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在我國人力資源管理中，人事檔案是員工成長過程中所形成的具有真實性、動態性和機密性的檔案材料，是一個單位人力資源管理中的關鍵環節，同時，檔案材料的完整也關系到員工自身的切身利益。

（一）選拔人才依據。在進行人才選拔時，為了全面而客觀地考察人才，除了了解當事人當前各方面的表現外，還要充分地查閱他的歷史檔案。通過對人才檔案記錄材料的查閱，客觀地了解關于人才的學習經歷、政治立場、能力評價、獎懲情況等相關信息，為選拔人才提供依據。此外，通過高效而優質的人事檔案管理，還能為人才業績考核等工作提供有效支持。所以說，人事檔案材料的完整性和規范化的管理工作，關系到每一個員工的前途和切身利益，關系到單位的長遠發展，關系到對于人才的公正評判。

（二）實現人力資源的最佳配置。每一個員工的特質都不盡相同，其特長也存在著千差萬別。只有實現了對人力資源的最佳配置，才能確保將每一個員工安排到最適合他的崗位上。要想實現對人力資源的最佳配置，就必須對每一個員工的人事檔案材料認真收集，細致整理、全面分析、準確評價。隨著時間和環境方面發生的變化，員工的崗位變動和優勝劣汰更是在所難免，此時人事檔案管理就顯得更加重要。

二、人事檔案管理弊端

現階段，我國在人事檔案管理方面還存在著一些弊端，主要在于它同現今的社會形勢存在著脫節。尤其是不少單位已經普遍地推行了全員聘任制，但在檔案管理的機制上卻仍然沿用舊的管理模式。在市場經濟不斷飛速發展的今天，積極地引進人才，對于一個單位的發展來說是至關重要的。然而，由于當今人才流動的頻繁，檔案來源比以前要廣泛得多，也要復雜得多，再加上檔案所記載的對象在身份上的不確定性，在檔案管理上可以說比以前要紛繁復雜許多。

（一）收集歸檔的不全面性。人事檔案是員工從上學起乃至今后工作中伴隨學習、升遷等成長過程中形成的記錄材料。基層單位人事檔案管理是根據傳統的方式方法進行的。它大多數記錄的是員工在工作單位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未記錄能體現相對個人工作能力、個性特點的相關內容。同時，隨著市場經濟提倡多元化人才交流，員工對成長過程中所形成的材料對個人影響的重要性缺乏認識，基層單位也沒有專業或專職檔案管理人員，缺乏必要的保管設施及專業的管理技能，而導致人事檔案材料歸檔不及時、缺項、缺失，影響了檔案的完整性以及時效性。檔案材料不完整、管理落后是現今基層人事檔案管理中普遍存在的問題。

（二）管理者綜合素質偏低。開展信息化的檔案資源管理是時展的趨勢，要求管理者務必熟練操作計算機，使用相關網絡技術及各種檔案管理的軟件，學會發掘更多檔案信息的價值等。但從實際現狀來看，基層檔案管理者的綜合素質偏低，根本無法應用現代化的網絡技術與信息軟件進行辦公，僅僅只是憑借自身的經驗開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設。

（三）檔案管理形式多種多樣。基層單位的檔案資料主要以紙質為主。隨著信息技術的普及應用有些單位也開始向電子化檔案發展。但是在基層單位檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，檔案材料沒有進行有效整合，各個部門分別按各自的方式方法管理對應的材料，很少進行交流與數據共享，一旦需要查找某個員工的相關資料，那么就需要花費更多的時間，不利于檔案利用效率的提高。假如有進行信息化管理的，也沒有充分發揮出信息技術的作用。所以，要使基層人事檔案規范化、標準化管理落實到實處還有很多工作要做。

三、檔案管理對策

（一）全面檔案內容。人事檔案的不全面性主要是因為舊的管理體制所限，人事人員都是按照傳統方式來記錄與收集人事信息。人事檔案管理者的不專業、崗位不確定性以及人才頻繁流動也是造成檔案資料不全面、缺失、時效性差的原因。基層單位應加強對人事檔案管理重要性的認識，檔案管理人員要專職、專業培訓。要及時收集、追蹤個人檔案資料。檔案內容的收集應該加強員工的個人能力包括組織能力、協調溝通能力、合作精神、創新意識以及心理素質等方面資料，這些能反映一??人的綜合素質，而不是僅限于學歷程度及政治表現。除了這些內容的收集，還需要將當事人平時的工作業績、工作情況以及他們在活動中的表現予以考核的情況也要及時歸檔。為全面、完整地體現員工的個人檔案內容，還要將他們在學術與技術上的成果予以記錄歸檔。

（二）積極開展數字檔案的建設。隨著信息技術的普及應用，我國各單位檔案資料也開始向數字化檔案方向發展。但是，除基層單位檔案的管理方式和數字化基礎設施落后的影響外還存在著一些問題。首先，檔案信息資源沒有進行有效整合。其次，沒有充分發揮出信息技術的作用。單位在使用信息技術進行檔案管理時，通常只利用到檔案管理系統最基本的功能，即信息資料的收集、記錄與查找的功能，而信息數據的整理、分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息化管理技術強大的功能就是數據分析功能，所以才能在各個領域得到廣泛應用。為此，要提高信息化、數字化建設的意識，加大基礎設施投入，建立標準化、規范化的管理制度和措施，加強檔案管理人員的綜合能力及安全意識是基層單位迫切需要做的工作。

（三）?M行人事檔案方面的業務建設。如今，在市場經濟不斷發展完善的國情下，人事檔案管理也必須同市場經濟體制相得益彰，來更好地為市場經濟機制服務。人事檔案就是在市場經濟機制下，尤其是在全員聘任制已普遍開展的前提下的一種全新的檔案管理模式。選擇一家誠信可靠的人事檔案托管機構，可以有效地減輕單位在人事檔案管理方面的負擔，節省在人事檔案管理方面的成本，使人事檔案管理工作更加優化。

除了以上三點之外，我們還應當積極加強人事檔案的保密性方面的建設，堵住在檔案管理環節中的任何漏洞。另外，在不影響相互檔案信息保密性的前提下，我們還可以同兄弟單位之間開展一些檔案信息資源共享方面的工作，這樣有利于我們同兄弟單位的合作共贏。

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隨著事業單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術和互聯網技術實現信息的共享和工作的協同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數據分析等改變了事業單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現象，提升了事業單位辦公的效率，實現了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業單位信息技術的普及而得到優化，在數字檔案管理的基礎上提升了檔案管理系統，加大了檔案管理平臺建設，實現了檔案管理的智能化。雖然事業單位辦公系統與檔案管理的信息建設都取得了進步，然而二者之間并沒有實現真正的信息整合，造成了工作的重復和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應用的必要性。

