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信息辦公自動化，作為一種新型的辦公方式，是現代化辦公和計算機網絡功能的一種有效結合，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域。作為人才培養、科學研究、社會服務重要陣地的高校，無論教學、科研還是管理、服務工作都有大量的業務、政務、事務、信息要處理，這些都需要辦公自動化的輔助。辦公自動化的實施和影響。給行政秘書的工作帶來了新的變革。

一、辦公自動化在高校行政管理中的作用

1.“上傳下達”科學化。辦公自動化作為信息處理與管理的數據庫。是決策的支持系統和信息工具。通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。實行辦公自動化后。秘書工作的大部分業務都可以借助先進的辦公設備進行處理，可充分利用積累的文件數據，實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化管理，大大地提高了工作速度和效率。

2.“左右聯系”標準化。學院辦公室是學院工作的領導進行決策的場所。領導做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級相關部門。通過應用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術語等標準化，有利于實現信息交換，擴大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。

3.“內外溝通”窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當著“窗口”的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機關環境的變化，而且有利于機關領導及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領導或其他同事進行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協調內部關系。其次，行政秘書通過互聯網可以不受時間和空間的限制去瀏覽網站，及時了解校內校外各類的相關信息或變化情況。

二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質與技能

在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應這種快節奏和高準確度的工作，必須具備相應的素質與技能。這樣才能把部分行政工作進行有序化的管理，為領導進行決策提供科學有效的服務。

1.過硬的業務素質。實現辦公自動化，進行高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質與技能。在高校教育改革日趨成熟的形式下，它對行政秘書的業務素質提出了嚴格要求。文件的收發、傳閱、執行完全靠計算機來完成，如沒有過硬的信息辦公自動化素質，就會在辦公室工作中出現種種失誤，使工作得不到及時有效地解決和處理。所以，要推進辦公自動化。首先要求辦公室工作人員打破傳統的思維模式，接受新的信息技術，加快自身信息化素養的提高，盡快跟上時代步伐，提高對辦公自動化的認識，走出認為辦公自動化不如手工、紙筆、容易出錯、安全性不高的誤區。

2.科學的管理觀念。辦公自動化，在某種程度上來說也可以看作是一種以信息處理為主要特征的辦公活動。它的基礎是計算機技術和通信技術，而物化人類思維中科學管理的內容是實現辦公自動化的關鍵，它體現管理智慧。并能真正意義上去實現辦公自動化。在具體的實施中要用科學的管理理念規范行政秘書的工作流程，建立一個符合現代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規章制度，尤其是在安全性、保密性方面應做出嚴格規定。注重辦公工作的科學管理與現代化信息技術設備的結合。從領導分工、辦公室工作人員職責和工作績效等一一加強管理，做到職、權、責有機結合，提高辦公自動化的應用效率，最大限度地發揮其作用。

3.熟練的操作技能。隨著計算機技術的發展，辦公自動化從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統。我們要確立發展意識、服務意識，并且必須定期組織培訓提高工作技能，熟練掌握如速記、打印、校對、使用照相機、打印復印機、傳真、音頻設備、投影設備等基本技能。同時具備一定的計算機硬件和軟件知識，能進行編輯、表格處理、圖像和圖形處理，并能編寫基本程序。能熟練使用電子郵政系統，進行信息的傳遞和交換。能適應信息社會對秘書工作高速度、高效率、高準確性的要求，為建立和實施辦公信息管理的自動化提供保障。

三、結論

信息辦公自動化給高校二級學院行政管理工作帶來了巨大了影響與變革。計算機和網絡技術不僅給行政秘書的工作創造了前所未有的環境條件，而且帶來了技術手段的更新和思維方式、價值觀念、生活方式的變化。而這一切的改變都要建立在良好的個人信息素養基礎上。作為行政秘書，應正確認識信息辦公自動化在高校行政秘書中的地位，在信息辦公自動化的環境中解放思想，端正工作態度，與時俱進，不斷創新，逐步培養與之相適應的能力。提高工作效率，從而更好的為學院服務。

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獨立學院是隨著社會經濟的發展而出現的一種新型的辦學模式，是通過普通高等學校與國家機構以外的社會組織或者個人合作，實施本科學歷教育的高等學校。獨立學院是民辦高等教育的重要組成部分，它的出現豐富了我國高等教育的辦學模式，滿足了社會的經濟發展和大眾的需求。獨立學院的出現雖然歷史很短，但規模發展迅速。為了促進獨立學院健康、快速地發展，其管理顯得尤為重要。因此，近年來對獨立學院管理探究的文章不斷出現，這會成為作者探究的基礎。

管理是為了實現確定目標而進行的有計劃、有組織、有控制的行為過程。根據這一觀點，作為高等教育管理的一個最重要分支的高校二級系教學管理可定義為：為實現高等學校二級系所確定的教學目標而進行的有計劃、有組織、有控制的行為過程。要想做好二級系的教學管理工作，首先，各項工作必須要有計劃，如學年、學期的教學計劃。其次，要建立一個層次分明、內在聯系緊密的教學管理系統。最后，管理者要根據教學目標、計劃及反饋信息對教學過程中出現的各種偏離目標和計劃的狀態進行調整和糾正，這就是對教學過程的控制。多年的管理經驗證明，教學管理是對整個教學過程的全面管理。教學管理是一個復雜而有序的過程，即包括方方面面的教學情況也涵蓋師資隊伍的發展。教學管理的具體工作主要體現在以下方面。

一、規范常規工作，破解難題瓶頸

作者從事獨立學院二級系的管理工作已經近六個年頭，一般來說管理工作可以分成三個方面，即：常規工作、重點工作和創新工作。常規工作非常繁瑣而重要，但往往工作中的問題就出在常規工作中，由于常規工作沒有做好，一到評估、檢查就會出現這樣或那樣的問題。

（一）建立規章制度

通過對教學常規工作的規范管理，促進二級系教學常規管理水平和層次的提升，確保全體教師教學工作規范、到位、高效，全面提高教學質量。首先，制定切實可行的規章制度規范教學中的各項工作。由主管系領導、教研室主任、教務秘書組成的教學常規管理小組對全系的教學工作實行組織監控，不定期地下班聽課、查課和了解教學活動，及時獲取反饋信息，解決存在問題。每個學期引導老師們制定開設所有課程的教學日歷、教學大綱；同時做好教師授課協議書、課程一覽表、試卷、畢業論文、畢業實習材料、教師個人檔案、教師獲獎、教研室工作計劃、活動記錄、工作總結、科研立項等材料的歸檔工作。在規范常規工作的基礎上不斷創新工作思路。

（二）創新評價模式

在規范常規工作的基礎上不斷創新工作思路。首先，在教學中建立與人才培養目標相符合的評價機制，即建立形成性評價與終結性評價相結合的評價模式。在原有的終結性評價（期末考試）基礎上，要求各教研室在系工作計劃的基礎上討論制定各教研室工作計劃的同時進一步完善和修訂已經初步建立的課程平時成績評定辦法。形成性評價與終結性評價各占期末考核的50%。形成性評價包括學生的出勤率、課堂表現、課外自主學習、課外作業、實踐活動的參與等。過程評價是為了激發學生重學習過程，重實踐能力的鍛煉。在創新性考試方面，我系教師根據相關要求大膽創新，取得了一定的成績。如電子商務課程，從學院進行本金借貸并限期還貸，以實際進貨和按規定銷售的方式對學生進行考核，打破了試卷理論考核的傳統模式。

（三）完善實踐教學體系

根據獨立學院人才培養定位，結合人才市場的基本規律，建立實踐性教學體系。實踐性教學體系包括課程實踐性環節、實踐性課程、課外實踐活動、學科競賽、專業見習、專業實習、畢業論文等方面，抓好實踐教學要充分考慮、利用校內資源和本地資源。在加強課程教學實踐環節中，要求和鼓勵教師從培養應用型人才的需要考慮，加強課程教學實踐力度，突出學生的自主性和創造性，充分利用低成本而易實施的校內資源和本地資源。如英語口譯課結合教學內容到校園超市進行現場模擬訓練、閱讀課結合所授知識發動學生搜集相關閱讀資源建立閱讀共享角等。

二、重視科研項目申報，促進學科發展

獨立學院的辦學歷史比較短，但是近幾年來發展的規模和速度較快。獨立學院的師資隊伍主要是由專職教師、專任教師和短期聘任的教師構成。獨立學院的專職教師是獨立學院發展的主要力量，他們年輕、充滿活力、工作熱情高；但明顯的不足是他們職稱、學歷偏低。獨立學院要想快速健康發展，必須通過科研項目拉動青年教師的成長，以促進學科和學生的發展。獨立學院的管理者引導老師們以科研項目申報為契機，提升教師科研能力和學院整體科研水平，抓質量建設，走內涵式發展道路，促進學科建設上一個新臺階。

通過科研帶動教學，通過教學促進科研。如大學英語教研室有區級的項目《大學英語》的專項課題。大學英語專項課題對拉動整個大學英語教學起著至關重要的作用，因為這項課題在拉動教師的成長，在促進學生的發展。有了區級項目的拉動，各門課程才能形成合力，任課教師之間才能形成凝聚力。在高校科研課題是老師們發展進步的必要條件。項目的拉動可以使教學更加深入，可以使整個工作不斷提升。

三、推進精品課程建設，打造專業特色品牌

獨立學院不足十年的辦學歷史，要想很快就能打造出專業特色，必須加快精品課程的建設步伐。課程建設是專業教學的核心內容，在精品課程建設方面，尤其要重視加強教學理念建設、隊伍建設、教材建設和課程體系建設。教學管理要從課程建設入手，推進特色專業建設；狠抓教學質量，要求點面結合，提升學校品牌，擴大學校影響力；同時，鼓勵老師在學校的平臺上積極爭取省、校級項目，作為精品課程建設和專業建設的基礎。

