méi)有把檔案工作納入本單位年度工作計(jì)劃或目標(biāo)管理責(zé)任制，也沒(méi)有建立檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒(méi)有專職或兼職檔案員，誰(shuí)都可以隨便直接利用檔案。

(五)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低

由于檔案人員變換頻繁，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往不考慮檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨便安排人員來(lái)應(yīng)付工作，致使許多檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，沒(méi)有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，這就使得檔案工作人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案工作要求很不相適應(yīng)。

(六)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入少。不按規(guī)定列入財(cái)政預(yù)算

部分縣(市)區(qū)政府及少數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒(méi)有把檔案事業(yè)建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。如在檢查中，發(fā)現(xiàn)博白縣檔案館已經(jīng)連續(xù)好幾年沒(méi)有列入縣財(cái)政的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，辦公經(jīng)費(fèi)都由檔案館(局)自己解決，檔案館建設(shè)沒(méi)人關(guān)心、過(guò)問(wèn)，這就嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、影響檔案行政執(zhí)法的主要因素

從檢查得到的結(jié)果看，玉林市檔案工作所存在的問(wèn)題反映了行政執(zhí)法工作仍處于弱勢(shì)階段，與國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展要求不協(xié)調(diào)。檔案行政執(zhí)法存在問(wèn)題的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有內(nèi)在的根源。筆者認(rèn)為，長(zhǎng)期影響著檔案行政執(zhí)法的主要因素有以下幾方面。

(一)檔案和檔案工作意識(shí)淡薄、檔案法制觀念不強(qiáng)。是檔案工作得不到明確落實(shí)的關(guān)鍵因素

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)。盡管檔案部門積極、努力地通過(guò)媒體、板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)等各種形式向社會(huì)宣傳了《檔案法》，但大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》與本部門、本單位的職能工作無(wú)關(guān)，只是檔案行政部門的事。由于有這種因素的存在，導(dǎo)致了許多國(guó)家工作人員對(duì)檔案和檔案工作一知半解或全然不知。

(二)檔案人員業(yè)務(wù)水平不高。變換頻繁。是影響檔案工作正常開展的直接因素

在開展的檔案行政執(zhí)法檢查中有這樣的情況，即多數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位都是配備兼職檔案員。這些兼職檔案員在單位兼職事務(wù)太多，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)差、檔案業(yè)務(wù)水平偏低，導(dǎo)致了歸檔不按時(shí)、所整理的檔案歸檔質(zhì)量不符合要求，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。(三)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制不夠完善，是影響檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和執(zhí)法不力的主要因素

從近年的幾次檔案行政執(zhí)法檢查來(lái)看，如果檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不力，那么檔案業(yè)務(wù)建設(shè)將很難開展。尤其是對(duì)于多數(shù)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問(wèn)題，即使已在檢查中明確指出并下發(fā)整改通知書，但由于檔案行政部門人員過(guò)少，過(guò)后無(wú)人抓監(jiān)督、抓落實(shí)，也就無(wú)法追究責(zé)任。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，反映了檔案部門監(jiān)督力度不夠，有指導(dǎo)、無(wú)監(jiān)督。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制不夠完善，各項(xiàng)規(guī)章制度沒(méi)有很好實(shí)施，使得在檔案行政執(zhí)法檢查中，執(zhí)法人員只能是看在眼里，明白在心里，監(jiān)督整改措施不了了之，最終仍然未能督促受檢單位如期整改，直接影響檔案法制建設(shè)的前進(jìn)步伐。

(四)檔案工作得不到重視，檔案工作人員干勁不足，是影響檔案工作的消極因素

檔案工作是一項(xiàng)既要投入，而眼前經(jīng)濟(jì)利益又不明顯的工作。這往往導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作存在著偏見，即檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要。實(shí)際工作中，檔案人員工作做得不少，領(lǐng)導(dǎo)就是看不見，在檔案工作方面的投入，總是得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就大大打擊了檔案工作者的積極性，造成檔案工作人員有消極心理，干勁不足，成為影響檔案工作欠活力的因素。