一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合概述

事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環境下，事業單位內部成熟的信息管理系統，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統實現無縫化聯接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優勢，也實現了商業單位內部的資源優化組合，強化了事業單位資源的配置優化和增值。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統的整合是針對辦公系統和智能檔案管理系統之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目標是在保證“統一領導”和“分級管理”的形式下，優化單位內部的資源結構，完善辦公系統與檔案系統的功能，保證人才的供應，實現資源的充分利用。由于目前事業單位多數檔案管理信息與辦公系統沒有實現融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現象。在互聯網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業單位信息的交流，消除辦公系統與智能檔案管理的隔閡是提升事業單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。

二、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的原則

（一）規范性原則。事業單位OA辦公系統的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須以規范化為前提，二者只有實行統一的格式標準，實行統一的數據算法，配置統一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統一的規范，不同的部門之間采取的操作規范相同，才能實現信息的交流。

（二）信息安全性原則。無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。

（三）操作簡便性原則。事業單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是為了實現資源的共享，以達到增強事業單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統一致或者區別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發揮整合的作用。

三、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合所需要解決的問題

（一）標準化建設問題。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。

（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。

四、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合實施

（一）基礎設施的整合。事業單位中辦公自動化系統已經普及，智能檔案管理系統的建設實現了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。

（二）人才的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯網發展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業知識和法律知識，才能勝任事業單位的辦公工作。因此，事業單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。

（三）系統的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業單位應積極與專業的軟件開發公司聯合研制符合自身需求的整合系統，通過技術升級、技術補充等形式實現資源的有序整合。

（四）制度的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業單位辦公系統的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規范、標準、操作流程和監督工作，充分保障檔案信息的安全。

【參考文獻】

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中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）08-0089-02

經過計算機處理的檔案所呈現出的文件形態就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進制數字計算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時還表現出管理學生檔案的能力和特色。電子檔案在數字化處理信息時，超越了傳統的管理紙質文件方式，把檔案內容如圖像、文字、數字等編寫成信息符號，進行信息融合，形成學生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進行個性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內外檔案機構和企事業單位專項管理中早有運用，新時期，我國高職院校引入電子檔案管理系統，不僅是高職院校教學改革的需要，也是文件數字化管理的必然要求。

一、高職院校電子檔案管理存在的弊端

（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念

各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念。基于此，電子檔案信息資源的建設屬性沒有得到充分發揮，仍然處在形式轉變或被忽略的誤區中，一方面造成信息資源流失現象嚴重，另一方面造成信息資源存檔重復，浪費資源現象嚴重。

（二）技術差異，成為資源共享的障礙

領導重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術支持的檔案信息資源建設，可以直接與企業進行技術簽約并共同開發；而沒有經費或缺乏技術支持的高職院校檔案管理的狀況會怎樣我們可想而知。因此，各個高職院校的電子檔案整合管理的實現必須有后臺技術的大力支持，而技術水平的差異，造成校際之間的技術對接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實現電子檔案的整合。

（三）割據管理，無法滿足社會需求

高職院校的學生和教師在參與社會各項活動中，他們所涉及的出國、推薦、評獎等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據性、獨立性和分散管理，盡管已經實行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會需求得以滿足。例如，高職院校學生的成績檔案，在學生參與就業、留學、考研等方面可以通過信息查詢而提供真偽證明的價值和依據，其應用頻率極高。

二、高職院校電子檔案整合管理的現實意義

2003年7月28日，國家檔案局的第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子公文歸檔管理工作的實施辦法和基本條例規定的非常明確，闡述了檔案數據庫和電子公文錄入與共享的合理前提。《中華人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據。因此，在政策的指導下，新時期加大電子檔案整合力度，實現信息資源廣泛共享。

（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證

在高職院校成績錄入系統和學分制選課系統中引入互聯網技術，為學生成績檔案的電子管理創造了得天獨厚的條件。考試前由教務員把學生進行門類劃分，劃分標準是選修課、基礎課和必修課等，然后通過后臺錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經批卷獲得成績數據。在成績提交存檔之前，由教務員――教務管理終端來制定限制更改的權限，來限制教師和學生更改成績，從而確保學生成績檔案保存的真實性和客觀性。

（二）電子檔案的整合管理是推動信息資源共享的重要前提

使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術上的差異，所以各校的電子檔案數據庫的保存形態各不相同，如大多處于全文數據庫、條目數據庫和多媒體數據庫三種形態，從而造成院校間對接難，用戶的社會需求服務難以滿足。新時期，電子檔案要實現整合管理，可以建立檔案聯盟委員會，各高職院校間的電子檔案管理進行統一調配，實現統一的技術，優化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務能力和利用率，推動信息資源共享。

（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓的針對性

各高職院校培養的檔案人員就業以后，在崗的檔案人員培訓大多培養教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實際管理能力和學歷水平存在差異，其培訓層次和內容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學歷背景、工齡的差異就清楚的呈現在我們面前，這樣，檔案培訓機構在確立培訓方式和培訓選題時就更具有針對性，從而使檔案人員的客戶應對服務能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。

（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用

檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實現檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實現高職院校檔案信息資源的網絡化建設。當前各高職院校檔案館都存在各自為政現象，數據庫標準化程度低、規模小、不規范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴重影響。當前高職院校檔案館建立的數據庫多數是條目數據庫，極其缺少多媒體數據庫和全文數據庫，用戶的個性化需求無法滿足。

三、高職院校電子檔案整合管理的路徑

當下，縱觀國內外檔案管理的先進經驗，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對電子檔案的負載形式不做任何要求，只對電子檔案的數據標準和形態做要求，電子信息資源的聯系是通過檔案機構的控制和組織能力來實現[1]。美國一直以來以運行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關聯數據運用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數據源并統一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會用戶使用，實現靈活多樣的個性化檔案服務。

（一）構建檔案協調管理機構，實現電子檔案整合管理

電子檔案實現整合，就要在各高職院校間建立關聯，然而要實現服務能力的社會化，并非是某個院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個問題，授權一個能制定政策、調配資源、協調院校的永久管理機構。具體實施辦法是，由教育部下達指示，各高職院校響應組建成員機構，重點院校建立永久組織機構，促進高職院校網絡服務和電子檔案資源體系的構建。依據我國高職院校當前情形，具有檔案專業學位授權和教育的高職院校，不僅能進行檔案培訓，還能召開和承辦檔案會議，這種具有資深調動和協調能力的院校應成為電子檔案整合管理的中心，應以此為基礎，構建權益和職能明晰的各級檔案管理機構。

