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新員工是一個組織的新鮮血液，給組織帶來朝氣與生機。為了使新員工能盡快適應組織的文化、環境與要求，通常會對其進行培訓。一般說來，對新員工的系統培訓包括工作技能培訓與工作適應能力的培養，前者通常需要在短時間內完成，而后者則需要潛移默化，長時間的熏陶與磨合。

筆者認為，如果能將文書檔案整理工作統籌為新員工系統培訓內容之一，將對新員工初步認識單位的組織機構及其人員組成，了解單位的辦事流程與規范，方便日后的工作協調等起到積極而事半功倍的作用。

一、文書檔案整理工作作為新員工培訓的可行性

1.文書檔案整理工作易于接觸，易于培訓

文書檔案是在單位行政管理事務活動中形成的記錄材料，通常由通用文書轉化而來，包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。作為單位或者部門，只要有事務需要處理，就必然產生文書檔案，必然產生文書檔案整理工作。同時，隨著文書檔案現代化管理技術的應用，文書檔案正從按固定時間周期整理一次（按卷宗歸檔），轉變為及時整理的日常工作（按件歸檔）。這就使得文書檔案整理工作可以成為新員工普遍培訓的一個專項內容。

另外，雖然文書檔案整理工作是文書檔案管理工作的基礎，是形成系統、完整、有效的文書檔案的前提，但其技術要求明顯低于文書檔案整理工作。作為新員工，可以通過簡要的培訓，提高對文書檔案整理工作的重視，以高度的責任心和細心，便可以勝任文書檔案整理工作，并將繁瑣、枯燥的文書檔案整理工作化整為零。

2.直接推動單位的檔案管理工作，可以獲得文書檔案管理部門的支持

根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，企事業單位應及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理（立卷）、歸檔，其中也對的檔案管理工作做了明確的規定和細致的要求。而檔案管理中存在最大的問題是檔案材料的及時歸檔問題，材料不能及時歸檔通常有三種原因：一是認識不足，對應該歸檔事件不敏感，沒有形成歸檔材料；二是缺乏積極性，為了部門使用方便對于該歸檔的材料不歸檔；三是沒時間歸檔，日常工作繁重，將歸檔作為緩辦事宜。

培訓新員工參與到檔案整理工作中，可以使新員工從入職開始便重視文書檔案工作，同時，由于新員工處于培訓階段，工作量不是很大，又有極大的工作熱情，可以有充分的時間對文書檔案進行收集、整理，解決文書檔案材料歸檔難的瓶頸，不僅變向的促進了各部門對檔案工作的重視，更推動了單位的文書檔案管理工作。因此，文書檔案管理部門將全力提供必要的技術支持與培訓。

二、新員工在檔案整理工作中的收獲及關注點

文書檔案整理工作看似簡單、重復，枯燥、無趣，但其內容卻從一個側面反映單位各項業務的辦理過程，乃至單位的成長與發展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗與培養著新員工的協調能力；在對文書檔案材料認真、細致的整理與觀察中，逐漸形成對單位工作流程與辦事規范的初步認識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業務有了更為細致的了解。以下是筆者認為新員工在整理文書檔案中應該重點關注的內容：

1.時間

對于普通收文，時間包括文件的落款時間及到單位的收文時間。對于需要部署工作的收文，則需要詳細記錄收文的時間、領導批示時間、初步形成本單位工作部署文件的時間（擬稿時間）、正式發文時間等。

通過對文書檔案材料時間的分析，可以了解一件事情處理的周期與頻率，側面反映一件事情處理難易程度與復雜程度等。

2.修改與批示

文書檔案中的送審（初稿）材料與正式成文通常會有區別，送審（初稿）材料在經過領導批示或修改后才能形成最后成文。這些批示和修改則應該是新員工重點學習和揣摩的內容。因為這些批示和修改，不僅僅是用詞或語言結構上的變化，同時可能反映了領導或集體決策的傾向，對于事態思路上的變化。新員工不僅僅需要學習遣詞用句上的細微差別，更要細心體會和思考文件在修改前后所表達意思是否有差別，是否對事態的發展有著微妙的變化。

3.文件簽轉

文件簽轉是單位處理業務流程的反映，既可以反映一個部門的業務范圍，也可以反映一個單位內部的配合與協調程度。對于一個文件，無論是簽轉到別的處室還是需要由幾個部門共同簽發，都說明類似的事情在單位內部開展，如果不考慮所涉及到的部門的情況或者意見，都是不明智的。而作為新員工，則要多留意文件簽轉的順序及過程，最后發文的簽章等。關于簽章補充一點，如果一個單位既有行政章又有黨委章，則需要新員工在文書檔案整理過程中，細心留意在不同情況下簽章的使用情況。

4.行文風格

文書檔案包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，即使是統一標準格式的公文，也會因擬稿人個人的行文風格而產生區別。如果是會議記錄、工作計劃、工作總結等材料，材料的遣詞用句、行文結構將會有更大的區別。作為新員工，應該用心學習規范的行文方式，并通過文件材料的體會不同工作人員的關注點、辦事思路，協調方式等，避免日后在行文或行事過程中，產生不必要的分歧與摩擦。

三、安排新員工從事檔案管理整理工作的注意事項

1.強調文書檔案整理工作對新員工的培訓意義，統籌各部門積極參與

將文件整理工作作為新員工系統培訓的必修內容，并充分爭取各部門的支持與配合，向其說明文書檔案整理工作對新員工的培訓作用，動員各部門將一部分非保密的文書檔案整理工作交給新員工來負責，并能夠安排一名老職工進行把關。