專業建設必須體現特色，專業特色必須要通過特色課程來體現。因此，二級系管理工作的一個切入點就是大力推進精品課程建設。對于廣西的獨立學院來說目前要想打造省級的精品課程是有難度的，但是就目前的實際情況來講可以先申報院級的精品課程，經過幾年的建設就可能打造出省級，甚至是國家級的精品課程。如本作者所在的二級系通過精品課程建設逐步打造出課程特色。這些特色的課程也帶動了相關的課程發展。為了推出系列的精品課程，二級系推出了多門系級的精品程，為院級、省級的精品課程奠定基礎。

四、拓展專業素質，培養學生實踐能力

獨立學院人才培養的目標是為社會發展培養實踐性人才。因此，獨立學院在人才培養的理念、教學模式等方面必須區別于其它的院校。在教學中加強實踐教學，重視學生專業實踐能力的培養和發展。

因此，二級系教學管理的又一個切入點就是教學中重視拓展學生的專業素質。專業素質拓展包括見習、實習、畢業論文寫作、各種技能證書的獲得、專業競賽、考研等。學生的專業素質是人才培養質量的體現。具體體現在，組織學生參加各級專業競賽，如2011年全國大學英語競賽，作者所在的單位有786人參加，進入決賽有5人，5名同學全部獲得一等獎。廣西翻譯大賽，共有1143人參加，進入決賽24人，10人獲得特等獎，14人獲得一等獎，綜合實力在全區39所參賽的高校中排名第6。鼓勵學生報考碩士研究生，2011年本單位共有28名同學考取研究生。組織學生參加特崗教師的招聘考試，2011年，本單位有37名同學考取特崗教師。

五、建立公平評價機制，提高教師工作積極性

美國著名學者羅賓認為“激勵是通過高水平的努力實現組織目標的意愿，而這種努力以能夠滿足個體的某些需要為條件”。激勵就是激發或培養人的工作動機，促使成員為實現群體或組織目標增強努力行為的過程。

建立健全教師的獎勵制度，大力獎勵在教學、管理、任務完成情況、師德師風建設等方面做出突出貢獻的教師。比如：教學成績方面，每學年可評一次學科教學能手；班級管理方面，每學期評選一次優秀輔導員等等。凡是享有各方面“優秀”稱號者，系里派出培訓學習。另外、在職稱評聘、評優時優先考慮“優秀”稱號獲得者。

對每位教師管理、獎勵、考核，做到公平合理，不帶感彩行事。健全完善一系列考核評價制度，堅持形成性考評和終結性考評相結合，過程考核和內容考評相結合，從而激發和提高教師工作積極性。同時，二級系的管理者要做到以情管人，關心每一位教師及家庭的冷暖，幫助他們排憂解難；還要經常了解教師的思想動態，與教師融為一體，經常性的談心、了解狀況。創設條件，盡量滿足教師的合理要求，改善教師生活、工作、學習環境。尊重每一位教師，對待教師要多一點贊賞、表揚，少一點埋怨、批評。完善改革激勵機制的同時，要求教師樹立強烈的憂患意識，居安思危，始終保持清醒的頭腦，戒驕戒躁。及時和周邊學校比較，探討、交流、互通信息，取長補短。只有明確差距，正視現實，才能夠變壓力為動力，增強工作的主動性，時效性。

總之，加強二級系的教學管理非常重要，二級系教學管理的成效如何直接關系到整個學院的發展。二級系的教學管理者在高校的建設和發展中起著舉足輕重的作用。因此，必須建立一支思想素質好、有責任心和事業心、精通業務、精于管理的教學管理隊伍。這支隊伍既要有一定的學歷和教學管理業務知識，又有一定的組織、協調和決策能力，這樣才能對二級系進行系統化、現代化、規范化的管理。

[參考文獻]

[1]黃金蓮，龍飛，莫艷云.高校教學管理模式的創新研究與實踐[J]，中國建設教育，2010：21-23.

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一、背景

教學管理作為高校管理的重要內容之一，不僅要治教又要治學，是一個系統工程，存在于高校管理這個大系統之中，形成與教學質量監控體系相配套的規范嚴格、運行有效的日常教學管理模式，堅持以教學為本，既要符合現代經營管理的一般規律，又要符合高等教育與教學管理本身的規律。因此，明確教學管理的基本任務，掌握教學管理的基本規律，認清教學管理的要點與重點，把握好教學管理與運行的體制和制度，全面推進教育管理高效機制，不僅利于順利開展工作，提高工作效率，也易于提高管理水平，提升教學質量。

二、實施方案

教學管理工作包括教務、教學、教材、實驗室建設管理、質控等多個環節，根據教學環節大類分日常教學管理、師資隊伍、教學建設與改革成果、教風、安全管理五大模塊構成一級指標，各類一級指標下設二級指標。一級指標日常教學管理占總評價體系50%權重，下設教學組織和教學管理兩個二級指標，教學組織過程中對各研究所教學計劃任務落實、研究所負責人參加教學工作會議、組織教學科研活動次數及二級督導聽課情況根據相應記錄、臺賬進行評議；教學管理注重各研究所正常教學秩序的維護與管理，包括期初、期中、期末三次教學檢查、教學資料歸檔、教學計劃執行等情況。教學建設與改革占總評價體系30%權重，下設教學基本建設、教學改革、教學獲獎三個二級指標，考察各研究所精品課程建設、網絡課程建設、教材建設、教學改革項目立項、教改、教學獎項等情況。師資隊伍建設、教學質量監控、安全管理等一級指標共占總評價體系20%權重。師資隊伍建設主要考評各研究所師資隊伍學緣結構和學歷學位、教授為本科生授課、師資培養，重點考量青年教師培養計劃的執行情況。教學質量監控主要參考學評教成績和學院教學督導聽課評價反饋。安全管理考量各研究所、實驗室責任人責任事故情況。

三、評價實施

為了規范管理成效登記，學院對各類會議采用簽到制，日常管理采用學院督導抽查的方式進行監控。此外，還采用計劃加月報方式要求各研究所每學期初提交學期工作計劃，每月提交教學日常管理報告一份，學院對照計劃檢查、督促各研究所開展教學科研活動；將各研究所教師精品課程建設、網絡課程建設、教材建設、教學改革項目立項、教改、教學獎項等情況數據化，進行人均積分排名進行測評，通過目標考核調動學院教師參與教學建設和改革的積極性，提升學院、學校辦學實力；為每位青年教師聘任導師，制定相應的考核要求，通過聽課、備課等方式幫助新進教師僅早適應教師角色；學院聘請有經驗的退休教師參與學院教學質量監控，對青年教師采用培育性聽課形式，跟蹤促進教師的成長，安全管理方面學院給每個教學實驗室設立安全責任人，出臺安全管理措施，采用定期與不定期抽查方式，將責任落實到人，規范學院安全管理。

除此之外，學院定期、系統地開展綜合性教學管理評價活動，及時總結教學管理的經驗、肯定成績、反饋評價結果、研究和解決評價過程中發現的問題，提出改進的措施，有利于促進二級學院教學管理水平的提升和學校教育事業的發展。學院每年召開教學管理工作會議一次，形成規范性的評價機制。主要步驟包括：研究所根據指標體系進行自評，并完成自評報告；學院成立考評小組對各研究所自評報告進行綜合評價，并將評價結果進行公布、反饋，表彰先進單位。

基礎醫學院通過學院教學管理評價指標的構建和實施，提升了學院的教學管理水平，在全校教學管理考核中，連續兩年位列第一。通過對各研究所教學管理考評，也間接反映出了學院、學校教學管理工作的質量，暴露出了存在的不足。在目標考核管理體制下，進一步完善二級學院的教學管理機制，調動學校、學院、研究所的一切力量，以目標為對象，積極開展相關教學、科研工作，將大力推進學校整體教學管理水平，提升學校的辦學實力，有利于學院、學校的長足發展。

參考文獻：

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一、高校二級學院檔案管理現狀及分析

隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學規模的不斷擴大，二級學院管理類文檔越來越多。有上級職能部門下發的指令、指導性文件；有學校制定下發執行的各種教學制度、辦法、規定、條例；有學院制定的教育改革、專業和課程建設材料；有學院、系工作總結，重要會議記錄及參與的重大活動材料等等。針對大量的檔案材料，目前高校二級學院管理現狀不容樂觀，主要存在以下問題：

(1)二級學院領導檔案管理的意識不強，檔案管理認識薄弱，過分依賴校級的檔案管理。認為反正學校有專門的檔案管理部門，二級學院沒必要花大量的人力、物力、財力在檔案管理上，況且，目前調檔的機率不是很高，目前的管理狀態還能應付對檔案的需求。

(2)每個二級學院檔案管理人員都是兼職的，管理員沒有經過專門的培訓，只是本能的材料的整理。另外，經常更換管理人員，使得銜接不夠，需要時無從尋找，不能及時準確的提供。

(3)文檔、檔案管理制度不全。有些二級學院雖然也有管理規章制度，但執行起來有一定的難度，制度也就形同虛設。另外，有些學院可能根本就沒有制訂相關的規章制度，完全依賴學校相關部門的指導。

二、基于網絡的數字化檔案管理研究

針對檔案管理中存在的種種問題和不足，國內許多學者和管理人員提出了許多有效的辦法和措施。我們認為要從軟件和硬件兩方面來解決目前的問題。

（一）軟件方面

1．積極開展宣傳教育，轉變思想觀念，增強教職工的檔案意識，提高檔案管理人員素質，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍。對管理人員進行“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務素質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案管理人員的業務水平，請兼職檔案管理員到校案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更直觀的認識。這樣可以提高二級學院檔案管理人員的立卷和歸檔工作的專業水平。另外可以通過形式多樣的檢查、評比、考核。在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理人員的工作積極性，充分發揮他們的主觀能動性。

