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企業(yè)財務共享的問題與對策

時間:2022-08-03 09:50:01

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企業(yè)財務共享的問題與對策

一、財務共享的內(nèi)涵與適用范圍

(一)內(nèi)涵

財務共享是一種全新的財務管理模式,它以信息技術(shù)為依托,從市場內(nèi)、外兩個角度為客戶提供專業(yè)的服務管理,通過標準化流程進行財務、業(yè)務工作,達到組織機構(gòu)優(yōu)化、業(yè)務與財務流程規(guī)范化、運營成本低、工作效率高的管理方法,包括信息技術(shù)、組織架構(gòu)、服務、質(zhì)量、績效等多種管理手段,即企業(yè)將財務核算集中在一個特定的平臺完成,通常包括財務的應收、應付、總賬、存貨、固定資產(chǎn)、員工費用報銷、資金往來結(jié)算等業(yè)務處理。

(二)適用范圍

財務共享有自己的適用范圍和情況,企業(yè)應結(jié)合自身情況,綜合考慮多方面的因素創(chuàng)建財務共享中心。一般適合建立財務共享的企業(yè)是信息化程度較高、集中控制風險管理、規(guī)模較大、流程規(guī)范、經(jīng)濟業(yè)務單一的大型集團企業(yè)。集團企業(yè)的分子公司或附屬單位較多、地域分布較廣,在管理中容易出現(xiàn)復雜、尖銳的問題,建立財務共享服務中心能發(fā)揮其自身的優(yōu)勢和作用,能有效降低企業(yè)管理成本,實現(xiàn)預期的規(guī)模效益。例如:金融業(yè)、服務業(yè)、制造業(yè)的銷售網(wǎng)點、零售連鎖業(yè)、通訊服務業(yè)等。目前不太適用建立財務共享服務中心的企業(yè),如制造業(yè)的工廠、勘探業(yè)及信息化程度較低的企業(yè)等。

二、實施財務共享遇到的問題

(一)信息化技術(shù)管理水平落后

擁有強大的信息化技術(shù)管理是財務共享能進行高效率、高質(zhì)量財務工作的必要前提。如果信息化技術(shù)管理水平落后,一是財務和業(yè)務兩個系統(tǒng)的信息不能進行實時交互,后臺的財務數(shù)據(jù)不能直接從前臺業(yè)務系統(tǒng)獲取,會增加財務的工作量和難度;二是缺少多媒體系統(tǒng)的支持,只能依靠人工完成財務核算的票據(jù)、發(fā)票等原始資料的掃描、傳遞工作,會造成工作效率低且速度慢;三是財務報銷無法實現(xiàn)無紙化的操作,財務共享的效率極低。四是沒有相關(guān)的信息技術(shù)輔助管理平臺,財務共享也將無法正常開展。因此,企業(yè)必須具備先進的IT硬件設備和軟件環(huán)境,建設強大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隊伍,能夠有效對數(shù)據(jù)進行整合與分析,確保財務共享平臺信息暢通、數(shù)據(jù)共享,這樣才能實施財務共享。

(二)財務管理與會計核算相分離

企業(yè)實施財務共享顯著問題就是財務管理與會計核算相分離,容易造成財務管理與會計核算、監(jiān)督嚴重脫節(jié)。實施財務共享的分子公司依然要保留財務管理職能,比如:零售企業(yè)營業(yè)款的多種收款方式銀行未達賬項核對、發(fā)票開具管理、客戶往來對賬、存貨進銷存以及資產(chǎn)管理等財務現(xiàn)場管理工作,但會計核算工作則交由財務共享完成,這樣做導致分子公司的財務現(xiàn)場管理工作弱化。同時,由于分子公司不再配備會計核算崗位,從事業(yè)務的財務人員實際上履行了會計、出納雙重職責,失去會計與出納的牽制作用,從而影響分子公司的經(jīng)濟業(yè)務活動健康有序進行,而業(yè)務財務人員會錯誤的認識沒有用武之地,弱化分子公司的財務現(xiàn)場管理工作。

(三)會計監(jiān)督職能弱化,會計責任主體不明確

會計有兩大基本職能,一是會計的核算職能,二是會計的監(jiān)督職能。企業(yè)實施財務共享后,共享中心成了記賬核算的機器,而會計的監(jiān)督職能卻弱化。一個會計人員要兼任多個分子公司的財務核算,不再參與分子公司的經(jīng)營管理,因此對各分子公司的經(jīng)濟事項不清不楚,分子公司提供的費用報銷只需票據(jù)、發(fā)票符合公司制度就可以入賬,會計不能判斷經(jīng)濟事項的真實性與合法性,不能發(fā)揮會計的監(jiān)督職能。假如會計的賬務處理出現(xiàn)差錯、會計信息失真、經(jīng)濟事項違法等問題,被核算的分子公司認為本單位無會計人員不承擔會計責任,在追究會計責任時無法界定雙方的責任大小,容易導致分子公司與財務共享中心互相推諉,從而引發(fā)企業(yè)內(nèi)部沖突。

(四)財務人員配備不科學,信息溝通不及時

在傳統(tǒng)會計核算的模式下,各分子公司都配備專職會計人員,會計必須參與分子公司的經(jīng)營管理,熟悉當?shù)氐奈飪r水平、供應商和客戶,能夠更好的進行財務監(jiān)督管理。企業(yè)在實施財務共享后,將專職會計人員調(diào)離分子公司,統(tǒng)一安排到一個特定的地點和平臺進行工作,即財務共享中心。財務人員長期遠離業(yè)務,造成財務人員不懂業(yè)務,業(yè)務人員不懂財務,財務人員與業(yè)務人員相對隔離,導致信息溝通不及時。