2.統一培訓，在操作水平上達到要求，保證文書檔案整理工作的質量

文書檔案整理工作雖然在技術上沒有文書檔案管理工作標準高，但在進行此項工作時，務必要對新員工進行基本的培訓，明確單位文書材料的歸檔范圍、歸檔原則、編號方法等，避免新員工的文書檔案整理工作流于形式，成為無用功。要求新員工以高度的責任心來對待文書檔案整理工作，并學會從檔案材料中科學的分析問題，細致、用心的揣摩，盡快在感性上對單位的各個機構、各項業務乃至工作人員有初步的認識。

3.強調保密性

企事業單位的文書檔案都有其保密級別的設定，在安排新員工進行文書檔案整理工作時，單位首先應明確哪些文書材料是新員工可以接觸或整理的，哪些是接觸后仍需要保密。一般來說，新員工通常有試用期，建議單位在與新員工簽訂保密協議的前提下，根據新員工的狀態，是實習期還是已經過實習期，來確定文書檔案的整理范圍。

綜上所述，新員工要積極參與到文書檔案整理工作中，為單位的檔案資源體系建設做貢獻，并在實踐中學會客觀、科學的利用文書檔案資源，使自身盡快適應新的工作環境、勝任新的工作崗位。

參考文獻

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上半年我局在分管副區長、局長的帶領下，安排抽調業務人員，對2014年12個美好鄉村點的檔案工作進行了一次回頭看，同時對2015年新確定的12個省級美好鄉村點堅持村村必到，對它們的檔案工作進行了現場的整理指導。

3、指導全區部分財政所和律師事務所的檔案目標管理升級工作。

上半年，我局業務人員多次深入__、__、__，對三個鄉鎮財政所的檔案管理工作進行了全面細致的清理，經規范整理完善后，這三個財政所的檔案工作均已達到了目標管理省一級的先進標準，目前已上報市局安排驗收。

除此之外，業務人員對新成立的安徽殷平律師事務所的檔案工作也進行了多次的現場指導，目前該所正在對檔案工作進行最后的整理完善，下一步將爭取進行省二級的檔案工作目標管理認定。

4、持續推動檔案基礎工作的開展。

一是指導全區各單位的檔案整理工作。印發了《關于做好2015年文件材料歸檔工作的通知》，督促全區各單位按時完成建檔工作；對各單位檔案工作開展指導，確保工作質量。二是做好破產企業的檔案指導工作?，F場指導并督促健康食品廠做好破產后的建檔立卷工作，下一步將接收進館。三是加強醫保、社保、土地等部門專業檔案的指導。四是做好土地確權工作的檔案業務指導。五是對__鎮、地稅局、律師事務所的檔案目標管理工作進行了重新認定。

5、切實做好檔案調閱利用工作。

上半年共接待涉及企業招工、婚姻登記、土地承包、計生資料等方面調閱人員790余人次，查閱檔案資料1460余卷（件），復印檔案2300余張，充分發揮了檔案的社會效益。

6、完成區委、區政府交辦的重點工作。

1、強化檔案法制宣傳，開展執法檢查，加大檔案監督力度。

2、加強檔案業務指導，舉辦業務培訓班。

3、強化檔案資源、利用和安全體系建設，加大檔案信息共享平臺的建設力度；

4、積極參與重點建設項目檔案的專項指導與管理工作；

5、有重點地開展檔案的征集、搶救和維護工作；

6、繼續做好各鄉鎮財政所的達標升級工作。

7、指導土地確權檔案的同步收集與整理完善工作。

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（一）缺乏完善的制度。當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規范。這樣將造成檔案資料出現遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。

（二）硬件設施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經常造成資料丟失并出現損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規定進行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導致一些珍貴的文件、案卷在反復調閱的過程中，將難以避免出現損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，認為僅僅需要將紙質信息輸入到計算機內即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。

（四）人員素質有待提升。當前，檔案管理人員素質還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應的培訓工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業務能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現檔案信息遺漏的問題。

二、檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，需要按照《檔案法》中的相關規定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規定，加大對相關工作人員的監管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規范自己的行為。

（二）增加投入，購置設備。要充分考慮到實際情況，建立標準化的檔案室，并配置掃描儀、計算機、復印件、防磁柜等設備。在當前信息時代下，以往人工操作的模式已經逐步被淘汰，要加大對先進技術、設備的應用，加快檔案管理軟件的開發，確保檔案的立卷、編目、檢索、統計以及借閱等可以正常開展。要轉變以往手工操作的方式，使用計算機進行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實現了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業人員負責管理，嚴格規定進入權限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設置專門負責檔案管理的機構，安排專人管理，將專用箱柜等基礎設施配置完善。明確保管期限。對于已經超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀，

（三）主動提供檔案服務。第一，對檔案實行精細化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規范、高效。第二，充分發揮先進設備的作用，如利用計算機、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務意識，改變以往被動的狀態；要主動了解檔案利用者的需求，（下轉第162頁）（上接第135頁）以便提供相應的服務。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎上，認真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠將有價值的檔案資料準確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據相關流程與規范，將檔案資料及時收集起來，防止出現混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創造條件。

（四）加強檔案信息化管理。在社會發展與變革的過程中，檔案管理工作出現了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發揮計算機的優勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。

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__市民政局文書及業務檔案室設在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達200多平方米，設庫房2間40多平方米。根據統計2003年至2014年，現藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內收養登記56例。2005年以來共有優撫檔案311

盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。

(一)加強檔案法規學習，夯實檔案工作基礎

為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規知識，不斷提升自身素質。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規劃和年度工作計劃當中。同時落實了自查責任制，明確了各項工作職責，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學習，提高工作人員素質。我局利用中心組理論學習平臺組織中心組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規知識，組織學習《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養法》、《四川省婚姻登記辦法實施細則》等，利用周一學習日機會組織全局干部職工學習檔案法規，形成了全局領導干部帶頭學習檔案法規的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養登記業務及婚姻收養檔案管理培訓;四是積極組織干部職工參加檔案法律法規知識有獎競賽，以熟練掌握檔案法規知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發生，同時積極配合檔案部門進行法制宣傳活動的開展。

(二)強化組織管理，確保檔案工作落到實處

近年來，為切實加強對檔案工作的領導，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關股室負責人為成員的檔案工作領導小組，具體負責指導檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時有任務，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結匯報。二是配備了專門文書和業務檔案工作人員，負責文書及業務檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到及時總結匯報。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進一步完善了檔案管理的各項工作規章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責任、獎懲、工作守則等一系列規章制度，在實際工作中，我們利用制度的穩定性和執行制度的嚴肅性有效規范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴格執行各項管理制度，強化制度執行情況督促檢查，在檢查指導考核收養登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規和工作制度執行情況，發現問題立即整改，確保各項檔案法規和制度貫徹落實無偏差。

(三)加強基礎設施建設，保障檔案資料安全保管

我局以婚姻檔案規范化建設為契機，加大對檔案基礎設施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設立了專門的文書和業務檔案室，購置了鐵質檔案柜和檔案架，二是配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、消毒設備，落實專人負責，規范操作，確保檔案信息系統安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護措施，定期殺蟲，每天對檔案進行觀察、霉雨季節對檔案室進行必要的通風措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設施投入達5萬余元。

(四)強化檔案業務，確保檔案完整準

確

近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業人員對我局檔案進行整理歸納，加強檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實施辦法》規定進行操作管理，做到了登記檔案即時整理歸檔，當年立卷，保障了檔案資料的完整、準確、系統。婚姻登記、財務、城鄉低保、優撫安置等建立了專門的業務檔案室。

1.加強檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內收養登記46例。2005年以來共有優撫檔案311

盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財務檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達到100%。在檔案收集上，嚴格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財務、優撫等專門的業務檔案室，實行各股室統一管理，妥善保管好各類檔案。

2.加強保管、查閱利用和移交工作。局領導高度重視，在辦公經費十分緊張的情況下擠出經費，繼續加大投入，改善基礎設施，確?！坝布卉洝?，購置專門鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強檔案管理信息化建設。我們實行了婚姻登記微機自動打印，檔案存儲進入了電子檔案管理中心，安排專人負責婚姻檔案的整理和微機補錄工作，實現了電子、紙質檔案雙保險，初步實行了微機化管理。

3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進行清理，歸檔等工作，做到了及時歸檔入室，完善檔案整理工作。

4.按時報送檔案統計報表及信息報送工作。

一是根據自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規學習不夠;工作經驗不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準確。

二是由于民政局的特殊性，涉及的業務繁多，所有檔案實行集中管理有難度。

一是繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。

二是從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。

三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。

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一、指導思想

緊緊圍繞學校工作的總體要求，發揚團結協作、敬業奉獻精神，以促進學生發展、教師發展、學校發展為根本。堅持以為教育教學及全體師生服務為宗旨，充分發揮辦公室的參謀、協調和服務職能，努力改進工作方法，提高工作效率，使辦公室工作達到制度化、規范化。

二、具體任務

1、根據上級要求做好學校黨總支的各項黨建工作。

2、根據上級要求做好離退休教職工的各項工作。

3、協助校領導和有關部門做好重點工作。

（1）、配合學校抓好本學期重點工作的組織安排，推進學校工作順利開展，確保學校工作政令暢通。

（2）、辦理公文、文函等日常公文處理工作、接待來訪工作，構建協調和諧的運轉機制。

（3）、協助學校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。

4、認真做好各種會議的籌備工作。

組織協調學校重大會議以及各類教育教學會議，安排好會場，及時記錄學校工作紀要，做好會議記錄，認真整理會議紀要。

5、認真地完成辦公室常規工作并搞好檔案管理工作。

（1）、按照要求認真整理好各類檔案，對上級下發的文件要認真、規范、及時處理，做到文件傳送不拖延、無積壓、無遺漏和丟失，收集整理各項檔案資料并裝訂成冊。做好人事管理工作，掌握基礎數據，按要求及時上報信息。

（2）、做好學校上傳文件、外傳報告等文字材料的撰寫和整理存檔工作。

（3）、在校領導指導和幫助下，明確任務，各負其責，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作。

（4）、認真抓好行政領導及教輔管理人員的考勤和考勤機的使用管理工作。做好教工例會、行政會議、校長辦公會等與會人員的出勤記錄。

（5）、做好教職工職稱評聘、職稱異動、評先樹優、學期考核、年度考核等工作。進一步完善崗位設置工作，以此推動和加強教師隊伍建設。

（6）、做好學校每個月的工作量、加班費、獎勵性績效及部門增量、公積金、住房補貼等核算工作。

（7）、當好校長的行政助手。協調各部門工作，及時向校長反饋；重視加強對外聯系與接待工作，做好校務公開工作。

（8）、做好學校公章使用登記工作。

（9）、及時出好會議通知、工作安排通知、節假日放假安排等通知。

（10）、做好學校領導交辦的其他工作。

三、具體措施

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檔案整理工作開始之初，市編辦領導非常重視。編辦主任、人事局副局長楊進學同志及時組織召開了編辦科長會議對檔案整理工作進行了專門部署，一是要求登記科全體同志必須從思想上、行動上重視此項工作，爭取盡快拿出方案并全面展開；二是要求編辦其他科室全力配合，隨時抽調其他同志到登記科幫助檔案整理工作；三是調撥資金購買了10套檔案柜、一臺電腦、一臺打印機，把編辦唯一一臺復印機調整到登記科方便規范檔案材料，并專門調整出一間大辦公室用作存放檔案柜，為檔案整理工作打下了堅實的物質基礎。在整理檔案過程中，先后2次來到整理現場詢問工作進展情況，有困難及時幫助解決，并對檔案整理工作的目的、需要達到的目標做了重要指示。

