緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

一計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網絡化管理中的表現形式多樣化,隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現,而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現,如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網絡技術的發展,電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網絡技術,廣泛采集有關站點的數據信息,不僅節約了時間,而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。

（3）檔案服務多樣化：由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業的發展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯網的出現實現了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰,不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統,檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經濟時代,為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創新意識,培養信息處理能力和開發能力。

二醫院檔案實行網絡化管理的內容

（一）文書處理過程和歸檔實現網絡化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

（二）病歷檔案實現網絡化管理

隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

（三）人事檔案實現網絡化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。（四）醫院圖書館實現網絡化管理

隨著圖書館業務的拓展，業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式

1、領導重視是關鍵。

檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。

2、網絡設備先行是基礎

網絡化發展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統。考慮到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主,在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡,但微機局域網的建立要立足高起點,富于規劃,不但方便內部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。

建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議，互相遵循規則，共享檔案網絡信息。

3、人員素質的提高是必備條件。

篇（2）

我國目前階段信息化還不夠全面，在大多數的鄉村以及偏遠的山區的計生檔案還沿襲以往的手工方式記錄數據，很少有人認識到計算機對于檔案管理工作的重要性，有些地區認識到計算機的重要性，往往也很少有人能勝任該項工作，抵觸新的工作方式，不想改變現有的工作方式，而傳統的手工管理方式已經越來越不能滿足現代計生檔案工作龐大的數據需求。

2.案卷資料記錄不完整

目前計生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細的工作標準約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內容之一，但是當前大多數的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統一的標準裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監督，不利于計劃生育工作的進行。

二、加強計生檔案管理工作的對策

隨著我國計劃生育工作的越來越深入，基層計生檔案管理工作也應該越來越完善，在新的形勢下我們應該加強計生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數據記錄工作的需求，提出有效的計生檔案管理工作建議，提高工作效率。

1.端正基層檔案管理人員的工作態度

基層檔案管理工作人員，首先要準確地進行自我定位，檔案管理工作關系到我國計劃生育的大計，要充分認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態度，認真工作，切不可敷衍了事。

2.信息化辦公，實現檔案管理工作的無紙化辦公

我國的人口基數大，需要記錄越來越多的數據，傳統的手工檔案管理工作已經遠遠不能滿足計生檔案管理工作的需求。計算機技術越來越發達的今天，我們要充分利用計算機和網絡強大的功能，來解決我們現在面臨計生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統的手工方式轉移到無紙化辦公已經不再遙遠，引進先進的管理理念，針對現在檔案管理工作中不適應的一些工作方式進行變革。計生檔案管理部門的工作人員要不斷地學習新技能，提高自身的業務水平，才能使計生檔案管理工作更上一層樓。

3.建立有效機制，規范計生檔案管理

各個計生部門要圍繞計劃生育工作的各種要求指標，有針對性地加強檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實行相應的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強計生檔案管理工作的檢查監督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計生檔案管理工作的要求落到實處，形成部門的制度，工作人員要嚴格按照工作標準制度工作。只有建立有效的工作機制才能使計生檔案管理工作形成新的管理模式。

篇（3）

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來,及時發現問題,阻止腐敗的產生、蔓延,打擊經濟領域的不法行為,解決經濟糾紛,從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視,因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓,然后就去操作系統,在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能,如有聯網,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息;同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。

3.提高會計部門人員素質,完善人員配置結構

會計系統是由人來操作的,一個系統是否安全,不但取決于系統本身,更應該注意操作使用人員的素質,未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身,對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應盡量用計算機專業人員,畢竟,計算機系統維護是一項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。

【摘要】本文探討了企事業單位會計電算化實施后,電算化會計檔案的特點、職能的定位問題,著重論述了電算化會計檔案的管理工作,從而促進會計電算化事業的高效發展。

【關鍵詞】會計電算化會計檔案管理問題改善

參考文獻:

篇（4）

1.創新管理工作理念，提高城建檔案管理發展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設的記錄者，城市建設技術作為創新信息技術的基礎，為城建檔案館提供社會功能的服務。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創新置于我國的發展規劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關措施，另外，還要加強城建檔案管理創新意識，在管理機構和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發展。而且，通過創新的管理理念和服務宗旨，對城建檔案管理工作與社會發展情況相結合。然后，創新城建檔案的工作機構。想要創新城建檔案的工作機構，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統的城建檔案館已經不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數字化進程，建立健全相關發展機制，促進數字化發展，工作重心轉移到數字化上去，比如建立網上服務中心和查詢系統，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內容的規范有一定保障，給城市建設提供一些高效、優質的服務。

