緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇高校檔案管理論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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二、新時期高校檔案管理工作創新的措施

高校的檔案管理工作也要隨著社會經濟的不斷發展而進行適時的改革創新，在檔案管理體制不斷創新改革過程中，就是在傳統檔案管理工作的基礎之上進行的填補和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強化高校檔案管理程序和步驟，運用現代化的科學技術、計算機網絡，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務于高校整體管理工作中去，檔案管理創新要做好相關的措施，具體如下：

（一）通過對檔案管理工作的正確認識和分析，明確檔案管理創新

發展的思路，找到創新管理的方法和途徑領導對于檔案管理創新工作要給予重視，工作人員在實際管理工作中善于總結分析檔案管理中的利弊，通過總結分析，找到創新的頭破口，才能促進檔案管理工作有序穩定的向前發展。

（二）檔案管理的實際工作中要堅持“以人為本”

創新是一中進步的、向前的、先進的發展思想，而人無疑是產生創新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進一步加強管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項基礎的管理工作，檔案管理對于高校的發展有著重要的意義，因此，作為高校來說，定期的對檔案管理人員進行定期的培訓和教育，不斷的豐富檔案管理知識，同時也提高了他們的專業技術水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學習的意識，二者相互配合，相互的作用，才能提高創新在檔案管理工作中發揮著越來越多的作用。

（三）采用現代的科學技術，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學技術的不斷發展和進步，現在社會發展主要還是取決于技術的競爭和發展，而很多科技成果的研發也被運用到各個領域當中，在教育和教學的管理機構當中，科學成果的運用也非常的廣泛，比如在現在的課堂教學當中，多媒體技術的應用已經非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當中，計算機技術也已經開始被運用的非常廣泛。計算機技術的運用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運行，也為高校一些基礎性工作的運行提供了更加有效和科學的方式。

（四）檔案管理的專業化水平應該要不斷的提高

高校的檔案管理工作想要長久的發展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業化水平的時候，除了要提高檔案管理工作人員的專業技術水平和綜合素質之外，還應該要建立起管理工作的創新機制、保障機制以及電子化的體系，從多個方面來對檔案管理工作進行綜合提高。

（五）對于電子檔案的安全研究工作應該要進一步的加強

檔案網絡化以及電子檔案已經開始在高校當中普及，但是因為檔案信息是具有一定的機密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過程當中也應該要注意電子檔案的安全性。首先對于那些需要在網上進行的信息應該要進行比較嚴格的審查。對于一些不明信息要進行阻止或是經過審查之后使用，避免互聯網黑客的襲擊、導致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來不便。其次對于網絡信息安全性，相關管理工作人員應該要加強。

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1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規定，機關各種門類和載體的檔案應集中統一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發生了變化，并校前的各校經多年努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡在建設中因并校后分校區辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯系困難等因素，使檔案網絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩定未引起領導的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。

1強化檔案意識，規范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規范》、《教學檔案管理規范》、《科研檔案管理規范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

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（二）管理標準和規范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導致將來網絡化對接時存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網絡環境下，電子檔案的安全受到威脅，其內容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現問題的時候，第一時間內找出責任人。

（五）缺少風險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標。即明確告知電子信息是否到達安全標準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務體系，實現資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務方式對所需內容進行生動、快捷地咨詢。

（二）出臺標準化軟件模塊，統一高校電子檔案管理的標準和規范。出臺標準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責建立檔案著錄標準的課題組，使我國的檔案著錄規則系統化；二是加強對檔案信息化發展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標準。

（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設施建設。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經費投入，將電子檔案建設的經費列入年度財務預算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機等現代化的檔案管理設施，以進一步完善電子檔案的硬件設施建設。

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（1）實現資源共享的需要

高校和社會用戶群對信息系統性、時效性的要求日益提高，需要提供經過加工的系統、全面的檔案信息服務。檔案信息化將充分拓展檔案利用的各個環節，尤其打破傳統檔案信息資源的空間限制，便于檔案資源共享，同時也使檔案管理效率得到顯著提高。

