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作者：張華 單位：河南大學遠程與繼續(xù)教育學院

高校檔案數字化建設的問題

多年來國內檔案界對檔案數字化的研究與建設基本上大多停留于理論探討階段，在工程開發(fā)與應用方面尚未出現(xiàn)令人滿意的成果。李清華認為，檔案數字化的現(xiàn)狀在于：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案資源共亨的要求；標準化、規(guī)范化工作有待提高；檔案管理人員的素質有待提高。王建萍認為，實現(xiàn)高校檔案管理數字化面臨的問題：檔案管理現(xiàn)代化水平低，與高校的發(fā)展速度不相適應；電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費；檔案管理系統(tǒng)脫離辦公自動化系統(tǒng)而獨存，兩者互不兼容、各自為政，給電子文件歸檔設置了障礙；數字化檔案利用率不高，給高校檔案數字化進程造成障礙。張柯、朱艷芳認為，檔案“數字化”的若干問題：受重視程度不夠；檔案隊伍素質有待提高；數字化策略尚待斟酌。

高校檔案數字化建設的對策

檔案數字化建設是高校工作中的一項重大工程。趙育鳳認為，對高校檔案數字化建設的一些設想：要提高檔案的標準化、規(guī)范化水平；要進行整體規(guī)劃，分步實施；要保證經費投入，滿足數字化建設的硬件要求；要建立健全嚴格的管理制度；高校檔案館(室)聯(lián)網以后應不斷拓寬信息采集渠道、充實信息資源庫。林麗群認為，檔案信息數字化建設的必要條件是：檔案部門要重視基礎性資源建設；統(tǒng)一的數據庫；以法制為保障；檔案部門要注重自身隊伍的建設。加強檔案數字化建設的措施有：實現(xiàn)檔案館業(yè)務流程處理的自動化；加快檔案館的現(xiàn)代化建設步伐，優(yōu)化館藏；建立檔案信息數字化和資源化。高占海認為，高校檔案數字化必將在技術和經濟上獲得大力支持，從而遵循安全、規(guī)范、高效的原則開展建設。李清華認為，檔案數字化建設要注意四個方面的問題：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平；數字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平；有重點地抓好數據庫建設；加快檔案數字化人才的培養(yǎng)。李金云認為，加強高校檔案數字化建設的對策：領導重視，加強檔案工作的隊伍建設；充分做好檔案數字化建設的前期準備工作；做好檔案數字化管理的系統(tǒng)化、標準化和規(guī)范化工作；提高高校檔案數字化建設的安全性。王建萍認為，實現(xiàn)高校檔案管理數字化的策略：健全高校數字平臺，構建和諧共享環(huán)境；搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流；建立一支高素質、高水平的專職檔案隊伍；提高高校人員的檔案意識。鄭晨認為，高校檔案數字化建設的基本內容：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平；數字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平；有重點地抓好數據庫建設。高校檔案數字化建設的基本步驟：建立高校檔案領導體制；加強隊伍建設；建立健全檔案管理制度；建立檔案數據庫；建立檔案網站；加大檔案管理軟件推廣力度。胡鵬飛認為，高校檔案數字化建設模式：成立工作專班及確定檔案數字化應遵循的規(guī)范及標準；檔案提卷；檔案的整理及編寫頁號；標引著錄；檔案掃描；圖像處理；掃描數據檢查及驗收；成品數據的驗收；雙層PDF文件的轉化和建立全文檢索；圖像掛接；質量檢驗；資料歸還。高校檔案數字化建設模式中應注意的問題：檔案的保密性、安全性必須保證；重要檔案數字化處理的優(yōu)先性必須堅持；檔案數字化的保障措施必須完善。

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在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數字化和網絡化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？

檔案信息化應遵循以下三個原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監(jiān)測和鎖定控制、網絡端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。

3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優(yōu)勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。

以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。

那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：

1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業(yè)務建設。作為企業(yè)內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。

1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發(fā)以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

2、協(xié)作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規(guī)范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內各個部門的溝通、協(xié)調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。

4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

參考文獻：

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隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、檔案管理基礎工作標準化規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設

1、建立網絡檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發(fā)揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設，根據系統(tǒng)建設需求，采購必要的硬件設備，為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

