緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案專項管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

二、專項檔案的收集

專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。

（一）確定歸檔范圍根據前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責相近，習慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。

（二）歸檔責任專項工作小組成員是從各單位抽調而來的臨時人員，他們在工作結束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯絡機制。檔案館專管員指導專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。

（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內），在工作結束后一個月之內移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結束后一個月內移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復制件。

（四）歸檔材料質量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復印件。

（五）條件保障檔案館主管領導進入學校專項工作領導小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。

篇（2）

1　管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變

一是宏觀把握檔案事業中“基礎”與“主體”關系，由“偏重基礎”向“突出主體”轉變。其標志性事件是從1999年年初開始的全省國家檔案館和省直機關檔案工作目標管理“三年攻堅”工作，扭轉了從20世紀90年代中期后開始，省檔案局比較偏重于對機關、企業事業等檔案事業“基礎”單位檔案工作達標(目標管理)的督促與檢查，而對綜合檔案館這—檔案事業“主體”單位的檢查督促不夠有力的這—偏差，促進了全省檔案事業的健康發展。二是正確把握“業務”與“體制”的關系，從專注“檔案業務”向重視“管理體制”轉變。其標志性事件有二：其一是及時總結與報道順德市“三檔合一”管理新體制，探索區域性檔案資源科學整合之路。其二是首倡鎮級建館全新模式。2006年12月，省檔案局在大朗鎮召開全省小城鎮檔案工作座談會，會議提出了鎮設立檔案館同時掛市(縣)檔案館分館的模式。會后，經東莞市政府批準，大朗鎮成立鎮檔案館并加掛東莞市檔案館大朗分館牌子，省檔案局提出的鎮級檔案工作“一館兩牌”模式成為現實。三是正確處理“現實”與“未來”的關系，從“立足現實”向“著眼未來”轉變。2003年明，省檔案局在惠州召開全省檔案工作暨館庫建設會議。這是廣東省檔案事業發展史上第一次專門召開的檔案館庫建設工作會議，標志著省檔案局對全省檔案館事業已從立足“三年攻堅”時的“現實”，向著眼于“做大做強”檔案事業的“未來”轉變。

2　管理手段由指導為主向監督為主轉變

從1998年起，省檔案局陸續開展了達標復查、執法檢查、年度評估等活動，將業務指導與行政監督有機結合。并逐步實現由指導為主向監督為主的轉變。一是開展檔案達標復查，強化對檔案工作行政管理。達標復查為防止已達標單位檔案工作滑坡起了重要作用，也對檔案工作出現明顯滑坡單位產生強烈震動，并促使其工作得到及時整改。二是開展檔案執法檢查，從行政執法檢查到人大執法檢查，檢查力度不斷加大。從1999年開始，省檔案局組織檢查組對省直單位檔案工作進行行政執法檢查，事后向有關單位發出了監督檢查通知書，引起有關單位高度重視。對有些檔案工作“老大難”單位，則請省人大有關部門帶隊執法檢查，效果顯著。三是開展檔案工作年度評估，實現檔案行政管理“五個結合”，將行政監督常態化。2004年和2006年，省檔案局先后制定和文件，開展對綜合檔案館和省直單位檔案工作的年度評估。年度評估實現了目標管理和年度評估、現場監管和非現場監管、微觀管理與宏觀管理、行業主管和專家評估以及檔案部門與地方政府(或各單位)的“五個有機結合”，收到很好效果。由于年度評估是一種定期檢查，從而實現了檔案行政監督的常態化。

3　管理載體由形式單一向形式多樣轉變

廣東省運用于檔案行政管理的載體形式很多，其中運用最多、影響最大、管理效果最好的是：

檔案達標升級(目標管理)。從1987年起，二十多年來一直沒有間斷。當然，為了適應新形勢要求，省檔案局對升級或目標管理考核的內容和指標不斷進行修訂和補充。

示范檔案館(單位)創建。2004年在全省開展創建示范檔案館活動，目前已有5個檔案館被省檔案局授予“廣東省示范檔案館”稱號。2009年又在省直單位開展檔案工作示范單位創建活動。目前已有6個單位被省檔案局授予“廣東省省直檔案工作示范單位”稱號。

檔案工作年度評估。多年實踐說明，年度評估使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館和省直單位檔案工作水平的提高。

項目檔案金冊獎創建。自2006年該獎項創立以來，已有17個項目獲獎，許多在建項目和新開工項目都以爭創“金冊獎”作為項目檔案工作目標，有效促進了全省重大建設項目檔案管理水平的提高。

視野更寬廣，工作更主動，管理更到位，管理方式轉變對廣東檔案行政管理影響巨大

1　管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，視野更寬廣

同樣的手段和方法，管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，帶來的結果就不一樣。例如“三年攻堅”工作，從目的和要求都有別于以往達標升級或目標管理活動。這是一次針對之前一段時間全省檔案館的主體地位不突出，各地檔案館工作發展極不平衡的現狀，為了促進全省檔案館事業全面協調發展而開展的專項活動，是一項著眼于全省檔案事業的宏觀決策，是檔案管理達標升級活動開展以來省檔案局從“注重個體”到“關注整體”的轉變。事實證明，這一決策實施效果明顯，實現了全省綜合檔案館全部達標升級，縮小了全省館際之間、珠三角地區與山區檔案館之間差距，為全省檔案事業全面發展起到極大促進作用。可以說，自從管理思路由注重微觀向關注宏觀轉變后，廣東檔案行政管理的視野也變得更寬廣更全面。

