緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案存檔管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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隨著信息化社會的到來，信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產業的高速發展，很大程度上推動了人們的生產、生活、學習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質正悄然發生著質的變化，即由紙質文件向磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統的單一的紙質檔案管理，而出現了兩種載體檔案共存的現象。電子檔案的崛起促使紙質檔案的管理趨于有序化和科學化，從而促進整個檔案管理的發展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現檔案管理和信息處理的現代化做好準備。

1并存時期的檔案管理的模式

紙質檔案以紙質文件材料為工作對象，按照長期總結的工作流程進行。現在不少企業、機關在工作中形成了電子的和紙質的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關內，采取不同的管理方式。一部分按照紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數機關將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案?，F階段，大多數機關已經認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門統一管理電子檔案。從而形成了兩種介質檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關逐漸完成紙質文件向電子文件的過渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質檔案共存下的更科學、更實用以及更經濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足檔案管理的一般性需求；紙質檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產生的電子文件轉化為紙質文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實性和準確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統的紙質文件形式。這種專業的精神即為檔案工作者的職業精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質文件不具備的，構建一個功存管理的信息系統，可以更加高效率、更準確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據現有的技術水平，在對原件進行數字化時可以根據需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發揮各自的優勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項、電子檔案的數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度。

2電子文件對檔案業務管理的影響

簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學術界關注度很高的一個問題。各種觀點絡繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統的立卷方法。因為電子檔案可以實現自動完成，隨著電子檔案的發展，就可以降低紙質檔案立卷的工作量。

3確保電子文件原始性的管理措施

電子檔案和紙質檔案共存已經引起檔案管理工作的革新。紙質檔案與電子檔案的管理之間既有聯系又有所不同。電子檔案已經具有強大的功能，實現檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規則、機構設置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，實現一舉兩得的功效。綜上所述，紙質檔案與電子檔案共存的時代已經來到，分析其共存期的管理問題已經成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發展的當下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務于檔案管理工作。結束語檔案事業的發展與高素質的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F階段，根據檔案管理的實際情況，短時間內紙質檔案仍會占主導地位，并不斷向電子檔案過渡，已經成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環境。

參考文獻

[1]王嵐.無法回避的挑戰必須跨越的顛峰———迎接電子檔案的降臨[J].檔案學通訊，2000，1.

[2]琳達.馬里[美國]肖永英編譯.謝倫伯格理論和計算機自動化世界[J].山西檔案，2000，1.

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XXX鄉位于XXX西部，距XXX政府所在地XX公里，是XXX的一個“少、邊、窮”鄉。全鄉轄XX個行政村，XX個村民組，XX人。在鄉黨委、政府的領導下，在X

XX檔案局的指導下，積極開展村級檔案工作，取得了良好的效果，推動了全鄉檔案工作躍上了一個新的臺階。

不斷探索積極進取

XXX年“撤、建、并”時，成立了XXXX鄉，因地質結構脆弱，頻繁發生泥石流自然災害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對檔案工作的重視不夠，鄉級檔案工作無人問津，現存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉政府辦公樓遷址后，各項工作逐漸步入正軌，得到領導重視，開始了鄉村兩級檔案工作。歷時XX年，鄉級檔案整理結束，而村級檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農村基層發展變化的檔案信息資源，對推動農業和農村經濟發展的作用不明顯。主要原因是村干部報酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩定，干部調整頻繁，集體經濟薄弱，檔案保管條件差，村級檔案曾一度淪為村干部的私有產物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農村發展和穩定。

XXXX鄉村級檔案工作始于XXX年。為探索發展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機遇，全鄉大面積實施退耕還林，共實施XXXXX余畝。退耕后農戶享受錢糧補助，補助糧食歸農戶所有，補助資金由政府統籌，年補助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報酬，調動了村干部工作積極性，全面實行“村為主”管理，為村級檔案工作創造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級檔案工作，只是一個新的起點，就是收集零散材料。

隨著退耕還林的實施，各類矛盾由此而生，群眾對檔案的利用需求也越來越強烈，特別是相續退耕還林后，大量基礎設施建設，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級檔案工作提升到了一個重要的位置。為解決這些問題，鄉政府投入了資金建鄉檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務功能。

提升素質強化業務培訓

XXXX年，市人民政府出臺了《六盤水市村級檔案管理暫行辦法》，為村級檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對村級檔案制定了詳細的實施辦法，納入目標管理體系并作為一項考核內容推進。

為進一步搞好我鄉村級檔案工作，鄉成立了村級檔案工作領導小組。黨政領導負總責，把村級檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級檔案管理網絡，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實擔負起村級檔案工作的重任。鄉黨委、政府把村級檔案工作列為“村為主”考核的一項內容，與其他工作一起安排、一起考核。

要搞好村級檔案工作，提高村級檔案管理員業務水平尤為重要。為此，由鄉政府出資金，為村級購置必須的檔案裝具，積極開展村級檔案管理員業務培訓，邀請XXXX檔案局的業務人員到現場指導。通過培訓，使村級檔案員的業務水平得到了進一步提高。

抓好試點穩步推進

為使村級檔案工作做細、做好，我們采取了先搞試點，總結經驗，逐步鋪開的方法。在全區農村基層組織現場會在我鄉壩子村召開之前，利用兩個月時間，選派業務能力強的工作組到壩子村指導、協助他們建村級檔案，對村級檔案進行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經過努力，壩子村檔案試點工作達到了預期目的，受到參加現場會的領導和業務部門的一致好評。試點完成后，我們及時總結經驗，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點村參觀，學習經驗，積極推動此項工作。