（二）加強技術研發，構建電子檔案整合管理系統

電子檔案管理系統是一種計算機網絡系統，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動通知檔案、組卷整理、電子查閱復制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統，其技術水平必須是較強的。電子檔案管理系統一般由多個互相聯系的子系統構成，在其數字化過程中還包含知識產權保護、文件的格式標準等問題，并綜合運用文字識別技術、計算機網絡技術、檔案管理技術[2]。高職院校應依托計算機網絡與本校校園網連接，架構高職院校電子檔案局域網，對外部和內部數據庫實施全面管理；并加大技術研發力度，構建高職院校檔案信息交流平臺――電子檔案管理系統，實現收集、整理、統計和利用電子檔案，其系統技術包括檔案文件存儲格式兼容技術、OCR 實現技術，海量數據儲存技術、加密技術、數據安全和數據呈現技術。

（三）樹立社會化服務理念，實現電子檔案整合管理

要從檔案的內涵上真正明確電子檔案的服務方向和價值，信息資源自身優勢是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學中應用電子檔案的過程中體會到電子檔案的作用和價值，由此把高職院校檔案管理傳統思維打破。傳統上認為，高職院校檔案的作用是在學生就業、離校和調動單位等方面時需要查詢使用證明，然而，實際上，在知識產權認證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對科學研究和教學上的輔助作用是很大的。現在以職業院校為例，師生的發明和科研經由國家的質量標準認證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個學校如果聯系不密切是無法知道這個信息的。各高職院校教師的科研成果、教學改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學成果都會在各自院校的檔案管理數據系統中孤立保存，這些成果對社會普通用戶來說是無法使用和調用的，也不利于相同領域科研、教學的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應樹立社會化服務理念，建立校園網，實現電子檔案的整合集中管理[3]。

（四）加大經費投入，提高電子檔案系統安全防護能力

檔案在進行數字化、電子化的過程中，來自互聯網的安全問題很多，不光是高職院校的成績檔案，只要有網絡共享和信息服務的行為產生，就會有非正規渠道獲取信息的行為出現。可以建立對抗病毒入侵的防火墻、對教務網絡、軟件和數據庫進行加密，采取系統跟蹤維護和計算機系統殺毒來進行安全防護，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應加大經費投入，確保檔案系統的安全防護，由此引發我們對高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學和科研的確重要，經費開支自然向教學和科研開綠燈，而學生成績檔案與教學、科研關系密切，也是一個重要環節。因此，高職院校應充分考慮教學和管理的結構平衡，加強電子檔案系統的安全管理，提高系統防護能力。

參考文獻：

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作為行政機關行使管理權力處理違法行為的一種主要手段，“行政處罰”這一概念對很多人來說既熟悉又陌生。說熟悉，是因為很長一段時間內處罰“濫”、“亂”現象嚴重，特別是很多人理解的處罰，基本上是和“罰款”畫等號的；說陌生，是因為很多人對行政處罰的含義、原則、種類、設定和實施等內容并沒有真正理解，一些行政執法部門的所做所為與法治精神相悖。《檔案法》修訂前，檔案部門沒有行政處罰權，對一些嚴重違法行為缺乏有效管理手段。長期“弱勢”部門的地位，使得檔案部門對行政處罰權極度渴望，但對行政處罰認識上的偏差又使得人們在此問題上有些偏執：沒有行政處罰權時(主要是罰款權)認為《檔案法》軟，即使已被賦權也因為適用范圍上加了限定，仍認為《檔案法》軟，其主要理由主要是認為《檔案法》規定的許多條款沒有在法律責任中落實更嚴厲的處罰條款。許多人認為如果對于一些違法行為不罰款或處罰范圍窄，便認為法不夠硬，指望通過加大處罰等方式能夠解決阻礙檔案事業發展的所有問題。瀏覽―下報刊上發表的一些文章，聽聽一些會議上的發言，上述觀點在《檔案法》實施20余年后的今天仍不絕于耳。但行政處罰對于開展檔案工作來說，真的是萬能的嗎?答案是否定的。分析產生不正確觀念的原因，主要在于對行政處罰的含義沒有真正理解透徹，對于行政處罰的原則沒有深刻認識，對國家從立法上規范和限定行政處罰的意義也缺乏正確認識。很多人對現實生活中的一些執法機關亂罰款和濫罰款現象極為反感，但當自身使用這一權力時，往往只看到了它對違法行為威懾的積極作用，對于不正當使用甚至濫用處罰權所帶來的消極影響則認識不夠，沒有從建設法治國家、法治機關的高度考慮問題。對檔案違法行為給予行政處罰，是維護國家檔案完整與安全，維護國家利益、社會公共利益和公民民利的重要手段，但它決不是唯一的手段，我們不能對此產生依賴心理，而放棄或忽視其他手段的作用。

二、正確理解與適用行政處罰的相關內容

檔案行政管理部門在開展檔案行政執法工作中，對行政處罰理解和適用應重點把握以下幾點：

首先，正確理解和準確把握行政處罰的內涵。通常認為，所謂行政處罰，是指行政機關或其他行政主體依照法定職權和程序，對違反行政法規但尚未構成犯罪的行政相對人給予行政制裁的具體行政行為。其特征有三：第一，行政處罰的適用主體是行政機關或法律、法規授權的組織；第二，行政處罰是以對違法行為人的懲戒為目的，而不是以實現義務為目的；第三，行政處罰的適用對象是作為行政相對方的公民、法人或其他組織，屬于外部行政行為。

由上可以得出，所謂檔案行政處罰就是檔案行政管理部門，依照法定職權和程序，對違反《檔案法》規(廣義的)但尚未構成犯罪的行政相對人給予的一種行政制裁的具體行政行為。需要把握的是：檔案行政處罰的主體主要是具有行政執法主體資格的各級檔案行政管理部門，檔案館或其他非授權組織不能行使這一權利；檔案行政管理部門的法定職權主要由《檔案法》、《檔案法》實施辦法等法律法規賦予，而所要遵循的法定程序主要指《行政處罰法》和檔案行政處罰程序規定；檔案行政處罰的對象即行政相對方是公民、法人和其他組織；可以給予的處罰種類依照現行《檔案法》的規定，只包含《行政處罰法》中所規定的警告(申誡罰)、罰款和沒收非法所得(財產罰)三種。還應注意，這種具體行政行為是可訴的，即被處罰者可以申請行政復議或者提起行政訴訟。檔案行政管理部門應慎重實施，不能違法亂用或濫用處罰權而致工作被動。

