緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的優勢范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著計算機和網絡技術的快速發展和迅速普及,以及信息存儲方式的變化, 人類真正進入了網絡化和信息化時代。當前,隨著衛生體制改革的不斷深化, 醫院管理的信息化已成為提高醫院管理水平的中心環節。同樣,信息化手段在醫院檔案管理工作中的應用也越來越廣泛,使它逐步成為醫院管理水平提高的關鍵環節。

隨著我院管理信息化的逐步推進,在醫院各領域產生了大量的電子文件,這些文件反映我院建設與發展,為醫院的醫療、教學、科研、管理等各方面提供便利、快捷、準確、可靠的信息資源。檔案管理中的信息化處理改變了醫院傳統的檔案管理方式,其使用價值日益彰顯。筆者通過近6年的電子檔案管理工作經歷,逐步總結出其日益凸顯的優勢。

1 檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件

將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后,可以有效地保護檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達到保護檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如,醫院建設和發展過程中,不同時期的某些珍貴的歷史資料,包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進行信息化處理,應用計算機對原件進行電子掃描,之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用,就可以有效地保護檔案原件。再如,某些疑難病例的醫學檔案是非常珍貴的,具有重要的醫療、教學和科研價值。將其進行信息化處理后,就可以將原件在病案室進行妥善的長期保存,而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫療、教學和科研工作之中。

2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

在醫院工作中,檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄,工作量大。如果遇到信息改動,改動一處就要發生連鎖反應,相關的地方都要改動,耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整,有效地提高了工作效率。

在醫院的各類檔案文件中,有不少需要完成年度歸檔工作,需要在年底前對全年的文件和相關資料進行分類整理和登錄,造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后,可以利用檔案軟件提供的統一信息格式,隨時進行錄入,通過網絡進行檔案信息的轉換和提取,并對其進行檔案管理。檔案人員可以利用系統檢索和排序功能,隨時查閱文件的歸檔情況,發現未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時發出信息,督促和整改,大大改善了檔案的歸檔方式,使檔案管理工作更加規范。

3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在 [1]。以往在醫院的各個不同部門,不同的醫療科室,需要隨時調閱有關檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后,利用醫院全院電腦聯網,就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導航,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍;更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,提高了檔案原件的利用率,更有利于檔案部門充分發揮互聯網的潛能,對過網頁陳列和導航,向各用戶介紹館藏,進一步促進館藏檔案的利用,最大限度地實現檔案信息資源的共享。

4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

以往手工查詢檔案資料,往往費時費力,有時還不一定能達到目的。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可一一呈現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法,檢索速度快、效率高、范圍廣,同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。

在檔案的使用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限達到了100年以上,這是紙質檔案難以比擬的。其次,醫院各部門、各醫療科室,只要有需要,就可以在任何時間、任何一臺醫院聯網的計算機中方便地使用檔案信息,獲取更為及時、準確、系統的信息。而且查詢速度快,一次查詢只需幾秒鐘,就能得到內容全面完整的檔案信息。不僅包含檔案目錄信息,也完整包含了具體的信息內容。再次,它也真正實施了在線,授權使用者可以從全球任何角落訪問我院的網站,然后查詢到自己所需要的檔案資料。以上種種給檔案的檢索和使用帶來了極大的方便,真正實現了“一點通”。

5 檔案信息化改善了檔案管理模式

在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料日積月累,數量越來越多,占用了大量的儲存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。僅以我院病案室出院病歷為例,我院每年的住院病人數達4萬人次左右,這就意味著每年要新增4萬本出院病案需要保管。而根據有關部門規定,出院病人的住院病歷,醫院必須保存30年以上。可以想象,隨著時間的推移,隨著每年住院病人數的不斷遞增,醫院需要多么大的空間來保存這些病案,而妥善保管好這樣大量的、逐年遞增的病案資料又會給醫院增加多么大的困難。所以,推行電子病歷成為一種必然的趨勢。各類醫院檔案信息化處理以后,可以極大限度地提高檔案的運行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便了檔案檢索和利用,并且節省了大量的儲存空間,節省大量的人力、物力和財力資源,同時又保障了檔案的安全備份,真正做到了“有備無患”。