2　管理手段由指導為主向監督為主轉變后，工作更主動

實踐表明，管理手段由指導為主向監督為主轉變后。由于提高了檔案行政管理部門工作的主動性，進而增強了檔案行政管理工作的計劃性和時效性。首先，由于監督工作是由監督者主動實施的。什么時候進行、對誰實施監督都是由監督者安排，大大提高了工作主動性；其次，由于檔案行政管理部門工作主動性提高，可以有更多時間思考對全省檔案事業的統籌規劃，增強了檔案行政管理工作的計劃性；第三，由于工作的主動性和計劃性提高，檔案行政管理部門可以根據黨委和政府不同時期工作重點，有針對性地組織開展一些服務性工作，使檔案工作能夠緊貼中心，服務中心，避免檔案工作游離于中心工作之外，從而增強了檔案行政管理工作的時效性。實踐同時表明，管理手段由指導為主向監督為主轉變后，檔案行政管理效果更加明顯。實際工作中，檔案行政管理工作顯得軟弱無力的根本原因是檔案部門手段“太軟”，一旦動“真格”，效果還是很明顯的。

3　管理載體由形式單一向形式多樣轉變后，管理更到位

近十多年廣東省檔案局之所以不斷創新檔案行政管理載體，使管理載體逐漸由形式單一向形式多樣轉變，目的就是根據檔案工作管理需要，使不同工作有不同管理載體，從而使檔案行政管理更加具有針對性，管理工作更加到位。以2004年開始的綜合檔案館年度評估為例。這是對實行多年的“達標升級和目標管理”手段的重要補充，由于年度評估將“全省所有縣級以上國家綜合檔案館，一律納入年度評估范圍”，改變了達標升級(目標管理)活

動中“鞭打快牛”的現象。同時，“把年度評估結果分別抄送給各館所在地黨委和政府，并建議以年度評估結果為依據對有關的館進行獎罰”的做法，也使檔案行政管理力度進一步加大，有效促進了全省檔案館工作水平的提高。再以項目檔案“金冊獎”的設立為例。由于切合了當前國家和省對項目檔案管理的需要，而且，“金冊獎”的設立宗旨、產生方法和激勵機制都與其他獎項不同，具有明顯特色，因此，在獎項無數的當今，這個純屬“榮譽”的獎項依然引起許多單位領導的重視與關注。

與時俱進，科學發展，發揮人的作用，廣東檔案行政管理方式轉變的啟示

1　檔案行政管理方式必須隨環境改變而改變，與時俱進

例如，隨著“依法治國”方略的提出，省檔案局逐漸加大執法檢查力度，強化了行政監督職能，并逐步實現由指導為主向監督為主的轉變。早在1989年國家檔案局和國務院法制局就提出“依法治檔”概念，但由于當時整個社會“法治”氛圍還不濃厚，“依法治檔”基本停留在口號上。1997年9月，十五大提出“依法治國”基本方略后，“依法行政”成為各級政府部門工作的基本要求。從1998年起，廣東省陸續開展的檔案達標復查、執法檢查和年度評估等活動，就是省檔案局適應“依法治國”大環境要求，進行“依法治檔”的具體舉措。又如，適應“簡政放權”改革要求，省檔案局按照“統一領導、分級管理”原則，通過委托或授權將一部分管理權限(如機關檔案綜臺管理省特級評審、檔案綜合管理達標單位復查、省重點建設項目檔案驗收組織等)下放給各市檔案局，并逐步實現由注重微觀向關注宏觀轉變。隨著改革開放的繼續深入，黨和政府將會有更多新的治國方略出臺，政治、經濟、文化以及社會環境都將會發生新變化，檔案行政管理方式也必須隨著環境改變而改變，不斷與時俱進。

2　檔案行政管理應以“三個體系”建設為目標，堅持科學發展

近十多年以來，廣東省檔案局一直把搞好檔案資源建設、檔案利用工作和檔案安全保管工作作為促進檔案事業發展重要內容。國家檔案局提出建立“兩個體系”和“三個體系”要求后，省檔案局進一步明確方向，并將理論與實踐結合，使“三個體系”建設得到進一步深化和細化，為全省檔案資源、檔案利用和檔案安全體系建設提供保障，也取得顯著成效。目前全省各級各類檔案館館藏總量超過2125萬卷，省檔案館與廣州、深圳市檔案館通過互聯網建立的跨館查閱利用系統已經開通，以檔案安全問責制為基礎的檔案安全體系也已初步建立。在今后檔案行政管理工作中，應當以“三個體系”建設為目標，堅持以人為本，樹立全面、協調、可持續的發展觀，統籌兼顧檔案工作中個人和集體、局部和整體、當前和長遠的利益關系。

3　做好檔案行政管理必須有開拓創新和勇于進取精神，發揮人的作用

篇（3）

專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。

(二)區縣專業檔案管理中存在的問題

2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。

由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：

1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。

2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。

3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。

4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。

存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。

二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析

(一)歸屬流向面臨的問題

1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。

2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。

3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。

(二)設計專業檔案歸屬流向的原則

規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。

1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶

區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，

部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。

當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。

2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作

專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。

(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。

(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。

(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。

(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。

建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。

3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用

實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。

隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。

三、加強專業檔案管理的幾點建議

(一)加強對專業檔案監督管理的建議

1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。

普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。

2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。

要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。

(二)關于專業檔案歸屬流向的建議

以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。

1、設立若干專業檔案館

專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。

目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。

2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)

