緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理日常工作范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管；在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮；在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發展需要而進行不斷創新；在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內容

在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：

首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。

其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。

（1）進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

（2）進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。

（3）在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。

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新的形勢下需要單位能夠及時的做出新的判斷以適應時展的要求，當然，單位在檔案管理工作中也要及時的作出調整。然而在單位檔案管理的實際操作中，由于管理模式仍舊比較落后，管理的方法手段也不能進行及時有效的更新，導致檔案管理工作問題眾多、漏洞百出，影響了單位各項工作的順利進行。如何適應新的時代要求，不斷的創新檔案管理的模式成了單位工作不得不考慮的一個重要問題。

一、目前機關檔案信息化建設中的不足

1.管理體制不健全

許多單位對于檔案管理工作并不重視，導致檔案管理的體制不健全，傳統的管理模式往往把檔案管理束之高閣，沒有納入到日常工作的范疇中來，使得檔案管理始終不能跟上時代的要求。由于檔案管理體制嚴重滯后，相應的也沒有形成完善的監督和檢查機制，檔案管理必定不適應新形勢的發展要求。

2.管理方式嚴重滯后

傳統的檔案管理工作習慣于采用紙質記載、木箱儲存，也沒有專門的檔案管理人員對檔案進行科學、統一的管理，容易造成檔案的損失和破壞，管理效率也始終得不到提升。隨著現代信息技術的飛速發展，這種管理方式已經嚴重的不適于現代檔案的管理，檔案不能跟隨單位的變化不斷的更新，必將影響單位的正常工作。

3.管理人員不專業

單位在進行檔案管理時，往往缺乏專門的檔案管理人才，一些兼職的或短期的檔案管理人員對檔案管理業務往往不熟悉，檔案收集、整理工作不規范，無法使單位檔案的管理同社會發展形勢相適應。因此，單位檔案就無法完全發揮對各個流程的促進作用，阻礙了單位的長遠發展。

二、新形勢下單位檔案管理模式研究

新的形勢下，檔案管理模式需要不斷的創新與發展。在市場經濟條件下檔案管理將呈現電子化、多層次、一體化、多方向的新趨勢，不斷的與現代技術相結合，不斷的開辟新途徑。因此，需要做到：

1.健全體制，提高檔案商品性

全新的形式下要求不斷的建立、健全檔案管理體制，使檔案管理“有法可依”，能夠為日常工作的運行提供堅實的保障。同時，新形勢下，要求轉變傳統的檔案管理意識，使檔案能夠與商品經濟密切結合，具備一定的商品屬性，能夠給單位創造更多的利潤。

2.優化方式，促進檔案信息化

優化檔案的管理是為了使檔案更好的服務于日常工作。在新形勢下要求采用現代技術對檔案進行管理，加強信息化進程，實現檔案管理一體化、電子化。建立檔案管理信息系統，方便檔案的調度與查閱，做到檔案資料的共享與快速傳遞，為單位進一步發展提供豐富的信息資源。

3.培養人才，樹立檔案管理意識

專業人才的缺乏是的檔案管理停滯不前的一個重要原因。在新形勢下要求不斷的加強檔案管理人才的培訓，壯大單位檔案管理的專業隊伍，提高檔案管理意識，使檔案充分的發揮其應有的價值與功用，提升單位的實際競爭力。

結束語：

隨著社會的不斷發展，單位檔案的管理只有不斷的跟隨新形勢作出調整，不斷的豐富充實加以提升，才能充分發揮單位檔案的巨大功用，更好的服務于單位的各項工作，促使各個流程順利進行，從而提高單位為的競爭力。

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Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。

1 醫院檔案信息化建設的重要性

醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫院檔案信息化建設的優越性

2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。

2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。

3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。

3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。

3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。

4 小結

醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。

參考文獻

[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44

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中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）01-00-01

檔案管理工作是學校整個管理工作的一個重要組成部分，是學校管理工作的好壞的一項重要指標。然而，檔案管理并非是被動的接受管理的一項工作，而是可以反作用于學校的其他管理工作上。換言之，檔案管理工作可以助推學校其他工作的開展，是學校其他管理工作的重要助手，尤其是當前的信息化時代，信息已經成為重要的社會資源，如何更好的利用好這個資源是判定一個組織是否有成效的重要標準。一般而言，提到學校檔案管理往往是指學校發展的原始資料的存儲、學校來往信函一及上級文件的鑒別治檔、立卷歸檔、分類整理等靜態的資料整理與管理工作，而實際上，這些資料的數字化動態應用是可以對學校日常工作起到巨大推動作用的。本文擬對此談點粗淺的看法。