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1轉變觀念，提高認識

現代醫院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員。可是近年來，隨著醫療事業的發展，醫療機構中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實際工作中，也經常會有很多問題出現，比如對病歷檔案的管理工作經常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規模較大的醫院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現，就要及時想到解決問題的方法，那么就要求醫院的領導能夠充分認識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據醫院的實際情況來開展相應的檔案管理工作，并在醫院的管理制度中增加此項內容，把檔案管理工作放在醫院的重點位置。醫院可以采取成立病歷檔案管理領導小組的方法，成立有主管領導帶頭、醫務科和護士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據相關的醫療事故處理條例規定，要求醫院要聯系實際，在醫院的崗位設置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應的管理制度，讓各項制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規范化和制度化的發展。

2規范病歷書寫行為，強化病歷檔案內涵

病歷檔案主要是由醫護人員編制的醫療記錄，醫療記錄應該具有客觀性和真實性，是根據病人的客觀病情進行演變而來的決策過程，同時這也反映了醫務人員是否具有良好的臨床思維。在現實工作中，經常會出現一些醫務人員思想態度不端正或是沒有工作責任心的問題，同時病歷也存在對病情記錄不詳細、對病人的體格檢查不全面的現象，嚴重時還出現病歷內容不符合事實的情況。那么，面對這些情況的發生，醫院應該經常性地組織開展各種各樣的病歷質量教育活動，將醫院的病歷質量體制進行完善和健全，充分發揮醫療機制小組的作用，能把病歷質量和個人的利益進行結合，從而讓整體質量得到加強。醫務人員在病歷的書寫過程中，要用科學和嚴謹的態度，做到規范使用醫學術語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進行認真合理的檢查，按照真實的檢查結果整理；其次是對法律意識進行強化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現象，確保病歷檔案的真實性和完整性，讓醫患雙方的利益都得到保證，從而提升醫療質量，在最大限度上減少醫療糾紛事件的發生。醫務人員要樹立標準化的意識，嚴格按照衛生部的《病例書寫規范》的要求，將書寫要點完全掌握，提高病歷書寫的質量，促進病案的建設，使醫療服務占據更高效的優勢。

3重視人員素質建設

病歷管理人員的素質直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫院的管理和檔案的管理進行計算統計的復雜性工作。當下，隨著新時代的發展，信息技術水平的提高，醫療機構中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術不專業，錄入等工作沒有進行檔案的編研，沒有進行相應的信息開發與利用。并且病案管理隊伍梯隊有不合理性的特征，年齡偏大很難適應信息建設的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進行相關的培養，并納入醫院人才培養計劃當中，增加人員編制，對病案的日常工作進行認真管理，用科學和系統的手法進行開發和利用，從本質上避免“重藏輕用”的現象，從而使醫院的病案管理人才結構得到改善。這種加強人員培養的方式，融入了專業教育與繼續教育，對在職病案管理人員得到專業的深造和學習，如果能夠讓學員有更多外出培訓的機會，開拓知識面，能夠使知識不斷創新，能夠加強對病案管理人員的醫德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫療行業不良風氣。

4強化病案管理硬件建設

紙質病案的問題一直很嚴重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當中進行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫療業務的快速發展而產生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實現病案管理的科學化，就要加大資金的投入，使現代化技術和設備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學技術的普及和推廣，HIS系統的應用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設施的順利實施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統，使防盜監控設置和溫濕度自動條調控系統等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結語

在醫院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進行逐步的完善，才能夠發揮醫院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發和傳播、創新中，都發揮著重要的作用。加強對醫院病歷檔案管理工作的優化，使醫院的服務職能得到更好的發揮。

參考文獻

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

縱觀浩蕩的全球信息化浪潮，信息化正在超越傳統的經濟形態，推動世界經濟加速發展。黨的十六大報告明確提出了要把推進信息化作為我國面向新世紀的戰略舉措，提出信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。提出堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化，走出一條新型工業化的路子。這些，為我國信息化的發展指明了方向，檔案管理信息化逐漸被更多的企業加入到了自身發展改革中來。