2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀，大量檔案館在因特網開展了網頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創新，加快城建檔案管理的數字化進程，并朝著服務化的方向發展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜，館內檔案的數量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創新檔案管理工作，將檔案館內的資料上傳至網絡，通過現代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優質服務。

3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創新管理建設。第二，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識，還應該掌握現代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進現代社會和諧發展。

二、創新城建檔案管理工作的重要內容

城市建設的迅速發展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網絡技術的廣泛運用，涌現了一批電子文件和數字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此，創新城建檔案的管理與服務，應該建設現代化系統，可從以下幾個方面入手：

1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。

2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現城建檔案的信息化儲存。

3.強化城建檔案的網絡建設，努力實現城建檔案數據庫建設，推進網絡信息資源，通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計，實現計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發展，進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄，并開展數字化建設，提高城建檔案的創新質量，促進信息數據庫的高效、高標準發展，擴大檔案館的信息數字化。因此，穩抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創城建檔案管理工作的新現象。

篇（5）

（1）相關規章制度、文件。包括各級各部門制定的煤礦安全生產規章制度及安全生產工作文件；煤礦企業安全生產機構設置、人員配備、任命文件，各種人員資格證書復印件，以及企業制定的安全生產操作規程和規章制度；上級部門下達的各種安全檢查文書，企業落實安全檢查情況和向上級匯報的各類報告；以及為應對各種可能的突況而準備的預案。

（2）煤礦企業建設相關檔案。包括煤礦企業新建、改建、擴建工程項目的報建和審批資料，煤礦建設原始資料和圖紙；煤礦安全生產許可證申辦與報批資料，相關部門組織的安全評價、安全認證、安全材料；各類生產、安全設施設備采購、安裝、使用狀況資料，井下避險工程建設檔案；企業日常值班調度情況、計劃安排情況、安全檢查落實情況。

（3）企業安全文化建設相關檔案。包括企業安全意識的宣傳、安全知識的教育、安全生產宣傳培訓計劃;企業負責人、管理人員及班組長、員工安全培訓記錄;日常安全宣傳培訓記錄及總結;特種作業人員培訓、考核、復審、持證上崗記錄等。

（4）企業員工自身相關檔案。包括企業職工體檢、職業病防治檔案，職業安全衛生設施及實施計劃；參加各類保險的名單和資料，發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據，其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據;勞動防護用品制度落實情況;職工的身體、心理健康、個人習慣及所受到處罰和獎勵情況。

（5）煤礦生產安全事故相關檔案。包括企業發現隱患的登記及應急排險記錄，隱患整改的組織、跟蹤與驗收的活動資料；發生事故的原因分析、搶救、處理過程中形成的材料，對事故和相關責任人的處理情況，對上報告、向社會公布的相關資料。

2安全檔案對于煤礦安全生產作用重大

（1）安全檔案是企業安全管理的基礎。企業是安全生產的責任主體，安全檔案詳實記錄煤礦企業從建井到開采、從設備安裝到使用狀態、從人員管理到人員培訓、從安全制度建設到安全文化建設等方方面面最基礎、最原始的資料，是企業開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。

（2）安全檔案是職能部門安全監管監察的重要手段。企業安全檔案，便于檢查人員查閱企業安全資料，有重點地勘察企業生產經營現場，有效地了解和掌握企業在自身生產經營活動中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導企業安全生產工作。

（3）安全檔案是強化企業安全文化的有效措施。安全檔案詳細記錄了事故發生的原因、經過及造成的嚴重后果，這些真實、鮮活的文字、圖片信息，具有很強感染力和觸動力，對于普及安全知識、營造安全文化氛圍、培養公民的自救能力、避免安全事故的發生等都有更好的宣傳教育效果。同時，根據安全檔案記錄，可以詳細掌握企業員工安全培訓情況，有重點的加強特殊行業、特殊人群的安全教育培訓。

（4）安全檔案是明確事故責任的重要依據。安全生產事故給國家和人民群眾造成巨大的經濟損失和生命財產損失，其嚴重的后果決定了我們必須深刻分析事故原因、明確事故責任、處理相關責任人。安全檔案提供了事故發生前最真實、最原始、最有說服力的證據，對于人們重建安全事故的原貌、總結事故經驗，探尋事故發生規律等意義重大。

（5）安全檔案為企業安全理念創新提供支撐。近年來，煤炭企業緊跟時展、不斷更新安全理念，采用新技術、新設備、新工藝和新材料，積極抓好礦井安全技術改造工程，抓好落后產能的淘汰，更新改造老設備，努力提高煤礦生產機械化和信息化水平，建設智慧礦山。這些理念的創新總是建立在前人的研究成果上，自然都離不開安全檔案信息的支撐。

