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檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為衛生監督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執法檔案也由所統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛生監督業務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:

一、建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

二、嚴格公文的制發

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。

在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。

四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

五、提高紙質檔案立卷的質量

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設。多年來，經檔案行政主管機關和有關市縣級單位的共同努力，大多數單位通過了檔案目標管理等級標準驗收，全面提高了機關、企事業單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價值大、整理質量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅實基礎。

然而，我們也應清醒的看到，近年來，機關、企事業單位檔案工作的鞏固發展情況并不令人樂觀。從臨滄市、縣級單位檔案工作現狀看，新情況不斷發生，老問題又恢復重現，新老問題交織在一起，給檔案室工作的向前發展造成了嚴重障礙。主要表現在：少數單位檔案法制意識淡薄，不依法履職的現象在一定范圍內不同程度存在，檔案管理混亂的落后狀況得不到及時改變；部分單位檔案目標管理達等級標準成果不能鞏固發展，檔案業務建設出現倒退，不能按時完成年度歸檔，檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格；新領域、新單位的組織者或當事人，不明白怎樣建立并開展檔案工作，單位成立初期，文件材料收集不齊，檔案管理混亂現象較普遍；一些單位隨著機構、人員的調整變更，沒有及時配備檔案人員，檔案工作出現了斷層現象。

針對上述存在問題，究其原因可能很多，但歸結起來，主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑，沒有堅持依法治檔，無章可循，無徑可行而造成的。突出表現在責任不落實，無人具體管；任務不明確，不知怎么做；檔案專業技能欠缺，做不好。因此，把握開展檔案工作基本途徑，堅持依法管理，認真做好檔案室工作是對各立檔單位的客觀要求。

二、做好市縣級單位檔案工作的基本途徑

確保市縣級單位檔案工作的持續穩定發展，涉及的具體工作內容雖然很多，但是，萬變不離其宗，只要牢牢把握住開展檔案工作的基本途徑，其他問題就能迎刃而解，抓住了關鍵環節，檔案室工作就會得到鞏固發展。經多年的工作實踐總結，筆者認為，做好各單位檔案室工作的基本途徑就是：建立健全檔案工作體制，堅持依法辦事；明確職責任務，切實履行職責；掌握業務技能，規范檔案管理。

（一）、健全檔案工作體制，堅持依法辦事

建立健全機關、企事業單位檔案工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。當前一些單位檔案工作不能正常開展，最關鍵的一點，就是隨著單位領導和檔案人員的變更，檔案管理網絡人員沒有及時調整充實，出現了無人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設，發揮不了職能作用。各級各立檔單位必須提高檔案法制意識，依照檔案法律法規，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開展。

《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規定：國家機關、企事業單位應設置檔案機構和配備檔案人員，負責管理本單位的檔案，并對下屬單位的檔案工作實施監督指導。健全機關、企事業單位檔案工作體制，實質上就是成立檔案工作機構，明確檔案工作有領導分管，有專人具體負責，這種管理體制的形式，就是要成立并健全各單位的綜合檔案室，發揮其管理職能作用。多年檔案工作實踐告訴我們，在各立檔單位內成立綜合檔案室，明確單位分管領導，確定綜合檔案室主任和檔案人員，并根據內設機構情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網絡，是符合當前檔案室工作實際的。綜合檔案室負有集中統一管理本單位檔案和監督指導所屬單位檔案工作雙重職能，既要對本單位全部檔案實行統一管理、統一制度、統一標準。又要切實監督指導好下屬單位的檔案工作。

在健全檔案工作體制的基礎上，要堅持依法管理，實現檔案工作的“有法必依，執法必嚴、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續穩定發展。各單位堅持依法管理檔案工作，主要是體現在制定并認真執行檔案工作制度，用制度保證各項具體任務的順利完成。一般機關、企事業單位，應建立并落實好檔案管理網絡人員崗位職責、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。

（二）、明確職責任務，切實履行職責

根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》和《云南省檔案條例》有關規定，機關、企事業單位檔案機構履行下列職責：“貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策，建立健全本單位的檔案工作規章制度；指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；監督指導所屬機構的檔案工作?！眹覍Ω骷壐髁n單位的檔案工作法定職責是十分明確的，關鍵是要認識到位，依法履職。