三、解決檔案行政執(zhí)法存在問(wèn)題的辦法

在新形勢(shì)下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法工作，切實(shí)解決當(dāng)前檔案行政執(zhí)法存在的問(wèn)題，確保檔案事業(yè)步入法制軌道，使檔案事業(yè)健康發(fā)展。筆者認(rèn)為應(yīng)該采取以下相應(yīng)的辦法。

(一)加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)作用

檔案行政執(zhí)法是否得到落實(shí)，就看檔案執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)起不起作用。要建立行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)，充分發(fā)揮人大、權(quán)力執(zhí)行機(jī)關(guān)和政府法制部門的主導(dǎo)作用，實(shí)行多層次、多方位、嚴(yán)而有序、相互制約的有效檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)體系，加強(qiáng)監(jiān)督權(quán)；要定期或不定期地對(duì)各單位、各部門檔案工作情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出，限期整改。這樣，不但能保證各單位、各部門負(fù)責(zé)規(guī)范本單位的檔案管理，而且還能對(duì)所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。總之，只有充分發(fā)揮好監(jiān)督指導(dǎo)作用，才能確保檔案工作的正常開展。

(二)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督和檔案工作規(guī)范化、制度化

檔案行政執(zhí)法監(jiān)督是貫徹實(shí)施《檔案法》的必要措施和主要手段。各機(jī)關(guān)、各部門在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制中必須明確相關(guān)的職責(zé)、范圍、權(quán)利、義務(wù)、方式，建立和完善檔案執(zhí)法制度和執(zhí)法程序，保障檔案執(zhí)法活動(dòng)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，還要建立法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查制度；各有關(guān)機(jī)關(guān)和部門既要相互監(jiān)督，又要相互支持配合，確保檔案工作有章可循、有序進(jìn)行，促進(jìn)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作規(guī)范化和制度化。

(三)嚴(yán)肅檔案執(zhí)法。依法依規(guī)查處各種違法違規(guī)行為

《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案工作條例》既然賦予了檔案行政管理部門行政執(zhí)法權(quán)，就應(yīng)該從法律法規(guī)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性來(lái)維護(hù)和確保檔案工作應(yīng)有的法律、法規(guī)地位，堅(jiān)決貫徹實(shí)施《檔案法》《檔案工作條例》，做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，維護(hù)檔案法律法規(guī)的尊嚴(yán)。只有這樣，才能做到依法依規(guī)治理檔案工作中存在的問(wèn)題，才能促進(jìn)檔案事業(yè)法制化建設(shè)和健康發(fā)展。

(四)加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。依法依規(guī)把檔案事業(yè)發(fā)展列入地方國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃

切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，納入目標(biāo)管理，列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，還要從思想上、行動(dòng)上重視依法依規(guī)治理檔案工作，切實(shí)解決檔案工作中所必需的人力、物力、財(cái)力等實(shí)際問(wèn)題，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。

篇（10）

1引言

檔案館庫(kù)房的溫度、濕度變化，是影響檔案材料老化變質(zhì)的重要因素。因此，控制檔案館庫(kù)房的溫度、濕度是檔案館庫(kù)房管理的重要任務(wù)，一旦檔案館庫(kù)房的溫濕度失控，就會(huì)對(duì)檔案材料的安全管理產(chǎn)生重大隱患。傳統(tǒng)的方法是通過(guò)人工進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)不符合溫度及濕度要求的庫(kù)房進(jìn)行通風(fēng)、去濕和降溫等工作，但這種方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低并且測(cè)試的溫度和濕度誤差大、隨機(jī)性大。為此，我們研制了檔案館庫(kù)房管理的遠(yuǎn)程智能監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)n案館內(nèi)每個(gè)庫(kù)房中各庫(kù)位的溫度及濕度的變化情況進(jìn)行實(shí)時(shí)自動(dòng)監(jiān)測(cè)，并可以對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較，一旦出現(xiàn)異常現(xiàn)象便于及時(shí)處理，有效地提高了檔案管理的預(yù)見性和工作效率。