一、數字化檔案與傳統紙質檔案的區別

數字化檔案就是借助于計算機及網絡技術，把傳統的紙質檔案轉化為數字性質的計算機軟件存儲檔案，其與傳統檔案的區別主要表現在以下幾個方面：

首先，由于存儲介質的不同，數字化檔案更加節省成本，傳統存儲主要是紙質的需要存放的空間使用大量的紙張，而且要防潮防火防蟲害等，會加大存儲成本，而數字化主要是使用高密度壓縮磁盤，或者存儲在服務器的“云”系統，不需要很大的存儲空間，也節省很多傳統紙質介質必備的物理管理成本。

其次，方便存儲、方便檔案庫的擴展與數據的更新補充。通過計算機終端可以隨時錄入數據，自動進行編目、分類和歸檔，篩選整理加工等，信息更完整全面，且在查閱方面計算機檢索速度更快、準確率更高。

第三，方便傳輸尤其是遠程傳輸，數字化檔案突破了傳統紙質檔案管理方面的時間和空間的物理限制，只要有終端設備在手，無論是計算機、手機均可以在不同的空間任何時間段，對檔案進行更新補充和替換，也可以在需要的時候隨時隨地的調出查閱檔案。

二、數字化檔案管理工作中存在的問題

現在大多數學校的檔案管理工作都是采用了傳統紙質檔案與數字檔案相結合的管理辦法。這是必需的，因為有些涉及到人的身份的檔案，或者與身份有關的檔案，如教師的畢業證、榮譽證書、聘書、發表的文章等需要原始的紙質的傳統檔案，而對學校管理的日常工作則采用數字化處理方式。這兩部分內容的第一部分有著較為成熟的經驗與方法，而問題突出表現在第二部分，就是學校管理工作的動態記錄與管理。存在的這個問題主要有以下幾個方面的原因。

首先，學校領導對檔案管理工作的重要性認識不夠，以為這項工作是可有可無的，因此，在學校的軟硬件設備的配置上，不予重視，舍不得花錢上設備買軟件。

其次，從事檔案管理的員工的地位不被重視，基于上邊談到的認識，很多學校從事檔案管理工作的人往往是為了照顧“關系戶”，往往是把沒有任何技術專長的人安排從事檔案管理工作，其實，檔案管理工作是專業性很強的，要求管理人員不僅要熟悉檔案管理工作的基本流程與技術操作規范，而且在數字化時代背景下，要有很高的計算機和網絡應用技術。

第三，只重視傳統的紙質檔案的管理，片面的以為檔案只是個信息資料庫，現實利用價值不大，放在庫里任其蒙塵含垢，忽視了其動態管理對學校整體管理的反作用。

三、數字化檔案在學校管理工作的作用

學校檔案一般分為：學校教師管理檔案、學生管理檔案、財務后勤管理檔案等，這些檔案既是學校發展的歷史，也是學校在不同時間段管理工作的記錄。在傳統的檔案管理工作中這些檔案只是歸類整理與存放，對現實工作的積極意義表現的不突出。

首先，從教師的檔案管理，一般學校的做法是僅存放教師的基本信息，限于其身份檔案，而對教師的教學過程中取得的成就存在的問題，則在檔案中并沒有反應出來，如學校評優工作，往往是領導憑經驗、或者簡單的民意測評來進行，這既缺乏公平性也缺乏客觀公正性，這部分是學校管理工作的薄弱環節，只有建立教師日常工作檔案，對教師的評價才能公平公正，這就需要把教師的日常工作的一些重要貢獻錄入檔案，在諸如評優這樣的活動中可以設定有條件檢索，用數字檔案說話。而其他老師也可以通過終端接口了解全校老師工作的情況，便于監督，這樣就更加方便有效的進行教師工作的日常管理，調動老師的工作積極性。

其次，學生檔案的管理工作，所謂“鐵打的營盤流水的兵”這種現象也同樣適合學校，一批一批的學員進來，又一批批出去，學校對學生的管理千頭萬緒，事無巨細、工作繁重，班級考評、宿舍考評、學生個人考評等，都需要納入到學校的學生管理檔案中，但很多學校在這方面做的并不理想，只是一些日常流水賬一樣的記錄，學生不在了，這些記錄也隨之消失了，沒有為每個學生建立系統而完整的檔案，只是存儲了一些基于身份的基本信息。

第三，財務會計、基本建設等后勤工作的檔案管理也是學校檔案管理的重要組成部分，這部分管理需要尊重一些專業的技術規范和要求，如財務會計準則等，但作為檔案管理又有所不同，反應的側重點不同，主要是重大事件活節點記錄。如“財務公開”等需要通過建檔監督檢查學校一些財務工作。

第四，檔案管理工作除了分門別類的進行管理之外，綜合性呈現學校發展概況也是檔案管理工作的重點，數字化檔案管理在這方面提供了便利。如在應付上級檢查或對學校進行整體評估的時候，數字化檔案管理工作落后的學校往往會出現手忙腳亂的情況，組織大量的人力物力進行檔案的準備篩選整理工作，而數字化檔案管理工作優秀的學校則可以很方便的調用數字化信息，并制作PPT把上級部門需要的信息十分方便的展示出來，充分顯示了數字化檔案管理工作的優勢。