2．強化規范制度管理，完善立卷歸檔制度。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。

（二）硬件方向：構建數字化檔案管理體系，快速有效的為廣大師生提供信息服務。

1．做好檔案書面文本和電子文本的收集、整理、鑒定、保管、利用和統計。

二級學院的檔案可分為永久、長期、短期、暫存。

二級學院的檔案內容包括（1）行政管理類：主要包括學院五年規劃，年度的工作計劃、總結，每次黨政會議紀錄、紀要，學院規章制度，學院向校方的請示、匯報及批復，學院與教育實習、專業單位的合作協議及社會服務項目的合作協議等等。（2）教學管理類。主要包括教學計劃、教學大綱、教學進度表、教材、每學期教學任務安排、聽課評價表、教學測評成績、年度教學業績考核成績、學生各類成績、學生獎懲情況記錄等等。（3）教師業務類。教師個人基本資料，教師教學材料，教師科研材料、教師參展材料、教師各類作品獲獎材料、教師舉辦展覽材料、教師舉辦講座材料，教師外出交流材料等等。二級學院管理人員要及時收集各方材料或明確有關材料的歸屬。因為目前二級學院中行政管理類檔案、教學管理類檔案和教師業務類檔案是分別在不同的管理人員手中，檔案管理人員非常清楚各類檔案的歸屬。

檔案的整理就是根據收集范圍編制二級學院分類方案，行政管理類檔案可根據時間、年度分類，教師業務類可根據人事部門的分類每位教師自成一卷。

保管或移交。由于二級學院檔案工作的雙重性，經過鑒定、整理的學院檔案，其中一部分列入校檔案館歸檔范圍的，學院檔案員要編制好目錄及時移交到校檔案館，對未列入校檔案館歸檔的范圍的檔案由學院經分類保管。

學院檔案管理員要充分發揮主觀能動性，了解服務對象，明確服務方向，既要為學院領導服務，又要為學院師生報務。

2．在信息化大環境下，應利用網絡技術、通訊技術來大力加強檔案管理的數字化建設工作。目前，各高校都已建立起較高質量的校園網，這為二級學院檔案管理網絡化提供了基礎。但除了硬件設施作基礎外，對教學檔案進行有效的管理更需要數據庫作為保證。二級學院檔案管理部門必須在信息深加工上下工夫，把收集來的大量資料進行入庫存檔、分析提取，充分利用各種新的電子文檔技術，開發高質量的數據庫管理和應用程序，以進一步推行歸檔的標準化并有利于檔案的關鍵字檢索等服務。及時建立專門的檔案信息網站，通過網絡向校內外利用。

三、小結

雖然經過國家教育部的評估，各高校對檔案管理的認識有所提高，但還是存在很多問題，我們提出基于網絡的數字化的檔案管理研究，希望通過構建這樣的管理體系來有效的管理檔案，并使檔案最大限度發揮其作用。

參考文獻:

[1]黃寶春，高校二級學院檔案管理規范化的幾點思考。[J]云南檔案. 2008年07期

[2]潘桂萍，高校兼職檔案員素質提高之我見。[J]云南檔案，

[3]岑淑兒，高校二級學院檔案管理初探。[J]浙江檔案，2005年6月，第36期

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中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

預算管理是學校財務管理工作的重要組成部分，它既是學校年度事業計劃和工作任務的貨幣表現，也是學校組織各項財務活動的前提和依據，是確保完成教學、科研等各項業務目標實現的重要手段。民辦高職院校的主要資金來源為學費，沒有國家財政支持，更加需要提高財務預算管理水平，把錢用在刀刃上，提高資金的使用效率，學校各部門需要充分意識到強化預算管理的必要性和重要性，從科學化、精細化入手加強民辦高職院校預算管理，完善管理制度，是提高民辦高職院校財務管理水平，促進內涵發展，提高教育經費使用效益的有效途徑。

隨著包括預算管理在內的組織流程優化方案的確認和實施，學校的預算管理水平得到了較大提升，在預算管理方面具備了一定的管理經驗和取得了較好成績，但仍然處在較低層次的發展階段。

1.民辦高職院校財務預算存在問題

1.1 預算的編制方面

部分民辦高職院校預算編制和執行結果還停留在使用Excel表格編制的狀態，項目及流程的非固化狀態，容易因為人為因素導致數據的邏輯和準確性難以保障。作量大、效率低。

1.2 預算執行情況分析方面

隨著民辦高職院校規模的擴大和預算編制精細化要求的提高，工作量將大幅度增加；以Excel手工進行預算編制和分析，預算管理人員整日忙于預算編制和數據加工、摘錄，很少有精力進行管理和分析；預算不僅是目標，更重要的是管理的手段，以預算指導管理業務活動，需要及時地搜集實際經營數據進行對比分析。

1.3 考核指標方面

缺乏科學的考核機制，預算管理的有效實施必須以考評作為引導和控制手段。預算的考評帶有客觀量化的特點，需要借助一個工具將經營結果與預算目標比較，獲取客觀的評價結果。

1.4 財務預算管理制度方面

目前多數高職院校采用校院二級管理模式，各個院系之間在一定范圍內有自己的財務自主管理權，可以依照自己的具體情況來安排自己院系的A算開支。在這樣的情況下，各個院系所屬的級別之間相互獨立，給民辦高職院校財務預算的管理帶來不便，同時也留下許多隱患和漏洞。

1.5 財務預算管理及監督機制方面

預算按上級批準的計劃編制，停留于傳統的“報賬型”會計層次，習慣于記賬、算賬、報賬，提供的基本信息僅限于歷史數據，沒有深入對全校賬務活動進行預測和分析，使預算管理流于形式。同時，其他部門也孤立的認為預算管理只是財務部門一家的事，造成預算項目、編制和控制預算只由財務部門完成，各職能部門只是提供一些簡單的部門經費支出計劃。沒有建立相應的監控、分析和評價制度，難以準確、具體地分析評價各部門的各項預算經費，也難以正確、完整地評價資金的使用效益。

2、民辦高職院校財務預算管理的研究

2.1 建設預算管理平臺

為進一步推進預算管理體系的改革，通過信息技術手段規范全面預算管理方案的落實、提高預算管理效率，建設預算管理信息系統是當務之急。將預算管理系統建設成為學校戰略目標合理制定和分解的平臺、預算編制溝通和匯總合并的平臺，成為學校經營情況進行監控和分析的有力手段，從預算目標下達到預算編制、到預算執行分析與考核、到預算改善的動態循環。

2.2 精細化管理

實行財務預算精細化，對上一年度財務預算執行度進行研討，分析上一年度預算執行情況，學校和二級學院以及各行政職能部門參與年度預算的制定，結合上年預算執行結果和年度工作計劃，編制年度預算，同時具體項目的負責人參與到整個預算制定過程，預算從下到上，再由上至下，通過“三上三下”的信息傳遞、溝通、歸集，最后形成總體的預算。

2.3 預算校院負責制

按照校院兩級管理的目標，各學院是承擔責任、享有一定權利和義務的學院就成了一個個責任中心，根據學校基本支出的性質和學院兩級管理后所形成的責任中心的管理權限及控制范圍與可控程度，將支出劃分為校級支出（基本建設支出、財務費用等等）和包干經費到二級學院、職能部門支出（指辦公費、電話費、基本工資、交通費等等）兩大類。凡是二級學院不可控成本都是校級支出，包干經費都是二級學院、職能部門可控成本。

2.4 財務預算的執行

預算指標一經確定，一般不再進行調整，以保證預算管理的權威性和嚴肅性；但在具體實踐中，由于不可預見的因素很多，完全不進行指標調整是不現實的，一是因外界因素變化，如燃油價格上漲，對相應項目開支在充分論證后按權限責任范圍給予適當追加調整；二是對個別不可預見的較大項目開支需要突破原來預算的，在廣泛征求各方意見、充分論證并嚴格控制下，按程序進行預算調整。

2.5 嚴格監管

建立經費支出預警機制和執行預算定期報告制。財務部門對預算執行情況經常進行定性分析、定量分析、績效分析等，定期向學校和二級學院總結、報告預算執行情況。規范和加強財務審核與學校審計監督。對于包干經費的開支，財務上不但要審核其是否有預算指標，是否符合支出范圍，程序是否合法，還要嚴格審核報銷票據的真實性、合法性、準確性、完整性。同時，學校審計監督與財務審核相輔相成，審計監督貫穿事前、事中和事后。

校院二級管理模式是將二級學院從教學單位變成辦學單位，提升了二級學院的義務和權利，提高了二級學院的財務處置能力，同時也需要二級學院和全校統籌協調共同參與學校的財務預算的制定和執行，提高資金的有效利用，讓民辦高職院校實現可持續健康發展。

參考文獻

[1] 高校二級財務預算問題研究[J].吳秀明.中國市場.2015（44）.

[2] 以預算為核心的財務管理一體化信息建設[J].彭玲英.現代商貿工業. 2016（24）.

[3] 深化高校二級財務預算管理改革的幾點建議[J].何小紅.財務與會計. 2013（04）.

篇（6）

本文為陜西教育會計學會課題：“新常態下高校基于二級管理的全面精細化預算治理職能的實現”（課題編號：15JC021）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年11月19日

引言

黨的十以來，我國的經濟、政治、文化、社會、生態等各領域呈現出全方位的新常態。與此相適應，我國高等教育領域也呈現了“新常態”。其中，以質量提升為核心的內涵式發展成為新常態中重要的一個方面。質量提升、內涵發展已成為發展主題。這就需要我們轉變發展理念和發展方式，在穩定規模、優化結構上下工夫，在發揮優勢、彰顯特色上下工夫，在創新驅動、內生增長上下工夫，全面精細化預算正好契合了內涵式發展的需要，有助于完善二級管理的治理架構，推動學校整體現代化治理的實現。

一、基于二級管理的高校治理

十八屆三中全會提出了國家治理、政府治理、社會治理以及治理能力的現代化。校院二級管理是不同于高校傳統管理的新的治理模式，適應新形勢下高校發展需求，根本目的是要解決高校發展的動力機制問題，其核心理念是降低管理重心，下放管理權力，調整管理跨度，規范管理行為，真正建立起學校宏觀調控、學院自主辦學的高校運行機制，促進學科的整合和發展，激發各級組織的活力，實現學校的現代化治理。二級管理在教育新常態下可以更好地發揮結構調整的優勢，對學院的學科進行整合和發展，建立適應內涵式發展的精細化管理模式。

