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紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

三、技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

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一、檔案文化是一種文化資源

現代人類進入信息社會，獲取文化的途徑出現多元化趨勢，與去檔案館鉆故紙堆相比，人們更樂于采取其他方式獲取文化信息。但檔案文化對文化存儲和傳播有不可替代的作用。檔案文化承擔維護歷史真實面貌和為社會文化發展提供文化資源的重任。主要表現在：

（一）文化憑證價值：檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的原始記錄，真實再現了人類文明的歷史，檔案文化在文化歷史變遷中起獨特的憑證作用，是一種任何其他資料難以替代的文化資源。不同民族、不同國家在不同時代有不同的文化傳統，檔案就是它的記錄和見證。這樣，多個國家、多個民族的檔案就匯成整個人類文化遺產。中國五千年文化一脈相承，中華民族在發展過程中形成重視檔案的優良傳統，積累豐富的檔案文化資源，為燦爛的民族文化提供充足憑證。如先秦有文字可考的歷史文化，主要是以甲骨檔案為最早的信證。檔案文獻的保存與重新發現，還為解開文化史遺留問題提供有力佐證。還有許多國家選擇重大歷史事件發生年代為本國檔案禁毀年限，因為這些年代以前的檔案對其民族文化傳承具有難得的文化憑證價值。檔案是民族文化的集中體現，內容廣泛而豐富，涉及朝政國法、軍事經濟、風土民情、自然景觀等各方面，是一個民族、一個國家歷史的真實記錄。民族文化精華也是世界文化的源泉。如我國藝術研究院音樂研究所珍藏的“中國傳統音樂聲音檔案”，第一歷史檔案館珍藏的“清代內閣檔案中關于西洋文化在華傳播的檔案文獻”已先后被列入“世界記憶”工程名錄，成為“世界記憶遺產”。1999年，波蘭的肖邦手稿和哥白尼手稿等也被列入“世界記憶遺產”。

（二）文化媒介價值：檔案文化蘊涵豐富的歷史文化知識，是人類文明進步的階梯，有重要的文化媒介作用。人們對各族歷史文化的了解，主要是通過史書、檔案文獻和文物實現的，其中檔案的作用極為顯著。首先，檔案文化是人類文化活動的歷史積淀。一個民族自從進入歷史文明時期以來，甲骨、金石、簡牘、縑帛、金冊、紙墨文書、聲像縮微這些記錄不同時代文化的檔案多姿多彩，真實客觀地記錄著民族文化發展的全過程。可見，檔案與文化始終共生互動。其次，檔案文化是人類文化傳承的重要紐帶。借助檔案文化，能跨越時空條件限定，實現活知識的傳遞、流動和延伸，使文化得以傳播、延續、繼承和發展。并通過檔案文化開發利用，可達到發展已有文化成果的目的。再次，檔案文化促進中外文化交流。一國文化的發展不能離開人類文明的共同成果，而要開展多種形式的對外文化交流，博采各國文化之長。就文化發展自身規律而言，對外文化交流是增強民族文化影響力、擴大文化視野與提高文化水平的必要途徑。當前檔案館對外文化交流活動越來越多。每個檔案館都代表了其所處環境的文化，大到。一個國家，小到一個單位，莫不如此。因此，檔案館文化交流活動往往有較濃的文化色彩。

二、檔案文化價值的實現方式

檔案的文化價值是多元的，因而，其實現方式也必然是多元的。綜合起來，可以從以下方面來說明檔案文化價值的主要實現方式。

（一）發揮史料信息中心的作用。檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現實的紐帶。因而，檔案保管部門尤其是檔案館應該成為歷史信息存儲中心，并通過各種有效的手段，為歷史學、社會學等研究提供歷史信息，以充分發揮檔案延續社會記憶的功能。

（二）擴展教育功能。檔案之所以成為宣傳教育的生動素材，具有強大的教育功能，是源于其歷史性、原始性和直觀性的特點。

檔案用于各種形式的教育之中，是檔案開放利用后被日益擴大的功能之一。這一功能在二十世紀五十年代就被許多國家所認可，而且作為發揮檔案文化屬性和實現檔案文化價值的重要手段。如檔案學者史密斯就指出：“如果檔案材料成為學校歷史教學中必要的組成部分，并且它能夠激發一種鑒別和了解歷史的需要，那么文化遺產的意識將會得到極大的增強。”法國從1950年就在國家檔案館建立了教育處，次年在法國各省也建立了類似機構，一個專職教師負責組織對法國歷史博物館的教學參觀，并提供解說詞和復制件。這在國際檔案界為檔案用于教育開創了良好的典范。如今，舉辦檔案展覽、匯編專題檔案材料、利用大眾傳媒進行檔案宣傳等等檔案利用方式，都被賦予實現教育功能的含義。