1 企業檔案管理信息化的明顯特點

① 信息的非人工識讀性；② 系統依賴性；③ 信息與載體之間的可分離性；④ 信息的可變性；⑤ 信息存儲的高密度性；⑥ 多種信息媒體的集成性；⑦ 信息的可操作性。

2 企業檔案管理信息化相對傳統檔案管理模式的優勢

2．1 檔案的保存手段和方法更先進

傳統檔案的保存手段一般有：紙質、圖片、照片、錄音、錄像等，因檔案保存的方法不同、時間長短不同，可能造成文檔紙張受潮、水浸、蟲蝕、火災等各類損壞情況。每年企業需要投入相當的保管經費，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。檔案需反復查閱，也可能存在原件受損或遺失等，這些都給企業檔案管理工作帶來很多困擾。企業檔案信息化借助計算機、網絡等工具，把有關資料制作成電子文檔保存，在保存空間、質量、清晰度、準確性等問題上都得到了提升。

2．2 檔案管理省時省力，提高人力資本的利用率

傳統的檔案管理工作多由人工完成，需要檔案管理人員進行大量的手工資料的收集、整編、匯總、存放等，工作量大且效率低，浪費時間，由此造成了人力成本的浪費。檔案信息化后，網絡化、自動化、實時化的優點立刻凸顯：只需一次錄入數據，檔案管理內部進行數據共享，實現多次利用并實現信息共享，信息可以進行自動打印和復制等操作，便于檔案的調閱。

2．3 檔案檢索的快速性、準確性、自提升

傳統檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據此在庫房中查找，既費時又費力。

檔案管理信息化的情況下，只需通過網絡就可即時查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業內部的其他部門員工，如有工作需要，可根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，實現信息檢索的自助方式，同時極大地減輕了工作人員的負擔。

2．4 信息量可以大大增加，載體形式豐富化

隨著掃描技術、微縮、光盤技術等的發展，信息儲存的數量和密度可以比傳統方式的信息存儲量高出許多倍。傳統的紙件檔案一般只能記錄文字、圖形、圖表等形式的信息，但電子文檔可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫、視頻影像等多媒體信息。

一張3．5英寸的軟盤，有1．44M字節，理論上可以存儲70萬漢字。一張光盤容量達到600～4 000MB的，可存儲35萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形信息。一個保存30萬券檔案的中等規模的省級檔案館，其紙質檔案的排列長度可達4～5千米，但是轉化錄入計算機，用CD－R刻錄僅僅400片即可，用DVD的密度刻錄保存僅需60片，甚至一個皮包即可裝下全部資料。

隨著硬盤的出現，存儲量相較之前成了幾何級數的增長。移動硬盤的容量同樣是以MB（兆）和GB（千兆）為單位的，目前移動硬盤大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可達5TB的容量，可以說是U盤、磁盤等閃存產品的升級版。隨著技術的發展，更大容量的移動硬盤還將不斷推出。

2．5 可實現更廣義的檔案信息共享、遠程傳輸，檔案信息管理系統也可以與其他辦公系統實現無縫連接

隨著辦公自動化在各企業的推進，檔案管理信息化可與其他辦公系統進行無縫連接，針對企業所需進行各類信息資源整合和無縫利用，更高效地為企業管理者的決策提供服務支持，也減少普通員工的事務性工作，提高工作效率。

2．6 提升檔案管理部門的業務能力和工作效率

檔案管理員可以從原來的手工勞動中解脫出來，不再只是從事打字、錄入、保管這類的簡單性勞動，而是提升到檔案收集、編研、分析調整、信息整合、與企業發展同步或超前的信息研究等更深一步的檔案管理階段。檔案信息化，對檔案管理人員的技能不斷提出新的挑戰，使其自身技能在發展中不斷提升，工作內容從簡單到復雜，從枯燥到有新意，從可替代到有技術性含量，檔案管理人員不僅對自身發展滿意度提升，也使得工作效率不斷高效，進一步提高了企業的人才素質。

3 結 語

檔案信息化的建設工作是整個系統的建設工程，組成系統的縱向和橫向的各個環節通過基礎性和技術性的建設，并通過網絡連接，從而發揮整體優勢，提高系統的整體運行能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、連通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，從而實現企業檔案管理數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。企業應有計劃有組織地進行培訓，掌握信息技術的新知識。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為建立和提高公司的核心競爭力服務，為經濟建設和社會發展服務。