二級管理是在校院二級建制的基礎上，賦予二級單位一定責任，根據責任賦予一定的權力，使二級單位在學校總體目標、原則的指導下發揮管理主體作用。

二級管理是以財務分級管理為核心的，將適度的財權與院系承擔的事權聯系在一起，使權力能夠切實地實現其治理功能，而治理的核心是制衡權力，預算作為財務管理的出發點，是實現財權的根本，而現代預算的實踐與理論表明預算具有治理職能。所以，預算治理是實現管理治理的基礎和核心推動力。

二級管理的目的是激活高校底層的辦學活力，改善辦學質量和效益，使學校的辦學理念和方針通過分層次管理方式進一步落實。實行二級管理后，有一種聲音：應該下放財權，給二級學院充分的自，學院怎么建設發展、學科怎樣設置、學生怎么管理統統交給學校自行處理。這種觀點有失偏頗，因為學校作為一個組織單位，是由一個個機構單元有機組合而成的，各個單元都要在服從學校全局發展的框架下運作。發揮二級單位的活力必須在學校頂層設計、治理框架下來進行。

二、預算的治理職能

預算是權力的體現，治理是權力的制衡，權力配置資源的規則就是制衡權力結構和民主政治程序，而高校預算的程序顯然具備了治理的職能。預算是通過宏觀調控實現頂層實際治理意圖的重要手段，能夠保證學校治理功能的實現。

全面精細化預算通俗地說就是將部門年度的全部收入和全部的支出按照來源渠道進行全口徑歸集，支出按照部門細化到科目及分類進行列支，使單位的收入支出統一在一個封閉的循環中，使預算真正落到實處，目的是強化預算的約束力，實現剛性預算。

全面精細化預算在學校層面宏觀調控和二級單位的精細化管理過程中可以發揮提綱挈領的作用，充分顯現出其所具有的治理職能，預算治理職能的良好發揮，可以促進學校在二級管理模式下的現代化治理。

（一）提高資金使用效率。高校實行二級管理的初始階段，經費是按照各院系的學生數切塊下劃，未解決學生人數不均衡適度予以調節，沒有學生的院系按照承擔的基礎公共任務從其他院系取得跨院系結算經費。這種經費預算分配模式相對來說很粗放，存在很多弊端，比如經費分配的粗放式切塊，固然給二級單位更多的自，但容易出現切塊經費多的院系經費富余，出現想方設法地突擊花錢的現象，導致學校資金浪費嚴重;而經費不足的院系，學校又不能讓其自生自滅，于是又給這些院系追加經費維持運行，這既不能從根本上解決問題，也會挫傷其他院系的積極性，二級管理流于形式。全面精細化預算能避免上述弊端，提高資金的使用效率，切實有效地維護高校各項事業的可持續發展。

（二）確保財務安全。全面精細化預算是確保高校財務安全的重要保證。只有全面而詳細的預算，學校各項活動才能按照預期開展，并能防范財務風險和領導干部腐敗風險。

（三）調動基層單位預算編制參與度。全面精細化預算能充分調動基層單位預算編制的參與度。由于實行剛性預算，各部門在做預算時要詳細做好自己的工作計劃和詳細規劃。對工作中每個環節做好精細的測算，對計劃中可能發生的情況做好研判，充分論證項目實施的可行性，從而推動學校和各部門年度工作計劃的實施。

（四）促進財務管理改革。全面精細化預算有助于高校財務管理改革，緩解高校赤字預算的壓力或承擔債務的風險，優化資源的配置，建設節約型校園。

三、基于二級管理的全面精細預算治理職能實現路徑

（一）全面預算――做好頂層設計，科學決策，有效配置資源。辦學理念是學校的精神靈魂，發展規劃是行動指南，而頂層設計是決策機構從全局的角度，對學校的各項任務的各方面、各層次、各要素統籌規劃，制定學校的戰略規劃，是自上而下地謀劃，使整體理念落實到各年度;頂層設計的理念需要每個個體組成的智慧去完成，這樣根據各二級單位承擔的任務，分解年度目標任務并與預算捆綁下發，二級單位根據預算目標進一步分解任務，以精細化預算為手段全面推進，在二級單位預算執行的過程中，可以根據執行信息的反饋與分析，結合預算執行狀態對財務預算和任務目標進行修正，即在年度總預算的框架之下，每年9～10月集中調整一次，二級單位在自己的預算經費內調整，學校總預算不得突破。這樣，每年度就可以集中有效資源，高效快捷地實現目標，完成辦學理念的實現。即：統籌安排全部預算收支，適應學校頂層設計，有效配置資源。上述預算資源配置模式通過高校的預算組織體系組織完成。高校財務預算的組織體系如圖1所示。（圖1）

學校將年度的全部收入，包括歷年賬面結余資金通盤考慮學校的全面預算，以零基預算為主，滾動預算為輔，長計劃短安排，按照建設目標任務可考慮適度赤字預算和跨年度的預算平衡，量力而行，按照確立的重點建設任務及年度基本運行，統籌考慮學校的全面支出。以此為出發及落腳點，任務分解到哪里，經費落實到哪里。

校院二級管理不是學院的完全自治，是學校管理重心下移，給院系自和與之相適應的適度的財權，院系的建設和發展要服從學校總體建設和發展方向，在學校宏觀建設、調控的指導下，將本院系相應承擔的教學科研任務完成，在完成這些任務的過程中，院系享有充分的自，學校充分尊重二級學院的辦學及管理的要求，在經費預算上積極支持，二級院系對學校負責。概括來說就是，根據學校的戰略，設定預算的目標，根據預算目標編制預算，圍繞二級單位精細化管理匹配二級單位預算并落實，通過績效考評檢驗各項目標的完成情況，總結經驗，修正目標和戰略。

“兵馬未動，糧草先行”。預算要體現的就是頂層設計的意志，首先學校總預算盤子應是全口徑的收入，不打埋伏，公開透明。在預算支出方面，根據學校的建設總目標，逐級分解建設任務，經費隨任務落實到二級學院，要求學院根據自己承擔的任務，相應做本單位的精細化經費預算，完成精細化管理。專項經費提出建設目標，經過學校財經委員會及有關專業委員會審批后予以立項建設，人員經費及基本運行經費實行定員定額，這樣學院就可以對年度學院的總預算做到心中有數，在支出預算上就可能做到精細化，就可能將結構調整、內涵發展的設想付諸實施。當然，必須強調二級學院要將預算分配的收入按照當年教學、學科、學生、行政等進行條塊分配，細化到支出科目及經濟分類，同時要有執行進度。這樣，錢隨事走，經費落到實處，不等米下鍋，不沉淀浪費資金。形成建設有目標任務，經費有保障，執行有進度，考核有依據，責任可追究的良性循環。（圖2）

（二）強化預算的精細化和延展度――尊重底層思維，激發活力。預算經費一經下達到二級學院，總預算經費不允許突破，但二級單位可以在總的經費范圍內，根據學院自身特點將經費進行精細分配，細化到明細支出，實行精細化管理，就像人體內遍布的毛細血管一樣，把“血液”輸送到每一個細胞。同時，要做到與財務預算部門對接，這樣在經費預算及執行過程中可以做到全程跟蹤，經費的使用效果可以做到一目了然。經費在使用過程中應當做到維持經費不突破，專項經費不挪用，權責分明，互相制衡，各司其職，落到實處。實實在在地讓預算發揮自己的治理職能，減少人為干擾。

有了經費的支持和自主，二級單位就可以對學校頂層設計中學院承擔的內涵式發展任務進行推進。許成鋼認為，改革的動力一定是民眾，上層設計出來的正確方案，必須有人去執行。張文魁也提出，有效的改革多由基層探索，高層默認。這些觀點類比到高校二級管理模式下，就是學校的頂層設計意圖通過預算下達到二級學院，學院通過精細化管理，利用精細化預算管理手段進行推進和延展，完成學校治理并開花結果。

（三）強化執行力和績效考評――投入產出。預算執行是把預算由計劃變為現實的具體實施步驟。預算執行工作是實現預算收支任務的關鍵步驟，也是整個預算管理工作的中心環節。全面精細化預算可以解決由于支出編制不嚴謹、不配合學校事業發展規劃、缺乏量化分析和科學論證進而容易引起校內各單位“討價還價”的“博弈式”關系，影響支出效率。

預算執行是以提高經費使用效率和效益為目的的，要運用有效手段對預算經費的使用進行監督和控制，以達到優化配置教學資源的效果。對預算經費要做到事前監督、事中控制、事后審計，確保預算經費流向不出現偏差。解決只重申請經費，不管執行，使大量資金結余沉淀，無法盤活，進而可能造成學校賬戶結余資金被財政收回重新分配的后果。

強化績效考評，引入績效管理模式。以“績”為主體，確立預算項目，以“效”為主體，考核經費使用效果，強調有投入有產出，實現對預算資金使用的有效約束，加強預算執行分析考核，及時總結反饋，并與獎懲掛鉤。通過考評檢討整體治理上存在的問題，反饋到學校，對頂層設計加以修正完善。

（四）信息公開透明――民主管理和監督。中國社會科學院法學研究所的高等教育透明度指數報告（2014），首次對國內著名高校的信息公開情況進行評估，對象涵蓋了教育部直屬、“211”和“985”共115所高校。報告建議，各高校應當轉變治校理念，尊重教職工、員工的主體地位，提高網站建設和維護水平，加大重點領域信息公開力度。此次的高等教育透明度指數報告為“國家智庫報告”系列的首份報告。

從國家層面已經開始高度重視高校信息透明，作為公開信息中重要的財務信息公開尤顯重要。預算僅由“財經委員會”或“黨委會”、“領導班子”審議通過是不夠的，必須向廣大教職員工公開，尊重教職員工的主體地位。僅僅公開預算還不夠，還要公開決算。由于實行了全面精細化預算，每一筆經費的來源與去向都清楚明白，這樣通過公開透明地公開信息，有利于真正實現基層民主管理，便于監督，也是學校現代治理的重要體現。

四、結論

綜上，在二級管理模式下，充分發揮預算的治理職能，通過實行全面精細化預算，將學校宏觀調控與二級單位精細化管理統領起來，作為貫通頂層設計和底層思維的橋梁和紐帶，適應教育新常態的內涵式發展，從而實現學校的現代化治理。

主要參考文獻：

[1]姜峻.科學發展觀視野下實施二級管理體制的思考[J].江蘇教育，2010.9.