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2電網建設基建檔案整理中的問題

2.1基建檔案管理意識差，對電網建設基建檔案重要性缺乏認知

在實踐中可以看到，對電網建設基建檔案整理工作的重要性認識不夠，加之基建工程施工建設過程中的人員流動性非常大，人員結構不穩(wěn)定，導致基建檔案資料管理工作與實際情況嚴重脫節(jié)，甚至因基建檔案資料整理不全面、流向不明確而導致電網工程參建部門之間難以進行有效的溝通和交流。對于電網建設基建檔案整理工作而言，其專業(yè)性要求比較高，檔案管理人員因不了解專業(yè)技術知識、實踐能力差，而導致電網建設基建檔案資料的收集、整理以及歸檔不完整、不及時。

2.2檔案收集不完整、系統(tǒng)性不高

在電網工程項目施工建設過程中，人們的視線總是集中在施工質量、施工進度以及安全可靠性方面，嚴重忽視了基建檔案材料的收集與歸檔。對于電網建設工程而言，通常其施工工期比較長，而且工程量也非常大，頻繁的人員調整，使施工工期、施工質量以及生產安全成為重點，嚴重忽略了施工單位的文件資料收集和歸檔問題，導致部分施工單位為了應用方便而不移交。同時，由于電網工程施工單位存在著交叉作業(yè)的方式，負責文件、收集檔案材料的人員多為兼職性質，綜合素質、業(yè)務技能參差不齊，因其所移交的檔案材料不規(guī)范、不齊全而導致電網工程檔案成套性原則被分割。因此，也就無法保證檔案資料的完整性、準確性。

3電網建設基建檔案整理策略

3.1加強領導重視，提高員工對檔案整理工作重要性的認知

在電網工程施工建設過程中，應當制定相關文件、檔案材料的收集與管理機制，并且制定領導責任制度。在電網建設過程中，一旦領導調整，均需嚴格按照檔案法、檔案管理條例以及檔案整理規(guī)范等，及時呈送檔案資料，及時交接檔案工作。同時，還要加大宣傳和培訓力度，全面提高兼職檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務技能。如可以邀請專家對兼職檔案人員進行教育和培訓，使他們掌握收集電網建設中的相關文件材料，使電網建設基建檔案的成套性不被人為破壞，并且保持單項工程項目檔案之間的聯(lián)系性；對檔案管理人員進行實地培訓、實地交流，采取取長補短的方式，使他們互相促進，提高整體檔案管理工作的水平。

3.2建立和完善基建檔案整理和管理制度

從某種意義上來講，電網建設基建檔案資料的完整性、準確性，直接關系著建設單位的發(fā)展，單位領導、管理人員以及檔案管理人員，應當重視檔案資料工作，與施工、監(jiān)理單位簽訂合同時，將形成和積累的檔案資料在竣工后按時移交檔案資料，并將其寫進合同之中，對雙方權利和義務進行明確。在此過程中，可采取相應的經濟措施，比如決算財務會簽等，來確保電網建設基建檔案質量。

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二、促進檔案管理科技建設創(chuàng)新的策略

1.轉變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉變傳統(tǒng)的企業(yè)經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發(fā)揮引導作用，要與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業(yè)內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。

2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質量，促進企業(yè)檔案管理科學化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家規(guī)定的標準，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據企業(yè)自身的生產服務要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理

網絡化和數字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

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二、企業(yè)檔案網站建設對策

面對網絡時代的發(fā)展進步，為企業(yè)檔案工作帶來了巨大的機遇與挑戰(zhàn)。對此，筆者認為要建設好企業(yè)檔案網站，就需要做好以下幾點。

1、明確企業(yè)檔案網站定位

要建設好一個企業(yè)檔案網站，就要首先明確網站的實現(xiàn)目標以及所要發(fā)揮的功能。（1）檔案網站是企業(yè)的一個宣傳窗口，它的主要功能是宣傳企業(yè)的歷史、文化和館藏資源，從而為企業(yè)樹立良好形象；（2）檔案網站是一個服務窗口，它能夠為用戶實現(xiàn)即時查詢檔案信息和通過網絡完成檔案信息的傳輸服務；（3）檔案網站是一個對話窗口，它能夠為企業(yè)和顧客提供一個對話交流平臺，通過設立公告欄、反饋意見欄等，征詢各方意見和建議。因此，要做好企業(yè)檔案網站建設，就首先要明確網站的定位。