3加強和改進煤礦安全檔案工作的對策建議

（1）強化歸檔工作。煤礦安全檔案形成涉及部門多、內容豐富、內涵復雜，載體形式多樣，檔案管理呈現多元化，這就需要從源頭上強化文件歸檔管理工作。各煤礦企業應充分認識安全檔案歸檔工作的重要性，明確分工領導，明確職能部門，配備專職檔案管理員，形成有領導、有機構、有人具體抓的工作機制。確定安全檔案收集范圍，有的放矢，對不同部門、不同類型檔案歸檔時間、歸檔方法提出不同的要求，指導各業務部門將檔案分類、分層次、分時間、分內容統一收集歸檔，規范管理，防止檔案散失。

（2）強化制度保障。制度管根本、管長效，要保證安全檔案管理工作的正常運轉并形成良性循環，就必須建立和健全各項規章制度，實現檔案管理制度化、規范化。深入學習貫徹《檔案法》，把檔案工作納入企業發展規劃，逐步建立、健全檔案管理制度，完善檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案保密等制度，明確企業發生重大事項、召開重要會議、引進重要設備、重大技術改革等都需要有檔案人員全程參加。明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。

（3）強化隊伍人員素質。①各煤礦企業要高度重視檔案管理人員的培訓工作，加大培訓教育力度，建立教育培訓的運行機制，制定切實可行的培訓計劃，努力提高檔案管理人員的政治思想和業務素質；②在培訓過程中，要注重實效，結合企業實際情況，運用檔案管理的新技術、新知識、新技能，有針對性地開展培訓教育工作，使檔案管理人員認清檔案管理的發展趨勢、自身的不足、努力方向。

（4）強化現代技術手段運用。①推進檔案管理信息化建設。目前，各煤礦企業已經實現了辦公自動化，安全檔案工作如果利用計算機等技術，便可收到事半功倍的效果；②推進檔案數字化建設。通過數字化處理，將檔案內容存在移動存儲介質里，能夠永久保存；③可以建立數據庫，編制檔案檢索工具和檢索系統，為檔案查詢利用提供了便利，也有利于對各種數據和情況進行分類與統計；④信息資源得到了共享，檔案利用率大大提高。

4切實抓好安全管理檔案的綜合利用

（1）促進安全生產自我約束和持續改進工作機制的形成。煤礦企業按照國家安全生產法律法規的要求，進行對照檢查，對自身必須落實的各項安全生產管理工作“底數清、情況明”。再通過把這些項目內容進行“對號入座”，促使企業內部安全生產管理工作在機構、人員、責任、制度、經費、教育、措施等方面自覺落實，由此加強安全生產管理基礎，規范安全生產行為，完善安全生產條件。

篇（6）

檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發展需求，其決定聯合知識管理核心價值進行企業市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸到特定人群之中，為了將內部決策調試到最佳狀態，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細節銜接特征做好相關掌控。兩者日常學習生活中都會給予用戶知識服務，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經過精細化篩選控制才可確保單位成員獲得有關信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務頂點，在促進共享能效上與科學教育機制廣泛交接，具體的差異效應不過是廣度、深度的異質結果。

（二）管理流程的趨同

我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎資料接收、整合、科學鑒定、長效保管與重編服務等流程進行系統調試，力爭發揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創新機理內涵實施科學存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準設定，強調集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發中仍舊會產生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創新知識延展力度的最佳手段。

（三）技術應用形態一致

透過數字化文件格式與檔案流轉功能鑒別，有關計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發展的核心產物類別，其中網絡通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數據庫整編、檢索媒介、門戶系統以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現代信息技術予以統一掌控操作的。

二、檔案、知識管理行為的差異效果解析

利用管理界面認知，檔案管理活動歸屬于專業技術項目行列；而知識管理則借助管理模式與創新價值理念進行人民思想結構完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側重點向基礎信息角度偏移，其將檔案結構顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內部隱形架構灌輸，確保日后多元材料規劃與日常服務的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護材料的真實性和可靠價值，力求穩定程序、制度的規范化特征，希望各類人員充分發揮創新思維效應，促使政策良好定義結果；知識管理在管理體系上一向寬松處置，希望發揮內部情報傳播功效，力求服務大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認知混亂結果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應造成對傳統組織格式輔助功效的忽視結果，這點應當引起現場規劃人員的強效關注。