部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。

目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。

可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。

篇（4）

[分類號]G275.9　F270.7

隨著知識成為重要的生產要素和機構的核心戰略資源，對知識轉移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉移重要第三方的咨詢公司，其知識轉移的內涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉移與咨詢公司檔案信息管理的關系如何，有何共通之處，又該如何把握和結合，都有必要認真探討研究。

1　知識轉移與咨詢公司檔案信息管理

1.1　知識轉移的內涵及其特征

從1977年Teeee提出知識轉移的概念起，國內外對知識轉移內涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉移是基于其對企業管理的功能和意義，由此產生了“功能說”，如Kogut等認為企業轉移知識的能力是企業存在的重要理由，知識轉移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉移，將那些使組織獲益的知識加速應用，從而使組織獲得競爭優勢。

隨后產生了“過程說”，如斯德哥爾摩經濟學院的Hendrik等人提出知識轉移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認為知識轉移是機構成員間的知識遷移和吸收；許強等認為知識轉移是知識從轉移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉移=知識傳達+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據此采取行動；Krogh等認為知識轉移的過程分為初始化、轉移和整合三個階段；詹青龍等指出知識轉移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉移知識的過程。

隨著研究的深入，對知識轉移的認識逐漸上升到本質和宏觀層面，如陸俠等認為知識轉移是指建立起技能傳授、學習和知識管理的體系，將戰略設計、組織和績效設計、管理流程設計、系統流程設計各方面知識在員工中進行貫徹，讓大家對相關知識消化吸收，保證系統的運行；施琴芬等認為知識的轉移是通過組織的地域維度、業務維度及職能維度來降低組織風險的不確定性，破除一些節點問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進行概括比較，他們認為知識轉移是一個特殊的知識傳播過程，是在受控環境中進行的，其根本作用是縮小人類個體或組織之間的知識差距并促進人類的共同發展。

根據以上學者的概念界定，可以看出知識轉移具有以下主要特征：

首先，知識轉移具有較強的目的性和主動性。與知識傳播和擴散不同，知識轉移是在組織機構有意識的主導下開展的，旨在促進個體和組織的共同可持續發展，因而更為主動和積極，更強調方法和策略的計劃性、針對性。如當企業自身不具備某類知識轉移條件時，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。

其次，知識轉移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實現轉移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉移往往需要在受控環境中進行，這樣能保證知識轉移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機構需要設計可控的平臺系統，以保證對知識轉移的過程和結果進行控制。

再次，知識轉移的過程具有增值性和創新性。知識轉移不只是一個被動的接受和繼承的過程，而是一個創造性的同化和內化的過程。知識通過轉移產生增值、裂變、聚合后，進而就會形成新的知識。因而，知識轉移過程伴隨著知識使用價值的相應回報，轉移完成后往往能達到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識轉移的對象更為廣泛和深刻。與傳統信息利用和傳播只關注顯性知識不同，知識轉移關注隱性知識的共享和擴散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“粒”是指作為實體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉移產生的作用有知識結果的轉移和知識過程的轉移，而后者的影響將會更持久、更深遠。

1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識轉移提供保障和支持

咨詢公司開展知識轉移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計檔案、文書檔案等，還包括根據其業務范圍和服務導向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個知識庫中不僅要有事實性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因為隨著客戶需求專業化和精細化程度的提高，任何公司都難以獨立完成咨詢課題和任務，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實現知識轉移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進行調研時發現，絕大多數管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個咨詢項目運作過程中，管理咨詢公司負責接單，再“下單”給管理咨詢師“生產”，而后公司負責“交貨”及“客服”。

1.3　知識轉移有利于咨詢公司檔案管理的發展和價值實現

檔案信息管理是基礎性工作，事關咨詢公司的生存和可持續發展，而檔案管理本身也是一個承上啟下的過程，需要建立素質優良、繼往開來的檔案工作團隊，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調研中發現，由于員工流動性較大，經常導致公司業務開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規律和技術不甚了解，相關信息無法及時查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時歸檔，存入知識庫，一旦業務員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發展都是極為有益和有利的。

2　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進行剖析的基礎上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價標準的表示，即對管理活動賴以存在的內外條件予以判定、描述和評價的概念集合。管理維度的分析與構架，一般要從兩個以上具有互斥性的視角進行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實踐的歸納和指導，都具有積極意義：一方面，有助于引導管理學研究的視角創新，一個新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環節和生存空間的重新認識和挖掘基礎之上的，必然帶來研究視角的重新發現和研究定位的修正，能拓展管理學的研究視野，推動管理學研究理念的創新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實質上是

對各類管理活動的內核分析，為分解和區別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構建的前提和基礎，為其提供可資利用的方法和框架。

中國人民大學的胡鴻杰教授通過對管理活動機理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內容三個主要維度：