按照國家有關規定，機關、企事業單位要進一步明確在檔案管理方面的職責任務，增強責任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網絡人員的具體職責任務，便于監督、檢查、落實。首先要明確單位分管領導的職責，主要從加強領導，把檔案工作納入 計劃和議事日程，創造工作條件，督促檢查落實上加以規定。其次要明確綜合檔案室主任的職責，主要從組織學習檔案法規和業務標準，督促收集歸檔工作，對本單位檔案工作實行統一領導、統一制度等進行規定。第三是要明確檔案人員的職責，主要從統一管理本單位全部檔案，統一檔案業務標準，組織開展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質量，業務建設規范化、積極提供利用等進行規定。只有任務明確，職責分明，檔案管理網絡各崗位人員各負其責，認真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續穩定發展。

（三）、掌握業務技能，規范檔案管理

市縣級單位在健全工作體制，明確職責任務的基礎上，關鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業技能，結合單位實際，切實做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區市縣級單位實際出發，面對檔案專兼職干部新手多，業務生疏，開展檔案工作難度大的狀況，綜合檔案室檔案人員，在學習掌握檔案工作標準的基礎上，應把握并做好三個環節的關鍵工作。

1、制定好全宗內檔案實體分類與保管期限劃分方案。樹立起統一管理全宗內各類檔案的觀念，結合單位實際制定出一個科學、適用的檔案分類及保管期限劃分方案，規范全宗內各類檔案實體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構成情況，分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案，基本方法是：

第一，分清檔案門類。就市縣級單位一般情況看，檔案門類主要有：文書、會計、科技（基建）、音像、實物、職工檔案。少數單位還有專業（業務）檔案。第二，對每一門類檔案進行分類，合理設置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業務類（體現主要職能特點的類別）。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每一門類檔案的類目之下，細分出歸檔范圍條款。第四，對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項目內容以表格形式制作出來，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例：

某單位檔案分類及保管期限劃分方案

檔案

門類

類目

歸檔范圍條款

保管

期限

一

文

書

檔

案

┊

略

綜

合

類

┊

略

1.本單位年度工作計劃、總結、統計表。

2.本系統下屬單位年度工作總結、統計表、重要報告。

3．有關行政主管機關普發的就業、勞動保障、獎懲、工資政策規定。

┊

略

永久

長期

短期

二

會

計

檔

案

┊

略

會

計

憑

證

類

┊

略

1.本單位會計原始憑證、計帳憑證、傳票匯總表。

┊

略

15年

一個立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案，是指導并規范本單位各類檔案歸檔整理的重要業務文件，它能使檔案人員在從事檔案工作時，一目了然的進行對號入座的歸檔整理，便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準確、確保歸檔質量的要求，從而保持檔案業務規范化建設的連續性。檔案分類與保管期限劃分，根據不同的檔案門類，國家檔案行政主管機關和專業主管機關有不同的規范要求，要結合實際選擇參照標準。值得注意的是，企業檔案分類還要參照《工業企業檔案分類試行規則》。

2、依照檔案分類方案和相關業務標準，開展認真細致的歸檔整理工作。在堅持遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標準和分類方案，對各類歸檔文件材料進行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統計、上架等的規范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應用好如下的規范標準，即：文書檔案整理執行《歸檔文件整理規則》；會計檔案整理執行《會計檔案管理辦法》；科技檔案整理執行《科學技術檔案構成的一般要求》；音像檔案整理執行《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》；電子文件歸檔整理執行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》，等等。

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[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理

一、提高對文秘工作重要性的認識

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。

三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。

三、文檔工作要更好地為經濟建設服務

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。

二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。轉貼

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。

其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。

四、結束語

作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻：

[1]徐艷.試論檔案工作創新[J].赤峰學院學報，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).

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關鍵詞：教學改革；檔案工作；建設

高校檔案是高校歷史的真實記錄，與高校各項工作緊密相連，它真實、詳盡、準確地反映著高校教學、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個社會改革開放的深入，高校中的教學改革早已成為高校中心工作之一，與之相應的，也就有了相關的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設，一方面，有助于推進高校教改工作深入進行；另一方面，也許極大地促進高校其他各項工作的開展。

1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點

1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實記載。真實性是高校檔案的基本特征，相對于高校教改檔案亦如此，它真實記載著高等學校教育、教學改革的發生、發展、成果取得及推廣應用的全過程，是高等學校教改工作重要的信息資源庫。

1.2高校教改檔案工作是一項綜合性工程。高等學校教學改革千頭萬緒，錯綜復雜，它不光牽涉到教師的教學工作，還與學校的教育、教學管理工作、學生管理工作、科研開發和利用等工作密切相關。所以說，高校教改工作是一項整體性、綜合性工作，因為也決定了高校教改檔案具有系統、復雜、全面的特點。