試點工作結束，分派力量到村協助、指導工作，明確時限，整體推進。全鄉X個行政村，自XXX年XX月開始，歷時XX個月，將村級檔案全部整理結束，共建村級檔案279卷。

建章立制完善管理

為進一步提高村級檔案工作水平，保證村級檔案工作逐步進入規范化、制度化管軌道，把村級檔案工作作為一項長期性的工作抓好抓實、抓出成效，精心組織，周密部署，認真實施，切實做到“一個加強、兩個強化、三個把關、四個到位”。

“一個加強”，就是加強領導。鄉成立領導小組，各村相應成立領導小組，將村級檔案工作納入鄉、村兩級領導議事日程，列入工作計劃和“村為主”目標管理，隨時幫助解決工作中遇到的困難和問題。

“兩個強化”，即一是強化崗位職責，將檔案工作落實到人，做到定人員、定任務、定時間、定質量；加強指導，嚴格監督，確保各項任務落到實處。二是強化協調，形成緊密配合、協調作戰、齊抓共管的工作格局。

“三個把關”，即一是把好文件材料齊全完整關。二是把好案

卷質量關。按照“分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標準，每個案卷要求做到“全、細、準、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細”指在鑒定上要細，“準”指在分類上要準，美指在裝訂上力求美觀）。三是把好制度健全關。要求各村普遍建立符合實際的檔案保管、檔案立卷歸檔、檔案保密、檔案利用、檔案借閱、檔案防火安全等

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聲像檔案是指在社會活動中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來并予以再現，具有現時性和不可重復性。在檔案管理經費不夠充裕的情況下，如何通過有效的管理，有力促進聲像檔案管理工作，是各級檔案管理人員認真研究和探索的問題。

一、創新聲像檔案收集的途徑

按照常規模式開展聲像檔案收集工作存在一定的被動性和即興性， 不能保證收集聲像檔案內容與館藏聲像檔案資源的有效銜接，直接導致聲像檔案的系統性、完整性不理想，也就影響到聲像檔案的利用。為克服常規模式之不足，就需要創新征集模式，打造成系統、有特色的聲像檔案資源。目前，在絕大多數單位中，除了攝像有專人負責，定期將錄像帶向檔案室（館）移交外，而其它的如照片、錄音帶等大都在各部門或個人手中，因為產生這些材料的過程中，檔案工作人員不可能一一到場。這就為這些聲像材料的收集帶來了一定的困難，而要收集到原版或原件困難則更大一些。為了及時將這些聲像材料收集到，除通過正常的移交外，還應運用其它的方式：

1、利用各種協會或團體群眾組織，策劃、開展各種主題活動，征集聲像檔案資料；也可通過上門征集或者代管等形式。有些重要的聲像檔案資料長年由個人保存，由于工作崗位的調整，沒有及時移交檔案室，還保留在個人手中。這就要求我們檔案室人員進行上門征集、實地尋求等形式。

2、對一些重點部門，如辦公室、展教部、文保部等，要進行重點收集，要及時溝通，掌握情況?？刹扇《〞r收集和隨時收集相結合的辦法。定時收集可采取定期收集的方法，隨時收集可結合具體的活動進行。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

二、拓寬聲像檔案收集渠道

聲像檔案形成渠道多，收集難。如何把反映本單位的聲像檔案及時收集歸檔，是聲像檔案管理的關鍵。

1、正常歸檔事后接收，適合常規活動。聲像檔案管理人員可以通過紙質文件、企業信息網、郵箱等途徑聲像檔案存檔通知，明確歸檔時間、歸檔范圍和歸檔內容、歸檔要求，不定期聯系催收。

2、搜集事件信息，零距離跟蹤接收，適合臨時重大事件。聲像檔案管理人員隨時關注本單位信息動態、會議通知、會議紀要、報刊及其他信息，掌握本單位重大活動、重要會議及設計科研經營成果獲獎情況，及時與單位兼職檔案員及相關責任人聯系，在第一時間收集檔案資料，形成時間短，能夠最大程度地保證了資料的齊全完整。

3、廣泛征集。定期開展檔案征集工作，明確征集范圍、征集內容、整理要求，對兼職檔案人員業務指導。積極獲取相關部門對征集工作的重視和支持。聲像檔案征集人員密切關注企業的大事要事，把收集與日常接收結合起來。

三、電子文件的收集

1、網上采集。比如，良渚博物院的一些展覽開幕式和學術報告都會及時的放在本院網上，供全體員工學習。還有一些圖片新聞、視頻新聞等也會有及時的更新。檔案室工作人員每周都進行定期采集，適時歸檔。

2、將各相關部門歸檔的紙質照片翻拍成數碼照片。電子檔案的存放格式為：照片以JPEG 的形式存放，錄音錄像資料經轉換后以MP3RM 格式存放。這些文件格式的共同優點在于壓縮比高，文件尺寸小，跨平臺兼容性高。RM 格式的視頻文件可以非常方便地將轉換后的視頻以多媒體的形式在網絡中在線播放。

四、創新聲像檔案歸檔與保存方法

聲像檔案的數字化管理，是檔案現代化建設的大勢所趨，有利于實現聲像檔案的應有價值，也是人類社會發展的必然結果。

1、照片檔案歸檔的數字化管理創新。對原有已歸檔的紙質照片檔案，可以進行掃描，并標注說明，包括時間、事件背景、人物、地點。而作為檔案保存的數碼照片，原則上不要進行處理，照片上的原始數據，不僅是拍攝時間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數碼照相機拍攝的照片檔案，可以存儲在硬盤上，并可編寫程序對其進行管理及利用。對于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop等圖形處理軟件進行修復和處理，以達到最佳效果。