（三）成為休閑文化的組成部分。檔案在休閑社會方面的作用，國際檔案界關注了比較長的時間。早在1980年在倫敦召開的第九屆國際檔案大會上，法國國家檔案館瓦爾德馬恩檔案部主任克萊爾·貝爾舍女士就作了《檔案的普遍利用》的專題報告，提出檔案的“讀者大眾”的術語，并指出“它指的是所有那些不經常到我們閱覽室的人士”，她主張檔案館要“豐富外行讀者知識的接觸”。事實上，從五十年代開始，許多國家的檔案館已經加強了與外界的聯系，并給神秘的、有時是乏味的檔案資源貼上吸引人的“標簽”。這個話題在第十四屆國際檔案大會上又重新提起，西班牙國家檔案館的何塞·貝爾那·里瓦斯·費爾南德斯作的大會主要報告之一就是《檔案在休閑行業中的作用》，指出“檔案作為文化遺產的一個組成部分，他在當前階段擁有了一個很好的工具， 那就是：不僅有利于信息的接收、組織和保存，而且也有助于信息傳播的先進技術。通過運用這一工具，信息的利用被演變為一種文化活動，并成為了休閑文化的一個組成部分。”

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21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。

一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性

計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。

1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇

“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。

2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系

傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。

二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析

檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現有研究成果分析

知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析

目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。

4、從二者管理的目標和動機分析

檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。

檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。

三、知識管理對檔案信息管理的創新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造

業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程

與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術

知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。

四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識

提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。

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一、檔案信息化建設的必然性

隨著科技信息的日益全球化以及就業的壓力，高職院校在整個國民經濟發展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學校在教學、科研、學生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學校發展歷史的縮影和真實寫照。也是衡量一所學校管理水平高低的因素有之一，其價值越來越被社會所認同，其服務領域也由原來的高校內部逐步擴展到社會諸多領域。例如南京大學檔案館就是一個成功的案例。

首先，高職院校檔案信息化建設是高校教育深化改革的需要。近年來，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學改革，新的辦學模式不斷涌現，對檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來越高。如果還沿襲傳統的檔案管理方式，勢必會滯后于高校工作的發展需要。其次，高職院校利用者利用的內容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務。例如畢業生選導師時，不僅要求要查詢所選導師的論文專著，還要求要查詢該導師參與的科研項目以及學術報告的視頻等。最后，傳統的檔案管理服務手段已跟不上網絡技術的發展和電子政務普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現電子檔案文件管理的“時空黑洞”。

二、高職院校檔案信息化建設面臨的問題

由于高職院校絕大多數都是由過去的中等專業學校升格而成，大多數高職院校檔案室規模小，起步晚，投入少，技術設備落后。總體的信息資源建設狀況尚存在以下問題：

（一）多數高職院校領導對于檔案信息化建設的重要性、緊迫性，缺乏認識。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。導致其不能發揮應有的作用。再加上有關部門參與意識薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應有的理解和支持。更提不上對檔案信息化建設進行全面、深入的思考和研究。

（二）開發和利用的方式和手段落后。當前，許多高職院校已對本室檔案實行計算機管理，初步實現了在電子文件統一歸檔。但都未作為檔案進行系統化的處理，而且缺乏統一的規范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當前電子文件的保密、保真技術尚未成熟，檔案信息不能聯網。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機操作為輔。不能實現檔案目錄網絡管理與檔案信息網絡化管理共享信息資源的要求。如果檔案積累的時間比較長，將產生大量的文件和數據，這給檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

（三）高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個人要身兼數職，工作無法細分。高職院校檔案工作人員要么畢業于非檔案管理專業，多數是半路出家的，缺乏檔案管理基礎理論知識，要么檔案工作人員只有專業知識而缺乏相關的信息技術知識。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機構，造成檔案工作人員專業結構不合理，整個檔案隊伍素質普遍偏低。再加上一些具有高級職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對于檔案管理人員繼續教育的措施。這都意味著檔案事業的發展不適應信息社會發展的需求。三、高職院校檔案信息化建設的設想

