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1行政管理效率的含義

企業(yè)行政管理，就是指企業(yè)行政管理部門依據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃，以行政管理的方法和工具，對企業(yè)日常行為進(jìn)行管理和調(diào)控。通過行政管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人力、物力、財(cái)力的最優(yōu)方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)行政管理活動包括但不限于：信息的上下傳遞、計(jì)劃的編制和執(zhí)行、人力資源配置、財(cái)務(wù)資金管理等多方面。企業(yè)最優(yōu)的行政效率表現(xiàn)為采用最小的人力、物力投入，獲得最快、最優(yōu)的行政效果，也就是行政產(chǎn)出與行政投入之比，即行政管理效果與行政管理費(fèi)用之比。企業(yè)的行政管理效率體現(xiàn)在企業(yè)行政部門、行政人員的執(zhí)行活動以及行政部門制定的流程、工具中，是衡量企業(yè)行政管理部門職責(zé)效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)行政管理效率的提高，對企業(yè)運(yùn)營水平具有重要的推動作用。

2行政效率的分類

2.1管理效率

管理效率是項(xiàng)系統(tǒng)的工作，需要相應(yīng)的制度加以配合，具體包括了考核機(jī)制、財(cái)物管理制度、人才任免制度、激勵(lì)機(jī)制等等。這些制度是否健全完善，也影響到管理層的行政能力，關(guān)系到管理層是否有效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)層的各項(xiàng)決策。管理者在行使管理權(quán)的時(shí)候，會遇到各種復(fù)雜的情況，如果沒有健全的制度對權(quán)力加以約束，則會導(dǎo)致權(quán)力膨脹，甚至?xí)霈F(xiàn)以權(quán)謀私的情況。因此提高行政管理的有效性，一方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制度建設(shè)；另一方面，也需要加強(qiáng)各個(gè)機(jī)構(gòu)的溝通，提高管理效率。

2.2組織效率

組織效率是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員具體工作的效率，即作出某種決策時(shí)候的效率，因此又稱之為決策效率。行政管理部門是組織效率的載體，同時(shí)組織效率又在行政管理活動當(dāng)中起到關(guān)鍵性的作用。行政機(jī)構(gòu)組織設(shè)置、人員配置和隊(duì)伍建設(shè)，都由決策層來決定。如果這些要素設(shè)置不合理，則會影響到行政效率，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，機(jī)構(gòu)設(shè)置的科學(xué)合理，不會太簡單，又不會太臃腫，則可以減少不必要的中間環(huán)節(jié)，工作中也不會出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，每個(gè)人都可以各司其職，提高行政的效率；另一方面，人員編制問題也關(guān)系到行政效率。在正常情況下，人員編制應(yīng)當(dāng)與工作量成正比，如果人員數(shù)量超出了工作量需求，則容易導(dǎo)致資源浪費(fèi)，人力成本的增加。除此以外，行政人員的年齡層次、學(xué)歷水平、專業(yè)機(jī)構(gòu)等都是影響行政效率的重要因素。

2.3工作效率

工作效率又稱之為機(jī)械效率，是行政辦公事務(wù)基層工作人員的效率。在目前的行政組織當(dāng)中，基層人員占據(jù)了極大的比例，因此這部分群體工作效率的高低，直接決定了行政工作效率能否大幅度提高。除此以外，工作效率還受到信息技術(shù)、管理方法等各方面要素。比如，如何利用信息化技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)自動化辦公；如何改進(jìn)和更新現(xiàn)有的工作設(shè)備，才能提高整體的工作效率。

3企業(yè)行政管理特點(diǎn)

3.1非獨(dú)立性

企業(yè)的行政管理本身并不是企業(yè)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)的目的所在，企業(yè)行政管理根本目的在于通過為社會提供商品和服務(wù)而謀取盡可能大的經(jīng)濟(jì)效益。通過行政管理手段，充分利用和合理調(diào)配企業(yè)的人力、物力、財(cái)力、技術(shù)等資源，調(diào)動廣大員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，加快企業(yè)的發(fā)展。

3.2實(shí)際性

企業(yè)行政管理工作比政府機(jī)關(guān)的行政管理更注重內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，企業(yè)的行政管理往往根據(jù)公司實(shí)際需要，對行政管理中的制度、程序、節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使之適應(yīng)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)際情況。