2、磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數字化管理創新。對于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過計算機技術，轉換成數字信息，存入硬盤。在歸檔的過程中，可根據其所反映的內容或專題來進行，使同一內容或同一事物的照片歸入同一類中。聲像檔案的數字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時進行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時，就可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號或相應的分類號和檔案號，在歸檔的同時，即可進行電子檔案的主題詞標引、著錄。技術條件允許時，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。

五、聲像檔案數字化歸檔與保存的風險控制

由于國內外至今沒有聲像檔案歸檔、保存的規范和標準，因此很多單位采取與紙質檔案同樣的存儲方法來保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時采取遷移或多次遷移聲像檔案來達到長期保存的目的，在遷移過程中常常伴隨著很多風險。同時，存儲硬件設備在歸檔過程中也存在著幾個需注意的問題。

1、數字化格式轉換的遷移風險。技術環境的變化主要體現在格式的轉換方面，格式的轉換對數字聲像檔案來說具有至關重要的影響，而通常的格式的轉換就是將文件由一種格式（多數為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進行壓縮。數字聲像檔案格式的轉換過程中，對檔案的真實性、完整性都可能造成嚴重的危害，面對這樣的風險，《電子文件歸檔與管理規范（GB/18894―2002）》（以下簡稱“《規范》”）做出規定：音頻電子文件以WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI 為通用格式。以WAV 為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規范》解決了一些風險問題。但是作為聲音文件的“源”，WAV 占用了極大的存儲空間，而且《規范》不等于國際標準，這就導致了格式規范有被某個組織或個人所專有的可能性，如果這個組織或者個人消亡，則所有的數字檔案將成為不可解讀的無用信息。因此，采用專有格式存儲聲像檔案面臨數據丟失的巨大風險。

2、數字化硬盤存儲的設備風險和解決方案。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲在硬盤中，如果硬盤發生損壞，就會導致聲像檔案數據的損失。對此對存儲聲像檔案的硬盤采用“自監測、分析及報告技術”，監測扇道、馬達、電路等，當監測對象出現安全值范圍以外的情況時，會自動發出警告，并自動降低硬盤的運行速度。還可以采用驅動器健康檢測技術，讓用戶方便快捷地檢測硬盤的運轉狀況，通過讀取伺服位置錯誤信號來計算出盤片交換、伺服穩定性、重復移動等參數，并給出圖形供用戶或技術人員參考，并定期在獨立系統的計算機上進行檢測，確保檔案安全。

六、聲像檔案數字化歸檔與保存的措施建議

1、有計劃、有步驟地開展數字化管理工作。這是實現聲像檔案數字化的有效途徑。首先，對原有的聲像檔案材料進行數字化處理；其次，把數字化的聲像檔案材料實行信息資源網絡化管理。各單位可利用局域網，建立檔案館主頁，把數字化的聲像檔案放到局域網服務器上，直接通過網頁點擊來選擇和播放相應的聲像資料，設立相關聲像檔案資料庫查詢專欄，方便檢索；最后，加強計算機的防毒措施，對聲像檔案實行分級、分類管理。

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紙質檔案獨特的傳統價值

所謂紙質檔案,就是以紙張為信息記錄載體的檔案,它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。

一、原始性。檔案具有原始性,這是檔案和其它文獻的根本區別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點,紙質檔案完美體現了檔案這一本質特征。紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實性和純潔性。

二、安全性。紙質檔案相對于電子檔案來說,其安全性更穩定。紙質檔案形成后,原件中的內容和形成的特征不會發生變化,在保密方面紙質檔案更容易保守秘密,只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到,另外,紙質檔案相對電子檔案來說,如果保管妥善的話其保存時間更長。

三、利用的直接性。紙質檔案一目了然,無需借助任何輔助手段,這種利用的直接性,使紙質檔案和利用者之間沒有任何障礙。

四、憑證作用。紙質檔案是以符合證據性要求而產生并得以保存的,存在唯一性使紙質檔案的原始性容易被確定,這也是作為憑證作用的根本原因所在。

電子檔案獨有高新技術的價值

電子檔案是指利用計算機技術形成的,以代碼形式存儲于特定介質(如磁帶、磁盤、光盤)上的檔案,作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視。電子檔案獨有信息的可變性、信息的共享性、信息的復用性、信息傳遞的快捷性等高新技術特點。

一、信息的可變性。電子檔案相對于紙質檔案而言,可以直接由計算機進行處理,省去了傳統檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節,使檔案信息的處理快捷、方便,又能節省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活,讓它們為自己的各種需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統計、匯總、打印或復制,將這些信息轉換成自己需要的形式,而紙質檔案在這些方面不具備這些優點。

二、信息的共享性。電子檔案的可共享性,使得檔案可能供所有需要它的人共享,這就打破了紙質檔案利用傳統方法實現信息共享的局限。

三、信息的復用性。對電子檔案的重復利用不會在它身上留下老化的痕跡,一份電子檔案無論多少次在計算機屏幕上被顯示,或者有多少次被打印在紙上,都不會導致它的信息受到任何損失和破壞,正當的利用活動不會對電子檔案的信息壽命產生一絲一毫的傷害。

四、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸,使異地快速利用電子檔案內的信息。電子檔案在現代信息傳播技術條件下,利用極為方便,利用者不用到檔案室來,在任何地方一網的計算機上,都可以利用檔案館的開放檔案,這樣大大提高了檔案的利用率。