二、明確目標，積極籌備。

1、召開會議，布置工作。在2005年6月份，我們認真學習領會省登記局《檔案管理暫行辦法》精神，及時向各縣(市)區轉發了《關于開展全省事業單位登記管理工作監督檢查與指導的通知》和《檔案管理暫行辦法》，并召開了縣區工作會議，對事業單位登記檔案整理的目的、意義以及重要性和必要性進行了學習，把檔案整理與六年來開展事業單位登記管理工作的成效結合起來；把檔案整理與服務事業單位、服務社會的意識結合起來；把檔案整理與年終評先結合起來，統一了思想，提高了認識，充分調動了各縣（市）區做好這項工作的積極性。對市登記局如何做好這項工作的總體安排部署及方式、方法進行了簡單介紹，圍繞中心工作，制定了登記管理工作進度表。我們將年度工作區分為：學習準備、全面實施、調研學習、重點攻關、總結提高五個階段，并對各個階段重點工作的各項任務指標進行細化、量化。對檔案整理工作中將遇到的熱點、難點問題進行了解答，對工作態度、工作標準、工作目標提出了具體要求。

2、反復協商，制訂方案。事業單位登記檔案和其他檔案整理不同。一是沒有可以借鑒的經驗和統一的標準，雖然省登記局制定了一些標準，但在具體實施中必須要根據實際情況進行一些調整；二是要求高，既要求檔案材料完整、規范，又要求易查閱、易整理；三是既要求往年提交的材料必須永久保存，又要求每年的事業單位年檢、變更后的材料可以續添。所以，制定出既能結合我市實際，又能符合事業單位登記檔案特點的統一標準和規范成為了困擾我們工作的“攔路虎”。為解決這一難題，我們主動到市檔案局學習、取經，邀請市檔案館的有關專家到現場根據我市具體情況進行幫助指導，經過反復協商，研究制定出了適合我市事業單位檔案整理的具體方案和標準，為下一步整理工作打下了堅實的基礎。

3、統一標準，充分準備。為了做到全市統一，也為了方便各縣（市）區的準備工作，我們統一訂制了檔案盒6500個，按照省登記局《暫行辦法》要求訂制了5種顏色的各種目錄、表格10萬余份，刻制了各種印章16套大小200余個，下發到各縣(市)區，為檔案整理做好了充分的前期準備。

4、增補材料，未雨綢繆。檔案材料的完整性是整理檔案的基礎，年初，我們利用年度檢驗的有利時機，對全市所有事業單位的《內容規范表》進行了整理打印，并要求事業單位全部補填了《事業單位登記事項備案表》，對各事業單位需補送的檔案材料也要求必須補齊，否則不予年檢，對我市事業單位檔案的完整性起到了至關重要的作用。

5、以干代訓，全面展開。事業單位登記檔案整理工作時間緊、任務重、要求高。在市登記局經過一段的整理歸檔并掌握了程序、方法后，如何帶領全市1市8縣6區全面開展工作是當時的首要任務。為此，我們采取了“以干代訓”的方法，這是我們檔案整理工作中的一大特點，具體方法是：由各縣（市）區登記局接到通知后，分批分期派1－3名檔案整理工作人員到市登記局，由市登記局一對一的教，教會為止，再由各縣（市）區檔案整理工作人員單獨整理30份檔案材料，遇到問題及時進行解答，審查合格后視為培訓合格，回去后按此方法再帶未培訓人員。這樣，在不耽誤市登記局整理檔案的同時，很快事業單位登記檔案工作便在全市全面展開。

三、忘我工作，廢寢忘食。

1、嚴謹細致，加班加點。按照具體的實施方案，一份完整的檔案需要進行編號、規范、整理、打號、填寫目錄、加蓋印章、縫紉、填寫檔案盒共8個步驟，每一個步驟都必須做好大量的準備工作，全市市直609個事業單位，近4000份檔案材料需進行規范、整理、歸檔，為了檔案的整體美觀，檔案盒上的內容必須一個人全部填寫，所有檔案整理完畢后也必須一份一份用縫紉機匝好，工作量可想而知。市登記局三名同志在工作中從不叫苦叫累，不放過一個細節，不漏掉一個步驟，加班加點，埋頭苦干。科長董長蘭同志以身作則，身先士卒，在處理日常工作的同時，撲下身子和大家一起干，身體不舒服，天天服著中藥也不休息，經常和小伙子一樣加班到夜晚8點多鐘；科員李慶同志，愛人出了車禍，右腳粉碎性骨折，行動不便，在愛人最需要照顧的時候從未耽誤工作，把愛人安排到父母家后和大家一起加班加點，忘我工作。在檔案整理的三個月中，我們基本上未休息過一個星期天，這些是我們在檔案整理工作中的一大亮點，通過大家的努力，9月底，我市市直各事業單位的檔案就已全部整理完畢。