四、小結

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在計算機技術的支持下，中小學通過電子檔案管理系統可以實現檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術同時又促進了中小學檔案管理工作量的減化以及人力成本的節約。

2計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用

計算機技術與中小學檔案管理工作的結合改革了檔案管理的內容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術在實際工作中運用的可行性。

2.1對檔案管理工作內容開展數字化模式變革

由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數字化檔案的建立工作。而隨著現代化管理模式的開展，日常管理工作中產生的很多檔案都可以采用數字化模式規范、整潔的保存下來，例如學校發展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術的幫助下由原來的紙質目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現現代化、信息化。

2.2自動化管理系統的引入

計算機技術對于檔案管理工作的支持，是通過相關管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發揮好計算機技術的作用，中小學管理部門必須根據自己的需求，聘請專業的團隊為自己設計合理的信息管理系統，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數字化工作開展后，人力成本長期性的節約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。

2.3規范計算機技術在檔案管理工作中的每一步內容

計算機技術的應用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術使用的規范以及相關權限的設置。由于計算機技術的便捷化，檔案管理相關人員在數據錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內容或者忽視了格式的設置。因此，辦公系統中要設置相關的系統規則，規范電子檔案數據的錄入。同時在數字化的技術支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權利，通過客戶端的管理將實際的權限設置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規范性。

2.4定期開展技術培訓與系統維護

計算機技術給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術來支持。因此在引進計算機技術的同時，學校應加強對于檔案管理人員的技術培訓，尤其是在信息系統操作方面的技術指導。由于傳統檔案管理工作的復雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術培訓時，往往由于部分人員沒有計算機基礎，造成整個培訓工作很難順利開展。因此，學校要適時調整工作人員的崗位，為現代化的檔案管理工作提供人力資源和技術支持。學校也應當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關系到學校歷史的記錄以及相關工作證據的保存，因此檔案數據庫以及操作系統的維護工作至關重要。學校要與相關企業建立緊密的合作關系，通過企業的技術支持定期對整個電子檔案管理系統進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）06-0123-01

檔案管理是非常重要的基礎工作，是基層單位日常工作的重要組成部分。做好檔案管理工作，可以更好地為基層單位日常工作的開展提供服務支持，并且以不同的形式對各類文件資料進行保管。在當前新的發展形勢下，我們應該客觀地認識檔案管理工作的重要性，對工作開展過程中的問題和不足進行深入分析，提出科學有效的改進策略，切實提升基層單位檔案管理工作的開展水平。

一、基層單位檔案管理工作中存在的問題

第一，管理意識方面的不足。對于檔案管理工作來說，足夠的重視是非常必要的。在基層單位中，部分單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，并且由于檔案管理意識薄弱，從而導致在檔案管理工作推進的過程中缺乏足夠的支持和配合。部分檔案人員由于重視程度不足，不能及時有效地對檔案管理工作的形式和方法進行創新，對檔案管理工作規范、高效地開展帶造成了一定的限制，帶來了一定的影響。

第二，檔案管理工作壓力較大，人力資源方面有所不足。基層單位中，不同的單位本身主營業務存在較大的差異，并且部分專業性較強的檔案管理工作對于管理工作者的要求很高。在當前精細化管理理念不斷推進落實的形勢下，檔案管理工作的任務量急劇上升。部分基層單位自身檔案管理相關人員的數量有限，并且參與管理的人員自身也大多數以兼職的身份來參與相關工作，人員隊伍的穩定性十分有限。檔案管理工作本身對參與管理人員的能力要求很高，需要他們具備專業的管理理論和技能，同時具有良好的責任心和嚴謹的職業態度。目前檔案管理人員隊伍不夠穩定，并且不具備對現代化管理技術進行應用和操作的能力，這就導致了一些檔案工作不能及時有效地開展，影響了整體工作的成效。

第三，滿足檔案管理工作的基礎條件方面存在很大的不足。現階段，檔案管理工作中，檔案管理基礎設施不夠完善，部分基層單位的檔案布局沒有經過專業的布置和調整。在檔案庫房的選擇上，大多會選擇普通辦公室，甚至有的單位會選擇辦公樓頂層、地下室等位置。在這些位置保存檔案，不能滿足溫濕度、防盜、防火等方面的需求，與檔案管理的具體標準相距甚遠。

第四，對信息化建設工作落實不足。在日常工作中，傳統的管理思路下，檔案管理工作的開展只關注以往傳統的工作內容，例如年度、月度的立卷歸檔案卷數量，查詢服務提供的數量等，而對于具體檔案管理工作卻沒有進行有效的信息調整，檔案管理信息化工作的價值得到充分的發揮。對于信息化建設工作重視不足，落實不力，導致當前電子檔案管理的需求不能得到及時滿足，整體管理工作的成效開展有限，不能很好地m應現代化檔案管理工作的實際需求。