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為了指導醫院進行人事檔案管理，政府部門下發了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件，在條例的要求下，醫院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規劃醫院的總體發展目標和醫院的業務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。

一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫院工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫院的人事檔案是醫院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫院可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫院工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫院會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。

二、醫院人事檔案歸檔管理的現狀

現階段，關于醫院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業績成果，而不能提供個人量化考核動態信息。在醫院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發和利用不能正常進行。同時，醫院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。

三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業務、行政管理等部門分別擁有醫務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據人員的教學、醫務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負其責，協力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環節，涉及不同部門。對于這些環節的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統整理、立卷，并按時移交。醫院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。

四、結語

綜上所述，醫院的人事工作中，離不開人事檔案。醫院設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，醫院管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫院人事檔案人員的重視。

【參考文獻】

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隨著現在社會保障制度的完善和經濟的發展，人們越來越富裕，越來越多的人開始選擇參加養老保險。但是關于農村養老金保險的管理工作上，就出現了很多的問題。首先就是關于農村和城鎮的起點不同問題，因為城市的發展更加的迅速，相對于農村來說，國家也會給予更多資金上的支撐，所以在養老保險檔案管理工作上，就已經有了相對完整的養老保險檔案管理制度。而農1險制度本身就要落后于城鎮的養老保險制度，相對的檔案管理也就并不是十分的完善。這就使農村社會養老保險檔案的管理缺乏應有的的規范性，這是農民群眾不能很好的享受應有的利益，影響了社會保障制度的發展。

面對農村養老保險制度缺乏規范性的問題，我們可以用一下幾種方法進行加強：1.建設相對完整的農村社會養老保險檔案管理制度。我們現在還沒有一個相對完整的農村社會養老保險檔案管理的制度，所以在檔案管理上存在很多的漏洞。如果想要盡快的加強農村社會養老保險檔案的管理，一個相對完善的農村社會養老保險檔案管理制度是十分重要的。2.政府加大對農村社會養老保險檔案管理的資金投入，城鎮的社會養老保險檔案管理，相對于農村存在著很大的差距，政府的支持是很重要的因素。所以想要提高農村社會養老保險檔案的管理，政府可以加大對農村社會養老保險檔案管理的資金投入，來給予支持。3.提高農村社會養老保險檔案管理人員的素質。不論在什么方面管理人員的素質，都是管理工作上的重要因素。所以加強農村社會養老保險檔案管理人員的素質，是可以更好的對農村社會養老保險檔案進行管理。

關于農村社會養老保險檔案管理出現的法律問題及加強方法

到現在為止，我國關于農村社會養老保險檔案管理的法律基本沒有，所以在農村社會養老保險檔案管理上沒有相對的法律規范。由于沒有完整的法律體系的壓制，人們在對待農村社會養老保險檔案管理工作就會出現懈怠，導致了農村社會養老保險檔案管理的工作十分的不穩定。還有就是農民們大多文化程度并不高，沒有很好的法律意識，也就導致了不能很好的維護自身的利益，給很多不法行為創造了空間，以至于農村社會養老保險制度發展的滯后。

所以為了可以使農村社會養老保險制度的發展和管理工作可以更好的進行，我們要有一個相對的法律制度。這個法律制度的建立，必須要從實際出發，針對農村最基礎的情況進行分析，制定出相對合理的法律，來規范農村社會養老保險管理工作。還要加大對農村的相關法律宣傳，來提高農民的法律意識，讓他們可以用法律的武器來維護自身的利益。

關于農村社會養老保險檔案管理的檔案保存的問題

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統一歸檔內容。鎮黨委統一印制了《**鎮村干部履歷表》和村干部檔案袋。履歷表的內容包括村干部個人信息、收入情況、主要社會關系和歷年獎懲情況，以及學習工作簡歷、工作實績等。檔案收集內容還包括了村干部的入黨團材料、身份證畢業證復印件、獎懲文件、任職文件、學習培訓證書、當選各級代表證書、工作實績證明材料等。從今年開始，還增加了對村干部年度考核材料和個人工作總結的收集。

統一建檔對象。明確規定建檔對象為在職的村兩委成員及已退職的村主職干部，未擔任過主職的退職村干部暫不列入建檔范疇。對未擔任過主職的退職村干部，該鎮實行聯片責任制，要求駐村干部協同村兩委及聯戶的黨員一起做好思想工作，確保建檔工作順利進行。

統一申報程序。先由村干部本人負責填寫和收集相關材料，報支部會議審核。經支部會議通過后，由黨支部書記簽字并加蓋公章，上報鎮黨委進行統一審查、存檔。對不齊全的材料，鎮黨委一律退回補齊，弄虛作假的要追究相關人員的責任，以確保資料的完整和真實。

統一管理模式。鎮里建立規范的村干部檔案室，村干部的檔案必須經村、鎮二級審查無誤后，方能存檔。檔案管理實行按村分類、一人一檔。鎮里安排專人對檔案進行統一保管，并建立村干部信息庫，方便查閱。

二、初步成效

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【摘要】 檔案管理工作是醫院管理的一個重要組成部分，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。本文分析了本院檔案管理中存在的諸多問題，并就如何加強醫院檔案管理工作提出對策，對醫院管理具有現實性指導意義。