（2）提高自身技術和信息化建設的需要

文件數量膨脹使庫容量日漸飽和，傳統的加工、利用、存貯工作使檔案管理人員不勝負荷。隨著科技發展，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次系統廣泛應用。

（3）適應檔案載體形式變化的需要

傳統的高校檔案基本上都以紙質、實物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案館紙質檔案向磁帶、磁盤和光盤等電子介質轉變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發生根本性變化。這不僅有利于高校檔案信息的長期保存，也有利于高校檔案資源的開發和利用，提高高校檔案管理的質量。

（4）實施規范化管理的需要

隨著高校體制改革進一步深化，對外交流活動的增加使檔案門類增多。檔案管理規范是檔案信息資源共享的基礎，只有建立了數字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面的統一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網和檔案系統建設等各環節的統一規范，才能實現檔案信息有序流通。按統一分類標準和立卷整理方法實現高校檔案的信息化儲存和檢索，既保證歸檔案卷的完整性和規范性，又使查詢、檢索、統計等更便利，明顯提高檔案的標準化和現代化管理水平。

2高校檔案管理信息化存在的問題

（1）思想觀念有待更新

高校檔案管理信息化是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分，因此高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新發展。有些領導對檔案工作必要性和重要性認識不到位，缺乏戰略思維和全局觀念；一些檔案工作者也不思進取、墨守陳規。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要因素。因此，要從檔案工作實際出發，使檔案工作的方針、政策、法規、標準以及檔案工作者的思想觀念與我國當前經濟社會發展相適應。

（2）管理手段有待改善

由于資金不足，檔案管理信息化建設滯后于現實需要，目前我國高校檔案管理工作手工操作現象較多，缺乏信息化管理手段與設備，制約了檔案工作的發展。有些高校雖然配備計算機來管理檔案，但大部分工作仍由人工完成，現代化設備只是擺設。

（3）檔案管理人員素質亟待提高

目前，高校普遍缺乏從事檔案管理信息化工作的專業人員，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理工作者隊伍。對于從事檔案管理信息化工作的人員，不僅要求其掌握現代信息技術，而且熟悉檔案工作。但由于從事檔案工作的部分人員學歷結構、知識結構、年齡結構都不盡合理，還有工作人員是非計算機專業畢業、沒有經過嚴格信息化技術訓練，掌握信息化技術的能力較差。

3高校檔案管理信息化策略

高校檔案管理信息化建設內容廣泛，主要包括高校檔案信息資源整理、信息庫及信息網絡建設、檔案信息技術運用、高校檔案信息資源開發利用以及高校檔案信息化人才隊伍建設等。因此，為盡快實現高校檔案管理信息化，應采取以下措施。

（1）強化高校檔案管理信息化重要性認識

隨著高校檔案管理事業的發展，高校檔案工作已步入規范化軌道，校領導和師生檔案意識加強，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐漸顯現，但對于檔案管理信息化仍缺乏足夠認識。要從檔案管理各階段和具體環節出發，針對檔案工作過程中遇到的重點、難點問題開展相關研討，遵循認識規律，不斷研究新情況，解決新問題，形成新認識。加大宣傳力度，如舉辦各類展覽、編輯檔案工作簡報、宣傳檔案法規、介紹檔案管理信息化工作知識等，運用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性。通過宣傳提高學校領導和檔案工作人員的檔案意識，進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感積極投入學校檔案管理信息化建設以及檔案資源開發利用中。

（2）充分利用網絡技術

建立檔案管理信息化運行機制，實現檔案資料及信息收集、整理、查詢和檢索自動化。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理將為檔案信息充分利用提供條件。目前，許多高校已建成高性能校園網絡系統，檔案管理工作應充分利用校園網基礎設備，提高管理質量，更好地服務于教學、科研和各項管理工作，既可以利用網絡快速、及時、準確地收集和整理高校各類檔案信息，還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協調，鼓勵各單位按規定格式和要求以電子文件形式上報檔案材料。高校檔案館要通過現代技術，對照片、錄音、錄像、文字等信息資料進行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時，在校園網開辟檔案信息站點，根據檔案類別和屬性，將高校沿革、發展歷史、文件、規章制度、教育教學信息、科研與開發動態、師資情況、學生學籍情況等內容納入其中，實現資源共享。根據內容檔案信息可分為3種類型：一是非保密公開檔案信息（在公眾信息平臺上自由查閱）；二是日常辦公所需內部檔案信息（利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器數據庫中查閱）；三是保密檔案信息（通過檔案信息管理人員對有權查閱的對象在檔案專用服務器中調用和提供）。