二、基層單位檔案管理工作的對策和思路

第一，融入現代化的管理控制意識，將檔案管理工作納入到基層單位工作中，并將其作為重要的一部分來看待。相關檔案管理人員要科學地開展檔案管理工作，并且充分認識到檔案管理工作的重要意義。在管理中，主動開展相關服務，打造更加開放、標準、科學、規范的管理體系，讓檔案管理工作具備更強的現代化發展屬性。

第二，提升隊伍素質。檔案管理工作的負責人員要積極參與相關學習，積極參與相關培訓活動，系統性地提升自身的實際操作能力。對于一些沒有經過系統性學習，不具備較強專業能力的人員，更要對其提升培訓力度，做好宣傳監管，依據隊伍的實際構成，打造一支更加專業、優秀的檔案管理隊伍。檔案管理工作具備較強的專業性、政策性，管理人員本身的業務能力，直接決定了檔案管理工作開展的效果。

第三，完善檔案管理工作的基礎設施。對于檔案管理工作來說，一套完善的 基礎設施是非常關鍵的。基層單位要加強投入，結合當前檔案管理工作的實際需求，配置相應的檔案室，同時增加所需的各類設備，這樣才能確保檔案工作的有序開展。

第四，加強信息化建設。對于基層檔案管理工作來說，信息化建設的重要性是毋庸置疑的。我們應該重視和認同信息化建設工作所帶來的優勢，在日常工作中積極推進和應用。在信息化技術應用上，相關部門要提供大力的支持和配合，構建一個更加系統的信息化管理體系平臺。

三、結語

總的來說，檔案工作實現了對事業單位發展的全面記錄，是非常重要的一部分工作。在當前檔案管理工作壓力不斷增加的形勢下，在檔案管理中應該正視存在的問題和不足，提出科學化的應對策略，切實地提升管理水平，以服務基層單位的發展。

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1.1 增強檔案服務職能

通常而言，單位收集的檔案資料主要以日常工作資料為主。在具體工作中，按照一定的規范條例將檔案資料進行分類整理，或者將其歸納為專題。這樣既可以方便使用者及時查閱、檢查和使用，又可以大大提升辦公效率、增強檔案服務職能。

1.2 增強檔案材料系統性

通過日常實踐和相關經驗得知，檔案查詢的最佳方式為專題查詢，這樣既可以增強檔案材料的系統性，又可以提高檔案查詢效率。尤其是單位決策層，在日常工作中應盡量參考過去的檔案資料，這樣在做出重大決策或者人事調動時，能夠提高決策科學性和正確性。

1.3 便于長期保存

隨著檔案信息化建設步伐的加快，檔案保存方式逐漸多樣化，各種新的檔案保存方式得到逐步推廣。比如硬盤、U盤、磁帶等。這樣不僅促使單位檔案管理方式逐漸向現代化、智能化方向發展，也會直接提高檔案管理工作效率和服務質量。并能夠與紙質檔案互補，便于長期保存，從而為今后展開核查工作提供便利。

2 做好檔案編研工作的具體措施

2.1 選題部分

選題是否科學直接決定檔案編研成果的最終價值和檔案管理工作質量。因此要想做好檔案編研工作，其前提條件是加強對選題部門的重視。在過去，機關事業單位檔案編研的內容主要圍繞日常工作事項、檔案材料、效益匯編等展開，并沒有從真正意義上發揮檔案材料價值和檔案編研工作的作用。現階段，隨著現代化水平的提高和機關事業單位的不斷發展，傳統的檔案編研內容已無法滿足單位的發展需求，這就需要單位針對這一問題，及時予以改進和調整，并做好選題工作。

首先，展開選題工作之前，需要結合單位發展情況，綜合考慮單位核心業務，選擇具有實用價值的編研題目。這樣可以確保編研內容和成果符合單位未來發展需求和要求。

其次，遵循客觀、公正的選題選擇。尤其是檔案材料，必須保證其真實性。這是提高編研成果價值和提高編研成果質量的重要因素。因此在選題時，盡量找尋熱點信息、具有影響力的材料。

最后，保障成果的實用性。社會價值和價值是單位展開檔案編研的兩大主要要素，其目的是為機關事業單位的發展所服務。因此需要重點把握編研成果的實用性和價值。

2.2 改變工作方式

在過去，單位檔案部門與其他部門之間的交流較少，沒有綜合考慮檔案材料、檔案價值等因素，造成檔案編研成果缺乏實用價值和完整性。針對這一點，單位領導需要樹立創新理念，改變傳統單一的檔案編研模式，始終堅持“資源共享”、“立足館藏”等原則，引導各部門之間加強溝通與聯系。尤其是檔案部門，應以積極主動的態度增強與其他部門之間的交流，為打造全新的編研平臺創造良好的氛圍，進而促使各部門之間資源共享。多角度工作聯合既可以充分體現編研成果價值，又可以大大降低工作人員的工作壓力、擴大檔案收集范圍，進而達到豐富檔案材料、提高檔案編研工作效率的目的。在過去，采用傳統的檔案編研工作方式會出現信息滯后、編研成果不具完整性等問題。因此創新編研工作方式可以防止這一問題的產生，并保障編研成果的完整性、專業性和科學性。