【關鍵詞】 檔案； 管理； 對策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

筆者所在醫院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫院，有病區26個，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區域醫療中心，有2個省市重點?？?，近期將修建32 900平方米住院綜合樓，醫院正以良性態勢向前發展。在本院的發展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，衛生部和國家檔案局制定了《衛生檔案管理暫行規定》。衛生檔案是指各級衛生行政管理部門和各醫療、疾病預防控制、衛生監督、科研、血站、婦幼保健和社區衛生服務等機構（以下簡稱各衛生機構），在工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料［1］。本文所指檔案（下同）是醫院在人事、醫療、科研、教學、文秘、設備、基建、病案、財務管理以及其它各項活動中形成的文件材料，它在醫院發展過程中起著重要作用。如何科學管理這些檔案，逐步實現檔案管理規范化、信息化、為醫院發展提供更多具有價值的檔案資源信息至關重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出相應的解決對策。

1 存在的問題

1.1 醫院領導重視不夠 很多領導認為，醫院的中心工作是抓醫療質量，醫院管理的重點是提高醫療技術水平，為患者提供更優質的服務，而檔案不能直接產生經濟效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要還是認識不到位，認識不到檔案對醫院發展的潛在作用。

1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計，致使檔案資料不能及時有效匯總，檔案完整性達不到要求。從不同性質、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。

1.3 檔案人員專業素質滯后 （1）由于醫院檔案管理人員大多數都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，缺少檔案管理意識，對檔案資料的收集、整理、鑒定、統計意識不強。檔案業務知識與技能不高。（2）在工作中關于檔案管理員的培訓教育相對較少，缺少不斷提高的機會。造成檔案管理水平滯后，日復一日，檔案管理被簡單認為就是保管資料而不被重視，難以適應檔案管理工作的新要求。

1.4 檔案工作管理職責不明，缺乏監督機制 檔案管理是一項長期的工作。醫院無相應的監督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責任書之中；作為科室第一責任人的科室主任重心大都在科室經營、人才培訓上面，對歸檔材料的收集、整理缺乏認識，隨意性大。當崗位輪換時缺乏對檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。

1.5 檔案硬件、設備投入不足 由于醫療用房緊張，致使醫院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設備陳舊，達不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導致部分檔案損毀等情況發生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡，就地長期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價值。

1.6 檔案信息化建設利用不夠 隨著科學技術發展和計算機技術普遍和利用，醫院電腦管理信息系統的建立是一種必然的發展趨勢［3］。然而，醫院對檔案信息化建設投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發，影響了檔案管理水平的提高。

2 醫院檔案管理的對策

2.1 高度重視檔案管理工作，將醫院檔案管理工作納入工作日程。加強對檔案管理工作的領導，并把檔案工作列入全院的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中；把檔案工作作為機關管理的一項重要內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核；同時，形成以院長或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負責，各科室協助抓的四級檔案管理網絡。同時醫院要在檔案設施上加大投入，設立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經費，添加檔案柜、除濕機等專用設備，使檔案管理在硬件上有保障，適應醫院發展的需要。

2.2 加強醫院檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責》等，明確檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定《檔案人員崗位職責書》和考核，獎懲制度。

要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統觀念，圍繞醫院各項工作需要，及時、準確地為利用者提供檔案。

2.3 在檔案管理中，要增強法制意識，依法管理已經成為該醫療行業的行為準則，無論從醫學方面的學術研究，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫院的檔案管理工作。醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，認真抓好《檔案法》及實施辦法以及配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施，并結合實際制定本單位的規章制度體系，使醫院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術”性，很難引起大家的重視，如果以動態的圖表形式展現給大家，其效果更易于接受。

2.4 加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓項目，不斷“充電”拓寬視野，并把學到的知識通過醫院業務學習的平臺進行延伸，讓每個醫務人員都有檔案管理意識，了解所涉及工作領域的檔案管理現狀及發展動態，運用檔案學科新理論來指導和改進檔案工作。

2.5 加大對檔案室的硬件投入和技術更新，要努力實現檔案裝備技術現代化，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發揮檔案的作用，為領導決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達標升級、基建等方面提供了大量的依據和參考。用規范檔案保管方法準備等級醫院評審材料，使評審專家一目了然，非常清晰。醫院等級評審的意義在于“ 以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，要充分利用等級評審的契機， 加強與各職能部門的聯系，反復宣傳醫院檔案建設在創建等級醫院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理［4］。

綜上所述，充分認識醫院檔案管理工作的重要性，科學管理檔案，進一步開發、利用，發揮檔案的最大效能，也是醫院發展的關鍵環節。

參 考 文 獻

［1］ 衛生部和國家檔案局.衛生檔案管理暫行規定，2008.

［2］ 豈艾蕪.淺談醫院檔案管理中存在的問題與對策.中國醫學創新，2010，7（2）：150-151.

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1現階段我國基層民政檔案管理中存在的問題

1.1 我國各級民政部門工作人員缺乏對民政檔案的管理的重視程度

造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，同時也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展，但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作。并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力。

1.2 在檔案管理過程中對檔案資料的收集不全

在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。

1.3 民政檔案的利用效率較低

基層民政檔案管理有其自身的特點，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復雜、同時管理的數量非常大。但是由于在檔案收集過程中的問題，造成檔案收集不全，使得在進行優待撫恤、復轉軍人接受、安置等工作時有很大的工作阻礙，嚴重的影響了了民政部門的工作效率。