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建立和完善教學檔案，是一個學校教學工作正常有序開展的重要保障，是考察一個學校質量的重要指標，是記錄學生成長學習過程、記錄教育教學改進和提高的重要載體。

一、教學檔案管理的主要內容

1.教務管理。教務管理主要包括：各級教育主管單位對教學工作的年度安排，學校教學過程中的進度安排以及教學安排，教師隊伍集中學習及分散學習的安排計劃，各類教學活動的安排及記錄，學校年度工作總結，與學校日常管理活動有關的圖片和影像等資料，學習結合自身實際編制的教學資料，年度考核及教學測評結果等，學校教學工作相關各類資料。

2.教師管理。教師管理主要包括：教師備課筆記，教師上課情況記錄，班主任工作記錄，教師教學計劃、教學總結及學習報告等，定期組織學科教研組教學交流記錄，教師基本功、教學技能評比及獲獎情況記錄，實驗室、圖書館使用情況記錄，各種文體活動情況記錄等。

3.學生檔案。學生檔案主要包括：新生錄取情況，學生畢業升學去向記錄，畢業證、競賽證明等證件影印件留存，學籍注冊，每年學生學籍變動記錄，學生教學質量檢測成績、期中期末考試成績、學業水平測試成績等各類考試成績記錄，學生評優記錄，參加各種學科競賽及文體特長，學生干部及黨員團員名冊等。

二、教學檔案管理工作的現狀

1.思想認識不夠。很多學校在進行教學檔案管理的歸檔整理過程當中，僅僅將一些有形的資料，如教學的相關文字資料、教師備課的記錄等，簡單地進行整理，之后堆放在一個角落里面束之高閣，沒有再進行科學、系統地整理。甚至有些學校的管理者認為，教學檔案就是應付上級檢查的一個擺設，往往是在上級下發專門通知要進行檢查的時候，才匆忙補齊，很難發揮檔案管理的作用。

2.管理方式落后。目前，在教學檔案的收集、匯總、整理等各個環節，一直沿用以前的檔案管理方式，很多學校沒有結合學校自身的教學需要和教學安排，對學校的檔案管理方式進行調整。大多數情況下，為管理檔案而管理檔案。這樣的管理思想，直接導致很多學校的教學檔案管理工作停留在檔案盒加日記本的階段，一些現代的特別是信息化檔案管理技術和方式沒有在教學檔案的管理工作中得到很好的應用。

3.人員隊伍難以滿足需要。隨著檔案管理方式、方法的改進和提高，以及檔案利用要求的更加嚴格，對檔案管理人員的素質要求越來越高，專業化水平和熟練掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教學檔案管理隊伍中，一方面很多檔案管理人員是從教學一線退下來的，年齡偏大，對檔案管理的專業技術、專業理論熟練程度不高，掌握內容不全面，難以勝任檔案管理工作的需要。另一方面，一些年輕的檔案管理人員受傳統檔案管理方式、方法的影響，很多時候沿用以前的方法，沒有積極地進行創新，造成檔案管理成了一成不變的工作。同時，檔案隊伍年齡結構不合理，難以形成梯隊，也是檔案管理工作沒有有效發揮作用的一個重要原因。

三、提高學校教學檔案管理水平的建議

1.管理人員要高度重視教學檔案管理工作。作為學校的管理人員，特別是學校的主要管理者，要將教學檔案管理工作放在重要位置抓，做到與學校的各項工作同部署、同安排、同考核。尤其是在檔案管理機構的設置以及檔案管理工作所需設備的保障上，一定要高度重視，確保學校教學檔案管理各項工作能夠得到有效的開展和進行。

2.推進教學檔案管理工作創新。積極學習現代檔案管理工作的新思想、新思路、新方法，對原有的管理思想、管理方式和方法進行全面、深入、細致的分析，勇于開拓、大膽創新，敢于打破條條框框，善于運用新思想分析新問題，運用新方法解決老難題。特別是與現代信息技術相結合起來，以全新的管理思想促進教學檔案管理上一個更新的臺階，以現代化信息技術的廣泛應用實現教學檔案管理工作的新提高，使教學檔案在學校的日常工作中發揮更大、更積極的作用。

3.著力提升教學檔案管理隊伍素質。隊伍素質的提高直接影響教學檔案管理水平的提升。在加強教學檔案管理工作之前，要根據學校建設需要和教育教學的需要，合理制定檔案管理人員引進培養計劃，確保學校教學檔案管理工作人員能夠勝任各項工作要求，要結合教學檔案管理工作的時代特點和技術要求，加強教學檔案管理隊伍梯隊建設，構建合理年齡結構、知識結構等，從根本上打好教學檔案服務學校管理的基礎，為學校教學水平的提升打下良好基礎。

四、結束語

教學檔案管理是強化學校管理的重要工作，是促進教學水平提高的重要基礎性工作，是記錄學生成長經歷的重要載體。學校要更加重視教學檔案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合學校實際的教學檔案管理方法，為教育教學工作提供系統化、科學化、規范化的檔案資料支撐體系，從根本上提高學校的競爭力。