2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)的硬件以XSL/B-08BS1巡檢儀和主控PC為核心，其設(shè)備包括交換機(jī)、顯示器、打印機(jī)、鍵盤、鼠標(biāo)等等。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

圖1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)原理圖

3系統(tǒng)工作原理

各個(gè)檔案館庫(kù)房通過(guò)XSL/B-08BS1巡檢儀實(shí)時(shí)采集數(shù)據(jù)[1]，同時(shí)，XSL/B-08BS1巡檢儀通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸主控PC，供工作人員監(jiān)測(cè)。其中，主控PC對(duì)XSL/B-08BS1巡檢儀數(shù)據(jù)的讀取主要是利用串行通信控件ComPortLibrary。

3.1ComPortLibrary控件

ComPortLibrary作為第三方控件可以非常方便的擴(kuò)展到Delphi語(yǔ)言環(huán)境中，其中主要的事件與方法為：ComPortRxChar，WriteStr和ReadStr。

WriteStr和ReadStr分別為寫串行數(shù)據(jù)和讀串行數(shù)據(jù)，ComPortRxChar為串行口接收數(shù)據(jù)事件。在使用中，通常把ReadStr函數(shù)設(shè)置在ComPortRxChar事件處理函數(shù)中，詳細(xì)使用方法請(qǐng)閱讀ComPortLibrary的幫助文件。

3.2XSL/B-08BS1巡檢儀

XSL/B-08BS1數(shù)據(jù)巡檢采取了基于TCP/IP協(xié)議的網(wǎng)絡(luò)成熟技術(shù)[2]，能實(shí)現(xiàn)中遠(yuǎn)距離數(shù)據(jù)傳輸。儀表的基本功能單元包括模擬量輸入，輸出，開關(guān)量輸入，輸出，參數(shù)存儲(chǔ)器。這些單元都能通過(guò)不同的命令與計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送，計(jì)算機(jī)也能通過(guò)控制權(quán)轉(zhuǎn)移的方法，直接操作儀表的模擬量輸出和開關(guān)量輸出：由于儀表內(nèi)部有獨(dú)立的輸出緩沖區(qū)和計(jì)算機(jī)控制輸出緩沖區(qū)，因而可實(shí)現(xiàn)控制的無(wú)擾動(dòng)的切換[3]。

3.3通信協(xié)議

XSL/B-08BS1巡檢儀使用的通訊命令有很多，包括通訊和測(cè)量等參數(shù)值的設(shè)置，現(xiàn)以讀取巡檢儀測(cè)量值命令為例[3]加以說(shuō)明：

命令#AABBDD

說(shuō)明本命令讀回指定儀表1個(gè)或數(shù)個(gè)通道的測(cè)量值和告警狀態(tài)。

#為定界符。

AA(范圍00～99)表示指定儀表二位十進(jìn)制地址；

BB(范圍01～96)表示需讀回測(cè)量值的開始通道號(hào)的二位十進(jìn)制數(shù)；

DD可省略(范圍01～96)表示需讀回測(cè)量值的結(jié)束通道號(hào)的二位十進(jìn)制數(shù)。

例：命令：#010103

回答：=+123.5A=-051.3B=+045.7@

本命令讀取地址為01的儀表第01通道至03通道的測(cè)量值。XSL/B-08BS1的具體通訊協(xié)議請(qǐng)參考使用手冊(cè)。

4系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

溫濕度監(jiān)測(cè)系統(tǒng)軟件采用C/S結(jié)構(gòu)，以Delphi作為開發(fā)環(huán)境，利用SQLSever2000作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用第三方控件ComportLibrary進(jìn)行讀取數(shù)據(jù)。本軟件最大的好處是類似Windows的圖形界面和操作方法，使用多窗口管理技術(shù)，簡(jiǎn)單、易操作。其完成的主要功能是：數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，歷史數(shù)據(jù)分析、報(bào)警設(shè)置、設(shè)備管理、輸出報(bào)表和圖形顯示等。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框圖如圖2所示。(1)用戶管理模塊：主要是對(duì)操作軟件的用戶進(jìn)行管理，包括用戶的添加刪除，密碼管理，用戶權(quán)限管理等等。