2、豐富網站中的檔案信息資源

檔案網站中的信息資源應具有含量大及形式多樣化的特點，同時可通過對原始檔案進行二次開發(fā)，有效提升檔案網站資源的利用價值，并注意定期對網站中的檔案資源進行更新，保證網站信息具有較強的實用性，在必要的情況下應對檔案中的信息進行歸類與細化，以提高信息檢索效率。對于企業(yè)中的檔案網站而言，不僅要增加網站中的信息數量及豐富檔案內容，同時應采用多樣化的形式展現(xiàn)檔案。[3]例如，可以在檔案網站中增設展覽欄目，并在展覽欄目中設置產品服務展覽、人物介紹及市場營銷展覽等內容；或在網站中增設文件欄目，并在文件欄目中納入企業(yè)簡介、企業(yè)內部管理原則與管理實踐方面的檔案，在增設檔案的過程中應保障資源類型的多樣化，同時在檔案中上傳多媒體類型文件與文本文件。在豐富檔案網站中的信息資源時還應重視運用整合理念，將處于分散狀態(tài)、多元異構狀態(tài)及相互獨立狀態(tài)的信息資源整合成統(tǒng)一的整體，確保用戶可以通過點擊鏈接獲得其他檔案網站中的資源，提升檔案資源的共享率，也可以通過建立統(tǒng)一管理平臺提升檔案信息的利用率。

3、根據用戶需求主導網站建設

建設檔案網站的主要目的在于滿足企業(yè)用戶對于檔案的利用需求，因此在實踐中應根據用戶需求主導網站的建設工作。首先，在建設檔案網站時應注重與用戶建立情感關系，即要充分掌握用戶利用檔案的心理，以便根據用戶心理主動提供相對便捷的網站信息服務。其次，應注重創(chuàng)新檔案網站的功能，利用先進技術手段完善檔案網站的應用功能，尤其是信息檢索功能。為了完善檔案網站的信息檢索功能，則應重視拓展模糊檢索與全文檢索方面的功能，模糊檢索指的是在搜索檔案信息時可以通過聯(lián)想詞與同義詞獲取信息。因此在用戶不了解準確關鍵字的情況下也可以通過檢索獲取所需信息，這就有助于提升檔案查詢速度，使搜索引擎變得更為便捷。[4]全文檢索指的是可以通過輸入文中的出現(xiàn)的詞語獲得信息，在用戶不了解信息標題的情況下也可以通過利用檢索工具獲得信息，這就有助于提升檢索工具的實用性，同時可以提升用戶對于檔案服務工作的滿意度。在用戶對網站服務功能感到滿意的情況下，用戶便會再次使用網站，并主動推廣宣傳網站的實用性，這就能夠有效提升檔案網站的訪問量與點擊率，確保企業(yè)檔案可以在各項經營活動中發(fā)揮重要作用。企業(yè)檔案網站必須從多方籌措，強化檔案網站法律安全意識，引進既懂技術、又懂業(yè)務的復合型人才，能準確運用軟件功能，充分發(fā)揮檔案網站的便捷功效，要把檔案信息及時轉存到檔案專用服務器，隨時把企業(yè)檔案重要信息數據進行備份，增強對網站檔案信息的監(jiān)督功能，確保企業(yè)檔案網站信息萬無一失。以上除外，企業(yè)檔案人員還要不斷更新觀念。在工作中，不能僅僅局限于被動地收集、整理以及提供檔案利用，而是要積極主動地爭取機會為企業(yè)創(chuàng)造價值。尤其是在當前的互聯(lián)網時代下，企業(yè)檔案網站的建設給檔案工作者帶來了新的任務和挑戰(zhàn)。作為檔案人員，只有不斷更新觀念、與時俱進，正確認識網絡時代給企業(yè)檔案帶來的機遇與挑戰(zhàn)，才能夠有效保證企業(yè)檔案工作的順利開展。