其次，正確理解和嚴格遵循行政處罰的原則。處罰法定原則。即法無明文規定不處罰，法律要讓行政相對人能預知自己行為的后果，這是行政處罰的核心原則。

處罰公正公開原則。行政處罰的依據及有關內容必須公開，不能違反公正的程序。要求行政主體必須依法裁判，公平地處罰違法行為人。既不能同等情況給予不同處罰，也不能不同情況給予相同處罰。

過罰相當原則。實施行政處罰，必須與受罰人違法行為的事實、性質、情節及社會危害程度相適應，亦即行政處罰的種類、輕重程度及其減免均應與違法行為相適應。罰重于過，無以服人；罰輕于過，難以達到震腰和制止違法行為的目的。

處罰與教育相結合的原則。行政處罰是法律制裁的一種形式，但又不僅僅是一種制裁，它兼有懲戒與教育的雙重功能。處罰不是目的，而是手段，通過處罰達到教育的目的。通過正確實施行政處罰，達到既克服因缺乏行政處罰手段而使法顯“軟”的現象，也要防止不正確適用行政處罰手段而造成“亂”或“濫”的問題。

救濟原則。在行政處罰中必須提供充分的救濟，才能真正保障行政相對方的權利。行政相對方對行政主體給予的行政處罰依法享有陳述權、申辯權；對行政處罰決定不服的，有權申請復議或者提起行政訴訟；因違法行政處罰受到損害的，有權提出賠償要求。

處罰追究時效原則。規定處罰時效實際上是對執法部門嚴格執法提出的要求。《行政處罰法》規定違法行為發生之日起兩年內未被發現的，不再給予行政處罰。由于檔案工作的專業特殊性，有些檔案違法行為發生很長時間都未被發現，這就給執法提出了更高的要求。

第三，應正確理解和理性看待行政處罰的設定。行政處罰權的設定很重要，它關系到行政機關實施處罰的依據是否合法的問題。依照《行政處罰法》的規定，法律可以設定任何種類行政處罰；上一層次法律規范對違法行為已經作出行政處罰規定的，下一層次不得超越上一層次規定的行為、種類和幅度的范圍另行作出規定；規范性文件不得設定行政處罰。

按照這一精神來理解和看待檔案行政處罰，應當掌握：只有《檔案法》才能設定任何種類的檔案行政處罰，其他檔案行政法規、地方性法規、國務院部門規章和地方政府規章只能在上位法規定的行政處罰的種類、范圍和幅度內，作出相關規定。否則，就可能和上位法產生沖突，引發適用問題。造成法制的不統一。因此，各地區應認真審視本地區出臺的《檔案法》規和規章，如有與上位法沖突不協調之處應加以修改，以維護國家法制的統一性，推進《檔案法》法治進程。

三、幾點啟示

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第三條政府采購檔案是指在政府采購活動中直接形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對于涉及商業秘密和其他保密事項的，應當按照國家保密法律和行政法規的規定進行管理。

第四條各級政府采購監督管理機構負責政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。

第五條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理機構、采購人和政府采購機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

第六條政府采購檔案包括以下文件資料：

（一）采購計劃申請表，包括采購需求清單或需求說明和資料等；

（二）政府采購審批表和移交表；

（三）政府采購活動日程；

（四）招標文件，包括有關文件、資料、樣本、圖紙等；

（五）招標投標信息公告所刊登的媒體記錄和有關審批記錄；

（六）采購人對招標文件的確認記錄；

（七）供應商領取招標文件記錄；

（八）對已發出招標文件的澄清或修改的文件；

（九）供應商的考察情況報告或資格審查情況報告；

（十）抽取評審專家記錄；

（十一）標前會會議紀要；

（十二）投標供應商簽到表；

（十三）評審專家簽到表；

（十四）有關部門現場監督人員簽到表；

（十五）投標文件正本，包括有關文件、資料等；

（十六）在投標截止時間前，投標人對遞交的投標文件進行補充、修改或撤回的記錄；

（十七）開標一覽表；

（十八）開標過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄；

（十九）開標過程中其他需要記載的事項；

（二十）工作人員對評審過程的記錄；

（二十一）評審專家評審記錄；

（二十二）投標供應商的書面澄清或承諾；

（二十三）需要考察的采購項目的評審報告；

（二十四）廢標報告及處理意見；

（二十五）有關部門現場監督人員對采購活動監督的簽字記錄；

（二十六）依法變更采購方式或采購結果的記錄；

（二十七）中標、成交通知書；

（二十八）采購結果公告記錄；

（二十九）政府采購合同，包括依法補充、修改、中止或終止合同等相關記錄；

（三十）公證文書；

（三十一）評標報告；

（三十二）采購人或中標供應商擅自中止或終止政府采購合同的記錄；

（三十三）政府采購驗收報告；

（三十四）采購資金撥款通知單；

（三十五）有關部門或中介機構的驗收報告；

（三十六）爭議或糾紛處理結果；

（三十七）供應商質疑材料、處理結果記錄及答復；

（三十八）供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定；

（三十九）其它需要存檔的資料。

第七條政府采購機構自組織簽訂政府采購合同之日起，五日內將政府采購過程中形成的全部文件材料移交政府采購監督管理機構。

第八條政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料，可作為輔助檔案資料保存；應當建立健全監控系統音像資料的使用管理制度，以保證監管工作的實際需要。

第九條政府采購檔案應當符合以下要求：

（一）文件格式、內容符合要求，規范統一；

（二）整個活動中形成的文件材料齊全完整；

（三）必須是原始件，不可用復印件替代；

（四）文件材料中的簽名、印鑒手續齊全。

第十條政府采購檔案不符合要求的，檔案管理人員不得接收，并告知原因，確保政府采購檔案符合國家有關質量標準，便于保管和利用。

第十一條政府采購監督管理機構和政府采購機構應當依法做好政府采購檔案管理工作，指定專人負責政府采購檔案的管理并建立崗位責任制。

第十二條檔案管理人員應當加強政府采購檔案的管理，在合同簽訂、交付驗收和結算完成后，按照要求，負責收集、整理檔案，檔案裝具應當符合檔案主管部門的規定。

第十三條政府采購檔案應妥善保管，并保證檔案庫房的清潔衛生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