1.3高校教改檔案工作具有創造性的特點。高校教學改革本身是一項創造性的活動，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學及管理工作的新理論、新方法，并為培養高素質創新型人才服務。為適應高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創造性的特點。

2做好高校教改檔案工作的幾個方面

2.1加強高校規教改工作中檔案意識

從長期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開展得好壞，與檔案形成者的檔案意識有著極為直接的聯系。加強檔案形成者的檔案意識，是切實做好高校教改檔案工作的前提條件之一。

一方面，教改檔案是高校教學改革工作的真實記載，它直接在教師教改實踐活動中形成，而且均是一些很有價值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應先意識到，在其從事自己的各項工作時，應該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規定移交；否則，教改檔案工作的開展將成為無源之水。

2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則

“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責。“四同步”，即檔案工作與教改項目的申請、立項工作同步，與教改項目的中期檢查工作同步，與項目的結題驗收工作同步，與教改項目成果的鑒定、申報同步、工作同步等。

高校教改檔案工作是一項綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質量，要求我們的檔案工作者及相關人員必須注意到教改工作的每一個環節。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開展提供更加堅實的基礎。

2.3切實做好高校教改檔案的開發利用工作

檔案工作，其最終目的在于開發和利用檔案。對于教改檔案工作而言，一方面，利用現在檔案，經過科學整理、分析，可為教改工作提供論證，補充完善教改構想；另一方面，圍繞教改資料，進行多渠道、多表達式地搜集檔案信息，科學編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務；再者，針對教改實際需要，直接為教改服務，以充分調動廣大師生員工的教改積極性，推動教改工作順利進行。

另外，高校教改檔案工作作為一項具備創造性特點的工作，我們在開發檔案信息資源時，也就應該相應地進行一些創造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動為主動，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動向，通過“搞活創新”，把“材料”轉化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導。

3做好高校教改檔案工作的作用

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所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

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所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

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檔案文獻的提供利用，一般是采取利用者登門查閱的方式進行的。這種傳統的提供利用方式，雖然利用者可以看到檔案文獻的原件，但由于受地點、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時地利用，而且會使利用者飽受往返奔波之苦、大海撈針之難。檔案文獻編研工作則可以克服這種弊端，打破以往檔案“養在深閨人不識”的局面。較好地適應利用者的要求。

（二）檔案文獻編研工作是科學研究的基礎和條件。

科學研究必須在有各種材料的基礎上進行，特別是系統大規模的研究工作，更需要占有大量的資料。然而隨著社會的前進，檔案文獻的數量越來越多，利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案文獻按一定專題整理編研，就會大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

（三）檔案文獻編研工作是保存，積累、傳播歷史典籍的重要措施。

檔案文獻是黨和國家的寶貴財富。加強對檔案文獻的保護，最大限度地延長檔案文獻的壽命，是檔案部門的重要職責，通過檔案文獻的編研，可以使許多重要的檔案資料復制和流傳。所以說，檔案文獻編研活動又是積累和傳播知識的重要手段。

二、做好檔案文獻編研須重視的幾項工作

（一）加強檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全完整。

在檔案工作的起始階段，人們沒有實踐經驗，難以確定、區分資料的價值，面對眾多的檔案材料，總覺的“存之無用，棄之可惜”，這是很正常的。一個單位的檔案積累了數十年之后，面對成千上萬的檔案史料又會出現“存時嫌多，用時嫌少”的局面。我局在文獻編研和檔案利用過程中發現，過去有些重大事件、重要活動，既未留下文字記載，也未留下照片資料，僅憑一些老同志的回憶。但隨著時間的流逝，每個人的說法不一，這是十分令人惋惜的。還有一些重要的依據、協議查無下落，為今后土地、資產的處理留下后患。這些都為我們敲響了警鐘，要求我們檔案工作人員在接收檔案時，必須認真細致地對每個單位的案卷按照職責范圍、上下級關系進行檢查驗收，發現問題，及時補救。還要將社會上和個人手中散存的重要文獻、資料收回，并妥善保管，絕不能因現在的疏忽而愧于后人。（二）編制多種形式的檢索工具，為編研工作提供利用創造條件。