主要參考文獻

［1］ 王竹青． 推進企業信息化 提升企業競爭力［J］． 經濟師，2002（6）．

［2］ 馮惠玲． 電子文件管理教程［M］． 北京：中國人民大學出版社，2001．

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檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統軟件的應用非常重視。實現智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統的優勢與功能，不但提高了檔案管理專業水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數據信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業l展與抉擇方面發揮重要的參考作用。

一、檔案管理現狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點。基于此，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1.提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

2.能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

2.發文登記

可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

3.組建檔卷

可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。

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中圖分類號：TU198文獻標識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

總之，當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

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（一）檔案管理受關注度較低。事業單位經費來源較復雜，有財政全額撥款、差額撥款也有?撾蛔允兆災АN蘼凼悄囊恢志?費來源，與行政機關相比，事業單位行政經費都是相對緊張的，因此給予檔案經費支持較弱。與此同時，檔案工作在事業單位中普遍受關注度相對較低，在管理運用上也更簡單。以人事檔案為例，由于工作人員受專業技術限制，流動性較小，一般在新進人員建檔后，除了升職等較少的場合需要一些檔案變動之外，基本上都處于檔案保存的靜止狀態。因此，主要的精力都放在專業職能的落實上的事業單位在對待檔案管理時表現出可有可無的態度較為普遍。由于檔案管理沒有得到應有的重視，一是該項管理工作被輕視的后果還會造成檔案信息的不完整，例如，有的事業單位不按照正常周期完成檔案更新任務，甚至只要上級不檢查就不開展檔案完善工作，造成了相關資料不但雜亂而且缺少重要的信息，一旦面對檔案查詢或調用等工作要求時，手忙腳亂或不能給予充分滿足的情況就常常發生。二是會削弱檔案工作人員的管理意識和工作積極性，不但會降低檔案工作的日常效率，而且會在面對事業單位的機制變革時，因為缺少創新意識和創新能力而難以適應新的環境，對事業單位的健康成長帶來不利影響。

（二）檔案管理專業力量較弱。目前，除了如人才中心等少數設置專門檔案室的事業單位外，多數的事業單位的檔案工作由兼職檔案員完成。這種現象較為普遍。檔案員身兼數職，在檔案工作中投入的時間和精力都嚴重不足，檔案收集的完整程度和齊全程度得不到保障，檔案丟失，應歸未歸的現象時有發生。此外，多數檔案員僅接受了簡易的任職培訓，業務能力弱，以致多數事業單位檔案規范化水平低。特別是與行政機關單位不同，事業單位除文書檔案、人事檔案、會計檔案外，還有科技檔案和專業檔案。科技檔案和專業檔案是反映專門領域活動的檔案，對檔案員的業務能力要求更高。檔案員專業技術水平較弱，流動性強，已成為了事業單位提升檔案管理水平的直接制約因素。

（三）基礎設施設備建設不完善。檔案工作在需要升級發展的今天，尤其需要在更加先進的基礎設施支持下才能達到更高的高度。例如，要使得檔案管理脫離“信息孤島”的困境，實現信息的廣泛共享和交流來加大檔案信息的價值體現，就需要在硬件設施設備上升級，增加計算機硬軟件等提供必要的處理能力和信息流通渠道。而當前的狀況顯示，事業單位在這一領域的工作中對設施、設備的配備都不是很好。其中，在設施上，事業單位將舊有的辦公室直接用作檔案管理室的情況很常見，基本的防火安全工作要求都難以保證；在設備上，最多會配備一兩部電腦作為基本的錄入保存工具，而防止一些紙質材料變異的除潮除濕裝備等非常少見。另外，在面對信息化時展環境時，事業單位在檔案工作上也逐漸開始進行了一定的信息化改造，但主要是進行了計算機數據儲存和聯網信息傳遞，很少采用專業檔案管理軟件來替代原有的人工管理，因此，難以提升管理效率，在檔案服務上落后于當前事業單位發展的需要。

二、優化事業單位檔案管理工作的重點措施

篇（7）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

隨著時代的不斷發展，信息化建設成為檔案管理發展的必然趨勢，對現代檔案管理工作的開展及檔案資源的應用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實現檔案管理規范化、現代化的一大重要途徑，同時也是檔案資源實現共享，得到廣泛應用的必然要求。