第十四條政府采購檔案管理人員發生變更時，應按規定辦理檔案移交手續。

第十五條政府采購檔案按照政府采購工作流程排列。

第十六條政府采購檔案的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。

政府采購活動現場監控系統錄制的音像資料的保存期限，必須保存至該政府采購項目履行完畢。

第十七條查閱、復印政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案查閱/復印登記表》，經單位負責人批準后，由檔案管理人員負責調閱；需復印的，由檔案管理人員負責復印。

第十八條外借政府采購檔案，必須填寫《政府采購檔案外借登記表》，經單位負責人批準后方可辦理外借手續，外借時間最長不得超過三日。

外借檔案返還時，檔案管理人員應按外借時登記的內容核查檔案，并辦理返還手續。

第十九條檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第二十條保管期滿的政府采購檔案，應當按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊；

（二）銷毀意見必須報單位負責人審核批準，同時報同級檔案主管部門備案；

（三）銷毀政府采購檔案時，必須有兩人以上監銷，同時要邀請財政主管部門人員參加現場監銷；

（四）銷毀政府采購檔案前，銷毀單位和參加現場監銷人員，應認真核對清點銷毀的檔案，銷毀后應在銷毀清冊上簽名。

第二十一條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門和政府采購監督管理部門處以罰款和對直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有，拒絕交政府采購監督管理機構、檔案工作人員歸檔的；

（二）違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；

（三）涂改、偽造，損毀檔案的；

篇（6）

二、給予經費保障

編制重點工程、市政設施工程計劃時，建設單位把市政基礎設施工程檔案的費用列入工程造價，并在施工合同中增加市政基礎設施工程檔案管理的條款。

三、履行建設工程檔案報送責任

建設單位在領取建設工程施工許可證前，應與市城市建設檔案館簽訂《建設工程檔案報送服務合同書》。建設單位在組建項目法人時，應當明確建設工程竣工檔案的編制責任和具體責任人，負責編制和移交施工資料、監理資料、竣工資料的匯總與報送；施工單位應當按照有關規定以及合同的約定，及時編制、移交竣工檔案及其他資料，并對其準確性負責；監理單位應當督促施工單位及時收集、整理有關資料，并協助建設單位做好建設工程竣工檔案的匯總。

四、按國家統一標準編制

建設工程檔案由項目立項、可行性研究、勘察、設計、施工、監理、生產準備到竣工投產的全過程組成，內容包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，可自行編制，也可委托市城市建設檔案館代為編制。建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請市城市建設檔案館對施工技術文件及聲像檔案等進行預驗收。

五、辦理備案手續

重點工程、市政設施工程開工建設前，建設單位應告知施工單位在市城市建設檔案館領取《編制和報送工程檔案告知書》，辦理檔案相關備案手續；建設工程項目檔案驗收后，必須取得市城市建設檔案館出具的《建設工程竣工檔案驗收意見書》，否則，建設工程質量監督部門不予驗收備案。

六、及時按規定移交檔案

重點工程、市政設施工程竣工驗收合格后，建設單位應及時將工程檔案移交市城市建設檔案館，移交的檔案應符合國家標準和有關規定；市城市建設檔案館對經審驗合格的檔案辦理移交手續，發放建設工程檔案合格證。對年1月1日前竣工的重點工程和市政設施工程，各建設單位應盡快向市城市建設檔案館移交竣工檔案，并辦理移交手續。

七、加強指導與培訓

篇（7）

中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

一、簡述市政工程檔案資料的管理

在市政工程中，工程檔案資料的管理工作并非獨立的，它要多方面的緊密配合，各個建設工程單位只有聯系起來，遵守規則、總結經驗、具體分析、實事求是，結合科學先進的管理工作辦法，系統全面的了解施工過程，才能將工程的真實施工情況反映出來。工程檔案資料不僅是建設活動中形成的圖物相符、有保存價值的真實記錄和反映，其記載的內容包括：構筑物、建筑物、地下的敷設等等，市政工程檔案資料還是市政工程項目投資計劃、項目工程設計、施工管理、材料使用、維護維修等等活動中形成的文件資料。因此，作為建設項目工程管理的一部分，工程檔案資料的管理作用的重要性也就不言而喻了。

建設項目市政工程檔案是指在項目市政工程建設過程中形成的對單位有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的文件材料。它是項目工程建設過程中和竣工驗收時必要的條件，也為項目投產后生產運行、檢修、擴建等提供了重要的依據。如果檔案工作不同程度的滯后，造成應歸檔的文件材料不齊全、不完整；不準確；歸檔的文件材料不規范，文件材料紙張規格混亂，書寫材料不耐久，以復印件代替原件歸檔；簽字、蓋章不齊全；檢查驗收、缺陷處理沒有結果或驗收人員簽字有遺漏等等這些問題都將難以補救。所以在市政工程檔案管理過程中一定要嚴格控制其檔案的質量，才能確保其工程檔案質量的“完整、準確、齊全、規范”。 是整個項目工程建設使用和驗收提供的保障。

二、市政工程檔案資料管理的重要性

工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源，工程項目負責人可以通過對檔案資料的查詢做到對工程全程進行監管和控制，而不單單僅靠記憶力來應對。若在項目工程中發生一些意外、質量問題、數量問題等，也可以通過對檔案資料的搜集進行校驗并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及減輕了負責人在工作中產生的壓力。工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用，市政工程檔案資料能將工程中所運用到的技術或者應對問題時采取的措施進行記錄，并且在以后需要的時候進行反饋。對將來的工程施工吸取了寶貴的經驗。工程檔案資料中，會提供出有關工程項目的很多數據信息以及此工程施工中能借鑒到的優點或者暴露出的缺點。如若在竣工后，仔細研究檔案資料可以得到較多的學習體會并得以借鑒，提高日后的工程施工效率。

三、市政工程檔案資料管理的現狀

（一）技術資料不真實

真實性是工程檔案的生命。虛假的工程技術資料不僅給工程質量評定帶來錯誤的結論，還會給工程今后的維修改擴建帶來誤導，造成麻煩和不良后果。目前有許多工程項目的技術資料不是及時真實的記錄，而是資料員采用“后補”的方式制作出來的。甚至有的工程檔案編制公司承接了大量業務，閉門造車，相互克隆，成批地制作假檔案。

（二）缺乏管理制度

工程建設項目是短期的臨時的，管理部門和人員也是臨時安排指定的，工程建設、施工、管理、設計、勘察設計、招投標各環節工作的隨機性大，情況復雜，沒有一個總的部門來協調管理，更談不上制訂一套涉及各相關部門的管理制度來約束工作行為。