所謂管理內容，即指管理活動的對象及其所要實現的職能和任務，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內容既可以是具體的對象標的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內容，此外檔案管理機構的職能同樣還是管理內容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認為無非就是“人力、物力、財力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎性資源和“特有資源”兩個層次，前者有如人力資源、物力資源、財力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規則、權力、人脈和文化等，為管理提供內在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據管理內容的特點和要求，對管理資源進行整合、配置的方法與途徑，依據不同的標準管理方式有不同劃分，如根據是否產生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據發生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機構管理方式中最重要、最通用、最經濟的一種，具有確定性、規范性、可控性等比較優勢。

從這三個維度對檔案信息活動進行考察，不僅能引發對檔案管理活動的重新認識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復建設，一定程度上改變對管理資源的浪費或漠視現象，從本源上促進管理資源的最優配置，還有助于管理方式的規范與創新，為解決當前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實踐意義和現實價值。三維度分析如圖1所示：

咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉移相關問題進行分析和探討。

2.1　內容維度的知識轉移

一般認為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計檔案等傳統內容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點。和寶榮教授指出檔案信息具有聯系性和積累性的特點，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個重要組成部分，除了具有信息的一般特點外，最大優勢在于其真實性、可靠性、權威性和憑證性。在傳統環境下，這些特點通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數字環境下，則有賴于元數據信息了。當然圖書與情報類信息也需要元數據，但不同的是，這一類的元數據信息主要用于知識的組織和檢索，主要關注知識載體形式和內容分類關聯，而歸檔信息的元數據更側重于知識的來源信息及知識產生者的背景結構，借此來保證知識源的可靠性。

szulanski認為，在知識轉移的初始階段，知識源的可靠性、轉移的預期困難是影響知識轉移效率的重要因素。當知識源的可靠性沒有得到確證，即當知識源并不被認為是可信賴的、講信用的或有見識的時候，知識源的知識轉移將非常困難，它的建議和示范將被質疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據其業務范圍和服務導向所建立的各類知識庫，為了確保其真實可靠，必須依據檔案管理的要求和標準進行，自然也就是檔案信息管理內容的重要組成。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司和客戶之間進行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識轉移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財力和信息等基礎性資源提供的外在保障，也需要權力、規則和文化等管理的“特有資源”提供內在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財、物等資源的保障，如設備和裝具的配備、人員的培訓、信息的加工和服務等，同樣檔案管理水平的提升還需要權力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強調(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個部門的檔案信息整合；二則利用權力資源可以督促實現將存儲在員工個人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時的轉移和歸檔，以豐富公司的財富和資本。

這一維度的知識轉移主要在咨詢公司內部進行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉移更要推廣到公司業務部門和相關領導，使他們形成概念、習得程序，最終養成大力支持檔案信息管理的習慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識轉移

咨詢公司檔案信息門類較多，其機密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉移，以促進機構檔案工作的可持續發展。方式維度的知識轉移重點和難點在于管理技能和經驗等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經驗積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識轉移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業務和有檔案管理專業優勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機構――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機關、團體、企事業單位提供檔案咨詢與指導、檔案培訓、檔案技術推廣、檔案人才租賃等相關的專業服務，而方式維度的知識轉移即是此類公司的核心優勢之一。

3　面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理實現策略

如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉移中起著基礎性和關鍵性的作用，關注知識轉移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進。而實現面向知識轉移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強調和努力：

3.1　主動調研掌握公司檔案管理中知識轉移內容

首先是咨詢公司領導層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉移有充分的認識和把握，深入調研公司管理中知識轉移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標準和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個體隱性知識應該顯性化為組織知識并予以

及時存檔，把握檔案信息管理各個維度的知識轉移內涵和要求；具體操作執行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業務人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權限，業務人員也要認真配合，提出建設性意見和需求，以框定知識轉移的目標和范圍。

3.2　優化檔案信息管理中知識轉移的資源保障

所謂資源保障就是為知識轉移創造必要的軟硬件環境。一方面要在人、財、物等基礎性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊建設上要引起足夠重視，盡早做好準備，有計劃、有步驟引導檔案專業人員間的業務交流和知識轉移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習得管理技術和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導和推動各類檔案信息知識轉移，不僅在信息管理人員中，更要在業務部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉移的習慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識轉移的檔案信息管理系統

咨詢公司要著力開發和建設面向知識轉移的檔案信息管理系統，一方面要依據和符合本公司的客觀實際，另一方面也要保證系統的可擴展性和通用性。如在設計知識采集功能模塊時，要對本公司業務流程予以梳理和考察，在各關鍵環節中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實現目錄信息開放的同時，對知識內容進行有效控制，這一方面是指利用技術手段嚴格控制資源使用權限；另一方面是指實現知識轉移環境的控制，以提高資源利用率和知識轉移效能。

3.4　有力控制、有序開發咨詢公司知識資產

在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數量的同時，檔案管理人員要建立和完善公司資產檔案，特別是對無形資產的歸檔和建檔，不僅要及時接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業務人員積極配合，有條件地對之進行開發和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉移的吸引力和動力。

篇（5）

圖書檔案管理專業開設課程：《圖書館學基礎》、《檔案學基礎》、《文獻資源建設》、《圖書館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學》、《文書學》、《檔案文獻復制技術》、《圖書分類學》、《檔案文獻編纂》、《圖書館自動化系統》、《檔案保護技術》、《企業檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻檢索》、《數字圖書館的原理與技術》