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（二）信息資源日漸豐富信息資源的一個直接來源是傳統(tǒng)檔案。現(xiàn)在，各地正逐步將傳統(tǒng)檔案資源轉換為可被計算機識別、處理的數字化信息資源。武漢市城建檔案館是全部館藏數字化的第一家，其他如天津、上海、杭州等地的城建檔案數字化工作也已達到相當的規(guī)模。一些地方受制于實際情況，暫時不能將全部檔案數字化，但也有計劃有步驟的將重點檔案、珍貴檔案、高使用率檔案等進行先期處理。建設單位在工程建設過程中產生的大量電子文件是信息資源的另一個重要來源。當前，少數城建檔案館進行的電子文檔歸檔實踐。當前的電子文檔歸檔工作僅局限于建設工程領域，今后還有可能擴展到建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件等領域。

（三）制度建設不斷深入進入新世紀以來，政策方面，中辦、國辦、國家檔案局、住房城鄉(xiāng)建設部至少出臺《電子文件管理暫行辦法》等4項相關政策；標準方面，住房城鄉(xiāng)建設部了設計電子文件管理的1個國家標準、3個行業(yè)標準。國家檔案局也了涉及電子文件管理的5個國家標準、7個行業(yè)標準。一系列的文件大大規(guī)范和推進了城建檔案信息化建設進程。

二、城建檔案信息化建設存在的不足

（一）總體戰(zhàn)略定位模糊一是信息化建設在城建檔案事業(yè)的發(fā)展進程中到底處于什么地位、擺在什么位置？二是通過信息化建設，我們要實現(xiàn)什么目標、發(fā)揮什么作用、達到什么目的？三是如果不開展信息化建設，又將產生什么影響、出現(xiàn)什么后果？對這些問題的回答直接影響到我們對信息化城建檔案和傳統(tǒng)城建檔案的認識，進而影響城建檔案信息化建設的方向。

（二）標準化建設滯后城建檔案信息化工作缺乏系統(tǒng)設計，尤其是標準化建設滯后，導致城建檔案在信息共享和信息搜集方面出現(xiàn)困難。當前，城建檔案信息化工作雖然有“統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導；統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設；互聯(lián)互通，資源共享”的指導方針，但在實踐中往往各自為政。各地城建檔案館低水平、重復開發(fā)的管理系統(tǒng)，在工作中很難互聯(lián)互通，各地城建檔案館信息資源之間孤立。

（三）復合型人才不足人才是城建檔案信息化建設的重要保障。傳統(tǒng)城建檔案管理主要靠人力對檔案實體進行精細整理，工作人員需要具有相當的責任心，但對其技術素養(yǎng)要求不是很高。而城建檔案信息化建設是一項跨學科的、專業(yè)性強的工作，亟需懂信息技術、懂檔案管理、懂城市建設的復合人才。在多年的城建檔案信息化建設中，城建檔案館逐漸培養(yǎng)了一批人才，但數量和質量上還不能滿足當前的要求。

（四）主動服務意識不強城建檔案中存在大量信息。傳統(tǒng)城建檔案只是將這些信息簡單堆在一起，并僅將其作為必須要保存的信息加以處理，而其日常工作也往往處于一種等客上門，你來我調，有就提供。在這種情況下，城建檔案維護和管理人員容易形成慣性思維，對于如何為領導決策提供參考，如何為社會大眾服務考慮不多，缺乏主動服務的意識。

三、城建檔案信息化建設的策略

（一）結合時代背景進行戰(zhàn)略設計城建檔案包含有大量的信息，傳統(tǒng)時代，城建檔案館沒有手段管理檔案信息，只能管理檔案載體。信息時代，信息是資源，是生產力，城建檔案的管理工作要從管理檔案向管理信息轉變。當前，各個行業(yè)都在搶占信息制高點，城建檔案信息化工作也處于重要的戰(zhàn)略機遇期。隨著《政府信息公開條例》的頒布和現(xiàn)行文件服務中心紛紛建立，城建檔案的利用環(huán)境也不斷發(fā)生變化。面對社會和技術的發(fā)展，有關部門應及早做出戰(zhàn)略規(guī)劃，從而順應社會發(fā)展趨勢。