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很多高校圖書館未設專人負責圖書檔案工作，而是將此工作交由各辦公室，對此項工作的專業化和制度化要求的程度不夠。一般辦公室的工作人員少、工作繁雜，往往意識不到圖書檔案的重要性，因此對日常統計以及文書處理等沒有形成保管意識；業務部門的部分工作人員認為檔案工作由辦公室負責，因此會疏忽對圖書檔案的管理工作；圖書館領導一般將檔案管理視為業務工作的附屬品，也很少去研究，因此這項工作大都遭遇了邊緣化，往往給圖書館檔案存檔造成缺失和混亂。

（二）缺乏業務素質好、業務水平高的檔案管理人員。

眾所周知，在目前知識經濟和日益信息化的高校教育環境中，作為知識導航員的圖書館檔案管理人員，他們的職業道德素質、專業素質、文化知識水平、吸收、整合、傳達信息的能力等，已經成了地方高校圖書館發展的重要構件[1]。然而我國地方高校圖書館檔案管理人員群體現狀，卻不容樂觀，比如沿海發達的浙江省，其全省高校圖書館檔案管理專業人員群體中，有碩士以上學歷者占2.49%，本科學歷占35.90%，本科以下者為61.61%，其中高級職稱者只占10.78%，中級職稱占41.86%，中級職稱以下則占47.36%。

（三）檔案管理信息化的發展進程十分緩慢。

目前伴隨著互聯網和手機等新興媒體的普及程度的升高，我國使用手機上網的網民已有2.77億，網絡在網民中的普及率達到了98.1%，其他如QQ、MSN等手機通訊工具使用率達到了61.5%。而高校的師生幾乎個個是網民。如今還有相當一部分高校仍舊以紙型文獻為圖書館檔案材料，尚未使用電子文獻的模式，電子文獻的引進速度非常緩慢，因此在信息化程度如此發達的今天，已經無法滿足師生及社會的需求了。除此之外，一些高校盡管是將館藏的文獻資源實現了自動化服務，實現了檔案管理信息化，但是檔案文獻的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的圖書文獻所進行的信息資源開發，使得圖書館內的業務發展非常的不平衡。

（四）圖書館檔案管理的專業化和科學化不足。

1.圖書館的館藏檔案的結構不合理。從檔案的種類結構看，很多高校圖書館中館藏文書的檔案所占的比重是比較大的，特色檔案是相對較少的，比如說業務檔案。從檔案的載體看，紙質的檔案所占的比重比較大，其他載體的數量和種類相對來說比較少的。而且從檔案管理今后的發展趨勢看，現在高校圖書館中檔案收藏的結構以及內容已無法適應圖書館業務的發展和信息化社會的需要。

2.圖書館的檔案留檔的隨意性較大，還沒有具體的存檔要求和管理制度。歸檔不夠合理，分類不夠科學，各個科室分類歸檔時大多根據自己本科室的習慣和特點進行，有的檔案資料甚至是沒有編號和目錄并被隨意存放。檔案外在形式不規范，不利于裝訂，不利于查閱。沒有統一的檔案管理方法，也缺乏檔案集中存放的意識，更沒有委派專人進行管理，導致檔案丟失的現象十分嚴重。

3.檔案價值尚未進行科學的鑒定。高校圖書館的檔案一般都存在一定的價值，因此在進行管理時，需要進行科學的鑒定，以便區別對待。盡管這點是比較重要的，但是現在還是有一部分高校并沒有重視。對檔案資源的準確性、價值大小等鑒定工作也沒有進行，對不同檔案的不同保管期限沒有規定，導致高校館藏的檔案文獻雜亂堆積。