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成長型高校是指處在從單一學科向多學科發展、從教學型大學向教學研究型大學轉型的高校。1對于成長型高校，科研工作的發展很重要，而科研工作又離不開科研管理工作，管理工作做得好，可以有效地使學校現有的科研資源得到合理配置、充分運用，較好地協調科研活動中的各種關系，最大限度的發揮廣大教學科研人員的積極性和創造性，保證以較少的科研投入取得較多的科研成果。

隨著學校的發展和壯大，校、院二級管理體制逐步代替了以往的二級行政管理體制。科研管理隊伍也從單一的科研管理部門發展為以科研管理部門為核心，輻射各個二級學院科研秘書的輻射狀結構。而目前，二級學院的科研秘書大都不是專職、專業的科研管理人員，導致科研二級管理水平不高。

1.科研管理隊伍素質提高的重要性

學校的科研管理系統是學校科研工作人員與外界溝通聯系的紐帶，是目前學校科研資源得到合理利用和全校科研工作順利開展的保證。科研管理隊伍的工作績效，很大程度上取決于管理者的能力和水平，所以，提高科研管理隊伍的素質和能力，特別是對正處于轉型階段的成長型大學更為重要。

2.科研管理系統的組成

科研管理隊伍是一個從上至下的系統結構，包括整個校科研管理部門的所有人員、二級學院的科研秘書。校科研處是學校科研管理的第一級，是科研管理的核心，對全校的資源配置起著統管作用。科研處主要負責學校科研工作計劃的制定，科研發展目標的確定與科研工作的宏觀管理；科研項目的申報與管理；科研開發項目的對外宣傳與推廣；科研成果鑒定、報獎與科研統計；學術交流；科研資源（包括經費）的合理配置及管理。

科研秘書是二級管理單位，負責學校科研處與所在學院的從事科研的教師的聯系與溝通。主要任務有：各類科研管理文件和通知的上傳下達；縱向科研項目的組織、申報與管理；橫向科研課題的組織、審查與管理；科研成果鑒定與報獎；各種科研統計；院級學術活動的組織與推動；科研檔案收集與審查；科學研究機構的申請與管理工作等。

3.科研管理隊伍現狀分析

對于成長型高校來說，科研二級管理體制尚未完全成熟，致使二級管理單位不能完全發揮應用的作用和實現其功能。以我校目前的二級學院科研管理隊伍為例，18個教學單位的科研秘書人員，具有博士學位的2人，碩士學位的10人，本科5人，大專1人；35歲以上2人，30-35歲4人，30歲以下12人；任職3個以上的2人，2年的2人，1年的8人，不足1年的6人。數據表明，就從年齡和文化水平來看，二級學院科研秘書隊伍是一支有知識有水平的年輕隊伍；但從其任職時間來看，會發現人員流動性太大，連續從事兩年以上科研管理工作的只有4個人，而大部分則是在熟悉業務后就離開了崗位。人員的不斷變化無疑會影響科研管理工作的質量。

3.1科研秘書無專職崗位，責任感欠缺

由于成長型高校所處的特殊歷史階段，二級學院科研工作的規模還不大，科研管理工作量不足以要求設置專門的科研秘書編制，于是，二級學院的科研秘書，都由辦公室行政人員或教師兼任。

3.2缺少系統培訓，業務能力參差不齊

科研管理工作是一項系統工程，涉及到方方面面。而新任的科研秘書，未經過任何系統培訓，只與上任秘書進行交接后就直接工作，不能正確的實施管理工作，不僅工作效率低下，也容易在工作中出現失誤，給科研工作者帶來損失。另外由于自身素質、文化水平、管理經驗等原因導致各科研秘書的業務能力參差不齊，或多或少會影響學院的平衡發展。

3.3無專門的獎勵和考核辦法

對科研秘書的工作業績，即無獎勵機制，也無考核辦法。讓科研秘書認為，這項工作做好做壞，做多做少，都一個樣，除非犯了重大錯誤，是不會有什么影響的，更何況是兼職工作，最重要的是做好本職工作。在這種情況下，科研秘書對科研工作的管理即無緊迫感，也無積極性。

4.二級科研管理隊伍的建設

4.1學校要加大投入和政策建設

成長型高校在加大對科研的投入的同時，也要加大對科研管理隊伍建設的投入，保證管理質量和效率。如在每個二級學院設置科研秘書編制，聘用合適的、相對固定的人員專門從事科研管理工作，并對其工作業績進行考核，這無疑將大大提高二級學院科研管理工作的質量和效率。首先，選擇具有相當的知識水平、計算機應用能力、溝通協調能力和較高的工作熱情；相對固定的人員任科研秘書，一旦聘用，任期為3年。建立健全考核和獎勵機制，督促和激發他們的工作熱情。

4.2校科研處要加強管理與培訓，提高能力與素質

科研管理需要專業的管理者，高度的責任心和強烈的服務意識。要做好學校的科研管理工作，對科研管理者的能力和素質提高勢在必行。

4.2.1加強政治學習，提高服務意識，增強責任心

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[中圖分類號]G718.5[文獻標識碼]A[文章編號]1674-893X(2012)02−0007−04

校企合作已成為我國高職教育改革與發展的方向，并逐漸納入到了高職院校管理機制。在高職院院級層面上，引導二級學院開展校企合作工作不僅要在高職院校內部建立校企合作工作考核指標體系，而且要構建促進校企合作工作考核指標完成的保障機制。[1]

一、二級學院開展校企合作的組織領導作用

1. 二級學院領導的作用

該考核內容要求二級學院領導特別是院長把校企合作作為凸現高職教育特色和水平的根本途徑，貫穿在整個辦學過程中，落實到思想和行動上，采取積極可行的措施，保障校企合作落到實處。主要觀測點包括：“十二五”發展規劃、本年度工作計劃和總結、學院領導及主管部門認定或確定交流的典型案例，如：對校企合作辦學特色的評價、在院級以上會議交流的經驗材料等、有關校企合作辦學方面的論文及報告、有關推進校企合作辦學措施的文本。

2. 二級學院開展校企合作的工作規劃

一是具有推進和深化校企合作的規劃，在專業發展規劃中將校企合作辦學作為重要內容。具有校企合作年度工作計劃，實施有成效。該考核內容要求二級學院對校企合作工作進行長遠規劃，并按年度實施，不斷拓展和深化校企合作的辦學內涵。主要觀測點包括：具有校企合作的規劃文本、年度工作計劃和工作總結、年度工作中校企合作進展的主要亮點，如：經驗總結、成果實例、完成合作項目。二是積極開展校企合作辦學探索與研究，取得一定成果，對深化校企合作辦學產生促進作用。該考核內容要求院系開展校企合作研究，指導實踐，提高校企合作的辦學水平。主要觀測點包括：具有校企合作辦學方面的課題研究成果、教師團隊或骨干教師有校企合作辦學方面的論文。

3. 構建校企合作管理機構

建立由緊密合作企業有關負責人參加的校企合作辦學工作組，有校企合作開發團隊和相應的管理人員、管理制度。每學期定期召開校企合作辦學工作組會議，研究校企合作辦學發展。該考核內容要求二級學院與企業建立溝通與合作平臺，落實有關管理機構，為校企合作辦學提供組織體制保障，并切實發揮校企合作組織機構的作用，解決校企合作辦學實際問題。主要觀測點包括：有校企合作工作組名單、有校企合作管理制度、當年校企合作辦學工作組工作計劃、當年校企合作辦學工作組會議記錄、紀要及會議材料。[2]

二、與企業共同建設實訓基地

1. 校外實訓基地建設

一是建立相對穩定的校外實訓基地，學校與企業簽定實習基地協議，在企業掛牌，每年能安排畢業生頂崗實習人數80%以上，并有一定數量的畢業生在實訓基地就業。該考核內容要求二級學院按規范建立校外實訓基地，并充分發揮校外實訓基地在畢業生頂崗實習與就業方面的骨干作用。主要觀測點包括：校企合作雙方簽定的實習基地協議、實習基地企業牌額照片、當年畢業生頂崗實習安排匯總表與實習計劃和實施的原始材料、當年畢業生在校企合作企業就業情況匯總表（原始名單）。二是校企合作企業有一定科技水平或技術檔次，誠信經營，能切實保護實習生權益。該考核內容要求二級學院選擇有一定科技水平和職業教育素質、發展前景好的企業作為校外實訓基地，主動開拓與科技水平高、職業教育素質好的大型企業、跨國企業、世界500強企業開展校企合作辦學。有一定科技水平是指生產的產品運用技術和設備先進、工藝要求較高、成品精致。一定技術檔次是指服務類企業資質或星級較高。誠信經營，不把實習學生作為簡單勞動力使用。主要觀測點包括：校外實訓基地的企業名錄及政府部門與行業組織授予的各類先進稱號、學生實習工作場所的照片、實習企業實習生工作計劃或安排及待遇方面的佐證材料。三是每年定期邀請企業參加職業信息活動，舉辦技術講座，營造校園校企合作氛圍。該考核內容要求二級學院堅持就業為導向的辦學方針，突出高等職業院校的辦學特色，切實重視畢業生就業服務工作。職業信息是指企業通過學校所的招聘信息。校內就業市場是指學校組織相關企業在校園內開展的企業與學生雙向洽談招聘活動。主要觀測點包括：當年有就業信息、在校內舉行過就業招聘。

2. 校內生產性實訓基地建設

一是各主干專業校內實訓基地設計布局與行業企業共同完成，設備安排、工作流程科學合理、與企業接軌，實訓環境體現企業真實情境和教學訓練環境的結合和統一。該考核內容要求二級學院與企業專業技術、高技能人才共同完成實訓基地設計布局，保證實訓場地盡可能地與企業真實場景接軌，避免盲目失誤。企業各主干專業實訓基地是指校內大類專業的綜合實訓場地和專項實驗實訓室。主要觀測點包括：有實訓基地設計布局方案及參與完成人員名單、實地考察基地。二是接受企業先進設備贈送、推介或入股建設實訓基地。企業設備占總設備值的80%以上。企業先進設備贈送是指企業無償支持學校用于實訓的設備，推介是指企業將設備配置在學校實訓場地，設備仍屬企業所有。入股是指企業將設備以股份形式投入到學校實訓基地用于實訓，企業可以優先獲取畢業生，為企業培訓職工，利用設備為企業提供加工、服務等形式取得股份回報。主要觀測點包括：企業設備清單及價值、捐贈或入股建設協議。