2.3 提升檔案人員綜合素養

在機關事業單位，檔案管理部門是核心部門，是檔案資料保存、資料開發利用的重要場所。這就需要檔案部門相關人員對檔案管理工作引起高度重視，在日常工作中注重檔案編研工作方式的創新、檔案編研職能的強化、檔案材料的完整性等。并在收集、整理和保管中將檔案管理與歷史研究相結合、檔案管理與開發工作相結合。對于管理人員而言，需要了解和熟悉檔案編研工作流程和體系，掌握每個環節的工作內容，并在日常工作中加強學習，不斷提升自身的專業能力和綜合素質。除此之外，單位需要加大對檔案編研工作的相關力度，從而促使各部門對檔案編研工作引起重視，進而提高檔案編研成果的經濟價值和實用價值。

2.4 強化理論分析

篇（8）

現代信息社會日新月異，對于具有時效性強、高價值的檔案

信息需求量不斷增多，傳統的醫院檔案管理方式正面臨著多重的

困難和機遇。所以，現代醫院檔案管理的發展與電子信息相結合

的研究是必不可少的。以醫院檔案管理工作的性質特征為基準，

研究新時期醫院檔案管理中存在的問題，提出具體的、針對性的

措施，從而積極地改進和完善醫院檔案管理模式，使得醫院檔案

管理的信息化發展道路具體明確、切實可行。

一、醫院檔案管理責任工作重大

醫院檔案包含醫療技術、儀器設備、教學、科研、財會檔案、

基本建設、黨政管理共七類，是行政、科研、后勤、資產管理及

其他各項工作中直接形成的。因此，醫院檔案是具有保存價值的

歷史記錄，記載了醫院一直以來進行醫療、科研及教學等各職能

活動的全過程。

醫院檔案管理工作是一項機密性、專業性較強的工作，是醫

院管理的一個重要組成部分。首先，醫院的檔案管理要以檔案的

完整性為基礎。不僅要確保醫院檔案能夠統一完整的保存，也要

明確的進行規劃分類，維護好檔案之間的關聯。然后，醫院檔案

管理必須具有安全性。醫院檔案記載了醫院非常珍貴的歷史進

程，不能受到外界因素的威脅，甚至損壞。要保證醫院檔案安全

統一，防止內容泄露。另外，醫院檔案管理要遵循經濟性。醫院

檔案的管理不管采取什么模式，也要遵循這個亙古不變原則——

經濟效益最大化，即以最小的投入獲取最大的利益。最后，是醫

院檔案管理的規范性、科學性。想實現共同分享龐大的檔案的信

息資源，便要做到能夠將醫院檔案管理整體規范化，制定出科學

的管理模式。醫院檔案管理將各種現代化技術如計算機技術應用

于檔案管理中，已成為一種現代化發展趨勢。

醫院檔案管理是新時期醫院為做到全面準確的掌握和了解

醫院內部醫療、財務、人事情況的重要基礎，與醫院的日常活動

緊密結合，在日常的運作工作過程中，離不開檔案里記載的重要

信息。醫院以此為基墊，開展學術研討活動，提高醫療水平。從

而更好的進行醫療工作，服務社會。所以，醫院檔案管理工作的

責任重大，是醫院新時期信息化發展尤為重要的基石。

二、醫院檔案管理正逐步實現信息化發展需求

現今，電子信息化逐漸深入，人們已開始使用電子查閱信息，

而替代了傳統的紙質翻閱。有效節省了時間和精力，也增加了信息

資源的使用率。為切合醫藥衛生體制改革的政策，新時期醫院發展

的管理模式已逐漸向信息規范化靠攏。因此，醫院檔案管理不僅面

臨著機遇，也將受到專業技能與管理模式改革創新的挑戰。

新時期醫院檔案管理與電子信息化的融合，具體依附在圖像

和影像文件、文體和多媒體文件上。這些電子文件通過光盤等材

料儲存，是醫院日常工作、學術研究和教研成果，及各項活動情

況的依據，有著重大的意義和珍貴的收藏價值。信息化檔案管理

就是要圍繞醫院核心，能夠使電子檔案發揮出其優勢，讓醫院在

整體發展建設的過程中受益。

現今醫院的信息化檔案管理仍面臨著些許問題：檔案管理人

員缺乏對新技術的認識；部分電子信息檔案還依托于紙質檔案；

電子檔案盲目儲存或重復利用等。這些醫院檔案管理的問題阻礙

了醫院適應電子化發展的前進步伐，主要有以下幾個方面：

（一）檔案利用率低下

在一些醫院管理工作中，忽略了檔案管理的重要性。這種薄

弱的認識，使得檔案管理工作變得微不足道。這種現象導致了醫