2民政檔案管理的對策

2.1 增加相關法律法規的宣傳力度，加強檔案管理工作人員的意識

對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。

2.2 需要加強基層民政檔案工作的管理

2.2.1 領導需要加強對民政檔案管理工作的重視程度，同時加大投入的力度

基層民政部門的領導需要根據民政檔案管理工作中的實際情況，加大對民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開展可以按照相關的工作要求，購買具有明顯分類功能的檔案盒、對專用的檔案計算機以及檔案管理工具進行更新。

2.2.2 加大宣傳力度，強化收集意識

對全體民政干部進行培訓，使民政干部了解檔案管理的相關規定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，認真督促各股室、局屬各單位主動整理檔案資料。同時加強對日常資料的收集、保管，對不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實用性，為領導查閱和決策做好服務工作。

2.2.3 是及時整理檢查，提高管理效率

對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確?，F存檔案不丟失，無紕漏。

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中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）41-0009-03

俗話說：“民以食為天”，高校食堂歷來是高校領導不能放松的一根弦，也是維護高校穩定的重要基礎。尤其是在新形勢下，物價不斷上漲，通漲仍在延續，因此，當下，必須充分認識到高校食堂工作的重要性。雖然高校食堂工作一直是學校管理工作的重點和難點，如何做好新形勢下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持續發展是學校各項管理工作的重中之重。高校食堂的管理千頭萬緒，如何進行科學化管理，就是擺在我們高校管理者面前的一項重要課題。在各項管理工作中食堂的檔案管理是科學管理的基礎和前提，沒有科學的檔案管理，管理就會成為無源之水，無本之木。只有實施科學的檔案管理，才能為科學管理提供信息和依據。

一、當前高校食堂檔案管理存在的問題

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租賃制。食堂的員工大多以農民工為主，食堂的具體管理者及員工的身份多數都不是學校的正式員工，他們重視的首先是利潤，對于檔案管理往往被忽略或沒有檔案管理這個概念，甚至許多食堂沒有檔案，更談不上檔案管理，這種狀態是與高校檔案管理及學校的發展極不適應的，必須加強食堂檔案建立和管理工作。

1.對食堂檔案管理重視不夠。高校食堂應以服務為前提，不能等同于商業機構，不能以盈利為主要經營目的。學校對食堂的管理首先應科學化、制度化，而不是簡單的做好飯菜滿足就餐者一般性需求。科學化管理需要建立在完善的信息系統，管理科學化，就是綜合運用現代管理理論、技術和方法，對食堂的生產過程進行全時空、全方位的科學管理。尤其是對檔案的科學高效管理，對于降低食堂經營成本、提高食堂系統運行效率、增強食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建設現代化食堂，必須在食堂的檔案管理上下功夫，進而促進食堂管理更加符合現代管理制度的建立和完善，確保食堂管理的標準化、制度化、精細化[1]。

2.克服對檔案管理的可有可無的思想。加強對食堂食品安全管理監督，是管理者的首要任務。在日常管理工作中，發現問題要及時糾正；對違法經營，誘發事端的食堂經營單位或個人，相關單位要及時做出相關處理，要防止與杜絕誘發事故的苗頭和隱患，食堂檔案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，來不得半點馬虎，必須通過建立完善的檔案資料來完成。忽視檔案管理的經營者是不符合現代企業制度建設要求的，是不可能管理出符合現代高校要求的現代化食堂的。

3.食堂務工人員對建立檔案的重要性認識不清。目前食堂務工人員大多是農民工，農民工對個人檔案意識和檔案觀念淡薄是普遍的，也是當前農民工民生檔案建立與管理存在的首要問題。由于缺乏建檔意識以及自我保護意識，對自己專業技能的積累沒有足夠認識，甚至連是否簽勞動合同，是否加入社保、醫保也沒有引起足夠的重視。假如這些合同文件存在，而不能進行有效地保存，致使在發生勞動糾紛、個人合法權益受到損害時，無法出具完整的檔案信息憑證或者翔實的檔案信息資料，使得個人合法權益無法得到保障，同時，也會給未來求職帶來不便[2]。

二、食堂檔案資料的收集與完善

高校食堂檔案的建立是件大事，不僅涉及到食堂的科學管理，更涉及到食品安全以及政治穩定。食堂管理工作不僅要做好事前預防、事中監督，還要做好事后處理。檔案的建立和完善勢必為食品安全提供了保證，由此可見，檔案建立是件事在當代，立在未來的大事。高校食堂檔案資料來源于與食堂有關的各個部門，產生于與食品生產的各個環節，貫穿于食品采購、制作、出售的全過程。食堂檔案的保存和管理，首要的前提是食堂檔案資料的收集，沒有檔案資料的收集，就無法保存檔案，當然也就更談不上檔案管理了。如果食堂資料收集不全面，也就不能全面地保存食堂檔案，而且保存的食堂檔案也不是食堂發展過程的真實記錄和完整憑證。因此，要進一步加強高校食堂檔案管理，必須首先全面、完整、準確、系統地收集食堂檔案資料，避免遺漏和缺項[3]。

1.檔案搜集要做到全面性。關于檔案搜集的全面性，眾說不一各有所長，筆者認為食堂檔案應從以下幾個方面入手：（1）食堂經營許可證、衛生合格；（2）從業人員身體健康體檢證等相關證件、從業人員勞動合同、人員工資表等；（3）食堂制定的規章制度、工作計劃、報告、總結、會議記錄以及管理工作中形成的文件材料和各種會議紀要等；（4）食堂每餐的食譜、價格確定的方案；（5）學生伙食管理委員會的開會記錄；（6）上級主管部門、行業協會等有關于食堂工作的文件和信函；（7）學校黨委、行政的重要文件及學校相關部門發給食堂的文件和相關文字材料；（8）食堂獲得的榮譽證書、獎勵等文字材料；（9）年終結算清單及年終總結；（10）上級領導視察留下的照片及有關對食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同時期建立的水、電、火、中毒等突發事件應急預案。以上十一項內容只是筆者的一孔之見，還不夠完善，還要在食堂的經營和發展過程中，不斷豐富，但目前上述11項內容可以說基本上覆蓋食堂檔案的全部內容，也是高校食堂檔案不可缺少的重要資料。全面地收集和保存上述檔案資料，確保食堂生產全過程得到生動有效的記錄，才能談得上對高校食堂檔案的科學有效地管理。