第一，作為高職院校的檔案管理者應站在學校改革與發展的高度，不斷更新管理觀念。把檔案作為重要的信息資源來看待，有效地提高檔案資源的利用率，提供對外宣傳等信息保障。更大地發揮檔案信息化的作用，為學校可持續發展創造奠基。

第二，建立—套科學、合理的檔案工作管理制度，讓工作人員心情舒暢，自覺地去履行崗位職責。檔案部門應明確電子文件歸檔的時間、范圍、建立一個大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準。才能保證檔案信息資源共享。著錄時使每一項數據項與事物形成映射關系。開發利用時，要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后，制定保密和備份制度，使電子文件盡可能地處在安全保密狀態。

第三，加強檔案管理隊伍建設。高職院校現有的檔案隊伍大多知識結構單一。檔案信息化建設的人員必須是既具備檔案管理方面的知識，又掌握計算機、信息管理、網絡技術的人才。重視提高檔案管理人員的學歷層次，年齡結構的優化，不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍。

第四，充分利用校園網，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理數據庫。把檔案軟件管理系統接入學校的校園網，實現檔案查詢和檢索自動化。鼓勵各部門以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等。利用網頁制作技術，在校園網上開辟檔案信息站點。

第五、高職院校與其他高校不同就在于專業設置，具有行業特色，注重高等技術應用型人才的培養。鑒于此應加快建立本校重點專業、精品課程的特色數據庫檔案。加強教學檔案建設，突出高職院校室藏特色。

第六、檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，但網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅，故要建立檔案信息化安全保障體系。

結束語：總之，高職院校檔案信息化建設不僅僅可以提高教育教學質量及管理效率，還對維護學校權益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統工程，需要檔案工作人員和相關部門共同努力。

參考文獻：

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1．建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

2．建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3．電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4．開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5．開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館（室）全部建立現行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

二、拓展服務領域

1．信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2．興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

篇（6）

經濟的競爭和技術的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業內部受重視的人才的數量和人才的質量，對于整體的檔案建設中不僅僅是要加強檔案管理的技術性人才的培養和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業的檔案管理的人才信息檔案的培養，例如：整體的企業發展中的專長、教育背景等。

在企業的技術創新中，企業的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業的發展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業的現代化的管理水平。

企業技術創新中的檔案信息服務的發展方向

檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業發展的各個途徑的服務性建設，還能為企業的發展檔案管理提供系統化的信息管理，這樣提供系統化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創新的服務體系創造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。

1檔案信息數據庫開發服務。在企業的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。

2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發展情況，進行不同層次的進行研究與開發，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發展研究等，提出相應的對策，參與到企業管理隊伍里來。

3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創新能力，作為企業整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施品牌的傳略服務。

篇（7）

二、水利工程檔案管理中控制節點的限制要求

水利工程檔案中的節點控制是分段進行的，而不同的控制節點由于身處的工程建設的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節點發揮最好的工程控制作用，就要為設置的控制節點匹配合適的限制要求，保持控制節點與工程現實狀況可以緊密相連的狀態，由此促進水利工程檔案管理的優化和升級。其各個節點的限制要求如下：

（一）第一個節點的限制要求

招標分標的方案獲得批復的時候是在水利工程的建設管理班子確定并且擴初設計已經完成的時候，這時招投標還沒有開始，工程處于整個建設的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設管理單位負責，而需要進行歸檔的建設工程的有關內容也已經有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節點。這個節點的目的是把整個項目檔案管理的標準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責等有效文件，并確立檔案管理工作中的領導班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設過程當中檔案管理模式的出發點，所以初期檔案節點的設置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。

（二）第二個節點的限制要求

第二個節點所指的招投標工作包含了工程監理、主體工程的施工以及主要設備的安裝。工程監理是水利工程能否完成質量目標不可或缺的一環，有義務對工程歸檔的情況、尤其是不同標段施工企業的檔案情況同時進行監察和管理。主體工程的施工企業以及主要設備的安裝企業完成了整個建設工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數量繁多，質量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關系著建設工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設置控制節點并指出清晰的限制要求。在這個控制節點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規則、檔案保存的方法以及歸檔的質量標準。在這一節點中把工程檔案管理的標準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。