二、地方高校圖書館檔案管理的優化途徑

（一）優化高校圖書館檔案管理的基礎條件。

1.提高圖書館檔案管理人員素質。正如上文所提及的，地方高校圖書館能否“做好讀者服務工作和學術研究工作，不斷促進圖書館事業的極大發展，其關鍵在于是否具有一支能適應當前文獻信息化、數字化、網絡化發展需要的整體素質高、人員結構合理”的管理隊伍。筆者認為，如要做好這方面的工作，我們必須展開如下三個方面的工作：其一，應建設一支具有高素質的專業檔案管理人員隊伍。吸納并接收具有學歷高和專業素質強的圖書館檔案管理人才，且盡量避免人員隨意調動。同時，地方高校的相關部門應當高度重視本校人員的專業培養和專業教育，最好能在一定時期內，能使圖書館檔案管理人員都能得到相應的專業培訓和相關技能的訓練。只有這樣，地方高校方能保持一支相對穩定，專業能力較強的圖書館檔案管理群體。其二，應當更新工作方法和工作理念。面臨著日益信息化的高校校園和社會發展環境，我們的管理人員應不斷更新觀念，通過不斷學習，來掌握更多的網絡以及計算機技術的應用技巧。其三，高校圖書館所收藏的檔案均具有很重要的意義，檔案管理是一項很嚴肅的工作，因此要對檔案管理人員的進行思想教育，提高他們的政治覺悟，促進他們的綜合素質全面提高。

2.利用先進設備，發揮數字儲備功能。目前高校圖書館正面臨著一場全方位的技術革新———數字圖書館，圖書館的檔案管理理應適應數字化的大潮，進入數字化管理的新時代。盡管地方高校由于多種因素和條件的限制和制約，不可能大規模地進行數字化的建設。但為了日后的圖書館發展能有一個廣闊的空間，地方高校在圖書館檔案管理的硬件建設要有一定的前瞻性，應建立“一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統”，我們應最大限度地考慮到地方高校全體師生和外界社會的訪問需求。與此同時，地方高校圖書館在硬件建設上，雖主要集中在多媒體信息閱覽室、電子書刊和電子文本信息的整理與收集，以及高性能的圖書館服務系統和應用系統等三個方面，但圖書館檔案管理的數字化建設也是不容忽視的，只有如此，地方高校才可能在檔案管理方面避免出現力不從心的尷尬困境。

（二）強化對圖書館檔案管理的制度和科學管控。

1.優化館藏檔案結構。高校圖書館應該對館藏的一些歷史性的檔案資料引起足夠的重視，并對這些資料進行整理以及收集。這是由于這些歷史性的檔案資料記錄了高校圖書館從一開始建館到現在的所有的重要活動以及重大事件，是非常重要的文字材料，對于后人研究圖書館和本校的發展歷程來說，具有非常重要的意義。但是由于這些歷史檔案資料都比較分散及零碎，在日常工作中，很難被人們重視起來。再加上整理這些材料的難度非常大，很容易被故意忽略。圖書館領導一定要重視起來，投入更多的人力以及時間對這部分資料進行整理。除此之外，非文字資料也是非常重要的，像一些音像制品、電子檔案以及實物等有認知價值和佐證的意義。因此負責圖書館檔案管理的辦公室工作人員需要根據現代媒介多樣化的特點，將音像制品、重要照片、獎狀、獎杯以及刻錄光盤等資料歸檔進圖書館的檔案管理系統。這是因為這些檔案均為高校圖書館檔案完整性以及系統性的重要憑據。

2.制定嚴密的檔案保管制度，并委派專人對其進行管理。建立館藏檔案嚴格的保密制度，各方人員均不可擅自提高檔案的利用范圍，管理人員不可以擅自把檔案中所記錄的保密內容泄露出去；建立館藏檔案鑒定制度，確立館藏檔案的鑒定規范，成立由專家組成的鑒定小組，鑒定檔案的等級，判定保管的年限，并整理好檔案，并將其中的經過鑒定可以銷毀的檔案挑出來，然后向上級相關部門進行匯報，獲準即可銷毀；設立館藏檔案嚴密的立卷歸檔制度，避免保存價值比較高的文件毀壞或者是遺失。其中立卷需要做到案卷的裝訂整齊美觀、保管的期限劃分準確、標量確切簡明、目錄頁碼清晰、排列順序正確、書面材料規范。