作者:馬銀鳳 單位:新疆林業學校

參考文獻：

[1]張斌，魏扣，馬晴，吳瓊，吳向波.我國檔案學專業人才培養模式研究述評——基于2002-2012年中國期刊文獻的研究[J].檔案學通訊，2013

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關鍵詞:創新 檔案管理 實踐教學

Key words:Innovation records management practice teaching

【中圖分類號】G712 【文獻標識碼】A【文章編號】1004-7069(2009)-09-0136-02

在國家大力發展職業教育的形勢下,以能力為本位,注重培養學生的實踐技能是中職學校實現其培養技能型人才目標的根本保證。作為中職學校教育工作者,在教學過程中,只有以著力培養學生的實踐能力為指導思想,才能確保教學培養目標的實現。檔案管理課程例如文書與檔案管理課、物業檔案管理課等作為文秘專業、物業專業等專業課程,在教學過程中,應如何創新實踐教學方法,加強實踐教學環節,以更好地培養學生的操作能力?筆者結合自身的教學經驗,分析了目前檔案管理實踐教學存在的不足,從充分利用學校檔案室、建立檔案模擬實驗室、向校外拓展建立校外實習基地等三方面,闡述了檔案管理實踐教學創新的途徑。

一、目前中職校檔案管理實踐教學存在的不足

由于辦學規模的制約,教育理念的影響等,傳統的檔案管理實踐教學方法較為單一,涉及面較小。如學校開設專業較少,涉及開設檔案管理課程的專業不多,檔案管理實踐場所不能充分保證,檔案管理實踐教學的方法和途徑較為單一。同時,中職學校檔案室在教學中的作用就象檔案一樣容易被教師們忽略,教學工作對檔案的直接利用是少之又少,沒有真正發揮學校檔案對專業教學的作用,沒有充分發揮檔案室在檔案管理實踐教學中的作用。此外,傳統的檔案管理實踐教學多數沒有專門的實驗室,檔案管理教學主要側重于理論講授和課堂上的演示,學生沒能真正地實踐,在內容范圍上主要側重于檔案業務工作的實踐環節上,在方法上往往是停留在通過復印一些檔案資料,在課堂上向學生演示檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研、編目、提供利用等,課程理論授課結束后,綜合實習也只是參觀學校檔案室,了解有關檔案工作概況等,檔案管理實踐效果并不顯著,沒有能夠真正地加強和提高學生檔案管理的實踐技能。

二、中職校檔案管理實踐教學創新途徑

隨著國家不斷地大力發展職業教育,以及中職學校充分利用學校教育資源為專業教學服務的理念不斷深入人心,不斷創新實踐教學方法,拓寬實踐教學途徑,已經成為一種必然。根據中職學校檔案管理課程本身有著與其他專業課程不同的特點,如教學內容繁雜、枯燥無味、實踐操作程序較死板固定缺乏靈活性等,本人結合自身檔案管理教學經驗,認為檔案管理實踐教學創新的途徑,主要有以下三方面:

(一)充分利用中職學校檔案室,為學生提供實踐機會

中職學校檔案室是中職校檔案管理實踐教學的最基本、直接的場所,學生不用跨出校門,可以親身參與和體驗檔案管理部門檔案工作環節,掌握檔案管理操作實務。同時,中職學校檔案室通過接納檔案管理課程實踐教學的學生進行實習,指導和幫助學生完成他們力所能及的檔案管理工作環節,既能發揮學校檔案室為專業教學服務的作用,又可以減輕檔案管理工作人員的部分工作壓力,也能提高學生的實踐技能,從而實現雙贏。而中職學校檔案室可為學生提供全宗內檔案的分類、整理、保管、鑒定等實踐技能。利用檔案室作為檔案管理實踐教學的安排方法上,可以分為平時課余時間實踐、利用假期實踐和綜合實習等三種。

1.安排學生課余時間實踐。課余時間實踐是學生到檔案室進行檔案管理工作實踐最基本的方法。這種方法可以以小組(每組人數視班級人數情況而定,一般以2-4個為1小組為宜)為單位進行安排,時間在每天下午學生上完課的最后兩節進行,每一小組見習時間長短由人數多少而定。利用課余時間實踐的教學實踐方法,靈活機動,邊學邊實踐,使課堂內的理論知識及時地得到鞏固和驗證,同時在實踐中遇到的問題也可以及時地得到解決。

2.安排學生假期時間實踐。就是安排學生在假期時間到學校檔案進行實踐,在人數安排上可以因情況而具體定度。通過安排中職校學習檔案管理課程的學生假期到本校檔案室進行檔案管理工作實踐,可以使學生系統全面深入地學習掌握檔案管理技能。因為可以通過假期一段連續時間的實踐,讓學生較為全面了解檔案日常管理工作的具體每一個環節,可以避免課余時間實踐中因時間短而只能了解其中的某一工作環節的缺陷,這對于提高檔案管理實踐技能、提高實踐教學實效有極大的促進作用。

3.進行綜合實習。授課結束后,集中一定的時間,到檔案室進行實踐。這種方法人員、時間相對集中,利用檔案工作人員及任課教師的集中輔導,實踐的針對性較強,實踐重點突出,能使理論知識與實踐操作的重點得到鞏固,同時使學生對該學期所學的檔案管理知識得到系統地理解和掌握。

(二)積極建立模擬檔案實驗室,保證檔案管理教學實踐正常開展

根據檔案管理工作的特點以及現在中職生的素質特點,檔案室不能為學生提供太多的實際操作機會,因為檔案是不可再生,歸檔文件不可能給學生作為“試驗品”,讓學生直接在真正的歸檔文件上操作,將操作錯誤永久地載入學校檔案,它只能讓學生感受真正的檔案管理工作大體的要求,要想給學生提供更多更好的實踐機會與平臺,建立模擬檔案實驗室,是最佳的選擇,因為模擬檔案實驗室可以讓學生做“試驗”,而不是將“錯誤”永久地載入學?！笆穬浴薄Ｒ虼?模擬檔案實驗室可以彌補檔案室在檔案管理實踐教學中的不足。