（二）繼續(xù)完善行業(yè)標準當前，城建檔案信息化標準建設亟待加強。盡管在2004年《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》（以下簡稱《綱要》）中，提出過類似目標，但《綱要》只是一個規(guī)劃，沒有形成標準。同時《綱要》建議各地城建檔案部門結合自己情況制定目標，這雖然能促進各地快速開展工作，但也導致了一些地方在準備不足，尚無統(tǒng)一標準的情況下匆忙上馬，盲目信息化，數據質量不高且不同地區(qū)間無法交流，形成信息孤島。繼續(xù)完善行業(yè)標準就是要打破上述信息孤島，提高信息質量。通過不斷完善行業(yè)標準，一方面可以推動各地數據兼容，另一方面將城市檔案信息化融入到數字城市、電子政務等更大框架下進行系統(tǒng)設計，使得信息化的城建檔案發(fā)揮更大的效益，體現(xiàn)更多的價值。

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二、當前我國檔案安全管理存在的問題分析

1.檔案安全管理制度不夠完善

當前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應急管理制度不夠健全，導致在檔案管理工作中經常出現(xiàn)檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發(fā)生。

2.檔案管理安全保障技術水平不高

當前信息化時代檔案管理工作早已經步入了以數字檔案為主體、數字紙質檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現(xiàn)泄露問題。

3.檔案安全管理專業(yè)技術人才較少

檔案管理工作是一項系統(tǒng)復雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業(yè)能力、安全意識、學習能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊伍力量不足、素質不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓，制約了檔案安全管理工作的有效開展。

三、優(yōu)化檔案管理安全體系建設的措施

1.完善檔案安全管理保障制度建設

在檔案安全管理規(guī)章制度建設上，首先，應該建立科學的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強檔案部門與業(yè)務部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應該強化檔案安全保管制度的建設，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設置相應的防磁化、防復制保護技術。第三，建立有效的檔案管理安全應急制度，重點是針對檔案管理工作建立相應的安全預警機制以及損壞檔案資料的恢復工作，以確保檔案資料的安全可靠。

2.提高檔案安全管理技術保障水平

對于檔案安全管理技術保障水平的提升，重點應該針對當前信息化、數字化的特點，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎設施建設上，應該嚴格按照國家檔案館建設標準的要求，對檔案館的庫房、機房等進行標準化的建設，避免檔案資料受到各種物理、化學或者是生物災害的影響。其次，重點加強對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴散加密技術進行處理，同時對于一些重要的數字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術，并加強對防火墻技術、安全檢測技術、虛擬網絡技術等網絡安全技術的運用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應該加強對檔案安全修復技術的研究應用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復技術，或者是與外部修復服務商合作，提高企業(yè)的整體檔案安全管理水平。

3.加強檔案安全管理人才隊伍的建設

在檔案安全管理工作的實施上，一支合格的檔案管理工作隊伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進選拔上，應該盡可能的引進高層次、創(chuàng)新能力強的人才充實到檔案安全管理工作中。其次，應該重點加強對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓，除了必要的檔案管理知識以外，還應該加強檔案安全管理理念以及計算機技術的教育培訓，使其既可以準確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。

4.提高檔案資料的保密管理水平

在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應該根據檔案資料的不同性質，準確的確定檔案資料的保密等級以及使用權限，嚴格進行權限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應該嚴格控制檔案資料的傳輸和復制，尤其是加強對各種照相機、錄像機、智能手機使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。

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1.2隱私保密的要求由于勞動能力鑒定檔案中記載有很多個人信息，這些個人信息涉及到個體的隱私，如果一旦信息資料被非法公開，會涉及到很多法律問題，所以在做好勞動能力鑒定檔案信息化建設的時候，需要做好保密工作，它要求被賦予不同權限的人能看到不同的勞動能力鑒定信息，個體本身只能自由調閱自己的檔案信息。