圖書檔案管理專業就業方向

該專業就業主要面向圖書館、檔案館、圖書檔案公司等企事業單位，從事文獻信息的收集、整理、開發與利用等工作。畢業生不僅能夠勝任圖書館和檔案局專門機構的管理工作，更能勝任企事業單位和廠礦私營企業的文檔管理、文秘等專業性工作，就業面廣。還可參加專升本考試，進入本科院校進一步深造。就業去向：國家機關和各類企事業單位，從事圖書情報與檔案管理等工作。

圖書檔案管理專業主要職業能力

1.具備對新知識、新技能的學習能力和創新創業能力;

2.具備文獻信息的采集能力;

3.具備文獻信息的組織能力;

4.具備文獻流通管理與服務能力;

篇（6）

1 利檔案管理方式轉變的必要性研究

一般以紙質為主要載體的水利檔案在現代信息化的社會中有許多局限性，紙質的檔案信息容量較小，查閱費時費力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有很大的必要性，這是發展水利事業的時代化要求。

1.1 檔案管理方式的轉變為水利事業現代化提供重要保障

水利檔案是對水利事業起步與發展、出現的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關于水利事業的活動，其數據量大、涉及方面廣，參考性強，實踐性強等特點無不體現著對水利發展的重要作用。當水利工程遇到問題時，可以查閱檔案的解決方案再結合現實情況來解決。也為水利事業的發展提供經驗與教訓。

現代化的先進技術使得水利檔案的載體形式發生了變化，趨于多元化。現在越來越要求水利檔案公開化，現代化的管理方式使滿足這種需求成為可能。同時也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報等傳統的方式外，還能用電視、手機、網絡等現代技術來傳播。

在現代信息化的社會中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉變傳統的管理方式，促進水利事業的現代化進程。將紙質的檔案管理方式向電子檔案管理方向發展，這樣可以保證保存質量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業的現代化發展提供方便。

1.2 檔案管理方式的轉變符合水利檔案工作發展的需要

就水利檔案資源來說，記錄和保存數據也應是很重要的事業。對檔案的管理對水利事業的發展有很重要的影響。例如近幾年內陸地區實現對水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業新的發展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會費時費力，對水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉變為現代化的方式，是其自身發展的需要，符合水利檔案工作的發展要求。

因此，促進水利檔案管理向現代化方式轉變成為重中之重同時也是非常緊要的工作。計算機等先進的技術應用于水利建設檔案管理方面會更好地促進水利事業的發展。這種技術也為轉變水利檔案管理方式奠定堅實的基礎，為促進自身的發展提供了行之有效的辦法。

2 水利檔案管理方式轉變的基礎條件及限制因素研究

2.1 水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的基礎條件

首先是法律的保證。我國是法制國家，對水利檔案管理方式從傳統向現代轉變的方面要進行法律的保護，針對現代化的管理方法進行立法，因為傳統方式所依賴的法律不能適應現代的管理方式。所以要健全法律法規，對水利檔案管理工作給予法律保護。

其次，要有技術措施。在轉變管理方式，實現現代化管理方面，不僅要改變外部環境，更需要加強技術措施工作。過硬的技術基礎才能更好地運用現代化的管理方式，并且積極地促進水利事業的發展。

2.2水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的限制因素

計算機網絡技術不斷發展，水利檔案管理引用該技術并得到較好發展。然而，在水利檔案管理方式向現代化轉變的過程中存在著一些限制性的因素。

首先，一些水利檔案從業人員沒能正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理對水利建設的發展沒有太大作用，不會造成很多影響。因此在轉變水利檔案管理方式上重視程度不夠。

其次，水利檔案內容復雜，而施工時間長等因素又使得具體信息轉換為檔案的過程漫長而復雜。這對管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基層水利檔案從業者習慣用傳統的管理方式，不習慣用計算機來整合。而且在電子存檔技術方面存有缺陷，使得原始數據存有質疑，這也制約了管理方式的轉變。

3 水利檔案管理向現代方式轉變的途徑

3.1 建立堅實的理論基礎

隨著經濟政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應的改變。對于我國的水利檔案管理，應該積極探索相關的理論知識，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅實的理論基礎。總結之前的工作經驗，吸取教訓，以便于有效而正確地開展新時期的檔案工作。把以往的工作經驗提升到理性的認識中來，并進行系統化的處理。從而實現對實踐的指導作用。

水利檔案管理學是國家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學的一個分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉變管理方式的重要措施，同時也是促進我國檔案工作研究的重要方面。堅實的理論是促進水利檔案管理從傳統向現代方式的基礎，是促進管理工作有效開展的保證。

3.2 制定標準化的管理

標準化的管理是從國家部門的角度來設置的，是對某項重復的工作進行概念化的規定，以統一的操作標準，這樣有利于是活動開展更有秩序。在水利檔案工作的標準化當中，篩選出管理時用到的技術手段和管理提綱，對實踐操作和實施的規范與標準進行修改和完善，使之成為一整套標準化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標準化的管理是促進水利檔案管理從傳統向現代化轉變的客觀要求。

實現管理的標準化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現代化方式則需用最新的科技和標準化的管理來進行，以此來提高效率、完善經驗、加強管理。相反，若沒有一套行之有效的標準化管理體系，從業人員各做各的，那么必將會造成水利檔案管理混亂的局面，現代化的管理進程也不會得到發展。

3.3 共享水利檔案資源

從現在的實際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個地區都完全壟斷自身資料，很少與它地進行交流。而這樣的情況造成各個地區水利發展不平衡，更阻礙了我國整體水利事業的發展進程。