3.3時(shí)效性和靈活性

企業(yè)行政管理工作需要及時(shí)傳達(dá)和反饋企業(yè)經(jīng)營管理信息，通過信息來支撐決策層的決策意見，以帶動企業(yè)健康發(fā)展。同時(shí)，由于企業(yè)本身的發(fā)展情況和外部變化情況，需要企業(yè)不斷改變自身的行政管理方法，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，因此，企業(yè)行政管理需要具備較強(qiáng)的靈活性。

4一般企業(yè)中影響行政效率的問題

目前企業(yè)在運(yùn)行過程中，行政效率低下主要有組織結(jié)構(gòu)龐大臃腫導(dǎo)致信息上下不暢通、行政管理意識落后、政府機(jī)關(guān)行政色彩過濃、規(guī)章制度執(zhí)行不到位、缺少監(jiān)督檢查機(jī)制、缺少高效的企業(yè)文化、缺少信息化的手段等。

4.1管理組織結(jié)構(gòu)僵化

企業(yè)一般在初期建立起普遍的行政管理結(jié)構(gòu)，但隨著企業(yè)的發(fā)展和市場的變化，很多企業(yè)仍按照初期建立的管理結(jié)構(gòu)運(yùn)行，管理機(jī)構(gòu)也越來越臃腫，不能與外部、內(nèi)部環(huán)境相適應(yīng)，導(dǎo)致管理效率低下。

4.2缺乏相關(guān)企業(yè)行政管理的意識

行政管理人員不了解或不熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)工作，出現(xiàn)了“該管的不管，不該管的亂管”“行政管理工作阻礙企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展”等現(xiàn)象；行政部門的管理思路陳舊，仍按照舊有的政府機(jī)關(guān)的思維方式管理，以致于各企業(yè)管理體系千篇一律，而這種舊有的機(jī)關(guān)管理方法不利于企業(yè)行政管理系統(tǒng)的活力性與效率性，導(dǎo)致管理效率低下。

4.3規(guī)章制度缺少執(zhí)行監(jiān)督檢查機(jī)制

企業(yè)雖然制定了一系列行政管理的規(guī)章制度，但因?yàn)檫@些制度不完善或只停留在書面，可執(zhí)行力差，缺少執(zhí)行情況監(jiān)督檢查，導(dǎo)致管理混亂，內(nèi)部矛盾多，辦事效率低。

4.4缺少“以市場、客戶為主”的企業(yè)文化

主要體現(xiàn)在一些國有壟斷行業(yè)，在面對市場、面對客戶時(shí)仍以自我為中心，不能突出市場、客戶的重要性，不能適應(yīng)市場的瞬息萬變。而要適應(yīng)這種變化，就需要高效的行政管理效率，才能支撐起決策層的快速應(yīng)變和決策。

4.5缺少信息化手段

企業(yè)在信息化建設(shè)投入上偏于對生產(chǎn)管理系統(tǒng)的投入，而對行政管理信息化建設(shè)不投入或投入較少，信息化工具不先進(jìn)（照搬紙質(zhì)管理思路），行政管理信息化系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)各自為政，導(dǎo)致了行政管理效率低下。要解決這類問題，必須提倡運(yùn)用電子政務(wù)手段，也就是利用信息化技術(shù)，創(chuàng)新辦公管理方式，從而減少不必要的審批程序，杜絕暗箱操作現(xiàn)象的發(fā)生。

5問題解決對策

5.1行政管理效率提升總體原則

將行政管理效率的每項(xiàng)問題對應(yīng)導(dǎo)入到各行政業(yè)務(wù)中，由行政業(yè)務(wù)部門對照梳理，構(gòu)建公司行政管理效率評價(jià)體系，進(jìn)行綜合性評判。對評價(jià)體系持續(xù)階段性的定期回顧，以提高公司行政管理效率。在制定相關(guān)評價(jià)辦法過程中，應(yīng)堅(jiān)持可比性、可操作性、漸進(jìn)性和導(dǎo)向性原則，著重優(yōu)化評價(jià)結(jié)構(gòu)，完善評價(jià)方法，做好評價(jià)激勵(lì)。可比性原則。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，充分考慮不同行政工作的差異性，主要針對基礎(chǔ)性工作和共性工作開展評價(jià)，例如：秘書、機(jī)要、公文、檔案、情報(bào)、外事、信息、后勤、信訪、保衛(wèi)、保密、接待等多個(gè)方面。可操作性原則。根據(jù)行政辦公業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定全面覆蓋的評價(jià)指標(biāo)體系。設(shè)置行政辦公業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)評價(jià)項(xiàng)和加減分項(xiàng)，側(cè)重定量，適度定性，突出量化指標(biāo)。漸進(jìn)性原則。在既有各專業(yè)工作評價(jià)辦法的基礎(chǔ)上，根據(jù)新的形勢和任務(wù)需要進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，不斷完善評價(jià)指標(biāo)體系，形成既確保一流標(biāo)準(zhǔn)，又能持續(xù)改進(jìn)的動態(tài)評價(jià)機(jī)制。導(dǎo)向性原則。根據(jù)行政辦公工作定位，針對存在的薄弱環(huán)節(jié)，突出重點(diǎn)，創(chuàng)造公正公開、效能優(yōu)先、綜合評價(jià)的工作氛圍和制度規(guī)范，建立績效管理的長效機(jī)制，以評價(jià)帶動和指導(dǎo)行政管理工作，持續(xù)提高行政管理工作的精細(xì)化、制度化、規(guī)范化水平，不斷提升行政管理的工作效能。通過考核評價(jià)，引導(dǎo)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各行政崗位之間消除行政壁壘，夯實(shí)管理基礎(chǔ)、改善管理方法、提升管理效率、注重管理效果。