編制檢索工具與開發利用工作的關系極大。搞檔案文獻編研，也需要摸清庫存，了解家底，全面地掌握檔案情況。在檔案數量不斷增多、類型多種多樣、內容豐富的情況下，如果沒有多種形式檔案檢索工具，不僅查找效率低，而且常常查不準，查不全，甚至有的檔案找不出來。所以，應該象同志教導我們檔案工作人員時指出的那樣：“不僅要整理保管好文件，更重要的是熟悉業務，多做些索引、目錄，使利用查找方便”。

（三）充分發揮檔案工作人員的優勢，積極開展檔案加工利用。

檔案人員比較熟悉本單位庫存檔案的情況，要注意發揮這種優勢，挖掘檔案信息，搞好檔案文獻編研，為利用著提供系統的史料。過去檔案工作側重于對檔案的整理和保管，對利用檔案進行研究卻不多。實際上，在這方面檔案工作人員是近水樓臺，得天獨厚。他們開展檔案文獻編研工作，不但是檔案工作的一項基本內容，也是科學研究的一支生力軍。通過對檔案文獻的編研工作，還可以摸清檔案的保管情況、改進管理，提出理論與實踐的依據。

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那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

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2城建檔案工作現狀分析

目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監督本地區城鄉建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔管理規范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規范整理檔案,檔案規范化、現代化、信息化程度大大提高,村鎮建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。

湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領導的高度重視和支持下逐步發展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設局設立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設都相應的增加和擴大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。

我國已進入全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實科學發展觀,統籌城鄉發展,開展社會主義新農村建設,推進城鎮化進程,在這種形勢下,城市建設事業將獲得前所未有的發展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰,出現了新的問題和不足:城建檔案的服務效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數字化建設步子不大,建設檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實現向“信息服務型”的根本轉變。

3創新工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務

挑戰意味著機遇,問題就是機會。我們必須抓住機遇,解放思想,與時俱進,創造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務工作機制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設中取得突破性進展。立足構建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當前形勢,努力創新城建檔案工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務,我認為應做好以下幾點:

3.1抓好重大建設項目檔案工作,加強對重要數據的收集,將城建檔案館(室)建設成為城市建設重要數據的備份中心。

積極實施重大建設項目檔案工作全過程管理,即以項目法人為管理核心,以納入合同為管理依據,以監理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業主管部門、城建檔案部門及項目建設、設計、施工、監理單位全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后稽查、驗收把關的全過程控制的新的重大建設項目管理模式。國家對城市防災抗災,應對突發事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應緊密配合有關部門預防和應對城鄉突發事件,一是做好重要工程包括重要建設、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制和受損恢復機制;三是加強對重要工程檔案的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供及時準確的服務。

株洲市城建檔案館在抓好重大項目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業務指導工作力度,工作人員經常性地深入施工現場,跟蹤服務,及時介入,多方協調,進行業務指導,確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗收備案項目1591項,重點工程210項左右,僅2005、2006年共收集重點工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設發展做出了一定的貢獻。

3.2加強地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設成為本地區地下管線工程檔案信息中心。

地下管線是城市的生命線。2005年建設部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設部門要建立配套政策措施,納入行政審批環節,把《辦法》所規定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預驗收制度、檔案動態管理制度、責任制度等,納入規劃管理、施工管理、備案管理相關環節,建立起各部門、各行業加強協調、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計算機、網絡技術等現代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統,為城市建設提供高效優質服務。

2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,通過行政執法和地下管線工程檔案業務指導以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃氣、通信、電力等專業管線工程檔案都做到了業務指導到位、檔案編制規范、收集工作有力、報送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據城市隧道工程、輕軌工程的發展,適時跟進,出臺了一系列規范文件,主動提供優質服務。特別是在地下管線檔案信息中心建設方面,長沙館自2006年以來,通過市財政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實現了地下管線信息的動態管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規劃、建設和管理以及長沙市經濟社會數字化發展的基礎工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設和經濟發展的作用。

3.3推進城建檔案工作信息化,實現由“收集保管型”向“信息服務型”的轉變。

當前我國信息化建設正在進行戰略轉型,即從信息技術階段轉向信息資源階段,從基礎設施建設階段轉向深入應用階段,從數量建設階段轉向質量建設階段,從粗放配置階段轉向集約經營階段。檔案是國家的基礎性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰略轉型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉變工作思路,把重點轉移到加快檔案信息化資源建設,發揮檔案信息資源的重要作用上來。