水利檔案資源的共享與管理方式的轉變是相輔相成的。共享資源、加強交流、積累經驗促進了現代化管理方式的發展。另一方面，現代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現實。這樣不僅促進各地的交流，又有效地解決了水利事業現代化發展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質量。這樣，任何人可以通過網絡技術在任何時間都可以檢索到所需要的水利信息，是現代化水利檔案管理的重要體現。

4 結束語

水利檔案管理工作是水利事業的一個重要方面，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有非常重要的意義，也是現代化的水利事業發展的需要。近些年，我國在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實現檔案管理方式向現代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區的實際情況相結合，這樣才能更加科學而有效地向現代化的管理方式轉變，避免棘手問題的出現。總之，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變勢在必行。

參考文獻

篇（7）

第二條凡本省范圍內國有投資(含財政預算內、預算外專項資金)新建、擴建、改建的地方基本建設項目(包括中方控股的利用外資項目)以及國家有關部門委托本省驗收的項目均適用本辦法。

第三條基本建設項目檔案是指在基本建設項目立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，應當歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。

第四條基本建設項目檔案是項目建設的真實歷史記錄，是項目運行、維護、管理、改擴建等工作的依據。基本建設項目檔案的驗收是基本建設項目竣工驗收的重要組成部分。

第二章驗收標準

第五條基本建設項目檔案驗收應達到以下標準：

(一)有運行良好的檔案管理體制；

(二)文件材料形成程序規范、簽署完備、制作質量良好；

(三)檔案收集齊全完整；

(四)竣工圖編制準確、清晰、規范；

(五)全部檔案已進行系統整理，案卷質量、檔案編目等符合規范化、標準化的要求；

(六)已運用計算機輔助檔案管理，建立項目檔案數據庫；

(七)具有符合要求的檔案庫房和檔案保護設備；

(八)在項目建設和試運行過程中積極主動提供檔案利用并取得一定效果。

第三章驗收組織

第六條基本建設項目驗收委員會應有檔案行政管理部門的代表參加，主持驗收部門應當通知有關的檔案行政管理部門派員參加。

第七條基本建設項目竣工驗收之前要完成項目檔案的收集、整理、歸檔工作，通過檔案專項驗收并辦理相應的確認手續。對需要組織初步驗收的大中型和省重點建設項目，檔案專項驗收應在初步驗收之前進行。

第八條省級以上審批的地方基本建設項目由省檔案局主持檔案專項驗收；其他項目按隸屬關系由項目主管部門或省轄市檔案局主持驗收。

第九條檔案專項驗收組由省、市檔案行政管理部門、項目主管部門、項目建設單位的有關人員組成。

第四章驗收申請

第十條項目建設單位應在項目竣工驗收(或初步驗收)前3個月向檔案驗收組織單位遞交檔案專項驗收申請，并附《江蘇省基本建設項目檔案專項驗收申報表》(一式兩份，表式附后)和項目檔案工作自檢報告。

第十一條檔案專項驗收之前，項目建設單位應組織項目施工、監理單位負責人以及有關人員進行檔案自檢，并在此基礎上形成項目檔案工作自檢報告。自檢報告的內容主要包括：項目建設概況及項目檔案管理概況；項目檔案工作的管理體制；項目檔案形成、積累、整理、歸檔和計算機輔助檔案管理情況；竣工圖編制情況及質量；項目檔案安全保管情況；檔案在項目建設和試運行中發揮作用情況；項目檔案的總體評價、存在問題及解決措施。

第五章驗收程序

第十二條基本建設項目檔案驗收工作程序如下：

(一)檔案專項驗收的主持單位在接到項目建設單位的檔案專項驗收申請后15日內，與有關單位協商，確定專項驗收時間、地點及驗收組成員單位；

(二)召開檔案專項驗收會議；

(三)有關單位按照檔案專項驗收會議的要求和意見進行整改；

(四)在項目竣工驗收會議上對整改情況進行檢查，向竣工驗收委員會提出檔案驗收意見。

第十三條項目檔案專項驗收會議的主要內容：

(一)驗收組織單位有關人員主持驗收會議，通過檔案專項驗收組成員名單；

(二)聽取項目建設單位匯報項目建設概況和檔案自檢情況；

(三)察看檔案庫房及設施設備，抽查項目檔案；

(四)驗收組成員對項目檔案工作進行綜合評議并形成檔案專項驗收意見；

(五)驗收組向項目建設單位反饋驗收意見。

第十四條對項目檔案的專項驗收，必須抽查一定比例的檔案案卷。凡項目檔案數量超過2000卷的，抽查10％的檔案；數量超過1000卷但不足2000卷的，抽查15％的案卷；數量在1000卷以下的，抽查30％的案卷。

篇（8）

Abstract: highway maintenance engineering archives and many kinds of big number and high value, need long-term preservation, the project file is later expressway management, daily maintenance of the important basis. So to do the following: 1. Do maintenance repair engineering special, the file management; 2. Make daily maintain project file management of work; 3. Do maintenance engineering archives management work; 4. Use modern technology to maintenance of file management.