3. 實訓基地管理及運行

一是具有健全的管理規章制度；利用實訓基地開展社會培訓。該考核內容要求二級學院發揮實訓基地條件，提高設備的使用效益。利用實訓基地開展社會培訓是指涉及技能操作的培訓。每年培訓人次是指近三年培訓的平均數。主要觀測點包括：有當年社會培訓的計劃（包括項目、地點、時間、學時等）和學員名單及實訓基地管理規章制度健全。二是引進企業產品、資金、生產線或生產車間、或者社會服務機構，開展校企合作，實訓基地成為行業、地方職業技能競賽或技能鑒定場所。該考核內容是指引進企業產品、資金、生產線或生產車間進行產品生產時，引進社會服務機構（如服務企業、會計事務機構等）開展服務業務時，同時保證學生的實習需要（如生產實習、實務操作等）。主要觀測點是考察現場實際情況。

三、畢業生頂崗實習管理

1. 畢業生頂崗實習管理規范

一是制定符合技能訓練要求的畢業生頂崗實習計劃，將實習納入教學計劃的全過程中。建立畢業生實習管理檔案和情況反饋及考核制度。該考核內容要求二級學院充分重視畢業生實習階段的教學管理，避免“放羊式”的實習，造成管理缺位。實習管理檔案是指學生學籍卡對學生實習管理的記錄，或學校專門印制的實習管理手冊等管理形式，情況反饋和考核制度是指學校和企業制定的學生實習的表現、工作業績的評價方面的記錄形式。主要觀測點包括：有當年畢業生實習計劃、有當年畢業生實習情況反饋信息或企業的評價（如學生實習考核、鑒定的情況等）和實習工作總結、畢業生實習報告或實習管理手冊（隨機抽取）。二是有安排實習指導教師帶隊實習或定期到企業巡查指導實習。二級學院配合學校聘請企業實習指導教師，二級學院要配合企業確定實習崗位，實習崗位要符合技能發展需要，實習生政治思想和職業道德教育、職業行為規范和職業技能培養成效明顯。安排教師定期到企業巡查指導實習是指有計劃地到企業去了解指導實習情況，時間長短因需而定。主要觀測點包括：當年二級學院安排實習指導教師的名單；定期到企業巡查指導實習的原始材料、企業兼職實習指導教師名單及實習專題材料、實習企業實習管理及考評等材料

2. 畢業生實習崗位對口并簽訂協議書

一是學校、企業和學生簽定學生實習協議，實習崗位基本專業對口。該考核內容要求二級學院、企業和學生三方簽定學生實習協議，明確三方職責和權利以及學校、企業、學生家長管理要求。實習崗位基本專業對口是指實習工作與所學專業大類一致，且需運用所學主要專業知識。如經歷多個實習崗位，則大多數工作與所學專業大類一致。主要觀測點包括：二級學院、企業和學生簽定的實習協議書，當年學生實習安排匯總表，匯總表應包括學生實習單位、實習崗位或工種、聯系電話等。二是實習生勞動保護、安全教育措施到位。企業按規定支付實習生報酬和意外傷害保險費用，并要簽訂安全協議書。該考核內容要求二級學院加強畢業生頂崗實習安全教育，并與實習企業協調，做好畢業生實習勞動保護和安全保障工作。在落實或指導學生實習安排過程中，加強與實習企業協調，協調企業按《財政部、國家稅務總局關于企業支付學生實習報酬有關所得稅政策問題的通知》（財稅〔2006〕107號）精神，執行支付實習生報酬和意外傷害保險費用的規定。主要觀測點包括：實習企業和學生簽訂的實習協議是否體現勞動保護、安全保障條款；近一年學生實習安排匯總表，匯總表應包括學生實習單位、實習崗位或工種、聯系電話等；學生實習期間的有關待遇（如工作、生活環境、待遇等）。

四、企業參與專業建設與課程建設

1. 企業參與專業和課程建設

一是各專業建立由緊密合作企業有關專家參加的專業和課程建設指導委員會；制定專業建設委員會章程，提出專業建設規劃。該考核內容要求院系發揮行業、企業專家對專業和課程建設的指導作用，保證教學工作的適需性、有效性、針對性。主干專業是指學校確定的長期辦好的專業（含辦學時間較長并將繼續辦好的專業、新設置的按規劃長期辦好的專業以及省市示范專業）。主要觀測點包括：各主干專業的專業和課程建設指導委員會成員名單；各主干專業的專業和課程建設指導委員會工作職責文本；專業建設規劃。二是每年定期召開專業和課程建設指導委員會會議，有企業專業技術和高技能人才參與專業設置、專業建設、課程建設和專業教學工作。該考核內容要求二級學院發揮專業和課程建設指導委員會作用，保證人才培養的職業性特色。主要觀測點包括：當年專業和課程建設指導委員會工作計劃與總結；當年專業和課程建設指導委員會會議記錄、紀要及會議材料；企業共同制定人才培養方案、教學大綱，并參與教學；與企業聯合開發課程與教材、實訓指導書等。三是專業文化與企業文化有機融合。專業文化是指主干專業的專業建設理念，專業發展過程、專業特色和職業氛圍、與企業聯系的狀況，具有顯性和隱性兩種形式。企業文化主要是指企業的生產環境、操作流程和規范要求、員工素質培養要求等的營造。主要觀測點包括：顯性的專業文化與企業文化因素，如環境、氛圍等；隱性的專業文化與企業文化因素，如制度、典型工作等。

2. 企業兼職教師與教師培養

一是二級學院建立教師到企事業單位實踐鍛煉制度，所有專業教師每年定期到企事業單位進行專業實踐和到企事業單位調研訪問。所有專業教師每兩年到企事業單位專業實踐達2個月以上，課題明確，并實行考核。該考核內容要求二級學院通過建立教師到企事業單位實踐鍛煉制度，提升教師的實踐操作能力、專業技術開發能力、課程開發能力、企業工作經歷等在內的“高等職業教育關鍵能力”，適應高等職業教育技能型人才培養的需要。教師到企事業單位實踐鍛煉主要是指專業教師有計劃的實踐活動，實踐活動可按計劃分階段實施，總時間要求兩年內達到2月以上。主要觀測點包括：二級學院有關于教師到企事業單位實踐鍛煉的制度與實施辦法；當年學校安排教師到企事業單位實踐鍛煉的計劃和名單；當年教師到企事業單位實踐鍛煉記錄或其它考核資料。二是二級學院建有相對穩定的來自企業等有實踐經驗的高技能人才等兼職教師庫和相應的管理制度。聘請企業等有實踐經驗的高技能人才和技術、經營、管理人才任兼職教師的比例達30%。每年定期邀請合作企業技術、經營、管理人員為學生作成才講座。該考核內容要求二級學院加強兼職教師隊伍的管理，形成職業學校專兼職教師隊伍結構合理互補、適應技能型人才培養需要的教師隊伍。兼職教師是指從行業企業、科研院所聘請擔任專業課教學、實習指導、職業道德與就業創業指導教育教學的教師，必須有聘用手續，在校有效教學工作量大于40學時/年。高技能人才是指高級工及以上人才，技術、經營、管理人才是指企業等工程技術人員、經管管理領導或部門負責人。主要觀測點包括：當年兼職教師情況匯總表，其中應包括兼職教師學歷、職務、專業技術職稱、國家職業資格等級、技能證書等級和兼課情況；兼職教師聘任資料；企業技術、經營、管理人員為學生作成才講座的有關資料；兼職教師管理制度。

五、與企業共同制訂人才培養方案

1. 與企業共同制定人才培養方案

一是主干專業和企業專家共同制定人才培養方案和專業課程標準。企業開展聯合辦學或“訂單式”人才培養，開辦“企業冠名班”，與企業共同開發專業標準和課程。該考核內容要求二級學院與企業“訂單式”人才培養時，應根據人才培養和企業實際需要，與企業共同制定專門的培養方案、課程標準和課程體系，實現人才培養與企業需求的對接。“企業冠名班”指以合作企業名稱命名的班級，也可以是企業確定的專門為本企業品牌連鎖企業培養人才的課程項目。主要觀測點包括：企業專家參與制定人才培養方案和專業課程標準；學校與企業“訂單式”培養方案、“企業冠名班”協議。二是有效利用企業設備、場地，實行校企合作，管理規范。該考核內容鼓勵二級學院利用企業資源，推進高職教育培養模式改革。校企合作是指學校與企業有合作協議、在某個班級或專業開展的試點形式。主要觀測點包括：實行校企合作企業和班級名單；校企合作管理辦法；企業資助的獎學助學基金辦法。

2. 與合作企業共同組建師資隊伍

主要是聘請行業、企業優秀高技能人才、專業技術人員和專家擔任兼職教師。當年聘請的兼職教師人數占40%。該考核內容要求二級學院具有當年聘請兼職教師的計劃數，并安排來校實行“階段性”教學。為二級學院專業教師舉辦技能講座。主要觀測點包括：具有當年聘請兼職教師的計劃和兼職教師名單；安排到學校實行“脫產教學”的教學任務書；培訓專業教師。

六、與企業共同開展技術服務

1. 產學研基地建設和政策

一是建立產學研基地、開發團隊和相應的管理機構。該考核內容要求二級學院將產學研開發作為體現職業教育水平特色、提升教師專業技術能力水平、提高人才培養水平和服務社會能力的重要途徑。產學研基地是指校內外基地或合作企業內的技術研發中心、車間等，開發團隊是指學校參與開發教師達3人及以上。主要觀測點包括：有相應的管理機構和開發團隊；產學研基地現場實際情況；有具體的產學研項目。二是制定產學研規劃和政策措施。企業在學校建立研發基地和新產品、新技術培育孵化基地。企業在學校建立研發基地和新產品、新技術培育孵化基地是指企業在學校利用學校教師技術資源和條件裝備資源的優勢開展的研發過程。主要觀測點包括：產學研規劃和政策措施文本；現場實際情況。