（三）竣工圖編制不準確

竣工圖是工程檔案的重要內容，是今后工程維修改造的重要依據。但在報送歸檔的工程竣工圖中，多數是施工圖上直接蓋上竣工圖章充當竣工圖，在圖上不作任何更改；有的雖作更改，但施工人員未根據實際施工情況進行規范更改、編制，或改動的地方不注明變更依據，或只注明變更單編號而不作修改，有的是工程竣工后施工人員憑記憶補編而成，造成竣工圖不準確、不真實。

（四）建設和施工單位領導不夠重視

建設和施工單位領導不夠重視，沒有專門的部門和人員來管理建設工程檔案。如建設單位，往往是指定辦公室或后勤部門的某個人對口聯系施工現場，管理檔案，此人往往對工程檔案不是很熟悉，不知道形成什么檔案，怎樣形成具體的檔案。

（五）簽章手續不到位

履行簽章手續是為了確保技術文件的真實可靠，明確施工監理人員相應責任。一些重要內容本應由施工、監理負責人來簽字蓋章確認，如隱蔽工程驗收記錄、基礎及主體結構的驗收記錄、分部（子分部）驗收記錄等，但是在技術資料中，建設、施工、監理各方簽字都是一人的筆跡到底，只是資料員一人代簽，有的是用印章代簽字，技術資料未經簽字者確認，簽章手續不到位、不規范，簽章手續失去應有的意義和作用。

三、加強市政工程檔案資料管理的對策措施

（一）相關部門支持配合，多方面強化檔案質量管理

一是在每年的建設工程質量安全大檢查中，例如，綿陽市住房和城鄉建設局將檔案資料及資料員持證上崗情況納入檢查的重要內容，把檔案資料的形成收集工作作為考核工程項質量安全的主要指標之一。檢查中發現問題由質監、城建監察部門直接發出整改通知或處罰決定。二是在工程檔案的審查驗收環節，市質監站對工程檔案中的質保資料先行審查驗收，合格后方能提請城建檔案機構審查驗收。三是把檔案資料員崗位設置納入施工企業資質年審內容，使檔案資料員真正進入“九大員”，明確了資料人員在建設工程中的地位和作用。四是嚴格落實建設工程竣工備案時查收工程檔案審查驗收認可文件，從而確保建設工程檔案的及時移交和歸檔。

（二）健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規定。與此同時，要明確建設#施工#監理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據。

（三）檔案質量控制對網絡信息的應用

建立檔案室目錄數據庫并逐步實現檔案的全文檢索，首先是做檔案室目錄數據庫的建立，這既是檔案部門和檔案人員開展檔案利用工作的必要基礎，也是質量控制的一個渠道，建設項目規模大，周期長，而且參建單位多，人員的流動性較大，資料多，如何把各方的工程檔案匯聚在一起并且保證其完整準確，齊全，建立檔案管理網絡是很有必要的，讓其形散而實不散，依照項目和工作的特點，明確相關人員的各項職責，把檔案資料流向網絡，在工程開工時網絡檔案信息應與整個工程項目的進度同步進行，就算管理人員變更，也不受影響，做到人走檔案依然在，這樣資料就不會有缺失，避免出現哪個施工參建檔管人員走了無從下手的現象，因此應該高度重視工程檔案的網絡信息化。

（四）加強培訓，提高隊伍業務素質

建設管理部門要加強對從事工程檔案人員的管理，實行工程資料員持證上崗。城建檔案管理機構應定期不定期組織對工程檔案資料員的專業培訓和業務指導，通過培訓來提高他們的業務水平和工作能力。加強對建設、施工、監理單位管理者和工程檔案人員的檔案業務培訓，一方面能促進工程管理者對工程檔案工作的重視，另一方面也能使工程檔案人員更好地掌握建設工程竣工檔案的編制、收集方法及竣工圖的編制要求，從而為保證工程竣工檔案質量奠定基礎。

結語

市政建設工程從立項到竣工驗收投入使用，這是一個較長的周期。市政工程檔案是對整個過程的真實記錄。我們必須通過以上種種有效的管理和檔案工程人員不懈地努力，對工程檔案質量的制約一定會收到很好的效果，保證檔案在工程建設中順利地完成。

篇（8）

中圖分類號:G270 文獻標識碼:A 文章編號:1006-723X(2012)07-0032-04

思想政治教育是思想政治工作的內在要求。理論性強是其基本特點。如何將理論性的東西內化為人的認識并指導其實踐，達到預期的效果？這是思想政治教育工作者所普遍遇到的問題甚至是難題。較之于傳統的理論說教，本土及其周圍一些活生生的教育資源無疑為這個問題的解決提供了一個全新的視角。本土教育資源種類多、內容廣。本文擬對檔案這一本土資源的有效開發及其在思想政治教育中的合理運用問題加以探究，拋磚引玉，求教各位方家。

一

資源是一切可被人類開發和利用的物質、能量和信息的總稱。廣泛存在于自然界和人類社會中，是一種自然存在物或能夠給人類帶來財富的財富，是自然界和人類社會中一種可以用以創造物質財富和精神財富的具有一定量積累的客觀存在形態，由自然資源和社會資源組成。［1］檔案是人類社會活動的產物，屬社會資源，內容既有人物，也有事物；形式既體現為物質，也表現為精神。著名學者錢學森認為，檔案是一種信息。而信息作為一種資源，其地位和作用比能源、材料更重要，這在直接依賴于信息產生、擴散和應用的知識經濟時代表現得尤為突出。［2］(P67)

何為檔案？檔案，是指有保存價值的歷史記錄，［3］經過鑒別、整理、加工，體現為各種文字、圖表、聲像等形式。檔案在日常存放的靜態下，功能是潛在的，只有在檔案利用實踐中，檔案的各種功能才能現實地表現出來。作為反映社會生活方方面面的重要信息資源，不同的檔案有不同的社會功能。總體而言，也呈現出一些共性的特點：

一是資證。資證，即提供憑證。憑證，就是證據，這是檔案保持生命力的根源。檔案是原始文件的轉化物，留有人類社會活動的印記，對以往的歷史情況有客觀的記錄，屬歷史證據，令人信服。從表征上看，檔案材料保留了其原有的質地和狀態，保留了當事人的親筆手稿、署名、批示、印章等歷史標記，這些都是檔案作為原始材料和歷史證件的確鑿憑證。原始記錄性特征，決定了檔案具有記錄和反映事物及歷史原貌的功能，具有彌足珍貴的資證價值。