1 檔案管理信息化的必要性

在當今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統的檔案管理模式已與社會信息化發展相脫節。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時展需要的同時更好地促進檔案管理事業的發展，充分實現檔案的功能和價值。檔案管理信息化發展是檔案發展的必然要求，當今社會已具備了檔案管理信息化發展完善的條件，使其發展成為可能。第一，具備軟硬件基礎。硬件基礎主要體現在各單位的檔案管理部門已具備打印機、復印件以及掃描儀等高新技術設備，另外，對計算機的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規范的管理機制。其標準體現在整理、統計、服務及技術等多個方面。第三，人們的信息化意識逐漸增強。隨著計算機網絡技術在生產生活中的廣泛應用，人們的信息化意識逐漸增強，同時人們對信息化相關設備技術的操作能力也已滿足日常生產生活的需要。這為檔案管理信息化的發展提供了良好的社會環境和思想環境，并在一定程度證實了檔案管理信息化建設的迫切需求。

2 檔案管理信息化的優勢

2.1 利于存儲

在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲存在計算機中。同時，也解決了紙質檔案在存儲期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲的長期性。經過高新技術進行“原文掃描“后，利于實現“原文”再現。

2.2 便于查詢

在傳統的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統即可實現檔案資料的即時、準確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質量、精度和效率。

2.3 實現信息共享

檔案管理信息化通過信息網絡可促進組織、單位內部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足組織、單位內部對檔案信息的需求。專用的信息技術，可實現檔案資料的異地遠程管理和使用，最大程度地發揮了檔案的作用。

2.4 實現檔案的分級管理

在檔案管理信息化中，可通過相應的網絡權限設置，規定使用者的調閱權限，實現檔案資料的分級管理，這有利于資料保密。同時，系統查詢記錄可自動記錄調閱情況，以更好地落實責任追究制。

2.5 提高工作效率

傳統的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動實現，這需要花費大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統的工作方式，檔案資料經微機處理后，實現了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環節均可在電腦上操作。同時，工作人員的工作由以前的集中工作轉變為分散工作。另外，系統中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡單，便于文件完善。可見，檔案管理信息化在降低工作人員勞動強度的同時也提高了工作人員的工作效率。

3 檔案管理信息化安全風險評估

3.1 檔案管理信息化安全風險評估的必要性

檔案管理信息化的優勢逐漸體現出來，且其特點鮮明，與社會發展相協調，是現代化發展的一個重要趨勢。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對檔案進行信息化管理的過程中，應確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數據的完整性。

3.2 檔案管理信息化安全風險評估中的存在的問題

目前檔案管理信息化安全風險評估存在的問題主要有以下幾個方面。第一，對信息安全評估不夠重視。各組織、單位的管理層對檔案管理信息化安全評估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評估的重要性呈正比，遠遠達不到現階段信息安全的需要。第二，評估技術人員匱乏。各組織、單位內部，對檔案管理信息化安全評估的重視程度不夠，導致安全評估人員的專業知識及經驗嚴重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關部門的檔案管理信息化安全評估形同虛設。第三，工作流程及技術標準有待完善。就目前檔案管理信息化安全評估的發展狀況而言，需要完善其工作流程及相關的技術標準。其工作流程和技術標準要根據具體環境及情況而制定，以實現流程和標準的科學性、合理性。特別是評估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進一步完善。第四，評估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進，其安全問題也日漸暴漏。原有的評估工具已不能滿足現階段解決相關安全問題的需要。因此，必須加大評估工具的開發和推廣力度，切實滿足檔案管理信息化安全評估的需求。

4 結 語

檔案管理信息化是檔案管理隨時展的必然趨勢，其與傳統的檔案管理方式相比有著明顯的優勢。同時，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評估中的相關問題，促進安全評估，從而在根本上促進檔案管理信息化的發展。

篇（8）

中圖分類碼：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優化檔案管理的新思路，要從增強檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎，在隨著信息化的技術不斷進步的同時，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進行闡述：