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雖然大部分高校都實行了檔案管理體系，但是由于大部分工作人員檔案意識不夠，沒有充分認識到圖書館檔案工作的重要性，以至于高校圖書館的檔案管理工作受到了嚴重影響。首先是管理者的檔案意識欠缺，管理者不能及時建立、整理檔案信息，使檔案不能發揮其應有的作用，另外由于工作人員的檔案意識不夠，導致了一些重要的信息資料丟失，使檔案的結構和內容不夠完整。

（二）管理機制缺乏

科學、完整的檔案信息能夠為以后的決策提供合理、有效的依據。然而由于我國大部分的高校缺乏檔案管理的管理機制，使圖書館缺乏統一的協調和管理，讓許多檔案不能得到完整保存，雖然數據丟失和不健全、不完整的現象經常發生，但是圖書館仍然沒有一套行之有效的檔案管理制度來約束和規范相關部門和個人的行為。圖書館檔案管理工作的設施、技術等普遍落后于館里的其他部門，對于檔案管理沒有一套規范的管理機制，如對一些缺檔的檔案沒有進行及時的補救，對一些收集的案卷沒有進行分類、標引、編目等，使得圖書館檔案管理工作不能有效進行。

（三）無專業的管理人員

一般情況下，圖書館沒有對檔案材料負責的專業人員，因此臨時一個工作人員都可以擔當起學校檔案管理員的角色，兼職的圖書管理人員只負責登記、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人員不固定，部分管理者沒有經過專門的培訓，導致檔案工作落后。檔案管理人員的業務能力較低，隨之而來的是檔案管理方法不健全，由于檔案的分類不當導致在以后的工作中無法很快的檢索到相關檔案。另外，一些高校雖然重視對文獻的保管，但由于管理人員專業水平不高因此忽視了對這部分資源的開發和利用。因此，要提高圖書檔案的管理工作，首先應該提高圖書館檔案人員應用現代化手段進行檔案管理的能力。

二、提高高校檔案管理的措施

（一）提高工作人員的管理意識

首先從高校的領導者開始，提高領導者的檔案管理意識后，讓領導者對圖書工作人員進行思想教育，圖書工作人員需要改變傳統的工作觀念，提高對檔案管理的認識，意識到圖書館檔案不僅同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，而且對圖書館的工作有著重要的參考意義。其次應該確定一名館長來管理圖書館管理工作，負責檔案管理的工作人員也應該是專職檔案管理，檔案人員一旦確定應保持相對穩定，不可隨意變動，這是搞好檔案管理工作的第一步。

（二）提高檔案管理的規范性

檔案管理工作的規范性是檔案管理順利進行的前提，隨著現代科技的發展，圖書館應該加強自身的建設，利用網絡技術來提高工作效率。為了將大量的原始檔案材料收集齊全，必須建立一個檔案規章制度來規范化管理。除此之外，館藏檔案的結構也應該得到規范，明確檔案的歸檔范圍，可以將圖書館的日常管理檔案和業務流程檔案分到兩個部門去管理，另外還可以根據實際情況增加一些圖書館二級類目。

（三）加強工作人員的業務能力

首先從實際出發，讓檔案人員參加檔案專業培訓班，來提高工作人員的專業知識和經驗。其次由于傳統的檔案管理手工操作較麻煩且容易出錯，因此檔案人員需要更新觀念，掌握先進的計算機和網絡技術，摒棄傳統的管理方式且適應檔案電子化的發展趨勢，從而實現檔案的現代化管理。