“原始記錄性是檔案的本質屬性”［4］（P51），檔案的原始記錄有“社會的活化石”之稱［3］（P140）。作為憑證，檔案既不會因時間的變遷而降低其功能，也不會因歷史的積淀而弱化其價值。作為真實與誠信的重要載體，檔案的本質是“真”。借助檔案的“真”，人們得以昭示自身的誠實，取得社會的信任，把握他人的言行。檔案的原始記錄性和歷史傳承性特征，在給人神秘感的同時，也給人以心理上的信任感。同樣一份材料的拷貝，來自檔案的那一份更易給人以依賴感。這種普遍而穩定的社會認同，賦予檔案以社會憑證的使用價值。可以說，憑證作用是檔案最根本的功能，因此是目前發揮功能最突出，也是最容易被人們所認識的。檔案的一切作用都來源或衍生于憑證作用。

二是存史。檔案是“歷史的原始記錄”［6］（P40），忠實地記載了人類社會活動的點滴和留下的腳印，留下了非常寶貴的史料，對編史修志十分重要。可以說，離開了檔案，史志編修就成了無水之源、無米之炊，舉步維艱。檔案還是人類文化的“記憶宮殿”，檔案館是“記憶的保存場所”［5］（P140）。大千世界的人、事、物在洶涌澎湃的歷史長河中會隨著時間的推移而流逝，后人對其記憶更多是借助作為歷史原始記錄的檔案來實現。了解過去、審視現在、謀劃未來，離開歷史的記錄——檔案，別無他途。檔案，是“今世賴之以知古，后世賴之以知今”［7］（P70、73）的唯一條件。同志指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。”［8］

人類貯存知識的載體有多種，檔案是其中一種。一地或一人的檔案，反映了其歷史沿革或人生軌跡，反映了其各歷史時代的方方面面或各人生階段的點點滴滴，反映了其民俗風情、代表人物、社會貢獻、歷史影響或個人思想、社會交往、社會成就、社會評價等等。這些檔案翔實地記載著大量有價值的知識和信息，既蘊含理性又飽含感性，既凝聚經驗又閃爍智慧。因此，檔案為歷代有學之士所珍重。

三是教化。檔案是一種寄存有大量文化信息的資源。檔案有國家的，也有社團，還有私人的，不管其權屬于誰，文化的教育、感化特性決定了檔案的教化功能是客觀存在的。檔案中所傳遞出的文化信息可以滿足社會的客觀需求。檔案的功效，大體上可分為社會和經濟兩個層面。其社會功效，除了檔案利用過程中的資證作用和本身所具有的存史作用，更多的就是教化作用。通過編研，深層次地開發檔案的教育資源，準確地反映歷史與國情，從中看到國家、集體事業開創以來改革和發展過程，展望集體、個人與中華民族榮辱息息相關的歷史。利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，通過本單位身邊的人和事，激發大家的自豪感與使命感，可以起到前人之鑒后世之師的作用。

篇（9）

2017年，省局業務指導處將圍繞檔案事業發展中心任務，認真貫徹省委、省政府兩辦《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業發展中的檔案館室硬件建設規范化率低、業務水平高低分化嚴重的問題，加大檔案管理規范化建設督導力度，認真履行檔案行政管理職能，推進檔案基礎工作扎實開展。

一、鍥而不舍的繼續推進檔案館建設，重點對已獲得中央補助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進行督導，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設施設備配備情況予以督導；完善縣級綜合檔案館項目建設動態數據庫，及時更新相關數據；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補助指導工作。

二、加大民生檔案接收進館工作力度，在11個設區市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業務考核試點工作。

三、繼續開展對省直單位年度檔案工作監督指導工作，實地檢查不少于60家；同時督導各市縣對直屬機關單位開展相關監督指導工作，要求三年內全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質量和檔案歸檔率。

四、印發《河北省檔案局關于加強檔案室建設的意見》（暫定名），以此為契機，推進機關團體及企事業單位檔案工作目標管理認定工作，推進檔案室工作的規范化建設，確保檔案安全。

五、以建立全省各系統檔案利用服務網絡平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應用層次，逐步解決檔案數字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數字化、增量電子化”戰略，推進各系統檔案信息化建設。

六、繼續深化農業農村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農業廳做好農村土地確權檔案整理驗收相關工作；對全省土地確權檔案進行專項統計并逐步建立數據庫；依據國家局相關文件精神，啟動精準扶貧、美麗鄉村建檔工作。

七、加強對省監管企業檔案工作的監督指導，全面完成省屬企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準工作，督導二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。

篇（10）

對于民政局檔案的管理是當前民政局日常管理的重要內容，并且檔案管理的水平直接影響著民政局整體的管理。在現代化建設進一步深入改革的狀態下，民政局也進一步落實管理工作，逐漸改善服務水平，強化民政局內部管理。從檔案管理開始逐漸入手對民政局的管理，在當今社會，已經取得了一定的進展。但是其中存在的諸多問題逐漸影響了檔案管理工作。因此必須要重視存在的問題，進一步優化管理。

一、現階段民政局檔案管理中存在的問題

（一）對于檔案管理的重視程度不夠。當今社會中，人們對于檔案管理的認知程度不足，普遍認為檔案管理工作只限于在幕后進行，很少能夠辦到臺面上來。所以針對于檔案管理工作很難在一定的時間內得到大家的關注，更不能取得優秀的業績。因此，大多數人對于檔案管理的認識程度不夠，進而使得許多人數管理只是進行表面上的工作，對于實質上并沒有深層的研究以及管理，認為檔案工作不能作為中心化的管理工作，不能夠為組織發展提供相應的效益，因此對于檔案管理工作多數是應付。與此同時，社會經濟在進一步的發展使得人才不斷的流失，越來越多的人開始追求自我價值的有效實現，進而缺少較強的意識進行人事檔案的管理，一些偏激的人們甚至認為檔案管理是阻擋社會發展的障礙，使得許多的組織都產生了人才流失、檔案保留的現象。

（二）檔案管理不起作用。現代化社會的發展正在不斷的轉型中，社會環境的進一步變化逐漸推動了社會檔案管理的改進。尤其是在某一階段，人才資源開始向市場化發展，導致人才流動嚴重。所以，在社會上越來越少的人能夠重視檔案的管理作用，越來越多的人開始模糊的定義關于認識檔案基本內容的管理、固定功能的管理以及規范性管理等。長期以來，越來越多的人因檔案的繁瑣性開始放棄對于檔案的管理，使得在民政局的檔案管理中出現了較多的“死檔案”。在民政局的管理中，沒有充分發揮檔案管理的作用，并且沒有有效的強化檔案管理的實際水平，進而使得社會上出現了越來越多人才聘用與檔案分離的現象。