2.切實做好食堂檔案資料收集的保證工作。高校食堂檔案的建立和完善，除規定具體內容是遠遠不夠，要保障檔案資料收集的全面性，還必須做到以下幾點：（1）必須建立健全食堂檔案法規體系，把食堂檔案收集管理納入到學校檔案管理的統一軌道上來。（2）深入宣傳檔案法規，提高食堂管理者及從業務工人員的認識，增強主管部門和食堂管理者的檔案意識。加強跟蹤管理和對檔案收集的現場指導，提高對檔案資料的收集質量，真實地記錄食品生產的工作流程，保證檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和系統性。（3）設立獨立的檔案管理人員，提高檔案員的素質。加強經常性的業務培訓，實行檔案員持證上崗。

3.食堂檔案資料的整理。檔案資料了的收集僅僅是檔案管理的第一步，更重要的是對所收集到的資料進行有序的整理。加強高校食堂檔案資料管理工作是一個承上啟下的重要環節。食堂檔案有別于其他檔案管理，必須按照時間順序，生產流程，不同類別進行排列編號，以便檔案資料的保存、管理和利用。為此，食堂檔案管理必須堅持完整性，真實性、時間順序性。為了便于日后查找和利用，食堂檔案整理大致可歸納為以下幾類：（1）政策法規類。具體包括各類許可證件；上級文件；規章制度；勞動合同；勞動保險；管理機構組成人員名單等。（2）原料采購類。原材料采購是保證食堂飯菜質量的重要關口，采購的主要食品要保證質量，避免“三無”產品進食堂。為此，包括采購人，供貨單位，每天采購的食品品種和數量、價格等都要一一存檔。（3）生產過程類。食品安全是食堂經營第一要務，食品的生產過程必須嚴格遵守生產程序和制度。各種食品的名稱，食品加工生產過程要記錄到人，確保責任到位。（4）務工人員的個人檔案。主要包括個人履歷，學歷，專業特長證書，工作以來的鑒定及考核材料，社會關系，錄用、聘任、獎懲材料，工資級別，對組織有保存價值的材料等。

三、加強和完善食堂檔案管理的途徑和方法

高校食堂檔案資料的收集和整理是高校食堂檔案管理的重要前提和基礎，然而，所收集的資料能否得到妥善的保存和利用，其關鍵是能否做到科學的管理，科學管理檔案要從以下幾個方面入手。

1.檔案管理人員應具有專業素質。管理是一門科學，搞好管理必須具備專業的管理知識，檔案員也是如此。檔案管理是一門學問，不僅僅限于簡單的資料收集，更重要的是對收集到的資料進行科學專業的管理。建立食堂檔案的過程是件繁雜、勞心、費神的工作，保存高校食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為提升食堂服務質量服務。檔案資料的搜集及整理十分重要，資料收集不全會影響對食堂全貌的記載和有效利用；資料整理不規范會影響到今后的查詢。要科學規范的建立和管理以及有效地利用檔案，檔案管理者的業務素質格外重要，沒有業務素質作保證，檔案的作用就無法發揮，從而也就失去了建立檔案的意義。另外，除業務素質要求外，還要選擇政治上可靠，具有較高的政治素質、高度的責任心、作風正派的人員，因為檔案管理具有嚴格的保密性要求[4]。

2.要強化檔案管理者的服務意識，充分發揮檔案信息資源的作用。建立食堂檔案，保存食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發和利用食堂檔案的信息資源，為廣大學生服務好，保障學生有一個健康的體魄，把旺盛的精力投入到學習中去。為此檔案管理人員要明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務的質量如何是衡量檔案管理者職業道德標準，發揮好檔案信息資源的作用，是檔案管理者義不容辭的責任。在某種程度上說，目前，我們許多單位檔案管理只限于管，而往往忽視了如何利用，也就是說檔案的管理大多處于“重管輕用”的狀態，從而使食堂檔案資料利用率非常低，甚至長期“閑置”在書架上、庫房中，使高校食堂檔案管理工作總是在低層次上止步不前。這種狀態嚴重地背離了建立檔案的初衷。為此，食堂檔案管理必須堅持“管、用”并重的原則。檔案的利用不僅是被動的調來調去，檔案管理者應為檔案信息資源的利用提供主動服務，要結合食堂工作的不同時期、不同季節的不同特點，及時向食堂管理及經營者提供有針對性的檔案信息服務。

3.建立、健全檔案管理制度，是充分利用檔案資源的保證。檔案管理是件嚴肅認真政策性很強的工作，檔案工作的管理要嚴格遵守檔案法的有關規定，同時還要結合不同行業的不同特點，完善管理機制，結合工作中出現的新情況、新問題，不斷加強檔案制度建設。首先，要建立健全崗位責任制，使目標管理任務分解到位、落實到人；第二，建立健全檔案借閱制度，保證檔案安全；第三，建立檔案保密、利用制度，工作中嚴格按制度辦事，保證檔案管理的制度化、規范化[5]。

食堂檔案管理對于未建檔案的食堂來說是一件全新的工作，而對已建立檔案的單位還有不斷完善和充分利用的必要。面對現在食堂管理模式及食堂就業人員組成的復雜性，作為管理者要高度重視食堂檔案管理工作，要克服建檔和管理的為難情緒，全面認真的收集經營過程中留下的有保存價值的各種資料，科學地整理和保存檔案資料，充分和有效地利用檔案信息資源，必將為高校食堂現代化建設打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]孫忠柱.高校食堂管理的幾點體會[J].科教平臺，2008，（6）：1-4.