Keywords: highway maintenance engineering, engineering archives, management

中圖分類號：X734文獻標識碼：A文章編號：

浙江上(上虞)三(三門)高速公路為G15w常臺高速的一部分，縱貫浙江省中東部,全長142公里,是連接紹興、臺州二市的大動脈。為確保高速公路的高質量運行，養護部門每年都要投入多個專項、大修工程對高速公路進行維修保養工作，因而養護專項工程檔案也就顯得尤為重要。加強養護工程檔案的科學管理，可以更好地為高速公路養護和管理服務。

以浙江上三高速公路新天管理處為例，每年要會有多個專項、大修工程，養護工程檔案數量大、種類多、價值高，需要長期保存，這些工程檔案是以后高速公路管理、日常維修的重要依據。養護檔案管理人員應根據養護工程檔案的特點，直接參與養護工程建設過程的監督和指導工作，確保養護工程檔案完整、準確、系統歸檔，做好養護工程檔案的保管工作。本文就高速公路養護工程檔案管理提出方法。

1.做好養護專項、大修工程的檔案管理工作

1.1加強業務知識的培訓是確保養護工程檔案質量的有利措施。

參與養護專項、大修工程建設管理人員和監理單位的人員來自四面八方，對工程檔案的重要性認識及其業務水平參差不齊，為了加強對施工、監理各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準確、系統，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，養護部門在工程項目開始階段就必須加強檔案意識的宣傳和檔案業務知識的培訓，用規范化、標準化來嚴格要求養護工程檔案資料。

1.2制定詳細的符合實際情況的養護工程檔案管理辦法，明確標準和要求

根據浙江省交通廳下發的相關文件，結合GB/T50328―2001《建設工程文件歸檔整理規范》及有關標準的要求，制定適合本單位工程檔案的可操作性編制辦法。一是細化養護管理部門、監理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細化組卷要求，應遵循文件材料的自然形成規律和項目檔案的成套性、連續性、系統性的原則，科學分類。三是明確案卷組成部分、格式和具體要求，便于施工單位、監理單位檔案管理人員操作。

1.3對養護專項大修工程進行監督和指導。

養護管理部門的檔案管理人員有針對性地對施工單位、監理單位進行監督，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；工程文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，與施工圖設計、設計變更、材料變更、施工及質檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了養護工程檔案報送的質量，以及成套性和完整性。

1.4做好養護大修、專項工程資料收集整理工作。

養護管理部門對養護大修、專項工程從計劃立項、審批到工程驗收結束的有關資料進行收集、整理。檔案管理人員對專項大修工程的業主資料按照有關規定進行分類、編碼、立卷、裝訂、歸檔。案卷應由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成。

1.5認真、細致做好養護工程檔案驗收和整理工作。

養護部門檔案管理人員在進行專項、大修工程檔案驗收時，應重點驗收以下內容：工程檔案齊全、系統、完整；工程檔案真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；工程檔案已整理立卷，立卷符合有關規范的規定；竣工圖繪制方法、圖式及規格等符合專業技術要求，蓋有竣工圖章；要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續完備；文件材質、幅面、書寫等符合要求。保證養護工程檔案達到規范化、標準化。養護檔案管理人員對本年度的專項大修工程按照工程名稱進行系統整理，并編寫科技檔案歸檔目錄，方便日后查閱。

2.做好日常維修保養工程檔案的管理工作

2.1小修保養工程檔案管理。

雖然小修保養工程檔案管理上級沒有明確的規范要求，但和專項、大修工程檔案管理同等重要。在日常工作中加強對日常巡查、路基、路面、沿線設施、橋梁、隧道、邊坡等結構物檢查、小修工程管理等資料的收集、整理。歸檔文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統一規范，（文字、表格用A4紙）禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不能長久保存的書寫工具書寫。

2.2具體管理方法。每年養護檔案管理人員對處理完畢的文件材料，及時收集歸類，集中統一保管，對所形成的科技文件材料，收集齊全，核對準確，加以系統整理，組成保管單位。案卷應由案卷封面和卷脊、案卷卷皮、借閱守則、卷內文件目錄、卷內文件及備考表組成，案卷封面和卷脊打印后粘貼在對應位置。對日常巡查、路基、路面、沿線設施、橋梁隧道檢查、路面檢測等資料每年年底編寫文件頁碼，與借閱守則、卷內文件目錄、備考表一起用三孔一線方法裝訂，裝訂完畢再粘貼案卷卷皮。對安全管理、各種管理辦法、養護發文、上級來文等資料可以不裝訂。編寫本年度檔案案卷目錄，方便查閱。

3.做好養護工程檔案保管的管理工作

養護工程檔案是科技檔案，需要長久保存。養護工程檔案的保管工作，就是在集中統一管理原則指導下科學地維護養護工程檔案的完整與安全，采取有效的保護技術和管理方法，最大限度地延長養護工程檔案壽命的工作。只有做好養護工程檔案的保管工作，才能使集中起來的養護工程檔案的完整和安全得到可靠的保證，才能滿足各方面利用的需要，因而要切實做好養護工程檔案的保管工作。

4.利用現代化技術做好養護工程的檔案管理工作

4.1利用軟件高效管理。

隨著計算機技術突飛猛進，出現了許多工程檔案管理軟件。這些工程軟件，安裝方便，操作簡單，實用性很強，可以很好的運用到養護工程檔案管理中，使養護工程檔案整理更快捷，更完善。