1.配備好檔案管理必要的設施。在房間等場地能保證的前提下,配備必備的檔案工作辦公用品,為學生實踐中的檔案收集、整理工作提供物質保證,此外,還盡可能配備檔案庫房內的必要設施,如:檔案柜、架或箱、空調機、抽濕機、溫濕度表等。

2.通過各種途徑收集各種模擬文件。首先,在征得學校領導同意的前提下,將中職學校檔案室已過了保管期限的各類文件移交給模擬檔案實驗室,為學生的實際整理等操作提供保證。其次,充分利用學校各部門在日常管理工作形成的臨時資料作為模擬文件,如教務部門每個學期用于記錄教師授課的記錄冊、學生管理部門用于記錄學生每節課的考勤表等這類紙質資料,相應的統計工作結束后基本無用,可將它們另加模擬標題后作為模擬文件,這樣既節約資源又能為學生實踐教學服務。再次,利用網絡資源,打印相關管理文件作為模擬文件等教學資料,為學生的檔案管理實踐操作提供物質條件。

3.由專人管理檔案管理模擬實驗室。為了能讓學生更好地進行檔案整理操作,安排專人管理檔案管理模擬實驗室,以便能更好地指導學生進行實踐操作。

(三)向校外拓展,與有關單位建立合作關系,建立學生檔案管理實訓基地

我國檔案內容豐富,種類繁多,各種檔案的管理方法、特點不一,為了彌補中職學校檔案室和檔案模擬管理實驗室檔案數量少、種類不齊全的缺陷,以及讓學生能夠了解各類型機關單位的檔案類型和管理,拓寬學生實踐范圍,豐富學生檔案管理知識,通過向校外拓展,與有關單位建立長期友好合作關系,建立學生檔案管理實習基地。

1.與檔案館等檔案管理專業部門建立合作關系,建立實習基地。檔案館等檔案管理部門保存的檔案數量多、種類齊全、整理規范,學生通過到檔案館等這些單位實習,可以掌握檔案全宗分類、檔案庫房的分庫、案卷的排架、規范化的檔案整理、規范化的檔案保管等檔案管理綜合技能,提高學生管理各種檔案的綜合技能。

2.與其他跟專業相關的單位建立合作關系,建立實踐基地?？筛鶕W生所學專業特點,如是文秘專業的檔案管理課程,可與本地的某些機關單位合作,在上半年帶學生到這些單位進行參觀實習,了解機關單位檔案管理工作內容,條件允許時,可安排學生到這些單位進行實踐,能幫助實習單位進行學生力所能及的檔案整理工作。如物業管理專業的物業檔案管理課程,可與某些物業公司的物業管理處進行參觀實習和日常的實習,使學生熟悉物業檔案管理工作技能,提高檔案管理能力。

另外,在安排學生到學校檔案室、模擬檔案實驗室以及校外實習基地進行檔案實踐時,注意與時俱進,創新培養學生利用現代化手段管理檔案的技能,從而使學生掌握新時期的檔案管理技能。

三、結束語

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工會檔案是工會事務的詳細記錄，是工會工作的重要組成部分，也是工會組織的一種信息資產，在工會事業發展中的作用非常重要。隨著我國經濟社會的發展，工會在構建和諧社會中的作用越來越重要。在工會的日常工作中，檔案的管理對工會職能的實現有著重要的意義，對規范工會的建設，提高工會工作水平等方面都有很好的促進作用。

一、工會檔案的基本含義

工會檔案是工會組織在組織建設、維護職工合法權益、評選表彰勞動模范、舉辦文體活動中自然形成的，是工會組織履職過程的真實記錄，是工運事業發展的歷史憑證。通過對檔案的查找和利用，可以清楚地看到工運發展的足跡，看到各個時期取得的成績、榮譽和存在的不足，為今后工作的開展提供參考與借鑒。同時，還可以促進各級工會組織之間的信息交流，提升工會工作水平，推動工會工作的創新發展。

二、工會檔案管理工作存在的問題

（一）相關部門對工會檔案管理工作重視不夠

當今社會作是經濟飛速發展的時代，各個企業的主要目標是發展自身的經濟實力，工會的領高層將目標定在對經濟的發展，對工會的作用沒有正確的估計，對于工會組織的社交類活動認識不足，大部分領導覺得這類福利活動是多余的活動，無需進行檔案的記錄。認為工會檔案在整個工會的未來發展中的作用微乎其微。正是由于輕視工會檔案工作，導致在工會全年的工作中忽視對工會檔案的安排，工會檔案沒有詳細的計劃，對檔案管理工作研究少，檔案管理中遇到的問題無法得到解決，在工作場地與資金方面更是缺少專業性的安排。

（二）工會檔案管理制度不夠完善

當前許多工會在檔案管理方面制度不全，直接導致許多珍貴資料在工會整理、搬遷過程中丟失，檔案的丟失就是工會財產的損失。大多數的工會就是因為缺少了完善的檔案管理制度，在工會人員借閱與保存的過程中將許多寶貴的檔案遺失了。沒有嚴格的制度約束管理人員的行為，導致管理人員對檔案管理工作的輕視，缺少工作該有的認真負責，最后還是導致了工會財產的損失。分類在檔案管理過程中是個十分重要工序，將不同種類檔案依序分類能夠提高檢索檔案的效率，同時也有利于檔案的整理工作。制度的不完善，不僅僅是對管理工作的不方便，若因此引發了檔案的遺失更會對后續工作產生相當大的影響，更加得不償失。