5.2工作方式

規(guī)范評價(jià)維度。在每個(gè)行政管理的業(yè)務(wù)條線內(nèi)，設(shè)置涵蓋制度建設(shè)、流程管理、隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)、執(zhí)行力等多維的考核指標(biāo)，引導(dǎo)行政辦公系統(tǒng)規(guī)范管理，規(guī)范流程，將工作重心轉(zhuǎn)變到建立能力、完成任務(wù)上來。合理分配權(quán)重。根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求及行政辦公工作特性，充分考慮任務(wù)承擔(dān)工作量和完成質(zhì)量等因素，由該業(yè)務(wù)管理部門組織確定各層次指標(biāo)權(quán)重，全面、真實(shí)反映實(shí)際情況。通過對各個(gè)業(yè)務(wù)條線進(jìn)行權(quán)重分配，從而引導(dǎo)行政管理人員針對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)提升。充分量化指標(biāo)。在多維的指標(biāo)設(shè)定中，盡量避免模糊性表達(dá)及定性的指標(biāo)設(shè)定，以便各行政管理系統(tǒng)在推行及自檢過程中有據(jù)可依。評價(jià)工作可依次通過梳理有效影響因素，以影響因素為基礎(chǔ)構(gòu)建評價(jià)指標(biāo)體系，建立關(guān)系矩陣，并進(jìn)行綜合評價(jià)及結(jié)果分析。突出紅線要求。評價(jià)工作可設(shè)置一票否決的相關(guān)指標(biāo)，對各行政管理業(yè)務(wù)條線設(shè)置相應(yīng)的紅線，例如：失泄密、違反外事規(guī)定、信訪管理不力等。通過分析結(jié)果進(jìn)行排序。根據(jù)評價(jià)權(quán)重指標(biāo)，按照得分高低依次將業(yè)務(wù)問題進(jìn)行標(biāo)注，確認(rèn)各問題的嚴(yán)重性和緩急性。解決重點(diǎn)問題，定期回顧并重新評價(jià)。一是重點(diǎn)問題，優(yōu)先解決。組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行梳理討論，制定工作計(jì)劃和工作目標(biāo)，定期跟蹤解決。二是按照每半年為節(jié)點(diǎn)，對各指標(biāo)進(jìn)行重新評價(jià)、分析，并根據(jù)實(shí)際情況重新制定下階段工作重點(diǎn)目標(biāo)。

6結(jié)束語

行政管理效率是衡量一個(gè)企業(yè)和行政人員工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)，是提高管理質(zhì)量的前提，首先要提高行政效率，這也是行政管理學(xué)科研究的核心課題。行政效率的提高貫穿于工作的每個(gè)程序、每個(gè)環(huán)節(jié)，因此提高行政效率需要企業(yè)各個(gè)行政工作和管理人員的共同努力。一個(gè)現(xiàn)代化的企業(yè)離不開行政管理的準(zhǔn)確運(yùn)用，加快企業(yè)行政管理效率的提升是促進(jìn)一個(gè)企業(yè)接近全球化一流企業(yè)目標(biāo)的重要保障，進(jìn)而也是促進(jìn)一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要方面。因此，一家成功的企業(yè)一定要著重于行政管理的建立與健全，提高企業(yè)行政辦公人員及管理人員的綜合素質(zhì)和考核評價(jià)體系。