三、財務共享實施問題的解決對策

(一)信息化技術(shù)平臺作為支撐

強大的遠程網(wǎng)絡系統(tǒng)和企業(yè)信息化技術(shù)平臺是實現(xiàn)財務共享的基礎和保障。首先,要建立統(tǒng)一的ERP企業(yè)管理信息系統(tǒng),包括銷售、訂單、項目、生產(chǎn)、庫存、財務、人薪、客戶等管理工作,能夠支持大量原始數(shù)據(jù)的查詢和匯總,形成以IT為核心的信息化技術(shù)管理平臺,使企業(yè)的物資、人力、財務和信息等資源全面結(jié)合,進行實時動態(tài)交互,人工作業(yè)也盡可能取消,讓業(yè)務數(shù)據(jù)自動生成財務信息,確保財務共享的信息暢通,實現(xiàn)高效的信息共享。其次,整個財務系統(tǒng)是財務共享的核心部分,需要提高后臺財務系統(tǒng)和前臺業(yè)務系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性。前臺完成各類會計憑證的業(yè)務處理和推送,在財務系統(tǒng)中固定會計類別和會計政策等信息,建設包含預算管理系統(tǒng)、財務報賬平臺、影像系統(tǒng)(附件、圖片、影像共享)等多媒體系統(tǒng)的輔助管理平臺,實現(xiàn)無紙化操作,為財務共享提供技術(shù)保障。

(二)建立標準化的財務管理制度

財務管理制度的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在企業(yè)集團財務管理制度的標準化,根據(jù)會計準則的相關(guān)政策制度,建立統(tǒng)一的財務管理制度,設置統(tǒng)一的會計科目體系,制定統(tǒng)一的日常業(yè)務、財務操作流程的工作指南,企業(yè)集團上下推行統(tǒng)一的業(yè)務審批流程標準和會計核算標準。標準化的財務管理制度是財務共享高效運轉(zhuǎn)的有效保障,也是業(yè)務部門能按標準化的管理制度和政策去運營與改善。

(三)再造科學嚴謹?shù)臉I(yè)務流程

企業(yè)借助先進的管理信息技術(shù)再造科學嚴謹?shù)臉I(yè)務流程,對業(yè)務流程優(yōu)化和完善,對原有的組織架構(gòu)進行變革,對物資、人力、財務和信息等重新整合,消除不能增值的環(huán)節(jié)。通過對業(yè)務流程的重新設計和再造,提升服務質(zhì)量,降低企業(yè)成本,實現(xiàn)財務共享。財務共享流程的再造應遵循六個原則:財務數(shù)據(jù)業(yè)務化、數(shù)據(jù)全程共享、財務流程標準化、財務流程模塊化、集成財務信息系統(tǒng)、將基礎業(yè)務與財務分析分離。企業(yè)遵循六原則將財務工作集中在財務共享中心,通過流水線的工作規(guī)范達到規(guī)?;罱ā皶嫻S”模式的工作臺,建立標準化、規(guī)范化、程序化的工作流程才能提升財務管理效率,提高會計信息質(zhì)量,實現(xiàn)財務會計和管理會計職能分離,便于推動企業(yè)財務管理工作的轉(zhuǎn)型。

(四)加大內(nèi)部控制監(jiān)督的管理力度

企業(yè)內(nèi)部控制管理制度是建設與完善財務共享的重要途徑,企業(yè)應加大內(nèi)部控制監(jiān)督的管理力度,完善內(nèi)部控制的監(jiān)督機制,將內(nèi)部控制監(jiān)督職能最大化。建立、健全內(nèi)部控制管理制度,可以設置獨立的內(nèi)部審計部門,配備審計專業(yè)人員,全面監(jiān)管企業(yè)的經(jīng)營活動,保證內(nèi)部審計的專業(yè)性和獨立性,確保內(nèi)部控制監(jiān)督的有效性。同時還可以建立外部監(jiān)督機制,使其與內(nèi)部控制監(jiān)督有效的緊密結(jié)合,共同監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營活動的內(nèi)部控制執(zhí)行情況,最大限度發(fā)揮監(jiān)督管理職能。

(五)合理配備人員,加強崗位培訓

企業(yè)實施財務共享后,對財務人員和業(yè)務人員應做出新的定位,合理配備人員,并加強崗位培訓。財務共享的財務工作類型大概有三類:流程交易類、財務專業(yè)類、決策支持類。首先,基礎交易類的人員,工作技術(shù)含量不高,專業(yè)性低,發(fā)展空間窄,通過簡單的崗前培訓即可完成工作,其工作內(nèi)容大多重復、枯燥,對這類人員應定期輪崗管理,避免重復枯燥的工作使員工產(chǎn)生懈怠不積極的工作狀態(tài),減少流失性。其次,財務專業(yè)類和決策支持類人員,是財務共享的主干力量,需要具備綜合素質(zhì)能力較強、專業(yè)技術(shù)含量較高、財務知識全面和業(yè)務流程熟悉的中高層管理人員。企業(yè)應建立儲備人才庫,培養(yǎng)綜合能力較強的中高層管理者。

四、結(jié)語

財務共享的實施是一項復雜又系統(tǒng)性的工程,作為先進的改革管理模式,一定有其獨特的優(yōu)點和弊端。企業(yè)集團必須先要認清自身的實際情況,理智分析實施這種管理模式的利與弊,科學把握其優(yōu)勢,充分發(fā)揮財務共享的積極作用,才能真正為企業(yè)創(chuàng)造價值,促進企業(yè)長久健康穩(wěn)定發(fā)展。

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