當前多數城市采用計算機管理系統對城建檔案進行管理,不少城市開設了局域網,有的開始建設數字化城建檔案館,但各地發展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務”的要求甚遠。各城建檔案部門一定要認清形勢,居安思危,積極應對,國家檔案局、國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯合啟動了檔案信息資源開發利用試點工作。試點確定了6個方面主題和16個試點單位,其中沈陽市房地產檔案館與另外兩家單位聯合承擔“檔案信息資源社會化服務”的試點任務,要求對利用信息化手段、采取不同運行機制、運用多種形式對檔案信息資源進行深度開發、提供社會化服務等方面工作進行探索實踐、總結歸納。各城建檔案部門應主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設成為本地區建設信息資料中心?！笆濉逼陂g,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設備和計算機信息化建設。安裝了局域網,開發了“城建檔案信息系統”,建立了株洲市城建檔案信息網站,逐步實現了城建檔案收集、管理、利用、統計的現代化,結束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復制資料50000余份,為城市建設、重點工程建設提供了大量的基礎資料,也為全市各行各業及人民群眾改擴工程、解決糾紛、補辦手續、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務,創造了可觀的經濟效益和社會效益。

3.4抓好村鎮建設檔案工作,為社會主義新農村建設服務。

總理在今年的《政府工作報告》中提出,要切實把國家基礎實施建設和社會事業發展的重點轉向農村,大力加強農村基礎設施建設,加快農村水利、道路、電網、通信、安全飲水、沼氣等設施建設,集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點小型病險水庫改造。各地建設規劃部門必須加強與檔案、民政、農業等部門的合作,將村鎮建設工程檔案管理納入三農工作、村鎮建檔工作,進一步納入村鎮建設工程規劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮建設檔案的收集、保管和開發利用。

對株洲市各縣(市)村鎮建設檔案工作來說,一是要進一步建立健全工作機構,提高工作人員素質。特別是在鎮一級,一定要指定專人負責,目前鎮域規劃建設發展很快,建設檔案工作要跟上新農村建設步伐,不能留下空白。二是要進一步加大投入,提高硬件配置,落實工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設備設施,改善技術工作條件。三是要進一步爭取領導重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強市、區縣(市)、鎮建設檔案工作聯動,建立信息員隊伍和工作網絡,開展業務培訓,加強橫向交流,增強建設檔案工作為社會主義新農村建設服務的整體實力和成效。

做好城建檔案工作,服務和諧社會,是我們每個檔案人應盡的職責。認認真真工作,踏踏實實做人,敢于創新,城建檔案事業正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!

參考文獻:

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二、檔案管理工作的創新途徑

（一）完善各項規章制度。實踐證明，在很多企業內部，任何一項工作形成制度以后，工作效率就會有明顯的提升，所以對檔案的管理工作也要形成相應的制度。經過上文分析，目前很多企業的管理工作之所以出現混亂的局面，也和沒有形成完善的制度密切相關。所以，很多企業的檔案管理工作要根據具體的實際情況和社會的發展情況，健全和完善管理制度，并堅持將制度落實到具體工作中。

（二）領導和員工要提高對檔案管理的重視程度。領導要充分認識到很多企業的檔案管理工作從長遠來看還是節約成本，創造經濟效益的事情，想要引進人才，必須做好這項工作。領導對這項工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關專業知識的培訓，根據他們的工作量和工作效率發薪金，并建立獎懲制度，工作優秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當的懲罰，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質。

（三）提高信息化管理水平。信息化對現代社會的重要作用不言而喻，對于檔案管理工作，一定要提高信息化管理水平，這樣既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，現在社會信息化的高速發展對檔案管理工作也提供了很多機會。實現檔案信息資源的全面開發，檔案管理的價值在于它所存儲的信息資源，如果管理得好，信息資源就能得到合理有效的利用。