[2]田艷艷.農民工檔案管理的問題與對策研究[J].檔案學研究，2012，（4）：1-5.

[3]趙金鵬.高校學報編輯部檔案管理應在三個方面下功夫[J].管理與改革，2008，（1）：1-2.

篇（11）

目前我國信息發展迅速，很多曾經我們不了解的工作，其神秘面紗都漸漸被揭開。人事檔案就是其中之一，而與此同時，很多曾經存在卻沒有被注意的問題漸漸顯露了。比如新的要求被提出，而現有的人事檔案歸檔的范圍并不能發揮什么作用，大量的材料但是卻沒有太有用的總結內容，在檔案管理工作的工人工作狀態較差，缺乏對待工作的熱情，檔案的管理業不是特別安全等等。大量的問題在檔案管理工作中出現，只有解決了，才能更好的推展檔案管理工作。

1 由于我國的經濟發展越來越迅速，許多事業單位由于擴張的原因導致了人事檔案管理中的許多問題逐漸的明顯起來

1.1 過于傳統的管理方式

目前來看，即使我們修訂了相關的管理規定，但對于目前的信息社會來說是遠遠不夠的，過于傳統的管理方式已經是二十多年前形成的了，很多制度都和現在的社會發展脫節，單一的工作重點，沒有一個制度能夠把我們這個現有時代的新鮮信息添加進去，模式太過于陳舊。

1.2 沒有作為一項重要工作

嚴格的來說，對于人事單位檔案的管理，這應該是一項非常重要的工作，只有更加專業的管理單位才能勝任，但是由于很多事業單位對這項工作不夠重視，沒有意識到他的嚴重性，交托的管理單位并不是非常專業，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導致了檔案管理出現問題。

2 重視人事檔案安全管理問題

2.1 存在假檔

由于管理不夠嚴格，虛假檔案，檔案造假是經常會的一個現象，也是目前來說一個比較嚴重的問題。舉個例子，很多握有一些權勢人會利用檔案的造假來做一些不好的事，像學歷不夠高的把自身的學歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴重的假檔，是為了在評審等中消滅證據修改證據等。

2.2 丟失檔案

以現有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時有發生。檔案的材質通常都是使用紙張，并且檔案是由個人所在的事業單位所保管的，一旦個人不要這份檔案，檔案就會被發回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時候會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災等，這時就會不可挽回的導致檔案的丟失并且是永久性質的。當然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對于事業單位和國家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應該是我們盡量避免發生的事情，所以我們一定要把改進人事檔案管理的工作提到日程上來。

3 如何解決

3.1 實行檔案規范化管理

事業單位的領導要認識到檔案管理制度的完善和改進是刻不容緩的，必須認識到問題的嚴重性。首先，這項工作要被排進日常工作中去，負責人要在很多方面對檔案管理工作進行支持，最為主要的就是在設備，工人和規定上對其進行支持。其次，檔案管理的工作設施以及環境需要加強，從軟件到硬件設備的建設都是需要進行改善。第三，對于檔案管理的基本工作人員，其專業方面知識的需要得到統一的培訓，提高個人專業素養，這樣才能更加專業的進行檔案管理工作。事業單位和員工都應該把目標放的更遠，單位在有條件的情況下應當請檔案管理部門專業的指導人員指導加強工作，把之前不規范的管理方式進行改進， 員工得到更好的培訓后也爭取能夠走出大門。

3.2 提升檔案管理水平

對于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規定的進行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個單位的上級批準，并且要進行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴格復雜的一項工作，工作人員的文化知識程度應該較高一些，在聘請時應該注意把關。最后，對于檔案的安全存放意識也要提高，濕度計，溫度計和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項設備要保證正常運行和衛生情況，即使檢查修理，對于有個別需要的檔案存放室，應當更具其需求提供相關的設施。

3.3 自主收集相關資料

作為一個合格的檔案管理人員，自主收集各項材料是必須的工作態度，這本身對于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項工作。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進行總結和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據性。一旦發現存在問題的檔案資料，需要及時的進行更正，確保檔案的準確真實性等。

3.4 專業人員的互動

對于各個單位的檔案管理的工作人員來說，互相學習和幫助對于人事管理工作的創新都是有著很大作用的。

3.5 緊跟時代腳步，完善信息建設

對于現代化的檔案管理方式要加強學習，利用互聯網的先進技術對檔案進行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯網進行檔案信息共享。

4 總結

想要把一個問題解決掉，方法絕對不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調動起來，檔案管理工作中的各個問題，需要有心人去探索和發現，呆板的重復工作，沒有創新，只會讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創新，讓法律在檔案管理工作方面越發的完整，把漏洞填補上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進行，有一個更加健康的發展方向。

參考文獻

[1]姚光暉. 當前人事檔案管理存在的問題分析[J]. 中國城市經濟.2011，33（06）：23-24.