2. 技術研發

一是教師在企業幫助下或自主開發具有一定科技水平的實訓設備、實訓平臺或實訓軟件。教師開發的實訓設備和實訓平臺在教學實訓中得到應用，開展產業化經營服務。該考核內容要求二級學院開展技術研發將針對高職院校人才培養必須的實驗實訓設備的開發作為重要內容，提高技術研發的實用性，使技術研發成為直接為教學服務的手段。一定科技水平的實訓設備、實訓平臺或實訓軟件是指成果水平基本達到或接近同類產品水平。主要觀測點是技術研發項目和成果。二是教師參加企業技術研發工作或自主開發工作，成果在生產、服務領域得到應用或獲得專利。該考核內容要求二級學院將教師參加企業技術研發工作或自主開發工作作為提升教師專業技術水平和實踐能力、提高服務社會能力的重要途徑。教師參加企業技術研發工作是指教師為研發主要人員之一。主要觀測點包括：技術研發（或承擔）項目和成果、相關的證明材料或專利證書等。

3. 為企業培訓服務

為合作企業舉辦職工文化科技教育、崗位技能培訓，專業教師按企業需求為企業培訓技術人員和高技能人才，實現教學相長。該考核內容指二級學院與合作企業開展的職工培訓工作，合作企業指二級學院與其簽定合作辦學協議的企業或單位。主要觀測點包括：當年為合作企業舉辦職工培訓的培訓計劃（包括項目、地點、時間、學時等）和學員名單；在緊密合作企業建立培訓基地的協議和培訓實習材料。

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中圖分類號：G644.6 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2016.03.009

0 引言

績效考核是指考核主體對照工作目標和績效標準，采用科學的考核方法，評定員工的工作任務完成情況、員工的工作職責履行程度和員工的發展情況，并且將評定結果反饋給員工的過程。①高校針對教師的績效考核主要分科研和教學兩方面，“十二五”期間，國家加大科研投入，各中央、地方院校科研項目數量及到賬的總經費都有了顯著增加，為加強科研過程管理并有效實施科研產出績效評估，高校逐步實施科研二級管理制度。為此，本課題大量閱讀國內外文獻，建立并完善高校二級學院科研績效考核指標體系，總結出目前科研績效考核三種模式，分析各自利弊，力圖在國家“十三五”建設開年之際，為各高校二級學院科研管理提供理論參考依據。

1 高校二級學院科研績效考核指標體系

科研管理實際上是執行政策、指導工作、服務基層的一項復雜的系統工作。②隨著科技的發展，高校科研績效考核指標主要由科研項目、論文、科研獲獎、著作、專利、軟件著作權、行業標準等構成（表1）。

根據不同學院特色及學科類別，二級指標可再次細分，形成三級指標。以水產學科為例，SCI論文按其影響因子，可分為影響因子大于或等于2.5及小于2.5來分別進行獎勵；為鼓勵提倡老師發表教改論文，可將教改論文獎勵適當提高；為鼓勵老師申報國家自然（哲社）科學基金，可適當對申報項目進行獎勵，而不管申報結果如何；科研成果獲獎中，國家級及省部級獲獎可按不同獲獎等級進行獎勵。

三級指標體系的構建是一個復雜的過程，而且每年都在變化。盡管我們的考核指標已經逐步細化，但每年的考核過程中總會出現新的問題，這就需要我們的考核工作者做好詳細的記錄，并提交給二級學院教代會討論，然后進一步對考核指標進行修訂，形成下一年度新的考核要求和考核模式。

2 高校二級學院科研績效考核模式

2.1 科研績效總分值法

高校二級學院根據人事部門確定的需要考核的人員名單，按崗位級別和崗位類型，制定學院在崗教師和工作人員的目標科研績效分值，達到目標分值則認為年度科研考核通過，超過目標分值的給予一定獎勵。

科研績效分值依據科研績效考核指標體系制定，各二級學院可根據實際情況自行規定各類目指標的分值，在這里本文不進行羅列，主要考慮到各高校二級學院在不同的發展階段的目標和責任不一致問題。例如，某學院在“十二五”期間，最大的目標可能是科研獲獎實現國家級獎項零的突破，那么在國家級獎項申報及獲獎這一部分的科研績效分值就會設置得比較高，以鼓勵大家積極申報。科研分值設定的靈活性給了二級學院很大的“權限”，各二級學院可以根據學校給學院設定的整體目標來決定各科研考核指標分值的大小，以作為學院老師科研成果產出的導向。同時，二級學院教師也可以根據學院制定的科研績效考核要求來設定當年度的科研工作目標并合理安排科研工作任務。

2.2 關鍵指標法

隨著社會的發展，科研成果類目越來越多，科研績效考核指標也不斷增加，科研考核工作量逐漸加大。與此同時，學校或二級學院的管理者發現除了層出不窮的科研成果類別外，我們整體的科研實力并未達到預期的高度，于是便有人提出精簡科研績效考核體系，提出關鍵指標法，即教師的科研工作量不再由復雜的科研績效考核體系算總分值，而只需完成當年度的科研關鍵指標。如獲得一項國家自然科學基金或國家哲社基金立項，或者發表SCI或國內核心期刊2篇等等，即可認為該名員工達到科研考核要求。這些關鍵指標也是從科研績效考核指標體系中提取，額外完成的其他科研指標給予一定獎勵。

表1 二級學院科研績效考核指標體系構成

2.3 團隊考核模式

團隊考核是以團隊為單位，目標工作量是個體工作量的總和，或是由該團隊向二級學院提交團隊年度科研任務書，完成目標工作量即視為全體成員科研考核通過。隨著知識多元化、邊緣化趨勢的加強和更新周期的縮短，科研團隊已經代替個人成為高等學校人才培養和科研創新的主要載體。③科研項目已經很難由個人獨自完成，往往需要由一個團隊為著共同的目標，分工合作，團體作戰，共同完成。如果繼續延續以往的個體獨立考核的方式，就需要該團隊負責人對共同完成或取得的成果進行績效分配，這無疑又增加了額外的考核工作量，也會帶來科研工作量分配不均等問題，于是，有人提出團隊考核模式。

團隊考核模式的提出是順應當前科研形式的需求，它的優勢也日漸體現。為鼓勵二級學院教師實施團隊考核，學院也會出臺相應政策，如團隊只需完成科研總工作量的90%，即可視為全體考核成員通過。對團隊成員而言，這種考核模式往往利大于弊，目前科研成果的形成在時間上存在延遲性與不確定性，如論文成果從投稿到正式出版跨越時間往往在幾個月到兩年不等，年度個人考核中往往出現某些年份成果較多、某些年份成果較少，甚至沒有成果，這樣對個人考核就不利，會出現某些年份考核不通過的情況。團隊考核就將這種不利現象弱化，使出現這種現象的概率就大大降低。團隊考核最大的優勢還在于它能增強團隊的凝聚力，在領頭人的帶領下，一般情況下，團隊考核通過率的概率都是比較高的，這就意味著全體成員考核通過率也會上升，隨著團隊成員配合越來越默契，團隊科研成果日漸積累，大家不再計較個人得失，而是向著整體的目標進發。

3 小結

黨的十八屆五中全會提出“創新、協調、綠色、開放、共享”的發展理念，科研要發展，我們的科研績效考核辦法也要發展。用創新的理念來實現創新的科研管理，要立即調整一切不適應、不適合的考核理念，徹底摒棄不適應、不適合的考核做法，建立科學的科研績效考核辦法。

（1）考核指標體系完善。科研績效考核體系的完善是一項長期的復雜的工程，本文僅僅羅列了高校科研績效考核工作的一些常用的類目指標，包括一級指標和二級指標，國家科研日趨變化，科研績效考核也會變化，根據各高校二級學院學科特色不同，各級指標都會有所不同，因此科研績效考核指標是一個動態性指標。

（2）差異化考核。針對不同崗位類型的教師及不同的團隊和學科特色，應采用不同的考核方式，實行差異化考核。采用量化評估時，不同崗位類型的教師在數量要求上應有所變化，如科研型崗位教師數應相對教學型崗位教師要高。采用定性評估時，應根據團隊特色和學科特點對整體進行評價。

（3）考核辦法合理性、公平性、科學性。科研績效考核結果與科研激勵政策息息相關，因此科研績效考核辦法的是否合理、公平、科學，會直接影響到高校二級學院教師的工作積極性以及學院整體的科研導向。要想制定一套合理的、公平的、科學的科研績效考核辦法，需要發揮教授委員會、教代會等在考核辦法及分配制度建立中的積極作用，同時在每年的實踐中不斷地調整與完善。

（4）注重績效考核后管理環節。科研績效考核工作結束后，應與二級學院其他管理環節及學院下一年度的工作計劃銜接起來，績效考核工作結束后，主要工作還包括：（1）考核結果公示；（2）考核問題匯總；（3）考核辦法總結；（4）獎勵分配；（5）崗位類型調整等等。

注釋

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高校是我國教育事業中必不可少的構成部分，一直以來都為國家培養大量的專業人才[1]。隨著高校的不斷發展，其招生規模不斷擴大，且學科種類逐漸豐富。基于此愈加重視對二級學院的管理工作，二級學院是一個管理學校事務的組織，實施行政管理能夠完善二級學院的建設和管理制度，而二級學院管理水平的高低直接影響著整個高校的管理質量，因此實施行政管理顯得非常重要。由于教育的不斷進步，使得這種管理難度加大，且工作量繁多，只有制定良好的行政管理措施，才能提高高校的管理水平和工作效率，為其運轉和教育提供并創造良好的環境。