(2)系統(tǒng)設(shè)置模塊：是對(duì)監(jiān)控系統(tǒng)軟件基本參數(shù)的設(shè)置，例如溫度、濕度的報(bào)警臨界參數(shù)設(shè)置，各個(gè)庫(kù)房所在傳感器的地址參數(shù)的設(shè)置。

(3)數(shù)據(jù)顯示模塊：對(duì)檔案館各個(gè)庫(kù)房溫度、濕度的實(shí)時(shí)采集。實(shí)現(xiàn)窗體圖3所示。

圖3溫濕度實(shí)時(shí)采集顯示窗體

(4)設(shè)備控制模塊：當(dāng)溫度、濕度超過(guò)預(yù)設(shè)值以后，對(duì)報(bào)警開關(guān)的控制，以及對(duì)檔案館內(nèi)溫度調(diào)節(jié)設(shè)備，濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的控制。

(5)歷史數(shù)據(jù)分析：這個(gè)模塊的主要功能是對(duì)以往各個(gè)庫(kù)房溫濕度記錄的查看、分析、統(tǒng)計(jì)，可以通過(guò)軟件針對(duì)每一年、每一月、每一天的平均溫度或者某一天某一時(shí)刻的溫度，濕度進(jìn)行查詢，并且包括了對(duì)歷史數(shù)據(jù)溫度，濕度曲線的觀測(cè)，以及各個(gè)時(shí)段溫度，濕度報(bào)表的打印。其中曲線繪制的功能實(shí)現(xiàn)窗體如圖4所示。

圖4溫濕度曲線的顯示窗體

5結(jié)束語(yǔ)

采用先進(jìn)的溫濕度監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，再加上安裝優(yōu)質(zhì)的溫濕度調(diào)制設(shè)備，是加強(qiáng)檔案室?guī)旆繙貪穸裙芾淼闹匾獥l件，分析研究溫濕度變化規(guī)律，調(diào)控檔案室?guī)旆康臏貪穸龋瞧髽I(yè)的檔案安全管理的重要保證。

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篇（11）

2.單位人事檔案管理制度存在缺陷當(dāng)前我國(guó)單位人事檔案管理制度方面存在的問(wèn)題包括幾個(gè)方面。第一，企業(yè)的各個(gè)部門與檔案部門之間的聯(lián)系不夠，加上企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案部門的管理制度制定的不是特別完善，沒(méi)有一套相對(duì)明確的管理制度，不能對(duì)工作人員進(jìn)行有效的分工，這些都對(duì)單位人事檔案管理水平產(chǎn)生了影響，比如人力資源管理部門與其他部門之間的聯(lián)系不夠，因此不能及時(shí)掌握其他部門在發(fā)展過(guò)程中的人力資源需求，也不能及時(shí)招聘更多的人員進(jìn)行人員隊(duì)伍的補(bǔ)充。第二，很多單位沒(méi)有完整的內(nèi)部控制制度，因此導(dǎo)致單位的人事資源的管理工作中在制度方面還存在一定的問(wèn)題。第三，單位人事檔案管理過(guò)程中各種信息不夠完善，使得單位人事檔案管理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的漏洞，最終導(dǎo)致單位人事檔案管理效率不高，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案泄露的問(wèn)題，使得單位的發(fā)展遭受影響。

3.單位人事檔案管理的責(zé)任體系不夠健全人事檔案管理責(zé)任體系不健全是影響單位人事檔案管理工作質(zhì)量的重要原因，責(zé)任體系的建立，是保證單位人事檔案管理工作能夠順利推進(jìn)的關(guān)鍵舉措，由于責(zé)任體系不健全，一旦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)找到相應(yīng)責(zé)任人，最終導(dǎo)致單位人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法解決，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致單位的綜合管理系統(tǒng)和單位人事檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，最終導(dǎo)致單位的財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，對(duì)單位今后的發(fā)展帶來(lái)影響。