2信息化的背景下優(yōu)化勞動能力鑒定檔案管理的對策

2.1多種檔案的并存雖然信息化的背景下，勞動能力鑒定檔案的數據化會成為未來的趨勢，然而數據化的檔案本身具有易復制性、易修改性，如果勞動能力鑒定檔案被非法修改，將會引發(fā)很多社會問題和經濟問題。為此，相關的部門要建立實體檔案和電子檔案這兩種檔案。電子檔案可便于相關部門的人員或個體調閱，而實體檔案則要作為檔案留底。如果電子檔案出現(xiàn)數據問題，可查閱實體檔案進行核對。使用這種方法既能提高數據資料的真實性，同時又能有效的利用電子檔案的便利性。勞動能力鑒定檔案部門的管理人員做信息化的勞動能力鑒定檔案建設的時候，要嚴格核對數據信息，使電子檔案與實體檔案一致，平時要做好電子檔案的備份工作，以便出現(xiàn)意外事故時，能即時恢復電子檔案數據信息。

2.2作好科學的分類要做好科學的分類，需要從以下幾個方面進行。相關部門要統(tǒng)一勞動能力鑒定檔案的規(guī)格，使各個部門都能從檔案中找到自己需要的數據信息；樓案材料的內容、照片、及其它的信息要合乎規(guī)格，使每個部門能夠有效的調閱自己需要的數據信息；檔案的索引需要合乎規(guī)格，方便人們能用統(tǒng)一的方法調閱自己需要的檔案材料。在做電子檔案分類的時候，電子檔案要以統(tǒng)一的、合乎規(guī)格的方式分卷、編目、排序，使人們能夠迅速、準確的搜索數據庫信息。

2.3加快網絡的建設在信息化的背景下要做好勞動能力鑒定檔案的管理，就需要加快網絡的建設。它包括相關的部門要投入足夠的資金建立一個大型的物連網，使網絡不僅要能夠滿足數據信息共享的需求，還要能滿足移動設備調閱管理的需求；相關部門要建立勞動能力鑒定的相關網站，使個體能夠從網站上了解與勞動能力鑒定相關的政策、服務方法等；還要興建勞動能力鑒定檔案的數據庫，該數據庫要能有效的管理勞動能力鑒定檔案，使檔案能滿足人們調閱、檢索的需求。

2.4確保數據的安全為了保證電子化的勞動能力鑒定檔案信息的安全，相關部門要做好以下幾個方面的工作：規(guī)范檔案管理的制度，使每一個工作流程都能確保數據的安全性，比如檔案管理人員要通過一套標準的工作流程管理電子檔案，以免因為不正規(guī)的操作造成電子檔案的缺失、丟失等；給予電子化檔案管理一個安全的環(huán)境，相關部門要建立一個安全的工作平臺，使文件檔案調用、傳輸、接收的過程中能夠被安全的操作；建立分級的調閱制度，使檔案共享既能滿足人們的調閱需求，又使個體不能調閱超出自己調閱權限范圍的檔案。

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【關鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理的內涵包括兩個方面:一是應用信息技術對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流,最終實現(xiàn)“無紙化”管理,促進管理創(chuàng)新。

1.2檔案信息化管理的內容

(1)數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數據格式錄入計算機,以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網絡和互聯(lián)網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。

二是要加快醫(yī)院局域網絡的建設。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應社會發(fā)展的需要

現(xiàn)代信息社會日新月異,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網絡實現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強,對檔案工作服務信息化的要求也相應地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運用先進的設備與技術,提高工作效率,實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務,而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時可以延長檔案壽命。

3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務繁雜,工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質檔案進行數據化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務科室提供網上利用平臺,搞好遠程服務。(4)要采取數據備份,數據加密,設置防火墻等多種防護措施,確保檔案信息安全。(5)要根據電子信息技術的不斷完善與進步,要對電子文件進行轉換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應的熟練的計算機操作技能,有獲取判斷運用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務知識。那種既會檔案管理、計算機操作,又懂衛(wèi)生管理的復合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進來,進來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉變傳統(tǒng)的服務方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發(fā)和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量。

4正視問題所在,加強醫(yī)院檔案信息化的建設

4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在

(1)基礎設施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網建設還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術措施還有待于相關法律、法規(guī)、規(guī)章和標準的引導,電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準。

(3)相關體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標準規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設的步伐。