（一）檔案數字化進程緩慢。在檔案整體的結構上的不足檔案數字化的進程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業務檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質為主，在當今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發展，這樣的管理模式已經與當前的發展不相適應，在整體的結構上的優勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規范。在管理上操作不規范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎的設施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業的人員進行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發展起到很好的促進參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領導經常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現狀表明，從正規術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統分類方法，如數字法，子母法進行排序放置，而這 種管理方法絕大多數是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優化管理的必要性

（一）優化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行。圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業務發展中存在的問題是圖書館發展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發展的真正目標。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統，實現標準化和規范化的管理，充分發揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

三、圖書館檔案優化管理的措施

（一）優化完善圖書館檔案管理機制。科學規劃圖書館檔案管理機制，優化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協調多方工作進行系統優化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規范的符合法律的發展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

（二）加強檔案數字化建設，建立圖書管理數據庫。所謂圖書管理數據庫管理系統，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現共享檔案信息管理系統的文件。在今天加速全球化的進程中，實現數據庫管 理系統也使得文件管理從傳統到紙質載體轉變為電子載體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數據處理，有效開展圖書業務管理，共同實現圖書管理信息的協調 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質。圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業務經驗豐富的員工。對于檔案管理人 員，應盡量保持其工作的穩定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現代信息技術，精通圖書館檔案管理系統。要充分認識到圖書管理人員對圖書 館發展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現代社會發展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅 性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

隨著社會的發展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠對于組織機構 的可持續的發展有著最為基礎的保障，對于圖書館的檔案管理工作進行創新發展能夠對于自身的水平得到有效的提高，對于其中的一些不足還需要進一步的得到創新 加強，從而把圖書館的檔案管理更現代化的體現出來。

參考文獻：

篇（9）

改革開放以來，我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不再是以到工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，從現代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

四、結語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

篇（10）

新形勢下，對于事業單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業單位發展現狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業單位的正常運轉具有十分重要的現實意義，具體表現如下：

首先，有助于貫徹落實相關財務法規。面對各種突發狀況，如果沒有到位和規范的事業單位財務檔案管理，勢必會使單位相關工作陷入僵局。只有不斷增強事業單位財務檔案管理的規范性，優化相關管理模式，才能使事業單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。

其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規范的財務檔案管理。事業單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協助完成單位的審計工作。

最后，有助于充分發揮事業單位的相關職能。事業單位在履行相關職能時，一項重要的參考依據便是財務檔案內容。為保證相?P職能發揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內容的真實性，為今后事業單位在決策和制定計劃方面提供有力依據。因此，將事業單位的財務檔案管理工作開展地更加規范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業單位在履行職責時，可以有據可依。

二、事業單位財務檔案管理存在的弊端

1.對財務檔案管理工作不夠重視

部分事業單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現失真的情況。此外，事業單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發生。

2.財務檔案管理工作信息化水平不足

很多事業單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發揮出信息化管理的優勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環境中。

3.財務檔案管理人員素質參差不齊

要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關法律法規的規范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現階段來看，由于很多事業單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業人員整體素質不高，很多缺乏專業知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術以及沒有專業的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業單位帶來不可磨滅的經濟損失。

三、優化方案及相關建議

1.提高對財務檔案管理工作的重視程度

要想做好事業單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業單位的相關領導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內部關于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監督機制，完善管理過程中的相關制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發揮財務檔案管理機構的協調能力。與此同時，事業單位的領導層應當對事業單位進行科學決策，以身作則，提高事業單位的財務檔案管理意識，為單位構建一個良好的工作氛圍和內部環境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。

2.加大財務檔案管理信息化發展力度

篇（11）

一、事業單位檔案管理的重要性

在當前市場經濟快速發展的新形勢下，事業單位面臨著全新的挑戰。檔案管理作為事業單位最基礎的管理工作，其包括的內容較多，需要通過對檔案信息進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計等多項工作，以此來為檔案使用者提供檔案利用服務。而且事業單位檔案中，通過對事業單位為社會服務的所有信息資源進行記載，同時還記載著員工的相關信息，因此通過優化事業單位檔案管理工作，不僅可以有效的提高檔案工作的效率和質量，而且還能夠為人事管理工作提供重要的依據。通過加強事業單位檔案管理工作，有效的提高檔案管理水平，可以使檔案更好的發揮其重要價值，為事業單位的健康有序發展提供重要服務。