二、以科學(xué)發(fā)展觀促進(jìn)單位人事檔案管理改革

1.在日常工作中不斷提高檔案工作人員的綜合能力素養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合能力水平的高低是影響人事檔案管理工作效率的重要原因，工作人員不但是單位人事檔案管理的參與人員，同樣也是單位人事檔案管理的監(jiān)督人員，在單位發(fā)展中需要一支合格的檔案人員隊(duì)伍，單位人事檔案管理人員需要掌握專業(yè)的單位人事檔案管理知識(shí)和相應(yīng)的管理制度，能夠具有忠實(shí)的職業(yè)道德。在實(shí)際工作中應(yīng)該將單位人事檔案管理納入到單位管理的機(jī)制中，突出單位人事檔案管理的重要地位。作為單位的管理人員，要經(jīng)常組織開展檔案人員專業(yè)化方面知識(shí)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新型檔案信息化管理模式，把學(xué)到的知識(shí)和理念結(jié)合單位的實(shí)際進(jìn)行靈活應(yīng)用。同時(shí)，工作人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，不僅要具備各種單位人事檔案管理知識(shí)，職業(yè)道德，還應(yīng)該要具備法律意識(shí)，在復(fù)雜的業(yè)務(wù)中保持操作的謹(jǐn)慎性和規(guī)范性。

2.加強(qiáng)單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯(lián)系加強(qiáng)單位人事檔案管理部門與單位其他部門之間的聯(lián)系，不斷完善和健全單位的檔案制度，對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行改革，是單位人事檔案管理水平不斷提升的關(guān)鍵。從單位的管理者到單位人事檔案管理的具體工作人員，都應(yīng)該具備新的管理理念，在單位內(nèi)部營(yíng)造一種規(guī)范的、科學(xué)的管理氛圍，為單位增加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供一定的保障和支持。比如，在公主嶺市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該要加強(qiáng)單位的人事檔案管理部門與項(xiàng)目建設(shè)部門、質(zhì)監(jiān)部門等方面的聯(lián)系，不斷充實(shí)并且調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的人力資源。

3.創(chuàng)新單位人事檔案管理責(zé)任體系首先，要明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。單位領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)單位的人事檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)單位的檔案部門、檔案人員以及其他相關(guān)人員實(shí)施管理行為的監(jiān)督，保證單位內(nèi)部單位人事檔案管理工作的順利開展，保證單位的各種人力資源資料的真實(shí)性。其次，要明確單位人事檔案管理人員的責(zé)任，使得工作人員能夠本著責(zé)任心對(duì)單位發(fā)展過(guò)程中相關(guān)的各種人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集整理，并且利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行資料的管理。第三，加強(qiáng)責(zé)任體系的創(chuàng)新。在單位人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)單位人事檔案管理責(zé)任體系進(jìn)行創(chuàng)新，需要對(duì)單位人事檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分析，引入正確的體系設(shè)置方法、整改體制、對(duì)中間環(huán)節(jié)進(jìn)行精簡(jiǎn)等，將單位人事檔案管理的責(zé)任落到具體的人身上，保證單位人事檔案管理工作的順暢，一旦出現(xiàn)檔案問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)找到責(zé)任人，對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行處理。單位人事檔案管理的責(zé)任體系不夠嚴(yán)謹(jǐn)是當(dāng)前單位人事檔案管理工作中存在的一個(gè)重要的問(wèn)題，遇到各種問(wèn)題時(shí)不能將具體的責(zé)任落到實(shí)處，不利于單位人事檔案管理過(guò)程中各種問(wèn)題的解決。在單位人事檔案管理體制過(guò)程中，還需要對(duì)具體的責(zé)任進(jìn)行確定，一旦遇到檔案泄露、管理不規(guī)范等問(wèn)題，可以及時(shí)找到相應(yīng)的責(zé)任人，對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行處理。