三、提高高校檔案管理的必要性

（一）能反映出圖書館的管理水平

高校圖書館進行的管理活動主要是檔案管理活動，對檔案進行科學合理的管理能使檔案形成有效的信息。檔案可以將圖書館的管理活動和效果清晰地表現出來，所以管理人員在做決策時可以通過查閱以前的檔案信息資料來幫助自己，圖書館管理工作的順利進行能夠體現圖書館的管理水平。

（二）能夠滿足現實需求

高校的許多重要信息和資源都在圖書館的檔案管理里保存，檔案管理可以為高校的一些重要決策提供資料經驗，因此圖書館檔案管理具有現實意義。檔案管理可以幫助員工快捷、準確的了解所需的館內信息，并且幫助其他師生認識檔案的重要性，不至于造成檔案的閑置。檔案管理能夠降低管理工作的不確定性，方便管理者做出正確決策，能夠滿足現實需求。

（三）檔案管理的特性決定必須提高

檔案管理有針對性和從屬性的特征。首先圖書館檔案一定要有針對性，圖書館只需要收集一些與圖書館工作密切相關的文件，而對于一些對圖書館毫無建設意義的檔案不應當納入圖書館檔案中，一些無關的檔案會造成圖書館檔案的過于復雜而沒有針對性。其次高校檔案的從屬性決定圖書館檔案中的一部分是學校檔案的復制品，并且圖書館檔案中的一部分需要交到學校檔案室。因此檔案的完整性以及檔案的針對性，決定了檔案管理的工作必須得到進一步的提高。

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人事檔案一直以來政治性比較強，大多數領導思想上重保管輕利用，認為只要做好檔案的收集、整理、存儲、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認識到人事檔案是重要的人力信息資源，是高校科學決策的重要依據，是提高工作質量的重要保障。由于大多數領導的檔案管理意識不強，人事檔案管理人員多數由組織人事部門的非專業人員兼任，專業不對口，對專業知識缺乏了解，自學動力不足，培訓機會少，流動性大等因素嚴重影響了人事檔案管理工作的開拓創新。

（二）人事檔案利用效率低，信息化管理水平亟待提高

高校人事檔案管理由其特殊性和投入經費等方面的原因，大部分處于手工和半手工狀態。大量的人事檔案沒有建立起分類信息數據庫，在需要對人事檔案進行檢索、專項查詢和類別分析時主要靠查閱紙質材料，費時費力的同時加重了紙質材料的磨損。此外，鑒于對檔案信息安全性的考慮，大多數單位的人事檔案信息都沒有實現網絡資源共享，不便于部分領導和個人對除憑證外基本信息的查詢，低利用率彰顯不出人事檔案的價值。

（三）人事檔案紙質材料的加工裝訂形式有待改進

多年以來，我們一直采用鞋帶穿孔式的方法裝訂人事檔案材料，鞋帶穿孔式裝訂材料的方法給人事檔案管理帶來了諸多不便。此方式的弊端一是不易拆裝，二是易造成打眼處材料的破損。按照上級檔案主管部門的要求，若孔距發生變化，檔案工作人員需要對所有人事檔案的材料重新進行粘補打孔，重新粘補過的人事檔案材料不僅影響美觀，使用壽命也短。

二、高校人事檔案管理的創新探討

要想充分發揮人事檔案的指導作用，就必須創新。創新首先，要將檔案分散管理變為集中綜合管理，豐富檔案內容；其次，提高認識，重視高校人事檔案信息的開發和利用；再次，推進信息化管理，提高服務能力和服務水平；最后，從細節著眼，在檔案美觀、耐用方面多研究。而要想實現這些創新，需要建立穩定的、專業性強的高水平人事檔案管理人員隊伍，唯有如此，才能形成全面、實用、高效的人事檔案管理體系。本文將對以上四條措施進行詳細地講解：

（一）變分散管理為集中管理，豐富檔案內容

《普通高等學校檔案管理辦法》頒布實施后，從高校人事檔案科學管理的要求出發，許多高校建立了綜合檔案室。這種變分散管理為集中綜合的管理方式有利于高校人事檔案管理工作的發展。暢通收集渠道，建立人事檔案材料報送制度。在集中綜合管理的基礎上，在校屬各單位設立兼職檔案員，要求兼職檔案管理人員本著認真負責的態度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、腳勤”，經常與高校組織人事處、教務處、科研處、工會團委等形成檔案材料的源頭部門聯系，著重收集本單位人員的年度考核、業績測評、學術成果、榮譽證書、優勢特長等材料。堅持定期收集和集中收集相結合，確保高校人事檔案材料的完整性、準確性、連續性。