二、優化事業單位檔案管理工作的途徑

（一）對檔案管理工作給予充分重視。長期以來事業單位在發展過程中將更多的精力都放在了服務工作上，而對檔案管理工作缺乏重視，對檔案工作的重要性缺乏明確的意識，這也是當前事業單位檔案管理工作滯后的重要因素。在當前事業單位檔案管理工作中，需要事業單位領導和檔案管理人員要充分的意識到檔案管理工作的重要性，努力提高檔案管理工作的創新意識，進一步改變當前檔案工作的局面。特別是在當前各項改革不斷深入的新形勢下，檔案工作人員數量減少，工作量增加，這使檔案工作面臨著嚴竣的壓力，針對于這種情況下，需要調整檔案人員，并對檔案人員進行重新定位，加快檔案管理人員觀念的轉變，更好的發揮出檔案的重要價值，使檔案能夠創造出更好的社會效益和經濟效益。作為檔案工作者，需要具備吃苦耐勞的精神，踏實工作，而且在工作中在不斷創新，有效的提高檔案工作的價值，為檔案事業的健康發展做出更大的貢獻。

（二）建立健全檔案管理工作制度。事業單位要想對檔案管理工作進行優化，則需要建立健全檔案管理制度，以制定來規范和約束檔案管理工作。在開展檔案工作中，要嚴格按照具體的規章制度進行工作。近年來我國事業單位檔案管理水平雖然有了一定程度的提升，而且在檔案管理方法和手段上也取得了一定的成效，但檔案管理體系和制度還不完善，存在著一定的滯后性，因此要進一步完善事業單位檔案管理制度，使其與檔案工作的發展相適應，從而實現檔案管理的科學化和標準化，使檔案能夠更好的服務于事業單位的各項工作。

（三）加強檔案信息化管理。當前信息技術廣泛應用于檔案工作中，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的必然趨勢。事業單位需要對檔案信息化給予充分的重視，進一步做好檔案的信息化建設工作，加快推動檔案的開發利用。

首先，事業單位在檔案查詢上加強電子檢索，通過系統軟件支持，實現檔案管理資料查詢的方便性。

其次，推進人事檔案管理電子化，在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全。為了應對這一點，檔案資料采集要做到采集真實、管理規范。同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進行全面的掌控。不僅可以節約成本、減少風險，還可以有效建構社會信用系統。

第三，倡導檔案信息網絡化。檔案信息網絡化，是在檔案法的框架下，充分利用網絡的迅速傳播優勢，將檔案信息進行社會共享，最大限度的提高檔案的使用價值，促進檔案工作的全面信息化。

最后，改善單位現有檔案管理設施，加大檔案管理設備投入，提高工作人員的工作質量和效率。事業單位應該在檔案室配備了數碼相機、掃描儀等。全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。

（四）提高檔案管理人員的專業素質。檔案工作不僅是一項業務性工作，同時也是一項管理服務性工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。作為一名優秀的檔案管理人員，要具備扎實的檔案管理專業知識，具有較強的管理能力，同時還要樹立良好的服務意識，只有這樣才能更好的適應當前知識經濟及網絡信息所帶來的沖擊和挑戰，更好的掌握分檔案各種新型的載體和先進的管理手段和方式，有效的提高檔案管理的信息化水平。

首先，專職檔案人員要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。

其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。為此，事業單位要提高檔案管理人員的進入門檻，事業單位檔案管理工作者必須要具備相當扎實的專業管理技術，對當前的檔案管理工作人員進行系統的信息化檔案管理知識培訓，培訓合格的檔案管理人員才能上崗，網絡時代的到來，工作模式變為了人與計算機的結合，培訓可以幫助現有檔案管理人員掌握計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，幫助他們更快的適應信息化檔案管理的發展，從而將傳統的檔案管理知識與先進的科技信息相結合，建設一支適應現代社會發展的檔案管理隊伍。

三、結束語

檔案管理工作作為事業單位的基礎性工作，在事業單位各項改革不斷深入的新形勢下，檔案管理工作也加快了信息化和現代化的發展步伐，這就需要檔案管理部門要不斷的優化檔案管理工作，努力提高檔案管理的水平，加強檔案管理人員的培養，確保檔案能夠為事業單位的健康發展提供優質的服務。

參考文獻