院對檔案信息資源的開發力度不夠，以及檔案的使用和利用率低

下的問題。

（二）管理人員技能相對薄弱

醫院部分檔案管理人員自身的專業技能匱乏、知識薄弱，對

檔案管理工作的重視程度不夠，且沒有主動進取、提升自身專業

的精神，忽視了其重要性。因此，逐漸形成了低效率，高標準的

差距現象。

（三）檔案管理制度相對落后

新時期醫療手段和設備隨著醫療研究成果的不斷發展而陸

續更新。但是，部分醫院的檔案管理制度使用的仍舊是傳統的管

理模式，跟不上新時期醫院電子信息化的發展步伐，不能做到及

時補充和修訂檔案內容。因此，科研成果的部分價值得不到體現，

內容歸檔不及時或圖表資料與文字不符等。

新時期醫院檔案管理正逐步實現信息化需求，要重視檔案管

理，合理利用其價值，更好地發展醫院現代化信息化建設。

三、醫院檔案管理問題解決刻不容緩

隨著醫院服務模式的不斷改善，新時期醫院面臨的問題便是

醫院檔案管理工作如何能運用其優勢，變低效率為高收益，使其

服務于醫院日常工作，保證醫院科研活動的順利進行。醫院檔案

管理存在的問題影響了醫院信息化的發展，因此當務之急是要完

善檔案管理工作，順利地推進新時期醫院信息化的建設和發展。

（一）提高醫院檔案管理人員的服務意識

醫院檔案的管理需要工作人員的指導和監督。醫院要注重培

養檔案管理工作人員，提升其專業素養和技能。在檔案管理工作

上，運用科學的管理方式，積極主動地為醫院各項工作和活動提

供服務，努力學習檔案管理工作的新知識，新技術，不斷提高業

務技能，更好地勝任本職工作。

（二）建立完善醫院檔案管理制度

管理工作的核心是制度，為了能夠切合新時期醫院信息化發展

的需求，醫院檔案管理制度要及時完善，進行系統修改補充，向著

規范化和條理化發展，使其行之有效。醫院檔案管理制度要以《檔

案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》為基礎并結合醫院實際情況制

定，保證檔案從歸檔到庫房管理能夠做到標準完整，步步清晰明確。

（三）建立醫院檔案管理信息化方式

改變傳統檔案管理觀念，樹立檔案管理創新意識。要建立能

夠提高檔案利用率的檔案信息管理系統，維護檔案完整和安全

性。制定嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對

策略，加強監控。

醫院檔案管理經歷了載體的轉變，管理模式的提升，檔案管理

工作愈加重要。重視醫院檔案管理建設，合理利用檔案信息資源優

勢，主動地為醫學工作和社會活動服務，對新時期醫院信息化發展

非常關鍵。而在現代化發展的進程中，檔案管理也面臨著多重機遇

篇（9）

1 前言

體校主要為國家培養體育人才。體校日常管理過程中涉及到的相關工作比較多。教育部門和學校負責人并未認識到檔案管理的重要性，使體校檔案管理過程中存在諸多不足和問題。檔案管理部門要認識到體校檔案管理的重要性，結合體校具體情況，提高檔案管理質量，推進其整體教學水平和管理水平的提升。

2 體校檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理機制不健全

隨著體校的快速發展，教育部門和學校逐漸加大了對體校檔案管理的重視力度。但是，傳統體校檔案管理弊病的制約，使其檔案管理機制仍然不夠健全。部分體校雖然將檔案管理納入日常工作體系中，但是并沒有結合學校具體情況，完善檔案管理機制，制定具體的檔案管理目標，導致檔案管理過程中，仍然存在嚴重的資源缺乏和人員缺乏。學校負責人也不注重對檔案日常管理工作進行考核、監督和評估，很難將體校檔案管理工作落實到位。

2.2 檔案管理人員素質偏低

檔案管理人員素質普遍偏低，也是制約體校檔案管理的重要因素。近年來，體育院校逐漸開始重視檔案管理工作。但是，檔案管理人員缺乏檔案管理自覺性以及正確的檔案管理意識，使得檔案管理過程中仍然存在諸多弊病。例如，部分體育院校檔案管理職責劃分模糊，檔案人員互相推諉責任。甚至部分檔案人員身兼數職，無法對檔案管理工作進行兼顧。