（二）提高認識，重視高校人事檔案信息的開發和利用

如何提高對人事檔案重要性的認識？筆者認為：

1.要讓學院領導熟悉檔案工作，認識到人事檔案工作是學校發展的重要基礎性工作；認識到檔案工作是保證學校科學決策，事關工作全局的重要環節。只有領導的人事檔案意識提高了，才能重視高校人事檔案基礎業務建設和人事檔案配套設備更新，才能實現人事檔案現代化管理，讓“沉睡”中的人事檔案“覺醒”。

2.對高校教職工加強人事檔案管理的法律法規的宣傳，消除人事檔案的神秘感。只有使個人意識到人事檔案是關系到他們組織鑒定、職稱評定、崗位變動、離退休福利待遇等切身利益的重要憑證，才能督促個人認真填寫組織人事部門下發的各類人事檔案材料，及時將在學歷學位證書、外派進修材料、入黨審批表等相關檔案材料及時報送到人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的完整性、準確性和及時性。

篇（8）

國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發展以及綜合國力的提升而言發揮著重要作用，在此過程中，高校畢業生人事檔案由于能夠對畢業生的專業、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰略工作中的重要依據。同時高校畢業生人事檔案本身就是我國檔案管理事業中不可或缺的內容，因此，做好高校畢業生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發展還是對于我國檔案管理事業的發展都發揮著重要作用。另外，高校畢業生人事檔案可以讓國家對高校畢業生的學習經歷、就業方向以及工作發展做出了解，這對于我國調整人才戰略、教育計劃以及促進就業率的提升等可以發揮出參考作用。

（二）高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。

高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。

（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。

高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。

二、高校畢業生人事檔案管理對策

（一）對高校畢業生人事檔案管理給予高度重視。

在高校畢業生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續管理工作得以有序發展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業生自身，都應當樹立重視畢業生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業生人事檔案管理工作創造良好條件，并且要強化對畢業生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業生人事檔案管理中存在偽造內容或者內容單一的問題，但是這并非普遍的現象，因此，用人單位應當將畢業生人事檔案當作是對畢業生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業生，應當認識到畢業生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業生的工作以及自我提升發揮出重要作用，所以，高校畢業生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。

（二）對高校畢業生人事檔案管理工作制度作出完善。

在高校畢業生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業生人事檔案管理工作規范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業生人事檔案的充實，確保體現出畢業生的各類信息。在此方面，高校畢業生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內容要具有完整、全面的特點，并重視體現出畢業生的專業能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規定，同時要對高校畢業生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業生人事檔案價值的實現需要建立在高校畢業生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業生人事檔案管理單位在對這些內容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業生人事檔案管理單位還應當制定有效的監督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監督來避免在檔案的借閱與利用中出現違規現象，從而避免檔案的丟失。對于違規現象，應當明確規定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。

篇（9）

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

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隨著高科技的迅猛發展,我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期,高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分,務必迅速、有效地提供檔案材料,為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此,高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用,對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來,才能體現它們應有的價值。

高校檔案形成于高校各個時期、各個方面,是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明,高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作,是高校管理不可缺少的環節,也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞,直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。

高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托,實現檔案管理服務模式的創新,從社會需要、學校需要的角度出發,以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間,實現高校檔案信息資源的共享。

二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐

一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應人們的要求。當今時代,計算機已深入到社會生活的各個領域,在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。

二是新的電子載體(材料)的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后,新型載體大量出現,如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介,過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能,使檔案信息服務更完善、更便捷。

三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網,校園網的產生使檔案工作發生了質的變化,一改傳統的手工操作為電子文件,變被動工作為主動工作,利用先進的設備、科學的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比,電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動,而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實現了檔案信息的共享。