三、檔案與知識管理銜接特征細節補充

（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認知功效

首先，知識管理能夠盡量延展檔案規范空間，過往企業標準化檔案搜集、整編強調與情報文件的區分，經常會對一些圖書資料排除職責界定范圍，基本與現實服務方向偏離，企業存在價值長期受到質疑，這對于其今后長遠綜合化發展勢必造成重大創傷。知識管理需要將各類文件進行多重載體形態的劃分，做好日常知識細節集成工作，力求借此開創相對完善的資源架構體系，其充分注重企業在不同生產流程下的共享、應用的知識要素，希望企業價值創造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領域之中，期間先進組織戰略以及業務活動充分融合，為企業秩序創新調整提供不少協調經驗。其次，知識管理進一步提升檔案規劃工作的基礎價值地位。過往企業內部檔案管理經常忽視綜合利用價值的呈現特征，基本就是利用廣泛借閱、復印等落后手段實施淺層服務，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業各類生產、管理活動嚴重脫節，生產動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進技術實用格局，根據智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務成果，爭取將企業核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發潛質，令文件管理人員全面理解知識規劃專家輔助意見，加快檔案開發利用效率，日漸提升內部統一管制能效與機構存在地位。

（二）檔案管理進一步為知識管理提供疏通機遇與適應空間

第一，檔案管理可以將創新知識挖掘、交流工作進一步協調。創新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創新經驗，但是由于內部時間、空間限制效應影響，信息知識傳播范圍不大，并且經過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應的書面記錄結果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創新思維產生一定的約束。但是，透過現代信息技術便可將一系列時間、空間限制效應清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應。由此可見，電子文件已經成為先進知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉效率，促進知識的高度傳播與交流能度。

第二，檔案管理可以進一步穩固創新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標準為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術廣泛交織，這類定義結果已經朝向鮮活動機指標過渡轉移。其實就是強調文件需要運用標準數據以及明確銜接結構予以調試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調的背景知識原理可以有效促進創新知識原理的銜接進度，適當方便工作人員盡快掌握知識應用拓展依據。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。

第三，檔案管理可以為知識產權維護做足補充貢獻。企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。

篇（7）

檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

篇（8）

二、加強對檔案管理人員的專業培訓

當前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業務能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業道德素養而言，文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養。檔案工作與一般的服務性工作不同，它的效益是通過服務對象利用檔案后所取得的經濟效益和社會效益來實現的；且文化館的檔案多是與我國的非物質文化遺產有關，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復雜和繁瑣的，需要對所有的非物質文化做詳細和準確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業道德素養的培訓和教育是必要的。其次，是檔案管理技術和知識的培訓。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統應用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎的文化科學知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運用現代電子計算機設備和通訊設備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業知識和技能的培訓，從整體上提高檔案管理員的業務能力，確保檔案管理工作人員的配置與設備相配套，進而有效提升文化館檔案管理的工作質量。

篇（9）

二、服務手段創新

新時期下的檔案管理服務手段創新，首先必須要緊跟當前信息技術和網絡技術的發展潮流，依靠現代信息技術設置檔案管理網絡平臺，建設檔案部門自己的局域網，并盡快與單位中其他部門網絡聯系起來，從而幫助檔案工作者更好更全面的收集整理檔案資源，同時還能夠實現檔案資料的自動查閱，推進檔案管理信息化建設步伐。檔案的載體也應該逐漸從紙質變為電子文檔，進而有效節省人力、物力、財力。另外，運用好網絡信息技術搭建在線服務平臺，能夠更好的滿足檔案使用者的需求，幫助其快速檢索查閱文件，擴展檔案服務的覆蓋面，提升檔案管理工作的影響力。在當前這樣一個數字時代，檔案服務工作不但要重視時效性，同時也要注重全面性，這樣才能順應時展的潮流。

三、人才建設創新

要推動檔案管理工作朝著現代化的方向發展，必然需要一直高素質的人才隊伍作為后盾，所以檔案管理工作的創新也必須重視檔案人才隊伍建設的創新，要盡快組建一支具備較高專業技術水平和較高綜合素質的檔案管理人才隊伍，要求檔案管理人員要盡快掌握基礎的計算機只是和信息通信只是，擁有過硬的檔案專業技能。檔案管理部門的領導必須要重視高素質人才的培養，加大投入，有條件的還可以建立人才培訓基地，通過各種形式和渠道對檔案管理人員展開培訓教育，確保每一名檔案管理工作人員都能夠樹立現代化的科學管理模式，具備過硬的專業技能水平，擁有較高的工作能力。此外，還應該積極借鑒國外的先進檔案管理機制，借鑒國外先進的管理文化和管理手段，推進我國檔案管理事業的現代化步伐。

篇（10）

二、完善各項規章制度，加強檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。

三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。

嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。

局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。1992年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。

四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。2005年已經接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。

六、今后檔案工作設想

今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：

1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。

篇（11）

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手

在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。

4、規范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。