2.3 檔案管理條件有限

體育院校整體發展水平的制約，使其并未營造一個良好的檔案保管條件，檔案管理過程中缺乏自覺性。雖然，教育理念的革新帶動了檔案管理條件的相應改觀，但是，部分體育院校仍然無法將檔案管理過程中的安全和規范性要求落實到位。例如，部分體育院校不重視檔案室管理，各項設備落后，基礎設施不完善，不能夠滿足現代檔案管理訴求；部分體育院校檔案管理意識不強，并未建立專業的檔案管理部門，只是將相關檔案堆放在各個角落，管理不當，且各項檔案資料損毀嚴重。

2.4 檔案資源建設缺失

部分體育院校尚未建立統一的檔案收集機制。很多文件檔案管理比較分散，不能夠及時歸檔，丟失嚴重；部分檔案在歸檔過程中照片、錄像、實物等缺失嚴重；體育院校并未結合學校特點，對檔案進行針對性的管理，使得學校檔案管理范圍不廣，造成檔案種類單一，檔案內容單薄。

3 體校檔案管理對策

3.1 健全檔案工作管理機制

教育部門和學校要加強檔案管理，將檔案納入學校年度工作規劃中，并在檔案管理過程中對其進行監管和考核，結合具體的檔案管理訴求，將人員和資金等分配到位。對檔案管理中涉及到的相關工作內容進行統籌和分工，定時對檔案管理工作進行匯報，并對其管理過程中存在的問題進行及時解決，將檔案管理作為體校發展過程中的重心。建立完善的檔案管理機制，對檔案管理過程中的職責和人員等進行明確分工，并對檔案管理過程中涉及到的收集、整理、歸檔查閱等各項制度進行確定。

3.2 重視檔案管理人員培訓

體育院校要重視檔案管理人員培訓工作，設立專門的檔案管理部門，對其各項工作職責進行確定，有效避免人員變動對檔案管理工作產生相應的影響。同時，教育部門和學校要對檔案管理人員進行科學合理的選拔，招聘專業的檔案管理人員，并對其進行定期和不定期的培訓和考核，注重對其進行專業知識培訓，不斷提高其在檔案管理過程中的專業素養，逐漸將計算機技術和網絡技術應用到體校檔案管理工作中，實現線上管理和線下管理的同步進行。

3.3 構建檔案安全管理場所

學校要重視檔案管理場所建設，確保檔案管理空間充足，無論是基礎設施建設還是溫濕度都能夠符合檔案管理要求；對檔案安全保護機制進行不斷完善，重視人員監管和安全設施建設，并ο喙氐蛋附行備份，將體校檔案管理過程中的損失降到最低；注重檔案保管過程中的安全性和嚴密性，嚴禁檔案管理過程中出現信息泄露問題。

將體校日常檔案服務工作落實到位，使檔案服務與體校訓練工作能夠同步進行，實現體校檔案的特色化管理。對體校檔案管理過程中涉及到的相關價值和功能等進行深度開發，定期舉行檔案陳列展覽工作，借助豐富的檔案資料，對學生進行體育教育，培養學生和教師的體育意識，幫助他們養成良好的體育鍛煉習慣，促進我國體育事業快速發展。

3.4 完善體校檔案管理制度

對檔案歸檔收集制度進行完善和健全，明確不同類型材料的歸檔范圍，對其進行及時收集和整理；重視特色檔案收集管理工作，將檔案收集管理工作貫穿到學校日常管理和運動員日常訓練的各個階段，確保管理人員、教練和班主任共同參與到學生檔案管理中來；對運動員檔案進行分類和歸檔，確保檔案管理的全面性；對運動員檔案進行對比、分析和整合，并以此為指導，實現日常教學過程中的針對性和有效性。

4 結語

檔案管理是體校日常管理過程中的重要組成部分。當前我國體校檔案管理過程中仍然存在諸多問題和缺失。學校要結合自身實際管理情況，對日常檔案管理過程中的各項制度進行完善和落實，并認識到檔案管理對體校人才培養的重要作用，結合時展訴求，提高體校檔案管理的科技化和信息化程度，不斷提高體校競爭力，以營造良好的人才培養環境。

參考文獻：

[1] 韓小重.高職院校檔案管理工作現狀分析及其對策[J].晉城職業技術學院學報，2011（04）.