4.2醫(yī)院檔案信息化的措施

(1)加強基礎設施建設。包括軟硬件方面的設施,即各種機器設備、各種檔案自動化處理程序、檔案數據庫建設等。

(2)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設涉及的技術性較強,要采用各種措施,培養(yǎng)既掌握檔案管理知識,又通曉計算機和網絡技術,又熟悉醫(yī)院業(yè)務的復合型人才,以滿足檔案信息化建設的需要。

(3)加強安全管理。一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度,強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能,另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴密的流程化處理機制,引入科學實用的網絡安全應對策略,加強監(jiān)控。

參考文獻:

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（二）為水污染防控、生態(tài)環(huán)境建設提供支撐近年來我國水污染越來越嚴重，水污染防控顯得尤為重要。而供水檔案包括了水量、水質以及所有和水相關的數據，它對水污染防控解決水環(huán)境的問題，起到了不可替代的重要地位和作用。例如2005年在松花江水污染的事件中，根據相關單位的綜合供水檔案資料，結合實際情況，通過反復校核，提出了污染帶推移的情況分析，為松花江水污染防控工作指揮決策爭取到了主動權。哈爾濱市政府就可以根據這些預測，實行相關的工作措施有效的控制水污染，以及降低水污染給當地市民帶來的損失和不便。供水檔案信息不僅在保障河流健康上起到了重要的作用，在維護人水和諧的方面，也發(fā)揮了非常重要的作用。我們可以通過利用供水檔案資料的分析結果，有效的維護河流健康，確保防洪安全、生態(tài)安全以及飲水安全，促進人水和諧發(fā)展。

（三）加強培訓，建設隊伍計算機技術作為供水檔案信息化管理的實際載體，這就要求了供水檔案信息管理人員不僅要具備供水檔案相關的學科專業(yè)知識，還需要具備現(xiàn)代計算機信息技術的應用能力以及加工處理信息的能力。由此可見，培養(yǎng)和構建能夠勝任供水檔案信息化建設的綜合性人才是非常重要的，也是目前供水檔案信息管理的當務之急。可以從以下幾個方面來加強培訓，和培養(yǎng)隊伍。第一，要制定科學合理的培養(yǎng)計劃，把供水檔案建設和與其相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現(xiàn)代化管理技術知識等各個方面的計算機技術知識加入指導教學計劃，采取相關制度鼓勵檔案管理工作人員通過業(yè)余進修、在職培訓等多種方式，不斷提升供水檔案工作人員管理和運用現(xiàn)代化技術的能力。通過各種方式不斷加強對檔案工作人員的培訓，鑄造一批符合社會發(fā)展需要的綜合性供水檔案信息的工作人員。第二，不斷引進與此相關的專業(yè)人才，以及先進技術，優(yōu)化人員結構，提高供水檔案信息工作人員運用現(xiàn)代化技術的能力。第三，不斷加強對供水檔案信息管理人員相關信息意識的培養(yǎng)，使供水檔案管理工作人員能夠充分掌握和運用信息資源管理理論和信息技術手段，有效的開發(fā)和利用檔案信息資源。第四，建立相關的激勵制度，提高檔案管理工作人員的工作熱情，不斷增強檔案管理發(fā)展的原動力。

二、供水檔案信息化建設對城市保障能力的意義

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，供水檔案信息化建設越來越重要，供水檔案信息化建設對于提高城市保障能力有非常重要的作用和意義。供水管網猶如一個城市的身體血液，只有城市血脈暢通了城市保障力才能夠提高。供水系統(tǒng)是城市的“生命線工程”之一，是保障城市居民的正常生活、生產、消防，促進城市建設進程不可或缺的物質基礎。目前我國水污染嚴重，經常出現(xiàn)爆管、漏損、能耗過高等各個方面的供水問題，阻礙了城市發(fā)展。隨著我國社會的快速發(fā)展，城市發(fā)展越來越快，在這個快速發(fā)展的過程中，城市供水系統(tǒng)發(fā)展也出現(xiàn)了很多新的問題，為了能夠適應社會發(fā)展的這種新趨勢，適應科學發(fā)展觀的需求，必須加快提高城市供水系統(tǒng)供水檔案信息化建設的腳步，實現(xiàn)對城市保障能力的提升。由此可見城市供水檔案信息化建設對于提高城市保障力有非常重要的意義和作用，必須對此引起重視。