4.2利用網絡共享。

通過公司局域網實現養護資料共享，為整個工作展開提供可靠、詳實、系統的養護資料，從而提高各人員、各部門的工作效率，縮短檢索時間，節約管理資金。

5.結語

養護檔案管理人員只有具備良好的業務素質，認真學習檔案法律法規及相關專業知識，不斷提高檔案技術水平和管理能力，才能更好的為高速公路建設和發展服務。

參考文獻

篇（9）

二、開展專項行動

（一）組織全局干部職工召開林木種苗行政執法專項行動會議，明確做好林木種苗行政執法專項行動專項行動的重要性。

（二）結合宣傳貫徹《省林木種子管理條例》，3月27日-31印發專項行動宣傳單，分發給市民及我縣的種苗、花卉生產企業業主，向種苗生產經營企業、業主宣傳種苗管理的有關要求，指導和引導他們依法從事生產經營活動。

篇（10）

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執行。

第二章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進度與施工質量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并作出相應的鑒定評語。

第六條各級建設管理部門應積極配合檔案業務主管部門,認真履行監督、檢查和指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項目法人對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人，應設立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監督、檢查和指導職責。

第八條勘察設計、監理、施工等參建單位，應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。

第九條工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人，須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料，進行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。

第十一條大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產準備費中。

第十二條項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數字化工作，建立工程檔案數據庫，大力開發檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。

第十三條項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內容及質量負責；監理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續，監理單位應向項目法人提交對工程檔案內容與整編質量情況的專題審核報告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內容與形式均應滿足檔案整理規范要求。即內容應完整、準確、系統；形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內容清楚、簽字（章）手續完備，歸檔圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、清晰、系統、修改規范、簽字手續完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或專業為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內注明變更依據，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內注明變更依據，在圖標欄內注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"（見附件4-2）。

第十九條水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。

第二十一條項目法人可根據實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數，但應滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料（當二者為一個單位時，應異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料；

（三）當有關文件材料需由若干單位保存時，原件應由項目產權單位保存，其他單位保存復制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料（具體內容參見附件3）。

第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經手人簽字、加蓋單位公章確認。

第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成。

第四章檔案驗收

第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內容，應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內容與質量達不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行；正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責。

第二十七條水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內容與質量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質量，工程檔案完整、準確、系統、安全性的自我評價等內容。

第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內容如下：

（一）聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程，還應聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現場（了解工程建設實際情況）；

（五）根據水利工程建設規模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數的10%；抽查檔案總量應在200卷以上；

（六）驗收組成員進行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發檔案專項驗收意見。

第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質量與數量

3、竣工圖的編制質量與整編情況

4、工程檔案的完整、準確、系統性評價

篇（11）

目前企業工程項目管理中普遍存在重工程，輕檔案的問題。負責工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認識不到位，平時只注意抓工程質量、進度、安全等工作，忽視建設工程中檔案資料的管理。究其原因：一是企業檔案工作效益顯現較工程項目效益相對滯后，導致部分企業不夠重視檔案工作；二是基建檔案管理工作未納入本單位或管理人員年度績效考核；三是企業檔案工作在很大程度上仍沿用傳統工作模式，缺乏管理理念創新，影響檔案服務于企業中心工作的作用發揮。

2.檔案制度不健全，檔案職責不明確

基建檔案涉及范圍廣、數量大、收集難、專業性強，加之企業的基建項目往往需要幾年甚至更長時間才能完成，期間產生大量文件材料，由于管理人員變動頻繁，檔案制度不健全，缺少統一的整編標準，檔案管理人員不能及時對施工單位工程資料的收集、整理及歸檔范圍進行指導。建設、設計、施工、監理等單位，對自己在整個工程建設中所擔負的責任不十分明確，或明確但執行不到位，致使檔案歸檔質量不高。此外，有的企業工程項目驗收了，檔案沒有進行專項驗收，造成歸檔資料不完整，為今后工程的維修、改擴建等一系列工作帶來隱患。

3.工程項目前期資料收集工作缺乏有效監管

通常在項目前期，工程管理部門尚未成立，檔案管理人員也未介入，工程項目建議書及批復、征地批文、勘察記錄、招投標文件等前期資料的收集缺乏監管力度。有的文件散落在各職能部門，隨著時間的推移，這部分文件材料的收集難度加大，甚至丟失，有的甚至給企業造成嚴重的經濟損失。

針對基建檔案管理工作中存在的問題，筆者認為應從以下幾方面著手改進，使之在企業生產建設中更好地發揮作用。

1.加強領導，增強檔案意識

基建檔案是工程管理工作中不可或缺的重要內容之一，也是重要的企業管理手段。企業應當加強對基建檔案工作的領導，加強檔案普法宣傳，通過定期組織培訓、定期深入基層檢查指導，不斷提高工程項目管理人員的檔案意識，只有把項目檔案工作從源頭抓起，才能保證基建檔案工作順利進行。

2.實行基建檔案工作全過程管理

將檔案工作貫穿于工程項目建設全過程，通過對“前端、過程、后期”各個環節的控制，確保基建檔案完整性和準確性。

（1）前端控制。就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控。明確相關職能部門的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，保障基建檔案歸檔質量。

（2）過程控制。要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理網絡，將有關檔案制度和標準及時發到各參建單位，同時，檔案管理部門定期參加工程進度例會，一方面能及時掌握動態信息，根據項目建設進度把好質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。通過過程檢查，將問題消除在萌芽狀態，為項目按時竣工驗收贏得時間。