（四）提高管理人員素質。多媒體信息技術的不斷發展和進步，讓檔案管理工作面臨著更多的發展機遇和更大的挑戰。作為一名優秀的檔案管理人員，不僅要具備成熟的檔案操作技能與知識量，而且要樹立科學的信息管理的意識，對于網絡信息技術與計算機技術要做到全方位的熟知。1．專業人才的培養要符合專業的要求，檔案管理人才必須符合檔案管理的要求。首先在人才的引進上，要注意吸收高素質高水平的專業人才，在這樣的高基礎之上，再對他們進行相關的培養，通過專業的培訓和實踐的鍛煉，讓他們漸漸成為檔案管理方面的人才。2．員工要協助領導的管理工作，做好創新。包括：（1）意識創新。創新首先要從意識上開始，如果意識上都沒有創新的動力，何談實際行動中的創新，所以一定要注意意識創新，這是對檔案管理工作者的首要要求，在此基礎上將創新落實到實際行動中。（2）能力創新。電子文件的傳遞與產生等一般都以網絡環境為基礎，而信息技術的更新換代和發展的速度非常的快。信息存儲能力以及生產速度的增強，讓檔案、文件工作面臨著更多的壓力，檔案管理者不僅要具備熟練的運用多媒體計算機技術去管理、開發檔案的能力，更重要的是要注重不斷地夯實與增加現有的知識儲備量，并且將其轉化成相關的服務于開發能力，培養自己的新技術、新理論的開發能力。從而借助于求變的能力和態度去應對新挑戰和新任務。

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二、要以法治的思維促進檔案工作

黨的十八屆四中全會，讓我們迎來了法治的春天，我們必須要按照黨的十八屆四中全會精神要求和總體部署，依據《檔案法》加快檔案治理體系和治理能力的現代化,使檔案工作步入法治化軌道。一要完善檔案法規體系。要依據《檔案法》，協調省人大積極適應全省經濟發展、山川秀美、民族團結、社會和諧，全面建成小康社會的新要求，依據中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》對《甘肅省檔案條例》進行修訂和完善。各市州要根據當地實際，制定檔案地方規章，確保檔案事業健康有序發展。各單位要進一步增強依法管理檔案的意識，建立健全檔案管理各項制度，使之成為人人遵守的法律依據，不斷提高檔案規范化管理水平。二要依法落實責任主體。去年8月中旬，國家檔案局對我省2011年以來貫徹執行《檔案法》情況進行了檢查，指出了存在的一些問題。主要是我省各級國家檔案館建設水平相對滯后。14個市州級國家檔案館中，只有蘭州市達到國家標準，沒有新建檔案館的10個市州，平均面積只有1449平方米，不到國家標準最低限的22%。86個縣區級國家檔案館中，沒有新建館的50個縣區，平均面積只有720平方米，僅有國家標準最低限的60%。嚴重制約了檔案館“五位一體”功能發揮。這說明我們在檔案館建設上差距還很大。今年各級黨委政府每年至少要聽取一次檔案工作匯報，黨委要有一名常委分管檔案工作，政府要確定一名負責同志聯系檔案工作，對檔案工作中存在的問題，要及時研究解決。要切實將檔案事業發展列入國民經濟和社會發展規劃，力爭把不達標的市級國家檔案館納入本地“十三五”規劃，縣區級國家檔案館要納入“十三五”國家支持中西部建館項目，各地要做好相關配套工作。要把檔案經費列入本級財政預算，保證各項經費的落實。三要依法強化治理能力。檔案行政管理部門要把行政執法貫穿于檔案工作的全過程，依法收集、依法保管、依法利用。縣級以上檔案行政管理部門要依法管理本行政區域內各項檔案事務，依法履行監督指導職能，適時開展檔案行政執法檢查，嚴厲查處檔案違法行為，不斷提高依法治檔的能力和水平。對違反《檔案法》的行為要敢于追究、敢于查處，解決政策落實不到位、依法移交檔案不及時和損毀丟失檔案等違法現象，切實提高檔案行政執法的實效。

三、要以創新的勇氣謀劃檔案工作

創新是發展的原動力，是事業興旺的保證。新的時代、新的潮流、新的需求，都要求檔案事業創新。一要在觀念上創新。任何工作的跨越和創新，都必須有一個嶄新的有創意的思想觀念作前導。要破除計劃經濟條件下形成的許多思維定式，解決檔案工作與經濟社會發展結合不緊密，檔案工作者在繼承和創新關系上的猶豫彷徨等問題，解決這些問題，唯有解放思想，更新觀念，在尊重歷史、實事求是的前提下，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進，創新中發展。二要在管理上創新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯的工作流程，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，檔案載體己呈現出多樣性的趨勢。如何解決電子檔案收集、鑒定、使用、管理、保密和安全等諸多方面的新問題，主動適應檔案管理現代化的需要，實現計算機和手工管理兩種方式，融合發展問題等，都需要同志們下力氣解決。三要在服務上創新。創新服務手段、服務內容、服務方式，為社會提供社會化、專業化的檔案服務，更好地融入到經濟社會發展中去，融入到人民群眾生產生活中間。

四、要以隊伍的強化保障檔案工作