（三）檔案管理人員崗位不夠穩定

大多數工會在檔案管理崗位的投入不夠，會導致大部分的從業人員流失。就目前的形勢來說工會的檔案管理崗位對人才需求還是比較大的，綜合各個方面的原因以及壓力來說，相關專業從業人員的市場得不到滿足，而且從業者的工作崗位經常會隨著其他工作的要求變化，這對本來匱乏的市場來說不是什么好消息，檔案管理的從業人員也要進行劃分，也可以分為全職與兼職兩個方面，兼職職工對工作投入的熱情有限，在專業領域的技巧方面有很大的不足，沒有接受過正規的培訓，這直接導致了兼職職工業務知識不精通，在管理的過程中，兼職職工都存在應付了事的工作態度。

三、解決工會檔案管理工作中問題的建議

（一）做好n案的收集整理工作

由于實際的工作比較繁雜，因此工會相關工作檔案的形式種類就比較繁雜，日常的歸檔處理工作也會有較大的工作量。在收集整理工會檔案時，要切實處理好“有文必檔”和“有文不歸”之間的內在關系，使檔案文件的收集歸檔更加明確，以便保全資料避免丟失。這個過程需要注意：首先是要通過網絡的作用使管理體制得以健全。要根據工會的機構體制特點，結合檔案材料生成的過程和特點建立起涵蓋面比較廣的管理網絡體系，這樣方便于檔案信息的交流協調，能夠通過上下之間的密切配合形成檔案傳遞網絡，這也是檔案收集整理工作的基礎性工作。其次是在發揮能動作用的基礎上提高工作的效率效能。各部室的兼職檔案員要忠于職守，勤于動手動腦，將各自的工作做好做到位。一方面要主動根據文件檔案生成的時間進行細致地收集工作，將重要的能夠反映工會活動記錄進程的材料系統整理收集。另一方面也要加強與綜合檔案室的溝通工作，及時反饋收集信息，避免文件與資料的遺漏。每一個收集的階段工作完成之后，應該主動將文件收集歸檔。

（二）提高檔案人員專業水平

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（一）結合省市檔案工作會議精神，進行了檔案工作相關法規標準的學習和討論，統一業務指導標準，規范檔案裝具。參加全省機關檔案工作業務培訓班，為有針對性開展業務指導打下基礎。

（二）配合制定了工作實施方案和建檔目錄及歸檔范圍、整理標準等規范文件的擬發，協助召開了檔案管理工作培訓會議并作專題輔導講座。抽調人員全程參與創衛檔案資料的收集整理工作。

（三）做好年度歸檔文件整理工作。集中開展了歸檔文件整理活動，印發了通知，對活動進行安排部署。

（四）開展業務培訓工作。舉辦檔案“回頭看”培訓班、社區檔案工作培訓班，系統講授了檔案整理有關業務規范新標準。

（五）積極開展檔案業務指導。重點對相關單位開展歸檔文件整理指導。采用電話答疑、QQ流、現場操作、點對點講解等形式，對其他單位檔案工作進展情況及時進行指導調度。

（六）切實做好檔案科學化評估工作。根據測評辦法及測評細則，完成了科學化評估驗收工作。

二、檔案利用工作

積極采取措施，提升服務效率，全力打造群眾滿意的服務窗口。接待查檔人員時，始終堅持做到接待咨詢熱心、解答問題耐心、調閱檔案細心的“三心”服務。

三、檔案管理工作

（一）開展檔案統計年報工作，指導完成檔案情況統計匯總及上報工作。

（二）每季度對檔案庫房及計算機網絡進行安全檢查，確保了檔案實體及檔案信息的安全。

（三）完成檔案開放鑒定工作。

（四）審核館藏檔案數據庫目錄，整合各重點部門檔案目錄，協助完成檔案區域目錄中心建設數據資源的上報工作。

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二、具體工作：

1、協助校領導和有關部門做好重點工作。

(1)、配合學校抓好本學期重點工作的組織安排，推進學校工作順利開展，確保學校工作政令暢通。

(2)、辦理上級及校外來的公文、函件等日常公文處理工作、來訪接待，完成各項臨時工作，構建協調和諧的運轉機制。

(3)、協助學校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。

(4)、安排好學校工作日程，使全體教職工明確學校近期的工作和任務。

(5)、做好教師考勤工作。嚴格按照學校制定的相關制度，認真負責的將每月教職工考勤情況統計制表，經領導審批后報學校財務室。

2、認真做好各種會議的籌備工作。

組織好學校各類行政會議，做好會議材料的起草、打印和裝訂工作，安排好會場，及時記錄學校工作紀要，做好會議的記錄，認真整理會議紀要。

3、認真搞好檔案管理工作。

(1)、按照要求認真整理好各類檔案，對上級下發的文件要認真、規范、及時處理，做到文件傳送不拖延、無積壓、無遺漏和丟失，收集整理各項檔案資料。做好人事管理工作，掌握基礎數據，按要求及時上報信息。

(2)、做好學校文字材料的撰寫和整理工作，及時做好公文的處理，做好各種會議的記錄和整理存檔，加強學校檔案管理工作，及時完善、健全學校綜合檔案，確保學校檔案材料完整齊全。

4、認真做好校長辦公室的事務性工作。

(1)、健全學校有關規章制度，努力保障制度的落實。

(2)、積極反映師生的要求，當好校領導的參謀助手。

(3)、協助校領導搞好對外聯絡與接待來訪工作。

(4)、積極完成學校工作的計劃、總結，平時注重積累、提煉，積極推廣學校辦學經驗。

(5)、按照上級的部署認真完成各種報表材料的填報工作，及時為教職工辦理好各種上報工作，要做到及時、準確無誤。

(6)、處理好、服務好學校交辦的其他事務工作。