（三）檔案利用效率不高。民政工作內容面廣量多，決定了民政部門形成的檔案內容不僅種類繁多，專業性強，而且很多檔案要具備服務社會的功能，為廣大民政對象服務。但是從基層檔案管理現狀看，很多民政部門檔案存在著缺、漏現象，管理不完善。總的看來，民政檔案在收養、優待撫恤、復退軍人接收安置、婚姻登記、續寫民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

二、優化民政局檔案管理工作的有效措施

（一）提高對于檔案管理工作的認識，轉化思想觀念。轉變人們對于檔案管理工作的思想觀念是當前社會提高人們對其重視的重要性措施。以單位領導為首，進一步強化人們對于檔案管理的重視，并且能夠深入到民政局管理活動的日常當中。為了采取相應的措施對檔案管理工作進行監督和檢查，需要設立專門管理的負責人，民政局的領導層可以設立專門的檔案領導小組部門進行管理，并且與此同時，為了有效的實現人事檔案管理的基礎性工作，需要進一步的改進領導層對于檔案管理的思想，進而帶動全體員工進一步認識到人事檔案管理的必要性。要進一步強化檔案管理人員自身的市場意識以及服務性意識，使得檔案管理能夠順應市場化的發展，并且立足于民政局的實際情況，進而使得檔案管理工作成為服務性工作，逐漸將人事檔案的管理工作進一步規范化。

（二）有效的增強檔案管理人員的綜合素質。現階段，為了進一步強化人事檔案的管理工作，當務之急需要一支高強素質的管理人才型的建設性隊伍。由于人事檔案的管理工作本身就具有一定的業務性以及政策性，所以管理人員在進行工作的管理過程中需要將服務與保密相結合。這樣一來，對于檔案的管理人才的綜合素質要求就相對較高。在這樣的背景下，民政局較為關鍵的工作就是要培養具有人事檔案管理能力的專業性人才。針對于人才的擇取要遵循以下幾點原則：擁有先進的思想、較為端正的工作作風以及兢兢業業的工作精神。并且要著重于工作人員的自身建設，對于人才的業務能力培養要全方面進行，不能受到一個層次的限制，需要考慮到多重角度，采用不同方式進行培訓。

（三）完善檔案管理的硬件設備建設。檔案管理的硬件設施在檔案管理中同樣具有較為關鍵的作用。對于硬件設施的建設需要綜合考慮到相關設備之間防水問題、防火問題、防盜問題等，想要更好的促進檔案管理的建設，就要進一步的強化人事管理的現代化進程，逐漸改進人事管理手段較為落后的問題，并且能夠有效的通過現代化的計算機設備等，促進檔案管理質量的有效提高。

（四）重視檔案的利用，完善服務功能。檔案工作的最終目的為相關人員和部門提供服務和信息。因此，民政部門要從群眾關心關注的的熱點、難點問題出發，做好檔案編研工作，比如婚姻登記管理、城鄉居民最低生活保障、行政區劃調整、地名數據、優待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。

三、結語

綜上所述，民政局檔案管理的重要性在當今社會的建設中具有十分重要的體現，如果沒有一定的檔案基礎，民政局的整體業務就會受到相應的影響。所以，進一步強化民政局檔案建設管理是當今社會的必然選擇，尤其是在現代信息技術不斷進步與發展的大背景下。要逐漸解決目前民政局檔案管理中的問題，進一步推動民政局檔案的管理。

參考文獻：

[1]李淑華.新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J].才智，2013，（24）.

篇（11）

檔案是社會生產力發展的橋梁。在社會歷史發展中，每一代都繼承著前一代人所創造的生產力，并繼續生產和創造。生產力發展的自我積累和延續，保證了社會和人自身發展的連續性。這種繼承需要檔案作為中介，這種積累是反映在檔案之上的積累，這種延續是在檔案基礎上的延續，檔案作為潛在的生產要素，通過對勞動力、勞動工具和勞動對象的影響，轉化為直接和現實的生產力，可以說，檔案是社會生產力發展的橋梁和紐帶。

檔案是社會先進文化的物態載體。檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，是一種“凝固的歷史”，它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來，并使之流傳后世，可以說,先進文化的傳播、交流、確立離不開檔案的存在，檔案是先進文化傳播和確立的一種載體，是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類智慧的一種物態結晶。

檔案是最廣大人民根本利益的有效保證。檔案具有社會共享性，是整個社會的寶貴財富，它應該順應社會發展的潮流，符合最廣大人民的根本利益，為他們所用。檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。人們之所以需要檔案，就是為了要獲知過去發生的事件、存在的事物對今天和未來起什么作用，有什么樣的意義。可以說，檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。

二、做好新時期檔案工作存在的困難與問題

（一）對檔案工作總體認識不高。相對于發展第一要務，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門，具體表現為一是領導對檔案工作不夠重視，二是對檔案工作人、財、物投入不夠，三是從事檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。

（二）基礎設施差。一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的功能單一，除保管與借用外，再無其他功能，更談不上多功能。三是館庫設施設備簡陋，現代化設施的配備明顯滯后，遠不能適應新時期檔案事業發展的需要。

（三）人才缺乏，隊伍不穩定。缺乏有專業技術職稱的專職檔案員，特別是熟悉檔案內容、能進行檔案信息深層次研究和開發的專業技術人才十分匱乏。

（四）館藏結構不合理。一是門類單一，文書檔案所占比重過大；二是載體單一，紙質檔案所占比重過大；三是內容單一，主要是黨政公務活動的檔案；四是信息陳舊，清理不及時。

（五）檔案開發利用工作沒有很好地開展起來。檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發工作、服務經濟、服務社會工作效果還不明顯。

三、對做好新時期檔案工作的建議

（一）創新檔案工作思路

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。檔案工作要創新，就要改變既無動力，又無目標的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

（二）發揮檔案人員的創新主體作用，加強檔案隊伍建設

一是要重視觀念更新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在，特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，從根本上轉變觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

二是要練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新，有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新。

三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發展時期，知識更新呈“爆炸”式發展，新的行業和領域不斷形成，對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰，因此，檔案人員要把學習作為第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

（三）創新方式，優化館藏結構，提高館藏質量

一是走“特色”之路。其一，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區的歷史面貌外，還應著重反映本地區的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處，或工業生產，或農副產品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣......將這些“獨特之處”的各種資料收集起來，就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二，是館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區黨政機關及所屬單位在發展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充。