二、行政管理工作在二級學院中出現的問題

( 一) 行政管理意識不足，管理效率低。如今，大多數高校對于人才的培養和師資水平的重視程度要大大高于對行政管理工作的重視。很多校內領導僅僅知道行政管理是二級學院中的一個組成部分，具體的工作和管理安排也只是按照相關的基本規定進行的，沒有考慮到管理效果和效率，因此管理技術較低。在此基礎上，學校僅僅將目光局限于對教師的管理，而忽略了行政管理部門的員工，沒有了良好的薪資待遇，其失去了工作的興趣，從而導致工作效率變低，沒有主動管理的意識和觀念，因此在很大程度上影響了二級學院的管理，阻礙行政管理工作的發展。

( 二) 行政人員執行力差，制度不健全。由于高校缺乏對行政人員的重視，因此在招錄員工時對于其綜合素質和專業技能的要求不高，門檻較低，很多行政管理人員沒有豐富的相關專業知識，且普遍素質不高，較高校教師有著很大差距。這種素質包含了領導力、組織力、團隊合作等等。缺乏領導力會使得行政管理人員在管理過程中無法制定出科學合理的策略，沒有結合具體的情況制定相關的工作目標和宗旨，這會導致整個管理工作的混亂和無秩序; 缺乏組織力會使得整個行政管理部門沒有被組織成為一個高效運轉、執行力高的團體，相關管理制度不健全，沒有形成一個權責明確的執政隊伍和體系。

( 三) 內外管理力度不統一，工作內容復雜。高校是一個綜合各類學科的整體，二級學院行政管理不僅應考慮到高校內部的事務管理，同時也應意識到對高校外部的事務進行管理[3]。很多高校在此工作方面，對于校外合作等事務的管理不夠充分，如校外和其他機構組織的活動、高校聯誼等等，且對于高校與政府等相關管理部門的交流不足，相關的標準和規定不全面，限制了高校的發展前景。行政管理工作如只是按部就班地按照規則執行，會使其失去創新性和靈活性，無法很好地適應不斷變化的內外部環境。究其另外一個原因是行政管理工作內容較多和復雜，增加了管理難度。

( 四) 管理團隊缺乏穩定性，管理理念等落后。行政管理工作人員多通過調崗的渠道而獲得工作，且這種職業對于工作經驗不是非常重視，所以在招募人員時，會使得整個行政管理部門人員組成煥然一新。第一，不同的領導其組織方式和想法有差異，使得很多制定的規定和執行標準不能真正地被采納和運用，提高了管理復雜性; 第二，二級學院的行政管理人員沒有經驗，需要大量的學習時間，因此無法保障工作水平。高校一直都有自身的管理制度，而隨著社會的發展，這種制度并沒有太大的改變，二級學院行管理仍舊采用傳統的管理方式，沒有結合先進技術，無法適應時代的進步。

三、提高二級學院行政管理水平的對策

( 一) 加強對行政管理的重視，提高工作效率。高校不僅要重視師資力量和教學水平，也要加強對二級行政管理的重視。相關領導要充分認識到行政管理的重要性，明確其能為高校發展帶來的積極作用，在考察規定工作內容基礎上，監督員工的工作效率和質量。提高對員工的管理力度是保證行政管理高效運行的有力手段，因此應實施全面管理的措施，在行政管理進行之前，制定預期目標和工作計劃，幫助員工樹立工作的主觀能動性，加強其對自身職位的認知和熟悉，以為工作的順利進行提供保障。

( 二) 完善行政管理制度，樹立員工的責任意識。任何一個工作都需要一個健全的制度，這樣才能保證在實施的過程中有理可依，以形成良好的行為規范。因此在二級學院的行政管理中，應完善管理制度，這種制度的建立不僅應結合高校的特點和具體狀況，還需要定位一個科學的行為標準。第一，應提高員工的責任意識，并合理進行任務分配，防止出現分配不公平現象; 第二，依照法律和相關制度進行管理，及時整頓制度，將過時的予以排除，形成管理規范，劃分職務負責領域和工作過程等[4]。

( 三) 制定行政管理規劃，兼顧內外部事務管理。作為涵蓋各種科目的教育場所，高校對于二級管理的要求較高，需要其能夠兼顧學校的內部外部事務，防止出現忽略哪一方面的管理。如高校組織外部比賽、會議等各種活動時，行政管理應發揮出其作用，積極與合作伙伴及相關的政府部門緊密交流和溝通[5]。與此同時，在行政管理前應結合學校的制度和環境制定相關的管理規劃，制定預期目標和宗旨，不僅要求工作人員按照規范和準則辦事，也需要其充分調動想象力和創造力，靈活地應對工作過程的各種變化，這樣能夠使得行管工作更加簡單，提高工作效率。

篇（11）

高校二級學院辦公室是學院工作的窗口，而行政秘書在辦公室建設與學院發展中發揮著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對行政秘書的工作提出了更高的要求。它在“上傳下達”學校的有關精神，“左右聯系”學院師生及同事之間的團隊合作，“內外溝通”學院內部及學院與其他職能部門之前的公關協調，發揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分了解職責分工中對自己的角色期待，才能腳踏實地服務好教學和科研，服務好教師與學生，從而體現自己的崗位價值。

一、高校行政秘書的自我定位

1、綜合性與專一性的統一

二級學院行政秘書的工作頭緒多，事物雜，范圍廣，具有很強的綜合性。工作范圍幾乎涉及到二級學院機關工作的各個方面。除了要完成每天各類報刊文件的分發傳閱、各個會議的籌備與后勤服務，各種來電來訪的接待與處理之外，還需向學院各基層單位提供政策咨詢和優化資源的引導，建立與其他兄弟單位的行政秘書及本單位同事之間的“左右”聯系，相互配合。可謂集各種工作角色于一身，成為“多面手”。同時，行政秘書又具有很強的專一性。如計劃生育、財務的管理都帶有嚴格的政策法律性，如果缺乏專門訓練或態度馬虎，就很容易出紕漏，甚至給學院的工作帶來巨大的損失。

2、服務性與創造性的統一

學院無小事，事事皆教育。高校的核心職能是人才培養，而行政秘書主要從事管理工作，一般不直接參與教學科研工作，不能向專業教師那樣走上三尺講臺，教書育人。行政秘書的每一項工作，決定了其“管理育人，服務育人”的宗旨。即歸根到底都是為學院服務。服務于教學，服務于教師，服務于學生。因而，行政秘書須樹立大服務意識。堅持有訪必接、有疑必釋、有難必幫。做到對上尊重支持，對下熱情耐心。同時，常言道：辦公室規矩多。行政秘書工作一般都有一套嚴格的規章制度和操作程序。按規定辦事固然沒錯，但行政秘書不能墨守成規。創新是辦公室工作的動力源泉。行政秘書在堅守服務性的同時，要勇于創新，要善于靈活應付，根據服務對象的不同特點或形勢、任務、要求的變化，大膽嘗試改革和創新，開創學院辦公室工作的新局面。

3、主動性與被動性的統一

秘書工作的服務性決定了行政秘書工作的被動性。首先是工作性質被動。行政秘書工作的變化總是隨著上級部門及本單位領導工作的變化而變化，這決定了秘書工作的從屬性，即被動性。其次是工作時空被動。不同時期、不同地方、不同領導對秘書活動的要求是不同的。秘書必須想領導之所想，急領導之所急，解領導之所難，幫領導之所需，不能離開領導和領導工作而單獨開展工作。三是工作績效的被動。秘書活動的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞地工作。行政秘書的工作雖具有被動性，但其角色職能也賦予了其鮮明的主動性。在具體工作中，行政秘書是上傳下達，聯系左右，溝通內外的紐帶。其作用的發揮需要行政秘書具有主動意識，即充分發揮主觀能動性，主動參與，主動服務，不應付、不敷衍。

4、公開性與保密性的統一

秘書工作的崗位職責決定了工作內容的公開性。小到上級文件精神的傳達，大到辦公用品，大宗設備儀器的采購都需做到公開透明。以公開促公正，以公平樹形象。同時，保密性也是辦公室工作本身的客觀要求，是行政秘書的神圣職責。辦公室一個信息的集散地，秘書工作環境的特殊性，要求行政秘書具有強烈的保密意識。如果失去了“秘書”，就變成的“文書”。

二、高校行政秘書能力培養

作為行政秘書，在明確以上角色后，就應著重培養自己與之相適應的能力，加強自身建設，從而更好的為學院服務。

1、要具備較強的文字表達及人際溝通能力

由于行政秘書承擔著文件的接收與傳遞，學院與其他職能部門之間的公關、溝通，這就需要其用語言或文字對相關部門和人員進行陳述，清楚地、有說服力地表達思想和意圖，讓對方一聽、一看則明，從而提高工作效率。因此，行政秘書必須語言精練、表達流暢，能夠規范書寫一般應用文，如工作計劃、工作總結、會議通知、紀要等。

2、要具備利用現代化工具獲取和處理信息的能力

科學技術的發展，早已改變傳統的辦公方法和手段，整個行政管理工作的科學化、現代化要求越來越高。現代辦公離不開計算機、傳真機、掃描儀、投影儀、數碼相機等電子設備。這就要求行政秘書掌握最基本的操作能力，在工作中不斷熟練，以增加熟練程度。同時，行政秘書的角色還要求其善于利用現代化設備捕捉多方面的信息，運用已有知識對信息進行加工處理，取其精華、去其糟粕，以提高效率和質量。

3、要具備敬銳的洞祭力及正確分析和解決問題的能力

行政秘書主動性與被動性的統一的特點，決定了其在管理過程中會遇到不同的人和事，特別是突發事件的降臨。因而，行政秘書必須具備敏銳的洞察力，保持冷靜，平靜待人，對問題或事件進行客觀、公正的評判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及時拿出可行性解決方案或處理意見，以保證學院管理工作及時有效的進行。待問題解決之后，要認真分析發生的原因，評價結果解決的合理性和正確性，從而為今后的工作提供借鑒。

三、結論

隨著我國教育改革的不斷發展，高校二級學院的管理也日趨成熟。這對于行政秘書來說，即使機遇也是挑戰。高校行政秘書只有在明確自己的角色定位后，才能有效的培養與之相適應的能力，完善自己的角色定位，從而更好的為學院，為師生服務。