三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施

服務內容創新,從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創新工作內容,推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來,隨著我國高等教育事業的蓬勃發展,高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變,已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節,以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用,適時把相關的信息轉化成編研成果,直接為高校的中心工作服務,從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。

服務方式創新,由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來,大膽改革現有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣,建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發利用上,努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領導的重視和支持下,緊緊圍繞學校的中心工作,積極參與學校的重大活動,及時了解、掌握學校發展動態,經常深入教學、科研第一線,熟悉教研業務工作的流程和具體內容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務工作。同時,在檔案主管部門的協調下,加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作,廣泛開展聯機檢索等業務,互通信息,促進交流,改變各自為政的局面,優化檔案信息資源配置,聯合搞好信息資源開發,實現資源共享。

服務手段創新,由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體,隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展,數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統的手工操作管理模式,實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術,對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲,實現同一事物的多種形式表現,從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時,加強檔案館信息網絡建設,在因特網上建立檔案信息主頁,搞好網絡化服務,讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標準建成的檔案館,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。

參考文獻:

[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報,2007,(3).

篇（11）

二、加大檔案管理工作的改革力度，提升服務質量和水平

（一）加強檔案管理的制度化

、規范化建設實施由檔案館(室)集中統一管理，學校各個管理職能部門專人負責的檔案兩級管理體制，從源頭加強檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案管理工作采取人員崗位責任制和嚴格的考核獎懲制度。

（二）創新檔案管理模式

利用現代信息技術對舊有的管理模式進行創新，提升管理水平，最大限度地發揮信息化管理優勢，提高檔案管理效率。

（三）引入市場化管理機制

在市場經濟條件下，任何事物的存在和發展都要看其是否符合市場的需要，只有以市場為導向，才能獲得最大的發展動力。檔案管理工作也應該考慮廣大師生的實際需求，更具其需要構建自己的服務平臺，通過一定的收費既可以擴大部門收入來源，又能夠提升軟硬件水平進而為廣大師生提供更好的服務，同時還應該加強服務管理機制的建立，不斷獲得反饋意見，及時的整改，提升部門工作服務質量。

三、加強隊伍建設，提高檔案工作人員的專業技能和素質

在信息化的快速發展格局下，計算機和網絡的大量應用改變了傳統的檔案管理工作模式，工作人員要緊緊契合這一時展機遇，積極的掌握新技術，培養新技能，接受新思想，加強自己的專業能力建設，提高自己的專業素養，切實提高檔案管理工作的水平。首先，要確立人才意識。現代社會對人才的重視程度不斷增加“，以人為本”的理念正在逐步確立，從現實情況來看，人才對于工作的持續穩定開展具有重要的推動作用。人才并不是憑空產生的，需要自我的不斷努力和大量的工作經驗累積才能造就。基于此，高職院校應該對現有的工作人員提供定期培訓的機會，并鼓勵他們加強自己的繼續教育，提升其知識能力，加強對新技術的理解和掌握能力，從而建立起一支專業基礎扎實，技能素質過硬，責任感強的人才隊伍。其次，要嘗試建立人才的競爭和激勵機制，引導從業人員不斷積極進取。優秀的競爭機制的引入，可以極大的激發人迸發自己的工作熱情，對于個人的提升和整體工作水平的提高都具有很大的促進作用。國內外已經有無數的企事業單位在這方面取得了成功，本文認為，高職院校的檔案管理工作也應該引入競爭激勵機制，讓更多的人在工作中感受到壓力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改變當前多數高職院校檔案管理中改變沉悶守舊的工作作風。另外，可以嘗試建立動態化的用人機制，實行優秀人才走進來，無能低素質之人請出去的辦法，保障檔案管理隊伍的優質性。再次，引導檔案管理工作人員及時的了解國內外先進行業動態，多與其他兄弟單位進行交流與合作，既能引進來，又能走出去，實現良好的交流互動，有助于培養對新技術、新信息的了解和掌握。檔案管理人員也要及時的適應新要求所帶來的挑戰，通過新理論、新技能的學習實現自己全面素質的提高。