（三）第三個節點的限制要求

水利工程建設通常由多個企業共同完成，在標段竣工后，施工企業就會傳遞相關的檔案文件并離開施工現場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節點，沒有能夠在適當的時間內把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設立控制節點是非常重要的。這一節點的核心限制要求符合關于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內容是否完整、分類是否科學、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標。如果在檢查中發現問題，應當監督相關的施工企業進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應照這一節點的限制要求實施。

三、水利工程檔案管理中節點控制的具體效用

（一）加強檔案管理的有序規劃

水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環節有所紕漏，都會導致檔案質量的不達標。必須在檔案管理的前期設立專門的控制節點，并明確統一、規范化的標準，同時，還必須設立和完善相應的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。

（二）加強檔案管理的針對性

無論是檔案管理控制節點的時機還是內容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結構和質量。從管理方面來控制水利工程中可預見以及不可預見的不利因素的萌生和發展。

（三）抓住檔案管理的重點內容

依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內容，而剩余部分盡管占有更多空間與數目，卻無關緊要。對控制節點進行設定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統化的開展。抓住檔案管理的重點內容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現人力、財力資源的最大化利用。并且實現水利工程全過程的檔案管理優化與升級，既節約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。

四、水利工程檔案管理節點控制的注意事項

目前水利工程檔案管理的節點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節點控制工作，必須從根本出發，系統地管理和遵循檔案工作的發展規律，切實地做到以下三點：

（一）領導加強重視，狠抓落實

任何工作的開展都離不開領導的重視與支持，節點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關領導要進一步加強對檔案管理節點控制方面的重視，并由領導帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統工作，這樣才能避免節點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節點控制能夠切實地實現，為水利工程建設提供規范管理的指導性依據，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態度。

（二）制定科學、規范的檔案管理操作流程

一套科學、規范的檔案管理操作流程是目前節點控制工作開展的關鍵所在。規范化的流程能夠使各項工作的開展有據可循，避免各自為政、各執一詞的現象，讓各個部門之間可以聯合起來，使管理過程統一、規范，能夠在問題出現時第一時間找到管理依據，從而在執行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規范化，也更加科學合理化，為節點控制的操作提供理論依據，最終統一整個節點控制的操作規范，將其提升一個檔次。

篇（8）

吳寶康教授主編的《檔案學概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。

應該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統認識提出了質疑：其一，如果原始性是檔案的本質屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質屬性。”②

筆者認為，上述質疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據，打印件是機關處理事務的依據，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據，但圖書產生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。”③當然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規定，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一。是文件和檔案的共同本質屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質上來說則屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下，次要性質可以發生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質疑，并進而認為“檔案的本質屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉化的關鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構保存下來的檔案一般是經過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業務部門的歸檔，相對于檔案保管機構來說就是檔案的接收。檔案保管機構除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質屬性，那么未經歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質是信息”⑨。

當然，從信息角度看，檔案所記錄的內容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學界一般都認為，檔案是其原始內容和原始載體的統一體；檔案信息僅指檔案內容而不包含載體，也不強調內容的原始性，……根據信息論的描述，信息不是物質，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質上(主要指其內容)是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾

應該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經加工處理的原生性靜態信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質是信息是不確切的。

四、非現行性

傅榮校同志認為，“檔案的本質屬性——非現行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發揮作用的必然結果。”⑿

很顯然，這一認識是依據文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據文件所起作用的不同，將文件劃分為現行文件、半現行文悠揚和非現行文件三種。由于我國不存在半現行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現行文件和非現行文件兩種，且認為“非現行性是檔案區別于現行文件的唯一本質屬性。”⒀

筆者認為，檔案的本質屬性是非現行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現行文件是指“一個機關、團體或組織處理現行業務時經常需要用到，因而繼續存放在其形成地點的文件。”⒁非現行文件是指“處理現行事務已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應在第二年上半年向機關單位的檔案保管機構移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認為，由此而認定檔案的本質屬

性是非現行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質屬性，其他幾種對檔案本質屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國現代檔案管理教程》，中國人民大學出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國現有檔案定義的缺陷》，《檔案學研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