篇（10）

科技檔案實際上是一種較為重要的企業資源，其本身的價值一定是需要在得到開發領用的基礎上，才可以為企業創造出來一定的價值。供電企業科技檔案中記載的內容一般情況之下都是施工或是輸變電領域中的真實數據，針對其展開管理、利用以及積累工作過程中，應當將經驗和創新技術總結下來，從而科技檔案也就會演變為日常工作中一項極為重要的依據，最終也就可以在供電企業日常工作的過程中作出一定的貢獻。

一、供電企業科技檔案管理工作過程中涉及的內容

在供電企業發展的過程中，科技檔案實際上是所有文字、數據以及影響等具有保存價值的資料作為原始的記錄形式。科技檔案的內容其實和供電企業各個層面上的相關事務之間都有較為密切的關系，隸屬于潛在層面上的生產力包含的范圍之內，從整體層面上為電力企業的發展提供一定的支持。電力企業的科技檔案是將以往供電企業的所有活動都記載下來，其中包含電力建設、科研等事物。當人們針對以前的生產建設活動展開研究的過程中，展現出來了極為重要的考證價值，也是在實現發展過程中需要使用到的一種客服記錄，在各個層面相關研究工作過程中都可以起到一定的考察和憑證作用。電力科技檔案是電力企業在生產相關工作過程中形成的第一手的資料。比方說，工程項目檔案就是在整個工程項目過程中涉及的各個階段的較為真實的記錄，它不只是工程竣工投產、達標驗收相關工作過程中需要使用到的重要構成成分，更是在不久電網實際運行以及擴建維修相關工作需要使用到的極為重要的憑據。

二、提升供電企業科技檔案管理工作的措施

如果沒有專業的知識和水平，想要提升供電企業科技檔案管理工作水平，自然是一件較為困難的事情。因此，在第一個層面上應不斷豐富專業知識，不斷在供電企業科技檔案管理發展規律領域中作相應的歸納總結工作。近年來，科技檔案的種類和數量呈現出來一種不斷增長的趨勢。在此基礎上，從事檔案管理工作的人員數量自然也就呈現出來一種不斷提升的態勢。怎樣才可以妥善完成新老檔案管理人員的培訓和業務交接工作，從而將檔案工作質量控制在一定的范圍之內，就成為檔案管理工作人員在實際工作過程中需要解決的問題。從事供電企業檔案管理工作的人員，在實際工作過程中，應在一定程度上提升專業知識和技能。在此基礎上，保證自身的專業素質水平。第二個層面上應當充分重視專業素質領域中的培訓工作。職業技能培訓工作進行過程中，也應當充分重視新知識的補充。在人才基礎的層面上，保證科技檔案管理工作的質量和效率。貫徹落實科技檔案管理利用制度。供電企業中的領導者應充分重視科技檔案管理工作的發展，為科技檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。如果企業領導者不重視科技檔案管理工作，日常生產相關工作過程中也就難以發揮科技檔案管理工作的經濟效益，就更不會重視檔案管理工作。供電企業科技檔案管理工作是一項復雜程度比較高的工作，在實際施行過程中需要得到各個層面上的支持。所以，領導的重視非常重要，同時也可以為檔案管理工作水平的提升奠定基礎。

三、結語

供電企業的科技檔案是企業開展經營和管理工作過程中需要使用到的一項極為重要的基礎性資料，投資建設以及日常生產相關工作過程中使用的基本數據一般情況之下都記錄在科技檔案中。因此，科技檔案在供電企業技術領域中占據的地位非常重要。所以，我們要充分發揮科技檔案在實際應用過程中的各項性能，最終也就可以在供電企業日常管理工作以及設備后期維護工作過程中作出一定的貢獻，最終在我國社會經濟發展過程中作出一定的貢獻。

篇（11）

（一）電子檔案原始性難以判斷

長期以來機關文書檔案都是采用紙質材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態轉變為虛態，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進行辨別。

（二）文書檔案資料收集不及時

在社會快速發展過程中，部分業務性較強的機關部門檔案數量越來越多，這就導致在行政機關管理工作中檔案收集、整理、數字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機關公文收發流轉人員相分享，專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，這種情況下，各個業務科室在對文書檔案進行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業務、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發現個別公文丟失的問題。

（三）辦文人員檔案管理意識不強

首先，文書部門工作人員都沒有經過系統的檔案業務培訓，同時辦公室負責公文收發流轉的工作人員自身對于檔案法律法規及檔案專業知識也十分缺乏，這就導致公文流轉過程中無法及時對需要存檔的文件材料進行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領導者對于公文存檔的重要性缺乏認識，在對文件行文進行簽發及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內容行為不規及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。

二、加強機關文書檔案管理的有效途徑

（一）提高文書檔案人員的綜合素質

首先，文書檔案人員要努力提高自身的業務素質，能夠熟悉運用計算機技術和網絡技術。

其次，作為機關文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻、勤奮敬業。

最后，機關文書檔案是一項非常嚴肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴謹的工作態度，端正服務意識，努力提高檔案服務質量，進一步促進文書檔案的有效利用。

（二）健全機關檔案管理制度

加強相關檔案法律法規的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯絡，在業務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。

（三）構建機關檔案工作組織網絡

健全機關文書檔案工作組織網絡，就應該不斷地創新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網絡，并在“網絡”內部做到層層落實，切實執行，就能夠提升管理質量。健全“網絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現信息化文書檔案管理。

（四）做好文書工作和檔案工作的規范銜接