在計算機互聯網技術日新月異的今天，科技期刊編輯部辦公自動化、網絡化建設越來越受到編輯部的重視和關注，稿件在線處理平臺應運而生?？梢哉f期刊采編系統是信息化時代的必然產物。利用互聯網的優勢，原本需要人工進行的收稿、審稿、編輯等工作變得輕松、便捷。稿件采編系統不但能提高編輯人員的工作效率，還可以通過網站信息交流板塊促進編輯部與編委、作者、讀者之間的交流，期刊采編平臺也成為期刊的展示窗口。規范的期刊管理流程在加快期刊數字化出版進程方面發揮了非常重要的作用。以筆者所在編輯部使用的瑪格泰克稿件采編系統為例，探析其優勢、存在的問題以及對如何改進其功能設計進行了思考。

一、編輯部網絡辦公自動化是科技發展的必然趨勢

過去編輯部人員的工作量很大，從收稿到審稿再到編輯校對稿件，往往一篇論文的發稿周期都在大半年甚至一年以上；編輯部與作者以及編委專家之間的交流溝通存在一定的時間差。稿件采編系統處理平臺通過在線投稿、網上審稿的方式加快了編輯部處理稿件的速度，加快了編委專家審稿的速度，縮短了稿件的處理周期，可以全面提高編輯部的工作效率。通過實時傳遞信息，方便編輯、作者、編委專家隨時隨地進行投稿、審稿、稿件狀態查詢等。高效的稿件處理過程縮短了稿件的出版周期，保證了科技信息和研究成果的時效性。

二、稿件采編系統的使用心得

（一）為編輯部工作提供極大的便利

1.稿件處理流程化。期刊稿件采編系統包含作者遠程投稿/查稿系統、專家審稿系統、編委審稿系統、主編辦公系統、編輯辦公系統和系統管理等幾大功能模塊，是一個網絡化、靈活的協同性工作平臺，使編輯部實現了稿件的自動收發、登記，輕松指派外審，核算費用，指定責任編輯，定時郵件提醒等。自動形成各種對作者、編審專家的文本（單據），形成各種分類匯總表格，自動組版，生成打印地址標簽。手工安排刊期、打包下載、生成期刊目錄、生成索引、網刊等。作者通過系統在線提交匯款信息，填寫發票信息等。2.人性化的服務。稿件采編系統提供了編輯與作者、編委專家之間溝通郵件的模板，根據不同情況編輯部人員可以直接使用或重新編輯這些文字模板。在稿件送審階段，編輯選擇合適的編委專家后，編委專家既可以通過網站登錄審稿，也可以直接通過E-mail（電子郵件）點擊審稿鏈接直接進入采編系統中審稿。如果編委專家不方便或者不適合審理此篇稿件，編委專家點擊拒絕審稿鏈接即可直接在線拒審并將稿件退回編輯部。編委專家還可以推薦其他合適的審稿人給編輯部。在稿件終審階段，主編辦公系統可以查看稿件的所有流程，便于主編結合原稿、初審、修改稿和審稿專家的意見等給出終審意見。編輯部可以明確設定各個操作流程的時間（天），如果逾期，系統會自動發郵件提醒該流程執行人，從而把控稿件處理時間。在線采編系統對學術期刊出版流程的改造使稿件處理過程更加規范化、透明化，使編輯部日常管理走向精細化、定量化，并提高作者滿意度。同時，為編輯部提供了一個基于權限控制的信息資源共享平臺。編輯部可以通過權限控制給每個編輯分配任務，各司其職、協同工作、共享資源、協同辦公，以提高工作效率，降低勞動強度，減少重復勞動。其增強了編輯部對稿件質量和運作時間的監控能力，提高了編輯部對編輯工作的量化考核水平。

（二）實用的數據庫統計和管理功能

1.充分利用稿件采編系統的統計功能。稿件采編系統平臺具有許多統計功能，如作者、編委專家的信息管理，審稿費、版面費等費用的管理，稿件情況及期刊的出版周期，引文分布動向，作者的單位、地區、學歷、發文數量等信息。比如編委的審稿費，只要列出審回稿件的時間段就可以查詢該時間段所有審稿編委的詳細信息，相對傳統的手工登記統計方式更加準確、快捷。定期進行數據統計以及歸納總結有助于編輯部掌握期刊發展情況，期刊管理者在制定期刊定位、發展策略時可以參考這些數據。2.強大的數據庫管理功能。稿件采編系統平臺主要有稿件、作者、專家審稿人、編委四個數據庫。這四個數據庫互相聯系。其中，作者可以升級為編委、專家審稿人。專家審稿人和編委庫可以隨時補充、完善和更新信息。在稿件送外審時，數據庫可以自動將稿件中的某些關鍵詞在編委、專家審稿人信息庫中的研究方向進行檢索。

三、采編系統使用中的現實問題

在稿件采編系統的使用中發現的問題：第一，采編系統只允許1個ID（身份證）登錄（作者、編輯、編委專家中的一個），當作者、編委因為某些原因不能登錄，請求編輯人員協助上傳稿件或者審稿意見的時候，編輯人員只能退出其編輯ID（身份證）用作者或編委的賬號重新登錄，完成操作后再重新登錄其編輯的ID（身份證）賬號，操作過程煩瑣。稿件采編系統如果支持多ID（身份證）多線程同時同機器在線將極大地提高編輯人員處理稿件的效率。第二，當一篇稿件發給三位以上的編委專家審稿后，審稿意見返回時，系統無法自動將審稿意見整合到最后的退修階段，這個操作還需要編輯人員手動將這幾名編委的審稿意見復制粘貼到退修意見中。采編系統能否自動將多位編委的審稿意見進行整合（當編輯將稿件最終退修給作者時，系統可以有個提示“已有N位編委意見是否需要整合添加到退修意見中？”）。第三，采編系統中沒有嵌入學術不端檢測系統。目前，編輯部的做法是從稿件采編系統中下載相應階段的稿件，然后再登錄其他學術不端檢測系統進行檢測。如果嵌入了學術不端檢測系統，編輯能隨時檢測新投稿、修改稿和校對稿?，敻裉┛烁寮删幭到y已有端口，只是需要相應的數據庫支持。第四，采編系統無法實現參考文獻的在線校對。目前，編輯部是采用編輯人工校對參考文獻的做法，該模塊的加入能減少編輯的機械工作量，降低參考文獻的規范性差錯率。第五，稿件對應的中圖分類號目前還是需要編輯后期人工去查詢書寫（有的作者書寫的中圖分類號還需要編輯經查詢后核實）。如果采編系統能整合一個通過文章題名和關鍵詞就能檢索到中圖分類號的模塊將極大地豐富采編系統的功能，同時減少后期編輯加工的工作量，最終為縮短文章的出版周期提供幫助。第六，目前采編只是實現部分電子化，并未實現編校工作的電子化。科技期刊采編系統在大數據時代，特別是在媒體融合背景下，編校手段也需要不斷地更新。如果能在采編系統中整合編校規范化功能將對出版工作帶來極大的便利。第七，自動排版接口無法使用。對于排版業務外包的編輯部，系統應提供支持出版服務公司的合作接口。如果這項功能實現了，就能縮短排版、校對的時間。

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