篇（9）

關鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業檔案管理工作的特性

1.1獨立性企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分,企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。

1.2專業性在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。

1.3系統性企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。

2職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用

2.1對企業發展的步伐和速度起到促進作用企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。

2.2是培育企業核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。

2.3是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。

3加強職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則

隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實現企業職工檔案管理的現代化

當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業務素質

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業的理論知識，掌握這項工作每一個環節的技能技巧，第二要學習檔案管理學知識和應用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業務功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內在聯系和業務工作中的的環節、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學技術知識的價值，只有全面掌握相關門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現代化企業的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業務素質，掌握現代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關專業知識的學習，掌握多方位的知識，以適應新形勢下檔案管理工作的需要。

4結束語

隨著社會經濟不斷發展，現代化企業改革也在不斷深化。作為企業順利實現科學管理重要基礎工作之一的職工檔案工作，在促進企業發展，提高企業內在素質和競爭力，全面建設現代化企業的過程中發揮著越來越重要的作用。

篇（10）

學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中職學校正面臨著重大的變革，作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰，那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？筆者根據《檔案法》的要求，結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析

1.1領導不夠重視

就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質較低

專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識。檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。

1.3檔案信息載體結構單一

目前中等專業學校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。

2．加強中等專業學校檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。2.3加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.4加強檔案的收集和整理

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

參考文獻：

[1]王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育2005（17）.

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工程質量監督檔案是指在工程質量監督實施過程中形成的文字、表格及音像資料，是工程質量監督機構和監督人員從事監督管理工作的原始記錄和重要憑證，也是上級建設行政主管部門對監督機構和人員開展考核的重要依據。加強工程質量監督檔案收集、整理、歸檔的規范化管理，對于促進工程質量監督管理水平進一步提升，體現質量監督管理工作的科學性、公正性和權威性有積極作用。因此，做好工程質量監督檔案管理工作意義重大。

一、工程質量監督檔案管理中存在的問題

（一）工程質量監督檔案標準不明確，材料內容參差不齊。住房和城鄉建設部第5號令《房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理規定》要求質量監督機構需建立工程質量監督檔案，但未對工程質量監督檔案的具體內容進行明確。具體到地方，以湖北省為例，《湖北省房屋建筑和市政基礎設施工程質量監督管理暫行辦法》（鄂建[2011]79號）明確了工程質量監督檔案的立檔時間要求及保管期限，但也未對監督檔案具體內容提出意見。內容標準的不明確，造成各地質量監督機構在形成監督檔案時隨意性較大。有的監督檔案資料浩繁，有的卻寥寥數頁；有的把施工、監理等單位的技術資料甚至工程圖紙均收集存檔，真正反映監督工作開展的記錄卻難覓蹤影，材料內容不符合要求。（二）囿于實際困難，監督檔案資料不同步，不連續。質量監督工作主要在現場展開，在現有的條件下，監督檢查記錄一般由監督人員在檢查結束后回到辦公室予以補記，監督記錄的同步性較差。同時，隨著市政基礎設施建設規模的日益擴大，監督人員的監管任務屢創新高。在一名監督人員同時監管數十項工程的前提下，完全將監督抽查與監督計劃逐一對應且同步記錄還有一定的實際困難，監督檔案資料的連續性存在差距。（三）重視程度不夠，監督檔案資料不規范、不交圈。部分監督人員重實際檢查、輕文字記錄，往往出現監督記錄字跡潦草、內容簡單、簽證不全等問題。有的監督檔案中有針對質量問題的整改通知，卻無責任單位的回復報告及現場復查記錄；有的在監督記錄中提出了監督意見，而后續的檢查記錄中沒有相關的落實情況。（四）市政基礎設施工程特殊性造成工程質量監督檔案歸檔難。市政基礎設施工程戰線長、斷面多，有的甚至邊拆邊建，造成大多市政基礎設施工程履行基本建設程序不足，無證施工、先施工后辦理注冊登記手續、未經竣工驗收備案即投入使用的情況比較普遍。建設行為的不規范給工程質量監督檔案收集整理造成很大困擾。有的工程介入監管時已經開始施工，前期相關資料難以收集；有的工程已經投入使用但遲遲不辦理竣工驗收手續，工程檔案資料長期滯留在監督人員手中難以移交，隨著時間推移難免出現遺失、損毀等情況。